今年、文書管理システム更新のために Sharepoitの導入を検討し、見送ったので、 まとめとしてUPします。

1. なぜ、Sharepointの導入を
見送ったのか
2014/12/31 山田修

2. はじめに
このスライドは
Sharepoint(オンプレミス)を導入しなかったのですが
せっかく検討したので、何かの参考になればということで
作成しています。

3. レジュメ
• 文書管理システム更新の狙い
• 文書管理システムの要求事項
• Sharepointで実現するなら
• Sharepoint導入を見送った理由
• 最後に

4. 文書管理システム
更新の狙い
文書管理システム更新を
チャンスと考えて、
新たに実現したいこと

5. 文書管理システムの更新に当たっての狙い
• バラバラな社内文書管理システムの統合
• 社内ポータル機能の統合
• 業務のルール化
• 教育を受けて、ワークフローを設定

6. 文書管理システムの
要求事項
文書管理システムを
現行と同程度に早く運用するために
必須と考えること

7. 文書管理システムの要求事項
• 文書のコピー禁止、印刷禁止設定できる
• 短期間で運用開始できる
• ポータル機能を容易に設定できる
• ワークフローを簡単に設定できる

8. Sharepointで
実現するなら
Sharepointで運用する際に
必要な機能を補完するために
検討したこと

9. Sharepointで実現するなら
• 費用を考えると、話が進まないので。。。

10. Sharepointで実現するなら
• 費用を考えると、話が進まないので。。。
費用は無視します

11. Sharepointで実現するなら
• 文書のコピー禁止、印刷禁止設定
（RMS、HGP Scan Serv Plusなどを利用すれば）
• ワークフローで承認
（nintex社のworkflowなどを利用すれば）
• 新規登録文書、更新文書にマークがある
• 掲示板機能がある

12. RMSを利用するには
• RMS（Rights Management Service）
＝コピー禁止、印刷禁止など文書を保護する仕組み
• RMSを利用するには、別サーバーが必要
• PDFの保護にはFoxit Enterprise が必要
→Acrobat ReaderではNGらしい。

13. RMSで運用するのは・・・
RMSって敷居が高いよね。。。。

14. RMSで運用するのは・・・
RMSって敷居が高いよね。。。。
そうだ、Hyper Gear社の
製品があるじゃないか！

15. Hyper Gear社の製品で実現できること（１）
• ファイルダウンロード禁止、印刷禁止
→HG Pscan Serve Plus
• Word,ExcelのPDF自動変換
→ HG Pscan Serve Plus
• 画面コピー禁止
→画面プロテクト for Sharepoint

16. Hyper Gear社の製品で実現できること（２）
• 閲覧者によるセキュリティポリシー設定
→ファイルプロテクト for Sharepoint
• サムネイル表示
→サムネイル表示 for Sharepoint
• ドキュメントライブラリの複合検索
→文書検索パネル for Sharepoint

17. 実際は。。。
Hyper Gear社のHG Pscan serve Plusは
色々な製品で採用されているので、
別製品で機能確認してしまいました。
（他は、資料だけで判断してしまいました。）

18. Nintex社のworkflowで実現できそうなこと
• Sharepointに準拠したワークフローを
直観的に作成できそう
• 差し戻しのワークフローも作成できるようだ

19. 実際は。。。
実際は、設定している余裕がなくて、
お試しできませんでした
（資料だけで判断してしまいました）

20. Sharepoint導入を
見送った理由
色々検討した結果
Sharepointの導入を
なぜ見送ったのか

21. 本題に入ろう
前置きは長くなりましたが、
ここからが本題です

22. Sharepointの導入を見送った理由（１）
• インストール、設定のハードルが高い
• かなり勉強しないと、運用方針が決められない
• 自由度が高いため、運用ルールの決定に時間がかかる

23. Sharepointの導入を見送った理由（２）
• バージョンアップのハードルが高そう
• 必要な関連ソフトが複数にわたる
→問い合わせ先が一元化できない
• 管理者教育のプログラムがはっきりしない

24. 大雑把すぎるので
ちょっと詳しく説明

25. 費用はかかるけど、運がよければなんとかなるかも
• インストール、設定、バージョンアップのハードルが高い
→本気で扱っているベンダーと巡り合えれば、解決できるかも
• かなり勉強しないと、運用方針が決められない
→優秀なコンサルタントと巡り合えれば、順調に進むかも

26. 自由度が高いと難しい
• どこから手を付けていいかわからない
• できることが多すぎて、目的を見失いそう
（目移りしてしまう。）

27. 問い合わせ先を一元化しておいた方が都合がいいケース
• 問題の切り分けができない場合
• たらい回しにされそうな問題が発生した場合
• バージョンアップ

28. 人の問題
• IT要員が少ない場合、専任できない
• ITにちょっと詳しい人で運用したい
• 導入教育を利用して運用開始をスムーズに

29. Sharepointでなくてもよかった理由
• 導入規模が小さい場合
→サイトの考え方が必要ない
• Hyper GearのPDFセキュリティ製品を採用した
文書管理システム、グループウェアがいくつかある
• Work Flowと一体運用できる文書管理システムがある

30. 導入しなかった理由のまとめ
• 必要な機能を満たすための費用が合わなかった
• 人的資源の問題が解決できる見込みがなかった
• 文書管理、WorkFlowを一体運用できる
他のパッケージソフトがあった

31. 最後に
スライドを作成していての雑感
（独断が入っています）

32. 最後に
• 大規模になると、Sharepointの方が有利
• Hyper Gear社の情報を事前確認したほうがいいかも
• できれば運用の専任者を（導入時だけでも）
• Sharepoint+HG Pscan Serve Plus
＋Nintex WorkFlowなPaasが欲しかった

33. 参考のリンク
• Hyper Gear社のsharepoint関連サイト
http://www.hypergear.com/pdf/HG_sharepoint_top.html
• Nintex WorkFlowの紹介サイト
http://www.infoshare.co.jp/workflow.html
http://www.realcom.co.jp/it/nintexworkflow2010.html