1. Электронный
документооборот c
электронный подписью
в real,- Hypermarket
Отдел автоматизации
Координатор проектов электронного документооборота
Митин Алексей
Москва
2012
2. Проект: E-DOC на базе Сфера Курьер
Цели проекта
Цель проекта: Минимизировать объёмы бумажной документации
между товарным поставщиком и ритейлером.
Детализация целей:
• Сократить ошибки ручного ввода данных в системы
• Сократить почтовые издержки поставщика
• Сократить время согласования и подписания документации
• Сократить время поиска документов на обеих сторонах
• Сократить риски утери документов поставщиком
• Сократить издержки на хранение и изъятие документации на
обеих сторонах
• Упростить аудит компании
• Повысить прозрачность взаимоотношений с партнёрами
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 2
3. Нормативная база использования электронного
документооборота с электронной подписью.
Сейчас существует следующая законодательная база по ЭДО, основные документы:
• Налоговый кодекс РФ (ФЗ №229-ФЗ от 27.07.2010г.); Ст. 169. Счет-фактура может быть составлен и
выставлен на бумажном носителе и (или) в электронном виде;
• Федеральный закон от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи»;
• Постановление Правительства №1137 от 26.12.2011г. «О формах и правилах заполнения (ведения)
документов, применяемых при расчетах по НДС». Постановлением утверждена новая форма счета-фактуры,
корректировочного счета-фактуры, журнала учета и книг покупок, продаж и порядок заполнения в бумажном и в
эл. виде;
• Приказ Минфина РФ от 25.04.2011г. №50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в
электронном виде по ТКС с применением ЭЦП»;
• Приказ ФНС от 30.01.2012г. №ММВ-7-6/36@ «Об утверждении форматов документов, используемых при
выставлении и получении счетов-фактур в электронном виде по ТКС с применением ЭЦП» (см.вложение):
Данным приказом утверждены:
- формат информационного сообщения об участнике электронного документооборота счетами-фактурами;
- формат извещения о получении электронного документа согласно;
- формат подтверждения даты отправки документа;
- формат подтверждения даты получения документа;
- формат уведомления об уточнении электронного документа.
• Приказ ФНС от 21 марта 2012 № ММВ-7-6/172 «Об утверждении форматов первичных учетных документов»
- форматы ТОРГ-12 и Акт приемки-сдачи работ
• Приказ ФНС от 5 марта 2012 г. № ММВ-7-6/138@ «Об утверждении форматов счета-фактуры, журнала учета
полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок и книги продаж, дополнительных листов книги покупок
и книги продаж в электронном виде»;
• Приказ ФНС от 20 апреля 2012 г. № ММВ-7-6/253@ «Об утверждении Временного положения о Сети
доверенных операторов электронного документооборота и Временного положения о порядке присоединения к
Сети доверенных операторов электронного документооборота».
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 3
4. Схема электронного документооборота
METRO Group
real,- Специализированный оператор Поставщик
Прайс - лист Прайс - лист
edi edi
Уведомление
о расчёте скидки Система Рекламация
электронного
Уведомление о выставлении документооборота
штрафных санкций интегрированная с Рекламация
EDI системой
Акты
приёмки-сдачи услуг Рекламация
Счёт-фактура Счёт-фактура
edi В разработке edi
В разработке
Электронный архив
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 4
5. WEB portal для работы с ЭЦП
Supplier real,-
ERP real,-
Архив электронных документов Резервный
Корус Консалтинг СНГ архив ЭД real,-
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 5
7. Перспективы в 2012-2013 гг
Возможно добавление в оборот любых документов, которые не
запрещено подписывать электронной подписью
real,- рассматривает следующие документы для добавления:
• Кредит/Дебит нота
• Промо акции
• Уведомление о корректировки скидки
• Авизо
• Дополнительные соглашения к договору поставки
• Акт сверки взаиморасчётов
Возможно добавление другой документации, мы готовы рассмотреть
предложения поставщиков
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 7
8. Основные преимущества работы с электронными
документами с электронной подписью
Минимизация почтовых издержек,
исключение случаев утери
документации.
Ускорение согласования цен и
подписания прайс-листов
• Сокращение
финансовых издержек
Снижение издержек на хранение, поиск
и изъятие документации из архива
• Сокращение временных
затрат
Упрощение аудита
Интеграция с EDI модулем ряда документов
для автоматической загрузки данных в
собственные ERP системы
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 8
9. Project timeline
Project timeline
2011 2012 2013
Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Start E-DOC portal
Start Price-list
Start Level bonus notice
Start penalty notification
Start INVOIC
Start additional agreement
Start Debit/Credit note
Start Notice correction documentation
Start Store documentation
Increase sequrity of portal according corporate politics
Automatisation of Portal
Joining with EDI
Joining with MGP
for invoice status notification
for automate export files to portal
Legal INVOIC start
Реал планирует к 2013 около 50%поставщиков будут
работать с электронной документацией
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 9
10. Кейс – внедрение документа счёт-фактура с ЭП
Кейс – внедрение документа счёт-фактура c ЭП
Стоимость внедрения:
Приобретение ключей ЭП – 3770 р./шт.
Дополнительная настройка собственной ERP системы.
Выгоды:
Количество входящих документов INVOIC в году 500000
Издержки на автоматизированную обработку входящих INVOIC 4 млн.
Издержки на ручную проверку 2.1 млн. руб
Издержки на хранение INVOIC 0,5 млн руб
Общие издержки 6.6 млн. руб
Экономия при 90% электронных INVOIC 6 млн. руб.
Сопутствующие выгоды:
Ускорение взаиморасчётов с поставщиками
Уменьшение рисков потери документации
Повышение привлекательности сети для поставщиков
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 10
11. Контакты:
Проекты EDI и E-DOC:
EDI@real.ru
Alexey.Mitin@real.ru,
Coordinator of E-Documentation
projects
Тел+7 (495) 663-49-65
Leningradskoye Shosse, 71G,
125445, Moscow, Russian
Federation
ООО «реал,- Гипермаркет», Россия Митин Алексей 2012 11
