En nuestro artículo Nro.92 de febrero de 2018, decíamos de la importancia que está tomando la Inteligencia de Procesos (Process Intelligence). Por qué los procesos no funcionan como deberían, cómo se puede evaluar la gran cantidad de datos que influyen en los procesos, y cómo se puede mejorar los procesos en todos los ámbitos, eran algunos de los interrogantes a los cuales la Inteligencia de Procesos puede dar respuestas. Se reproduce a continuación la “Guía rápida para la Inteligencia de Procesos” de la firma Signavio®.

1. GUÍA RÁPIDA PARA LA INTELIGENCIA DE PROCESOS
Abril 2018 - año 11 Nro. 94
Herramientas Empresariales
GUÍA RÁPIDA PARA LA
INTELIGENCIA DE PROCESOS
BY SVEN WAGNER-BOYSEN, SIGNAVIO GMBH
TIMOTHEUS KAMPIK, SIGNAVIO GMBH
TOBIAS ROTHER, PROCESS ANALYTICS FACTORY
A WHITE PAPER
FEBRUARY 2017
2ND EDITION
Con la colaboración de Sergio Salimbeni Gandino
abril, 2018

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Guía rápida para la Inteligencia de Procesos
abril, 2018
Guía Rápida para la Inteligencia de Procesos
Artículo basado en “Your Quick Guide to Process
Intelligence – Signavio GmbH, Process Analytics
Factory, February 2017”
Abstract
En nuestro artículo Nro.92 de febrero de 2018,
decíamos de la importancia que está tomando la
Inteligencia de Procesos (Process Intelligence).
Por qué los procesos no funcionan como deberían,
cómo se puede evaluar la gran cantidad de datos
que influyen en los procesos, y cómo se puede
mejorar los procesos en todos los ámbitos, eran
algunos de los interrogantes a los cuales la
Inteligencia de Procesos puede dar respuestas.
Se reproduce a continuación la “Guía rápida para la
Inteligencia de Procesos” de la firma Signavio®.
Los procesos que se ejecutan en su compañía dejan,
continuamente, rastros de datos, como por ejemplo
en su ERP o en su CRM.
La inteligencia de procesos trata de analizar dichos
datos a fin de obtener una visión exacta de cómo se
ejecutan sus procesos; por ejemplo:
identificar las causas de los procesos de
bajo rendimiento,
detectar y visualizar infracciones e
incumplimiento de procesos,
monitorear el rendimiento de los procesos
y actuar en casos críticos y atascos durante
los mismos,
Ahora, echemos un breve vistazo a algunos
escenarios que podrían servirle como ejemplos para
su iniciativa de Inteligencia de Proceso:
a. Usted administra un conjunto de plantas de
producción. Éstas utilizan instalaciones, recursos y
procesos idénticos, pero algunas son mucho más
productivas que otras. Por lo tanto, usted desearía
averiguar por qué, y optimizar las operaciones de
dichas plantas en función de sus hallazgos.
b. Usted dirige un centro de servicios al cliente y
observa que un grupo importante de clientes de
alto rango no reciben una asistencia que les permita
solucionar en tiempo y forma los problemas, en
apariencia, de poca importancia. Usted debería
identificar por qué su proceso de soporte funciona
mal en estos casos.
c. Usted es un administrador de riesgos en una
organización financiera. En el pasado, los auditores
han planteado ciertas inquietudes, dado que, en
casos excepcionales, las transacciones más
arriesgadas escapaban a sus posibilidades de
resolverlas. Ahora, usted necesita identificar los
casos más complejos, antes que dichas
transacciones sean llevadas a cabo, y para ello,
debe contar con los recursos necesarios a fin de
identificar las no conformidades de casos
complejos.
Usted, tradicionalmente, resolvería estos
inconvenientes contratando a un grupo de
consultores comerciales y/o analistas, quienes
investigarían en forma manual, las cuestiones de
administración de procesos, iniciando un proyecto
de procesamiento de datos de alto costo.
Los enfoques anteriormente mencionados le
costarían una gran cantidad de tiempo y dinero, y
podrían pasar meses antes de que comenzase a ver
los resultados.

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Como una alternativa ágil se podría emplear un
“Process Itelligence” como Signavio®, un software
estándar para usuarios comerciales que analiza
automáticamente los datos del proceso de acuerdo
con sus propios requisitos. De esta manera se
puede obtener los primeros resultados de
Inteligencia de Procesos de Signavio® en el lapso de
una semana.
Este artículo le explica resumidamente cómo
comenzar su propia iniciativa de Inteligencia de
Procesos con Signavio.
2. Los cuatro pasos que se deben seguir para
comenzar con Inteligencia de Procesos
Junto con “Process Analytics Factory®” se han
identificado los cuatro pasos básicos que permitirán
comenzar con su iniciativa de inteligencia de
procesos.
Los mismos se ilustran a continuación:
Ilustración1 - Fuente: Signavio®
Fase de preparación: Limitar el dominio de la
“inteligencia”
Identificar el “desafío” del negocio (por ejemplo,
plantas de producción de bajo rendimiento) es sólo
la puesta en marcha de la iniciativa de inteligencia
de procesos.
Por lo general, se deberá alinear varias secciones
para lograr resultados satisfactorios.
Los expertos en inteligencia recomiendan restringir
desde un principio el dominio del problema,
localizando los procesos afectados y los
sistemas/fuentes de datos. Esto ayudará a
identificar los requerimientos para la iniciativa.
Los mapas de valor y los diagramas Archimate
proporcionados por Signavio Process Manager,
proporcionan una herramienta de valor para
identificar procesos, sistemas de datos, y objetivos
comerciales. Este es también el primer paso para
alinear las partes interesadas y poner en marcha la
iniciativa.
2.1. Haga que sus datos estén disponibles e
incorpórelos a sus futuros procesos
Para modelar colaborativamente procesos en
BPMN 2.0 de alta calidad, se puede usar Signavio
Process Manager. Si ya es cliente de Signavio
Process Manager, probablemente tenga estos
procesos documentados. Simplemente cargue sus
diagramas de proceso BPMN 2.0 a Signavio Process
Intelligence.
Paralelamente, comience a extraer registros de
eventos de su base de datos. Consultores como
“Process Analytics Factory” pueden proporcionarle
una definición clara sobre qué tipo de datos
necesita y cómo extraerlos. Para la base de datos de
su proceso, sólo necesita una lista de actividades
con las siguientes propiedades por actividad:
un número único de identificación de caso
(como un pedido o número de factura),
una marca de tiempo,
Importación
de modelos
To-Be
Mapeo
Servicio de
transformación
de datos
BPMN 2.0
Datos sin
procesar
Mejoras
SAP ERP
Oracle ERP,
Sales Force,
MS SQL, Workflow
Applications
Los cuatro pasos de la Inteligencia de Procesos
Automatización y Programación
1 2 3
4
Prueba de
conformidad
“Descubrimiento”
de procesos
Visualización de
Procesos
“As-Is”
Informe
•Ineficiencias
•Cuellos de
botella
• Anomalías
•Riesgos
potenciales
•No
conformidad
es

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y un nombre de actividad (por ejemplo,
"Enviar factura"). Todas las demás
propiedades de actividad, por ejemplo, el
rol o el sistema de TI que ejecuta una
actividad, son opcionales. Aún así, para su
escenario de inteligencia de procesos
pueden ser de crucial importancia.
Para sus primeros proyectos puede transformar los
datos en tablas CSV simples y cargarlas en Signavio
Process Intelligence con un par de clics. Más
adelante, puede configurar un conector para base
de datos de supervisión en tiempo real. Con
Signavio Process Intelligence, puede asignar los
datos a los elementos y propiedades de su proceso
tal como se encuentren.
2.2. Identifique sus procesos en el punto en que se
encuentren (As-Is) y detecte sus puntos débiles
Ahora comienza la verdadera acción. Signavio
Process Intelligence visualiza sus datos de
procesamiento y le proporciona métricas de mejora
básicas para sus KPIs.
Por ejemplo, puede identificar cuando el tiempo de
espera es significativamente mayor en una de sus
plantas de producción.
En una vista diferente, el sistema une los datos del
proceso del que se trate para casos con un
comportamiento similar (so called cases), y le
proporciona sus KPIs por traza, así como también
los diagramas de proceso para todos los rastreos.
En la descripción general del seguimiento, puede
identificar fácilmente los rastreos con “outlier KPIs”.
Los KPIs débiles indican que tiene trazas de
rendimiento insuficiente que indican ineficiencias,
cuellos de botella, o infracciones de cumplimiento.
Seleccione un seguimiento y Signavio Process
Intelligence le ofrecerá una comparación visual
detallada del proceso tal como está. Esto le permite
identificar no conformidades y parámetros de nivel
de actividad que necesite mejorar.
2.3. Informe sus hallazgos y comience las mejoras
del proceso
Dado que los hallazgos de su iniciativa de
inteligencia de procesos apuntan a los errores
según el nivel de mejora al que se necesite llegar,
puede iniciar inmediatamente un plan de acción de
su informe de resultados. Comunique el plan de
acción y despliegue el proceso optimizado lo antes
posible.
2.4. Mejore continuamente con Inteligencia de
Procesos
Como es sabido, no debe detenerse luego de un
único proyecto de inteligencia de procesos. Para
garantizar que sus operaciones se ejecuten de la
mejor manera posible, le recomendamos que
supervise continuamente sus datos de procesos.
Como se mencionó en el paso 1, puede configurar
un conector de base de datos para una integración
en tiempo real de Signavio Process Intelligence con
sus datos de proceso.
Una vez que haya solucionado los puntos críticos de
los cuellos de botella, los costos innecesarios y los
riesgos, puede pasar a abordar cuestiones de menor
importancia que aún crean costos significativos o le
impiden aumentar aún más sus ingresos.
3. Conclusión
Signavio Process Intelligence le permite obtener
información sobre las operaciones de su proceso sin
el costo de dinero y tiempo característico de los
proyectos de análisis de datos. Para identificar y
eliminar los puntos débiles del proceso puede

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utilizar el diagrama BPMN 2.0 existente, y
simplemente deberá conectar Signavio Process
Intelligence a sus fuentes de datos, como los
sistemas ERP y CRM, o los motores de flujo de
trabajo. Después de un par de clics para configurar
el proyecto, su primera inteligencia de procesos
estará en funciones.
Para comenzar a usar Signavio Process Intelligence,
contáctenos a info@signavio.com y obtenga una
prueba de acceso gratuita.
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