Barbara Sierman (KB, projectleider NCDD/NDE) vertelt over het belang van het opstellen van duurzaamheidsbeleid voor organisaties met een digitale collectie. Er zijn hulpmiddelen aanwezig en onderweg voor dit traject. De presentatie maakte deel uit van de Kennisdag Digitale Duurzaamheid van de Nationale Coalitie Digitale Duurzaamheid op 13 juni 2016.

1. Wat doe ik? Over het opstellen van duurzaamheidsbeleid
Barbara Sierman
NCDD Kennisdag digitale duurzaamheid, Amsterdam, 13-06-2016

2. De kiezelsteentjes van Klein Duimpje
Barbara Sierman
NCDD Kennisdag digitale duurzaamheid, Amsterdam, 13-06-2016

3. Wat is duurzaamheidsbeleid?
Preservation Policy: Written
statement authorized by the repository
management that describes the
approach to be taken by the repository
for the preservation of objects
accessioned into the repository. (APA)
Moet consistent zijn met overige beleid

4. Hoe begin je eraan?
Broodkruimels: Veel beleid bestaat al, maar is niet beschreven.
Vervang de broodkruimels door steentjes!

5. Voor wie is duurzaamheidsbeleid nodig?
Interne staf Gebruikers
Depotgevers Subsidiegevers
Collega-instellingen Algemene publiek

6. Wat is goed duurzaamheidsbeleid?
Leidraad:
ISO 14721: OAIS standaard
ISO 16363: Audit and Certification Trustworthy
Repositories
diverse handleidingen
EU SCAPE project (2010-2014)
Scape Policy Framework
Catalogue of Policy Elements
Published Preservation Policies
http://bit.ly/1Ojqqcw

7. Scape Policy Framework: 3 niveaus
Het padHet pad
DeDe
kiezelskiezels

8. NDE Duurzaamheidsbeleid projectgroep
Vertaling van de Catalogue of Policy Elements
Toevoegen van nieuwe domeinen
Nederlandse voorbeelden van collega’s
Aangepast sjabloon
Verificatie via workshops
Samen met:
•Beeld en Geluid: Annemieke de Jong
•Koninklijke Bibliotheek: Tanja de Boer
•Het Nieuwe Instituut: Behrang Mousavi
•SIMIN / Drents Museum: Carola Steenbergen
•Nationaal Archief: Pepijn Lucker

9. NDE Duurzaamheidsbeleid sjabloon
1. Naam Beleidsuitgangspunt: naam Beleidsuitwerking
Gerelateerd
Beleidsuitgangspunt
Verwijzing naar Beleidsuitgangspunt
Definitie/
Omschrijving
Beschrijving van de Beleidsuitwerking
Waarom Reden waarom een organisatie deze Beleidsuitwerking in haar beleid op zou kunnen nemen
Risico Omschrijving van het risico dat een organisatie loopt als op dit punt het beleid niet duidelijk is
Wanneer? Stadium in de levenscyclus waarin deze Beleidsuitwerking geformuleerd zou moeten worden
Betrokkenen Wie in de organisatie qua functie zou betrokken kunnen worden om deze Beleidsuitwerking vast
te stellen
Relaties Verwijzing naar gerelateerde Beleidsuitwerkingen
Voorbeelden Voorbeelden uit de originele (Engelstalige) Catalogue of Policy Elements
Discussievragen Voorbeeldvragen om intern discussie op gang te brengen over dit specifieke punt. De antwoorden zouden
dan in de beleidsuitwerking terug te vinden moeten zijn
Competenties Omschrijving van de competenties waarover de Betrokkenen zouden moeten beschikken bij het
opstellen van de Beleidsuitwerking
Casus per domein Voorbeelden van instellingen die in het NDE project deelnemen en bepaalde domeinen
vertegenwoordigen

10. NDE Duurzaamheidsbeleid tijdspad
Conceptversie klaar voor de zomer
Workshops organiseren na de zomer
Terugkoppeling met het veld
Praktisch maken van duurzaamheidsbeleid
Workshop voor management
Mogelijk in combinatie met andere thema’s
(certificering)

11. NDE Duurzaamheidsbeleid: samenvattend
Zoek de broodkruimels in je organisatie
Welke impliciete besluiten, processtappen etc. zijn er al?
Leg daar een kiezelsteen bij
Identificeren eerst, later komt de ordening
Gebruik de Catalogus om Duurzaamheidsbeleid te maken
Ordening en completering van de elementen
Aanvullen waar nodig
Meer hulp na de zomer!

12. Vragen?