Portfölj och förvaltningsstyrning med PM3

1. PORTFÖLJ- OCH FÖRVALTNINGSSTYRNING MED PM3
Marcus Adamsson
marcus.adamsson@dirsys.com
031-701 67 50

2. VAD VI GÖR
www.dirsys.com

3. VID SLUTET AV PRESENTATIONEN
• Förståelse för begreppen portfölj- och
förvaltningsstyrning
• Hur de relaterar till varandra
• Förståelse för modellen PM3
• Möjliga nästa steg
• Frågor

4. MÖJLIGHET ATT STÄLLA FRÅGOR
Det kommer vara
möjligt att ställa
frågor vid slutet av
webbmötet via
Questions funktion

5. EN UTMANING* – FLERA ANSATSER
IT-styrning
Styrning av beslut, mål,
kontroll, uppföljning
Från IT-styrning till integrerad del
av den övergripande styrningen
COBIT, Val IT, PM3, ..
*hantera IT på bästa möjliga sätt
Verksamhetsarkitektur
Design av arkitektur
Från starkt teknikfokuserad till
verksamhetsfokuserad
TOGAF, FEA, Gartner, Zachman, ..
Ledningssystem
Strategisk
Planering
Budget
Kvalitet
Etc.
Portföljstyrning

6. PORTFÖLJSTYRNING (Portfolio Management)
• Historia och bakgrund
– Koncept / ansats
– Vuxit i omfattning sedan 1952
– Nyttorealisering av utvecklings- och
förvaltningsinsatser
– Inklusive IT

7. VAD ÄR EN PORTFÖLJ?
• En samling resurser eller investeringar, t.ex.
– IT-system
– Projekt och program
– Förvaltningsuppdrag (förbättringar)
• Innehållet kan kvantifieras, d.v.s.
– Kan mätas, bli rankat och prioriterat

8. PORTFÖLJSTYRNING
Projektportföljstyrning
• Vägledningar på flera håll
• I korthet
– Att välja bästa möjliga mix av utvecklingsprojekt
– Definiera och följa upp nyttan
• Samstämmighet med strategi
• Porföljstyrning kontra projektledning

9. PROJEKTPORTFÖLJSTYRNING
En pågående process
PRIORITERA
OCH VÄLJ
PROJEKT
PLANERA
PORTFÖLJEN
OCH PROJEKTEN
PROJEKT-LEDNING
OCH
RAPPORTERING
MÅL OCH
UPPFÖLJNING
TAKTISK
OPERATIV
STRATEGISK

10. PROJEKTPORTFÖLJEN
Innehåll och struktur
Projektportfölj
PPPrrrooojjejeekcctttss PPrrooggrraammss
Program
PPPrrrooojjeejeckctttss

11. PORTFÖLJSTYRNING
Applikation / IT-system
• Portföljstyrning av applikationer (IT-system)
• Innebär att
– Adressera den totala mängden applikationer, dess storlek, och komplexitet
– Utvärdera, planera och optimera applikationsportföljen
• Kan ingå som del i systemförvaltningen

12. PORTFÖLJSTYRNING AV IT
En pågående process
KARTLÄGGNING
FÖRÄNDRING UTVÄRDERING

13. PORTFÖLJSTYRNING AV IT
Kartläggning
1 2 3
Databas

14. 1 2 3
År 3
Tolerera Investera
Fasa ut Migrera
År 2
Tolerera Investera
Fasa ut Migrera
PORTFÖLJSTYRNING AV IT
Utvärdering
År 1
Tolerera Investera
Fasa ut Migrera
Verksamhetsnytta
Teknik/Information/Kvalitet

15. PORTFÖLJSTYRNING AV IT
Förändring
1 2 3
Gap-analys
Δ
Nuläge Önskat läge Utvecklings-/Avvecklingsplan

16. PORTFÖLJ- OCH FÖRVALTNINGSSTYRNING
Vem gör vad?
• På Maintenance Management Model = PM3
• Historia
• Vanlig i Sverige
• Användningsområde/Fullständighet

17. PM3
Nyckelbegrepp
• Förvaltningsobjekt
• Förvaltningsorganisation
• Förvaltningsprodukt
• Förvaltningsplan
• Förvaltningsspecifikation
IT

18. FÖRVALTNINGSOBJEKT
• Avgränsar det som ska förvaltas
• Måste kartläggas
– Innebär en mycket grov processkartläggning
– IT stödjer därmed inte enskilda organisatoriska enheter, utan processer och flöden
• Innehåller leveranser i form av förvaltningsprodukter
• Verksamhetskomponenter och IT-komponenter
Databas
IT-system
Verksamhets-process
Policy
Begreppsmodell
Mall
Dokumentation
Förvaltningsobjekt

19. OBJEKTKARTA
Vård och omsorgsdokumentation Hälso- och sjukvård
IT i skolan (Pedagogik) Skolans IT
Kultur och fritid
Samhällsbyggnad
Aleportalen
Ärende- och dokumenthantering
Ekonomi och Inköp Beslutsstöd
Personal (HR) Resurs och planering
Fastighet
Grunddata
Säkerhet och åtkomst Kommunikation (nät)
IT-arbetsplats
Teknisk plattform
Ale kommun Skatteverket

20. FÖRVALTNINGSORGANISATION
Uppdragsportfölj Linjeorganisation

21. FÖRVALTNINGSORGANISATION
Roller och forum
Uppdrag
Objektägare (OÄ) Objektägare IT (OÄ-IT)
Uppdrag
Förvaltningsledning
Uppdrag
Uppdrag
Objektledare (OL) Objektledare IT (OL-IT)
Uppdrag Uppdrag
Objektspecialist (OS) Teknisk specialist (TS)
STRATEGISK
BUDGET
TAKTISK
OPERATIV
Beslutsforum
Ledning/Portföljstyrgrupp
Programstyrgrupp
Samverkansforum

22. STYRGRUPPER
Programstyrgrupp 1 Temporär styrgrupp
Projekt
Förvaltnings-objekt
Ledning/Portföljstyrgrupp
Programstyrgrupp 2 Programstyrgrupp 3 Temporär styrgrupp
Projekt
Förvaltnings-objekt
Förvaltnings-objekt
Projekt
Förvaltnings-objekt
Förvaltnings-objekt
Förvaltnings-objekt
Projekt Projekt Projekt

23. NÄSTA STEG
• Portfölj- och förvaltningsstyrning kan hjälpa verksamheter bli bättre på att:
– Tillvarata befintliga resurser och att nå strategiska mål
– Arbeta mer strukturerat med IT- och verksamhetsutveckling
• Börja med att beskriva nuläget
– Vad fungerar bra med dagens sätt att arbeta?
– Vad fungerar mindre bra?
– Kan bättre styrning adressera era utmaningar?
– Hitta motiv och rätt ambitionsnivå
– Undvik hyllvärmare!

24. FRÅGOR