Manual sistema informatico Gestión del cuidado y Gestión de camas

CÓDIGO Nº RESOLUCIÓN
COMPLEJO HOSPITALARIO SAN JOSÉ
MANUAL DE USO DEL SISTEMA
INFORMATICO, GESTION DEL CUIDADO Y FECHA REVISIÓN Nº VERSIÓN
GESTION CENTRALIZADA DE CAMAS. 1.0
Dirección
Unidad de Gestión del Cuidado

MANUAL DE USO SISTEMA INFORMATICO

GESTION DEL CUIDADO Y

GESTION CENTRALIZADA DE CAMAS

Manual de Instrucción 1
Elaborado por Silvana Santander Azar
Mayo 2010
Actualizado Noviembre 2010

Dirección

INDICE:

1 INTRODUCCION 2

2 RESPONSABILIDADES 4

3 INGRESO: 4

4 ANULACION DE HOSPITALIZACION: 4

5 EGRESO: 5

6 TRASLADO O MOVIMIENTO: 6

7 INSTRUCTIVO DE USO SISTEMA INFORMATICO 7

8 MODULO PACIENTES HOSPITALIZADOS: 11

9 INFORMACION DE PACIENTE 11

10 MOVIMIENTO 12

11 CAMA VIRTUAL 15

12 ALTA 15

13 MODULO CATEGORIZACION 17

14 MODULO DOTACION DE CAMAS: 20

15 MODULO OIRS Y CONTROL DE VISITAS 22

16 MODULO INFORMES 27

Mayo 2010

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SISTEMA INFORMATICO GESTION CLINICA COMPLEJO
HOSPITALARIO SAN JOSE

INTRODUCCION:

Posterior a la reinstalación de la estructura de enfermería en el Complejo
Hospitalario San José, se reinicia la Categorización Riesgo Dependencia de acuerdo a
indicación de la Unidad de Transformación Hospitalaria del Minsal, ordinario Nº 1630 del
22 de mayo del 2008.
La sumatoria de la directriz recibida desde el Minsal y SSMN, los recursos
económicos, diez millones de pesos transferidos en noviembre del 2008 destinados a la
compra de equipos portátiles, para generar un sistema informático de gestión centralizada
de camas al igual que en otros establecimientos del país, fueron la coyuntura para la
creación de éste, que nace como una necesidad de la Unidad Gestión del Cuidado, con el
objetivo de obtener herramientas que faciliten la misma desde la atención asistencial o
directa de enfermería y no tan solo a responder a la indicación ministerial en el
cumplimiento del Compromiso de Gestión nº 5 ámbito categorización de usuarios, éste ha
sido realizado por el equipo profesional de la Unidad de Informática del CHSJ, siendo su
inicio en el diseño, mérito del equipo del Hospital Roberto del Río.
En la actualidad se encuentra en marcha blanca, con un diseño informático que
permite monitorear y controlar a distancia el perfil de los usuarios hospitalizados no sólo
desde la mirada del Riesgo Dependencia, sino que además es un facilitador para la gestión
clínica en lo referente a la gestión y optimización del recurso cama, así como para la
entrega de información.
A futuro este sistema podría permitir tener en línea todos los aspectos relacionados
con la gestión clínica, de información y de producción.

Primera Etapa:
capacitación y revisión de sistema informático con equipo de supervisoras en
reuniones de coordinación en marzo y abril del presente.
Capacitación masiva para enfermeras, matronas y secretarias de servicios, realizada
el día 8 de abril del presente en el auditorio del Complejo Hospitalario San José
Entrega de los primeros 12 equipos portátiles:
o 6º Piso: Medicina 4
o 5º Piso: Urología, Ginecología y pensionado (compartido) 1
o 3º Piso: Traumatología 1
o 3º Piso: Médico Quirúrgico 1
o 2º Piso: Cirugía 4
o 1º Piso: Urgencia 1
o Camas críticas de Neo y adultos en estaciones de enfermería en esta etapa.
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Segunda Etapa:
Puesta en marcha de categorización en línea e informe estado de pacientes el día 22
de abril, incorporando progresivamente los servicios.

Tercera Etapa:
Evaluación e incorporación de mejoras

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RESPONSABILIDADES

INGRESO:

Este se realiza en las admisiones del establecimiento, sin modificaciones a lo actualmente
normado:

1. Admisión CDT: para ingresos electivos y programados, horario diurno
Pacientes con Cirugías programadas, serán ingresados en el sistema
directamente a Pabellón, desde donde serán movidos al momento de
trasladarse a sala.

2. Admisión Pensionado: para ingresos electivos y programados, horario diurno.

3. Admisión Urgencia Adultos: atención continuada

4. Admisión Urgencia Maternidad: atención continuada

5. Admisión UCA: para pacientes que se someten a cirugías que requieran
hospitalización transitoria o de corta duración.

Camas Virtuales generadas únicamente para uso interno de las unidades o servicios
hospitalarios, sólo podrán ser utilizadas al interior de las mismas, importante recordar que
no existen y su único objetivo es el cambio o movimiento de usuarios o pacientes dentro de
la misma.

ANULACION DE HOSPITALIZACION:

En caso de suspensión de una cirugía programada, en que el usuario haya sido
hospitalizado y esta no se concrete, será de responsabilidad de pabellón central, informar el
mismo día a admisión del CDT para la anulación de la hospitalización.

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EGRESO:

Este se realizará en el sistema informático a través del portal inmediatamente después que
el paciente sale de la cama :

Hospitalizados: debe ser hecha en forma inmediata una vez que el usuario/paciente
haya dejado la cama, asegurando así que esta esté disponible para ser usada.

o Horario diurno y hábil:
1. Lo realizará Secretaría en la Unidad o Servicio,
2. Lo realizará la enfermera o matrona clínica.

o Horario diurno no hábil (sábado, domingo y festivos):
1. Lo realizará Enfermera o Matrona clínica a cargo del paciente
cuando esto sea posible.
2. Lo realizará Cuentas Corrientes, para ello “deberá enviarse la
papeleta de informe estadístico de egreso hospitalario, firmada
por el médico y con el diagnóstico consignado”.

o Horario no hábil o nocturno: (fallecidos)
1. Lo realizará Enfermera o Matrona clínica a cargo del paciente
cuando esto sea posible.
2. Lo realizará Admisión de Urgencia Adultos, una vez liberada la
cama, para ello “deberá enviarse la papeleta de informe
estadístico de egreso hospitalario, firmada por el médico y con el
diagnóstico consignado”.

Hospitalización Transitoria (Urgencia, UCA, otros): deberá realizarse todos los
egresos en forma inmediata, de manera de asegurar y mantener cupos disponibles
que permitan generar los movimientos de usuarios/pacientes requeridos para el
funcionamiento del sistema.

Papeletas de Informe Estadístico de Egreso hospitalario: El retiro o rescate de éstas desde
Cuentas Corrientes 3º piso y Admisión de Urgencia, será de responsabilidad de la Unidad
o Servicio que las envío, lo que deberá realizarse a primera hora el primer día hábil
siguiente.

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TRASLADO O MOVIMIENTO:

Estos serán realizados en forma simultánea en el momento de ejecutar el traslado a otra
Unidad, Sala o Cama por la Enfermera/o o Matrona/ón clínica que entrega al usuario o
paciente.
Para ello requiere conocer el destino (Unidad o Servicio, Sala y Cama), así como que la
misma esté disponible.

Nota: En caso que un usuario o paciente se encontrara ingresado y acostado en un unidad o
servicio y no apareciera en el mismo la enfermera/o o matrona/ón podrá buscarlo por otros
filtros.

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INSTRUCTIVO DE USO SISTEMA INFORMATICO

Para ingresar al Portal Complejo Hospitalario San José debe conectar a Internet:
(figura nº 1) “todos los computadores institucionales han sido programados por
funcionarios de informática para acceder directamente a ella”.
Desde aquí se accede a la información de Intranet del Complejo Hospitalario San José:
Noticias
Llamados a concursos
Sistema Laboratorio Omega LINK'S INTERES (usuario: CONSULTA, clave: CONSULTA)
Descargas y otros
Para ello no se requiere de autorización, ni clave de acceso

Figura nº 1

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Para ingresar a otros sistemas habilitados como el de Pacientes Hospitalizados se requiere
permiso, (figura nº2), con ello usted debe:
Escribir su nombre y clave de usuario enter

Figura nº 2

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Al ingresar visualizará todas las opciones dentro del Portal del Complejo Hospitalario
permitidas de acuerdo a su perfil, (figura nº 3), para ingresar a información de Pacientes
Hospitalizados debe elegir esa opción y hacer clic sobre ella.

Figura nº 3

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El sistema lo lleva a opciones de sistema de Pacientes Hospitalizados (figura nº 4) de
acuerdo a su perfil le mostrará entre uno y cinco módulos, para acceder debe hacer clic
sobre el módulo a usar

Figura nº 4

Para moverse desde un módulo a otro, debe hacer clic en inicio (parte superior
derecha) o sobre la flecha hacia atrás (costado superior izquierdo) en la pantalla, de
esta forma volverá a esta misma (figura nº4)
Este sistema no permite ver pacientes que sólo estén admitidos, vale decir
ingresados sin cama, por lo que no deben dejarse pacientes en esta condición.

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MODULO PACIENTES HOSPITALIZADOS:

1.- INFORMACION: Permite visualizar los datos y antecedentes del paciente que la ocupa,
(esta vista es común a los módulos de categorización y dotación de camas).
o Permite mover pacientes dentro y fuera del establecimiento y del mismo
servicio.
o Permite dar de alta de pacientes.

Para desplegar y visualizar los datos hacer clic sobre el nombre del paciente, (figura nº5)
recuerde que también puede acceder a ello de la misma forma en el módulo de
categorización y de dotación de camas pinchando la cama.

Figura nº 5

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Después de pinchar sobre el nombre de un paciente se desplegará pantalla (figura nº6 y 7)
que muestra:

Datos personales del paciente:
o nombre
o rut
o edad
o domicilio
o teléfono
o consultorio.
Antecedentes de la hospitalización:
o fecha ingreso
o días estada (hospitalización, pre y post operatorio)
o acceso directo a protocolo operatorio
o estadías en diferentes unidades de hospitalización

parte superior

Figura nº 6

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parte inferior

Figura nº 7
Para cerrar hacer clic en cerrar

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2.- MOVIMIENTO: Módulo Hospitalizados: Para mover o cambiar a un paciente de
Servicio o Unidad, de Sala y/o Cama debe hacer clic en el logo indicado y aparecerá la
ventana, figura nº8

Figura nº 8

El sistema le mostrará los datos del paciente, luego debe ir llenando cada una
de las ventanas (campos obligatorios) que van activándose en forma
progresiva, previamente debe conocer el destino de éste (servicio, sala y cama) y
nombre del responsable:
o Profesional solicitante: para rápida ubicación escriba la inicial del apellido.
o Servicio de destino
o Especialidad (referido a patología)
o Sala
o Cama
Luego debe grabar, el sistema le dirá que el traslado se realizó en forma exitosa.
Luego debe Cerrar
El sistema lo trasladará al servicio de destino al que envío al paciente.

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Opciones de traslado:
1. Dentro de la unidad misma (camas virtuales)
2. Otra unidad dentro del establecimiento
3. Otro establecimiento de la red pública de salud
4. Establecimiento privado
5.
CAMA VIRTUAL: es o son de uso exclusivo al interior de la unidad, sólo para fines de
ordenamiento de pacientes, por lo que deben permanecer desocupadas.

3.- ALTA: Módulo Hospitalizados: Para dar de alta hacer clic en el logo indicado, luego
llenar cada una de las ventanas (campos obligatorios), debe disponer de la historia clínica,
diagnóstico y nombre del responsable del alta, figura nº9

Figura nº 9

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El sistema le mostrará los datos del paciente, luego debe ir llenando cada una de las
ventanas (campos obligatorios) que van activándose en forma progresiva,
El sistema le mostrará la fecha y hora actual, puede cambiarla si corresponde.
La siguiente ventana le ofrece las posibles condiciones de alta, debe elegir entre las
siguientes tres opciones:
o Mejorado
o No Mejorado
o Fallecido, en este caso le ofrecerá ingresar la fecha mostrando la actual, la
hora debe ser menor que la anterior.
Luego le solicitará el nombre del profesional responsable, debe hacerlo de la misma
forma que para el movimiento o traslado.
Por último le solicitará Diagnósticos, debe pinchar buscar, ubicar el cursor en la
ventana y escribir parte de éste con lo que le ofrece las diferentes opciones de esa
patología, debe marcarla y luego seleccionar, para:
o Principal, que es el que motivó la hospitalización
o Secundario, patologías concomitantes
o Otros
Luego debe grabar, el sistema le dirá que el alta se realizó en forma exitosa.
Cerrar
El sistema le ofrece dar el alta administrativa, debe aceptar eligiendo nuevamente el
profesional responsable.
Luego debe nuevamente grabar, el sistema le dirá que el alta se realizó en forma
exitosa.
Nuevamente Cerrar

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MODULO CATEGORIZACION

Al igual que los otros módulos permite al pinchar sobre el nombre el despliegue del detalle
del paciente que la ocupa.
Para iniciar la categorización, aplicación de pautas, información de estado de
pacientes, visitas y/o registro de incidentes, debe hacer clic en el logo lateral indicado,
(figura nº10).

Figura nº 10

Le mostrará todas las opciones de pautas y escalas para que usted marque haciendo
clic sobre el nombre de la que va a aplicar (figura nº11):

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Pautas de Categorización y Escalas, haga clic en la escala a usar (figura nº11)
o Riesgo Dependencia,
o Glasgow,
o Norton,
o Dawton,
o Barthel,
o Valoración Heridas y Ulceras,
o Riesgo Social.
o Estado de pacientes,
o Horas de acompañamiento
o Registro de Incidentes

Debe hacer clic sobre la pauta o escala a aplicar

Figura nº 11

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Visualizará el formato de la pauta o escala a aplicar, como se muestra en la (figura
nº12) que ha abierto la de Categorización Riesgo Dependencia.

Figura nº 12

Todas las pautas, escalas e informes se visualizan y usan de la misma forma:
o Debe elegir la alternativa y pinchar para cada uno de los item que le ofrece.
o El sistema está diseñado de manera que suma y clasifica registrando al final de la
pauta la categorización correspondiente, la que se visualizará en la pantalla de
detalles del paciente.
o Para finalizar debe grabar, sólo hágalo cuando esté segura ya que permite realizarlo
sólo una vez en 24 horas.
o Si olvidó algún item le avisará y no le permitirá grabar, cada uno de ellos
son de uso obligado.
o Luego haga clic en la ventana superior derecha “para volver al menú
categorización”
.

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MODULO DOTACION DE CAMAS:
Pantalla general inicial, muestra los datos generales, (figura nº13) y le permite filtrar por
servicio haciendo clic en la ventana indicada.

Figura nº 13

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Pantalla filtrada por servicio (figura 14) ejemplo TMT - Especialidades Quirúrgicas.
Muestra el estado de cada cama.
Permite al pinchar sobre la cama ocupada el despliegue del detalle del paciente
que la ocupa, igual que en los otros módulos.

Figura nº 14

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MODULO OIRS: informaciones y control de visitas:

La búsqueda de un paciente puede hacerse desde el servicio: por rut, apellido paterno o
apellido materno pinchando Otros Filtros figura nº15

Figura nº 15

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Una vez ubicado haga clic sobre el nombre del paciente, el sistema le permite ver la
ubicación, estado de paciente, número de horas de acompañamiento autorizado y
observaciones, como se muestra en la siguiente pantalla, figura nº16

Figura nº 16

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Entrega pase: acceso a entregar pase de visitas, el sistema permite la entrega de un pase y
la rotación de personas durante el horario establecido, para ello debe hacer clic sobre el
logo lateral que debe estar en color verde, con ello se abre la opción para entregar pase,
dejando registro de la identidad y parentesco del visitante figura nº17

Figura nº 17

Registrar en la ventana: identificación de la visita: nombre y parentesco.
Hacer clic en Dar Pase, quedará grabado en la misma fila el parentesco, nombre,
fecha y hora en que ingresó.
El logo cambiará de verde a rojo lo que no permite el ingreso de otro familiar
hasta que el pase sea devuelto.

Observación: pendiente implementación de credenciales solicitadas para control de visitas,
que identifican: piso, sala y cama, con un color por piso en la torre y por área en unidades
críticas o especiales

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Devolución de pase de visita: debe hacer clic en el mismo logo lateral que ahora está de
color rojo, le mostrará pantalla ofreciendo su devolución, debe aceptar, figura nº18

Figura nº 18

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El sistema le dirá que el pase fue devuelto, debe nuevamente aceptar figura nº19

Figura nº 19

La pantalla mostrará que el paciente está sin acompañante, la fila quedará limpia y
permitirá que pueda ingresar una nueva visita.

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MODULO INFORMES, en construcción, revisión y evaluación figura nº20

Actualmente disponible:
Categorización Riesgo Dependencia, Diario, Mensual, Anual
Consulta camas ocupadas por el mismo paciente (en rojo)
Pacientes en espera de cama por más de 12 horas en urgencia (número)
Disponibilidad de camas
Ingresos diarios por Servicio (número)

Figura nº 20

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Consulta camas ocupadas por el mismo paciente, (figura nº21) aparecen en color rojo, al
hacer clic sobre ellas desplegará la pantalla con los detalles del paciente.

Figura nº 21

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Categorización Riesgo Dependencia

Diaria por Servicio o Unidad figura nº22

Figura nº 22

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Mensual por Unidad, figura nº23

Figura nº 23

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Mensual todas las Unidades, figura nº24

Figura nº 24

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Anual Consolidado general figura nº25

Figura nº 25

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