3. Speaker
Samuel Zürcher
Senior Consultant / Evangelist
SharePoint und SQL Server
MCTS, MCITP, MCT, MVP
Kontakt und Webauftritte
szu@expertsinside.com
Samuel.Zuercher@sharepointcommunity.ch
Blog: http://sharepointszu.com
Community: http://www.sharepointcommunity.ch
Konferenz: http://www.collaborationdays.ch
XING: https://www.xing.com/profile/Samuel_Zuercher3
Facebook: http://www.facebook.com/sharepointszu
Twitter: @sharepointszu
Samuel Zürcher [MVP] hat Langjährige Erfahrung mit SharePoint seit der Version 2.0, breites Technologie
Know-how und ist seit 15 Jahren in der IT tätig. Er ist im Projektmanagement in verschiedenen
Projektgrössen und Komplexitätsstufen daheim, kennt sich aber auch mit dem innersten Kern von SharePoint
aus. Verschiedene Zertifizierungen für SharePoint und der Microsoft Certified Trainer runden sein Profil ab
(MCT, MCTS, MCIPT). Er ist der Initiant und zusammen mit Stefan Heinz Begründer der
www.sharepointcommunity.ch und Co-Organisator der Collaboration Days.
4. Begriffserklärung
(von frz. “gouverner” verwalten, leiten, erziehen aus
lat. “gubernare”; gleichbed. griech. “kybernan”: das
Steuerruder führen; vgl. Kybernetik)bezeichnet
allgemein das Steuerungs- und Regelungssystem im
Sinn von Strukturen (Aufbau- und
Ablauforganisation) einer politisch-gesellschaftlichen
Einheit wie Staat, Verwaltung, Gemeinde, privater
oder öffentlicher Organisation. Häufig wird es auch
im Sinne von Steuerung oder Regelung einer
jeglichen Organisation (etwa einer Gesellschaft oder
eines Betriebes) verwendet. Der Begriff governance
wird häufig unscharf verwendet.
(Quelle: Wikipedia)
5. Einführung
Die Realität zeigt, dass SharePoint «zu
einfach» ist
Rasantes Wachstum und Destabilisierung
der Struktur ist die Folge
Wildwuchs, Datengräber, Unklare
Zuständigkeiten und Informationschaos
Eine nachträgliche Strukturierung wird
schwierig
7. Grundsatzfragen
Zitat: «Wer nicht weiss was er will,
bekommt das was er nicht braucht»
Grundsatzfragen:
Was wollen wir mit SharePoint machen?
Welche Ziele sollen erreicht werden?
Welche Daten sollen in SP verwaltet werden?
Wer soll mit SharePoint arbeiten?
8. Das Governance Rad
Ver-
Richtlinien
antwortung
Lifecycle Rollen
Prozesse Rechte
9. Richtlinien
Was darf manipuliert bzw. geändert
werden und was nicht
Richtlinien grenzen grundsätzlich mehr
ein als Rechte
Regeln aufstellen ist besser als
Berechtigungen einschränken
10. Beispiele
In einer Projektseite dürfen Elemente
hinzugefügt, aber nicht entfernt oder
bestehende verschoben werden
Die Navigation darf angepasst werden,
aber nur beim Punkt «A»
Externe Mitarbeitende dürfen keine als
intern klassifizierten Dokumente sehen
11. Rollen
Eine Rolle definiert den Aufgabenrahmen
einer Person
Der Aufgabenrahmen wird später für die
Berechtigungsstruktur sorgen
Eine Person kann 1-n Rollen innehaben
Pro Webseite kann die Rolle einer Person
unterschiedlich sein
12. Beispiel
Projektleiter
Projektassistenz
Projektmitarbeiter
Externe Beteiligte
Besucher
Spezialrolle X
13. Rollenbescheibung
Rolle Aufgabengebiet
Projektleiter Der Projektleiter ist für die Struktur
einer Projektseite zuständig. Er
bestimmt zusätzliche Bibliotheken,
Listen oder Webdatenbanken.
Für den Projektleiter ist ein PL Ordner
reserviert, in welchem er vertrauliche
Dokumente ablegen kann.
Projektassistenz Die Projektassistenz ist direkt der
Projektleitung unterstellt. Sie erhällt
nach Ermessen der Projektleitung
Zugriff auf den PL Ordner.
Die Projektassistenz ist für die
Rollenverteilung im Projekt zuständig.
14. Rechte
Die Rollen bestimmen die Rechte
Grundsätzlich existieren zwei Extreme
der Rechtevergabe
Alles über Einzelberechtigungen direkt in
SharePoint
Alles über Active Directory Gruppen
Die Goldene Mitte ist hier der richtige
Ansatz. Verbinden Sie die beiden Arten
15. Wichtige Aspekte
Folgen Sie einer klaren Strategie
Halten Sie das Berechtigungsmodell fest
Dokumentieren Sie die Rechte
Entweder im System direkt per Notation
Oder über ein externes System
Stellen Sie die Verantwortlichkeiten der
Rechtevergabe sicher
Rechtevergabe macht NICHT die IT
16. Beispiel
Rolle Berechtigung Berechtigunsart
Projektleiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf
Projektes einem Projekt
Projektmitarbeiter Gesamte Struktur eines Einzelberechtigung auf
Projektes, ohne PL einem Projekt
Ordner
Abteilungsmitarbeiter Gesamte Struktur einer AD Gruppe der
Abteilung, ohne jeweiligen Abteilung
Leitungsordner
… … …
18. Prozesse
Minimale Prozessstruktur festlegen
Keine Prozessuniversen schaffen
Einfache und klar verständliche
«Anweisungen»
Sollte den gesamten Informationslifecycle
abbilden
Gut sichtbar platzieren
19. Beispiele
Wie entsteht ein neuer Workspace auf
SharePoint
Wie bestellt man einen externen Account
für ein Kooperationsprojekt
Wie ist das Vorgehen nach
Projektabschluss
Wie wird ein Workspace archiviert