Intervention d'OrganiZen, conseil en organisation personnelle, pour Entreprendre au Féminin Ille-et-Vilaine sur le thème de l'aménagement du poste de travail et la gestion des documents administratifs

1. AMÉNAGER SON ESPACE DE TRAVAIL ET OPTIMISER LA GESTION
DE SES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS POUR GAGNER EN
EFFICACITÉ ET SÉRÉNITÉ
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2. LAURE DUFOURG – ORGANIZEN ESPACE & TEMPS
J’accompagne les indépendants et TPE dans leur
organisation quotidienne :
 Aménagement fonctionnel des locaux
 Assistance administrative
 Communication
 Conseil en organisation personnelle
UN PARTENARIAT CONFIANCE SUR LE LONG TERME
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3. OBJECTIF DE L’ATELIER
Quel que soit le statut
Quel que soit le contexte
Quel que soit le lieu
> Se créer un cadre de travail propice à l’efficacité et à
la sérénité.
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4. OPTIMISER SON
ENVIRONNEMENT DE
TRAVAIL
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5. OPTIMISER SON ENVIRONNEMENT DE
TRAVAIL
1
« En entreprise, on perd …… heure(s) par jour à
chercher des informations, documents, objets, etc soit
6
…… semaines par an ».
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6. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL
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7. OPTIMISER SON ESPACE DE TRAVAIL
Un espace de travail :
- Sobre - Aéré
- Fonctionnel - Propre
- Personnalisé - Privatisé
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8. 4 ÉTAPES POUR Y PARVENIR
1. Identifier
2. Trier
3. S’équiper
4. Faire durer
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9. 1. IDENTIFIER
> Identifiez ce qui vous sert tous les jours
> Ne gardez que cela sur votre bureau
> Otez tout le reste
ADMIREZ : vous avez sous les yeux le strict nécessaire
= tout ce qu’il vous faut pour bien travailler
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10. 2. TRIER
Reprenez la pile de ce qui n’avez pas à être sur votre bureau : c’est l’heure
du tri !
> Ce qui est cassé, abimé : poubelle
> Ce qui n’a pas n’a pas servi depuis « belles lurettes » : poubelle, don ou
rangement à sa juste place
> Ce qui est en doublon (voir plus) : à remiser dans le placard à fournitures
ou ailleurs,
> Ce qui vous sert régulièrement, mais pas quotidiennement (ex : les
trombones, cartes de visite, scotch…) : rangez-les à proximité en
minimisant les mouvements
Faîtes la même chose avec votre tiroir à bazar et vos autres rangements
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11. 3. S’EQUIPER
Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.
PENSER MOUVEMENTS
Investir dans du matériel performant et adapté, c’est
gagner en efficacité. Miser sur le visuel.
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12. 4. FAIRE DURER
Ranger son bureau chaque soir avant de partir et s’y
tenir pour :
- Partir l’esprit tranquille et passer une bonne
soirée/un bon week-end
- Etre d’attaque pour commencer la journée du
lendemain
- Ne pas perdre de temps à chercher
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13. LA DEMARCHE 5S
« 5S » sont les initiales de 5 mots japonais :
-Seiri : débarras,
-Seiton : rangement,
-Seiso : nettoyage,
-Seiketsu : ordre
-Shitsuke : rigueur
La démarche 5S s’applique à tout espace de travail
(ateliers et bureaux) et doit permettre de les aménager
de façon efficace et durable.
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14. 5 COMMANDEMENTS DU
RANGEMENT
Pour organiser objets et documents :
1. Ton nombre de gestes compteras,
2. Des distances te préoccuperas,
3. Tes contenants tu étiquetteras,
4. Pour chaque chose, une place logique découvriras.
5. La catégorie « Divers » tu éviteras,
Plus c’est simple à ranger, plus ce sera fait rapidement.
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15. OPTIMISER SON ESPACE DE
TRAVAIL
Sur le bureau : ce qui sert tous les jours uniquement.
A portée de main : ce qui sert régulièrement.
Ce qui sert occasionnellement : plus loin
> Ranger tous les soirs
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16. QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE
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17. QUELQUES NOTIONS D’ERGONOMIE :
ECLAIRAGE
• pas de reflet dans l’écran
• pas de lumière dans les yeux.
• écran perpendiculaire à la fenêtre.
• pas directement sous un plafonnier mais entre 2 rangées de
luminaires si possible : tamiser la lumière ambiante et ajouter
des lampes d’appoint au besoin.
• régler la luminosité de l’écran.
• nettoyer régulièrement l’écran (et vos lunettes).
• préférer un bureau au revêtement clair et mat.
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18. ORGANISER SES
DOCUMENTS
ADMINISTRATIFS
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19. CLASSEMENT
PHYSIQUE ET INFORMATIQUE
Rôle d’un plan de classement :
> Ordonnancer les composantes d’un dossier
> Ranger matériellement les objets d’information : leur localisation
dans un contenant et à une adresse bien définis.
> Organiser intellectuellement les informations
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20. LE PLAN DE CLASSEMENT
En version électronique, il se traduit par une arborescence de fichiers.
Eviter les trop grandes « profondeurs »
xxx 3 à 4 niveaux maximum
xxx
xxx xxx
…
…
…
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21. CRÉER SON PLAN DE CLASSEMENT
Un classement efficace répond aux demandes. Il faut donc
pour le mettre en place en fonction de son utilisation.
QQOQCP
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22. QQOQCP
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23. LES DIFFÉRENTS TYPES DE CLASSEMENT
Les types de classement :
- Alphabétique
- Numérique
- (Alpha numérique)
- Chronologique
- Thématique
Les différents types de classement : avantages & inconvénients
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24. LE CLASSEMENT OU L’ART DE
TRAVAILLER ENSEMBLE
Le « bon » classement n’existe pas dans l’absolu.
Un classement est « bon » quand chacun y retrouve seul ce qu’il
cherche.
Pour cela le classement doit être :
> Accessible
> A jour
> Épuré
> Fiable
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25. ACCESSIBLE
> Les dossiers et documents sont bien identifiés :
. stockage physique et informatique : Où est quoi ?
. mettre l’accent sur le visuel : signalétique, titre / sous titres sur les
chemises, informations de référence dans le document même (nom de l’auteur, date de
création, date de dernière modification, nom du fichier, emplacement)…
> Les noms de dossiers et fichiers sont explicites :
Ex : NomDuDossier_DateAAAA-MM-JJ-TypeDeDocument_Version
Ex : Annee-N DeDossier-NomDuDocument-Version
sans caractère accentué, ni ponctuation, ni espace
> Un plan de classement explique la méthode : il est le même en version papier et
électronique (mails et favoris compris).
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26. A JOUR - FIABLE
> Tous les documents sont classés.
> Il ne manque pas de documents dans les dossiers (gestion des
emprunts).
> Intégrité du document (compléter les propriétés du document).
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27. EPURE
Épurer au fur et à mesure
Dès émission ou réception d’un document, se demander :
- s’il faut le garder (exemple mails, brouillons, doublons, versions
intermédiaires…)
- si oui, sous quelle forme : papier, informatique et pourquoi ?
« Garder moins pour garder mieux »
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28. SYNTHÈSE
- Garder moins pour garder mieux
- Créer son plan de classement en amont selon les
besoins à venir
- Pas de rubrique Divers
- Un temps de classement tous les jours
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