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2.+tema2 espacio30-biblioteca documentos

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2.+tema2 espacio30-biblioteca documentos

  1. 1. Herramientas de comunicación y colaboración: espacio 3.0, blogs y redes sociales Módulo 1. Espacio 3.0 Tema 2. Gestión de los documentos (Mayo 2016)
  2. 2. 2Agenda Agenda 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  3. 3. 3Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  4. 4. 4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 1. La Biblioteca de documentos • Biblioteca de documentos – Herramienta principal de un Sitio – Permite almacenar documentos y gestionarlos de manera colaborativa – Dependiendo de los permisos del usuario, podrá: • Consumir contenido, subirlo, verlo, borrarlo, … – Toda actividad que se realice dentro de la biblioteca de documentos podrá seguirse fácilmente por todos los miembros del sitio – Incluye tareas adicionales que no se pueden realizar en un sistema de ficheros • Versionado, bloqueo de documentos, reglas, …
  5. 5. 5Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  6. 6. 6Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 2. Tipos Documentales • ¿Qué es un tipo documental? – Definición: • “Unidad Documental producida por un organismo en el desarrollo de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos” – En la práctica • Tipo de documento que tiene un conjunto de propiedades definidas
  7. 7. 7Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 2. Tipos Documentales • Tipos documentales y Espacio 3.0. – En Espacio 3.0. disponemos de varios tipos documentales definidos, que pueden asignarse a cualquiera de los documentos que almacenemos – El asignar un tipo documental a un documento u otro, lo que significa es que cambian las propiedades asociadas al documentos • Permitiendo luego hacer búsquedas por estas propiedades
  8. 8. 8Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 2. Tipos Documentales • Tipos documentales disponibles (I) – Documento Genérico • Tipo por defecto • Cualquier documento que se suba a Espacio 3.0 es de este tipo • Propiedades básicas: – Nombre, Título, Descripción, formato, Autor, etiquetas – Acta • Representa un acta de una reunión • Propiedades: – Todas las que tiene un documento genérico, más – Fecha de la reunión, Fecha del acta, Fecha de la aprobación
  9. 9. 9Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 2. Tipos Documentales • Tipos documentales disponibles (II) – Normativa • Representa una ley, norma, regulación, etc • Propiedades – Todas las de un Documento genérico, más – Tipo de Norma (Ley Orgánica, Real Decreto, Real Decreto-Ley, Decreto, Orden, Acuerdo, Normativa, Otra) – Categoría
  10. 10. 10Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 2. Tipos Documentales • Cambiar el tipo de documento – Se hace clic sobre el documento, y en la pantalla de detalle, o pasar el ratón sobre el documento y aparecerá el icono Más ; luego hacer clic sobre el icono Cambiar Tipo – Una vez cambiado el tipo, no es posible volver a cambiarlo • Habría que borrar el documento y volver a subirlo
  11. 11. 11Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  12. 12. 12Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 3. Acceso y navegar por la biblioteca • Acceso a la biblioteca (I) – En todos los sitios, habrá un enlace llamado Biblioteca de documentos
  13. 13. 13Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 3. Acceso y navegar por la biblioteca • Acceso a la biblioteca (II) – Iconos para las tareas básicas de la gestión de documentos: • Crear contenido directamente en la biblioteca • Crear una nueva carpeta • Subir un nuevo documento • Subir un nivel. Subir a la carpeta contenedora de la actual. • Cambiar el campo por el que se ordenan carpetas y documentos • Iconos para la vista de documentos y carpetas
  14. 14. 14Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 3. Acceso y navegar por la biblioteca • Navegar en la Biblioteca de documentos Panel de navegación lateral Acceso rápido Búsqueda por categorías
  15. 15. 15Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  16. 16. 16Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 4. Crear, mover o eliminar carpetas • Creación de carpetas – Se pulsa sobre el botón – Datos que hay que rellenar de una carpeta • El nombre de la carpeta (obligatorio) • Un título • Una descripción
  17. 17. 17Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 4. Crear, mover o eliminar carpetas • Acciones sobre la carpeta – Se mueve el ratón por encima de la carpeta y aparecerán las acciones disponibles sobre la carpeta • Si no aparece la opción, se pulsa el icono Más – Acciones posibles: • Ver los detalles • Editar propiedades • Copiar a • Mover a • Eliminar carpeta • Administra permisos
  18. 18. 18Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  19. 19. 19Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 5. Añadir documentos • Formas de añadir documentos (I) 1. Contenido externo • desde el pc que se está accediendo • A su vez, existen dos formas • Subir contenido con el botón Subir • Arrastrar el contenido a la ventana:
  20. 20. 20Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 5. Añadir documentos • Formas de añadir documentos (II) 2. Contenido creado directamente desde Espacio 3.0 • Se permite crear texto sencillo, HTML y XML • Soporte del concepto de “plantilla de documentos” • Se pulsa sobre el botón Crear contenido
  21. 21. 21Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  22. 22. 22Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 6. Trabajar con documentos • Ver el documento – Opción 1. Visualización previa en el navegador • Algunos tipos de documentos (PDF, texto, …) se pueden visualizar directamente en el navegador • Se pulsa sobre el documento, y se abre la vista de documento, y se muestra a la izquierda – Opción 2. Descarga del documento • Para visualizarlo en el PC local, hay que pulsar sobre Descarga documento
  23. 23. 23Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 6. Trabajar con documentos • Editar el contenido – Se edita pulsando sobre Editar fuera de línea – Esto bloquea el documento, evitando que cualquier otro usuario pueda modificar el documento original – Al resto de usuarios, le aparecerá un mensaje similar a este – Con el documento bloqueado, se dispone de las opciones • Ver el original • Subir una nueva versión • Cancelar la edición
  24. 24. 24Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 6. Trabajar con documentos • Editar las propiedades – Propiedades comunes a cualquier documento • Nombre • Título • Descripción – Para editarlas, se pulsa sobre Editar Propiedades
  25. 25. 25Agenda ¿Dónde estamos? 1. La Biblioteca de documentos 2. Tipos documentales 3. Acceso y navegar por la Biblioteca 4. Crear, mover o eliminar carpetas 5. Añadir documentos 6. Trabajar con documentos 7. Características avanzadas
  26. 26. 26Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Visualización completa de acciones sobre el documento (I) – Hay que estar en la vista de detalle del documento – Se pulsa sobre el documento, y todas las acciones aparecen a la derecha
  27. 27. 27Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Visualización completa de acciones sobre el documento (II) – Grupos de opciones habilitados • Acciones sobre el documento • Etiquetas • Compartir • Propiedades • Permisos • Flujos de trabajo • Histórico de versiones
  28. 28. 28Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (I) – Copiar, mover o eliminar documentos • Permiten incluso copiar documentos entre distintos Sitios en los que somos miembros
  29. 29. 29Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (II) – Versionado de documentos • Se pulsa sobre Versionar documento
  30. 30. 30Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (III) – Cambiar el tipo • Se pulsa sobre el botón Cambiar Tipo • Dependiendo del tipo del documento, se tendrán mas o menos propiedades del mismo
  31. 31. 31Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (IV) – Añadir aspectos • Concepto de Aspecto: Grupo de propiedades adicionales que se pueden añadir a cualquier documento • Actualmente solo disponible 1 aspecto: Publicable • Representa que ese documento es publicable en la web de la UMU
  32. 32. 32Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (V) – Añadir una regla • Reglas: Facilitan el trabajo repetitivo sobre las carpetas de la biblioteca • Para asociar una regla a una carpeta, pulsamos sobre Gestionar Reglas •
  33. 33. 33Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (VI) – Iniciar Flujo de trabajo • Se inician desde la pantalla de detalle • Este icono abre la pantalla de inicio de flujo: – Flujo a iniciar – Mensaje para la persona destino – Fecha de vencimiento – Prioridad – Persona que asigna – Documento asociado a la tarea Icono para iniciar un flujo de trabajo
  34. 34. 34Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos 7. Características avanzadas • Acciones sobre el documento (VII) – Iniciar Flujo de trabajo • La persona de destino, verá en sus tareas (una vez iniciado)
  35. 35. 35Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos Preguntas ¿Preguntas? Jesús Damián Jiménez Re (jesusjr@um.es)

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