Manajemen obat di rumah sakit meliputi siklus seleksi, pengadaan, distribusi, dan penggunaan obat untuk menyelamatkan pasien, meningkatkan mutu pelayanan kesehatan, dan mengkoordinasikan kepentingan berbagai pihak terkait. Dokumen ini menjelaskan proses dan teknis manajemen obat mulai dari identifikasi kebutuhan hingga penggunaan obat secara tepat guna.

1. Manajemen Obat di Rumah Sakit

2. Mengapa perlu dilakukan manajemen
terhadap obat?
 Peran penting dalam proses pengobatan
 Menyelamatkan jiwa
 Meningkatkan derajat kesehatan
 Meningkatkan kepercayaan terhadap pelayanan
kesehatan
 Meningkatkan partisipasi dalam pelayanan
kesehatan.
 Menserasikan kepentingan pihak manajemen
rumah sakit, dokter, pasien dan pihak supplier.

3. Siklus Manajemen Obat
 Seleksi
 Pengadaan
 Distribusi
 Penggunaan

4. Siklus Manajemen Obat
Seleksi
Penunjang Manajemen
Organisasi
Penggunaan Keuangan Pengadaan
Manajemen Informasi
Sumber Daya Manusia
Distribusi

5. Seleksi
 Identifikasi masalah kesehatan/Prevalensi
penyakit.
 Pilihan cara pengobatan
 Pemilihan obat termasuk bentuk dan
dosisnya.

6. Pengadaan
 Kuantifikasi kebutuhan
 Pemilihan metode pengadaan
 Mengatur tender
 Menyusun kontrak
 Menjamin kualitas obat
 Memastikan terpenuhinya syarat-syarat
dalam kontrak.

7. Distribusi
 Kontrol stok
 Manajemen penyimpanan
 Pengiriman ke depo obat

8. Penggunaan
 Diagnosa
 Penulisan resep
 Pemberian obat
 Pemakaian secara benar oleh pasien.

9. Identifikasi Masalah Kesehatan
Pemilihan standard pengobatan
Daftar obat
Daftar Obat Supplai Obat
-Pengadaan
Essensial
-Donasi
-Distribusi
Panduan
-Produksi Pengobatan
Penggunaan obat rasional
Pelatihan
Supervisi
Formularium Monitoring
Informasi Obat
Kemungkinan ketersediaan lebih besar dan
penggunaan obat lebih rasional

10. Langkah teknis pembuatan formularium
 Pembentukan Panitia  Penerimaan usulan
Farmasi dan Therapi dari para wakil SMF
 Proses seleksi  Pemilihan obat
 Penyusunan daftar essensial (dasar
obat essensial seleksi untuk
pengadaan obat
 Penentuan kebijakan
persediaan)
 Penerimaan tawaran
dari para supplier
 Formularium obat
rumah sakit.

11. Siklus Pengadaan Obat
Evaluasi Seleksi Tentukan kuantitas yang dibutuhkan
obat
Penyesuaian kebutuhan dan dana
Kumpulkan
Informasi Konsumsi
Pilih Metode Pengadaan
Distribusi Obat Pemilihan Supplier
Pembayaran Penentuan Syarat Kontrak
Penerimaan & Monitor Status Pesanan
Pemeriksaan

12. Penghitungan Kuantitas Kebutuhan
 Ada 4 metode : konsumsi, morbiditas, konsumsi
dengan penyesuaian, berdasarkan budget.
 Untuk stok awal dihitung berdasar metode
morbiditas/data kasus penyakit dan daftar obat
essensial yang diperlukan, lead time, safety stock
yang ditetapkan, serta dengan benchmarking.
 Selanjutnya memerlukan perencanaan
berdasarkan penggunaan obat tersebut secara riil
atau konsumsi riil.

13. Metode Morbiditas
Populasi
Persentasi Cakupan Populasi terlayani
Profil Masalah
Masalah kesehatan terlayani
Kesehatan
Standard Kuantifikasi Cost of Drugs
Pengobatan kebutuhan obat
Drug stocks on Hand Unit prices of
& on Order drugs

14. Model Persediaan
 Tiga model persediaan yang biasa
digunakan, dan tergantung frekwensi order
terhadap supplier adalah :
 Annual purchasing
 Scheduled purchasing
 Perpetual purchasing.

15. Metode Pengadaan
 Dua formula dasar dan sederhana yang
biasa dipakai sebagai metode pengadaan :
 Minimum-maximum
 Consumption based.
 Pada presentasi ini akan dibahas :
 Minimum dan maximum stock level formula.
 Untuk pemahamannya dibahas manajemen
persediaan.

16. Manajemen Persediaan
Q
ROP
SS A
Terlambat datang Datang lebih cepat
LT Waktu

17. Manajemen Persediaan
SS+Qo
Qo
I
Average
Stock on Hand
inventory Working stock
Safety Stock
SS LT LT
Safety Stock
Obat
Saat Pesan
diterima Waktu dalam bulan

18. Minimum dan maximum stock level
formula
 Minimum stok = safety stock (SS) atau :
 Minimum stok = (LT x CA) + SS, di mana CA =
rata-rata pemakaian (per bulan/minggu).
 Maksimum stok = Minimum stok + (PP x CA),
= (LT x CA) + (PP x CA),
= (LT + PP) x CA.
PP = jarak waktu dua pemesanan atau setting
lama waktu stok maksimal yang dikehendaki.

19. Minimum dan maximum stock level
formula
 Misal 3 bulan ( u/model scheduled purchasing)
 Misal kita menginginkan stok maksimal untuk 2
minggu dan lead time 3 hari, maka PP = 14+3 =17
hari. (model perpetual purchasing).
 Bila pembayaran dalam jangka 21 hari, maka untuk
obat yang fast moving, seperti konsinyasi.
 Level stok pada stok minimum atau di bawahnya,
kuantitas pemesanan (Qo) = (S.max+Sb)–(S1+So)

20. Minimum dan maximum stock level formula
 Sb = stock back-ordered
 S1 = stock on hand
 So = Stock on order.
 Contoh :
 LT capsul tetracycline : 2 bulan
 Pemakaian rata-rata/bulan = 1.000 capsul
 SS = 2.000 capsul.
 PP = 6 bulan

21. Minimum dan maximum stock level formula
 Setting stok untuk level minimum dan
maksimum:
 S min = ( 2 x 1.000) + 2.000 = 4.000
 S max = 4.000 + ( 6 x 1.000) = 10.000
 S1= 3.000, So = 2.000, maka Qo menjadi:
 (10.000 + 0 )– (3.000 + 2.000) = 5.000
 Bila waktu order tiba, level stok = S.min, maka :
 (PP+LT) x CA

22. Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di
Rumah Sakit
 Aplikasi untuk Perencanaan
 Farmasi RS merencanakan dengan Form
Permintaan Pembelian (Form PP)
 Kuantitas order tiap item obat dihitung
dengan minimum dan maximum stock level
formula.
 Kirim Form PP ke bagian Pengadaan dan
tembusan ke Gudang Farmasi/Obat.

23. Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di
Rumah Sakit
 Aplikasi untuk Pengadaan
 Pemilihan supplier
 SP Konfirmasi rangkap 3 (tiga)
 Pengiriman obat oleh supplier dengan faktur
rangkap 4 (empat)
 Penerimaan oleh gudang farmasi dan pengisian
kartu stok
 Pemeriksaan faktur oleh administrasi pengadaan
 Pembuatan SP rangkap empat (4).
 SP Khusus untuk Psikotropika & Narkotika.

24. Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di
Rumah Sakit
 Aplikasi untuk Penyimpanan dan
Distribusi
 FIFO
 Suhu
 Pelaksanaan distribusi ke unit berdasarkan
form permintaan persediaan rangkap tiga (3)
& check apakah > dari level iron stock.
 Pengisian kartu stok gudang farmasi
 Tempat obat akan kadaluarsa
 Penyimpanan psikotropika dan narkotika.

25. Aplikasi Tepat Guna Manajemen Obat di
Rumah Sakit
 Aplikasi Penggunaan
 Penggunaan iron stock di unit
 Penggunaan stok apotik Farmasi untuk rawat
jalan dan rawat inap.
 Form pemberian khusus rawat inap
 Penggunaan psikotropika dan narkotika.

26. Pertanyaan yang timbul
 Bagaimana menjaga kepatuhan para dokter?
 Bagaimana bila harga & kondisi obat yang diterima
salah ?
 Bagaimana bila salah kirim obat ?
 Bagaimana bila kemasan rusak, segel terbuka, ganti
kemasan?
 Bagaimana proses pengisian SP dan LPB?
 Bagaimana bila obat dikirim hanya dengan tanda terima
dan belum difakturkan?

27. Lanjutan :
 Bagaimana proses kembali obat kadaluarsa?
 Bagaimana prosedur pemberitahuan kenaikan harga?
 Bagaimana dengan beli putus?
 Bagaimana perencanaan dengan melibatkan iron
stock?
 Bagaimana proses retur ?
 Bagaimana prosedur donasi atau trial (alkes) ?
 Bagaimana hubungan Farmasi dan Apotik Farmasi ?
 Bagaimana mekanisme kontrol pengadaan obat ?

28. Latihan
 Penjelasan obat Psikotropika dan
Narkotika dan golongannya.
 Penggunaan Form-Form
 Simulasi Pengadaan Obat
 Latihan dan diskusi.

29. Terima Kasih