Tour d'horizon exhaustif des fonctions disponibles dans Alfresco. GED, ECM, WCM, RM, Social, Plateforme, ...

1. Alfresco en une heure

2. Agenda
Alfresco et le marché de l’ECM
Les services Alfresco
Les points d’entrée Alfresco
Intégrations
Comparaison des éditions
Pour aller plus loin ...

3. ECM traditionnel
Coûteux Complexe Adoption limitée

4. Les tendances du marché ECM
• Cloud Computing, Mobile, accès distant, et Internet
• Arrivée de nouveaux standards : CMIS
• Open Source
• Interopérabilité
• Explosion du contenu, généralisation du besoin.
• Réduction des coûts

5. Alfresco est différent
Coût plus faible Simple Adopté par les
utilisateurs

6. Une solution ECM complète
Gestion Electronique Gestion de
de Documents contenu Web
Archivage
Collaboration
E-mail
Records Dématérialisation
Management
Gestion des ressources
Workflow Numériques (DAM)

7. Fonctions de base
Organisation de l’information
Suivi des modifications et Sécurité
Cycle de vie des documents

8. Contenu et propriétés
• Gestion de tout type de
contenu (.doc .ppt .xls
.jpg .mp3 .mp4)
Propriétés
• Métadonnées –
information sur le
document
Nom, Titre, auteur, dates de
Document
o
création et modification, ...
• Extensible
o Nom de client, référence, ...
• Support de types et
aspects personnalisés

9. Un modèle de données flexible
Type = Rapport Type = Contrat Type = Email Type = Cas
Attributs du type Attributs du type Attributs du type Attributs du type
Sujet Date d’effet Sujet Format
Date d’envoi Valeur Expéditeur
Résumé Destinataires
Aspect = Client
Attributs de l’aspect
Nom de client
Référence
Contact
Statut

10. Suivi de version
• Plus besoin de
changer le nom de
fichier Propriétés
o Alfresco –v1.ppt
o Alfresco – v1.2.ppt
o 2010-05 Alfresco.ppt Version Document
• Conservation des
relations entre
versions
• Retour en arrière
• Traçabilité

11. Contrôle d’accès
• Verrouillage pendant
l’édition
o Limite les risques de Verrou Propriétés
conflit
• Rôles utilisateurs
• Sécurité
Version Document Rôles
o Détermine
• Qui a accès
• Avec quel droit
Sécurité

12. Rôles
Collaborateur
Coordinateur
Contributeur
Lecteur
Editeur
X X X X X V ir e p c s e lec n n
o s ae t o te u
X X X M ttreàjo r, é ite
e u d r
X X X A u ru c n n
jo te n o te u
X X X E ite le p p té
d r s ro rié s
X In ite d s u a u
v r e tilis te rs
X D v n p p ta
e e ir ro rié ire

13. Contrôle d’accès
Patti Jennifer
Risley Watmore
RH DG

14. Organisation du contenu
• Stocke le contenu
dans un “espace”
• Navigation par Verrou Dossier Propriétés
o Dossier
o Tag
Catégorie
Version Document Rôles
o
o Filtres (ex: favoris)
Sécurité

15. Rendus et commentaires
• Création de fichiers
associés
• Transformation vers Verrou Dossier Propriétés
des formats différents
o Ex: HTML, PDF, JPG
• Permet le
Version Document Rôles
commentaire sur des
contenus Sécurité Rendus Commentaires
o Les commentaires sont
gérés comme des
objets indépendants.

16. Autres services

17. Règles et Actions
• Les règles
Règles
o sont appliquées à un espace. Actions
o ajoutent de l’intelligence à un
espace.
o sont lancées suite à un
évènement
• Entrant – un contenu arrive
dans l’espace
• Sortant – un contenu quitte
l’espace
• Mise à jour – un contenu est
modifié

18. Règles et Actions
• Les règles sont filtrées en Exemple
fonction de conditions.
o Tout contenu (pas de filtre) Brouillons
o Eléments avec un type
MIME spécifique (ex: PDF,
Word)
Approuvé
o Un type d’élément
spécifique (espace ou
contenu)
o Fonction du nom de Publié
l’élément (ex: *-qualité.rtf)
o …
• Elles peuvent se cumuler
• On peut choisir leur ordre

19. Workflow
• Les documents ont un Règles
Actions
cycle de vie
o Ils sont créés
o Ils sont relus
o Ils sont approuvés Workflow
o Ils sont publiés
o ... puis ils sont révisés et
tout recommence !

20. Workflow et
Gestion des processus métier
• Basé sur le moteur
Auteur
Jboss jBPM Ecrit
• Propose toutes les
fonctions BPM Relecteur
o Branchements, Commente
jointures et conditions
o Script
Public
• Gestion du cycle de Lit
vie
o Rôles, Relecteurs, Securité,
Dossiers, Commentaires et
Discussion, Workflow, Statut,
Audit, ...

21. Workflows avancés
• Basé sur le moteur de formulaire
• Fonctionnalités Explorer+
o Dashlet des tâches en attente
• Démarrer un Workflow, voir et éditer. des tâches
o Page “Mes tâches”
• Filtres
– Echéance, priorité, assignation, type, …
• Pagination
o Page d’édition des détails d’une tâche
o Page de détails d’un workflow
• Tâches courantes et historique
o Lancement de workflow sans document lié

22. Workflows avancés

23. Recherche
• Opérateurs de
recherche “à la
Règles
Actions
Google” pour le
contenu
• Exemples :
o Type – type:document Workflow Recherche
o Property – modified:today
o Date – created:“2009-01-01”
o Text – text:“alfresco faq”
• Possibilité de recherche
combinée
o AND, OR, NOT

24. Exemple – name: plan

25. Exemple – modifier: phampton
Retourne tous les
objets : Messages
de Blog, Documents,
Dossiers, Messages
de Forums, pages
de Wiki, etc.

26. Exemple – name: plan AND modifier:
phampton

27. Recherche avancée
• Basé sur le moteur de formulaire
o Extension du service de formulaire existant
• Chaque formulaire de recherche décrit les
champs disponibles pour la recherche.
o Il est possible d’avoir autant de formulaire que de types de
recherche, par exemple :
• Tous documents de type “Z” avec l’aspect “X”
• Tous documents approuvés
• ...
• Les formulaires disponibles apparaissents
dans une liste déroulante de la page
associée.

28. Recherche avancée
Captures d’écran
Liste des formulaires prédéfinis

29. Recherche avancée
Captures d’écran
Propriétés de recherche
spécifiques au formulaire choisi

30. Fonctions avancées
Stockage et haute disponibilité
Interfaces de développement
Supervision

31. Politique de stockage
● Aussi appelé Règles
Actions
Information Lifecycle
Management (ILM)
• Stockage dynamique
basé sur des Workflow Recherche
politiques de
stockage ou le cycle
de vie du document.
• Réduction des coûts Politique
Stockage
sans réduction des
performances.

32. Politique de stockage
● Exemples :
Règles de
stockage
SSD
o Versions courantes sur des disques
rapides (et chers) / Versions
€€€
anciennes sur disques lents (et bon
marché).
Règles de FC
o Documents multimédias sur disques
€€
stockage
rapides / Documents bureautiques
sur disques plus lents.
o Répartition par service
o Répartition par âge de contenu SATA
o … €
o Utilisation par simple mise en
place de règles de contenu. SSD = Solid State Drives
FC = Fibre Channel
32

33. Un contenu accessible depuis ...
Web
Lecteur réseau Client de messagerie
SharePoint / MS-Office
Intégration SMTP

34. Accès et pilotage d’Alfresco
● Programmation ● Clients
● API Webservices ● Navigateur Web
● API JCR 170 ● CIFS, FTP, NFS
● API JAVA
● WebDAV
● API PHP
● Protocole Sharepoint
● API JAVASCRIPT
● IMAP
● API REST
● CMIS Interface Web Portails /
Intranets
API
Système de fichier virtuel
Haute
disponibilité

35. Le plus utilisé des outils d’ECM ?
• Le lecteur réseau ...
• Pourquoi ?
o Facile à utiliser
o Pas de formation
o Faible coût Problèmes ...
● Difficultés de recherche
● Pas de contextualisation
● Pas de suivi de version
● Sécurité difficile à gérer

36. Accès de type
lecteur réseau partagé
• CIFS / FTP / NFS /
Toutes les règles sont
WebDAV o
appliquées
o Emule un protocole réseau o Toutes les permissions sont
o Peut être monté comme respectées
lecteur partagé (CIFS)
o Le suivi de version est assuré si
o Permet le glisser-déposer dans il est activé.
l’entrepôt.
o Permet l’édition directe avec
les logiciels associés.
o Les lecteurs réseau deviennent
des espaces intelligents grâce
aux règles.
o Offre un lien direct vers
l’espace à l’intérieur du client
Web.

37. Gestion de documents

38. Détails de documents

39. Collaboration équipes / projets
• Tableau de bord configurable
• Outils inclus
o Documents
o Calendriers
o Wikis
o Blogs
o Forums de discussion
o Liens
o Listes de données

40. Open Source Records Management
• Première ...
o Solution Open Source certifiée par le
DoD
o Solution de RM utilisant CMIS
• Conçue pour être simple
o Gestion de règles, collections de
métadonnées, génération de
rendus, ...
• Permet la gestion depuis
o Le mode Web (Site RM ou autres sites
Share)
Gestion de Gouvernance,
o Email – support de IMAP
Rétention et Conformité o CIFS – Lecteur réseau

41. Records Management

42. Intégration IMAP
● IMAP utilisable comme point
d’accès
● Utilisable avec tout client de
messagerie supportant IMAP
● Vue documentaire
● Navigation dans les espaces
documentaires qui
apparaissent comme des
dossiers IMAP.
● Vue archivage des messages
● Les e-mails sont stockés, les pièces
jointes indexées, et visibles comme
des messages standards.

43. Dématérialisation
• Numérisation
• Script Kofax
• Capture des documents
papier.
• Gestion du scan à la
demande et par lot.
• Gestion complète du
profil du document
o Validation et insertion de
métadonnées
o Récupération de métadonnées
depuis bases de données externes

44. Réplication
• Réplication de contenu sélective entre
entrepôts Alfresco distincts.
• 2 concepts importants
o Cibles de transfert – Détermine où transférer le contenu
o Travaux de réplication – Détermine le quoi et le quand du
contenu à transférer vers la cible.
• A la demande ou planifié par des travaux de
réplication.
• Rapports et suivi des travaux de réplication.

45. Transferts chainés
Alfresco A Alfresco B Alfresco C
X Transfert X Transfert X
Transfert
Y Y
Alfresco D
Lecture /
X Ecriture
X Y Lecture
X
seule

46. Travaux de réplication
• Gérés par un composant dédié de la
console d’administration
o Création, édition, lancement, suppression
o Visualisation des travaux existants
o Visualisation du statut d’éxécution
o Annulation de travaux en cours
o Gestion de la charge utile
o Planification

47. Répartition de charge
Haute disponibilité
• Installation en
cluster
• Configuration
simplifiée
• Configurations
possibles
o Haute disponibilité
o Répartition de charge

48. Supervision du système
• Supervision JMX
• Support du standard JMX.
Utilisable avec tout client JMX.
o Jconsole (fourni avec JDK),
Hyperic, HP OpenView, extension
Nagios, ...
• Surveillance
o Connexions base de données
o Utilisation mémoire
o Sous-systèmes Alfresco
o ...

49. Configuration du système
• Administration à chaud
• Sous-systèmes Alfresco
o Authentification
o Synchronisation annuaires
o Serveurs de fichiers (CIFS, FTP, NFS)
o Tierces parties (OpenOffice,Swftools,
ImageMagick)
o IMAP
o Mécanismes de déploiement WCM
• Démarrage, arrêt et
configuration sans
redémarrage du serveur.
• Propagation en mode cluster

50. Gestion de contenu Web
Web Quick Start

51. Web Quick Start
Concepts
• Un condensé de bonnes pratiques de développement
• Un exemple de bout en bout : de la création à la publication.
o Extensions de création pour Alfresco Share
o Une application frontale réalisée avec Spring MVC + CMIS
• Intégré au produit
o Documenté
o Supporté
o Maintenu et évolutif.
• Versions Enterprise et Community
• Utilisation de l’entrepôt DM

52. Web Quick Start
Captures

53. Web Quick Start
Architecture

54. Web Quick Start
Flux
Web Application
HTTP
Quick Start
Site Web
Quick Start Website API
OpenCMIS
CMIS (ATOM)
Alfresco Share
REST (JSON)
Alfresco
Editeur Web

55. Web Quick Start
Fonctionnalités
• Validité XHTML Strict, basé sur CSS • Accessibilité
et modèles avec jQuery • Contenu utilisateurs (UGC)
• Site entièrement dynamique - o Commentaires, votes, signalement de
sections et pages contenu.
• Navigation à 3 niveaux avec • Composants du site
cache o Carrousel d’images
o Dernières nouvelles
• Gestion de modèles hiérarchiques o Derniers articles de blog
basée sur des sections et types o Contenu lié
• Pages, Nouvelles, Publications, o Nouveautés – toutes sections
Blogs, Contact o Tags
• Recherche sur le site
• Contenu d’exemple – facilement
modifiable

56. En résumé …
Ouverture
Modèle de diffusion et de support

57. Gestion de contenu complète
Déploiement facilité
Gestion Collaboration Gestion de Records Archivage
documentaire contenu web Management mail
Entrepôt unique
bâti sur des
technologies
modernes
57

58. Services disponibles
Client CMIS
Lecteur réseau MS Office
WEB SharePoint
SAP Email
IBM Lotus WebDAV
Drupal
Google Docs
Joomla FTP
58 Kofax

59. Les engagements contractuels
Alfresco Enterprise Alfresco Community
• Support • Pas d’engagement Alfresco
o Temps de réaction contractuel (Gold, o Forums communautaires
Platinum, & Diamond) .
o Centre d’appel, ingénieurs dédiés
o Support long terme (3 ans sur une version
donnée)
• Prise en compte des bugs • Pas d’engagement Alfresco
o Gestion par la communauté
o Solutions de contournement / Service packs
o Attente du reversement des correctifs
o Patchs et portage sur toutes les versions
• Portail dédié au support • Aucun
• Documentation spécifique / • Documentation sur le wiki
version • Aucune
• Indemnités et garantie • Accès à la version Community
• Accès à la version Entreprise

60. Support à couverture mondiale
Tous fuseaux horaires
Austin Maidenhead Sydney

61. Version Entreprise
Fonctions spécifiques
● Supervision JMX
● Clustering avancé en mode unicast
● Administration à chaud
● Authentification, systèmes de fichiers, applications tierces, …
● Déploiement automatique sur tous les nœuds de cluster
● Stockage dynamique (Information Lifecycle Management)
● Choix de la cible de stockage selon le cycle de vie
● Mécanisme de validation d’index
● Validation incrémentale
● Reconstruction à chaud
● Génération de rapports pour le support
● Dump de configuration en ligne de commande / depuis l'interface
● Interface avec systèmes de stockage compatibles XAM
61

62. Et ensuite ?
• Essayez Alfresco !
• Essai pendant 24 heures en mode Cloud
o http://bit.ly/EntTrial
o http://bit.ly/RM-Trial
• Version d’évaluation 30 jours
o http://www.alfresco.com/products/ecm/enttrial/
• Vidéos de démonstration
o http://www.youtube.com/alfresco101

63. En résumé
• Alfresco est disponible à une fraction du coût
des solutions traditionnelles
• Alfresco est conçu pour être une solution de
gestion de contenu complète.
• Alfresco propose de très nombreux points
d’entrées et interfaces avec des outils tiers.
• Alfresco peut être accédé depuis de nombreux
types de clients
• Essayez Alfresco !