εισαγωγή στην Access, αντικείμενα της Access, πίνακες, φόρμες, εκθέσεις, ερωτήματα, μακροεντολές, βοηθός office, λειτουργικές μονάδες, γραμμή εργαλειών της Access

1. Αλεξάνδρειο Τεχνολογικό Εκπαιδευτικό Ίδρυμα Θεσσαλονίκης
‘’ΕΙΣΑΓΩΓΗ ΣΤΗΝ ACCESS’’
ΣΧΟΛΗ: ΣΔΟ
ΤΜΗΜΑ: ΛΟΓΙΣΤΙΚΗΣ & ΧΡΗΜΑΤΟΟΙΚΟΝΟΜΙΚΗΣ
ΜΑΘΗΜΑ: ΒΑΣΕΙΣ ΔΕΔΟΜΕΝΩΝ ΚΑΙ ΥΠΟΛΟΓΙΣΤΙΚΑ
ΦΥΛΛΑ ΕΡΓΑΣΙΑΣ
ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ: ΜΑΡΙΑ ΤΕΝΩΚΗ
ΑΚΑΔ.ΕΤΟΣ: 2014-2015
1

2. 2
Η Microsoft Office Access είναι ένα πολύ ισχυρό πρόγραμμα
σχεσιακών βάσεων δεδομένων. Είναι σχεδιασμένη έτσι ώστε να
μας παρέχει εκατοντάδες εργαλεία τα οποία μας επιτρέπουν να
παρακολουθούμε, να μοιραζόμαστε και να παρουσιάζουμε
πληροφορίες.
TI EINAI ACCESS

3. 3
ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΑ ΤΗΣ ACCESS
 Πίνακες: Αποτελούνται από στήλες (πεδία) και γραμμές
(εγγραφές). Βασικό δομικό στοιχείο μιας βάσης δεδομένων
και είναι η θέση στην οποία αποθηκεύονται τα δεδομένα.
 Ερωτήματα: εντοπίζουμε συγκεκριμένες πληροφορίες
που είναι αποθηκευμένες σε έναν ή περισσότερους πίνακες
 Φόρμες: παράθυρο το οποίο περιέχει στοιχεία ελέγχου
που είτε παρουσιάζουν πληροφορίες στους χρήστες είτε τους
επιτρέπουν να καταχωρίζουν πληροφορίες
 Εκθέσεις: αντίγραφο των δεδομένων το οποίο
εμφανίζεται στην οθόνη και μπορεί να περιλαμβάνει
πληροφορίες επιλεγμένες από πολλούς πίνακες και
ερωτήματα

4. 4
ΕΞΕΡΕΥΝΗΣΗ ΑΛΛΩΝ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ
Μακροεντολές:αυτοματοποιούνται εργασίες και ενέργειες που
εκτελούνται συχνά
Λειτουργικές μονάδες: πιο ισχυρές από τις μακροεντολές,
γραμμένες στη γλώσσα προγραμματισμού Microsoft Visual
Basic for Application.
*Με τις μαρκοεντολές μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε πέντε ή
έξι δεκάδες ενέργειες, η VBA διαθέτει εκατοντάδες διαταγές τις
οποίες μπορούμε να επεκτείνουμε με άπειρους τρόπους
χρησιμοποιώντας πρόσθετα τρίτων κατασκευαστών

5. 5
ΠΕΡΙΒΑΛΛΟΝ ΤΗΣ ΕΡΓΑΣΙΑΣ ΤΗΣ ACCESS
To πιο σημαντικό στοιχείο του περιβάλλοντος εργασίας της Access
είναι η κορδέλα. H κορδέλα περιλαμβάνει τις εξής καρτέλες:
Κεντρική, Δημιουργία, Εξωτερικά δεδομένα, Εργαλεία βάσης
δεδομένων.

6. 6
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΜΕΝΟΥ
 Η Κεντρική καρτέλα περιέχει επτά ομάδες: προβολές,
πρόχειρο, γραμματοσειρά, εμπλουτισμένο κείμενο, εγγραφές,
ταξινόμηση & φιλτράρισμα, εύρεση

7. 7
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΜΕΝΟΥ (συνέχεια)
 Η καρτέλα Δημιουργία περιλαμβάνει τέσσερις ομάδες:
Πίνακες, Φόρμες, Εκθέσεις, Άλλο.

8. 8
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΜΕΝΟΥ (συνέχεια)
 Από την καρτέλα εξωτερικών δεδομένων μπορούμε να
εισάγουμε για παράδειγμα ένα φύλλο εργασίας Excel, μία βάση
δεδομένων Access, ένα έγγραφο Word/HTML, αρχείο
XML/κειμένου

9. 9
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΜΕΝΟΥ (συνέχεια)
 Στην καρτέλα Εργαλεία βάσης δεδομένων έχουμε τις εξής
ομάδες: Μακροεντολή, Εμφάνιση/Απόκρυψη, Ανάλυση,
Μετακίνηση δεδομένων, Εργαλεία βάσης δεδομένων.

10. 10
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
Γραμμές εργαλείων: μπορούμε να τις εμφανίσουμε ή να τις
αποκρύψουμε οποιαδήποτε στιγμή εμείς επιθυμούμε
Βήματα: Κεντρικό μενού Access -> Προβολή -> Γραμμές
εργαλείων -> Προσαρμογή

11. 11
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
Η πιο βασική από τις γραμμές εργαλείων έχει ο όνομα Βάση
Δεδομένων και περιέχει τα εξής κουμπιά:
 δημιουργείται μια βάση δεδομένων ή μια σελίδα
πρόσβασης δεδομένων
 ανοίγει μια βάση δεδομένων, αλλά έχει και τη
δυνατότητα να ανοίξει και άλλους τύπους αρχείων όπως
αρχεία κειμένου ή Excel

12. 12
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
(συνέχεια)

13. 13
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
(συνέχεια)
 αποθηκεύει τη διάταξη ενός φύλλου δεδοµένων, τη
σχεδίαση ενός πί- νακα, ερωτήµατος, προβολής, αποθηκευµένης
διαδικασίας, πρότασης SQL, φόρµας, έκθεσης ή σελίδας
πρόσβασης δεδοµένων, ή τη δοµή και το περιεχόµενο µιας
µακροεντολής
 αναιρεί την πιο πρόσφατη ενέργεια του χρήστη
 εκκινεί τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας του
Microsoft Word, µε τον οποίο πραγματοποιείται η συγχώνευση
δεδομένων της Microsoft Access σε έγγραφο του Word. Με τον
τρόπο αυτό είναι δυνατή η δημιουργία επιστολών, µε βάση
φόρµα ή ετικέτες διευθύνσεων

14. 14
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
(συνέχεια)

15. 15
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
(συνέχεια)

16. 16
ΧΡΗΣΗ ΤΩΝ ΓΡΑΜΜΩΝ ΕΡΓΑΛΕΙΩΝ
(συνέχεια)
 εκκινεί τον Οδηγό ανάλυσης πινάκων, µε τον
οποίο γίνεται ανάλυση ενός πίνακα και, αν είναι
απαραίτητο, διαίρεσή του σε σχετιζόμενους πίνακες, ώστε
να επιτευχθεί πιο αποδοτική σχεδίαση πινάκων

17. 17
ΧΡΗΣΗ ΤΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ ΤΗΣ ACCESS KAI
TOY BOHΘΟΥ ΤΟΥ OFFICE
Βοήθεια της Access: περιλαμβάνει έννοιες, πληροφορίες
αναφοράς, και αναλυτικές διαδικασίες. Ανοίγει έπειτα από κλικ
στο πλήκτρο της Βοήθειας ή πιέζοντας το κουμπί F1.
Βοηθός του Office: είναι ένα αλληλεπιδραστικό στοιχείου
βοήθειας στη Microsoft Office

18. 18
ΑΛΛΑΓΗ ΚΑΙ ΡΥΘΜΙΣΗ ΤΗΣ ΒΟΗΘΕΙΑΣ
ΤΟΥ OFFICE
Μπορούμε εμείς να προσαρμόσουμε τον Βοηθό και να επιλέξουμε
εάν θέλουμε να εμφανίζει αυτόματα μηνύματα, συμβουλές κτλ.
Αν ο Βοηθός φαίνεται: κάνουμε δεξί κλικ πάνω του και έπειτα
κλικ στο κουμπί Επιλογές
Αν είναι κρυμμένος: επιλέγουμε από το μενού Βοήθεια και
ύστερα Εμφάνιση του Βοηθού του Office

19. 19