Presentation during World Digital Preservation Day 2018 and International Conference 'Memory Makers' organised by DPC and the Dutch Digital Heritage Network

1. Stichting Archiefpublicaties | Presentatie jaarboek | 29 november 2018

2. Stichting
Archiefpublicaties
“ het (doen) uitgeven en het stimuleren van het uitgeven van publicaties die betrekking hebben
op- en van belang zijn voor het archiefvak en de archiefwetenschappen”
https://kvan.courant.nu
https://www.kvanbrain.nl/pagina/sp

3. Programma
10:30-10:45 • Welkom! (Erika Hokke)
• ‘Pioniers, settelers en planners’, een jaarboek over preserveren (Margriet van Gorsel) *
10:45-11:45 Een blik in het jaarboek
• Digital preservation, wat is het niet (of niet alleen). Tijd voor een andere benadering (Mette van Essen)
• Duurzame toegang tot research data, casus Universiteit Leiden (Laurents Sesink)
• Preserveren van digitale architectuurarchieven (Frans Neggers)
• Capturing online cultures, storytelling as a method (Annet Dekker)
11:45-12:00 Stappen zetten in een nieuw vakgebied
• Overhandiging jaarboek Preserveren door Marcel Ras en Margriet van Gorsel aan Roosmarijn Ubink en Eppo
van Nispen
• Afronding

4. Met dank aan:
Het jaarboek Preserveren zou er niet geweest zijn zonder:
De redactie
Margriet van Gorsel; Bart de Nil; Marcel Ras
De 22 auteurs, die samen 17 artikelen schreven
De sponsoren
Axiell ALM
Hogeschool van Amsterdam
Picturae
De Ree Archiefsystemen
De Morrenstichting
Netwerk digitaal erfgoed

5. ‘Pioniers, settelers en
planners’:een jaarboek over
preserveren
MARGRIET VAN GORSEL, STADSARCHIEF AMSTERDAM, REDACTEUR
29 NOVEMBER 2018

6. Redactionele Keuzen
- combinatie Vlaanderen en Nederland
- collectiebeherende instelling
- studenten en beginnende professionals
- geen commercie
- globale context, lokale inzet
- inhoud en structuur: Wardley
- vorm

7. Aan het werk
- Auteurs
- Thema’s
- Door onvoorziene omstandigheden
- Missers

8. Resultaat
Overzicht van een moment in de tijd
Functionele preservering
Collectiebeherende instellingen
Preserveren van informatie
Verschillende domeinen
Verschillende fasen van organisatieontwikkeling

9. Digital Preservation
wat is het niet
METTE VAN ESSEN, NATIONAAL ARCHIEF
29 NOVEMBER 2018
(of niet alleen)

10. Digital Preservation
wat is het niet
TIJD VOOR EEN ANDERE BENADERING
(of niet alleen)

12. TECHNISCH PROBLEEM
ADAPTIEVE UITDAGING

13. A B

15. Archiveren is alles wat nodig is om informatie
duurzaam toegankelijk te maken.

16. Duurzame toegang tot research
data, casus Universiteit Leiden
LAURENTS SESINK, CENTRE FOR DIGITAL SCHOLARSHIP
UNIVERSITAIRE BIBLIOTHEKEN LEIDEN

17. De digitale transitie in wetenschappelijk
onderzoek
• Onderzoek – Beschikbaarheid van Big Data, (inter)disciplinarire samenwerking, ontwikkeling van
nieuwe methoden, technieken en instrumenten. Data Science
• Onderzoeksproces– Eisen van onderzoeksfinanciers, -organisaties, uitgevers en overheden met
betrekking tot Research Data management.
• Publicatieproces– Nieuwe mogelijkheden voor online publiceren, eisen van overheden of
onderzoeksfinanciers met betrekking tot Open Access
• Digitale duurzaamheid– Hoe wetenschappelijke output ook voor de lange termijn toegankelijk en
bruikbaar te houden. Digital Preservation

18. Het belang van professioneel
datamanagement (Waarom)
• Het komt de kwaliteit van het onderzoek ten goede;
• In het licht van wetenschappelijke integriteit is het belangrijk om zorgvuldig vast
te leggen hoe data verworven en beheerd worden en wie wanneer welke rechten
heeft om de data aan te passen of te bewerken;
• Met veel onderzoeksdata moet uit het oogpunt van veiligheid en privacy uiterst
zorgvuldig worden omgegaan;
• In een wereld waarin beperkt budget beschikbaar is voor wetenschappelijk onderzoek,
is het cruciaal dat andere wetenschappers gebruik kunnen maken van
bestaande datasets, zowel voor het verifiëren en reproduceren van onderzoeksresultaten
als voor het beantwoorden van nieuwe onderzoeksvragen.

19. Digitale duurzaamheid (Beleid)
Horizon Europe
“The principle of Open Science will become the modus operandi of the new Programme. It will go
beyond the open access policy of Horizon 2020 and require open access to publications and data
(with robust opt-outs for the latter), and to data management plans. The Programme will foster
the widespread use of FAIR data; and activities that enhance researchers’ skills in open science
and support reward systems that promote open science.”
Regeerakkoord: ‘Open Science wordt de norm in wetenschappelijk onderzoek’.
Nationaal Plan Open Science
100% Open Access voor publicaties
Optimaal hergebruik van onderzoeksdata
Nieuw evaluatie en waarderingssysteem voor onderzoekers

20. Universitair beleid
 Veilige opslag: integriteit, beschikbaarheid,
vertrouwelijkheid
 Data moeten voor tenminste 10 jaar bewaard worden
 Data moeten voldoen aan de ‘FAIR’ principes
 Documentatie, metadata en software moeten beschikbaar zijn
 Archiveer data in een gecertificeerd archief
 Schrijf een datamanagement plan (DMP)
BEFOREDURINGAFTER

21. Duurzaamheid (Wat)
Data moet na afloop van het onderzoek voldoen aan de FAIR principes

22. Duurzaamheid (Wat)
• Archiveer data in een gecertificeerd archief die minimaal voldoet aan de eisen van het
CoretrustSeal
• Het CoretrustSeal stelt eisen waaraan een digitale repository
moet voldoen.

23. Werkprocessen, protocollen (Hoe)
• Datamanagement Plan
• Template
• DMP tool
• Voorzieningen
• Overzicht van beschikbare voorzieningen per faculteit (lokaal, landelijk, internationaal)
• Ondersteuning
• Informatievoorziening
• Vraagafhandeling
• Advies
• Vaardigheden en competenties
• Trainingen, hands on ondersteuning

24. Werkprocessen, protocollen (Hoe)
• FWN: PhD geeft in een Dataformulier aan waar de data opgeslagen
is voor zijn/haar promotie. Formulier wordt ondertekend door de
promotor en de wetenschappelijke directeur
 Alle data onderliggend aan theses zijn toegankelijk voor het instituut
 Inzicht in volume / type datasets
 Inzicht in de praktijk van het delen van data
x Meeste data voldoet nog niet helemaal aan de FAIR principes
x Beheer van data op harde schijven / gedeelde netwerk schijven is problematisch

25. Lessons learned
• Betrokkenheid van alle belanghebbenden is cruciaal. Inclusief de pioniers.
• Commitment van overheden, financiers, bestuurlijke gremia is onontbeerlijk.
• Combinatie van top-down & bottom-up aanpak is noodzakelijk omdat wetenschappelijke
disciplines sterk van elkaar kunnen verschillen.
• Het delen en duurzaam toegankelijk maken van data vergt een andere manier van werken en
cultuur.
• Het opzetten van nieuwe diensten en ondersteuning is een grote uitdaging.
• Het FAIR maken van data zijn nieuwe professionals nodig zoals Data Stewards, Data Engineers,
Data curators etc….
• Op basis van de ervaringen uit de praktijk moet het beleid bijgesteld kunnen worden.

26. Preserveren van digitale
architectuurarchieven
FRANS NEGGERS, HET NIEUWE INSTITUUT
29 NOVEMBER 2018
Een korte weergave van het artikel ‘10 jaar digitale architectuurarchieven: een stand van zaken’, Wim Lowet (Vlaams
Architectuurinstituut) en Frans Neggers (Het Nieuwe Instituut).

27. De culturele opdracht als uitdaging

28. Opkomst digitaal ontwerpen

29. Functies ontwerpsoftware
Uitwerking
van het
ontwerp
Mogelijk
maken van
complexe
ontwerpen,
via
parametrisch
design
Sterke
visualisaties
worden
mogelijk
Onder-
steuning
ontwerp- en
bouwproces,
samen-
werking,
delen
informatie

30. *TomAvermaete,Roundtable‘TheToolsoftheArchitectintheArchive’,HetNieuweInstituut,23nov2017
Gebruik van digitale ontwerptools heeft geleid tot een nieuwe ontwerppraktijk waarbinnen de
traditionele betekenis van tekening, model en document niet meer geldig is. De focus ligt steeds
meer op data. Het is nodig tot een nieuw begrip te komen.
Door de kenmerken, mogelijkheden en tools van het digitale komen ontwerppraktijk,
onderzoekspraktijk en archiefpraktijk in een andere verhouding tot elkaar te staan*. Er treden
veranderingen op in rol en plaats.
Ontwerp
praktijk
Onderzoeks
praktijk
Archief
praktijk
. Toegankelijkheid
. Vergelijkend onderzoek
. Visueel vs textueel
. Representatie data
. Opslag
. Indexing & crowd indexing
. Cross referencing & hyperlinking
. Duurzame toegangekijkheid
Digitalisering van de ontwerppraktijk
Researching Design Archiving Design
Researching archives / Archiving research

31. De uitdaging
* Software en bestanden zijn complex
* Veel software is leveranciersafhankelijk, specificaties niet of slechts deels openbaar
* Complexe opbouw bestanden bemoeilijkt migratie naar meer open formaten
* De informatievorming binnen de praktijk is vaak complex en voor buitenstaanders niet
altijd goed te interpreteren
* Bij architecten laag bewustzijn en belang om duurzaam te archiveren, archivering soms
ad hoc
* De aandacht voor informatiemanagement en archivering binnen bureaus varieert

32. De uitdaging
Vlaams Architectuurinstituut en het Nieuwe Instituut hebben de uitdaging beantwoord door
aandacht te geven aan
* Kennisopbouw
* Bewaarstrategieën bepalen en uit te testen
* Te kijken naar de aanpak aan de bron
* Te werken aan een e-depot voorziening

33. Internationale initiatieven
Gau:di programma FACADE CCA, Archaeology of the Digital
Frank Gehry’s ontwerp voor MIT’s Stata
Center diende als testbed (foto: Andy
Ryan)

34. De uitdaging: kennisopbouw
Het Nieuwe Instituut
. Congres Hybrid Architectual Archives (NAi, 2008)
. Maturities/capabilities study naar digital preservation bij Het
Nieuwe Instituut, startpunt traject (2015)
. Thursday Night bijeenkomst i.h.k.v. overdracht digitaal archief
eerste 400 MVRDV-projecten. Over onder meer de kijk van
instellingen en architecten op waarderen en preserveren.
. Leeromgeving en training Digital Preservation (2016)
. Verdere professionalisering binnen het Project inrichting
digitaal archief (2017-2019)
. Round table bijeenkomst The Tools of the Architects in the
Archive (2017)
. Internationale expertmeeting Archiving Digital Architectural
Heritage (2018)
Vlaams Architectuurinstituut
Project digitale architectuurarchieven. Onderzoeken 2008-2017:
. Survey naar digitaal documentbeheer bij architecten (2008)
. Onderzoek naar opname en preservatie van CAD (2013)
. Pilotproject over ordening en selectie in een digitaal bouwdossier
van Martine De Maeseneer Architecten, in samenwerking met
PACKED (2014)
. Onderzoek naar een archiveringsworkflow aan de hand van het
digitaal archief van Maarten Van Severen (2014-2016)
. The archives @ the architects: een haalbaarheidsstudie voor
archiefdiensten aan architecten (2016-2017)
. Ontwikkeling van procedures voor bestandsreplicatie en -
identificatie aan de hand van het digitaal archief van Christian
Kieckens (2017)

35. De uitdaging: bewaarstrategieën
* Wat zijn de mogelijkheden en issues bij bit preservation en functionele preservering?
* VAi-onderzoek naar opname en preservatie van CAD (2013). Het onderzoek bij een
aantal bureaus leverde een overzicht van gebruikte software en gebruikte
bestandsformaten en er werd getest op preservering. Er ontstond een beeld van inhoud
en structuur en van te nemen stappen bij opname, de benodigde instrumenten en
van geschikte archiveringsformaten.
* Bij Het Nieuwe Instituut is het ontwikkelen van een Preservation Policy integraal
onderdeel van het Project inrichting digitaal archief (2017-2019).
* Voorlopig lijkt binnen de praktijk van de instellingen vooral de nadruk te liggen op bit
preservation en wordt er naar functionele preservering onderzoek gedaan.

36. De uitdaging: de bron
VAi, The Archives @ The Architects, haalbaarheidstudie, 4 cases
- Kan instelling architectenbureaus bijstaan in document- en archiefbeheer?
- Kan dat voor beide tot winsten leiden, is er een business model mogelijk?
- Kan het leiden tot vervroegde overdrachten, waardoor ook preservering sneller kan plaatsvinden?
- > Welke concrete diensten zijn bureaus bereid af te nemen? : wel enige educatie en kwaliteitsscan, geen zwaardere
diensten
Het Nieuwe Instituut
- Bureauenquête (NAi, 2008). Zicht op analoog en digitaal archiefbeheer en op gebruik hardware en software.
- Onderzoek 9 bureaus 2017, inzicht in
. het archiefbeheer bij de bureaus
. gebruik software binnen het creatieve ontwerpproces en verschil tussen early adopters en
volgers; rol en gebruik van software gericht op projectbeheersing (zoals BIM)
. de rol van samenwerken / co-design
. de betekenis van digitaal ontwerpen en de relevantie voor verzamelen en preserveren
. de aandacht die bureaus bereid zijn te geven aan archiefbeheer en duurzame toegankelijkheid
. het belang van samenwerking met de archiefvormers (van elkaar leren, competenties ontwikkelen, ontwikkelingen
monitoren)
. werk binnen netwerken samen aan onderzoek naar duurzame toegankelijkheid

37. De uitdaging: naar een voorziening
Het Nieuwe Instituut
- Project inrichting digitaal archief (2017-2019)
Vlaams Architectuurinstituut
- Werkt samen met 6 Vlaamse culturele instellingen in een onderzoeksproject naar
een gedeelde voorziening (2020-2024)

38. De toekomst
* Samenwerking VAi – Het Nieuwe Instituut benutten en uitbouwen
* Aandacht voor issues duurzame toegankelijkheid en ontwikkelen beleid
* Relatie met de archiefvormers uitbouwen
* Onderzoeksmogelijkheden binnen netwerken benutten
* Gebruikers beter leren kennen
* Kennis ontwikkelen en delen
* Waar liggen de mogelijkheden van gedeelde voorzieningen?

39. Capturing online cultures, or
storytelling as method
ANNET DEKKER, UNIVERSITEIT VAN AMSTERDAM

40. Thomas Cheneseau

41. Jan Robert Leegte, Remake of Robert Smithson’s Spiral Jetty in Minecraft, 2013

42. Infinimine[r]craft or,
@netwurker modding
Jan Robert Leegte modding Robert Smithson

49. In the absence of a common heritage framework, the decision to keep this work for the future cannot be traced to one
single moment in time; the history of the work shows that its prolongation had to be negotiated again and again.
Vivian van Saaze, The Ethics and Politics of documentation. On Continuity and Change in the Work of Robert Smithson, 2013
Robert Smithson, Spiral Hill/Broken Circle,
1971-present

50. Digital Digging, Greenhills Garden Centre

51. Met dank aan:
Het jaarboek Preserveren zou er niet geweest zijn zonder:
De redactie
Margriet van Gorsel; Bart de Nil; Marcel Ras
De 22 auteurs, die samen 17 artikelen schreven
De sponsoren
Axiell ALM
Hogeschool van Amsterdam
Picturae
De Ree Archiefsystemen
De Morrenstichting
Netwerk Digitaal Erfgoed

52. Presentatie
Overhandiging jaarboek Preserveren aan
Roosmarijn Ubink en Eppo van Nispen
( https://kvan.courant.nu/periodicals/JB )

53. Jaarboek Preserveren is (vanaf morgen) in
open access beschikbaar via
https://kvan.courant.nu/periodicals/JB
Jaarboek zal daarnaast op diverse andere
platforms worden geplaatst (LOCKSS)
Auteurs en sponsoren krijgen digitale versie
morgen toegestuurd.
Vragen? Dank aan sprekers!** Lunch!