Es gibt immer eine Lösung... Chaos in der Planung von Aufgaben und der Zuweisung von Mitarbeitern ist eigentlich nur einem Mangel an Übersicht und Informationen geschuldet. Die Lösung: Eine graphische Darstellung der Mitarbeiterauslastung und eine Liste aller anstehenden Aufgaben über alle Projekte hinweg!

1. Es gibt für alles eine Lösung…

2. PMO-Software – Die erste Komponente
Ressourcenplanung mit ]project-open[

3. Gut geplant ist schon halb gewonnen
Ressourcenmanagement – im Besonderen die Mitarbeiterplanung – ist
vielleicht DAS Thema überhaupt, wenn es darum geht, Projekterfolge zu
feiern.
Daher stellt die Ressourcenplanung auch die erste Komponente unserer
speziellen PMO-Software auf der Basis von ]project-open[ dar.
Die Basis für die Ressourcenplanung in ]project-open[ bilden die Projektpläne
aller laufenden Projekte. Diese können direkt im System erstellt werden oder
dank entsprechender Schnittstellen aus MS-Project, GanttProject oder
OpenProj importiert werden.

4. Den Kernpunkt der Mitarbeiterplanung bildet
die Übersicht über alle anstehenden Aufgaben
aller Projekte.
Zum einen bietet ]project-open[ dafür die
Projektübersicht und die Aufgabenliste an und
zum anderen die Mitarbeiterplanung.

5. Die Aufgabenliste bildet alle bereits
abgeschlossenen, aktuellen und
geplanten Aufgaben aller laufenden
Projekte ab. Hier kann nach
einzelnen Projekten, nach
Projektverantwortlichen (oder
Abteilungen) und natürlich nach
einem bestimmten Zeitraum gefiltert
werden.
Die Frage danach, welche Projekte in
welchem Zeitraum gleichzeitig
bearbeitet werden, kann über diese
Liste unkompliziert beantwortet
werden.

6. Ein Klick auf die Aufgabe öffnet ein
Fenster, in welchem alle Task-relevanten
Informationen aufgeführt sind.
An dieser Stelle können der Aufgabe
auch Mitarbeiter zugefügt werden, wobei
zudem die Möglichkeit besteht, diese
zu einem gewissen Prozentsatz
einzusetzen.

7. Die Projektübersicht stellt alle laufenden Projekte dar.
Über das Anklicken der jeweiligen Projekte lassen sich alle
vorhandenen Projektinformationen aufrufen – die Basisdaten, der
Projektplan, die Projektmitglieder – und es kann auf alle geplanten
Aufgaben zugegriffen werden.

8. Das Herzstück der
Ressourcenplanung mit
]project-open[ bildet die
Mitarbeiterplanung mit einer
übersichtlichen Darstellung der
Auslastung aller Mitarbeiter
über alle laufenden Projekte
und Aufgaben hinweg.
In Form von farbigen Kästchen werden die einzelnen Arbeitstage und die geplanten
Projektstunden der Mitarbeiter dargestellt.
Ein rotes Kästchen bedeutet mindestens zu 100% ausgelastet - ein grünes Kästchen
bedeutet, noch keinerlei Auslastung. Alle Teilauslastungen werden in Zwischentönen (gelb
bis orange) dargestellt.

9. Auch die Mitarbeiterplanung kann nach den gleichen
Kriterien gefiltert werden, wie die Aufgabenliste.
In diesem Ausschnitt lässt
sich schon auf den ersten
Blick feststellen, dass hier
eine Mitarbeiterin bereits
über-ausgelastet ist.

10. Mit einem einfachen Klick lässt sich das Projekt
öffnen, so dass alle Aufgaben angezeigt
werden, und die Ursache für diese Über-
Auslastung festgestellt werden kann.
Im nächsten Schritt können den entsprechenden Aufgaben nun
beispielsweise einfach andere oder weitere Mitarbeiter zugeordnet
werden.

11. Wenn einzelne Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum mehreren
Projekten zugeteilt sind, lässt sich ganz schnell feststellen,
welche Projekte das sind, welche Aufgaben gleichzeitig zu erledigen sind,
wer für diese Projekte die Verantwortung trägt und mit wem das weitere
Vorgehen besprochen werden muss!

12. ]project-open[ ermöglicht mit der Ressourcenübersicht eine
projektübergreifende Mitarbeiterplanung.
In der Multiprojektsteuerung spielt eine solche Übersicht eine
besonders wichtige Rolle:
Gibt es mehrere gleichzeitig laufende Projekte und verschiedene
Projektleiter oder -manager, sind gemeinsame Ressourcen schnell
doppelt verplant.

13. Mit Hilfe der Projektübersicht
und der Aufgabenliste lässt
sich jederzeit der Fortschritt
aller Projekte einsehen. Dank
der Filterfunktion lassen sich
auch nur einzelne oder
Der Ressourcenplan bzw. die
bestimmte Projekte
betrachten.
Mitarbeiterplanung, bietet
die Möglichkeit, einen
Überblick über alle zur
Verfügung stehenden
Mitarbeiter, deren
Auslastung und deren in
allen Projekten geplanten
Tätigkeiten zu erhalten.
Auch Abwesenheiten
können erfasst und dort
abgebildet werden.

14. Die Grundlage für den Einsatz der Ressourcenplanung von ]project-
open[ bildet eine konsequente Planung.
Die Software ist ein Werkzeug, welches den notwendigen
Überblick gewährleistet und die Aufgabenverteilung und
Auslastung der Mitarbeiter visuell darstellt.
Fragen rund um das Thema Mitarbeiter- bzw. Ressourcenplanung?
Fragen zum vorgestellten Planungstool von ]project-open[?
Fragen Sie uns!
Pentamino GmbH
pmo@pentamino.de
06221 – 7277477
06221 – 7277478

15. Sie wollen Ihre Projektlandschaft
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Planung nicht in Details…
Planen Sie agil – Seien Sie offen für Veränderungen…
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Lassen Sie sich begleiten – machen wir uns gemeinsam auf den Weg!

16. Danke an die PMO-Community!
https://www.xing.com/net/prie2db8cx/pmo-community/
Interesse?
pmo-community@pentamino.de
Weitere Informationen?
 Pentamino GmbH
www.pentamino.de
cognovís
http://www.cognovis.de/
 ]project-open[
www.project-open.com
Project-open-Community: http://www.sourceforge.net/projects/project-open
]project-open[ Wiki: www.project-open.org.