Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014

1. Maria Björk Fokus på nytta och effekt Mrs Business Case eller Fru Nytta Maria Björk

2. Maria Björk – Lantmäteriet • Etablering av Utvecklingsenhet inkl. projektkontor, projektkontor, och projektledning • Införande av • Portföljstyrning • Nyttorealisering • Under 5 år drivit arbetet med att höja projektmognaden på Lantmäteriet • E-delegationen – bidrar i arbetet • Skapa den Nationella utvecklingsportföljen • Uppdaterad Vägledning för Nyttorealisering • Certifierad: • Managing Benefits – APMG International • Change Management - Prosci Med passion att utveckla människor och verksamheter

3. Verksamhetsidé Lantmäteriet bidrar till hållbart samhällsbyggande och ekonomisk utveckling genom att skapa förutsättningar för att - bygga och utveckla fastigheter och samhällets infrastruktur - köpa, äga och sälja fastigheter - söka, hitta och använda geografisk information och fastighetsinformation Vi gör det i samverkan med andra inom offentlig och privat verksamhet, i Sverige och internationellt.

4. Lantmäteriet Fastighetsbildning Fastighetsinskrivning Informationsförsörjning Enheten för Myndighetsuppdrag GD

5. Drivkrafter Projekt / Uppdrag Leveransobjekt, ”möjliggörare” Förändringar Åtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra Nyttor Nya mätbara tillstånd Strategisk mål Ledning Marknadskrafter Yttre påverkan Effektmål/Förmågor Framtida tillstånd Strategiska mål Resultat Projekt Uppdrag Behov Beställare Behov & Resultat Portföljledning Verksamhetsarkitektur Verksamhet

6. Drivkrafter Projekt / Uppdrag Leveransobjekt, ”möjliggörare” Förändringar Åtgärder, göra nytt, göra annorlunda alt sluta göra Nyttor Nya mätbara tillstånd Strategisk mål Ledning Marknadskrafter Yttre påverkan Effektmål/Förmågor Framtida tillstånd Strategiska mål Resultat Projekt Uppdrag Behov Beställare Behov & Resultat Portföljledning Verksamhetsarkitektur Verksamhet

7. Bas organisation Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering Förändringsledning Effekt Strategiskt mål

8. Bas organisation Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering Förändringsledning Effekt Strategiskt mål Effektmål; Förväntad nytta av projektets resultat vid en given tidpunkt i den verksamhet där det skall nyttjas. Förändringsledning; är ett strukturerat tillvägagångssätt för att ledsaga individer, grupper och organisationer från nuläget till ett önskvärt framtida läge Nytta; den eller de mätbara förbättringar till följd av en förändring som uppfattas som positivt av en eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller flera verksamhetsmål.

9. ITd 2010 20152003 20142011 2013201220091996 IT Beslut om nyttokalkyl och nyttorealiseringsplan Mognadsmätningar Nytt projektverktyg Ny projektmodell Mognadsmätning

10. Beslutsgenomgång Syftar till att säkerställa projektets framdrift och säkra nyttoperspektivet Besluts genomgång Portfölj Strategiska Effektmål Arkitektur Projekt- styrning ITFörvaltning Juridik Ekonomi Beslutspunkts- checklista

11. Löpande uppdatering av beslutsunderlag... Transparens Helhetssyn

12. Mognadsmätning 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 Processer Intern Styr Nytto Ekon Intress Risk Strategi Resurs Alla-enkät, 19 st Chefer,6 st Projektledare, 4 st

13. Nyttorealisering är inte en process – skapa den röda tråden Fokus på nytta och effekter Helhetssyn och säkerställ hemtagning av nyttor & effekter

14. Den röda tråden Kvalitet KostnadTid Nytta Operativ nivå Uppdrag VerksamhetsmålStrategi Strategisk nivå Nytta Effekt GenomförbarhetAngelägenhet Taktisk nivå Nytta ”Göra rätt saker” Program- och portföljstyrning Målstyrning ”Göra saker rätt” Projektstyrning Förvaltningsstyrning Linjeverksamhet

15. Syftar till att beskriva hur nyttorealisering ska bedrivas i kombination med ledning av förändring Verktyg och metoderIntegration NyttorealiseringskonceptetStrategi Styrande principer Roller, ansvar och mandat Business Case Uppdraget Utbildning och stöd - facilitering

16. Strategi • Övergripande beskriva varför och hur vi ska tillämpa nyttorealisering i verksamhetsutveckling samt hur nyttorealisering ska bedrivas i kombination med förändringsledning

17. Styrande principer Vi ska aldrig starta ett projekt Om vi inte kan specificera nyttorna Om vi inte vet hur vi ska mäta nyttan Om vi inte vet hur nyttorna ska realiseras Om vi inte vet vem som är ansvarig Bob Assirati, Major Projects Director OGC Storbritannien

18. Nyttorealiseringsprocess Identifiera verksamhetsmål och nyttor Specificera nyttor Planera nyttorealisering Realisera nyttor Följ upp nyttorealisering Styrning av processen för nyttorealisering Behov & problem Krav Möjligheter & Risker • Levererade möjliggörare • Realiserade nyttor • Reviderad nyttorealiseringsplan • Verifierad nyttorealisering • Avslutad satsning • Tillvaratagna erfarenheter Uppdrag, verksamhetsmål, strategier, värderingar Identifiera verksamhetsmål och nyttor • Beskrivna motiv • Önskat börläge • Identifierade mål Specificera nyttor • Genomförd nyttoanalys • Verifierat beslutsunderlag (Business Case) Specificera nyttor Planera nyttorealisering

19. Integration • Ordinarie verksamhetsplanering, budgetering och verksamhetsuppföljning • Portföljstyrning (PPS) • Beställarprocessen (PPS) • Projektstyrning (PPS) • Beslutsgenomgångar

20. Workshop ”Nytta” – 2 st halvdagar (ws 1, ws 2) Färdigställande (ws 3) Beställare Nyttorealiseringsansvariga Facilitator (kontakta Projektkontoret) Arkitekt Kompetens från IT och Verksamhet Förvaltningsansvarig Intressent/Kund/Brukare Beställare Nyttorealiseringsansvarig Samtliga deltagare Presentation (ws 4) Framtagning av effektkedja Identifiering av nyttor Kvantifiering av nyttor Värdering av nyttor i pengar Färdig- ställ Effektkedja Nyttor i Nyttostruktur Underlag till Nyttovärderings- kalkyl och Nyttorealiseringsplan Business Case Nyttovärderingskalkyl, Nyttorealiseringsplan Business Case Granskad och förankrad: Business Case Nyttovärderingskalkyl Nyttorealiseringsplan Effektrisk analys (Risklista) BP 0 BP 1 Idébeskrivning Exempel på arbetssätt BP0 till BP1 Del av Lantmäteriets Nyttorealiseringskoncept

21. Insats kontra nytta

22. Nyttovärderingskalkyl

23. Nyttorealiseringsplan – vilka frågor besvaras? Vad är nyttan Hur ska den realiseras Vem ska realisera nytta Vem ansvarar för uppföljningen Hur ska nyttan följas upp När uppkommer nyttan Vilka mätetal

24. Nyttorealiseringsplan

25. MetoderBusiness Case NyttostrukturEffektkedja Nyttovärderingskalkyl Värderingsprinciper/Scabloner Verktygslåda Utbildning och stöd - facilitering

26. Propotionalitetsprincipen

27. Balansera genomförandeplan (Beredningsgrupp BUS) Årsplanering Mar Prioritera initiativ inför budgetarbete (Beredningsgrupp BUS) Välja initiativ (Beredningsgrupp BUS) En första utvärdering och kategorisering av initiativ (Utvecklingsenhet) Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings portföljen Behovsinventering för förvaltning genomförs Samtliga förvaltnings- planer och SLA preliminärt klara Jan Maj JunJul Aug Sep Okt Nov Dec Apr Feb Ta fram anvisningar för portfölj (Utvecklingsdirektör) Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU Prel 2014 3-årig utvecklings- planering (Beredningsgrupp VU) 3-årig utvecklings- planering (division och koncernenhet) Identifiera initiativ (division och koncernenhet) Grov budgetering för Lantmäteriet Godkänna portfölj och genomförandeplan, (Beredningsgrupp BUS) Omprioritera och Kvalitetssäkra prioriterade initiativ (Beredningsgrupp BUS) Grov budgetering per division och koncernenhet Ta fram VP- anvisningar Prioritering inom respektive objektfamilj Verksamhetsuppföljning T3 Verksamhetsuppföljning T1 Verksamhetsuppföljning T2 G Utvecklingsstyrning Förklaring: Portföljstyrning Förvaltningsstyrning Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet

28. Balansera genomförandeplan (Beredningsgrupp BUS) Årsplanering Mar Prioritera initiativ inför budgetarbete (Beredningsgrupp BUS) Välja initiativ (Beredningsgrupp BUS) En första utvärdering och kategorisering av initiativ (Utvecklingsenhet) Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings portföljen Behovsinventering för förvaltning genomförs Samtliga förvaltnings- planer och SLA preliminärt klara Jan Maj JunJul Aug Sep Okt Nov Dec Apr Feb Ta fram anvisningar för portfölj (Utvecklingsdirektör) Samtliga förvaltningsplaner och SLA med VM och VU Prel 2014 3-årig utvecklings- planering (Beredningsgrupp VU) 3-årig utvecklings- planering (division och koncernenhet) Identifiera initiativ (division och koncernenhet) Grov budgetering för Lantmäteriet Godkänna portfölj och genomförandeplan, (Beredningsgrupp BUS) Omprioritera och Kvalitetssäkra prioriterade initiativ (Beredningsgrupp BUS) Grov budgetering per division och koncernenhet Ta fram VP- anvisningar Prioritering inom respektive objektfamilj Verksamhetsuppföljning T3 Verksamhetsuppföljning T1 Verksamhetsuppföljning T2 G Utvecklingsstyrning Förklaring: Portföljstyrning Förvaltningsstyrning Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet Uppföljning Nyttorealisering Uppföljning Nyttorealisering Uppföljning Nyttorealisering

29. Uppdragsledare alt Projektledare SPONSOR / BESTÄLLARE Förändringsled are UTVECKLINGSPORTFÖLJ Uppdragsledare alt Projektledare SPONSOR / BESTÄLLARE Förändringsled are Uppdragsledare alt Projektledare SPONSOR / BESTÄLLARE Förändringsled are Uppdragsledare alt Projektledare SPONSOR / BESTÄLLARE Förändringsled areUppdragsledare alt Projektledare Beställare Förändrings- ledare Möjliggörare Verksamhetsledning Portföljledning Projektkontor Controller/ Uppföljningsansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig LINJEVERKSAMHET Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig Nyttorealiserings- ansvarig

30. Nyttorealiseringsansvarig Finns i berörd linjeorganisation Ansvar & befogenhet: • Nyttoobjektet blir värderat • Nyttoobjektet blir registrerat i nyttoregistret • Nyttoobjektet bevakas under satsningens genomförandefas • Nyttoobjektet följs upp under nyttohemtagningsperioden • Befogenhet att vidta åtgärder beroende på hur nyttorealiseringen utfaller under projektets gång och nyttorealiseringsperioden Controller/Uppföjningsansvarig Del av Portföljledningen/Verksamhetsuppföljning Ansvar och befogenhet: • Säkerställa att nyttorealisering genomförs, innan, under och efter en satsning • Nyttovärdering sker på samma sätt i hela organisationen • Ständig vidareutveckling av ramverket för nyttorealisering. Beställare: Ansvarig för effektmålet Roller, ansvar och mandat Utbildning och stöd - facilitering

31. Nyttoregister Projekt 1 Projekt 2 Projekt n

32. Kvalitet KostnadTid Nytta Operativ nivå Uppdrag VerksamhetsmålStrategi Strategisk nivå Nytta Effekt GenomförbarhetAngelägenhet Taktisk nivå Nytta

33. Likartad värdering Övervärdering undervärdering Det som mäts blir gjort Samsyn – bättre styrning Ingen dubbel- räknad nytta Avbryta felsatsningar i tid

34. ”Much to learn you still have.”

35. Frågor?