Presentert ved Sølvi K. Tennstrand, seniorrådgiver innen offentlige anskaffelser, under NIMA-DAGENE 2017

1. NAVs anskaffelsesprosesser innen IT
– handlingsrom via forutberegnelighet
og kommunikasjon
Sølvi K. Tennstrand, Arbeids- og velferdsdirektoratet

2.  Noen utfordringer
 Forhandlinger – en arena for kommunikasjon
 Tildelingsbrevet
 Andre arenaer for kommunikasjon
Innhold

3.  Behovsbeskrivelse – leverandørs forståelse
 Utfordringer i prosessen - uvisst hvilke eller når
 Som en kollega av meg sier «en er alltid klokere etter en
anskaffelse enn før en anskaffelse»
 Når det er «strenge regler» for kommunikasjon…
Noen utfordringer

4. Kommunikasjon ..

7.  Regelverket blir oppfattet som en begrensning
 KOFA-avgjørelser og dommer som ikke er
kommunikasjonsfremmende
 Åpning for visse former for kommunikasjon
Våre prosesser på IT - kommunikasjon
Handlingsrom - en stor risiko å kommunisere?

8. FORHANDLINGER
- EN ARENA FOR KOMMUNIKASJON

9. «Forhandlinger tar mer tid i en presset hverdag»
Gevinster:
 mer sammenlignbare tilbud
 unngår uklarheter/misforståelser
 enige om innholdet
 mer spisset tilbud
 bedre forståelse av tjenesten, lisensvilkår o.a.
«Gevinster både for leverandører og NAV i kontraktens levetid, ved at
partene har mest mulig like fortolkninger av innholdet i kontrakten».
Hvorfor forhandle?

10.  opplyser om hvordan vi skal forhandle i
konkurransegrunnlaget
 kommuniserer vår forhandlingsplan med frister i første
møte
 gi leverandørene tid til å planlegge ressursbruken og
forberede leverandørene på prosessen
Forhandlinger

11.  riktig kompetanse i forhandlingsmøter
 anledning til å presentere tilbudet i første forhandlingsmøte:
bli kjent og få et snapshot av tilbudet - god respons fra
leverandørene
 misforståelser avdekkes tidlig
Forhandlinger forts.

12.  Vårt mål å gjøre leverandørene gode
 Likebehandling
 Forutberegnelighet
 Læringsarena
 Gode tilbakemeldinger på ryddige/forutsigbare prosesser
 Får mer spisset tilbud/bedre kontrakter
 I ny LOA/FOA: benytt muligheten til forhandling!
Forhandlinger skaper tillit

13. TILDELINGSBREVET

14.  Bruker tid
 Gode begrunnelser
 Klarspråk
 Mer enn forskriften krever
Forståelse for avgjørelsen
Færre ubegrunnede klager
Tildelingsbrevet, noen momenter

15. Utdrag fra tildelingsbrev
4.6 Krav til virksomhetsarkitektur, evaluering av
 strategiske føringer og kobling til arkitekturen
 helhetlig arkitekturstyring
 funksjonalitet
 brukervennlighet
 analysemuligheter
Her oppnådde Leverandør 1 en score på 0,898 poeng, mens Leverandør 2 fikk en score på 0,530.
Innenfor evaluering av kvalitet var det her det var størst forskjell i score mellom vinneren av
konkurransen og Leverandør 2.
Leverandør 1 fremstår som meget solide i sin tilnærming til virksomhetsarkitektur, med god kobling til
strategi, muligheter for analyser og godt egnet til en overordnet styring av virksomhetsarkitekturen.

16.  Nærmere begrunnelse
 Bedre forståelse av resultatet
 Demper evt. støy/konflikter
 Svært stor interesse
 Læring – fremtidige tilbud
 Anbefaler denne metodikken!
Etter av konkurransen er avgjort – loss review

17. ANDRE ARENAER FOR KOMMUNIKASJON

18. Andre arenaer for kommunikasjon
 Informasjonsmøte
 Markedsundersøkelse
 Evt. møter i tilbudsfasen

19. Andre arenaer for kommunikasjon forts.
Markedsdialog
 hele eller deler av kravspesifikasjonen på høring i forkant av
anskaffelsen
=> Tilbakemelding på innretning av konkurransegrunnlaget,
enkeltkrav, prismodell
 God respons fra leverandørene
=> Tilbakemelding på krav som ikke er gode nok, tips til bedre
innretning av konkurransen

20. «Vi sier hva vi gjør, og vi gjør det vi sier»
 Tillit i markedet
Våre prosesser – forutberegnelighet og kommunikasjon

21.  solvi.kristiansen.tennstrand@nav.no
 Mobil 47 34 99 76
Kontaktinfo Sølvi K. Tennstrand