El documento introduce el método de gestión de tiempo GTD (Getting Things Done). Explica que GTD ayuda a capturar todas las tareas y proyectos fuera de la mente en sistemas externos para liberar la atención. Luego describe los 5 pasos de GTD: recopilar, procesar, organizar, revisar y hacer. El objetivo final es equilibrar el tiempo entre lo urgente e importante mediante la planificación y anticipación.

1. PAE - PTF 10/08/2014
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Introducción a GTD®
© Alvaro Cristiani Labat (acl@xternum.com)
• Nuevas demandas, recursos insuficientes
• El trabajo ya no tiene limites claros
• Nuestros trabajo siguen cambiando
• Reloj y Brújula
“Intento tomarmelosdías de uno en uno,
Pero a vecesvarios días me atacan de golpe”
Ashley Brilliant
Gestión del tiempo
1. ¿Estamos usando nuestro tiempo para lograr
las cosas que realmente importan?
2. ¿Estamos simplemente flotando a la deriva?
3. ¿Estamos en un lugar intermedio entre
i. Enfocados (en lo que más importa)
ii. Arrastrados (por lo que más urge)

2. PAE - PTF 10/08/2014
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1. ¿Qué podrías hacer, que no estés
haciendo ahora, y que si lo hicieras
regularmente, representaría una
tremenda diferencia positiva en tu vida
personal?
2. ¿Qué podrías hacer, que no estés
haciendo ahora, y que si lo hicieras
regularmente, representaría una
tremenda diferencia positiva en tu vida
laboral/profesional?
¿por qué
NO
lo haces?
Entonces…
Mi puntuación
Cambiar el hábito/Incorporar nueva habilidad
Planificación
0 – 23 Baja predisposición mental
24 – 43 Alta predisposición mental
44 + Adicción a lo urgente

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Puntaje entre 0 y 23
•Su forma de gestionar no es a través de
la urgencia. Seguramente haya
desarrollado en cierto grado la capacidad
de planificarsus actividades prioritarias.
•Podrá mejorar su efectividad en la
medida que aprenda a prepararse o a
anticiparse a urgencias o imprevistosde
otras áreas de trabajo o de clientes
internos o externos, que,
paradójicamente, suelen presentarse con
cierta asiduidad.
Puntaje entre 24 y 43
•Algunas personas se acostumbran a
trabajar bajo presión o en situaciones
de crisis.
•Es una sensación ambigua de stress,
cansancio, pero también nos sentimos
útiles, energizados y exitosos, hasta
reconocidos por otros probablemente.
•La seguridad surge de estar ocupados
(un falso paradigma que muchos viven
y lo asumen como verdadero).
Puntaje de + de 44 puntos
Trabaja con urgencia para sentirse con plena energía. Su forma de
operar es siempre con presión y urgencia de correr y terminar todo
ya, perdiendo la posibilidad de aprender y reflexionar, desarrollar
relaciones, planificar, desarrollar nuevas capacidades, etc. La
importancias deja de tener espacio y valor, ya que para nosotros lo 1º
es lo urgente.
Stephen R. Covey
Urgente e Importante
Cuadrante I
•Crisis
•Problemas críticos
•Proyectos,reuniones
•Informes confechas límite
no Urgentee Importante
Cuadrante II
•Preparación
•Prevención
•Planificación
•Desarrollo de relaciones
•Gestiónde mi equipo
Urgente y no Importante
Cuadrante III
•Interrupciones innecesarias
•Informes innecesarios
•Reuniones, llamadas, mails
sin importancia
•Otros asuntosmenores
no Urgentey no Importante
Cuadrante IV
•Trivialidades
•Trabajo para mantenerse
ocupado
•Actividades de «escape»
•Internet, TV,…
l o i m p o r t a n t e
u
r
g
e
n
c
i
a
s
- REDUCIENDO EL TIEMPO
DEDICADO A LOS CUADRANTES III Y IV
- AUMENTANDO EL TIEMPO
DEDICADO AL CUADRANTE II

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1. ¿Qué nos impide dedicarle mayor tiempo a
actividades relacionadas con el cuadrante II?
2. ¿Qué podríamos hacer en el cuadrante II para
reducir nuestros cuadrante I y III, eliminando
todas las tareas del cuadrante IV?
3. ¿Cuáles son los principales asesinos de mi propia
efectividad ͟?
4. ¿Cómo puedo neutralizarlos total o parcialmente?
1. Confiabilidad
• «la mente es buena creando pero mala memorizando»
2. Acción
• «no podemoshacer cosaso ideas, soloacciones»
3. Contexto
• «para poder hacer algo, se deben dar las circunstancias adecuadas»
4. Entropía
• «todoorden tiende al desorden, a menos que…»
5. Relevancia
• «hacer muchascosasno necesariamente significa ser productivo»
6. Simplicidad
• «las cosasdeben ser los más simples posibles, pero no demasiado»
7. Naturalidad
• «nuestra forma natural siempre funciona mejor»
“Tu habilidad para generar poder es directamente
proporcionala tu habilidad para relajarte”
“Usualmente hay una proporción inversa entre tener algo
en la mente y la cantidad de esta que se esta llevando a
cabo”
“Tu habilidad para concentrartees directamente
proporcionala tu habilidad para eliminar
distracciones”
“Si no le das la atención adecuada a lo que está teniendo tu
atención, tomará mas atención de la que necesita”

5. PAE - PTF 10/08/2014
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“Cualquier cosa que provoque en usted una reacción
desproporcionada, por exceso o defecto, puede
controlarle, y con frecuencia lo hace”
 Capturar todas las cosas que necesitan
hacerse, para ser colocadas en un sistema
lógico y confiable FUERA DE LA MENTE
 Adquirir la disciplina de tomar las decisiones
“de antemano” para tener una lista de
acciones siguientes
 No se ha aclarado exactamente cuál es el
resultado que desea
 No se ha decidido cuál es el resultado de una
acción física
 No se ha colocado un recordatorio de la acción
Estapreocupaciónconstanteeimproductivaque
experimentamosportodoloquetenemosquehacer esla
quemas tiempoy energía consume.
Kerry Gleeson

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CREADOR LOCO
-------
VISIONARIO
COMANDANTE
EN
JEFE
VICTIMA
…....
RESPONDEDOR
MICROGESTOR
……
IMPLEMENTADOR
P
E
R
S
P
E
C
T
I
V
A
CONTROL
http://www.gtdiq.com/index.php
1. Recopilar
2. Procesar
3. Organizar
4. Revisar
5. Hacer
• No es hacer, ni siquiera pensar qué es lo que hay
que hacer, es simplemente colocar recordatorios de
las cosas que tenemos que hacer en un lugar
confiable…FUERA DE MI CABEZA.
• Desarrollar el hábito de la recopilación de manera
consistente, en todo momento y lugar.
• Bandejas de entradas
• Mantener al mínimola/s bandeja/s
• Vaciarla periódicamente
• Reglas
• Todo lo que sale ya NO entra.
¡NO ELEGIR lo que se va a procesar!
• Procesar de a uno por vez
• Decidir que hacer
1. ¿Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?
2. ¿Es informaciónque debo guardar como referencia?
3. ¿Puedo delegarlo en alguien?
4. ¿Puedo hacerlo inmediatamenteen menos
de 2 minutos?
«Hacerlas cosas no requiere
demasiado valor; en cambio, decidir
qué hacer SÍ lo requiere»
Elbert Hubbard

7. PAE - PTF 10/08/2014
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• ¿Requiere Acción?
SI
1. Hacer rápidamente algo (2 min)
2. Añadir una entrad a una lista
a. Lista de Proyectos
b. Lista de PróximasAcciones
NO
1. Basura
2. Elementos para incubar
(a futuro)
3. Material de consulta
• Fija momentos para hacerlo
• Si abres un correo, tiene que desaparecer del buzón
• Mantén una carpeta para «soporte» o «acción»
• Aquí tendrás todoslos correos que impliquen tareas complejas pendientes de
hacer.
• Mantén una carpeta para «archivo»
• Nada de subcarpetas
• Guarda los recordatorios fuera del correo
• Intenta dejar vació el buzón una vez al día
• Sé flexible, adapta, cambia
• Si la cosa recopilada tiene significado productivo,
tenemos 4 opciones:
a. Organizar recordatorios de PRÓXIMAS ACCIONES
b. Organizar recordatorios de PROYECTOS
c. Organizar DATOS NO SUJETOS A ACCIÓN
d. Organizar LISTA DE CONTROL
a. Organizar recordatorios de PRÓXIMAS ACCIONES
• Acciones que deben de anotarse en la AGENDA
• Es sagrada
• Cosas que solo se pueden hacer ese día
• No mezclar con tareas que pueden delegarse o atrasarse
• Acciones que se deben de hacer cuanto ante según
CONTEXTO
• Oficina
• Calle
• Casa
• PC
• Teléfono
• Personas-reuniones
• Organizar la lista de «espera»

8. PAE - PTF 10/08/2014
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b. Organizar recordatorios de PROYECTOS
• La lista de «Proyectos»
• Personal/Profesional
• Proyectos delegados
• Proyectos de tipo específicos
• Materiales de apoyo a proyectos
c. Organizar datos NO SUJETOS A ACCIÓN
• Lista de materiales de consulta
• Lista de «algún día/tal vez»
• Ideas creativas
• Aficiones por desarrollar
• Habilidades por aprender
• Viajes
• Libros que quiere leer
• COSAS o PROYECTOS
d. LISTA DE CONTROL : recordatorio creativo
• Afirmaciones personales
• Listas de control de viajes
• Revisión semanal
• Áreas de atención y responsabilidad
• Personas clave en mí vida
• El sistema de archivos
• Debe ser rápido y divertido
• Al alcance de la mano
• Ordenado alfabéticamente
• Muchas carpetas limpias
• Etiquetas con referencias
• EVITAR la pila “por archivar”
“Si necesitamas de 60 segundos
para archivar algo, no lo archivará:
lo amontonará”
DavidAllen

9. PAE - PTF 10/08/2014
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• Revisión Diaria - Operativa
• Revisión Semanal - Control
• Revisión General - Estratégica
• Revisión Diaria
• Mirar la agenda
• ….Y después la lista de acciones siguientes
• Mirarlas en el contexto correcto
• La clave del sistema “La revisión semanal”
• Papeles Sueltos
• Procesar notas
• Citas previas
• Citas futuras
• Vaciar la mente
• Revisar las listas
Para que el conocimiento sea productivo
deberemos aprender a ver tantoel bosque
como los árboles. Debemos aprender a
conectar
Peter Druker

10. PAE - PTF 10/08/2014
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1. El modelo de cuatro criterios para elegir
acciones en el momento
2. El modelo de seis niveles para revisar su
propio trabajo
1. Modelo de 4 criterios
• Contexto
¿En qué contexto estoy, y qué puedo hacer con las herramientasy recursos
que tengo a mano?
• Tiempo disponible
¿Cuánto tiempo tengo disponible en este momento para trabajar sin
interrupciones?
• Energía
Estoy en condiciones de hacer trabajo de alta calidado mejor me
dedico a tares sencillas?
• Prioridad
De entre las opciones que me quedan, ¿qué es lo mas importante que
debo hacer?
“En ultimainstancia,debeconfiarsiempreen su
intuición.Noobstante,puedehacermuchascosas
para potenciaresaconfianza”
DavidAllen
¿Qué hay del clásico « importante vs. urgente»
• Lo URGENTE:
• Las que nos viene la urgencia porque nos dejamos estar
(Procrastinar)
(https://www.youtube.com/watch?v=sQT7JH0GygE)
• Las que nos llegan sin aviso previo
• Lo IMPORTANTE
• TMI : Lista de tareas mas importantes
• OJO! INTERRUPCIONES  URGENTE
CREADOR LOCO
-------
VISIONARIO
COMANDANTE
EN
JEFE
VICTIMA
…....
RESPONDEDOR
MICROGESTOR
……
IMPLEMENTADOR
P
E
R
S
P
E
C
T
I
V
A
CONTROL

11. PAE - PTF 10/08/2014
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• Pista de aterrizaje: acciones actuales
• 3.000 metros: proyectos actuales
• 6.000 metros: áreas de responsabilidad
• ¿Qué roles distintos jugamos en el mundo del trabajo,
y en el personal,…?
• Mantener un equilibrio adecuado!!!
• 9.000 metros: objetivos anuales o bianuales
• Estructura similar a la de proyecto
• Al menos un objetivo anual por cada área de responsabilidad
• SMART y escritos
• 12.000 metros: visión con un plazo de entre 3 a 5
años
• ¿qué tendría que suceder para considerar que hemos tenido éxito
en la vida?
• Ser requiere tiempo, reflexión y valor de pensar en grande
• Centrarse en el qué y no en el cómo
• Ser productivo significa cumplir con nuestra visión
• 15.000 metros: el propósito y los principios
• ¿Por qué hacemos lo que hacemos?
• ¿Qué es aquello por lo cual estaría dispuesto a
renunciar a todo con tal de conseguirlo?

12. PAE - PTF 10/08/2014
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 Organiza nuestra vida,
supeditado a un
propósito superior
 Las claves para entender
y aplicar GTD con
eficacia es la Motivación
y la Constancia
• www.davidco.com/
• www.gtdiq.com
• www.gettingthingsdone.com
• www.facilethings.com/home/es