Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản

SỞ KHOA HỌC, CÔNG NGHỆ & MÔI TRƯỜNG NGHỆ AN

TRUNG TÂM CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

Lê Thế Vinh

GIÁO TRÌNH TIN HỌC VĂN PHÒNG

Phần 3:

Chương trình bảng tính điện tử

Microsoft Excel

Vinh, 12/2002

Trung tâm CNTT Nghệ an

LTVinh
MỤC LỤC

Mục lục .............................................................................................................2
I. Giới thiệu.......................................................................................................3
I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình.......................3
I.2. Tạo, mở và lưu một file..............................................................................4
I.3. Làm việc với các Bảng tính và file dữ liệu ................................................5
II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính .....................................................7
II.1. Soạn thảo...................................................................................................7
II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu...............................10
II.3. Làm việc với biểu đồ và đồ thị .................................................................11
II.4. Định dạng bảng tính..................................................................................14
II.5. In bảng tính ...............................................................................................15
III. Phân tích dữ liệu .........................................................................................18
III.1. Sử dụng các hàm......................................................................................18
III.2. Sử dụng các công cụ................................................................................28
IV. Sử dụng hiệu quả MS Excel .......................................................................36
Bài tập...............................................................................................................37
Tài liệu tham khảo ...........................................................................................38

2

Giáo trình Tin học văn phòng – MS Excel


LTVinh

I. Giới thiệu
Microsoft Excel cho phép lưu trữ dữ liệu ở dạng bảng (gồm nhiều ô: cells). Nó cung cấp cho
người dùng các công cụ xử lý, phân tích số liệu. Việc minh hoạ số liệu bằng biểu đồ và đồ thị
trong Excel giúp cho người dùng quan sát kết quả một cách trực quan và dễ hiểu. Ngoài ra,
phần mềm này còn cung cấp nhiều dịch vụ và tiện ích khác. Hiện nay Excel đã được sử dụng
hiệu quả trong nhiều lĩnh vực như công tác văn phòng, kế toán, quản lý hàng hoá, điểm thi của
học sinh và nhiều thông tin khác.

I.1. Vào ra Excel và các thành phần trong cửa sổ chương trình
+ Khởi động chương trình Microsoft Excel (gọi tắt là Excel).
◄ 1. Chọn nút Start, chỉ vào Programs và chọn
Microsoft Excel; Cửa sổ chương trình xuất hiện.

+ Các thành phần trong cửa sổ chương trình Excel.
◄ 2. Cửa sổ chương
trình Excel.

Theo thứ tự từ trên xuống dưới là:
Thanh tiêu đề (cuối thanh này có các nút lệnh: thu nhỏ, phóng to và đóng cửa sổ),
Thanh menu: chứa các menu như: File, Edit, View, v.v,
Hai thanh công cụ: chứa các biểu tượng: New, Open, Save, v.v,
3



LTVinh

Thanh chỉ địa chỉ và nội dung của ô được chọn: cho biết địa chỉ ô đang chọn, cho phép
nhập dữ liệu số, chuỗi, ngày tháng hoặc một công thức vào ô này, bảng tính gồm nhiều ô: gồm
tên hàng 1,2,3 ... và tên cột A,B,C, ... ví dụ: ô đang chọn là B2,
Tên các bảng tính: sheet1, sheet2,... ta có thể làm việc trong các bảng tính này,
Thanh cuốn ngang (thanh cuốn dọc ở mép ngoài bên phải cửa sổ, bảng tính có số
lượng ô rất lớn nên có nhiều ô bị khuất để xem các ô này ta dùng các thanh cuốn)
Và thanh trạng thái: hiển thị trạng thái của chương trình ví dụ: chữ NUM cho biết nút
Num Lock đang bật (đèn LED Num Lock trên bàn phím sáng) như vậy ta có thể sử dụng được
nhóm các phím số ở góc bên phải bàn phím.
Tham khảo thêm mục II.2 “Làm việc với các chương trình, file và thư mục” trong giáo trình
“Hệ điều hành Windows” về các thành của cửa sổ.
Khi rê chuột đến các nút trên thanh công cụ thì nhãn của nút đó được hiện ra, trên hình vẽ là
nút save (lưu dữ liệu trong bảng vào file).
◄3. Chọn menu FileSave
Để lưu dữ liệu vào file, ta có thể thực hiện bằng 3 cách:
+ chọn menu FileSave
+ chọn nút save trên thanh công cụ
+ ấn tổ hợp phím Ctrl+S
Các công việc khác cũng có tương ứng 3 cách làm như vậy.
+ Thoát khỏi chương trình Excel
Chọn menu: FileExit hoặc chọn nút Close (nút có dấu x) ở góc trên bên phải cửa sổ chương
trình.

I.2. Tạo, mở và lưu một file
+ Tạo một file tài liệu mới trong Excel
Trong menu File chọn New, cửa sổ new xuất hiện
◄ 1. Để tạo một file
mới, chọn táp General và
sau đó nháy đúp chuột
vào biểu tượng
Workbook
Để tạo file theo mẫu có
sẵn, chọn táp
Spreadsheet Solution,
chọn mẫu cần tạo (giao
diện của mẫu sẽ hiện ra
trong khung Preview) và
chọn OK.

4


LTVinh


Một tài liệu được mở ra. Trong tài liệu này này ta gõ thử vào các ô một chữ, số rồi lưu dữ liệu
vừa gõ vào file.
+ Lưu dữ liệu vào file
Để lưu dữ liệu vào file ta chọn menu: FileSave như hình 3, mục I.1. Cửa sổ Save as hiện ra.
◄2. Chọn thư
mục nơi lưu
dữ file
gõ tên file vào
ô trắng có tiêu
đề File name
chọn nút Save
để lưu.

+ Mở một file
Ta chọn menu FileOpen, cửa sổ Open hiện ra.
◄ 3. Tìm và chọn file
cần mở
Chọn nút Open để mở
file này

I.3. Làm việc với các Bảng tính và file tài liệu
Trong Excel, một tài liệu (workbook) là một file trong đó ta thực hiện các công việc như nhập,
phân tích, xử lý và lưu trữ dữ liệu. Một tài liệu có thể chứa nhiều bảng, giúp cho ta có thể tổ
chức các thông tin liên quan khác nhau chỉ trong một file.
Dùng bảng tính (worksheet) để liệt kê và phân tích dữ liệu. Ta có thể nhập vào, sữa đổi dữ liệu
trên các bảng tính và thực hiện tính toán trên các bảng tính này.
Tên của các bảng tính xuất hiện trên các táp ở phía dưới cửa sổ workbook. Để chuyển từ bảng
tính này sang bảng tính khác ta chọn vào táp tương ứng. Tên của bảng tính đang kích hoạt
được tô đậm.
+ Trong một bảng tính (xem hình 2 mục I.1) để xem các ô bị khuất ta dùng các thanh cuốn
ngang, thanh cuốn dọc hoặc phím Page Up, Page Down, các phím mũi tên.
5


LTVinh

+ Quản lý bảng tính
a) Chọn bảng tính
Khi chọn một bảng ta nháy chuột vào táp của bảng đó
Khi chọn nhiều bảng tính kế tiếp nhau ta ấn đồng thời phím Shift trong khi chọn bảng đầu tiên
và bảng cuối cùng. Và thay việc ấn phím Shift bằng ấn phím Ctrl để chọn các bảng tính không
kế tiếp nhau.
b) Chèn thêm một bảng tính: chọn menu InsertWorksheet
c) Sao chép hoặc di chuyển bảng tính:
Ta có thể sao chép hoặc di chuyển bảng tính từ một file này sang file khác, để thực hiện việc
này trước hết ta mở các file này ra.
- Trong file nguồn chọn bảng tính cần thực hiện
- Chọn menu: EditMove or Copy Sheet, cửa sổ Move or Copy xuất hiện, ở đây:
- Trong hộp To book, chọn file đích (file sẽ sao chép hoặc di chuyển bảng tới); trong hộp
Before sheet chọn bảng tính mà vị trí trước nó sẽ là bảng tính sắp sao chép hoặc di chuyển tới.
Nếu muốn bảng tính mới nằm ở cuối cùng của tài liệu thì chọn (move to end).
- Để sao chép thì chọn vào hộp kiểm Create a copy, nếu hộp này không được chọn có nghĩa là
thực hiện di chuyển.
d) Xoá một bảng tính
- Chọn bảng tính cần xoá
- Chọn menu: EditDelete sheet.
- Chọn OK để chấp nhận xoá
e) Đổi tên bảng tính
- Nháy đúp chuột vào táp của bảng tính cần đổi tên
- Gõ vào tên mới, kết thúc bằng ấn phím Enter
Các công việc trên có thể thực hiện nhanh chóng bằng cách nháy chuột phải lên táp của bảng
tính (một hoặc nhiều bảng đã được lựa chọn).
◄ 1. Nháy chuột phải vào táp
của bảng tính (sheet1).
Ở đây có thể thực hiện việc chèn
thêm, xoá, đổi tên, sao chép
hoặc di chuyển bảng tính, chọn
tất cả các bảng tính và xem mã
lệnh Visual Basic của file tài
liệu

6



LTVinh

II. Soạn thảo, định dạng và in ấn Bảng tính
Thứ tự các công việc thực hiện các công việc để lưu trữ, quản lý, phân tích dữ liệu và in ra các
kết quả báo cáo gồm: nhập dữ liệu vào máy, lưu dữ liệu lên đĩa cứng bằng chương trình Excel,
xử lý dữ liệu đưa ra các kết quả, định dạng dữ liệu cần in ra, minh trang và in ra giấy. Trong
đó việc xử lý và phân tích số liệu cần nhiều chức năng và phức tạp nên được tách ra thành một
phần riêng (phần III). Trong phần này chúng tôi trình bày cách soạn thảo, định dạng dữ liệu,
định dạng bảng tính, vẽ và hiển thị dữ liệu bằng biểu đồ và in bảng tính ra giấy.

II.1. Soạn thảo
+ Cách nhập dữ liệu
Nhập dữ liệu, chọn ô cần nhập, nhập dữ liệu vào từ bàn phím (theo quy ước kiểu dữ liệu), kết
thúc việc nhập bằng cách gõ phím Enter hoặc chuyển đi ô khác.
Sữa dữ liệu trong của ô, chọn ô cần sửa gõ phím F2, dùng phím mũi tên (hoặc chuột) đưa con
trỏ (dấu vạch đứng) đến vị trí cần sửa và thực hiện việc sửa, muốn xoá một ký tự dùng phím
Delete để xoá ký tự bên phải con trỏ và phím Backspace đểxoá ký tự bên trái con trỏ.
Ghi đè dữ liệu mới vào một ô: thực hiện như nhập dữ liệu.
Cách di chuyển con trỏ:
dùng các phím: (sang trái một cột), (lên một dòng), (sang phải một cột), (xuống một
dòng); Alt + Page Up (sang trái một trang), Alt + Page Down (sang phải một trang), Page Up
(lên trên một trang), Page Down (xuống dưới một trang). Home (về đầu một dòng),
Ctrl+Home (về đầu trang: ô A1).
dùng chuột: Nháy chuột vào ô muốn đến.
Nhập hàm vào một ô: bắt đầu là dấu bằng “=”, tiếp theo là tên hàm, tiếp theo là các tham số
của hàm (nằm trong ngoặc đơn( ... )) và kết thúc bằng gõ phím Enter. Ví dụ: trong ô B2 ta
nhập hàm tính tổng cho các ô A1 đến A10 thì viết: =sum(a1:a10) và gõ phím Enter ();
Sử dụng dùng công cụ tự động điền dữ liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh
(Automatically fill in data based on adjacent cells- Fill handle)
◄1. Sử dụng Fill handle điền dữ liệu dự vào
các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh.

Ví dụ: Ta điền số 1 vào ô A1, số 2 vào ô A2, sau đó chọn hai ô này, rê chuột đến Fill handle
(ở góc dưới bên phải ô A2) con chuột biến thành dấu cộng (+), thí ấn và rê chuột đến ô A3, A4
v.v thì Excel căn cứ vào giá trị ở hai ô A1, A2 để điền tiếp giá trị vào các ô tiếp theo. Kết quả
số 3 được điền vào ô A3 (hình vẽ). Tương tự cho các ví dụ điền thứ hai (Mon) vào ô B1, điền
tháng giêng January (viết tắt Jan) vào ô C5. Sau đó thực hiện điền dữ liệu tự động kết quả sẽ
được như hình vẽ. Sử dụng công cụ này đặc biệt hiệu quả khi điền tự động các công thức.
+ Sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu
Thực hiện việc sao chép, di chuyển, xoá dữ liệu trong Excel cũng tương tự như phần “Soạn
thảo một văn bản đơn giản trong Windows” ở mục II.2 giáo trình “Hệ điều hành Windows”.
7


LTVinh
Bước 1: Chọn (bôi đen) dữ liệu cần thực hiện
Bước 2:
Để sao chép ta chọn menu: EditCopy
Để di chuyển ta chọn menu: EditCut
Để xoá ta chọn menu:
EditClearContents
Bước 3:
Để sao chép hoặc di chuyển
dữ liệu ta chỉ ra vị trí đưa dữ
liệu đến và chọn menu:
EditPaste

Hoặc ấn: Ctrl + C
Hoặc ấn: Ctrl + X
Hoặc ấn: Delete

Hoặc ấn: Ctrl + V

Tuy nhiên ta có thể thực hiện việc này một cách nhanh chong từ thanh công cụ.
+ Thêm bớt ô, hàng, hoặc cột
Để chèn thêm một hàng hoặc cột ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu hàng (cột) nơi ta muốn
hàng (cột) mới sẽ xuất hiện; 2) chọn menu InsertRow để chèn thêm hàng, InsertColumn để
chèn thêm cột.
Để xoá bớt một hàng hoặc một cột, trước tiên ta chọn nó, sau đó chọn menu: EditDelete.
Khi thực hiện thêm hoặc bớt một ô vào bảng tính. Hộp thoại Insert hoặc Delete xuất hiện.
Trong đó có các lựa chọn sau:
◄ 2. Hộp thoại
Insert và
hộp thoại
Delete

Ý nghĩa của từng lựa chọn:
Shift Cells right (left): đẩy ô hiện tại sang phải (trái)
Shift Cells down (up): đẩy ô hiện tại xuống dưới (lên trên)
Entire row: Chèn thêm (huỷ bỏ) một hàng vào vị trí hiện tại
Entire column: Chèn thêm (huỷ bỏ) một cột vào vị trí hiện tại
Để thêm một ô vào bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu vị trí ô nơi cần chèn thêm ô
mới; 2) chọn menu: InsertCells, cửa sổ Insert xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn (tuỳ vào
mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;
Tương tự như việc thêm một ô, để xoá một ô khỏi bảng tính ta thực hiện như sau: 1) đánh dấu
ô cần xoá; 2) chọn menu: InsertDelete ..., cửa sổ Delete xuất hiện; chọn một trong 4 lựa chọn
(tuỳ vào mục đích) và nháy chuột vào nút OK; hoặc chọn nút Cancel để huỷ bỏ;
+ Tìm kiếm hoặc thay thế dữ liệu
Ta có thể tìm kiếm một chuỗi ký tự, hoặc một số để xem, sữa hoặc tự động thay thế bằng một
dữ liệu khác. Trước khi tìm kiếm hoặc thay thế ta đưa con trỏ chuột vào một ô bất kỳ trong
bảng tính.
a) Tìm kiếm dữ liệu: Ta chọn menu: EditFind, hộp thoại tìm kiếm xuất hiện (giống hình 3).
Ta cần điền vào các thông tin sau: Nhập chuỗi ký tự cần tìm vào hộp trắng Find what; Đánh
dấu vào Match Case nếu cần phân biệt chữ hoa, chữ thường và chọn nút lệnh Find Next để tìm
kiếm.
8



LTVinh

b) Để thay thế dữ liệu ta chọn: EditReplace, hộp thoại thay thế (Replace) xuất hiện trong đó ta
điền vào dữ liệu cần tìm vào ô Find What; dữ liệu thay thế vào ô: Replace with; sau đó chọn
nút Find Next để tìm kiếm; khi tìm kiếm được chọn nút lệnh Replace để thay thế và lặp hai
động tác này cho đến lúc hoàn thành. Hoặc nếu khẳng định cần thay đổi dữ liệu này trong toàn
bảng tính thì sau khi điền xong các thông tin ta chọn Replace All (hình 3).
◄ 3. Hộp thoại thay thế
(Replace) dữ liệu

+ Sắp xếp dữ liệu
Ví dụ ta có bảng dữ liệu dưới đây:
Bảng này đang được sắp xếp theo Thang, bây giờ ta cần xem số liệu theo Cửa hàng. Để sắp
xếp dữ liệu trong bảng theo Cửa hàng ta thực hiện các bước sau: Thứ nhất là đưa con trỏ chuột
vào một ô bất kỳ trong bảng tính; Thứ hai chọn menu: DataSort, cửa sổ sắp xếp hiện ra. Ta
nháy chuột vào nút mũi tên chỉ xuống trong ô Sort by ta chọn trường cần sắp xếp; các ô Then
by ta chọn tiếp các trường được ưu tiên trong việc sắp xếp này. Và cuối cùng ta chọn nút lệnh
OK để thực hiện.

▲
4. Cửa sổ sắp xếp dữ liệu

9



LTVinh

II.2. Cách quản lý dữ liệu của Excel: địa chỉ, kiểu dữ liệu
+ Địa chỉ
a) Cách phân loại và quản lý địa chỉ
Đối tượng quản lý của Excel là ô (cell). Ứng với mỗi ô có các thông tin sau: dữ liệu mà ô đó
lưu dữ, định dạng của ô, và địa chỉ của ô. Ô là đơn vị dữ liệu nhỏ nhất, lớn hơn là bảng tính
(gồm nhiều ô), tiếp theo là tài liệu (gồm nhiều bảng tính). Dữ liệu của workbook được lưu trên
một file. Một bảng tính gồm tối đa là 65536 hàng, 256 cột (65536 x 256 = 16.777.216 ô). Ô là
nơi giao nhau của một hàng với một cột. Nên một ô được xác định bằng địa chỉ của nó gồm 2
ký tự chỉ ra ô này là giao của cột nào với hàng nào. Ví dụ: ô B2 là ô giao của cột B với hàng số
2; ô đầu tiên trong bảng là ô A1 và ô cuối cùng là ô IV65536.
Trong các liên kết dữ liệu, từ file đích có thể truy cập dữ liệu của file nguồn thông qua địa chỉ.
ví dụ: Ta có hai file dulieu.xls (gồm sheet1, sheet2, v.v.) và baocao.xls (gồm sheet1, sheet2,
v.v.) lưu trong thư mục “My Documents”. Ô A1 trong sheet2 của file baocao.xls ta viết:
='C:My Documents[dulieu.xls]Sheet1'!A2; khi đó ô A1 ở file baocao.xlssheet2 sẽ nhận giá
trị của ô A2 ở file dulieu.xlssheet1.
Các loại địa chỉ: Trong Excel cung cấp hai loại địa chỉ, địa chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối.
Ví dụ trong một bảng, ở ô B2 ta viết =A1. Địa chỉ ta viết như vậy gọi là địa chỉ tương đối, nếu
đổi cách viết A1 thành $A$1 thì địa chỉ này trở thành địa chỉ tuyệt đối. Sự khác nhau giữa địa
chỉ tương đối và địa chỉ tuyệt đối: thứ nhất là nếu giá trị trong ô A1 di chuyển sang một ô khác
(dùng Cut và Paste) thì giá trị trong ô B2 sẽ dữ nguyên nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối, ngược lại
giá trị này sẽ =0 khi ta dùng địa chỉ tương đối. Thứ hai khi ta dùng công cụ tự động điền dữ
liệu vào các ô dựa vào dữ liệu của các ô bên cạnh (Automatically fill in data based on adjacent
cells- Fill handle) thì biểu thức điền vào các ô sẽ không thay đổi nếu ta dùng địa chỉ tuyệt đối,
ngược lại nếu dùng địa chỉ tương đối thì biểu thức điền vào các ô sẽ tự động thay đổi.
+ Một số kiểu dữ liệu trong Excel
Kiểu dữ liệu
Tiếng anh
Tiếng việt
General
Chung chung
Number
Số
Currency
Tiền tệ
Date
Ngày tháng
Time
Thời gian
Percentage
Phần trăm
Scientific
Khoa học
Text
Chuỗi (ký tự)

Ví dụ
Trung tam CNTT Nghe An; 123; 1.234
1432498;
$ 30
12/25/2002
10:30
50 %
1.00E4; 1.254E00; 1.00E+03
Trung tam CNTT Nghe An

10



LTVinh

II.3. Làm việc với biểu đồ và đồ thị
Trong nhiều trường hợp ta cần xem xét sự quan hệ giữa hai hay nhiều dữ liệu với nhau. Ví dụ:
xét số lượng hàng hoá bán ra trong một năm theo thời gian (đơn vị là tháng) để biết vào
khoãng thời gian nào bán được số lượng hàng nhiều nhất, ít nhất. Hay cùng một mặt hàng, ta
cần xem xét số lượng bán ra ở các cửa hàng khác nhau như thế nào? cửa hàng nào bán được
nhiều nhất, ít nhất? Excel cung cấp cho người sử dụng công cụ Biểu đồ và Đồ thị cho phép
quan sát trực quan các yêu cầu này. Giúp cho quá trình nhận định, đánh giá số liệu được thuận
tiện. Vậy việc sử dụng công cụ này như thế nào? ta xét các ví dụ sau:
Ví dụ 1: Nhập vào Excel bảng dữ liệu gồm hai cột: cột Tháng và cột Doanh thu như hình 1.
Để vẽ đồ thị mô tả quan hệ Doanh thu theo từng Tháng ta chọn (bôi đen) vùng dữ liệu sau đó
chọn menu: InsertChart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; Trong ô Chart type ta chọn mục
XY(Scatter) và ở vùng bên phải cửa sổ này ta chọn ô thứ 2 trên xuống (được bôi đen) như
hình 1, cuối cùng ta chọn nút Finish để hoàn thành. Kết quả ta có đồ thị như hình 2.

▲
1. Vùng dữ liệu được chọn và cửa sổ Chart Wizard
Chú ý: Chart Wizard có 4 bước, ở đây ta kết thúc từ bước 1 như vậy ta đã sử dụng các lựa
chọn mặc định ở các bước sau đó. Các bước sau cho phép đặt tiêu đề cho trục dọc (trục tung),
trục ngang (trục hoành), cho phép chọn bảng tính để hiển thị kết quả v.v.
Chart Wizard cung cấp nhiều cách thể hiện khác nhau (xem hình 1). Tưong tự cách làm trên,
ta có thể thử nghiệm các lựa chọn còn lại để biết và chọn ra lựa chọn phù hợp cho mình.

11



LTVinh

◄ 2. Đồ thị mô tả quan hệ doanh
thu theo tháng
Từ đồ thị ta thấy doanh thu các
tháng đầu và một số tháng cuối
năm nói là thấp; Và doanh thu cao
ở các tháng 7,8,9;

Ví dụ 2: Xem
Nhập vào Excel bảng dữ liệu, chọn vùng dữ liệu cần vẽ sơ đồ (hình 3a), chọn menu:
InsertChart, cửa sổ Chart Wizard hiện ra; ở bước một chọn Pie và ở vùng bên phải chọn ô thứ
hai ngoài, hàng trên (hình 3b).
◄ 3. Vùng dữ liệu được
chọn và bước 1 của
Chart Wizard

◄ 4. Thực hiện
lựa chọn ở
bước 3

12



LTVinh
Sau đó chọn nút lệnh “Next >” đến bước 4, chọn như hình 4;
Kết quả thực hiện được trình bày trên hình 5.

◄ 5. Biểu đồ mô tả quan hệ
doanh thu của ba doanh
nghiệp
Ở đây khi ta chọn từng phần
trong biểu đồ các thông tin về
biểu đồ sẽ hiện ra.

Tương tự cách làm này ta có thể mô tả dữ liệu của bất kỳ lĩnh vực nào bằng biểu đồ hoặc đồ
thị. Chúng sẽ trợ giúp cho việc đánh giá phân tích cũng như tạo các báo cáo trực quan, dễ
hiểu.

13



LTVinh

II.4. Định dạng bảng tính
+ Định dạng cho một ô hoặc một nhóm ô
Chọn (bôi đen) ô hoặc một nhóm ô cần định dạng, sau đó chọn menu: FormatCells ... cửa sổ
Format Cells hiện ra:
◄ 1. Cửa sổ định dạng dữ
các ô dữ liệu.

Trong cửa sổ này, tương ứng với các táp cho phép ta chọn các định dạng cho dữ liệu được mô
tả tóm tắt trong bảng sau:
Tên táp
Number
Alignment

Font

Border

Patterns

Công việc sẽ thực hiện Chi tiết
Chọn kiểu dữ liệu
Như mô tả ở phần kiểu dữ liệu
Chọn căn lề
Căn trái, phải, chính giữa, căn đều
hai bên; dữ liệu nằm ngang, dựng
đứng, nghiêng v.v
Lựa chọn Warp text cho phép
hiện nhiều dòng trong một ô
Chọn phông chữ
Chọn:
mẫu chữ (hộp Fonts)
kiểu chữ (Fonts style)
cỡ chữ (Size)
màu chữ (Color), vv
Chọn đường kẻ viền
Chọn: có hay không có
bao quanh
đường bao xung quanh
các đường kẻ ở giữa
có gạch chéo
kiểu đường (nét đứt, liền, vv)
Các mẫu tô nền
Chọn màu tô nền

Sau khi chọn kiểu dữ liệu, nhập dữ liệu vào và chọn định dạng cho các ô ta có thể thêm lời ghi
chú cho từng ô dữ liệu trong đó bằng cách chọn menu: InsertComment, một hộp soạn thảo
hiện ra, gõ vào lời ghi chú, khi gõ xong nháy chuột ra ngoài hộp soạn thảo để kết thúc.
14



LTVinh

Như vậy, mỗi ô trong Excel chứa các thông tin sau: nội dung, định dạng, lời ghi chú. Phần trên
đã trình bày cách đưa dữ liệu vào, đặt định dạng và thêm lời ghi chú. Vậy muốn loại bỏ chúng
thì làm như thế nào? Việc này được thực hiện bằng cách chọn menu: EditClear và chọn: All
để xoá tất cả, Formats để xoá định dạng, Contents để xoá nội dung và Comments để xoá lời
ghi chú.
+ Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng
Ta thực hiện như sau: trước hết là chọn cột (hoặc dòng) cần thay đổi, sau đó chọn menu:
FormatColumnWidth; điền vào giá trị độ rộng; chọn OK để thay đổi độ rộng.
FormatRowHeight; điền vào giá trị chiều cao; chọn OK để thay đổi chiều cao.
Cách làm nhanh hơn là đưa chuột đến đường phân cách giữa hai cột (gạch đứng), hoặc giữa
hai hàng (đường ngang) trên thanh ghi địa chỉ A,B,C ... hoặc 1,2,3 ..., hình dạng con chuột đổi
thành mũi tên hai chiều, ấn và rê chuột để thay đổi.

II.5. In bảng tính
Trước khi in ta phải định dạng trang giấy bằng cách chọn: FilePage Setup, xuất hiện hộp thoại
Page Setup với 4 táp như sau:
◄ 1. Hộp thoại
Page Setup,
trong táp Page

Trong táp Page (hình 1):
- Trong Oriention: chọn Portrait để in dọc, Landscape để in ngang trang giấy.
- Trong Scaling: nên dữ Adjust to 100% normal size. Trường hợp chỉ thiếu vài dòng sẽ trọn
một trang nên chọn Fit to 1 page để Excel ép lại cho vừa một trang.
- Trong Paper size: Chọn cỡ giấy in. thông thường ta chọn giấy khổ A4
- Trong Print Quality: chọn chất lượng in; 600 dpi nghĩa là in với độ phân giải 600 điểm/in;
Trong táp Margins (hình 2): Đặt các canh lề cho trang giấy
- Tương ứng: Top, Bottom, Left và Right là lề trên, dưới, trái và phải; Tức là vùng in sẽ cách
các mép tương ứng của trang giấy một khoảng bao nhiêu cm (hoặc in).
15



LTVinh

- Header, Footer khoảng cách mép trên và mép dưới trang giấy đến mép dưới (trên) của phần
Header (Footer).
- Horizontally, Vertically: Canh giữa theo chiều ngang, dọc hay không?
◄ 2. Táp căn lề trang
(táp Margins).

Trong táp Header/Footer: dùng để định tiêu đề đầu trang và cuối trang. Excel sẽ in ra một
dòng trên đỉnh trang gọi là dòng đầu trang (Header) và một dòng ở cuối trang gọi là dòng chân
trang (Footer). Trong mục Header và mục Footer của táp này có các dòng gợi ý có sẵn ta có
thể chọn chúng để in. Trường hợp ta không thích các dòng này mà muốn thay nó bằng một
dòng khác ta chọn: Custom Header và Custom Footor. Khi thực hiện lựa chọn này một cửa sổ
soạn thảo sẽ xuất hiện, trong đó Excel chia dòng ra làm 3 phần: Trái, Giữa và Phải ta có thể
soạn thảo vào các ô này (hình 3).

▲
3. Cửa sổ soạn thảo dòng đầu trang Header (cửa sổ soạn thảo dòng cuối trang giống cửa sổ
này, chỉ khác tiêu đề là Footer)
16



LTVinh

Trong cửa sổ soạn thảo có thanh công cụ, gồm các biểu tượng theo thứ tự từ trái qua phải là:
Font chữ (chọn Fonts), số trang, tổng số trang, ngày giờ, tên file, tên bảng tính (cho phép chèm
vào).
Táp Sheet: Cho phép in một vùng dữ liệu bất kỳ trong bảng tính
- Hộp Print Area: nhập vào địa chỉ vùng dữ liệu cần in ra
- Trong Page Order: cho phép chọn hướng in;
◄ 4. Khung Page Order trong táp Sheet, cho
phép chọn hướng trang in

Sau khi định dạng trang xong, trước khi in ra giấy ta nên xem thử các trang in đã vừa ý chưa
bằng cách chọn menu: FilePrint Preview (hoặc chọn nút Print Preview trong cửa sổ Page
Setup, hoặc chọn biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ)
Thực hiện in dữ liệu ra giấy bằng cách chọn menu: FilePrint, hộp thoại Print hiện ra:
◄ 5. Hộp thoại in dữ
liệu

Khung Printer: chọn máy in, lựa chọn Print to file: in ra một file mới, mặc định không chọn nó
sẽ in ra giấy.
Khung Print range: chọn trang in, All: in tất cả các trang; Pages: từ trang ... đến trang ...;
Khung Print what: Selection: in vùng dữ liệu đã chọn, Active sheets: in các bảng tính đang
kích hoạt; Entire workbook: in tất cả các bảng tính trong file.
Khung Copies: Number of copies: số bản được in ra (sao chép nhiều bản), Collate: có duyệt
thứ tự trang in.
Chọn: nút Print Preview để xem thử, nút OK để Excel thực hiện in và nút Cancel để huỷ bỏ.
17



LTVinh

III. Phân tích dữ liệu
Sau khi vào dữ liệu xong, việc phân tích dữ liệu cung cấp thêm những thông tin có giá trị. Ví
dụ: Kết thúc kỳ thi tuyển sinh kết quả thi đã được lưu trữ, dữ liệu này mới cho biết thí sinh nào
đạt hay chưa đạt, bao nhiêu điểm. Khi ta muốn biết các thông tin tổng hợp như: có bao nhiêu
phần trăm thí sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung bình, yếu và kém; theo khu vực hay theo
tỉnh thành hoặc theo từng trường học thì tỷ lệ này là bao nhiêu; để qua đó đánh giá giá chất
lượng đào tạo, có ý kiến phản ánh và luật lập kế hoạch đào tạo. Các bài toán trong quản lý hay
trong kinh tế v.v cũng có những nhu cầu tương tự. Việc xử lý dữ liệu trong Excel nên thực
hiện bằng cách: dữ liệu đầu vào -> xử lý -> dữ liệu đầu ra. Trong đó dữ liệu đầu vào có thể là
một bảng (có một số hàng và cột), hoặc một Bảng tính (sheet), hoặc là một file dữ liệu (book)
tuỳ vào dữ liệu này là ít hay nhiều (mỗi sheet có thể lưu 65000 hàng, mỗi hàng 256 cột). Dữ
liệu đầu ra có thể lưu trên một file khác, sheet khác hoặc là một bảng khác ngay trong sheet
đó.
Phần này chúng tôi cung cấp một số hàm và công cụ của Excel dùng cho việc phân tích dữ
liệu, và các ví dụ áp dụng đơn giản. Những ví dụ đơn giản, các hàm được cung cấp cho học
viên như những công cụ cơ bản để học viên vận dụng linh hoạt chúng trong từng bài toán cụ
thể.

III.1. Sử dụng các hàm
1) Danh sách một số hàm thường dùng
(các hàm khác ta có thể tra cứu bằng chương trình trợ giúp của Excel bằng cách chọn menu:
HelpContents and Indextab Indexgõ vào từ khoá “functions”Display và thực hiện theo
hướng dẫn trên màn hình để xem)
Phân loại
Xử lý số

Tên hàm
abs(n)
sqrt(n)
power(x,n)
int(x)
mod(n,m)
round(x,n)
min(danh
sách giá trị)
max(danh
sách giá trị)
average(
danh sách
giá trị)
sum(danh
sách giá trị)
product(
danh sách
giá trị)
pi()
sin(x)

Ý nghĩa
cho giá trị tuyệt đối của số n
cho giá trị căn bậc hai của số n
(n>0)
cho giá trị xn
cho giá trị phần nguyên của x
lấy phần dư của phép chia n cho
m
làm tròn số x đến n số thập phân
cho giá trị nhỏ nhất trong một
danh sách các giá trị
cho giá trị lớn nhất trong một
danh sách các giá trị
cho giá trị trung bình của các giá
trị trong danh sách

Ví dụ minh hoạ
abs(-2) = 2
sqrt(9) = 3

tính tổng các giá trị có trong danh
sách
tính tích các giá trị có trong danh
sách

sum({1,2,6,0}) = 9

cho số pi
tính sin của x radian

pi() = 3.141593
sin(pi()/2) = 1

18

power(2,3) = 8
int(3.45) = 3
mod(10,3) = 1
round(2.1246,3)=2.125
min({1,2,5,0}) = 0
max({1,2,5,0}) = 5
average({1,2,6,0}) = 2.25

product(2,3,4) = 24



LTVinh
cos(x)
tan(x)
asin(x)
acos(x)
atan(x)
exp(x)
Xử lý
chuỗi

tính cos của x radian
tính tang của x radian
tính arcsin của x
tính arccos của x
tính arctang của x
tính ex

cos(pi()/2) = 0
tan(pi()/4) = 1
asin(1) = 1.570796
acos(0) = 1.570796
atan(1) = 0.785398
exp(1) = 2.718282

left(s,n)

cho chuỗi con của chuỗi s được
tính từ trái qua phải n ký tự
lấy ra từ vị trí n1 ra n2 ký tự
tính từ phải qua trái n ký tự
cho độ dài của chuỗi s
chuyển chuỗi s thành chữ thường

left(“nghe an”,4) = nghe

mid(s,n1,n2
)
right(s,n)
len(s)
lower(s)

Hàm tìm
kiếm

mid(“nghe an”,6,2) = an
right(“nghe an”,4) = e an

len(“nghe an”) = 7
lower(“Nghe An”) = nghe
an
upper(s)
chuyển chuỗi s thành chữ hoa
lower(“Nghe An”) =
NGHE AN
proper(s)
chuyển các chữ đầu của mỗi từ
proper(“nghe an”) = Nghe
trong chuỗi s thành chữ hoa
An
trim(s)
cắt các ký tự trống ở hai đầu chuỗi trim(“ an “) = “an”
s
count(danh cho số giá trị là số có trong danh
count({1,4,6,”a”,”c”}) = 3
sách giá trị) sách
counta(danh cho số giá trị có trong danh sách
counta({1,4,6,”a”,”c”}) =
sách giá trị) (không tính các ô không chứa dữ
5
liệu)
khi các ô A1:A5 tương ứng nhận các giá trị: {1,4, , ”a”,”c”}
(A3 không có dữ liệu) thì counta(A1:A5) = 4
rank(x,
cho biết vị trí của số x trong danh các ô A1:A5 lần lượt chứa
danh sách
sách các số; tương ứng n=1 và
các giá trị: 7, 3.5, 3.5, 1,
số, n)
n=0 (hoặc không viết) các số
và 2 thì:
trong danh sách sắp theo thứ tự
rank(A2,A1:A5,1) = 3
giảm dần và tăng dần.
rank(A1,A1:A5,1) = 5
rank(A1,A1:A5,0) = 1
rank(A1,A1:A5) = 1
vlookup(x,
Tìm giá trị x trong bảng giá trị và cho các ô nhận giá trị
bảng giá trị, trả về giá trị cùng hàng với giá trị tương ứng sau:
n, điều kiện tìm được đầu tiên và ở cột thứ n
A1:A3 là A, B, C
)
trong bảng. Nếu điều kiện là
B1:B3 là 10, 8, 5
TRUE, cách tìm gần đúng,
vlookup("C",A1:B2,2,
FALSE tìm chính xác;
false) = 5
hlookup(x,
Tương tự hàm vlookup, hàm này
cho các ô nhận giá trị
bảng giá trị, không tìm theo cột mà tìm theo
tương ứng sau:
n, điều kiện hàng.
A1, B1, C1 là A, B, C
)
A2, B2, C2 là 10, 8, 5
hlookup("A",A1:C2,2,
false) = 10
19



LTVinh

Xử lý cơ
sở dữ liệu

frequency
(danh sách
giá trị,
nhóm giá
trị)
dsum(bảng
dữ liệu, n,
vùng tiêu
chuẩn)

sumif( danh
sách 1, điều
kiện, danh
sách 2)

Tính tổng các số thoã mãn tiêu
chuẩn trong cột N của bảng dữ
liệu.
Tương tự như hàm dsum còn có
các hàm: dmax, dmin, dcount,
daverage, v.v.
Tính tổng các số trong danh sách
giá trị 2 thoả mãn điều kiện ở
danh sách giá trị 1.
Tương tự cho hàm countif(danh
sách giá trị, điều kiện)

and(điều
kiện 1, điều
kiện 2, ...)

cho giá trị FALSE nếu tất cả các
điều kiện đều sai, không thì cho
giá trị TRUE

not(điều
kiện )
Thời gian

Nếu biểu thức logic đúng hàm trả
về giá trị của biểu thức 1, không
thì trả về giá trị của biểu thức 2.
Biểu thức 1 và 2 có thể chứa một
hàm if khác (if lồng nhau)
cho giá trị TRUE nếu tất cả các
điều kiện đều đúng, không thì cho
giá trị FALSE

or(điều kiện
1, điều kiện
2, ...)

Logic

if(biểu thức
logic, biểu
thức 1, biểu
thức 2)

xác định tần suất xuất hiện của
xem trợ giúp (chọn menu
một nhóm giá trị nào đó trong một Help)
danh sách giá trị.

cho giá trị TRUE nếu điều kiện
đều sai, và ngược lại cho giá trị
FALSE khi điều kiện đúng
Dữ liệu có kiểu là ngày tháng
(date), hàm cho giá trị ngày trong
đó
hàm cho giá trị tháng trong đó

day(dữ liệu)

moth(dữ
liệu)
year(dữ
liệu)

hàm cho giá trị năm trong đó

xem các ví dụ áp dụng

cho các ô nhận giá trị
tương ứng sau:
A1: A4 là 1, 2, 3, 4
B1: B4 là 2, 4, 6, 8
sumif(A1:A4,”>2”,B1:B4)
= 14 (6+8)
khối A1:B4 cho như trên:
if(B1>B2,A1+A3,A1*A3)
=3
if(B1<B2,A1+A2,A1*A3)
=4
and(B1<B2,B2<B3) =
TRUE
and(B1>B2,B2<B3) =
FALSE
or(B1>B2,B2<B3) =
TRUE
or(B1>B2,B2>B3) =
FALSE
not(B1>B2) = TRUE
not(B1<B2) = FALSE
gõ vào ô A1: 12/25/2002
khi đó:
day(a1) = 25
month(a1) = 12
year(a1) = 2002

2) Các ví dụ áp dụng
Ví dụ 1: Xử lý kết quả thi của học sinh.
(Thực tế số học sinh có thể là hàng nghìn, hay chục nghìn hay lớn hơn nhưng ở đây ta xét một
số ít đại diện mang tính chất nguyên lý. Khi áp dụng thực tế động tác còn lại chỉ là thiết lập
mẫu và thực hiện sao chép, kéo thả chuột một cách nhanh chóng.)
Công việc cần làm gồm có:
20



LTVinh

+ Nhập thông tin, kết quả thi của học sinh
+ Tính tổng số điểm của các môn thi, điểm thi thấp nhất, cao nhất và trung bình của các học
sinh
+ Xếp loại học sinh theo kết quả thi
+ Xét điểm lên lớp cho các học sinh
+ Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá,
trung binh, yếu và kém)
◄ 1. Nhập thông
tin, kết quả thi của
học sinh.
Kết quả này được
lưu dữ liệu lên đĩa
với tên “vidu1”
Excel sẽ tự động
thêm phần mở
rộng là “.xls”

Trong đó Đối tượng ưu tiên được nhập vào cột “Uu tien” và TB: thương binh, LS: liệt sỹ, VC:
vùng cao, KK: khó khăn, KC: không có (không hưởng ưu tiên).
Để tính tổng điểm ta thực hiện như sau: nhập vào ô H3:” = D3+E3 +F3+G3” Sau đó điền tự
động vào các ô H4 : H12;(rê chuột đến góc dưới bên phải ô H3, chuột trở thanh dấu +, ấn
chuột trái và rê đến ô H12)
◄ 2. Tính tổng
số điểm.

21



LTVinh

◄ 3. Xác định
điểm cao nhất,
thấp nhất và điểm
trung bình.
Ta nhập các công
thức vào các ô như
sau:
H14:
= max( h3:h12)
H15:
= min( h3:h12)
H14:
= average(h3:h12)

Để xếp loại học sinh theo kết quả thi, chẳng hạn ta đưa ra tiêu chuẩn xếp loại như sau: tương
ứng với điểm trung bình cho mỗi môn thì được xếp theo: 0 - 3 - 5 - 6,5 - 8 - 9 -10 (hoặc tính
theo tổng số điểm của cả 4 môn: 0 - 12 - 20 - 26 - 32 - 36 - 40) là kém - yếu - trung bình - khá
- giỏi - xuất sắc.
Ta thực hiện xếp loại bằng cách, tại ô I3 gõ vào biểu thức:
“ =IF(H3>=36,"XSac",IF(AND(H3>=32,H3<36),"Gioi",IF(AND(H3>=26,H3<32),"Kha",
IF(AND(H3>=20,H3<26),"TBinh",IF(AND(H3>=12,H3<20),"Yeu","Kem"))))) “
và sau đó điền tự động cho các ô I4-I12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như
hình vẽ
◄ 4.Xếp loại
học sinh theo kết
quả thi

22



LTVinh

Xét điểm lên lớp cho các học sinh, các điểm ưu tiên được tính theo thang cộng điểm (ở cuối
bảng trong hình vẽ). Có nghĩa, học sinh là con thương binh được cộng thêm 2 điểm trong việc
xét cho lên lớp, tương tự con liệt sỹ được 3 điểm, con em vùng cao và gia đình khó khăn mỗi
trường hợp được cộng thêm 1 điểm và đối tượng KC không hưởng điểm ưu tiên, tức là cộng
thêm 0 điểm.
◄ 5. Xét điểm
lên lớp (có tính
đến điểm ưu tiên)
cho các học sinh

Việc xét điểm lên lớp được thực hiện như sau: Tại ô J3 gõ vào biểu thức:
“ =VLOOKUP(C3,$B$14:$C$18,2,FALSE)+H3 ”
sau đó điền tự động cho các ô J4-J12 (giống như cách làm ở bước 2). Kết quả thu được như
hình vẽ. Trong biểu thức này ta có sử dụng cách viết địa chỉ tuyệt đối cho vùng điều kiện của
hàm vlookup: $B$14:$C$18. Khi sử dụng cách viết này, quá trình điền tự động giá trị địa chỉ
của vùng điều kiện sẽ không thay đổi, trong công thức chỉ có C3 trở thành C4, C5, v.v. và H3
trở thành H4, H5, v.v. đáp ứng việc điền công thức của ta.
Lưu ý: Nguyên tắc tìm kiếm của hàm vlookup đã nêu ở trên, ví dụ hàm trong ô J3 sẽ tìm được
“TB” (giá trị trong ô C3) ở ô B14 và trả về giá trị là 2 (giá trị trong ô C14). Tương tự, các hàm
trong J4-J12 cũng thực hiện như vậy.

23



LTVinh

◄ 6. Thống kê
học lực của học
sinh thông qua
kết quả thi

Thống kê học lực của học sinh (bao nhiêu phần trăm học sinh đạt loại xuất sắc, giỏi, khá, trung
bình, yếu và kém). Bài toán này có dữ liệu vào là bảng A12:H12, cột cần tính toán là cột H
(thứ 8 từ trái qua phải của bảng dữ liệu). Ở đây ta sử dụng hàm dcount và hàm count để thực
hiện tính toán. Để sử dụng hàm dcount ta phải tạo vùng tiêu chuẩn, tương ứng với các trường
hợp: kém, yếu, trung bình, khá, giỏi và xuất sắc ta sử dụng vùng tiêu chuẩn: A20:A21,
B20:C21, D20:E21, F20:G21,H20:I21 và J20:J21.
Quá trình thực hiện công việc gồm: Thứ nhất tại ô J14 gõ vào biểu thức:
“ =DCOUNT($A$2:$H$12,8,($A$20:$A$21))/COUNT($H$3:$H$12) “
sau đó điền tự động cho các ô J15-J19 (giống như cách làm ở bước 2). Sau đó sữa lại các vùng
tiêu chuẩn tương ứng như trên, ví dụ trong ô J15 ta sữa $A$20:$A$21 thành $B$20:$C$21.
Kết quả thu được như hình vẽ.
Căn cứ vào kết quả thống kê ta đưa ra các nhận xét. Ví dụ như kết quả ở trên cho ta thấy kết
quả học tập của học sinh còn sự chênh lệch về tỷ lệ học sinh khá và yếu 50% so với 30%.
Chưa có học sinh giỏi và học sinh xuất sắc. Như vậy mục tiêu chất lượng đào tạo quý sau là
phải giảm tỷ lệ học sinh yếu và tăng tỷ lệ học sinh giỏi và xuất sắc.
Lưu ý:
+ Định dạng của các ô J14:J19 là %. Thực hiện bằng cách bôi đen vùng ô này, sau đó chọn
menu: FormatCells... trong danh sách Category chọn Percentage, đặt ô trắng Decimal places
= 0OK;
+ Kết quả thống kê có thể lưu ở bảng tính (sheet) hoặc file khác. Để liên kết đến vùng dữ liệu
ta viết theo cú pháp sau: [tên file]tên bảng tính!địa chỉ ô. Ví dụ: ô A1 của sheet1 ở file thu1.xls
viết: = [thu2.xls]sheet2!B2 có nghĩa là giá trị trong ô A1 được tham chiếu từ ô B2 của sheet2 ở
file thu2. Nếu liên kết giữa các bảng tính cú pháp sẽ là : = tên bảng tính, địa chỉ ô. Ví dụ: ô C1
của sheet1 ở file thu2 viết: = sheet2!B2 tức tạo liên kết giữa ô sheet1C1 với sheet2B2 trong
cùng một file thu2.
24



LTVinh

Ví dụ 2: Tính tiền và theo dõi tình hình khách đến ở Khách sạn.
+ Nhập thông tin về khách hàng, phòng ở
+ Tính tiền khách phải trả (theo số ngày ở, loại phòng) cho khách sạn
Các bước thực hiện:
1. Nhập thông tin về khách hàng: Tên, đến từ đâu, ngày đến, ngày đi và phòng ở
Kết quả này được lưu dữ liệu lên đĩa với tên “vidu2”

▼

Số ngày khách lưu lại ở Khách sạn bằng ngày đi trừ ngày đến. Nên trong ô F3 ta gõ vào nội
dung: =E3-D3. Sau đó điền tự động cho các ô F4-F12. Chú ý, kiểu dữ liệu trong D3:D12 và
E3:E12 là kiểu ngày tháng (Date), còn F3:F12 là kiểu chung (General). Kết quả được chỉ ra
trên hình vẽ.
2. Tính số ngày khách ở Khách sạn
▼

Tiền thuê phòng được tính theo theo bảng đơn giá cho từng loại phòng. Tiền thuê bằng số
ngày ở nhân với đơn giá một ngày cho loại phòng tương ứng. Nếu số ngày ở bằng 0 (khách
đến và đi trong ngày) thì tiền thuê bằng một nữa giá một ngày với loại phòng tương ứng.
Để tính tiền thuê phòng, đầu tiên ta viết biểu thức sau vào ô H3:
25



LTVinh

“=IF(F3>0,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,2,FALSE)*F3,VLOOKUP(LEFT(G3,1),$
G$19:$I$21,2,FALSE)/2)”
sau đó điền tự động cho các ô H4-H12 (giống như cách làm ở bước 2 ví dụ 1). Kết quả được
trình bày trên hình vẽ.
Trong biểu thức này ta sử dụng hàm left, ví dụ trong ô H3 hàm LEFT(G3,1)=”A” và chữ A sẽ
là ký tự cần tìm của hàm vlookup.
3. Tính tiền thuê phòng cho các khách hàng
▼

Ở đây ta lưu ý vùng H3:H12 và H19:H21 có kiểu dữ liệu là kiểu tiền tệ (Accounting) và vùng
I19:I21 có kiểu phần trăm (Percentage).
Tương tự như tính tiền thuê phòng, ta xác định tiền chi phí phục vụ. Tiền phục vụ bằng tiền
thuê phòng nhân với phần trăm chi phí phục vụ ứng với mỗi loại phòng. Giá chi phí phục vụ
cho mỗi loại phòng được cho ở bảng đơn giá. Các bước thực hiện bao gồm: thứ nhất ta viết
biểu thức sau vào ô I3:
“=H3*VLOOKUP(LEFT(G3,1),$G$19:$I$21,3,FALSE)”
sau đó điền tự động cho các ô I4-I12.
Tiền mà mỗi khách hàng phải trả cho khách sạn gồm tiền phòng và tiền chi phí phục vụ. Để
tính khoản tiền này, ta gõ vào ô J3 biểu thức “= H3+I3” sau đó điền tự động cho các ô J4-J12.
Kết quả được trình bày trên hình vẽ.
Chú ý: Để thuận tiện trong việc trình bày, có cách viết rõ ràng trong biểu thức Excel cho phép
định nghĩa một bảng (ví dụ như vùng dữ liệu hay vùng điều kiện) bằng một tên. Ta có thể thay
vùng G19:I21 bởi tên VungDieuKien bằng cách chọn vùng G19:I21 sau đó chọn menu: Insert
NameDefinegõ tên vùngOK;
26



LTVinh

4. Tính tiền chi phí phục vụ và tổng số tiền phải trả cho mỗi khách hàng
▼

27


LTVinh


III.2. Sử dụng các công cụ
1) Sử dụng công cụ Lọc tự động (Auto Filter: AF)
AF cho phép hiển thị tất cả các bản ghi trong bảng dữ liệu, hoặc lọc ra một số bản ghi đầu
(cuối) bảng (top 10, buttom 10), hoặc lọc các bản ghi theo một điều kiện nào đó, lựa chọn này
cho phép ta tìm kiếm các bản ghi thoả mãn điều kiện mà ta đưa ra.
Dưới đây ta thực hiện một số động tác đối với bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1.
+ Mở file vidu1.xls
+ Đưa trỏ chuột đến ô A2 (hoặc một ô bất kỳ trong vùng dữ liệu)
+ Chọn menu: DataFilter ...AutoFilter, Ngay lúc này bên phải tiêu đề của mỗi trường xuất
hiện mũi tên như hình vẽ:

Bây giờ ta lọc ra các học sinh có tổng điểm thi 20<Tong<=26. Sau khi chọn mục Custom hộp
thoại Custom AutoFilter xuất hiện, ta chọn các điều kiện như hình dưới. Chọn nút lệnh OK.

Kết quả, bảng dữ liệu sẽ giữ lại hai bản ghi như hình dưới.
Chú ý: Trong hộp thoại Custom AutoFilter dưới cùng có hai dòng hướng dẫn sử dụng ký tự
đại diện khi lọc các bản ghi là chuỗi, với dấu ? sẽ đại diện cho một ký tự bất kỳ trong chuỗi,
dấu * sẽ đại diện cho một số các ký tự. Ví dụ ta viết: ?a* có nghĩa là tìm các bản ghi có trường
ta chọn chứa chuỗi ký tự mà ký tự thứ hai trong chuỗi là chữ a, còn các ký tự ở vị trí khác là
bất kỳ.

+ Hiển thị lại tất cả các bản ghi, tại trường Tong, chọn mũi tên, chọn All.
+ Thôi sử dụng AutoFilter bằng cách chọn lại: DataFilter ...AutoFilter;
28


LTVinh

2) Sử dụng công cụ Lọc cao cấp (Advanced Filter: AdvF)
Nếu như AF chỉ cho phép lọc có điều kiện cho một trường, và kết quả lọc nằm ngay trong
bảng dữ liệu gốc thì AdvF cho phép lọc có điều kiện cho nhiều trường, và kết quả có thể nằm
trong bảng dữ liệu gốc hoặc tạo ra một bản sao mới.
Tham số vào của AdvF gồm có: Vùng dữ liệu (ứng với ô List range); Vùng tiêu chuẩn (ứng
với ô Criteria range) và Vùng sao chép dữ liệu lọc được (ứng với ô Copy to). Trong đó vùng
tiêu chuẩn là một bảng mà tiêu đề của mỗi trường trùng với tên trường trong bảng (vùng) dữ
liệu cần xét và hàng tiếp theo ghi điều kiện lọc. Nếu dùng hàm AND các điều kiện được ghi
trên các cột khác nhau (tên trường giống nhau), dùng hàm OR các điều kiện ghi trên các hàng
trong một trường.
Ví dụ: Lọc từ bảng dữ liệu ở ví dụ 1 mục III.1 ra các học sinh là con thương binh, có tổng
điểm thi lớn hơn 20 điểm và không có môn nào bị điểm dưới 2.
Thứ nhất là thiết lập vùng tiêu chuẩn như hình vẽ
◄ 1. Thiết lập vùng
tiêu chuẩn
Ở đây trong trường Uu
tien, điều kiện như vậy
có nghĩa là sử dụng
phép so sánh “=”;
Ngoài ra ta có thể dùng
phép so sánh giống
(like), ví dụ: ta thay TB
bằng K* có nghĩa là
các giá trị trong trường
Uu tien của bảng dữ
liệu có ký tự đầu tiên là
K đều thoả mãn
Bước tiếp theo là chọn DataFilter ...Advanced Filter, cửa sổ Advanced Filter xuất hiện.
Trong cửa sổ này ta điền các thông tin vào:
◄ 2. Điền các thông tin trong hộp thoại
Advanced Filter

+ Trong ô Action, nếu chọn Filter the list, in-place thì kết quả lọc được sẽ hiển thị ngay trên
vùng dữ liệu (hay các bản ghi không thoả mãn điều kiện lọc sẽ ẩn đi), nếu chọn Copy to
29



LTVinh

another location thì kết quả lọc sẽ được sao chép và hiển thị ở vùng chỉ ra trong ô trắng Copy
to.
+ Trong hộp thoại này, ta chỉ ra các vùng dữ liệu, tiêu chuẩn và vùng sao chép như hình vẽ.
Việc điền các vùng vào ô trắng có thể gõ trực tiếp hoặc có thể nháy chuột vào biểu tượng của
Excel ở bên trái mỗi hộp, hộp thoại thu nhỏ lại để ta thấy rõ bảng tính, dùng chuột lựa chọn
vùng cần thiết, nháy chuột vào biểu tượng của Excel trong hộp để trở về hộp thoại đầy đủ, kết
quả địa chỉ của vùng cần chọn hiện trong hộp trắng.
+ Cuối cùng chọn OK để thực hiện việc lọc.
Kết quả lọc được chỉ ra ở hình dưới đây:
◄ 3. Kết quả lọc dữ
liêu

Chú ý:
+ Nếu chọn Unique records only thì các bản ghi lọc được nếu có nhiều bản ghi giống nhau chỉ
dữ lại một bản.
Tương tự như vậy ta sẽ thiết lập vùng tiêu chuẩn và thực hiện lọc đối với các bài toán có yêu
cầu lọc khác.

30



LTVinh

3) Sử dụng giao diện cửa sổ Data Form (DF)
DF dùng để xem dữ liệu, tìm kiếm bản ghi theo tiêu chuẩn. Ví dụ để xem dữ liệu ở ví dụ 1
mục III.1 ta đưa con trỏ vào ô A2 (hoặc một ô bất kỳ thuộc vùng dữ liệu), chọn DataForm ...
một cửa sổ hiện ra như sau:
◄ Cửa sổ Data Form.
Nửa trái của cửa sổ hiển thị nội dung bản ghi hiện
hành, góc trên bên phải cửa sổ thông báo bản ghi hiện
hành là bản ghi thứ mấy trên tổng số bao nhiêu bản
ghi. Ở đây ta có thể thực hiện các thao tác sau:
+ Sử dụng các phím mũi tên, Enter để xem các bản
ghi; phím Page Up đến bản ghi đầu tiên, Page Down
để nhập tiếp một bản ghi mới vào cuối danh sách các
bản ghi. Phím Tab hoặc Shift Tab: di chuyển qua lại
giữa các trường dữ liệu.
+ Nút New: nhập bản ghi mới; Nút Delete: xoá bản
ghi hiện hành; Nút Restore: phục hồi dữ liệu vừa xoá.
+ Nút Criteria: nhập điều kiện để tìm kiếm bản ghi;
nút Form thực hiện tìm kiếm; Nút Find Next, Find
Prev tiến, lùi một bản ghi. Nút Close: đóng cửa sổ
Data Form;
4) Sử công cụ tổng hợp theo nhóm Subtotal
Trong thực tế nhiều bài toán có nhu cầu tổng hợp và phân tích số liệu theo nhóm. Qua đó cho
phép so sánh các mặt mạnh, yếu giữa các nhóm với nhau. Ví dụ để đánh giá xem tình hình
khách đến Khách sạn(ở ví dụ 2 mục III.1.) cần biết các thông tin như: số khách hàng đến từ
thành phố nào chiếm tỷ lệ lớn, đa số khách hàng lưu lại khách sạn mấy ngày, loại phòng nào
được thuê nhiều nhất v.v.
Chẳng hạn ta thực hiện tổng hợp số liệu theo nơi khách đến:
+ Đưa trỏ chuột vào vùng dữ liệu; Sắp xếp dữ liệu theo địa chỉ của khách (tên trường Den tu)
bằng cách chọn: DataSort ...trong hộp thoại, ở mục Sort by, chọn mũi tên hướng xuống bên
cạch hộp trắng và chọn Den tu OK;
◄1. Điền các thông tin vào hộp thoại
Subtotal.
+ Chọn DataSubtotals ... cửa sổ Subtotal xuất
hiện.
Trong mục At each chang in chọn Den tu
(trường cần tạo nhóm tổng hợp). Trong mục
Use function chọn hàm count (hàm cần tính
toán). Trong mục Add subtotal to chọn So
ngay (những trường cần tính toán), chọn OK
(hình vẽ -1). Kết quả tính toán được chỉ ra
trên hình vẽ (2,3) sau:

31



LTVinh

Mặc định kết quả hiển thị như hình 2, Để xem thông tin tổng thể ta chọn mục số 2 ở góc trên
bên trái cửa sổ kết quả hiện ra như hình 3. Và thông tin tổng chung hiện ra khi ta chọn số 3.
2. Kết quả tổng hợp theo nhóm, cửa sổ hiển thị mặc định
▼

◄ 3. Hiển thị thông tin tổng thể
khi ta chọn số 2 ở góc trên bên
trái của cửa sổ.

Từ thông tin tổng thể ta thấy rằng trong mười khách thì khách đến từ Hà nội là nhiều nhất (4
người, ở đây ta dùng hàm count để đếm), tiếp đó là khách đến từ Đà nẵng và Huế và khách
đến từ Saigon và Vinh là ít nhất. Thông tin này giúp cho người lãnh đạo điều chỉnh một số
dịch vụ cho phù hợp với yêu cầu của khách và tránh lãng phí.
5) Sử công cụ phân tích dữ liệu Pivot Table (PT)
Một yêu cầu khác của các bài toán thực tế là phân tích quan hệ giữa một thông số nào đó với
nhiều thông số khác (xét một thông tin theo nhiều khía cạnh, hay quan hệ nhiều chiều). Qua đó
làm bộc lộ rõ hơn ý nghĩa của thông tin. Ví dụ: thông tin số ngày lưu lại của các khách hàng ở
ví dụ 2 mục III.1, ta có thể xét quan hệ giữa thông tin này với địa chỉ của khách đến. Quan hệ
này cho ta biết thống kê về đặc điểm khách ở các địa phương như đa số khách đến khách sạn
là từ Hà nội, tiếp theo là Huế, Đà nẵng, một số ít ở Sài gòn và Vinh. Và ta cũng có thể xét
quan hệ khách ở địa phương với số ngày ở lại khách sạn, thông tin này cho biết chẳng hạn như
đa số khách Hà nội ở lại từ 5 đến 7 ngày hoặc số khách ở lại 10-15 ngày chủ yếu là khách Sài
gòn v.v.
32



LTVinh

Đáp ứng yêu cầu phân tích này,Excel cung cấp công cụ PT, nó cho phép phân tích hoặc thống
kê dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau.
Một PT có bốn thành phần, mỗi thành phần chứa một trường trong bảng dữ liệu trong đó:
+ Trang (page): là đơn vị dữ liệu được phân tích, làm mục chính cho PT
+ Hàng (row): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề hàng
+ Cột (Column): Hiển thị nội dung của trường được lựa chọn và làm những tiêu đề cột
+ Dữ liệu (Data): Vùng kết quả đã được tính toán
Làm quen với cách phân tích số liệu bằng PT, ta xét hai ví dụ sau:
Ví dụ 1: Xét quan hệ số ngày khách ở lại Khách sạn với địa chỉ của khách hàng trong dữ liệu ở
ví dụ 2 mục III. 1. Các bước thực hiện:
+ Đưa trỏ chuột đến vùng dữ liệu
+ Chọn DataPivotTable report ...cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 1 of 4 xuất hiện với câu
hỏi “Where is the data that you want to analyze?” ta chọn “Microsoft Excel list or database”
và nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 2 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where is the data that you
want to use?” ta điền vùng dữ liệu vào ô trắng có tiêu đề Range. Việc điền vùng dữ liệu thực
hiện như bước 3 của ví dụ thuộc mục “sử dụng công cụ lọc cao cấp”. Sau đó chọn Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 3 of 4 xuất hiện. Bên phải cửa sổ có các nút tương ứng với
các trường trong bảng dữ liệu. Ta dùng chuột rê từng nút mà ta quan tâm thả vào các phần
khác nhau của PT. Ví dụ này ta phải đưa nút Ten vào phần trang (page), nút Den tu vào phần
hàng (row) nút So ngay vào phần cột (Column) và nú Den tu vào phần dữ liệu (Data). Mặc
định hàm count hiện trong nút Den tu thuộc phần dữ liệu.

▲
1. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
Sau khi đưa các nút vào những vị trí cần thiết của PT, ta chọn nút lệnh Next.
Cửa sổ Pivot Table Wizard - Step 4 of 4 xuất hiện với câu hỏi “Where do you want to put
PivotTable?” Nếu ta chọn New worksheet thì Excel tạo một bảng tính mới để chứa dữ liệu
33



LTVinh

phân tích (ta nên sử dụng lựa chọn này), trường hợp còn lại chọn Existing worksheet thì phải
chỉ ra vùng hiển thị vào ô trắng. Tiếp theo là chọn nút lệnh Finish để hoàn thành. Kết quả phân
tích sẽ được hiện thị trong một bảng tính mới như hình sau:

▲
2. Kết quả phân tích dữ liệu theo các bước ở trên
Nhìn số liệu phân tích ta thấy: Khách từ Đà nẵng có 2 người, một người ở 1 ngày và một
người ở 10 ngày; tương tự Hà nội có 4 người số ngày ở tương ứng là 1, 1, 1, 1; Huế 2 người số
ngày ở là: 1, 10 tương tự cho Sài gòn và Vinh; Cột Grand Total chỉ tổng số người theo địa
phương; Hàng Grand Total chỉ tổng số người theo số ngày ở lại Khách sạn. Các số liệu này
đặc biệt có ý nghĩa khi số lượng khách hàng lớn, ở nhiều địa phương khác nhau. Nó là những
số liệu giá trị giúp cho người quản lý xem xét và kiểm soát tình hình hoạt động của cơ quan,
cũng như quá trình lập kế hoạch, chọn dịch vụ kinh doanh, định hướng phát triển cho công ty.
Ví dụ 2: Quản lý bán hàng
+ Vào bảng số liệu
◄ 1. Nhập số liệu vào bảng

+ Phân tích số liệu, chọn DataPivotTable report ... bước 1 và 2 làm như ví dụ 1.
34



LTVinh
+ Bước ba thực hiện như hình vẽ dưới đây:

▲
2. Bước 3 của quá trình phân tích dữ liệu bằng PivotTable
Kết quả phân tích được trình bày trên hình vẽ sau:

▲
3. Kết quả phân tích, có các cách hiển thị số liệu khác nhau: hiện kết quả chung, cho từng quý
(từng tháng: Ba, Giêng và Hai).
Nhìn vào số liệu phân tích được ta thấy: Trong các sản phẩm bán ra, doanh thu của Dày dép là
lớn nhất. Với mặt hàng này trong 3 cửa hàng thì Tràng tiền bán được nhiều nhất. Mặt khác,
cửa hàng Hue bán Quần áo được nhiều nhất. Nhưng xét doanh thu của các cửa hàng thì Tràng
tiền có doanh thu chung lớn nhất. Trên cơ sở số liệu này, người bán hàng có thể lựa chọn mặt
hàng, số lượng cho mỗi mặt hàng, phân tích năng lực của các cửa hàng khác, đề ra chính sách
cạnh tranh hợp lý.

35



LTVinh

IV. Sử dụng hiệu quả MS Excel
Như đã trình bày trong phần giáo trình “Hệ điều hành Windows”, một công việc trong Excel
cũng có thể thực hiện bằng 3 cách: thứ nhất là thực hiện từ menu; thứ hai từ thanh công cụ (từ
các biểu tượng) và thứ ba là từ các phím tắt. Thực hiện từ các menu là cách thực hiện chuẩn
tuy nhiên, trong nhiều trường hợp thực hiện từ các biểu tượng hoặc phím tắt lại nhanh hơn.
Phần này chúng tôi nêu ra một số các phím tắt giúp cho một số việc được thực hiện nhanh
hơn. Các phím tắt khác, hay các chức năng nhằm sử dụng hiệu quả MS Excel ta có thể tham
khảo bằng cách chọn menu: HelpContents and Index;
1) Phím tắt của các phím chức năng (xem: HelpContents and IndexIndexshortcut keys,
Microsoft Excellearn about function keys in Microsoft Excel)
Tên
Chức năng
Shift +
Ctrl +
Alt +
Alt+Shift+
phím
F1
Hiển thị trợ giúp Trợ giúp trực
Chèn thêm
tiếp “ What’s
một bảng
this”
tính mới
F2
Soạn thảo với ô Soạn thảo ghi
Lưu dữ liệu Lưu dữ liệu
đang kích hoạt
chú cho một
vào file với vào file
ô
tên khác
F3
Gián tên của
Đưa một hàm Định nghĩa một
một vùng dữ
vào một biểu tên cho vùng dữ
liệu vào công
thức
liệu
thức
F4
Lặp lại thao tác Lặp lại tìm
Đóng cửa sổ
Thoát khỏi
vừa thực hiện
kiếm vừa
hiện tại
Excel
thực hiện
F5
Đưa con trỏ
Hiển thị hộp
Phục hồi kích
chuột đến một ô thoại tìm
thước cửa sổ
nào đó
kiếm
(sau khi phóng
to hoặc thu nhỏ)
v.v...
F12
Lưu dữ liệu ra
Lưu dữ liệu
Mở một file
file với tên khác vừa thay đổi
vào file
2) Thực hiện các thao tác bằng thanh công cụ

▲
1. Thanh công cụ của MS Excel
36



LTVinh

Để xem chức năng của một biểu tượng ta rê chuột đến nó sẽ xuất hiện dòng chú dẫn. Dựa vào
hướng dẫn này ta có thể thực hiện các công việc từ thanh công cụ. Ví dụ: ở hình 1, biểu tượng
cái kéo là nút thực hiện chức năng cắt dữ liệu. Sau khi dữ liệu trong bảng tính được đánh dấu
(bôi đen) thì việc dùng chuột chọn biểu tượng này tương đương với chọn menu: EditCut hoặc
ấn phím tắt Ctrl + X. Đối với các biểu tượng khác cách làm tương tự như vậy!
3) Thực hiện các thao tác với ô dữ liệu bằng cách chọn chuột phải
Trong khi soạn thảo bảng tính, ta có thể thực hiện nhanh chóng các công việc bằng cách nháy
chuột phải.
◄ 2. Tại một ô dữ liệu khi nháy chuột phải ta có thể thực
hiện nhanh chóng các công việc như trong menu thả
xuống.
Cut, Copy, Paste:
Insert, Delete:
Clear Contents:
Insert Comment:
Format Cells:

cắt, sao chep và dán dữ liệu;
chèn hoặc xoá một ô
xoá nội dung dữ liệu trong ô
chèn vào ô một lời ghi chú
định dạng ô

Bài tập:
1) Thực hiện các bài ví dụ dẫn ra trong giáo trình
2) In ví dụ trong phần sử dụng công cụ lọc cao cấp ra giấy
3) Mỗi học viên, tuỳ thuộc vào công việc của mình hãy xây dựng một bảng dữ liệu, thực hiện
tính toán và báo cáo kết quả theo tháng hoặc quý hoặc năm.
4) Lặp lại một số ví dụ nhưng được thực hiện nhanh chóng bằng thanh công cụ, phím tắt.

37



LTVinh
Tài liệu tham khảo

[1].Sở KHCN & MT - Trung tâm CNTT nghệ an, Giáo trình tin học văn phòng, 2002
[2].Microsoft, Introducing Microsoft Windows 95, 1996
[3].Microsoft, Help topics: Windows, Microsoft Word, Microsoft Excel, 1996
[4].Bùi Thế Tâm, Giáo trình Windows - Word - Excel, 2001
[5].Phan Quốc Phô, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1999
[6].Trung tâm tin học SIC, Giáo trình Windows - Word - Excel, 1996
[7].Ban chỉ đạo Ứng dụng và Phát triển CNTT tỉnh Hà Nam, Giáo trình tin học văn phòng,
2002
[8]. SCC/IBT, Chương trình tự học Windows, MS Word, MS Excel, 1998

38


Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Similar to Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản

Similar to Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản (20)

More from LE The Vinh

More from LE The Vinh (10)

Recently uploaded

Recently uploaded (20)

Hướng dẫn sử dụng Microsoft Excel cơ bản