Herramientas para hacer mejores presentaciones de empresa - powerpoint

1. Taller de técnicas para una
presentación y comunicación
eficaces
Comunicación
Abril, 2010.

2. Hablar en público ≠
Comunicar
El sabio habla porque tiene algo que
decir; el tonto, porque tiene que decir
algo.
Platón, 427-347 a.C.

3. ¿Cómo se produce la comunicación?

4. 5 competencias que generan
CREDIBILIDAD
1. Competencia (habilidades)
2. Carácter (personalidad, carisma)
3. Compostura (serenidad, calma, tranquilidad)
4. Extroversión (simpatía, empatía)
5. Sociabilidad (empatía de grupo)
Carmine Gallo

5. Estrategias de persuasión.
Josh Gordon

6. Estrategias de persuasión
Entusiasmo
disfrutar de
lo que se
dice
Autenticidad
creer en lo que
se dice

7. Oratoria: persuadir no es manipular.
Ethos
Credibilidad
del orador
Triada de
la retórica
Pathos Aristóteles
Logos
Habilidad de
Conocimiento
crear un
de la
entorno
argumentación
emocional
IESE Insight

8. Aprender a presentar… sugerencias
• La preparación es la clave:
1. ¿Qué quiere lograr?
2. Realice un esquema de puntos principales: quien mucho abarca,
poco aprieta
3. Piense en las ayudas visuales que requerirá
4. Escriba la introducción y conclusión al final:
1. Introducción: ¿Cómo te beneficiará la exposición? ¿Por qué es
importante para ti la exposición? Llamar la atención del público
2. Conclusión: Resumir. Remitir al público a la introducción. Inspirar al
público.
5. Prepare sus notas (sólo para ganar en seguridad).
6. La práctica hace al maestro.
Management para dummies

9. Aprender a presentar… sugerencias
• Potenciar las ayudas visuales: siempre que puedas
cambiar una palabra por una imagen
• Aprendizaje visual: Hasta no ver, no creer (y
posiblemente tampoco retener). Nelson &
Economy.
• ¿Por qué?
– Transmiten información con mayor rapidez
– Las personas retienen información gráfica más tiempo
– Rompen la monotonía
Management para dummies

10. Aprender a presentar… consejos
• Tranquilízate.
• Salude al auditorio (cultive el contacto previo
con la audiencia).
• Espere a obtener y captar la atención del
público (técnica del silencio).
• Empiece la exposición: aprovecha tu
oportunidad de comunicar.
Management para dummies

11. Factores que hacen fracasar una
presentación
1. Falta de preparación
2. Desconocer a la audiencia
3. Exceso de ayudas visuales
4. Demasiado material
5. Usar un tono monótono
6. Falta de enfoque
McCroskey, Holdrige & Toomb

12. Fases de una presentación: las 3Ps
1. Planificación
2. Preparación
3. Presentación

13. Fase 1: Planificación
• Fija tu objetivo
• Resumen ejecutivo de tu objetivo
• Investiga - analiza:
– Audiencia
– Lugar
– Tema
• Preguntas clave: ¿Es importante para ti, por
que? ¿Qué significa el mensaje para ti? ¿Por
qué te explico esto? ¿A quien le importa?

14. Fase 2: Preparación
• Realiza un esquema (gráfico) del mensaje
• Crea tu propia historia (storyboard)
• Desarrolla la presentación
– Introducción
– Cuerpo
– Desenlace
• Prepárate a ti mismo

15. Antes de la Presentación…
• Practica todo lo que puedas. Ensaya frente a
amigos o familiares que te den su opinión.
• Memoriza los primeros minutos de la
presentación: tendrás un recurso en los
momentos que generan más nerviosismo.

16. Instantes antes de la Presentación…
• Piensa en positivo: visualízate frente a una
audiencia entregada y apasionada.
• Cerciórate que la informática funciona.
• Reafírmate: tu puedes hacerlo bien.
• Piensa que la audiencia espera que tu también
triunfes en tu presentación.

17. Entrando en la sala…
• Sonríe.
• Muévete con naturalidad.
• Fija tu atención en un par de caras ‘amigas’.
• Se tu mismo.

18. Fase 3: Presentación
Momentos: Consejos:
• Abre con una idea clave • Lee a tu audiencia
• Explica que les vas a contar • Cuida tu lenguaje
• Esboza la ideas • Cuida tu vestimenta
• Usa esquemas de procesos • Cuida tu tono de voz
gráficos
• Cuéntaselo
• Cierra con la misma idea
clave con que comenzaste

19. Superando situaciones negativas…
Sin • Flexibilidad
• Aligera contenido para conseguir mejor
seguimiento
preparación • Recuerda el objetivo de la presentación.
•No luches con él.
•Involúcralo en la presentación.
Sabelotodo •Su información como contribución y
participación.
Después de la • Si esta en tu mano, escoge un menú ligero
• Intenta usar argumentos rompehielos
comida
• Comparte tus contenidos con la audiencia
Follonero • Invita a participar
• Traslada la conversación a toda la audiencia

20. Ante las preguntas…
• Anticipa las preguntas que puedan surgir.
• Escucha atentamente a los intervinientes.
• Repite claramente la cuestión.
• Diríjase al auditorio en general.
• Responde directa, clara y concisamente.
• Tacto: reformular preguntas poco elegantes,
capciosas o negativas.
• Alimentarse de datos para responder.
• Ser honesto: si no sabemos, lo admitimos.
• Pasa a la próxima pregunta.

21. Una buena presentación…
Un buen Un buen Un buen
mensaje diseño desarrollo

22. Un buen contenido
Transformar información
Recoger buena
Analizar la audiencia en un buen esquema o
información
storyboard
• ¿Necesidades • ¿Qué beneficios • Hacer un
que tienen? quiero para la esquema de
• ¿Nivel de audiencia?
contenidos
conocimientos? • ¿Qué saben ya
• ¿Actitud frente del tema? • Agrupar los
al tema? • ¿Cuál es mi datos en el
• Demografía objetivo? esquema

23. Storyboard…
Introducción Nudo Desenlace
• Debe incluir una • Estilo narrativo • Resumir
agenda y conclusiones
descripción clara de • Estilo cronológico
objetivos • Estilo problema- • Fijar pasos futuros
• Se pueden usar solución • Abrir a la impresión
estrategias de: de la audiencia
humor, plantear • Estilo actualidad
una pregunta, una • Estilo causa-efecto
anécdota, una cita
famosa… • Estilo periodístico

24. Estilos del storyboard
Estilo • Presenta los hechos en el orden en que
se han producido
cronológico
Estilo causa • Fijas las causas y explicas sus efectos
- efecto
Estilo • Usas todas o algunas de las preguntas
QUE, QUIEN, CUANDO, COMO y
periodístico PORQUE

25. Estilos del storyboard
Estilo problema • Defines el problema, sus razones tu
- solución solución y repasas las conclusiones
• Transportas a la audiencia en un
Estilo narrativo viaje a través de tu presentación
Estilo de • Divides el tema general en
actualidad subtemas y los describes

26. Dinámica #2
• Individualmente
• Prepara un esquema de tu STORYBOARD
• Desarróllalo para la segunda sesión,
remitiendo antes por email a
info@proquame.com.es

27. Un buen diseño: principios básicos
• Usa una idea clave por diapositiva
• Usa frases y palabras clave
• Esquematiza y numera tus ideas
• Usa capitales a principio de frase o palabra, no
abuses.

28. Un buen diseño…
Diseño Consistencia Color
• El diseño es el • Posición del texto e • Busca el contraste
esqueleto que da imágenes • Busca la armonía de
soporte al cuerpo • Tipos y tamaños de colores
(el mensaje) y no al letras
• Evita composiciones
revés • Los fondos
de más de 4 colores
• Los gráficos
• El tratamiento de
las imágenes

29. Barreras del powerpoint.
Dave Paradi

30. Consejos sobre tablas.

31. Consejos sobre gráficos.

32. Una buena presentación…
Lenguaje
Voz Lenguaje Movimiento
corporal
• Suena natural • Habla con • Abre tu circulo • Firmeza –
• Cultiva: sentimiento y de movimiento energía
convencimiento. en toda la sala. • Usa las manos
1. Volumen • Frases cortas. • Ayúdate de las
(suficiente) • Relajado, no
• Palabras sencillas manos pasota
2. Entonación
(evita y claras. • Usa las pausas • Contacto
monotonía) • Habla despacio y para dar visual
3. Ritmo claro. énfasis a una
(atención al constante
nerviosismo) idea

33. Consejos en el lenguaje corporal
• Saca las manos de los bolsillos
• No cruces las manos en tu trasero
• No cruces los brazos
• No te pongas en postura de parra
• No escurras tus manos de forma nerviosa

34. Preparar un discurso
‘Si tengo que pronunciar un discurso de 2
horas, empleo 10 minutos en su
preparación. Si se trata de un discurso de
10 minutos, entonces tardo 2 horas en
prepararlo’
Winston Curchill

35. Fórmula SOAM
IESE Insight
1. Situación 2. Objetivo 3. Auditorio 4. Método
• Considere el • Concrete su • Los oyentes • Ayudas
tiempo y el objetivo son los audiovisuales
lugar • Borrador: clientes • Evitar escribir
• Atención a la introducción, • El contenido todo
comunicación cuerpo y debe • Plan B: la
no verbal: conclusión adaptarse al tecnologia
entonación • Introducción + cliente falla
expresión conclusión =
facial, gestos, 15% tiempo
contacto máximo
visual…

36. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Evita leer tus notas…
• Repasa tus notas
• Absórbelas (no las
memorices)
• Prepara, prepara y prepara
tu presentación… hasta el
ensayo general
Carmine Gallo

37. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No evites el contacto visual…
• El contacto visual crea
confianza, credibilidad y
feed-back en tu audiencia.
• Contacta con ellos un 90%
del tiempo
• El 10% restante puedes
dedicarlo a las diapositivas,
pero recuerda: hablas a tu
audiencia, no a tus
diapositivas
Carmine Gallo

38. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Cuida tu vestido…
• No te vistas por debajo de
tu audiencia
• Adapta tu vestido a la
cultura de la audiencia y
añade un toque de
elegancia
Carmine Gallo

39. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Transmitir inquietud, nerviosismo,
duda…
• Evita gestos de nerviosismo
• Transmite inseguridad y se
traslada al mensaje
• Graba tus presentaciones
para corregir estos gestos
Carmine Gallo

40. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No ensayar…
• Practicar y practicar
• Re-escuchar la propia
presentación
• Hacer ensayos generales,
funcionan
Carmine Gallo

41. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Permanecer impasible…
• No somos un mueble
• Hay que transmitir
dinamismo
• Moverse, caminar, gesticular.
• Dinamizar con la voz y con el
cuerpo
Carmine Gallo

42. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Recitar el texto…
• Asumimos que la audiencia
sabe leer
• Las diapositivas son un
complemento, y no al revés
• Administra y economiza el
texto: regla 4 palabras X 6
líneas
• Añade anécdotas e historias
que amenicen el texto
Carmine Gallo

43. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Hablar demasiado…
• Buscamos un mensaje
apasionado, conciso y claro
• La atención baja a los 18
minutos
• Revisa tu mensaje: ¿puedes
simplificarlo? ¿y volver a
simplificarlo? …
Carmine Gallo

44. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
No aburrir…
• La audiencia se centra en la
apertura y la clausura
• Debes de dar razones a la
audiencia para generar
interés en tu contenido
Carmine Gallo

45. 10 errores que evitar: barreras de
comunicación
Acabar mal…
• El nudo del mensaje no
centra el interés de la
audiencia
• Debes inspirar al final
• Resume al final tus ideas
CLAVE
• Ofrece una idea inspiradora
que aporte algo nuevo a la
audiencia
Carmine Gallo

46. 1 consejo fundamental
Ofrece a la audiencia sólo
aquello que necesita
saber.
Jerry Weissman

47. 6 pasos para lograr una presentación
fantástica
1. Empiece por el 2. Sea informativo, 3. Prepare una visión
principio no abrumador general
• Domine lo que • Ofrezca • Las diapositivas
quiere decir información útil son una guía-mapa
• No de rodeos (solamente) de la presentación
• Decida el objetivo • Fije los puntos • La diapo es un
y haga un principales en su instrumento, no el
esquema de esquema objetivo
principio a fin • Apoye en datos, • Descubra
evidencias y información tras
observaciones las diapo
convincentes Woods & Smith

48. 6 pasos para lograr una presentación
fantástica
5. Párese y haga la
4. Prepare como si fuera un
presentación clara y 6. Tenga un plan de respaldo
actor
comprensible
• Domine sus nervios • Controle el tono • Que la técnica no
a través del ensayo de voz te traicione, tenga
• Evite improvisar • Evite muletillas copia en papel y
• Hable claro, vocalice como ‘bueno’, de la presentación
bien y a velocidad ‘usted sabe’, • Grabe para
moderada
‘entonces’, mejorar
• Planifique y ‘mmmmm’ …
cronometre: ojo a
prever preguntas
• Revise el equipo
Woods & Smith

49. 6 pasos para lograr una presentación
fantástica: consejos…
Los gestos…. El diseño…
• Use las manos de forma natural, • Usar fuentes claras: Arial, Lucida
sin flacidez ni energía excesiva Bright, Lucida Sans, SansSerif,
Tahoma o Verdana.
• No señale a las diapos • Evite efectos especiales
excesivamente distractorios
• Las manos a la vista, ni en la • Use poco texto, con letra grande y
espalda ni en los bolsillos legible. Tipo mínimo: 20 pt.
• Fondos con gradientes de color
• De la cara, nunca la espalda de oscuro a claro
• Muévase con motivo • Evite fondos verde-rojo
• El fondo amarillo siempre
funciona
• Evite el violeta para asuntos
serios (color oscuro =
estabilidad).
Woods & Smith