”Tositilanteessa ohjeet eivät auta, jos takana ei ole yhtään harjoitusta”, Senaatti-kiinteistöjen toimialajohtaja Jari Panhelainen toteaa Senaatti-areenan ennakkokyselyn tuloksista. Normaaliolojen häiriö- ja poikkeustilanteisiin varautumisessa on kehitettävää myös Valtiontalouden tarkastusviraston raportin mukaan.
4. VALTION TARKASTUSVIRASTON RAPORTTI 13.12.2018
• Valtion virastojen suunnitelmat oman toimintansa jatkuvuuden
varmistamiseksi eivät ole riittävän hyvällä tasolla.
• Monelta virastolta suunnitelmat puuttuvat kokonaan.
• Virastojen johdon tulee ottaa vastuu toiminnan jatkuvuuden varmistamisesta
normaaliolojen häiriötilanteissa.
• Valtionhallinnon sisäisten palvelujen keskittäminen ja uudet verkostomaiset
toimintamallit edellyttävät jatkuvuusriskien hallintaa virastotasoa laajemmin.
• Tarvetta ylemmän tason hallintaan tulisi selvittää valtiovarain controller -
toiminnon johdolla.
6. TIETOISUUS JA ASENTEET
46%
51%
3%
Häiriötilanteisiin varautuminen on meillä
kiinteä osa toimintakulttuuria. Johdon tuella
arvioimme mahdollisia ja toteutuneita
häiriötilanteita säännöllisesti ja kehitämme
toimintaohjeita niiden varalle.
Meillä on tunnistettu riskit, mutta
jatkuvuussuunnittelua ei ole oikein saatu
käyntiin. Vastuuhenkilöton kyllä nimetty,
mutta heillä ei ole ollut aikaa edistää asiaa
muiden töidensä ohessa.
Ei meillä ole vielä sattunut mitään, joten
emme ole turhia hätäilleet. Meillä on
oikeitakin töitä.
N=35
7. KRIITTISET TOIMINNOT
23%
54%
23%
Olemme tunnistaneet toimintojamme
kriittisyyden ja järjestäneet häiriöiden varalta
korvaavia toimijoita. Tarkistamme luokittelua
säännöllisesti ja arvioimme häiriöiden ja
varautumistyön kustannusvaikutuksia.
Olemme tunnistaneet kriittisimmät
toimintomme ja vaihtoehtoiset toimittajat.
Olemme tietoisia siitä, että jotkut
toiminnoistamme ovat ehkä kriittisempiä kuin
toiset. Näitä voisi joskus miettiä…
N=35
8. JATKUVUUSSUUNNITELMAT KUNNOSSA
26%
54%
20%
Häiriötilanteet on tunnistettu ja toimintaohjeet
niiden varalle on tehty. Häiriötilanteissa
reagointiaharjoitellaan jatkuvasti yhteistyössä
myös kumppanien kanssa.
Häiriötilanteet on tunnistettu ja suunnitelmia
niiden varalle on tehty. Suunnitelmien
päivitykset eivät ole säännöllistä.
Suunnitelmat on laadittu, mutta niiden
menettelytapoja ei ole otettu käyttöön.
N=35
9. VIIMEISIN VAKAVA HÄIRIÖTILANNE
32%
51%
17%
Selvisimme häiriötilanteesta hyvin. Meillä oli
suunnitelmat ja toimintaohjeet, ja olimme myös
harjoitelleet. Asiakasviestintä pelasi hyvin eikä
tilanne saanut vääränlaista mediahuomioita.
Selvisimme häiriötilanteesta melko hyvin.
Suunnitelmista ja toimintaohjeista löytyi muutamia
yllättäviä puutteita. Asiakasviestintä saatiin lopulta
hoidettua.
Selvitimme häiriötilanteen, mutta toimintamme
katkesi joksikin aikaa. Emme ehtineet tiedottaa
sidosryhmiämme, koska tilanne oli sekava ja yllätti
kaikki.
N=35
10. TYÖKALUT KÄYTÖSSÄ
29%
60%
11%
Meillä on vakiintuneessa käytössä
toiminnan jatkuvuuden kehittämisen
työkaluja.
Olemme tehneet toiminnan
jatkuvuuden arviointia satunnaisesti,
mutta tulosten hyödyntämisessäei
ole päästy vielä vauhtiin.
Teemme riskien kartoituksia, mutta
toiminta ei ole järjestelmällistä.
N=35
11. VASTUUTUS JA RESURSOINTI
46%
34%
20%
Jatkuvuussuunnittelua hoitaa siihen
vastuutettu henkilö ja häiriötilanteiden
hoitamiseen on nimettyja koulutettu
henkilöt. Myös viestintävastuut on
määritelty.
Suunnitelmat on laadittu ja toiminta
organisoitu, mutta toimintaa ei ole
resursoitu riittävästi.
Suunnitelmat on laadittu ja
vastuuhenkilöt nimetty.
N=35
12. OSAAMISEN KEHITTÄMINEN
43%
46%
11%
Vastuuhenkilöiden osaaminen pidetään
ajan tasalla. He harjoittelevat
säännöllisesti häiriötilanteiden
johtamista ja hoitamista ja menettelyjä
kehitetään jatkuvasti.
Vastuuhenkilöitä on joskus koulutettu
jatkuvuudenhallinnan suunnitteluun.
Vastuuhenkilöitä ei ole koulutettu.
N=35
13. MITTAAMINEN JA SEURANTA
23%
66%
11%
Kykyä toimia häiriötilanteissa mitataan ja
arvioidaan jatkuvasti. Meillä on myös selkeä
prosessi tilanteiden raportointiin johdolle.
Tulosten perusteella kehitämme
jatkuvuudenhallinnan prosesseja.
Jatkuvuudenhallinnan mittaamisesta tai
kehittämisestä on ollut puhetta. Toistaiseksi
meillä ei ole ollut prosessia johdolle.
Ei ole ollut tarvetta mitata tai arvioida kykyä
toimia häiriötilanteissa.
N=35
14. KRIITTISET ULKOISET TOIMIJAT
29%
57%
14%
Tiedämme toimintamme kannalta
kriittisimmät ulkoiset toimijat ja resurssit.
Korvaavien resurssien käytöstä
häiriötilanteissa on tehty sopimukset ja
tarkistamme ne säännöllisesti.
Olemme kartoittaneet toimintamme
kannalta kriittisiä ulkoisia toimijoita ja
korvaavia resursseja. Sopimuksia ei ole
kuitenkaan vielä tehty.
Emme ole kartoittaneet toimintamme
kannalta kriittisimpiä ulkoisia toimijoita.
N=35
15. KRIISIVIESTINTÄ
37%
60%
3%
Meillä on selvät vastuut ja ohjeet,
siihen miten viestitään sidosryhmille
häiriötilanteissa. Harjoittelemme
säännöllisesti kriisiviestintää osana
muuta jatkuvuusharjoitusta.
Meillä on ohjeet siihen, miten
viestitään häiriötilanteessa.
Meillä ei ole viestintäohjeita
häiriötilanteiden varalta.
N=35
16. KYKY TOIMIA HÄIRIÖTILANTEISSA KUMPPANEIDEN KANSSA
40%
51%
9%
Meillä on selvät ohjeet siihen, miten
toimimme häiriötilanteessa kriittisten
kumppanien kanssa.Toimintamallit on
kirjattu sopimukseen.
Meillä on ohjeita, miten toimimme
häiriötilanteessa. Toimintamalleja ei
ole kirjattu sopimuksiin.
Meillä ei ole ohjeita häiriötilanteiden
varalta.
N=35
17. HARJOITUKSET
46%
40%
14%
Meillä on johdon hyväksymä suunnitelma,
jonka mukaan harjoitellaan säännöllisesti
häiriötilanteita. Tulosten perusteella
parannetaan toimintaa. Johto osallistuu
harjoituksiin.
Meillä on suunnitelma, jonka mukaan
pyritään harjoittelemaan häiriötilanteita.
Harjoitusten tulokset eivät ole johtaneet
toiminnan parantamiseen. Johto osallistuu
satunnaisesti.
Meillä ei ole aikaa harjoitella toimintaa
häiriötilanteissa. Johto ei osallistu
harjoituksiin.
N=35