1. SISTEMAS DE INFORMACIÓN
EMPRESARIALES
LINA TATIANA MEJIA RUIZ
ID 106882

3. CARACTERISTICAS
Modular. Permite que el cliente elija los componentes o módulos del sistema de
acuerdo a las operaciones que desea automatizar o soportar.
Integral. Capacidad de compartir datos entre los diferentes módulos que
comprenden al ERP, logrando así la colaboración en tiempo real de sus usuarios.
Configurable. Esta característica permite adecuar la funcionalidad del sistema a las
necesidades del negocio, SIN modificar su código.
Escalable. Es la habilidad del sistema para seguir funcionando de manera confiable
y eficaz conforme crece la cantidad de usuarios y operaciones de la empresa.
Auditable. Capacidad para dejar registro y poder verificar las diversas
transacciones operadas por el negocio. Al haber algún error de captura, los
registros erróneos no se borran como tal, se crean nuevos para cancelarlos y
enseguida se operan los correctos.
Confiable. Cualidad para asegura que toda transacción realizada por los usuarios
sea completada satisfactoriamente. Esto incluye su recuperación aún en casos de
falla de energía eléctrica. Los sistemas ERP robustos incluyen procedimientos de
seguridad para revertir transacciones que por algún motivo técnico no se pudieron
completar al 100%.

4. REQUISITOS
Definición de procesos:
Cuando una empresa decide implementar una solución de gestión, debe tener en
claro sus procesos de trabajo. Es importante no sólo considerar la situación actual,
sino también hacer proyecciones a futuro, ya que si la empresa crece, los procesos
también lo harán en número y en complejidad, lo cual obligará a responder de
forma ágil y eficiente a las nuevas necesidades.
Definición de recursos:
En este sentido se debe considerar el tamaño de la empresa y las diferentes
exigencias en contabilidad, ventas, compras, gestión financiera, inventarios o
RR.HH, antes de definir qué tipo de solución de ERP necesitan. Este paso es muy
importante ya que la adecuada administración de todos los recursos es necesaria
para asegurar el éxito del negocio.
Elección del proveedor:
A la hora de evaluar al proveedor de la tecnología, es preciso estudiar su
posicionamiento en el mercado, las implementaciones realizadas anteriormente, su
equipo de trabajo y la experiencia de sus consultores.

5. REQUISITOS
Migración de datos históricos:
Otro de los aspectos importantes a tener en cuenta es la evaluación y definición,
junto con el proveedor, del tratamiento que se le dará a la migración de los datos
históricos de la compañía. ¿Qué datos se migrarán y cuáles no? ¿Quién será el
responsable de la preparación y control de los archivos a migrar? ¿Quién
asumirá la realización de este trabajo?
Equipos de trabajo:
Una vez elegido el proveedor, deben explicitarse cómo se conformarán los
equipos de trabajo usuario-proveedor, indicando perfiles deseados por ambas
partes y tiempos de dedicación estimados para cada uno de ellos.

6. VENTAJAS
 Optimizar, estandarizar y agilizar los procesos de negocio.
 Facilitar el acceso a toda la información de la compañía de forma
confiable, precisa y oportuna, a través de la integración de datos.
 Optimizar la comunicación y compartir información entre diferentes
áreas de la organización.
 Eliminar operaciones y procesos innecesarios.
 Reducir costos al contar con una visibilidad en línea de lo que sucede en
el negocio.
 Incrementar la asertividad, al eliminar la improvisación por falta de
información.
 Proporciona la integración entre la cadena de suministro, el proceso
de producción y administrativo.
 Puede incorporar procesos mejorados, rediseñados: “mejores procesos”.
 Aumenta la comunicación y colaboración mundial entre sitios y
unidades de negocios.
 Tiene una base de datos de software con código comercial.
 Puede proporcionar una ventaja estratégica sobre los competidores.

7. DESVENTAJAS
 Mucho tiempo para su implementación.
 La instalación del sistema ERP es muy costosa: los consultores ERP
son muy caros se llevan aproximadamente el 60% del presupuesto.
 Adquisición del hardware.
 Pocos expertos en los sistemas ERP.
 Algunos sistemas ERP pueden ser difíciles de utilizar.
 El éxito depende en las habilidades y la experiencia de la fuerza de
trabajo incluyendo la educación y cómo hacer que el sistema trabaje
correctamente.
 La resistencia en compartir información interna entre
departamentos puede reducir la eficiencia del software.
 Los sistemas pueden ser difíciles de usarse.
 Cambio del personal, las compañías pueden emplear
administradores que no estén capacitados para el manejo del sistema
ERP, proponiendo cambio en las prácticas de los negocios que no
están sincronizados con el sistema.

9. CARACTERISTICAS
CRM (Customer Relationship Management) es la sigla que se utiliza para
definir una estrategia de negocio enfocada al cliente, en la que el objetivo es
reunir la mayor cantidad posible de información sobre los clientes para
generar relaciones a largo plazo y aumentar así su grado de satisfacción. Esta
tendencia se inscribe en lo que se denomina Marketing Relacional que también
considera a los clientes potenciales y la manera de generar relaciones con ellos.
La idea central es hacer foco en el cliente, conocerlo en profundidad para poder
aumentar el valor de la oferta y lograr así resultados exitosos. No olvide que,
hoy en día, la gestión comercial y la orientación al cliente es la clave para
generar ventajas competitivas.

10. REQUISITOS
Sistemas operativos admitidos con el uso de Internet Explorer
Los siguientes sistemas operativos son compatibles con la Aplicación web de
Microsoft CRM en línea :
Windows 7 (todas las versiones)
Microsoft Windows Vista (todas las versiones)
Windows XP Professional SP3
Windows XP Tablet PC Edition SP3
Windows XP Professional x64 Edition
Versiones de Internet Explorer admitidas
Las siguientes versiones del explorador web Microsoft Internet Explorer:
Internet Explorer 10 (si está disponibles)
Internet Explorer 9
Internet Explorer 8
Internet Explorer 7

11. VENTAJAS
 Permite direccionar la oferta hacia las necesidades de los clientes y a su vez
aumentar el grado de satisfacción basados en el aumento de la relación con
los clientes que se poseen actualmente y los potenciales.
 Aumenta las ventas y reduce el ciclo de venta.
 Accesible simplemente con una conexión a Internet y un navegador, desde
cualquier parte.
 Accesibilidad a toda la información para todos los empleados de la compañía
que la necesiten.
 Posibilidad de elaborar un perfil dinámico de cada cliente, teniendo en
cuenta su nivel de satisfacción, quejas y sugerencias.
 Conocer mejor las causas por las que se pierden o ganan clientes, poder
analizar resultados.
 Reducir gastos en campañas de captación de clientes nuevos, pudiendo
invertir ese esfuerzo en mejorar la calidad y satisfacción de los clientes ya
existentes, asegurando por tanto su lealtad.
 El conocimiento detallado y actualizado de los clientes permite a las empresas
personalizar sus propuestas de valor y ofrecer a los consumidores lo que
realmente necesitan en el momento más adecuado.
 Menores costos en atención a clientes, porque se les ofrecen productos que se
ajustan mejor a sus necesidades

12. DESVENTAJAS
 El elevado costo que implica la aplicación e implementación del CRM, tanto
en recursos económicos como humanos
 La dificultad en el manejo de información dado a la resistencia de algunos
sectores a compartir la información.
 Se puede incurrir en invasión de privacidad del cliente y exponerlo a
situaciones indeseadas.
 Como la implantación del CRM también supone un cambio cultural en la
organización, en ocasiones esto puede derivar en la no implicación de los
empleados en el proceso, haciendo que el software no sea de mucha utilidad.
 Reticencia de algunos sectores de la organización a compartir la información
 Dificultad de manejo, cayendo en desuso.

14. CARACTERISTICAS
Básicamente se trata de realizar todos los procesos vinculados con proveedores,
como son compras, recepción, suministro y pago de los productos que utilizamos
utilizando Internet como medio.
Despliegue de la información tanto de inventarios, estado de los pedidos, pagos,
cobros, facturación etc… a través de la red.
- Actualización en tiempo real de toda esta información.
– Acceso desde cualquier sitio a los datos.
– Acceso restringido para personal no autorizado.

15. VENTAJAS
 El bajo costo de la tecnología de la información y la cortesía de la
Internet es una gran ventaja de la contratación electrónica. Los precios
son más transparentes, compras aleatorias se evitan, las empresas
pueden utilizar simplemente las redes de proveedores preferidos, y no
hay mejor equilibrio de poder entre el comprador y vendedor ya que la
información es mucho más accesible.
 Sistemas de e-procurement también permiten una integración más
eficaz de las cadenas de suministro y proporcionan una mejor
organización y seguimiento de los registros de las transacciones para la
adquisición de datos más fácil.
 Las transacciones pueden ser estandarizados y todas las ofertas de
productos y servicios pueden ser controlados con mayor facilidad, lo que
permite a los empresarios a utilizar este conocimiento para conseguir un
buen precio.
 Debido al rápido intercambio de información y la provisión de bienes y
servicios, la contratación electrónica también promueve ciclos de
desarrollo de producto más cortos.

16. DESVENTAJAS
 Los proveedores se enfrentan a problemas como el alto costo de la
educación, la necesidad de hacer frente a más de un mercado, de alto riesgo
de compromiso de los datos y completar la reestructuración organizativa en
algunos casos.
 Algunos vendedores utilizan para tratar con los clientes cara a cara pueden
encontrar las transacciones en línea incómodas, ya que los proveedores no
necesariamente saben que están tratando con la línea. Al igual que las citas
en línea, conocer y verificar una organización en Internet es difícil, y el
engaño es más fácil de hacer en línea.
 Tanto los compradores como los proveedores no están seguros de qué
proveedor de servicios de e-procurement sobrevivirá o llegar a ser obsoletos.
 Varias directivas también se suman a la confusión acerca de cuál usar y
puede aumentar los costos para el vendedor que trata de cumplir con las
diferentes normas.

18. CARACTERISTICAS
Ubicuidad: la tecnología de internet/ web está disponible en todos lados, en el
trabajo, en el hogar y en cualquier otro lado a través de los dispositivos móviles,
en cualquier momento. El mercado se extiende más allá de los límites
tradicionales y se elimina de una ubicación temporal y geográfica. Se crea el
“Marketspace”; se pueden realizar compras en cualquier parte. Se mejora la
conveniencia para el cliente y se reducen los costos de compra.
Alcance global: la tecnología se extiende más allá de los límites nacionales,
alrededor de la tierra. Se habilita el comercio a través de los límites culturales y
nacionales sin problemas ni modificaciones. El “Marketspace” incluye
potencialmente miles de millones de clientes y millones de negocios en todo el
mundo.
Estándares universales: hay un conjunto de estándares de tecnología, a saber
estándares de internet. Hay un conjunto de estándares de medios técnicos en todo
el mundo.
Riqueza: es posible transmitir mensajes de video, audio y texto. Los mensajes de
comercialización de video, audio y texto se integran en una sola experiencia de
consumo y mensaje de comercialización.

19. CARACTERISTICAS
Interactividad: la tecnología funciona a través de la interacción con el usuario.
Los consumidores entablan un diálogo que ajusta en forma dinámica la
experiencia para el individuo, y hace del consumidor un coparticipante en el
proceso de entrega de bienes en el mercado.
Densidad de la información: la tecnología reduce los costos de la información y
eleva la calidad. Los costos de comunicación, procesamiento y almacenamiento
de la información se reducen en forma dramática, mientras que la prevalencia,
precisión y actualidad se incrementan de manera considerable. La información
es abundante, económica y precisa.
Personalización/adecuación: la tecnología permite entregar mensajes
personalizados a individuos y grupos. La personalización de los mensajes de
comercialización y la adecuación de productos y servicios se basan en las
características individuales.
Tecnología social: generación de contenido por parte del usuario y redes
sociales. Los nuevos modelos social y de negocios de internet permiten que el
usuario cree y distribuya su propio contenido, y soportan las redes sociales.

20. REQUISITOS
Confidencialidad o privacidad. Es necesario garantizar que la información
que se transmita por internet sea ilegible para las personas y entidades no
autorizadas.
Este requisito se cumple si se aplican las medidas necesarias para que
ninguna persona ajena pueda acceder a los datos personales o bancarios
del usuario.
Autentificación. Los sistemas de e-commerce deben ser capaces de
identificar a todos los participantes en el intercambio, así como en sus
elementos.
Deben garantizar que la identidad del establecimiento o comercio virtual
no podrá ser suplantada, de modo que ninguna otra persona, física o
jurídica, pueda realizar ataques de phishing.
La práctica de phishing consiste en crear páginas web que imitan los sitios
web del establecimiento online o de la entidad bancaria con el objetivo de
obtener los datos personales de los usuarios, los datos de sus tarjetas y sus
claves de acceso al sistema, entre otros.

21. REQUISITOS
Integridad. La seguridad en la web también implica detectar alteraciones
introducidas en el contenido original de los mensajes. También debe asegurarse
que los mensajes recibidos coinciden con los enviados.
El sistema será íntegro si garantiza la detección de cualquier modificación en la
información del intercambio comercial.
No repudio. Los sistemas de seguridad en internet deben tener capacidad de
garantizar que la información enviada sea recibida y leída por su destinatario, de
forma que éste no pueda rechazar su recepción.

22. VENTAJAS
 Aumentar el horario de atención al cliente sin ningún costo adicional.
 Entrar a competir en un libre mercado mundial donde se compite en iguales
condiciones el cliente no sabe si la empresa es grande o no.
 Marketing de gran alcance, aunque la empresa no brinde sus productos a nivel
mundial, sí es cierto que tiene un marketing de nivel mundial.
 Aumentar la cartera de clientes de la empresa y fomentar la fidelidad de los
mismos.
 El costo de mantenimiento en la red es fijo pero las ganancias pueden ir en
aumento.
 Brindar un servicio innovador y de pago seguro a sus clientes.
 Permite el rápido y relativamente de bajo costo
 Intercambio Electrónico de Datos entre la empresa y con otras empresas por
todas partes del mundo.
 El fortalecimiento que la marca pueda alcanzar en Internet y todo lo que puede
ahorrarse en papelería para imprimir recibos y facturas, ahorros en sueldos de
empleados cuyas actividades sean automatizadas por el sistema de ventas por la
web.

23. DESVENTAJAS
 Riesgoso si no se cuenta con asesoría especializada.
 Difícil aceptación por partes conservadoras.
 Disminución de tratos presenciales.
 El falso sentido de la publicidad por Internet.
 El falso sentido de la realidad de ventas.
 Miedo a los errores de los medios de comunicación.
 Perdida de derechos, marcas, nombres.
 Legislación sobre las TI.

25. CARACTERISTICAS
Actividades colaborativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo
repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo
de cada uno de ellos en sí mismo.
Actividades cooperativas: Un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio
conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos.
No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de
vista global del resultado final.
Actividades de coordinación.

26. REQUISITOS
El Workflow de Requisitos tiene como objetivo general obtener alguna idea de lo
que tratamos de conseguir, crear una especificación de alto nivel para lo que
debería hacer el sistema.
Existen tres tipos importantes de requisitos, los funcionales y los no funcionales,
los primeros indican el comportamiento que debería ofrecer el sistema, y los
segundos son restricciones y/o propiedades específicas del sistema y los Requisitos
de facilidad de uso, que nos permitirán asegurar que existe un buen acoplamiento
del sistema desarrollado con los usuarios del sistema y con las tareas que deben
realizar cuando lo utilizan.

27. VENTAJAS
• Eficiencia en los procesos y estandarización de los mismos.
• Control de los procesos y posibilidad para monitorear el estado actual de las
tareas así como observar la evolución de los planes de trabajo realizado.
• Asignación de tareas mediante la definición de roles dentro la empresa,
eliminando la tediosa tarea de asignar los trabajos caso por caso.
• Mejor atención y relación con sus clientes y proveedores.
• Puntualidad.
• Seguimiento de la ejecución de los proyectos.
• Automatización de los procedimientos.
• La reducción del tiempo de búsqueda de papeles o el menor gasto en papelería.
• La estandarización de los procesos lleva a tener un mayor conocimiento de los
mismos, lo que a su vez conduce a obtener una mejor calidad de estos.
• Recursos disponibles. Se asegura que los recursos de información (aplicaciones y
datos) van a estar disponibles para los trabajadores cuando ellos los requieran.
• Diseño de procesos. Se fomenta a pensar los procesos de una manera distinta a la
tradicional forma jerárquica que se utiliza para diseñarlos en la actualidad.

28. DESVENTAJAS
 Análisis largo y difícil
 Limitaciones impuestas por el software

29. SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL

30. CARACTERISTICAS
 Corporativo: porque debe servir al Ayuntamiento y a todos sus organismos
dependientes.
 Único: porque debe ser el mismo para todas las unidades orgánicas que forman
el Ayuntamiento, con independencia de su función, actividad, estructura,
tamaño o cualquier otra especificidad, pero también debe servir para la
organización de los documentos de todos sus entes dependientes, creados o
disueltos, sean patronatos municipales, consorcios municipales o empresas
municipales.
 Personalizado: porque tiene que adaptarse a las necesidades intrínsecas de cada
unidad orgánica o puesto de trabajo.
 Dinámico: porque tiene que asumir las posibles nuevas competencias y
funciones de la administración y los cambios que esta experimente.
 General para los documentos: porque tiene que servir tanto para los
documentos en soporte tradicional como en soporte electrónico, sea cuál sea su
formato o características.
 Sistemático: pues debe establecer una secuencia normalizada de tareas que
determinen de forma controlada la identificación, la clasificación, la descripción
y la instalación de los documentos.

31. CARACTERISTICAS
 Fácil y amigable: porque su conocimiento y aplicación debe ser incorporado a la
gestión diaria de todos los trabajadores municipales y esta incorporación solamente se
garantizará si el Sistema es fácil de entender e implementar.
 Creador de fidelidades: porque no podemos permitir la desvinculación del Sistema
una vez se haya implantado.
 Integrado, porque tiene que integrarse con los demás sistemas de gestión de la
organización, como son el Sistema de calidad, los Sistemas de información, el Sistema
de gestión administrativa, el Sistema de gestión de los recursos económicos, el Sistema
de gestión de los recursos humanos, el Sistema de servicios municipales, etc.
 Escalable: porque el propio Sistema ha de incorporar la capacidad de seguir creciendo
y adaptándose tanto técnica como jurídicamente a las nuevas necesidades de la
organización

32. REQUISITOS
Localización Dónde se almacenarán los documentos. Cómo se
accederá a ellos
Clasificación Cómo se organizarán. Qué métodos se usarán para
guardarlos de manera que luego sean fácilmente recuperables. Los
sistemas de gestión documental se sirven de bases de datos.
Recuperación Cómo se encuentran los documentos. Existencia de
algún tipo de buscador. Relacionado con la clasificación
Seguridad Políticas de seguridad que definan cómo proteger los
documentos de personal no autorizado, y los distintos niveles de
autorización
Recuperación de desastres Políticas de protección contra desastres, y
recuperación de la información en caso de que estos sucedan.
Custodia Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Qué
documentos se pueden eliminar.
Distribución Cómo se distribuyen los documentos para quienes los
necesitan. Qué sistema de distribución se elige

33. REQUISITOS
Creación Cómo se crean documentos en un entorno colaborativo, controlando
las versiones y niveles de autorización
Autenticación Validación de la autenticidad de los documentos.
Workflow Flujo entre las diferentes personas de la organización. Establecimiento
de reglas para que este flujo sea ágil, seguro y cumpla las normas de seguridad
de los documentos

34. VENTAJAS
-Garantizar la memoria corporativa.
- Garantizar los derechos y deberes de los ciudadanos y de la
administración.
- Ofrecer continuidad e integridad en caso de siniestro.
- Establecer una identidad y un marco de gestión único y común.
- Gestionar y explotar mejor la información de la organización.
- Apoyar la toma de decisiones.
- Crear documentos auténticos, íntegros, fiables y pertinentes.
- Permitir el establecimiento de lenguajes de trabajo comunes.
- Permitir la rotación administrativa de una forma más fácil y
rápida.
- Dar seguridad a la gestión administrativa diaria.
- Apostar por la sostenibilidad.
- Garantizar la aplicación de la Ley de Protección de Datos.
- Garantizar la transparencia administrativa

35. DESVENTAJAS
 Factor económico, la aplicación de este tipo de sistemas conlleva una
inversión monetaria importante.
 Las personas no autorizadas pueden acceder ilícitamente a los datos
sensibles en una computadora o un servidor si los protocolos de seguridad
están por debajo del nivel aceptable
 Hay que definir planes de redundancia (es decir, siempre hay que
almacenar la información en servidor de respaldo secundario que esté
ubicado a distancia) para poder recuperar los datos en caso de robo,
incendio o inundación
 Riesgo de violar alguna ley u otros reglamentos de rastreabilidad y
resguardo de la información

36. BIBLIOGRAFIA
http://diarioti.com/cinco-pasos-a-seguir-para-implementar-un-erp/71201/
http://utcipadolar.blogspot.com/2013/09/ventajas-y-desventajas-del-erp.html
http://planeacionre.blogspot.com/2010/05/ventajas-y-desventajas-de-los-sistemas.html
http://www.inescrm.es/nuestras-soluciones/que-es-un-crm.88.html
http://finangroup2012.blogspot.com/2012/10/composicion-ventajas-y-desventajas-
crm.html
http://www.ekontsulta.net/ekontsulta/wiki/index.php/CRM
http://www.eoi.es/blogs/alfonsodominguez/2011/12/16/%C2%BFque-es-e-procurement/
http://alfredohernandezdiaz.com/2013/06/06/seguridad-internet-protege-negocio-
electronico/
http://xchinox.blogspot.com/2012/12/workflow-de-requisitos.html
http://es.scribd.com/doc/30749946/Workflow-y-Groupware-Seccion-202#scribd