La DSN avec Sage Paie RH Génération i7 un mécanique bien huilée pour KG Industrie

1. Sous-traitant de grands donneurs d’ordres industriels,
KG Industrie allie l’usinage et l’assemblage de pièces
mécaniques. Client Sage historique, KG Industrie met
en place la Déclaration Sociale Nominative en novembre
2014, à la faveur de la montée en version Génération i7 de
son logiciel de paie Sage. Stéphanie Gaisne, responsable
de la paie, a déjà presque oublié comment elle faisait
avant pour ses déclarations, tant la DSN simplifie
aujourd’hui son quotidien…
Activité
Mécanique de précision : conception,
réalisation et assemblage de pièces
mécaniques
Sous-traitance pour tous les secteurs
d’activité : aéronautique, automobile,
énergie, bâtiment, métallurgie, ingénierie…
Effectif
30 salariés
Chiffre d’affaires
5 millions d’euros
Equipement
Sage Paie & RH i7
Sage 100 Comptabilité
www.kg-industrie.fr
Au 1er
janvier 2016, la Déclaration Sociale Nominative,
mensuelle et unique, remplacera les principales
déclarations sociales des entreprises issues de la
paie. Cela permet de gagner du temps et de sécuriser
les démarches déclaratives en supprimant des étapes
manuelles chronophages et les risques d’erreurs qui y sont
associés. Grâce à l’automatisation du processus d’envoi
des DSN mensuelles, il n’est plus nécessaire de multiplier les manipulations
de fichiers sur le disque de l’ordinateur puis de se connecter à la plateforme
pour les transmettre. La DSN permet d’effectuer, directement dans le logiciel,
les déclarations de la DSIJ (indemnités journalières pour les arrêts maladie,
maternité et paternité), de l’AED (Attestation Employeur Dématérialisée pour
les départs des salariés de l’entreprise), de la DMMO et EMMO (déclaration
mensuelle d’entrée et de sortie des salariés) ainsi que les radiations
d’organismes de mutuelles et de prévoyance.
Testée et validée avec des utilisateurs pilotes depuis novembre 2013, le
module Sage DS inclus dans l’offre Sage Paie & RH Génération i7 permet
de se préparer dès maintenant et avec sérénité à la DSN, levier majeur du
choc de simplification engagé par l’État.
La précision, ADN de l’entreprise
Respectivement fondées en 1927 et en 1947, Grillot et Kirchheim ont été réunies
en 1988 pour composer ensemble une entreprise de taille suffisante et bénéficiant
de la complémentarité de leurs compétences, en sous-traitance de mécanique de
précision au profit de donneurs d’ordres issus de la plupart des secteurs industriels.
Accompagnant ses clients dès le démarrage des projets, apportant expertise et
qualité, KG Industrie est présent dans l’usinage de pièces mécaniques de tous types
de matériaux et dans l’assemblage de sous-ensembles sous contrôle qualité.
Son spectre étendu de savoir-faire lui permet de fournir des prototypes et des séries
courtes à moyennes pour des secteurs aussi innovants que les industries spatiales,
aussi précis que le médical ou aussi exigeants que le nucléaire. Une certification ISO
9001 valide les bonnes pratiques du management de la qualité en vigueur au sein de
la PME d’une trentaine de personnes.
Une culture de qualité appliquée à la paie
Déjà ancienne au sein de l’entreprise, Stéphanie Gaisne a commencé comme
assistante commerciale jusqu’en 2000, où elle s’est vue proposer la responsabilité
du périmètre gestion du personnel, paie et déclarations sociales. “Malgré mon BTS
assistante de gestion PME/PMI, ce changement de poste a représenté pour moi
un gros challenge. J’ai pu heureusement m’appuyer sur Sage Paie & RH pour
prendre la mesure de la complexité de l’environnement paie.
Entretien avec Stéphanie Gaisne, Responsable de la paie
La DSN avec Sage Paie & RH Génération i7 :
une mécanique bien huilée pour KG Industrie
TÉMOIGNAGE
Si j’ai tâtonné un peu au tout début, je dois
dire que le bénéfice de la DSN est très
rapidement apparu. Je gagne du temps,
c’est sûr. Si le travail est bien fait en amont,
ça se passe très simplement.
Stéphanie Gaisne, Responsable de la paie,
KG Industrie
“ “

2. 3 avenue de l’Atlantique
91958 Les Ulis cedex
Tél. : 01 69 18 85 40
Sage2015©-SociétéparActionsSimplifiéeaucapitalsocialde6.750.000euros-Siègesocial:10rueFructidor75834ParisCedex17RCSParis313966129-Création:CA-inspire-06-15
Aptetude, Sage d’Or 2014
Depuis plus de quinze ans, Aptetude accompagne les PME/
PMI avec une offre globale. Gestion, maîtrise informatique,
développement et communication : la convergence des
solutions apporte aux entreprises confort d’exploitation
et hauteur stratégique. Aptetude ajoute le conseil aux
solutions pour servir ses clients : audit & conseil, intégration,
maintenance, sécurité et assistance.
Implantée à Wissous (Essonne), Aptetude compte 38
collaborateurs pour 1 550 clients sous contrat. Classée
dans les trois premiers revendeurs nationaux Sage en 2009,
l’entreprise a été récompensée par trois Sage d’Or en 2009,
2011 et 2014.
www.aptetude.fr
Le Pélican
2 rue de la Couture - 94150 Rungis
contact@aptetude.fr
Tél. : 01 56 72 10 90
Hélas, pendant les trois années qu’a duré l’expérience, le prestataire
retenu n’a jamais été capable de maîtriser le paramétrage de
nos données. De multiples erreurs et incohérences affectaient
chaque mois la fiabilité de notre système de paie, comme par
exemple l’apparition de primes indues ou une totale confusion
dans la gestion des chèques vacances. Bien sûr, des progrès ont
été accomplis au cours de la collaboration mais je n’ai jamais été
sereine et devais chaque mois consacrer le temps supposé gagné
à tout vérifier, à alerter notre prestataire sur les erreurs, obtenir
parfois avec délai un résultat satisfaisant et à valider et re-valider.
Au bout de trois ans, il fallut se rendre à l’évidence : notre solution
d’externalisation ne fonctionnait pas. Nous avons donc décidé de
mettre fin à l’expérience et de revenir à la situation précédente”.
La DSN, source de productivité
“Accompagnés par notre partenaire Aptetude, nous avons
migré vers Sage Paie & RH Génération i7 en novembre 2014 de
manière à pouvoir adopter la Déclaration Sociale Nominative
de façon anticipée. La migration s’est passée sur deux jours,
dont trois demi-journées consacrées à l’installation et au
paramétrage et une demi-journée environ de formation. Si j’ai
tâtonné un peu au tout début, je dois dire que le bénéfice de la
DSN est très rapidement apparu. Je gagne du temps, c’est sûr. Si
le travail est bien fait en amont, ça se passe très simplement.
Schématiquement, il y a la déclaration mensuelle d’une part, c’est-
à-dire l’envoi du fichier à l’URSSAF et les événements éventuels,
maladies, entrées ou sorties, d’autre part. Sur la partie déclaration
mensuelle, en quelque sorte une mensualisation très simplifiée de
la DADS-U, le temps gagné se mesurera en fin d’année, quand
la DADS-U sera devenue une simple formalité cette année et
puis disparaîtra les années suivantes. Pour les événements,
et singulièrement les arrêts maladie, là, le bénéfice est
immédiatement tangible. Il n’y a aucune ressaisie à faire,
plus de déclaration à l’assurance maladie, rien de tout cela.
Je vais dans l’onglet arrêt de travail, je crée ma liste des arrêts de
travail en appelant les personnes, en indiquant les dates de début
et de fin et en indiquant s’il y a subrogation ou non. Chez nous, la
subrogation n’intervient qu’au bout d’un an d’ancienneté. En plus,
l’ergonomie de Sage Paie & RH Génération i7 est clairement
un plus. Les petites icônes, que Sage appelle étiquettes, sont très
pratiques pour créer des favoris. Sur mon bureau, je dispose de
manière personnalisée de tout ce dont j’ai besoin : bulletins, DSN,
historique des virements, livre de paie… J’utilise aussi beaucoup
la possibilité de faire des tableaux de bord, comme par exemple
les allègements Fillon, l’attribution des chèques vacances, bien
sûr la liste des salariés ou encore le suivi des IJSS. Franchement,
je ne comprends pas les gens que je croise en formation qui
me confient que le passage à la DSN leur fait peur. Je suis
tellement sereine désormais que j’ai volontiers accepté la
proposition de mon agent traitant à l’URSSAF de devenir
entreprise testeuse pour la Phase 2 !”.
La modélisation des process induits par le logiciel et les
paramétrages réglés en amont ont très clairement facilité mes
premiers pas”. Déclinant la culture de l’entreprise au niveau de la
paie, Stéphanie Gaisne accorde une attention scrupuleuse à la
qualité de la production. “Le côté stressant de ce métier, même
14 ans après, c’est le risque d’erreur sur un bulletin. Je me mets
la pression chaque mois pour que tout soit parfait. Et je me tiens
informée des évolutions, je suis régulièrement des formations de
mise à niveau pour intégrer les changements, au niveau de la loi
Fillon ou des allocations familiales, par exemple”.
La paie externalisée, un essai non concluant
Au bout de quelques années après sa prise de poste, une nouvelle
organisation a été mise en place pour faire évoluer la mission
de Stéphanie Gaisne. “Afin de me donner davantage de temps,
notamment pour produire des tableaux de bord de gestion, nous
avons décidé de confier à l’extérieur la production de la paie, seule
l’édition des bulletins étant conservée chez KG Industrie, ainsi bien
sûr que l’émission des virements.
KG Industrie
TÉMOIGNAGE
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