Lyhyt katsaus siihen, mistä sosiaalisessa intranetissä on kyse ja kuinka siihen päästään.

1. Sosiaalinen intranet
KAROLIINA HARJANNE
SULAVA
31.10.2012

2. Kuinka avoin ja sosiaalinen intrasi on?
 Henkilöstö voi seurata aiheita, työkavereita tai lähteitä.
 Henkilöstöllä on paikka jossa jakaa itselleen tärkeitä tiedostoja tai linkkejä.
 Henkilöstön sisällöllä on paikka intran etusivulla.
 Henkilöstö voi kommentoida uutista tai sisältösivua
 Henkilöstö voi antaa palautetta intrasta
• Esimerkiksi ehdotuksia, kysymyksiä tai virheilmoituksia
 Työntekijä voi luoda uuden intra-sivun
• Ei ehkä uutista, mutta vaikkapa pikaohjeet aiheesta X.
Montako rastia sait?
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 2

3. Sosiaalisen intranetin keskeisimmät toiminnallisuudet
 Itse ylläpidettävä henkilöprofiili, johon liitettynä saatavuustieto ja pikaviestin.
 Mikrobloggaustyökalu
 Mahdollisuus seurata muita työntekijöitä
 Yrityksen ja käyttäjien itse luomia uutis- ja artikkelisyötteitä
 Blogi
 Wikisivut
 Mahdollisuus jakaa ideoita sisäisesti haluamilleen ihmisille/ryhmille
 Jaa-painike kaikilla sisältösivuilla
 Metriikkaa jolla voi seurata sisällön suosiota
 Suosituin sisältö näkyy automaattisesti etusivulla
 VPN etäyhteyspääsy intraan
 Pääsy mobiililaitteilla vähintään keskeisimpiin sisältöihin ja toimintoihin
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 3

4. Miten ja mistä sosiaalinen intranet rakennetaan?
Intranet 1.0 Sosiaalinen intranet
Tehtävä Työkalu Tehtävä Työkalu
Uutiset Portaalit, tiimisivustot, Uutiset Uutissyöte
uutiskirje
Jaa sisältöä Jakelulistat, portaalit, Jaa sisältöä Uutissyöte
tiimisivustot
Kulujen hyväksyminen Kulutyökalu Kulujen hyväksyminen Hälytys
Lounareiden tilaus Lounarityökalu Lounareiden tilaus Applikaatio
Uuden työpaikan löytäminen Avoimet positiot –sivusto Uuden työpaikan löytäminen Uutissyöte
Vertaisarvioinnin täyttäminen HR-työkalu Vertaisarvioinnin täyttäminen Hälytys
Asiantuntijan löytäminen Sähköpostilista Asiantuntijan löytäminen Haku
Myyntien seuraaminen CRM Myyntien seuraaminen Uutissyöte
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 4

5. Mitkä ovat sosiaalisen intranetin hyödyt? 1/2
Kannustaa jakamaan Kiinnittää tiedon ja Voimaannuttaa
Helpottaa toimintaa
tietoa ja osaamista osaamisen yritykseen ihmisiä
• Edesauttaa • Auttaa • Auttaa • Antaa työntekijälle
vuoropuhelun tunnistamaan ratkaisemaan äänen
syntymistä osaamista ongelmia • Mahdollistaa oman
• Tekee työstä • Vähentää nopeammin aloitteellisuuden
persoonallista päällekkäistä • Osallistaa • Lisää osallistumista,
• Tuo johtoa ja alaisia tekemistä ulkopuolisia työtyytyväisyyttä
lähemmäksi toisiaan • Kehittää parhaita • Sulavoittaa
• Yhdistää ihmisiä käytäntöjä prosesseja
globaalisti ja • Auttaa siirtämään
henkilökohtaisesti tietoa henkilöltä
• Synnyttää toiselle
spontaanisti
pienryhmiä
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 5

6. Esimerkkejä sosiaalisen intran hyödyistä, case EA
- Eräs paikallisen toimiston käyttämä työkalu bongattu
2 vuotta aiemmin pidetyn workshopin materiaaleista
-> nyt käytössä 25 tiimillä ympäri maailmaa,
$500,000 säästöt vuodessa.
- Kaksi työntekijää tapaa workshopissa. 6kk
myöhemmin toinen bongaa tapaamansa kollegan
kehittämän uuden tekniikan intran uutissyötteistä.
Tekniikka sopii kehitteillä olevaan peliin -> $300,000
säästöt.
- Myös uusien työntekijöiden sisään ajaminen nykyään
helppoa, kun työntekijä löytää haulla samantyylisessä
roolissa olevat henkilöt, asiantuntijat, some-yhteisöt,
parhaat käytännöt ja relevantin sisällön.

7. Sosiaalisen intranetin hyödyt 2/2
Sosiaalinen intranet on tuottanut mitattavia hyötyjä
% vastaajista, raportoivat seuraavia hyötyjä
Nopeuttaa tiedon löytämistä
74
77 2011
69
58 2010
Vähentää viestintäkustannuksia 56
60
51
2009
Nopeuttaa sisäisten asiantuntijoiden tiedon löytämistä 44
52
40
Nostaa työntekijöiden tyytyväisyyttä 37
41
40
Pienentää matkustuskustannuksia 41
44
31
Pienentää operatiivisia kustannuksia 33
40
26
Lyhempi tuotteiden ja palveluiden time-to-market 26
28
26
Nostaa uusien tuote- ja palveluinnovaatioden määrää 26
29
19
Nostaa liikevaihtoa 14
18
Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

8. Sosiaalinen intranet vähentää rutiineihin kuluvaa aikaa
Tiedon etsiminen, sähköposti, sisäinen viestintä ja yhteistyö vievät tietotyöläisen viikkotyöajasta tyypillisesti n. 61 %.
McKinseyn tutkimuksen mukaan näihin asioihin keskittymällä voidaan nostaa tietotyöläisen tuottavuutta 20-25
prosenttia.
Tietotyöläisen työtehtävät Tuottavuuden parantuminen Lisääntynyt tuottelias aika
% tyypillisestä viikosta % % työviikosta
Sähköpostien lukeminen 28 25-30 7.0-8.5
ja vastaaminen
Tiedon etsiminen ja 19 30-35 5.5-6.5
kokoaminen
Viestintä ja yhteistyö 14 25-35 3.5-5.0
sisäisesti
Roolikohtaiset tehtävät 39 10-15 4.0-6.0
Yhteensä 100 20-25 20.0-25.0
Lähde: McKinsey, The Social Economy: Unlocking value and productivity through social technologies

9. Miten aidosti sosiaaliseen intranetiin päästään?
- Johdon esimerkki
- Aloitetaan yhdestä osastosta ja yhdestä työkalusta,
laajennetaan käyttäjäkuntaa kun hyviä kokemuksia saadaan
- Palkitaan jakamisesta, nostetaan jakavia ihmisiä valokeilaan
- Mietitään ensin mitä halutaan saavuttaa eikä lähdetä työkalu
edellä liikenteeseen
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 9

10. Sosiaalisen intranetin työkalupakki
Henkilö
Joukkoista- Pelillis- -haku
Henkilö-
minen täminen haku
Yhdessä
Wiki
Mikro- Keskustelu- Uutis-
luominen syötteet
blogi foorumit Uutis-
syötteet
Doku-
Tägää- menttien
Blogi
Keskustelu ja
minen yhteis- tiedotus
editointi
Äänestä-
minen ja Videoiden
kommen- jakaminen
tointi
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 10

11. Suunnitelma ominaisuuksien hyödyntämisestä
Toiminnallisuus Käyttötarkoitus Kuvaus Esim. Miten eroaa…
Blogi Tiedotus Uusien ajankohtaisten Toimitusjohtajan / johtoryhmän Microblogista: Näkemyksiä voi perustella pidemmin ja linkata
asioiden viestiminen katsaukset, asiantuntijoiden blogikirjoituksen mikroblogiin. 500 sanan perustelut sille miksi
suurelle joukolle näkemykset uusista tuotteista / yrityksen arvojen pitäisi olla kestävämmät vs. väite "yrityksen
teknologioista, kaiken hiljaisen arvojen pitäisi olla kestävämmät".
tiedon jakaminen
Wiki Kollaborointi Isojen tietorakenteiden Kokousmuistiinpanot, tuotekehitys, Dokumentin yhteiseditoinnista: Wikisivuja voi linkata toisiinsa,
jäsentäminen myynti- ja markkinointivinkit, wikisivuja ei tarvitse avata erillisessä ohjelmassa, wikisivuja ei voi
kokonaisuuksiksi sisäiset ohjeistukset lähettää ulkopuolelle.
yhdessä
Microblogi Tiedotus Lyhyet tiedotukset, "Facebookiin tullut uusi Keskustelufoorumista: Voi olla vain tiedotusluonteinen, vastauksia
linkkien jakaminen, toiminnallisuus, jolla voi levittää ei aina odoteta. Blogista: yksittäiset postaukset vain lauseen, parin
mahdollisuus tarjouksia viraalisti. Voitaisiin pituisia, sopii paremmin blogikirjoituksesta tiedottamiseen.
keskustella hyödyntää!" Statuspäivityksestä: Sisältää usein linkkejä ja esim. koko yritystä
koskevia näkemyksiä.
Statuspäivitys Tiedotus Lyhyet itseä koskevat "Tänään kipeänä kotona." Microblogista: Statukset koskevat vain itseä.
tiedotukset
Uutissyöte Tiedotus Kooste muiden "Petteri latasi dokumentin Microblogista: Uutissyötteessä myös automaattisia päivityksiä
statuspäivityksistä ja "Myyntisoitot"." "Ray voitti Lassila järjestelmästä.
automaattisista & Tikanoja -tarjouksen." "Karoliina
tapahtumista on tänään kotona kuumeessa."
Keskustelufoorumi Kollaborointi Kysymykset joihin "Miten IE:n äsken julkaistuun
toivotaan kontribuutiota tietoturvaongelmaan tulisi
laajalta joukolta reagoita?"

12. Suunnitelma ominaisuuksien hyödyntämisestä
Toiminnallisuus Käyttötarkoitus Kuvaus Esim. Miten eroaa…
Videoiden Tiedotus Itse tuotetun "Näin asennat uuden Windows Wikistä & blogista: Kun jokin asia on helpompi
jakaminen videomateriaalin 8:n". näyttää kuin kirjoittaa auki.
jakaminen
Äänestäminen ja Kollaborointi Minkä tahansa materiaalin Peukku ylös / alas; Keskustelufoorumista: Arviointi tapahtuu samassa
kommentointi arviointiin Tähtiasteikko 1-5: "Kuinka paikassa sisällön kanssa
hyödyllinen tämä artikkeli oli?"
Dokumenttien Kollaborointi Wikisivun sijaan kun Tarjoukset, sopimukset, Wikisivusta: Dokumentti pitää saada siirrettyä
yhteiseditointi lopputuote lähetetään ulkoiset presentaatiot ulkoiseen ympäristöön
ulkopuolelle
Tägääminen Tiedotus Kaiken tiedon Kuvien, esitysten, videoiden, Sisällön hausta: Dokumentti voi kertoa myös asioista,
löydettävyyden dokumenttien sisällön joita ei mainita itse dokumentissa, esim. Sulavan
parantamiseen abstrakti kuvailu mittarityökalun ppt:n voisi tägätä ylätason termillä
"tuottavuus" ja "tietotyö"
Pelillistäminen Kollaborointi Erinäisiä toimia arvotetaan Dokumentin lataaminen = 5 Äänestämisestä: Näin saadaan tietoa myös
pistein, jotka mittaavat pistettä; Jokainen dokumentin automaattisesti avaus-, haku- ja lainauskertojen
henkilön tuotteliaisuutta ja katselukerta = 1 piste. perusteella
hyödyllisyyttä
Joukkoistaminen Kollaborointi Koko yhteisö voidaan Ideoiden ja parhaiden Wikistä & dokumenttien yhteiseditoinnista: Näin
pyytää auttamaan tietyssä käytäntöjen kerääminen voidaan tuottaa myös muuta kuin yhtenäistä tekstiä,
digitaalisessa työssä kuten ideoita, ja näitä voidaan äänestää.
12

13. Status
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 13

14. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 14

15. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 15

16. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 16

17. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 17

18. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 18

19. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 19

20. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 20

21. Markkinoilla olevat työkalut ja niiden soveltuvuuden arviointi
- Sosiaalisia applikaatioita /
liiketoiminta-applikaatioita /
teknologia-alustoja
- Käytetään henkilöiden
löytämiseen, verkostojen
kasvattamiseen ja ylläpitämiseen,
kollaborointiin, tiimiytymiseen,
työn organisointiin, tiedon
löytämiseen, tiedon
järjestämiseen, keskusteluun
21
Lähde: Gartner 2011 Magic Quadrant for Social Software in the Workplace report (PDF)

22. Markkinoilla olevat työkalut ja niiden soveltuvuuden arviointi
Toiminnallisuus
Blogi
Wiki
Microblogi
Statuspäivitys
Uutissyöte
Keskustelufoorumi
Videoiden jakaminen
Äänestäminen ja kommentointi
Tägääminen
Pelillistäminen
Joukkoistaminen
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 22

23. Mikroblogi
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 23

24. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 24

25. Mikroblogi
http://yammeralternatives.com/
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 25

26. Mikroblogi
http://yammeralternatives.com/
26

27. Pelillistäminen SharePoint 2013:ssa
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 27

28. Joukkoistaminen SharePointissa Sulava Innovation Acceleratorilla
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 28

29. Haluatko kuulla aiheesta lisää?
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy 29