Med fokus på nytta och effekt - beskriver hur Lantmäteriet har arbetat strukturerat och målmedvetet att skapa en värdekultur genom att fokusera på nyttor och effekter. Maria Björk beskriver förändringsarbetet på Projektverktygsdagen 2014.
Med fokus nytta och effekt Lantmäteriet Projektverktygsdagen 2014
1. Maria Björk
Fokus på nytta och effekt
Mrs Business Case eller Fru Nytta
Maria Björk
2. Maria Björk – Lantmäteriet
• Etablering av Utvecklingsenhet inkl. projektkontor, projektkontor,
och projektledning
• Införande av
• Portföljstyrning
• Nyttorealisering
• Under 5 år drivit arbetet med att höja projektmognaden på
Lantmäteriet
• E-delegationen – bidrar i arbetet
• Skapa den Nationella utvecklingsportföljen
• Uppdaterad Vägledning för Nyttorealisering
• Certifierad:
• Managing Benefits – APMG International
• Change Management - Prosci
Med passion att utveckla människor och verksamheter
3.
4. Verksamhetsidé
Lantmäteriet bidrar till hållbart samhällsbyggande och
ekonomisk utveckling genom att skapa förutsättningar
för att
- bygga och utveckla fastigheter och samhällets
infrastruktur
- köpa, äga och sälja fastigheter
- söka, hitta och använda geografisk information och
fastighetsinformation
Vi gör det i samverkan med andra inom offentlig och
privat verksamhet, i Sverige och internationellt.
6. Drivkrafter
Projekt / Uppdrag
Leveransobjekt,
”möjliggörare”
Förändringar
Åtgärder, göra nytt,
göra annorlunda
alt sluta göra
Nyttor
Nya mätbara
tillstånd
Strategisk mål
Ledning
Marknadskrafter
Yttre påverkan
Effektmål/Förmågor
Framtida tillstånd
Strategiska mål
Resultat
Projekt
Uppdrag
Behov
Beställare
Behov & Resultat
Portföljledning
Verksamhetsarkitektur
Verksamhet
7. Drivkrafter
Projekt / Uppdrag
Leveransobjekt,
”möjliggörare”
Förändringar
Åtgärder, göra nytt,
göra annorlunda
alt sluta göra
Nyttor
Nya mätbara
tillstånd
Strategisk mål
Ledning
Marknadskrafter
Yttre påverkan
Effektmål/Förmågor
Framtida tillstånd
Strategiska mål
Resultat
Projekt
Uppdrag
Behov
Beställare
Behov & Resultat
Portföljledning
Verksamhetsarkitektur
Verksamhet
9. Bas organisation
Idé Projekt/Leverans Nyttorealisering
Förändringsledning
Effekt
Strategiskt
mål
Effektmål; Förväntad nytta av
projektets resultat vid en given
tidpunkt i den verksamhet där det
skall nyttjas.
Förändringsledning; är ett strukturerat
tillvägagångssätt för att ledsaga individer,
grupper och organisationer från nuläget till
ett önskvärt framtida läge
Nytta; den eller de mätbara förbättringar till följd
av en förändring som uppfattas som positivt av
en eller flera intressenter, vilka bidrar till en eller
flera verksamhetsmål.
10. ITd
2010 20152003 20142011 2013201220091996
IT
Beslut om nyttokalkyl och
nyttorealiseringsplan
Mognadsmätningar
Nytt projektverktyg
Ny projektmodell
Mognadsmätning
11. Beslutsgenomgång
Syftar till att säkerställa projektets framdrift och
säkra nyttoperspektivet
Besluts
genomgång
Portfölj
Strategiska
Effektmål
Arkitektur
Projekt-
styrning
ITFörvaltning
Juridik
Ekonomi
Beslutspunkts-
checklista
14. Nyttorealisering är inte en
process – skapa den röda tråden
Fokus på nytta och effekter
Helhetssyn och säkerställ
hemtagning av nyttor & effekter
15. Den röda tråden
Kvalitet
KostnadTid
Nytta
Operativ nivå
Uppdrag
VerksamhetsmålStrategi
Strategisk nivå
Nytta
Effekt
GenomförbarhetAngelägenhet
Taktisk nivå
Nytta
”Göra rätt saker”
Program- och
portföljstyrning
Målstyrning
”Göra saker rätt”
Projektstyrning
Förvaltningsstyrning
Linjeverksamhet
16. Syftar till att beskriva hur
nyttorealisering ska bedrivas i
kombination med ledning av
förändring
Verktyg och metoderIntegration
NyttorealiseringskonceptetStrategi Styrande principer
Roller, ansvar och mandat
Business Case
Uppdraget
Utbildning och stöd - facilitering
17. Strategi
• Övergripande beskriva varför och hur vi ska
tillämpa nyttorealisering i
verksamhetsutveckling samt hur
nyttorealisering ska bedrivas i kombination
med förändringsledning
18. Styrande principer
Vi ska aldrig starta ett projekt
Om vi inte kan specificera nyttorna
Om vi inte vet hur vi ska mäta
nyttan
Om vi inte vet hur nyttorna ska
realiseras
Om vi inte vet vem som är
ansvarig
Bob Assirati, Major Projects Director OGC Storbritannien
21. Workshop ”Nytta” – 2 st halvdagar (ws 1, ws 2) Färdigställande (ws 3)
Beställare
Nyttorealiseringsansvariga
Facilitator (kontakta Projektkontoret)
Arkitekt
Kompetens från IT och Verksamhet
Förvaltningsansvarig
Intressent/Kund/Brukare
Beställare
Nyttorealiseringsansvarig
Samtliga
deltagare
Presentation (ws 4)
Framtagning
av
effektkedja
Identifiering
av nyttor
Kvantifiering
av nyttor
Värdering av
nyttor i
pengar
Färdig-
ställ
Effektkedja Nyttor i
Nyttostruktur
Underlag till
Nyttovärderings-
kalkyl och
Nyttorealiseringsplan
Business Case
Nyttovärderingskalkyl,
Nyttorealiseringsplan
Business Case
Granskad och
förankrad:
Business Case
Nyttovärderingskalkyl
Nyttorealiseringsplan
Effektrisk
analys
(Risklista)
BP
0
BP
1
Idébeskrivning
Exempel på arbetssätt BP0 till BP1
Del av Lantmäteriets Nyttorealiseringskoncept
24. Nyttorealiseringsplan – vilka frågor
besvaras?
Vad är nyttan
Hur ska den
realiseras
Vem ska
realisera
nytta
Vem ansvarar
för
uppföljningen
Hur ska
nyttan följas
upp
När
uppkommer
nyttan
Vilka mätetal
29. Balansera
genomförandeplan
(Beredningsgrupp BUS)
Årsplanering
Mar
Prioritera initiativ
inför budgetarbete
(Beredningsgrupp BUS)
Välja initiativ
(Beredningsgrupp BUS)
En första utvärdering och
kategorisering av initiativ
(Utvecklingsenhet)
Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings
portföljen
Behovsinventering för
förvaltning genomförs
Samtliga förvaltnings-
planer och SLA
preliminärt klara
Jan
Maj
JunJul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Apr
Feb
Ta fram anvisningar
för portfölj
(Utvecklingsdirektör)
Samtliga
förvaltningsplaner och
SLA med VM och VU
Prel 2014
3-årig utvecklings-
planering
(Beredningsgrupp VU)
3-årig utvecklings-
planering (division och
koncernenhet)
Identifiera initiativ
(division och
koncernenhet)
Grov
budgetering för
Lantmäteriet
Godkänna portfölj och
genomförandeplan,
(Beredningsgrupp BUS)
Omprioritera och
Kvalitetssäkra
prioriterade initiativ
(Beredningsgrupp BUS)
Grov budgetering
per division och
koncernenhet
Ta fram VP-
anvisningar
Prioritering inom
respektive
objektfamilj
Verksamhetsuppföljning
T3
Verksamhetsuppföljning
T1
Verksamhetsuppföljning
T2
G
Utvecklingsstyrning
Förklaring:
Portföljstyrning
Förvaltningsstyrning
Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet
30. Balansera
genomförandeplan
(Beredningsgrupp BUS)
Årsplanering
Mar
Prioritera initiativ
inför budgetarbete
(Beredningsgrupp BUS)
Välja initiativ
(Beredningsgrupp BUS)
En första utvärdering och
kategorisering av initiativ
(Utvecklingsenhet)
Inkluderande VU över 500 kkr i utvecklings
portföljen
Behovsinventering för
förvaltning genomförs
Samtliga förvaltnings-
planer och SLA
preliminärt klara
Jan
Maj
JunJul
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
Apr
Feb
Ta fram anvisningar
för portfölj
(Utvecklingsdirektör)
Samtliga
förvaltningsplaner och
SLA med VM och VU
Prel 2014
3-årig utvecklings-
planering
(Beredningsgrupp VU)
3-årig utvecklings-
planering (division och
koncernenhet)
Identifiera initiativ
(division och
koncernenhet)
Grov
budgetering för
Lantmäteriet
Godkänna portfölj och
genomförandeplan,
(Beredningsgrupp BUS)
Omprioritera och
Kvalitetssäkra
prioriterade initiativ
(Beredningsgrupp BUS)
Grov budgetering
per division och
koncernenhet
Ta fram VP-
anvisningar
Prioritering inom
respektive
objektfamilj
Verksamhetsuppföljning
T3
Verksamhetsuppföljning
T1
Verksamhetsuppföljning
T2
G
Utvecklingsstyrning
Förklaring:
Portföljstyrning
Förvaltningsstyrning
Verksamhetsplanering för Utvecklingsverksamhet
Uppföljning
Nyttorealisering
Uppföljning
Nyttorealisering
Uppföljning
Nyttorealisering
32. Nyttorealiseringsansvarig
Finns i berörd linjeorganisation
Ansvar & befogenhet:
• Nyttoobjektet blir värderat
• Nyttoobjektet blir registrerat i
nyttoregistret
• Nyttoobjektet bevakas under
satsningens genomförandefas
• Nyttoobjektet följs upp under
nyttohemtagningsperioden
• Befogenhet att vidta åtgärder
beroende på hur nyttorealiseringen
utfaller under projektets gång och
nyttorealiseringsperioden
Controller/Uppföjningsansvarig
Del av
Portföljledningen/Verksamhetsuppföljning
Ansvar och befogenhet:
• Säkerställa att nyttorealisering genomförs,
innan, under och efter en satsning
• Nyttovärdering sker på samma sätt i hela
organisationen
• Ständig vidareutveckling av ramverket för
nyttorealisering.
Beställare: Ansvarig för effektmålet
Roller, ansvar och mandat
Utbildning och stöd - facilitering