Norrtälje kommun digital ärendehanteringsprojekt

1. Norrtälje kommun och digital
ärendehantering
Jonas Vallgårda

2. 2
Vad är digital ärendehantering?
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

3. 3
Inte digitalt
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

4. 4
Digitalt
● PC
● Skanna
● E-post
● Mobil
● Läsplattor
● Internet
● etc
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

5. 5
Ärendehantering (nämndadministration)
● Postöppning och registrering
● Beredning, remittering och beslutsunderlag
● Kallelser och sammanträdeshandlingar
● Sammanträde
● Protokoll och justering
● Beslutsregistrering och expediering
● Arkivering och gallring
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

6. 6
Utveckling pågår 2011
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

7. 7
Digital Vision
”Vår vision är enkel. Vi vill ersätta dagens pappersflöden i
kommunen och istället utnyttja den digitala tekniken. Vi vill
återanvända information som redan finns i våra databaser och
på så sätt undvika dubbelarbete. Vi vill tydliggöra ansvaret för
ett ärende. Vi vill förbättra sökbarhet, överblick och
tillgänglighet till våra handlingar för såväl ledning,
medarbetare, förtroendevalda och medborgare. Vi vill värna
vår miljö genom att minska mängden papper och transporter.
Vi vill spara pengar genom effektivare administration och färre
fysiska försändelser. Vi ska inte bli papperslösa, den som
önskar kan fortfarande skriva ut för eget behov, men vi
ska inte belasta våra kollegor med sådant som kan ordnas
digitalt. Vi vill skapa förståelse för ledarskapets avgörande
betydelse för en framgångsrik utveckling mot e-förvaltning.”
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

8. 8
Ledstjärnor
● Ökad effektivitet
● Ökad rättssäkerhet
● Fördjupad demokrati
● Minskad miljöpåverkan
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

9. 9
Vad gör ni med alla bokhyllor?
Patrik Oja, kommunchef i Haparanda, är
upprorsmakaren som slängt ut papperen från
kommunhuset.
– Jag menar att man bara behöver en mobil och en dator
för att klara av sitt uppdrag. Jag har heller inga postit-
lappar på mitt kontor, däremot elektroniskt i datorn, och
fördelen är att man kan mejla dem. Vi har fortfarande
toalettpapper i kommunhuset, men det finns lösningar
på det området också.
Källa: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/vad-gor-ni-med-alla-bokhyllor_5973101.svd#
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

10. 10
Process - digital
ärendehantering
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

11. 11
Digitalt för förtroendevalda 2011
● De flesta nämnder bör
kunna erbjuda kallelser
och handlingar via e-post
● Kallelser, protokoll och
handlingar ska göras
tillgängliga via
norrtalje.se
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

12. 12
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

13. 13
Din e-postadress
● förnamn.efternamn@norrtalje.se
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

14. 14
Hur kommer jag åt min e-post?
● https://epost.norrtalje.se
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

15. 15
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

16. 16
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

17. 17
Inloggningsuppgifter
● Kontakta din nämndsekreterare för
inloggningsuppgifter
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

18. 18
Din e-post kan vara allmän handling?
● Allmänna handlingar ska normalt diarieföras
● Sekretess handlingar ska alltid diarieföras.
● Allmänheten har i princip samma rätt att ta del
av allmänna elektroniska handlingar som
pappershandlingar.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

19. 19
Allmän handling
● Inkommen post är allmän handling och ska
hanteras så att allmänheten ”genast eller så
snart det är möjligt” kan ta del av den.
● En handling anses som inkommen då den
kommit förvaltningen eller representant för
myndigheten tillhanda
● Representant = tjänsteman eller
förtroendevald
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

20. 20
Representant för myndigheten, men …
● En förtroendevald har inte på grund av sin
ställning som ledamot i nämnd befogenhet att
ta del av handling som inte är allmän.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

21. 21
Jag är inte bara representant för
myndigheten …
● Jag är politiker också!
● E-post som du får tillsänd till dig i egenskap av
politiker är inte att anse som allmän handling.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

22. 22
Loggar över e-posttrafiken
● Är dock allmän handling,
även om e-posten
endast innehåller privata
meddelanden.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

23. 23
Att göra!
● Regelbundet kontrollera din @norrtalje.se
brevlåda
● Vidarebefordra e-posten till annan e-post
brevlåda som du kollar dagligen.
● Hjälp med vidarebefordran – kontakta IT-
support på telefon 74646
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

24. 24
Klimatnämnden testar
● Kallelser och handlingar via e-post
● Ipad som läsplatta på sammanträdet
● En jämförelse - 7 möten med papper kostade
24 000 kronor
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

25. 25
Tips för pdf:er !
● Adobe Reader X har en anteckningsfunktion
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret