1. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax
מאי 7002
סיכום מפגש Round Tableבנושא Scorecardsומדדים:
המשתתפים בדיון הנם נציגי ארגונים, רובם הגדול בתחום ה- ,BIאשר עוסקים בנושא
יישום/בחינת יישום מדדים ו/או Scorecardsבארגונם. מטרת הדיון – ללמוד מניסיונם של
ארגונים כיום בנושא זה.
רוב המשתתפים כבר נכנסו לפרויקטי quot;דור ראשוןquot; של יישום מדדים/ BSCבארגון. רוב
השאלות שהעלו המשתתפים סבבו סביב תהליך ומתודולוגיות מומלצות לפרויקט מסוג זה,
וכן הכלים הטכנולוגיים בהם משתמשים ארגונים אחרים.
להלן תמצות הנושאים שעלו במפגש:
יוזמה של ההנהלה ושותף עסקי חזק
רוב הארגונים שנכנסו לתחום המדדים ועושים בו שימוש מוצלח המליצו בצורה חד-משמעית
שאם אין יוזמה ועניין מצד המנהלים העסקיים, הם מציעים לא להיכנס לפרויקט מסוג זה.
אחת הנקודות החשובות שדוחפות ומקדמות פרויקט מסוג זה הנה המחויבות והדחיפה של
המנכquot;ל אשר משדר לארגון את חשיבות הנושא. ברוב המקרים מנכquot;ל חובב מדדים הוא זה
שיזם פרויקט Scorecardמלכתחילה בארגון. קביעת המדדים הארגוניים הנו נושא
אסטרטגי אשר צריך להיות מטופל על ידי רמת ההנהלה הבכירה וקובעי האסטרטגיה
בארגון. לעתים מוקמת ועדה לצורך זה. המשתתפים גם ציינו שלאחר שכבר הוחלט על
פרויקט, חייב להיות שותף רציני ומחויב בצד העסקי שיעבוד בצמוד עם מחלקת ה-.IT
תדירות בדיקת הביצועים מול היעדים
יש ארגונים שדיברו על עמידה ביעדים חודשיים, יש שדיברו על יעדים רבעוניים, ויש כאלה
שדיברו על מדדים הquot;מתעדכניםquot; באופן יומי. עדכון הנתונים במערכת נעשה בהתאם.
מקורות המידע
מקורות המידע ליוזמות Scorecardsשונים מארגון לארגון. למקורות המידע יש משמעות
לגבי מהו הכלי הנבחר ליישום המדדים –כלי ,BIכלי Dashboardמתמחה, או כלי תכנוני-
תהליכי.
בחלק מהארגונים רוב הנתונים שמרכיבים את המדדים מגיעים מה- DWהארגוני. לרוב
ארגונים אלה מעדיפים לעשות שימוש בכלי BIבתור מוצר ה Dashboardלהגדרת ותצוגת
המדדים. התועלת שאותם משתמשים מזהים בשימוש דווקא בכלי BIהוא הקישוריות לנתוני
ה- BIויכולת התחקור של הנתונים שהנה quot;טבעיתquot; במקרה זה.
מצד שני, היו ארגונים שציינו כי אצלם רוב הנתונים דווקא מוקלדים ידנית )תוצאות סקרים
לרוב( ולכן הם פחות מסתכלים על כלי BIאלא יותר על כלי dashboardsמתמחים המציעים
תצוגה גראפית ואינטואיטיבית, או לחילופין על כלים תהליכיים-תכנוניים שמספקים מעטפת
דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע
אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין
לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel
4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
2. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax
רחבה לצורך תכנון ארוך טווח המלווה בקביעת יעדים ומדדים, וכן תמיכה בתהליך הבקרה
)לדוגמה - אם לא עמדנו במדד, מה יש לעשות?(.
כלים טכנולוגיים – חבילות לניהול מדדים
השוק הנו מגוון, המשתמשים דיברו על כמה קטגוריות שונות של כלים. שני ארגונים שנכחו
בדיון עושים שימוש בכלים יותר quot;תהליכייםquot; המנהלים גם את תהליך התכנון האסטרטגי
ותהליכים סביב בניית המדדים והבקרה עליהם. נציגים אחרים בדיון סיפרו על שימוש בכלי
) BIפנורמה, קוגנוס, מיקרוסופט( כ- dashboardבדרך כלל מעל סביבת ה- .BIהיו ארגונים
שסיפרו על שימוש או בחינת שימוש בכלי Best of Breed dashboardsששמים דגש על
קלות בבניית המדדים על ידי משתמשים עסקיים, אפשרויות התצוגה שלהם, וכן הקשרים
והתלויות ביניהם.
התועלת העסקית: גבוהה
בניגוד לתחומים אחרים בהם לא ברור מהי התועלת או ההשפעה של יוזמה מסוימת, בתחום
זה המשתתפים זיהו כי יש פוטנציאל גדול לערך עסקי. ארגונים שכבר נכנסו לתחום לפני
כמה שנים מספרים על תועלות כגון שפה אחידה בארגון, כל מנהל יודע על מה הוא נמדד,
אפשרות יישום אסטרטגיות באופן יותר מהיר בארגון )אחת ממשתתפות הדיון סיפרה כי
ברגע שנושא מסוים נכנס לquot;מדידהquot; במערכת המדדים ניתן לראות כיצד הוא משתפר
כתגובה ישירה לכך(. היו 2 ארגונים שדיברו על כניסה לעולם ה- Scorecardsבעקבות
שינויים עסקיים גדולים שהצריכו שינוי אסטרטגי. במקרים אלו, למערכות ישנו פוטנציאל גבוה
להשפעה על תהליך השינוי האסטרטגי. ההשפעה היא כה גבוהה שהמשתתפים דיברו על
הסכנות הטמונות בהגדרה לא נכונה של יעדים ומדדים, אשר quot;ימשכוquot; את הארגון בכיוון הלא
נכון, אולם כאמור, זהו נושא שאינו שייך למחלקת ה- ITאלא לאסטרטגיה הכלל-ארגונית.
השלב בו ה- ITנכנס לתמונה
בדיון עלתה התמונה כי השלב הטכנולוגי מתחיל רק לאחר השלב החשוב והמורכב הרבה
יותר של הגדרת המדדים. חלק מהמשתתפים סיפרו על ועדות שהוקמו בארגונם לצורך
קביעת המדדים. אם בעבר פרויקט המדדים quot;נפלquot; על מחלקת ה- ,ITכיום ברור כי לפני יישום
כל מערכת שהיא, ישנו תהליך אסטרטגי לעתים די מורכב של גיבוש האסטרטגיה הארגונית
אשר ממנה נגזרים יעדי הארגון ברמה כלל-ארגונית.
להלן כמה דוגמאות ליישומים שנעשו בארגונים שהשתתפו בדיון:
יישום רכיב המדדים של חבילת ה- BIבה משתמש הארגון. הארגון כיום עובד באופן
שוטף עם המערכת, היישום הנו נרחב והמערכת מיושמת עד רמת ראשי צוותים. כל
מנהל מגיש דוח חודשי והמנהלים מקבלים quot;ציוןquot; על בסיס המדדים. הפרויקט הוטמע
בסמוך לתקופה בה התרחשו שינויים בשוק בה פעילה החברה, ותפיסת המדדים תמכה
בתהליכים ארגוניים שהתרחשו בשנים האחרונות.
יישום של ממשק דשבורדי/דמוי פורטל, פיתוח עצמי )דוט נט( כדי להקל על שימוש ב-BI
למנהלים בכירים.
דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע
אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין
לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel
4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
3. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax
כל סניף נמדד על סמך מדדי מכירות ורווחיות, על מנת לתמרץ את מנהלי הסניפים
)מבוסס על כלי מיקרוסופט(.
מדדים למדידת יעילות שרשרת האספקה בארגון, מרמת אגף עד אחרון המשתמשים
בשטח. בנושא עיתוד מלאי – יישום בגישת ה-) MBE .balanced scorecardניהול על
פי חריגים( הנה גישה מאוד רווחת בארגון זה, על כל מדד מוצפים החריגים.
חברת האם בחוquot;ל מכתיבה את המדדים על פיהם נמדדות כל חברות הבנות. לאחרונה
החליטו להיכנס ליישום EISyבאופיו, בו כל אחד מהמנהלים מקבל את ה- viewשלו.
עשו פיילוט על כלי מסוג “) quot;dashboardכלומר, לא כלי BIאלא כלי שמתמחה אך ורק ב
(dashboardאך מכיוון שהמוצר quot;ישבquot; על דטהבייסים ולא על שכבת ה- ,BIלבסוף
החליטו לעשות שימוש ברכיב המדדים של כלי ה- BIשכבר קיים בארגון.
נבנתה מערכת נרחבת לניהול מדדים וכיום מיושמת בצורה מאוד נרחבת בquot;שטחquot; )אלפי
משתמשים, וכ- 001 מדדים(. כל מנהל מתחיל את יום העבודה שלו מהמערכת.
המערכת, המיושמת כבר מספר שנים, יצרה quot;אמת אחת בארגוןquot; ושפה אחידה. בארגון
ישנם צוותים )עסקיים( שממונים על בדיקה של כל מדד חדש. כיום הארגון שוקל מעבר
למערכת מדף שתחליף את אותה מערכת שפותחה לפני מספר שנים )בעיקר עקב בעיית
זמני תגובה(. את הפרויקט מוביל מנהל עסקי בכיר בארגון. החלק הקשה ביותר בתחילת
הפרויקט היה לשכנע כל מנהל מחלקה quot;למדודquot; את עצמו. החלק המחשובי היה החלק
הקל יותר.
כיום החברה עובדת על פי מדדי ביצוע אך הם quot;מנותקיםquot; מה- .BIישנו תהליך )במסגרת
יישום BIגדול( לחבר את המדדים ל- ,BIוכן לחבר את ממדי הביצוע של ההנהלה
הבכירה למדדי הביצוע של הנהלת הביניים. לאורך כל התהליך, ישנו מנהל-ביניים
שעובד בצמוד עם מחלקת ה- ITומלווה את התהליך. מתכננים לעשות שימוש בסוויטת
ה- BIהנבחרת לנושא המדדים, וליישם על פי גישת quot;אלרטים מונחים לפעולהquot;. כלומר,
אם ישנה בעיה ברווחיות או בשרשרת האספקה, המנהל אוטומטית יקבל את הסיבה לכך
ואת הquot;צעד הבאquot; שיש לעשות. במילים אחרות, על פי סוג הquot;מדדquot; יתלווה דוח רלוונטי
שמספק סיבה לסטייה מהמדד.
המוצר המיושם בחברה הנו מסוג quot;תכנון פיננסיquot; השם דגש על תהליך התכנון שמוביל
לקביעת המדד וכן התהליכים סביב העבודה עם המדדים. המוצר יודע לעבוד מעל קוביות
ה- OLAPהמיושמות בארגון וכן לשלוף נתונים ממקורות שונים אחרים. המדדים
המיושמים – מכירות, שירות, רווחיות, תפוקת העובדים. המדדים נקבעו תוך התייעצות
עם יועץ חיצוני. התפקיד של מחלקת ה- ITהנו יישומי, תמיד ישנו רפרנט מצד הלקוח.
ישנו גם יישום ) dashboardמיושם באמצעות כלי אחר(, ולכל אגף יש dashboard
משלו. מחפשים כלי אחר שיחליף אותו )בחנו פתרונות dashboardשל כלי ה- BIבו
משתמשים כיום, וכן כלים ייעודיים ל dashboardsהשמיים דגש על ההיבט הוויזואלי
וחילול היעדים בצורה מאוד אינטואיטיבית(.
בארגון קיים כבר quot;דור ראשוןquot; של ) Balanced Scorecardשעובד כבר כ-7 שנים( וכיום
מתחיל תהליך של quot;דור שניquot;. בדור הראשון משתמשים במוצר מסוג quot;תכנוןquot; שהוא יותר
תהליכי באופיו מאשר כלי Scorecardsאחרים, הוא נבחר משום שהוא מספק תהליכים
ניהוליים מובנים לנושא ) Balanced Scorecardניהול יוזמות, ישיבות, התראות(.
דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע
אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין
לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel
4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
4. 44424479-279 .Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7444474 Fax
בארגון זה עושים הבחנה בין /KPIsמדדים לבין balanced scorecardככלי ליישום
האסטרטגיה. קיימים תהליכים מאוד מובנים לבניית המדדים וכן מתודולוגיה מובנית
לנושא .Balanced Scorecardהתהליך לא מתחיל מה- ,ITחייב להתחיל מההנהלה
הבכירה מכיוון שמדובר באסטרטגיה ברמה הכי בכירה )לדוגמה, החלטות כגון כמה
מפעילות הארגון תהיה בישראל וכמה במדינות אחרות?(, וזו גם אינטגרציה בין כל
תחומי הפעילות של הארגון.
צורת בניית המדדים: קביעת האסטרטגיה הארגונית -< גזירת המדדים -< גזירת תהליכי
העבודה. רמת העדכון הנה חודשית )האסטרטגיה לא משתנה כל כך מהר(. חשוב להם
לדעת, במידה וישנה בעיה במדד מסוים, מהי הסיבה לכך, ומהו הצעד הבא שיש לעשות
במקרה של סטייה. כאמור, במקביל ישנו תהליך של EISארגוני. מקורות המידע –
מגוונים, ודווקא רובם מוקלדים quot;ידניתquot; )לדוגמה, סקרים(. החליטו על רמת מספקת של
נתונים שיימצאו במערכת ה- .Balanced Scorecardישנה החלטה בארגון שעל
המערכות הניהוליות, ובתוכן גם ה- ,BSCייבנו על תשתית נתונים אחידה )(DW
שמהווה את הquot;אמת האחתquot; בארגון.
מיושמת מערכת מדדים כ-3 שנים. הפרויקט הונע על ידי המנכquot;ל. כל שנה ישנו תהליך
של החלפת המדדים )על ידי אגף התכנון אשר אמון על התכנון האסטרטגי של הארגון(.
המערכת גרמה למהפכים בארגון. תהליך ארגוני אסטרטגי שמוכנס למערכת מייד
משתקף לכל הארגון )על ידי הכנסת המדד למערכת הארגון למעשה אומר לכל העובדים
וההנהלה במה חשוב להתמקד כעת(. בוחנים קצת כלים אחרים להחלפת המוצר הקודם,
אך מחכים ליותר בשלות של הכלים בשוק. צורת השימוש במערכת הנה באמצעות
פורטל, הלקוח לא צריך לדעת כיצד להשתמש במערכת מסוימת כדי להוציא את המידע,
כל המידע הרלוונטי מוצג לו.
מומשה מערכת Balanced Scorecardעל תשתית ) DWמכיוון שהנתונים הנמצאים ב-
DWיחסית קרובים לאזורי היעדים הנמדדים(. אולם בארגון זה רוב הנתונים מוקלדים
ידנית למערכת. כיום המערכת עובדת, שוקלים להשתמש בכלים אחרים.
תכנית לביצוע פיילוט בקרוב ולאחר מכן פריסה לשאר הארגון. המדידה הנה רבעונית,
וכל המדדים יעברו דרך ה- .DWבארגון זה הוקמה ועדה למידע )מובנה ובלתי מובנה(,
וועדה ל- EISומדדים )כל חבר בוועדה ממליץ מה צריכים להיות הנתונים המוצגים ב-
.(EISועדת ה- EISבדקה כמה כלים. בארגון זה מסתכלים יותר על מימוש של KPIs
ופחות על תפיסת ה- ) Balanced Scorecardאין יחסים בין מדדים(. הרעיון הוא שכל
אחד יידע על מה מודדים אותו. המנכquot;ל הוא זה שדוחף את הפרויקט.
לסיכום, להערכתנו בארץ כבר נצבר לא מעט ניסיון של פרויקטי מדדים ו- quot; Scorecardsדור
ראשוןquot;. ארגונים מעוניינים לעבור לquot;דור השניquot; אשר כולל גישה יותר טובה לנתוני ה-,BI
שימוש בכלים יותר מתקדמים, וחשיפת יוזמות אלה ליותר משתמשים בארגון.
הניסיון הנצבר מלמד על חשיבות מעורבות ובעלות ההנהלה בפרויקט מסוג זה. כמו כן, ניתן
לראות שבקרב ארגונים שעובדים עם כלים אלה, הפרויקט אף פעם לא quot;נגמרquot; – מוגדרים כל
הזמן יעדים חדשים, יעדים ישנים משתנים תקופתית, ועולות כל הזמן דרישות חדשות
מהמשתמשים – המנהלים העסקיים.
דוח זה מהווה את חוות דעתה של חברת –STKIחברת ייעוץ המספקת ללקוחותיה מידע
אסטרטגי וטקטי, המתבסס על מחקריה בשוק ה ITבישראל וכמו כן על מחקרים של חברות בין
לאומיות כגון: .Cutter, Experture, Datamonitor, Butler
Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel
4442447-9-)279 ( :Tel: (972)-9-7444474 Fax
