คู่มือการจัดการประชุมระหว่างประเทศนี้ ได้รวบรวมความรู้ที่เห็นว่าเป็นประโยชน์ ซึ่งได้จากการแลกเปลี่ยนความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรใน สมอ. ที่ได้ดำเนินการเกี่ยวกับ การรับเป็นเจ้าภาพจัดการประชุมระหว่างประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนำไปใช้ ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผู้สนใจก็สามารถใช้เป็นแนวทางเพื่อการดำเนินกิจกรรม ในเรื่องดังกล่าว ในการจัดทำคู่มือนี้ นอกจากอาศัยความรู้และประสบการณ์ของบุคลากรแล้ว ยังได้มี การสืบค้น ค้นคว้าข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทำให้ได้เนื้อหาที่สมบูรณ์ขึ้น อีกทั้งภาคผนวกยังได้แสดงตัวอย่างการจัดทำบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวข้อง เพื่อ ความสะดวกในการใช้งาน จึงหวังว่าความรู้ที่อยู่ในคู่มือนี้จะเป็นประโยชน์สำหรับผู้สนใจและสามารถ นำไปใช้เพื่อพัฒนางานได้ตามวัตถุประสงค์ และหากมีเนื้อหาที่ควรได้รับการปรับปรุงแก้ไข เพิ่มเติม ประการใด ก็ยินดีจะรับฟังเพื่อนำไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรต่อไป โดยขอความกรุณาส่ง คำแนะนำหรือข้อคิดเห็นไปยังคณะทำงานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสำนักบริหารมาตรฐาน ระหว่างประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ด้วย

2. คํานํา
การจัดการความรู เปนการดึงเอาความรูที่มีอยูในองคกรออกมาแลกเปลี่ยนเรียนรู
จัดเก็บขอมูลความรูที่เปนประโยชนใหเปนระเบียบ ครบถวน เพื่อใหบุคลากรสามารถเขาถึง และนํามา
พัฒนางานได สํานักงานมาตรฐานผลิตภัณฑอุตสาหกรรม (สมอ.) ไดดําเนินงานดานการมาตรฐาน
ครบรอบ 40 ป ในป พ.ศ.2552 การจัดการความรูดานการมาตรฐาน จึงเปนเครื่องมือสําคัญที่จะชวย
พัฒนาองคกรใหสามารถรองรับภารกิจตาง ๆ ที่นับวันจะมีเพิ่มขึ้นตามบทบาทของมาตรฐานตอเวที
การคาระหวางประเทศ
คูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศนี้ ไดรวบรวมความรูที่เห็นวาเปนประโยชน
ซึ่งไดจากการแลกเปลียนความรูและประสบการณของบุคลากรใน สมอ. ที่ไดดําเนินการเกี่ยวกับ
่
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ทั้งในระดับภูมิภาคและสากล เพื่อนําไปใช
ประกอบการปฏิบัติงานการจัดประชุม โดยที่ผูสนใจก็สามารถใชเปนแนวทางเพือการดําเนินกิจกรรม
่
ในเรื่องดังกลาว
ในการจัดทําคูมือนี้ นอกจากอาศัยความรูและประสบการณของบุคลากรแลว ยังไดมี
การสืบคน คนควาขอมูลจากแหลงตาง ๆ ดังที่ปรากฏในบรรณานุกรม ทําใหไดเนื้อหาที่สมบูรณขึ้น
อีกทั้งภาคผนวกยังไดแสดงตัวอยางการจัดทําบันทึก เอกสาร และระเบียบราชการที่เกี่ยวของ เพื่อ
ความสะดวกในการใชงาน จึงหวังวาความรูที่อยูในคูมือนี้จะเปนประโยชนสําหรับผูสนใจและสามารถ
นําไปใชเพื่อพัฒนางานไดตามวัตถุประสงค และหากมีเนื้อหาที่ควรไดรับการปรับปรุงแกไข เพิ่มเติม
ประการใด ก็ยินดีจะรับฟงเพื่อนําไปพิจารณาปรับปรุงในโอกาสอันควรตอไป โดยขอความกรุณาสง
คําแนะนําหรือขอคิดเห็นไปยังคณะทํางานฯ ดังมีรายนามในภาคผนวก ก หรือสํานักบริหารมาตรฐาน
ระหวางประเทศ สมอ. และขอขอบคุณมา ณ โอกาสนี้ดวย
คณะทํางานเฉพาะกิจ
สําหรับการจัดทําคูมือการจัดการประชุมระหวางประเทศ

3. สารบัญ
หนา
บทที่ 1
บทที่ 2
บทที่ 3
บทที่ 4
บทที่ 5
บทที่ 6
การดําเนินการจัดการประชุม
1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ
1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ
1.3 การประสานงาน
1.4 การเชิญประชุม
1.5 การลงทะเบียน
1
3
5
6
6
การเงินและงบประมาณ
2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ
2.2 การดําเนินการตามระเบียบ
8
10
สถานที่จัดประชุม
3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม
3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม
14
16
การประชาสัมพันธ
4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม
4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม
4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม
18
19
19
งานดานพิธีการ
5.1 การเชิญผูเกี่ยวของ
5.2 การจัดสถานที่
5.3 คํากลาวและพิธีกร
5.4 การจัดอาหารและเครื่องดื่ม
5.5 การตอนรับและอําลากลับ
5.6 การถายภาพ
5.7 การแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป
5.8 การมอบของขวัญ
21
21
23
24
25
25
26
26
อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
6.1 ประเภทของอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
6.2 แนวทางในการดําเนินการดานอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก
27
29
(1)

4. หนา
บทที่ 7
บทที่ 8
งานดานเอกสารการประชุม
7.1 การจัดเตรียมเอกสาร
7.2 การจัดพิมพและถายเอกสาร
7.3 การจัดเรียงเอกสารเขาแฟม
7.4 การแจกเอกสารและเดินเอกสาร
7.5 การจัดทําเอกสารภายหลังการประชุม
33
33
33
34
34
การประเมินผลการประชุม
8.1 สิ่งที่ตองการประเมิน
8.2 วิธีการประเมินผล
8.3 การวัดผลการประเมิน
8.4 การใชประโยชนจากขอมูลการประเมินผล
35
35
35
36
บรรณานุกรม
(1)
ภาคผนวก
ภาคผนวก ก. คําสั่งแตงตั้งคณะทํางานจัดทําคูมือการประชุมระหวางประเทศ
ภาคผนวก ข. แผนภูมิขั้นตอนการจัดประชุมระหวางประเทศ
ภาคผนวก ค. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและ
การจัดการประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524
ภาคผนวก ง. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงานและ
การประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549
ภาคผนวก จ. ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535
ภาคผนวก ฉ. ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยการเบิกคาใชจายในการเดินทางไป
ราชการ พ.ศ. 2550
ภาคผนวก ช. หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547
ภาคผนวก ซ. ตัวอยางเอกสาร
ซ.1
ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
ิ
ซ.2
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการ
ประชุมระหวางประเทศ
ซ.3
ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติ
คาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม
(2)

5. ซ.4
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการ
ประชุมระหวางประเทศ
ซ.5
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน
ั
ซ.6
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของ

ผูเขารวมประชุม
ซ.7
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของ
ซ.8
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติกรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ
ซ.9
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ
ซ.10
ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม
ซ.11
ตัวอยางรูปแบบการจัดหองประชุม
ซ.12
ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่
ซ.13
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ
ซ.14
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน
ซ.15
ตัวอยางหนังสือเรียนเชิญและแบบตอบรับ
ซ.16
ตัวอยางหนังสือเชิญผูพูด
ซ.17
ตัวอยางบัตรเชิญรวมงานเลียงรับรอง
้
ซ.18
ตัวอยางขอความติดผนัง
ซ.19
ตัวอยางคํากลาวพิธีเปด
ซ.20
ตัวอยางคํากลาวพิธีปด
ซ.21
ตัวอยางคํากลาวงานเลี้ยงรับรอง
ซ.22
ตัวอยางบทพิธีกร
ซ. 23
ตัวอยางบทพิธีกรบรรยายการแสดง
ซ.24
ตัวอยางบทพิธีกรในการมอบของขวัญ
ซ.25
ตัวอยางหนังสือขอยืมอุปกรณ
ซ.26
ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดคะแนนตามระดับความเขมของความรูสึก
ซ.27
ตัวอยางการประเมินแบบกําหนดระดับความเขมของความรูสึก
(3)

6. บทที่ 1
การดําเนินการจัดประชุม
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ นอกจากจะเปนกระบวนการสนับสนุน
กิจกรรมเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันทางการคาระหวางประเทศ ยังกอประโยชนตอประเทศ
เจาภาพจัดการประชุมในหลายดาน ไมวาจะเปนการสงเสริมประชาสัมพันธชื่อเสียงของประเทศใหเปน
ที่รูจักแพรหลาย สรางภาพลักษณที่ดตอสายตาชาวโลก นํารายไดเขาสูประเทศ เพื่อใหการจัดประชุม
ี
นั้นๆ ประสบความสําเร็จลุลวงไปดวยดี และเปนที่นาประทับใจ การดําเนินการจัดประชุมจึงตองอาศัย
ความละเอียดรอบคอบในการเตรียมการตางๆ ตั้งแตเริ่มวางแผนการจัดประชุม การพิจารณาสิ่งอํานวย
ความสะดวก การประสานงานกับหนวยงานที่เกี่ยวของ ตลอดจนการปฏิบัติงานการประชุม โดยคํานึงถึง
ธรรมเนียมปฏิบัตทั้งของสากลและขององคการนั้นๆ รวมทั้งขอกําหนด กฎระเบียบที่เกี่ยวของ
ิ
1.1 การจัดทําแผนงานการจัดประชุมระหวางประเทศ
จุดมุงหมายของการวางแผนการจัดการประชุม คือ เพื่อใหสามารถบรรลุตามวัตถุประสงคของ
การเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศนั้นๆ การวางแผนการจัดประชุมถือเปน
องคประกอบสําคัญ ซึ่งแผนที่ดีดองมีการอธิบายและกําหนดแผนปฏิบัติการใหชัดเจนเพื่อให
เขาใจกันทุกฝาย ตองมีการกําหนดหนาที่ของบุคลากรที่เกี่ยวของเพื่อใหเขาใจบทบาทหนาที่
ความรับผิดชอบ สามารถปฏิบัติงานของตนเองได และใชแผนดังกลาวเปนแนวทางในการติดตอ
ประสานงานตามหนาที่ อันจะชวยปองกันปญหาที่อาจเกิดขึ้น นําไปสูการพัฒนาการปฏิบัติงาน
และสรางความสะดวกตอการควบคุมงานใหเปนไปตามวัตถุประสงค
ขอมูลที่จําเปนเพื่อการจัดทําแผนการจัดประชุม ไดแก
• วัตถุประสงคของการประชุม
• กําหนดการและระยะเวลา
• จํานวนผูเขารวมประชุม
• งบประมาณ
• ธรรมเนียมปฏิบัติ / ขอกําหนด/กฎระเบียบที่เกี่ยวของ
การวางแผนการจัดประชุมจะนําเอาหลักของการวางแผนทั่วไปมาประยุกตใช และสราง
แผนปฏิบัติการขึ้นซึ่งตองชัดเจน เชน ทําอะไร (สิ่งที่ตองทํา /สิ่งที่ควรทําเพิ่ม ) ทําเมื่อใด

(ควรทําเมื่อใด/ควรเสร็จเมือใด) ทําอยางไร ใครทํา (ใครรับผิดชอบ/ใครเกี่ยวของ) การ
่
ดําเนินงานบางอยางตองมีลําดับขั้นตอน บางอยางเกิดในชวงเวลาเดียวกันก็ได
ลักษณะของแผนการปฏิบัตงานอาจแตกตางกันสําหรับแตละการประชุมถึงแมวาจะเปนองคกร
ิ
เดียวกัน ในแผนควรระบุกจกรรมและขั้นตอนของกิจกรรม ใหอานเขาใจงายไมสับสน
ิ
ดังตัวอยางในตารางที่ 1
1/36

7. ตารางที่ 1 ตัวอยางแผนปฏิบัติการการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม
งาน
งบประมาณ
-ขออนุมัติคาใชจาย
-สรุปคาใชจาย
สถานที่
-สํารวจสถานที่
-สรุปเลือกสถานที่
-ทําสัญญาสํารองหอง
-อาหาร/อาหารวาง
อุปกรณ
-สํารวจ/ติดตอจัดหา
-จัดซื้อจัดจาง
งานดานเอกสาร
-จัดทําขอมูลการ
ประชุม
-ขอรับเอกสาร
เผยแพร
-จัดทําขาวเผยแพร
-จัดทําเอกสารการ
ประชุม
ผูแทน
-หนังสือเชิญ
-ขออนุมัติผูแทนไทย
-แบบลงทะเบียน/
ปายชื่อ
งานพิธีการ
-ทําการดเชิญ
-จัดทําคํากลาว
-เชิญประธาน/
ผูบริหาร
-การแสดง
ทัศนะศึกษา/ดูงาน
-ติดตอสถานที่/
พาหนะ
-ทําขอมูลสําหรับแจก
ของที่ระลึก/กระเปา
-ติดตอขอใบเสนอ
ราคา
-ตอรอง/สั่งของ
เจาหนาที่
-ขออนุมัติแตงตั้ง
-มอบหมายและให
ขอมูล
ต.ค.
พ.ย. ธ.ค.
ม.ค.
ก.พ. มี.ค.
2/36
เม.ย. พ.ค. มิ.ย.
ก.ค.
ส.ค.
ก.ย.
ผูดําเนินการ

8. 1.2 การขออนุมัติตามระเบียบราชการ
ในการรับเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ หนวยราชการทีเปนเจาภาพจัดการประชุม
่
จะตองศึกษาและปฏิบัตตามระเบียบราชการที่เกี่ยวของในขั้นตอนตางๆ ดังนี้
ิ
1.2.1 การขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม
การรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองนําเสนอรัฐมนตรีเจาสังกัดพิจารณาอนุมัติตาม
ระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการและการจัดประชุม
ของทางราชการ พ.ศ. 2524 หมวด 2 ขอ 19 (2) ดังในภาคผนวก ค. ในการเสนอขอ
อนุมัติการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม จะตองจัดทําแผนการจัดประชุมเพื่อประกอบ
การพิจารณา ดังนี้
• หลักการและเหตุผล
• วัตถุประสงคในการจัดการประชุมระหวางประเทศ
• กําหนดการ วิธีดําเนินการ ระยะเวลา และสถานที่สําหรับการประชุมระหวางประเทศ
สวนใหญประเทศเจาภาพจัดการประชุมจะเปนผูกําหนดระยะเวลาและสถานที่ ทั้งนี้
การกําหนดระยะเวลาการจัดประชุมควรคํานึงถึงวันหยุดราชการ ชวงปงบประมาณ
ของหนวยงานราชการดวย สวนฝายเลขานุการตางประเทศจะเปนผูกําหนดโปรแกรม

การจัดประชุมและวิธีดําเนินการ โดยจะมีการประสานงานระหวางประเทศเจาภาพ
จัดการประชุมกับฝายเลขานุการตางประเทศ
• จํานวนผูเขารวมประชุมระหวางประเทศ โดยปกติจะเปนประเทศสมาชิกที่เขารวม
ประชุม และผูสังเกตการณ

• แผนงบประมาณรองรับการเปนเจาภาพจัดการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง
วาดวยคาใชจายและการเบิกจายของสวนราชการ

• ที่ปรึกษาโครงการ และผูรับผิดชอบการจัดประชุมระหวางประเทศ
• ประโยชนที่จะไดรับจากการเปนเจาภาพจัดการประชุม ซึ่งอาจเนนประโยชน
ดานวิชาการ การเพิ่มขีดความสามารถในการแขงขันในระบบการคาระหวางประเทศ
ความรวมมือระหวางประเทศ ทั้งนี้จะเปนการเพิ่มพูนความรูและพัฒนาองคความรู
ของผูเขารวมประชุม ฯลฯ
ตัวอยางหนังสือขออนุมัตเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.1
ิ
1.2.2 การขออนุมัติงบประมาณ
การขออนุมัติงบประมาณ จะดําเนินการหลังจากไดรับอนุมัติการเปนเจาภาพจัดการประชุม
แลว โดยปฏิบติตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน
ั
และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 ดังในภาคผนวก ง.
3/36

9. ที่สําคัญการขออนุมัติคาใชจายและการเบิกจายคาใชจายในการประชุมจากสํานัก

งบประมาณโดยรายการที่ไมเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังฯ ตองใหหัวหนา
หนวยงานอนุมัติการเบิกจายตามระเบียบกระทรวงการคลัง พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททัวไป
่
ขอ 7 การเบิกจายคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุมระหวางประเทศ
นอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบนี้ หรือกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัตได
ิ
ตามระเบียบนีใหอยูในดุลยพินิจของหัวหนาสวนราชการเจาของงบประมาณ โดยคํานึงถึง
้
ความจําเปน ความเหมาะสม และประหยัดภายในวงเงินงบประมาณที่ไดรับโดยยึดถือ
ประโยชนของทางราชการเปนหลัก ซึ่งจะกลาวในหัวขอการเงินและงบประมาณตอไป
หมายเหตุ การจัดการประชุมระหวางประเทศของแตละองคกรระหวางประเทศจะมี
ธรรมเนียมปฏิบัติและเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมตองดําเนินการ
แตกตางกัน ดังนั้น เจาภาพจัดการประชุมจะตองศึกษาเงื่อนไขขอกําหนดที่ประเทศเจาภาพ
จัดการประชุมตองดําเนินการอยางละเอียด เพื่อใหเกิดความถูกตอง และไมขัดตอระเบียบ
วิธีปฏิบัติของการรับเปนเจาภาพจัดการประชุม
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจายการเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
ตัวอยางหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพือขออนุมัติคาใชจายในการเปน
่
เจาภาพจัดการประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3
1.2.3 การขออนุมัติแตงตังคณะผูแทนไทย
้
การขออนุมัติแตงตั้งคณะผูแทนไทยเพื่อเขารวมประชุมระหวางประเทศมี 2 กรณี คือ

ผูเขารวมประชุมในฐานะคณะผูแทนไทย และผูสังเกตการณในการเขารวมประชุม
โดยจะดําเนินการหลังจากที่ไดรับอนุมัติในหลักการใหรบเปนเจาภาพจัดการประชุมแลว
ั
เจาภาพจัดการประชุมจะประสานงานขอรับรายชื่อของคณะผูแทนเพือนําเสนอรัฐมนตรี
่
เจาสังกัดพิจารณาใหความเห็นชอบการแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย และ
ผูสังเกตการณ ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการอนุมัติใหเดินทางไปราชการ
และการจัดประชุมของทางราชการ พ.ศ. 2524 นอกจากนี้ เจาภาพจัดการประชุมตอง
แจงรายชื่อคณะผูแทนไทยทั้งหมดใหฝายเลขานุการตางประเทศทราบ รวมทั้งแจง
คณะผูแทนไทยทราบการอนุมัติดวย
ทั้งนี้ การขออนุมัติดังกลาวเพื่อประกอบการเบิกจายคาใชจายการจัดการประชุมระหวาง
ประเทศ กรณีจัดการประชุมในตางจังหวัดจะดําเนินการขออนุมัติคณะผูแทนไทยหลังจาก
ไดรับอนุมัติงบประมาณการจัดประชุมแลว เนื่องจากมีคาใชจายในการไปราชการ
ตางจังหวัดเกี่ยวของดวย
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทยในการประชุมระหวางประเทศ
ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.4
4/36

10. 1.2.4 การขออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน
การจัดการประชุมระหวางประเทศ จําเปนจะตองมีเจาหนาที่ที่มีความสมารถมาชวย
การปฏิบัติงาน เนื่องจากตองมีการประสานงานและอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวม
ไมวาจะเปนหนวยงานตางประเทศ ผูแทนไทย และหนวยงานที่เกี่ยวของ เพื่อให
การประชุมเปนไปดวยความเรียบรอย เจาภาพจัดการประชุมจึงควรจัดหาและแบงหนาที่
ของเจาหนาที่เพื่อรับผิดชอบงานใหชัดเจน เชน การดูแลหองประชุม การดูแลการ
ลงทะเบียน การดูแลการพิมพ-ถายเอกสาร ฯลฯ โดยขออนุมัติหัวหนาสวนราชการ
เพื่อใหความเห็นชอบเจาหนาที่ปฏิบติงานการประชุมตามระเบียบกระทรวงการคลัง
ั
พ.ศ. 2549 ทั้งนี้ เงินรางวัลของเจาหนาที่ปฏิบัติงานการประชุมจะใหเฉพาะวันที่
ปฏิบัติงานเทานั้น
ในกรณีที่มีจํานวนบุคลากรจํากัด ไมเพียงพอที่จะปฏิบติงานการประชุม เจาภาพจัดการ
ั
ประชุมอาจจัดหาเจาหนาที่เพิ่มเติมโดยประสานงานกับหนวยงานทีเกี่ยวของ
่
แลวรวบรวมชือเสนอขออนุมติแตงตั้ง
่
ั
ตัวอยางหนังสือแตงตั้งเจาหนาที่ปฏิบติงาน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.5
ั
1.3 การประสานงาน
เจาภาพจัดการประชุมจะตองติดตอประสานงานกับหนวยงานตางประเทศทีทําหนาที่เปน
่
ฝายเลขานุการ ผูเขารวมประชุมทั้งหนวยงานของตางประเทศและคณะผูแทนไทย รวมถึง
หนวยงานที่เกี่ยวของอื่นๆ ดังนี้
1.3.1 ประสานงานกับฝายเลขานุการตางประเทศ
เพื่อเตรียมการจัดประชุม เจาภาพจัดการประชุมจะตองประสานงานกับฝายเลขานุการ
ตางประเทศ เกี่ยวกับรายละเอียดการประชุม ขั้นตอนและพิธีการตางๆ เชน กําหนดการ
ประชุม จํานวนผูเขารวมประชุม อุปกรณ สิ่งอํานวยความสะดวก เอกสารการประชุม ฯลฯ
เมื่อใกลกําหนดการจัดประชุมควรสรุปการดําเนินการตางๆ กับฝายเลขานุการตางประเทศ
เพื่อใหมั่นใจวาทั้งสองฝายมีขอมูลที่ถูกตองตรงกัน ทั้งนี้ การประสานงานอยางใกลชิด
มีสวนชวยลดปญหาที่อาจเกิดขึ้นในระหวางการประชุม
้
1.3.2 ประสานงานกับผูเขารวมประชุมทังในและตางประเทศ
เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการในเรื่องการเชิญประชุม แจงยืนยันการ
ลงทะเบียนการเขารวมประชุม รวมทั้งหนังสือเชิญเพือขอวีซา ซึ่งอาจประสานกับ
่
กระทรวงการตางประเทศและสํานักตรวจคนเขาเมือง เพื่อเตรียมความพรอม
ในการจัดเตรียมสิ่งอํานวยความสะดวกใหแกผูเขารวมประชุม
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมเพื่อนําไปประกอบขอวีซาของผูเขารวมประชุม

ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.6
5/36

11. 1.4 การเชิญประชุม
1.4.1 การจัดทําหนังสือเชิญประชุม
ในกรณีที่ประเทศเจาภาพจัดการประชุมไดรับมอบหมายใหเปนผูจัดทําหนังสือเชิญ
ประชุม และ/หรือจัดทําขอมูลทั่วไป (General Information) สําหรับผูเขารวมประชุม
ควรสงหนังสือเชิญ และ/หรือขอมูลทั่วไปลวงหนากอนการประชุมไมนอยกวา 3 เดือน
โดยในหนังสือเชิญควรระบุ Deadline สําหรับการลงทะเบียน และควรมีการแจงเตือน/
ทวงถามเมื่อพนกําหนดการตอบกลับดวย ทั้งนี้ รายชื่อสําหรับสงหนังสือเชิญ ใหประสาน
ฝายเลขานุการตางประเทศ และควรสงหนังสือเชิญทั้งในรูปแบบจดหมาย และ E-mail
1.4.2 การจัดทําขอมูลทั่วไป
รายละเอียดทีควรพิจารณาใสไวในขอมูลทั่วไป เชน ขอความตอนรับของเจาภาพ
่
จัดการประชุม ขอมูลเกี่ยวกับสถานที่จัดประชุม โรงแรมที่พัก (และทีพักสํารอง)
่
การเดินทางระหวางสนามบิน-ที่พัก แผนที่ กําหนดการประชุมและพิธีการ หองประชุม
หองทํางานฝายเลขานุการ (Secretariat Room) การติดตอกับเจาภาพจัดการประชุม
สภาพภูมิอากาศ ระบบไฟฟา เครดิตการด เงินตรา ธรรมเนียมปฏิบติ การขอวีซา
ั
เว็บไซตการจัดประชุมครั้งนั้นๆ เว็บไซตที่นาสนใจ ฯลฯ พรอมแนบแบบฟอรมที่
เกี่ยวของ เชน แบบฟอรมลงทะเบียน แบบฟอรมจองโรงแรม ซึ่งควรระบุ Deadline
สําหรับการลงทะเบียนดวย เปนตน
ตัวอยางหนังสือเชิญประชุมและเอกสารที่เกี่ยวของดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.7
1.5 การลงทะเบียน
ในที่นี้ไดแบงการลงทะเบียนออกเปน 2 ขั้นตอน คือ การลงทะเบียนลวงหนา (Pre-registration)
และการลงทะเบียนหนางาน
1.5.1 การลงทะเบียนลวงหนา
การลงทะเบียนลวงหนาเปนประโยชนตอการเตรียมการของเจาภาพจัดการประชุม

เพราะจะทําใหสามารถทราบถึงจํานวนและความตองการของผูเขารวมประชุม ทําให
จัดเตรียมสถานที่จัดประชุมไดเหมาะสม สะดวกตอการจัดเตรียมงบประมาณ
การเลี้ยงรับรอง การจัดทําเอกสาร ฯลฯ รายละเอียดที่ไดรับจากการลงทะเบียนลวงหนา
ยังสามารถใชเปนขอมูลเพือติดตอประสานงานในโอกาสตอไปดวย ดังนั้น เจาภาพ
่
จัดการประชุมควรจัดทําแบบฟอรมลงทะเบียนใหมีหัวขอครอบคลุมในทุกประเด็น
ที่จําเปน ซึ่งจะชวยใหการเตรียมการจัดประชุมงายขึน แตไมควรมีรายละเอียดมาก
้
เกินไปจนกอใหเกิดความยากลําบากในการกรอกเอกสาร และควรจัดแบงหมวดหมู
ใหชัดเจน เชน ขอมูลสวนตัว การประชุมที่ประสงคจะเขารวม โรงแรมที่พัก เปนตน
6/36

12. ในสวนของวิธการลงทะเบียน ควรมีความยืดหยุนและคํานึงถึงความสะดวกของผูเขารวม
ี
ประชุมเปนหลัก จึงควรจัดใหมีทางเลือกในการลงทะเบียนไดหลายชองทาง เชน โทรสาร
เว็บไซต หรือ E-mail เปนตน
1.5.2 การลงทะเบียนหนางาน
ประกอบดวยสิ่งที่ตองคํานึงถึง ดังนี้
1) กําหนดการลงทะเบียน ขึ้นอยูกับดุลพินิจของเจาภาพจัดการประชุม เชน
หากเปนการประชุมที่มีผูเขารวมประชุมจากตางประเทศเปนจํานวนมาก เจาภาพ
จัดการประชุมอาจเปดใหลงทะเบียนกอนการประชุม 1 วัน เพื่อเปนการอํานวย
ความสะดวกและลดภาระในวันประชุม
2) สถานที่ลงทะเบียน เจาภาพจัดการประชุมควรพิจารณาบริเวณทีสะดวก ในทาง
่
ปฏิบัติหากตองการลงทะเบียนหนาหองประชุมควรใหแนใจวามีพื้นทีกวางขวาง
่
เพียงพอ หรือหากหองทํางานฝายเลขานุการอยูในบริเวณเดียวกับหองประชุม
ก็อาจใหลงทะเบียนที่หองทํางานฝายเลขานุการได แตไมวาจะจัด ณ จุดใด
เจาภาพจัดการประชุมจะตองใหขอมูลแกผูเขารวมประชุมเพื่อทราบทั่วกัน
ถึงสถานที่และกําหนดเวลาลงทะเบียน
3) อุปกรณลงทะเบียน
• เจาภาพจัดการประชุม ควรจัดเตรียมรายชื่อผูลงทะเบียนทั้งหมดอยางเปน
ระบบ เชน อาจแยกตามตัวอักษร แยกตามประเทศ การใสหมายเลขกํากับ
ที่ตรงกับปายชื่อจะชวยใหการลงทะเบียนงายขึ้น
• ปายชื่อผูเขารวมประชุมควรพิมพดวยตัวอักษรแบบหนาเพื่อความชัดเจน
อาจแบงปายชื่อออกเปนสีตางๆ เมื่อตองการแบงแยกประเภทของผูเขารวม

หรือการเขารวมประชุม เชน ผูแทน ผูสังเกตการณ หัวหนาคณะ ประธาน
การประชุมเต็มคณะ (Plenary) การประชุมกลุมยอย (Working group) เปนตน
และควรเตรียมปายชื่อสํารอง (ปายชื่อเปลา) สําหรับผูมาลงทะเบียนเพิ่มดวย
• ในกรณีที่จัดใหมีบัตรรับประทานอาหารวาง อาหารกลางวัน บัตรเชิญงาน
เลี้ยงรับรอง ของที่ระลึก ควรประสานเพื่อรับสิ่งของลวงหนากอนวันลงทะเบียน
และควรจัดเตรียมไวเปนชุดๆ พรอมเอกสารการประชุม (ถามี) เพื่อใหงาย
ตอการจายแจก
• หากมีเอกสารเผยแพร ควรจัดไวใกลเคียงกับจุดลงทะเบียน
4) เจาภาพจัดการประชุมตองจัดเตรียมเจาหนาที่รับลงทะเบียนจํานวนเพียงพอ
และสามารถใหรายละเอียดหรือตอบคําถามที่เกี่ยวของกับการประชุมได และควร
จัดใหมีเจาหนาที่อยูประจําโตะลงทะเบียนตลอดชวงการประชุมดวย เพื่อใหบริการ
รับลงทะเบียนระหวางการประชุม เปนจุดประชาสัมพันธขอมูล รวมถึงการแจก
เอกสารเพิ่มเติมตางๆ
7/36

13. บทที่ 2
การเงินและงบประมาณ
ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม
ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 และระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 ดังใน
ภาคผนวก จ. ระบุรายละเอียดเกี่ยวกับหลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายคาใชจายตางๆ ซึ่งเจาภาพ

จัดการประชุมจะตองจัดทําประมาณการคาใชจายโดยอางอิงระเบียบดังกลาวเพื่อขออนุมัติคาใชจาย
และดําเนินการการจัดซื้อจัดจางตอไป
2.1 ระเบียบกระทรวงการคลังฯ
2.1.1 บุคคลที่มีสทธิ์และสามารถจะเบิกคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก
ิ
1) ประธานในพิธเปดหรือพิธีปดการประชุม
ี
2) แขกผูมีเกียรติและผูติดตาม

3) เจาหนาที่
4) วิทยากร
5) ผูเขารวมประชุม
2.1.2 ประเภทของคาใชจายในการประชุมระหวางประเทศ ไดแก คาใชจายดังตอไปนี้
1) คาอาหารและเครื่องดื่ม
2) คาเชาสถานทีประชุม
่
3) คาเชาที่พัก
4) คายานพาหนะ
5) เงินรางวัลของเจาหนาที่
6) คาวัสดุเครื่องเขียน
7) คาเชาอุปกรณตางๆ
8) คาจางถายเอกสาร
9) คาใชจายในการติดตอสื่อสาร
10) คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม
2.1.3 หลักเกณฑและเงื่อนไขการเบิกจายเงิน
2.1.3.1 การเบิกจายตามอัตราทีกําหนด
่
คาใชจาย
คาอาหารและเครื่องดื่ม
เกณฑการเบิกจาย
- ครบทุกมื้อ ไมเกิน 1,200 บาท/วัน/คน
- ไมครบทุกมือ ไมเกิน 800 บาท/วัน/คน
้
8/36

14. คาใชจาย
เกณฑการเบิกจาย
คาที่พัก
ไมเกิน 2,000 บาท/วัน/คน
เงินรางวัลตอบแทน
เจาหนาที่
ไมเกิน 200 บาท/วัน/คน
*คายานพาหนะ
เบิกไดตามสิทธิ
เครื่องบิน/รถทัวร/รถไฟ
**คาของขวัญ/ที่ระลึก
กรณีที่เปนชาวตางประเทศที่เคยใหความชวยเหลือ
ประเทศไทย คนละไมเกิน 3,500 บาท
หมายเหตุ
1)* ตามหลักเกณฑการเบิกจายคายานพาหนะ ระเบียบกระทรวงการคลังวาดวย
การเบิกคาใชจายในการเดินทางไปราชการ พ.ศ. 2550 ดังในภาคผนวก ฉ.
2)** ตามหลักเกณฑการจายเงินคาของขวัญมอบใหชาวตางประเทศ
หนังสือกระทรวงการคลัง ที่ กค 0409.6/ว 86 ลงวันที่ 20 กรกฎาคม 2547
ดังในภาคผนวก ช.
2.1.3.2 การเบิกจายเทาที่จายจริง
1) คาใชจายเกี่ยวกับสถานที่ประชุม เชน คาเชาหองประชุมใหญ
หองประชุมยอย หองทํางานฝายเลขานุการ
2) คาใชจายอื่นๆ เชน
- คาวัสดุเครื่องเขียน เชน กระดาษ ปากกา
- คาเชาอุปกรณตางๆ เชน เครื่องคอมพิวเตอร เครื่องพิมพ
เครื่องถายเอกสาร เครื่องฉาย LCD
- คาเชาระบบเครือขายอินเทอรเน็ต
- คาเชายานพาหนะและคาน้ามันเชื้อเพลิง
ํ
- คาประชาสัมพันธกอนและหลังการประชุม เชน การจัดทําแผนพับ
การประชาสัมพันธผานสื่อวิทยุโทรทัศน
- คากระปาเอกสาร
- คาการแสดงดนตรีไทยและนาฏศิลป
- คาใชจายเบ็ดเตล็ด เชน คาธรรมเนียมออกของ คาผานทางพิเศษ
- คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม เชน คาไปรษณีย
คาโทรศัพท/โทรสาร
9/36

15. 2.1.3.3 การเบิกจายนอกเหนือจากที่กําหนดไวในระเบียบ
ในกรณีที่ตองเบิกจายคาใชจายในการจัดประชุมระหวางประเทศ นอกเหนือจาก
ที่กําหนดไวในระเบียบ หรือที่ระเบียบกําหนดไวแลวแตไมสามารถปฏิบัติได
เชน การจัดเลียงรับรองอาหารค่ํา เปนตน ใหเจาภาพจัดการประชุมเสนอหัวหนา
้
สวนราชการพิจารณา พรอมชี้แจงเหตุผลความจําเปนตามระเบียบ
กระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน และการประชุม
ระหวางประเทศ พ.ศ. 2549 หมวด 1 บททั่วไป ขอ 7
ตัวอยาง การขออนุมัติ กรณีเบิกจายนอกเหนือที่กําหนดไวในระเบียบ
ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.8
2.2 การดําเนินการตามระเบียบ
2.2.1 การจัดทําประมาณการ
กอนที่จะจัดทําประมาณการคาใชจาย เจาภาพจัดการประชุมจําเปนตองทราบ
จํานวนวันที่มการประชุมและจํานวนผูเขารวมประชุม เพื่อจะไดประมาณการคาใชจาย
ี
ใหครอบคลุมจํานวนวันและคน โดยอาจจะประสานกับฝายเลขานุการตางประเทศ หรือ
ประมาณการจากขอมูลการจัดประชุมที่ผานมา นอกจากนั้น เจาภาพจัดการประชุม

ยังตองระบุคาใชจายที่จําเปนตองใชใหครบถวนและชัดเจนในการประมาณการดวย
โดยการประสานกับบริษท/หางรานเพื่อขอรับใบเสนอราคาวัสดุ/อุปกรณที่จะเชาหรือซื้อ
ั
เพื่อเปนขอมูลพื้นฐานประกอบการจัดทําประมาณการคาใชจายตางๆ เชน
• คาอาหารและเครื่องดื่ม ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา
• คาเชาสถานที่ ประมาณการตรงตามราคาที่โรงแรมเสนอมา
• คาเชาที่พัก ประมาณการตามจํานวนวันและจํานวนผูเขารวมประชุม
• คายานพาหนะและน้ํามันเชื้อเพลิง ขึนอยูกับประเภทของยานพาหนะที่ใช
้
โดยประมาณการคาน้ํามันเชื้อเพลิงตามระยะทางที่จะใช ประเภทของรถ และราคา
น้ํามันเชื้อเพลิงในขณะนั้น
• เงินรางวัลของเจาหนาที่ ประมาณการตามจํานวนเจาหนาที่ที่จะแตงตั้งให
ปฏิบัติงานจัดประชุม
• คาวัสดุเครื่องเขียน ควรขอใบเสนอราคาวัสดุที่จําเปนตองใชจากบริษัท/หางราน
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
• คาเชาอุปกรณตางๆ ควรติดตอบริษัทที่ใหเชาอุปกรณเพื่อขอรับใบเสนอราคา
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
• คาจางถายเอกสาร ควรขอใบเสนอราคาคาจางถายเอกสารจากบริษัท/หางราน
หรือประมาณการจากขอมูลที่ผานมา
10/36

16. • คาใชจายในการติดตอสือสาร เพื่อใชเปนคาโทรศัพท โทรสาร กรณีมีเหตุจําเปน
่
ตองติดตอประสานงานระหวางจัดประชุม
• คาใชจายอื่นที่จําเปนในการจัดประชุม ใหประมาณการคาใชจายสํารองไว
จํานวนหนึ่ง เชน คาใชจายเบ็ดเตล็ด คาพวงมาลัย คาผานทางพิเศษ คาที่จอดรถ
คาขนสง เปนตน
ตัวอยางการจัดทําประมาณการคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
2.2.2 การขออนุมัติคาใชจาย
เจาภาพจัดการประชุมตองขออนุมัติคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม
โดยตองระบุดวยวาจะขอเบิกจายจากงบประมาณใด เพื่อนําเสนอหัวหนาสวนราชการ
ตนสังกัดพิจารณา
1) อนุมัติคาใชจายที่จะขอเบิกจายเพิ่มเติมนอกเหนือจากที่ระเบียบกําหนด (ถามี)
2) อนุมัติประมาณการคาใชจายในการเปนเจาภาพจัดการประชุม และ
3) ลงนามหนังสือถึงผูอํานวยการสํานักงบประมาณ เพื่อขออนุมัติคาใชจายในการ
เปนเจาภาพจัดการประชุมตามที่เจาภาพจัดการประชุมไดประมาณการไว
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติคาใชจาย ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.2
ในการจัดทําหนังสือถึงสํานักงบประมาณจะตองแนบเอกสารตอไปนี้ไปพรอมกัน
ไดแก สําเนาหนังสืออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุม สําเนาหนังสืออนุมัติแตงตั้ง
คณะผูแทนไทย และประมาณการคาใชจายในการจัดประชุม
ตัวอยางหนังสือถึงสํานักงบประมาณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.3
สํานักงบประมาณจะสงหนังสือแจงอนุมัติคาใชจายในวงเงินตามที่เจาภาพจัดการประชุม
ไดประมาณการไว อยางไรก็ตาม ในระหวางที่สํานักงบประมาณพิจารณา เจาหนาที่จาก
สํานักงบประมาณอาจจะติดตอประสานขอขอมูลประกอบการพิจารณาอนุมัติคาใชจาย
ในบางรายการเพิ่มเติม ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมจําเปนจะตองชี้แจงและใหขอมูล/เหตุผล
ความจําเปนสําหรับการตั้งประมาณการคาใชจายสําหรับรายการนั้นๆ ในวงเงินดังกลาว
หรืออาจจะตองสงใบเสนอราคาใหสํานักงบประมาณพิจารณา เพื่อยืนยันวาประมาณการ
คาใชจายทีขอตั้งไปไมไดสูงเกินความเปนจริง หรืออาจจะอางอิงจากขอมูลประมาณการ
่
ที่ผานมา ทั้งนี้ ขึ้นอยูกับดุลยพินิจของเจาหนาที่ของสํานักงบประมาณที่จะพิจารณา
อนุมัติตามวงเงินที่ขอ หรืออาจจะปรับลดตามที่เห็นสมควรก็ได
หลังจากไดรับหนังสืออนุมัติคาใชจายในการจัดประชุมจากสํานักงบประมาณแลว
เจาภาพจัดการประชุมจะตองดําเนินการขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการ
เปนเจาภาพจัดการประชุม โดยเลือกรายการคาใชจายที่ตองซื้อเพื่อการใชงานหรือ
เตรียมการกอนการประชุม รวมถึงรายการที่จําเปนตองหรือประสงคจะจายเปนเงินสด
11/36

17. (ไมสามารถวางบิลเรียกเก็บเงินในภายหลัง) หลังจากเสร็จสิ้นการประชุมทันที โดยจัดทํา
หนังสือขออนุมัติการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการจัดประชุมพรอมสัญญายืมเงิน
เสนอใหหัวหนาสวนราชการตนสังกัดพิจารณาอนุมัติ
ตัวอยางหนังสือขออนุมัติการยืมเงิน ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.8
2.2.3 การจัดซื้อจัดจาง
เมื่อเจาภาพจัดการประชุมขอรับใบเสนอราคา วัสดุ/อุปกรณ ที่จะเชาหรือซื้อจากโรงแรม
หรือ บริษัท/หางรานแลว ตองดําเนินการขออนุมัติการจัดซื้อจัดจางตามระเบียบสํานัก
นายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ พ.ศ. 2535 โดยใหฝายพัสดุเสนอหัวหนาสวนราชการ
เพื่ออนุมัติการจางทําหรือเชาวัสดุ/อุปกรณนั้น ยกเวนคาอาหารและเครื่องดื่ม ทั้งนี้
ตองใหโรงแรม หรือ บริษัท/หางรานรับทราบพรอมประทับตราลงในใบจัดซื้อจัดจางดวย
เพื่อเปนเอกสารสําคัญในการเบิกจายตอไป
ในกรณีที่มีการซื้อหรือเชาวัสดุ/อุปกรณที่มีราคาเกิน 100,000 บาท เชน การเชาหอง
ประชุมของโรงแรม เจาภาพจัดการประชุมจะตองเสนอหัวหนาสวนราชการอนุมัติการเชา
โดยวิธีพิเศษราคาเกิน 100,000 บาท ตามระเบียบสํานักนายกรัฐมนตรีวาดวยการพัสดุ
พ.ศ. 2535 แกไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ 3) พ.ศ. 2539 โดยมีเหตุผลความจําเปน พรอมทั้ง
รายชื่อกรรมการจางโดยวิธีพิเศษ และกรรมการตรวจรับ เพื่อใหฝายพัสดุจัดทําการจัดซื้อ
จัดจางโดยวิธีพิเศษตอไป
ตัวอยางบันทึกขออนุมัติเชาหองประชุมและอุปกรณ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.9
2.2.4 หลักฐานประกอบการเบิกจาย
• หนังสือขออนุมัติเปนเจาภาพจัดการประชุมระหวางประเทศ
• หนังสือขออนุมัติแตงตั้งองคประกอบคณะผูแทนไทย
• หนังสือขออนุมัติคาใชจายและการยืมเงินเพื่อเปนคาใชจายในการเปนเจาภาพ
จัดการประชุม
• หนังสือตอบรับจากสํานักงบประมาณ
• หนังสืออนุมัติเจาหนาที่ปฏิบัติงาน
• รายชื่อพรอมลายมือชื่อของผูมีสิทธิเบิกคาใชจายเปนรายวัน ซึ่งไดแก ประธาน
แขกผูมีเกียรติ (ในพิธีเปด/ปดการประชุม และงานเลียงรับรอง) ผูเขารวมประชุม
้
และผูติดตาม เจาหนาที่ปฏิบัติงานแลวแตกรณี
• ใบเสร็จรับเงิน และใบรับรองการเขาพักโรงแรมของประธาน แขกผูมเกียรติ
ี
ผูเขารวมประชุม และเจาหนาที่ปฏิบติงาน (ในกรณีจัดประชุมตางจังหวัด)
ั
12/36

18. •
•
•
•
•
•
•
ใบเสร็จรับเงินคาอาหารและเครื่องดื่ม
ใบเสร็จรับเงินคาเชาอุปกรณตางๆ เชน คอมพิวเตอรและเครื่องพิมพ
เครื่องถายเอกสาร รถยนตรับจาง สายเครือขายอินเตอรเน็ต เปนตน
ใบเสร็จรับเงินคาวัสดุเครื่องเขียน
ใบสําคัญรับเงินรางวัลหรือคาตอบแทน
สัญญาจางหรือใบสั่งจาง
หลักฐานการตรวจรับงาน
ใบสําคัญรับเงิน / ใบเสร็จรับเงินคาใชจายอื่นๆ
13/36

19. บทที่ 3
สถานที่จดประชุม
ั
สถานที่สําหรับจัดการประชุมเปนเรื่องหนึ่งที่สงผลตอความสําเร็จของการประชุม
บรรยากาศของสถานที่และหองประชุมมีอิทธิพลอยางยิ่งตอความรูสกของผูเขาประชุม ดังนั้น
ึ
กอนกําหนดสถานที่จัดประชุมจึงควรมีการสํารวจสถานที่ และเปรียบเทียบขอมูลแลวจัดเตรียมสถานที่
ประชุมอยางรอบคอบ เพื่อใหการประชุมเปนไปดวยความเรียบรอยและสมบูรณ
3.1 การพิจารณาสถานที่จัดประชุม
3.1.1 การสํารวจสถานที่จัดประชุม
สถานที่จัดประชุมควรมีทั้งหองประชุมและหองพัก ตลอดจนสิ่งอํานวยความสะดวก
อยางครบครัน เจาภาพจัดการประชุมจึงมักเลือกใชโรงแรมเปนสถานที่จัดประชุม
โดยติดตอขอสํารวจโรงแรมเพื่อหาขอมูล ดังตอไปนี้
- ทําเลทีตั้ง เสนทางการจราจร พาหนะในการเดินทาง สถานที่ตางๆ ในบริเวณ
่
ใกลเคียง เชน รานอาหาร หางสรรพสินคา ฯลฯ
- การบริการ อุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก ที่จอดรถ ระบบการรักษาความ
ปลอดภัย
- หองประชุม หองทํางานฝายเลขานุการ หองจัดเลี้ยง หองพัก (กรณีโรงแรมมีหองพัก
ไมเพียงพอกับผูเขารวมประชุม ควรสํารวจหองพัก ณ โรงแรม ที่เหมาะสมและอยู
บริเวณใกลเคียงเพิ่มเติมอีกดวย)
ทั้งนี้ ในการสํารวจสถานทีควรขอรับขอมูลเกี่ยวกับโรงแรม อัตราคาที่พัก วิธีการสํารอง
่
หองพัก นโยบายการยกเลิกหองพักและเงื่อนไขการชําระคาใชจายดวย
3.1.2 การสรุปเปรียบเทียบสถานที่จัด
เมื่อสํารวจสถานที่และไดขอมูลในเบื้องตนแลว ใหนําขอมูลตางๆ เชน หองพัก ขนาด/

รูปแบบการจัดหองประชุม หองทํางานของฝายเลขานุการ รูปแบบการจัดเลี้ยงรับรอง
อาหารวางและอาหารกลางวัน (Meeting package) มาเปรียบเทียบกันเพื่อประกอบ
การพิจารณาตามเงื่อนไขความตองการ ซึ่งอาจทําในรูปแบบตารางเปรียบเทียบก็ได
ทั้งนี้ ควรคํานึงถึงสถานที่ทคาดวาสามารถรองรับไดกับจํานวนผูเขารวมประชุม
ี่
สิ่งอํานวยความสะดวกพรอมการเดินทาง และบริการพิเศษตางๆ รวมทั้งคาใชจายที่
จะตองเปนไปตามระเบียบกระทรวงการคลังวาดวยคาใชจายในการฝกอบรม การจัดงาน
และการประชุมระหวางประเทศ พ.ศ. 2549
ตัวอยางตารางเปรียบเทียบขอมูลโรงแรม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.10
14/36

20. 3.1.3 การพิจารณาเลือกสถานที่จัดประชุม
การเลือกสถานที่จัดประชุม ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางไป-มาสะดวกโดยผูเขารวมประชุม
จะตองไดรับความสะดวกในการเดินทางระหวางที่พักกับสถานที่จัดประชุมและสถานที่
ตางๆ มีที่จอดรถรับ-สงเพียงพอ และสิ่งอํานวยความสะดวกที่ครบครัน
ถามีงบประมาณจํากัดก็อาจตองตอรองกับโรงแรม เชน อัตราคาเชาหองพักและ
หองประชุม การจัดหาอุปกรณ เปนตน และก็อาจจะจัดการประชุมในชวงที่ไมใชฤดูกาล
ทองเที่ยว (Peak season) และไมเลือกโรงแรมที่อยูในแหลงทองเที่ยว (Vacation
destination)
หองประชุม ควรคํานึงถึงขนาดของหองประชุมที่เหมาะสมกับการใชงานและจํานวน
ผูเขารวมประชุม ไมใหญหรือเล็กไป ตองสะอาด มีแสงสวางเพียงพอ และเหมาะสม ดังนี้
- หองประชุมใหญควรจะมีขนาดเพียงพอสําหรับพิธีเปด-ปดการประชุม ระบบเสียง
ภายในหองประชุมตองเปนระบบลําโพงคุณภาพสูง
- หองประชุมยอยควรอยูในบริเวณเดียวกันกับหองประชุมใหญ เพื่อความสะดวกของ
ผูเขารวมประชุม
- หองทํางานฝายเลขานุการควรอยูใกลหองประชุม

- หองสื่อมวลชน (Press center) อาจแยกออกจากหองประชุมเล็กนอยเพื่อความ
เปนสวนตัวและมีบริเวณทีกวางขวางพอสําหรับการถายภาพ
่
- มีอุปกรณและสิ่งอํานวยความสะดวก เชน ไมโครโฟนสําหรับการประชุม
(Conference microphone) น้ําดื่ม กระดาษ ดินสอ เครื่องฉาย LCD ระบบเครือขาย
อินเตอรเน็ต
- สามารถจัดหองประชุมไดเหมาะสมกับรูปแบบตางๆ (Set up) ที่ตองการ เชน
ไมมีเสาบัง ตังโตะของเลขานุการหรือผูดําเนินการประชุมใหอยูในทีที่สามารถมองเห็น
้
่
ผูเขาประชุมทังหมด
้
ตัวยางรูปแบบการจัดหองประชุม ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.11
หองพัก ควรอยูที่เดียวกันกับสถานที่ประชุมเพื่อความสะดวกในการเดินทาง อีกทั้ง ควรมี
สิ่งอํานวยความสะดวกครบครันตามราคาที่เหมาะสม และอัตราคาทีพักที่สามารถเบิกจายได
่
หองรับประทานอาหารกลางวัน ควรเหมาะสมกับจํานวนผูเขารวมประชุม ในกรณีที่มี
การประชุมหลายวันควรเลือกโรงแรมที่มีหองอาหารหลากหลาย เชน หองอาหารจีน
อาหารญี่ปุน อาหารอิตาเลี่ยน อาหารไทย เปนตน เพือเปนการผอนคลายหรือเปลี่ยน
่
บรรยากาศ ทังนี้หากมีผูเขารวมประชุมไมมากนักอาจใชบริการอาหารกลางวันแบบ
้
บุฟเฟตรวมกับแขกอื่นของโรงแรม

15/36

21. หองเลี้ยงรับรองอาหารค่ํา ควรมีขนาดที่เหมาะกับจํานวนผูเขารวม รูปแบบของการ
เลี้ยงรับรอง เชน แบบบุฟเฟต ค็อกเทล โตะจีน เปนตน และมีบริเวณสําหรับการจัดตั้ง
เวทีการแสดงดวย
3.1.4 การทําสัญญากับโรงแรม
โดยปกติโรงแรมจะตองใหเจาภาพจัดการประชุมลงนามในสัญญาซึ่งเปนขอตกลงของ
ทั้งสองฝาย คือ ฝายเจาภาพจัดการประชุม และฝายโรงแรม สัญญานี้เปนการทบทวน
รายละเอียดตางๆ และยืนยันในขอตกลงที่ไดมีการเจรจาไวกับฝายขายของโรงแรม
ซึ่งในสัญญาตองระบุใหชัดเจนวาสิ่งใดที่โรงแรมเปนผูดําเนินการ และสิ่งใดที่เจาภาพ
จัดการประชุมตองรับผิดชอบคาใชจายโดยตองเนนในสวนที่ไมตองรับผิดชอบไวดวย

เชน คาที่พักของผูเขารวมประชุมตางชาติ คาใชจายในการเดินทางระหวางที่พักสนามบิน คาโทรศัพท โทรสาร เปนตน ทั้งนี้ เพื่อมิใหเกิดปญหาในภายหลังจึงควร
มีการสรุปแผนการดําเนินงานและตรวจสอบรายละเอียดกับโรงแรมกอนลงนามในสัญญา
ในกรณีที่เจาภาพจัดการประชุมไมสะดวกลงนามในสัญญา อาจทําหนังสืออยางเปน
ทางการ เพื่อยืนยันการใชโรงแรมนั้นๆ เปนสถานที่จัดประชุมแทน
3.2 การเตรียมการจัดสถานที่จัดประชุม
3.2.1 การประสานงานกับโรงแรม
ควรประสานงานกับโรงแรมที่เลือกในรายละเอียดเกี่ยวกับกําหนดการประชุม รูปแบบ
การจัดหองประชุมและหองจัดเลี้ยงในแตละวัน การสํารองหองพัก การเตรียมอาหารวาง
อาหารกลางวัน และอาหารค่ํา (ถามี) การจัดตั้งอุปกรณ ธงประจําชาติ ปายประเทศ
เครื่องฉายตางๆ รวมทั้งขอความที่จะติดฝาผนัง เปนตน
ตัวอยางรายการตรวจสอบการเตรียมจัดสถานที่ ดังในภาคผนวก ซ. ขอ ซ.12
3.2.2 การตกแตงสถานที่
การตกแตงเวทีขึ้นอยูกับลักษณะการจัดงาน เชน เวทีสาหรับหองประชุมใหญเจาภาพ
ํ
จัดการประชุมอาจจัดวีดิทัศนเปดการประชุมเพื่อนําสูพิธีเปด-ปดงาน มีการติดสัญลักษณ
หนวยงาน (Logo) ของเจาภาพจัดการประชุม ชื่อหนวยงานเจาภาพจัดการประชุม
ชื่อการประชุม วันประชุม สถานที่บนเวที การตกแตงสถานที่ควรมีปายบอกทาง
(Signboard) การจัดวางโตะเกาอี้สําหรับผูเขารวมประชุม โตะวางเอกสาร และควรจัดทํา
ปายชื่อประเทศ ประธาน เลขานุการหรือหัวหนาคณะผูแทนดวย ทั้งนี้ เจาภาพจัดการ

ประชุมควรประสานงานกับโรงแรมและตรวจสอบความเรียบรอยกอนวันงาน
16/36

22. ในการเตรียมและตกแตงสถานที่ของงานนั้นๆ มีสิ่งที่ควรคํานึงถึง ไดแก
•
ควรจัดใหมีบรรยากาศที่ปลอดโปรง ไมมืดทึบนาอึดอัด
•
จัดโตะและเกาอี้นั่งใหเพียงพอและเปนสัดสวน มีชองทางเดินที่สะดวก
และไมวางสิ่งของกีดขวางทางเดิน
•
หองประชุมสะอาด ระบบไฟฟาและระบบทําความเย็นทํางานปกติ
•
อุปกรณอํานวยความสะดวกตางๆ อยูในสภาพพรอมใชงาน เชน ไมโครโฟน
สําหรับการประชุม เครื่องฉายแผนใส เครื่องขยายเสียง ไวทบอรดพรอม
เครื่องเขียน เครื่องบันทึกเทป เครื่องเย็บกระดาษ เครื่องฉายสไลด เครื่องเลนวีดโอ
ิ
เครื่องรับโทรทัศน กลองถายรูป
3.2.3 การเตรียมอาหารและเครื่องดื่ม
การวางแผนเตรียมอาหารและเครื่องดื่มระหวางการประชุม ควรคํานึงถึงปริมาณอาหาร
ใหเพียงพอกับจํานวนผูเขารวมประชุม โดยอาจเผื่อเพิ่มเติมไวเล็กนอย สวนใหญจะนิยม
จัดในรูปแบบบุฟเฟต ทั้งนี้ กรณีจัดการประชุมหลายวันอาจเลือกรายการอาหารที่มีความ
หลากหลาย เชน รายการอาหารไทย จีน บุฟเฟตนานาชาติ
17/36

23. บทที่ 4
การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศ
การประชาสัมพันธเปนปจจัยหนึ่งที่ชวยสงเสริมความสําเร็จของการประชุมระหวาง
ประเทศ วัตถุประสงคโดยทัวไปของการประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศเพื่อแจงขาวสาร
่
หรือขอมูลเกี่ยวกับการประชุมใหแกผูเกียวของและประชาชนทัวไปไดทราบโดยผานสื่อตางๆ ตามที่
่
่
เจาภาพจัดการประชุมพิจารณาเห็นวาเหมาะสมและคุมคากับงบประมาณ

การประชาสัมพันธการประชุมระหวางประเทศจําเปนตองมีการใชสื่อประชาสัมพันธ
อยางตอเนื่องตลอดระยะเวลาของการจัดประชุม การวางแผนงานการประชาสัมพันธจะแบงเปน
3 ชวงเวลา ซึงในแตละชวงเวลามีวัตถุประสงคและมีความเหมาะสมในการใชสื่อประชาสัมพันธ
่
ที่แตกตางกัน ดังนี้
4.1 การประชาสัมพันธกอนการประชุม มีวัตถุประสงคเพื่อแจงขอมูลเกี่ยวกับการประชุมแก
ผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป จึงควรใหขอมูลที่เปนสาระสําคัญเกียวกับการประชุม เชน
่
่
หัวขอเรื่องและวัตถุประสงคของการประชุมซึ่งอาจสอดแทรกขอมูลเกี่ยวกับประโยชนที่ผูเกี่ยวของ
หรือประชาชนทั่วไปจะไดรบจากการประชุม สถานที่และกําหนดการประชุม จํานวนผูเขารวม
ั
ประชุมโดยประมาณ ชื่อหนวยงานที่เปนเจาภาพจัดการประชุม สถานที่ติดตอ หมายเลขโทรศัพท
โทรสาร และ E-mail โดยเลือกใชวิธการประชาสัมพันธในลักษณะตางๆ เชน การใหสัมภาษณ
ี
การเขียนขาวลงหนังสือพิมพหรือวิทยุโทรทัศน การเขียนบทความลงในวารสารตางๆ
การนําขอมูลหรือภาพขาวเผยแพรบนอินเตอรเน็ต การจัดนิทรรศการ เปนตน ทั้งนี้ขึ้นอยูกับ
งบประมาณทีไดรับ
่
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อประเภทสิ่งพิมพ ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.13
ตัวอยางขอมูลประชาสัมพันธสําหรับสื่อโสตทัศน ดังในภาคผนวก ซ ขอ ซ.14
18/36

24. 4.2 การประชาสัมพันธระหวางการประชุม
เจาภาพจัดการประชุมควรมีชองทางแจงขาวหรือสรางความเขาใจเกี่ยวกับการประชุมให
ผูเขารวมประชุมและผูสนใจทราบ เชน
-
มีพิธีกรประกาศแจงในเรื่องตางๆ
มีเจาหนาที่ใหขอมูลหรือตอบขอซักถาม
การตั้งปายประกาศ การจัดนิทรรศการเรืองที่เกี่ยวของกับหัวขอการประชุม
่
การใหสัมภาษณเพื่อทําขาวเกี่ยวกับเนื้อหาของการประชุม
ทั้งนี้ เจาภาพจัดการประชุมจะตองจัดเตรียมสถานที่และอุปกรณสําหรับการประชาสัมพันธ
ในรูปแบบตางๆ ตามความเหมาะสม เชน สถานที่ในการตั้งปายประกาศแจงตางๆ จะตองอยู
ในบริเวณที่ผูเขารวมประชุมหรือผูเกี่ยวของมองเห็นไดงาย สถานที่การจัดนิทรรศการตองมีพื้นที่
สําหรับการเดินชมและจัดอยูในบริเวณเดียวกับการประชุม หรือสถานที่สําหรับการใหสัมภาษณ
ตองมีพื้นที่หรือหองสําหรับสื่อมวลชนและผูใหสัมภาษณสามารถพูดคุยกันไดโดยไมมีเสียง
หรือสิ่งรบกวน เปนตน
4.3 การประชาสัมพันธหลังการประชุม
มีวัตถุประสงคเพื่อใหขอมูลเกี่ยวกับผลสําเร็จของการประชุมแกผูเกี่ยวของและประชาชนทัวไป
่
ซึ่งเจาภาพจัดการประชุมสามารถเลือกวิธการประชาสัมพันธ เชน
ี
-
การใหสัมภาษณสื่อมวลชนของผูบริหาร
การเผยแพรรายงานการประชุมแกผูเกี่ยวของหรือประชาชนทั่วไป
การนําบทความสรุปผลการประชุม
การนําภาพถายบรรยากาศการประชุมเผยแพรบนอินเตอรเน็ต
19/36