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Trabajo práctico nº10 google docs

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Trabajo práctico nº10 google docs

  1. 1. TRABAJO PRÁCTICO Nº 10: GOOGLEDOCS1. ¿Qué es Google Docs?Google Docs es una sencilla pero potente suite ofimática, todo en línea.Nos permite crear nuevos documentos, editar los que ya teníamos o compartirlos en la red.2. ¿Cómo inicias el programa?Para poder utilizar Google Docs debemos tener una cuenta Google. Tras abrir el explorador,tecleamos la dirección http://docs.google.com. Ahora en la casilla Correoelectrónico introducimos la dirección que usamos en nuestra cuenta Google, y en la casillainferior nuestra contraseña. Sólo nos queda pulsar el botón Acceder.Al iniciar Google Docs nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestrosdocumentos.3. ¿Qué tipo de tareas podes realizar en googledocs?Google Docs nos permite la creación de seis elementos:_Documento, un documento de texto._Presentación, basada en diapositivas._Hoja de cálculo._Formulario, con el que podemos recoger información de otros usuarios._Dibujo, donde podremos dibujar gráficos y diagramas._Carpeta, para organizar nuestros elementos.4. ¿Podes subir archivos? Explica.Al pulsar el Botón Upload en la pantalla de inicio, vamos a la pantalla subir un archivo.A la derecha de esta pantalla podemos ver los archivos soportados por Google Docs.De momento, los archivos que podemos subir para editar con Google Docs son los principalestipos de documento de texto, hojas de cálculo y presentaciones. Puedes ver concretamentequé formatos son los aceptados pulsando en el enlace Tipos de archivo y limitaciones detamaño. A parte de esos archivos, podemos subir otros tipos, pero no para editarlos. Loveremos al final del apartado.Para elegir el archivo a subir, pulsamos en Seleccionar archivos para subir. Se abrirá eldiálogo del sistema operativo para seleccionar archivos.Normalmente podremos localizar el documento que queremos abrir en la lista que se nosmuestra, y bastará con hacer doble clic sobre él para abrirlo.Ahora pulsamos el botón para agregar el archivo a nuestros documentosactivos. Al concluir la subida veremos un enlace a cada nuevo archivo.5. ¿Podes crear documentos con plantillas? Explica.
  2. 2. Podemos insertar una tabla desde el menú Insertar → Tabla, o desde su propiomenú Tabla → Insertar tabla.En la sección Tamaño se encuentran las opciones relativas al tamaño de la tabla:Filas y Columnas: número de ellas que compondrán la tabla.Anchura y Altura: podemos elegir que se ajuste a lo que contenga la tabla (ajustar alcontenido), que ocupe toda la página (completa), o definir manualmente el tamañoindicando el número de pixels o el porcentaje con respecto a la página.Diseño aparecen las opciones de presentación de las celdas:Relleno es el espacio entre el contenido de una celda y el borde de ésta.En Alinear elegimos la alineación de la tabla en el documento .Espacio es el espacio que hay entre el borde de una celda y el borde de la contigua .El Flotante, podremos escogerlo en el desplegable.Borde: Podemos cambiar el grosor del borde (tamaño) y su color. El borde de tamaño 0 severá sólo cuando editemos el documento.Fondo: Se refiere al color de fondo de las celdas.Ambos colores se cambian pulsando sobre la caja a la derecha de Color. Nos apareceentonces la paleta de colores para escoger uno.Pulsando Aceptar, insertamos la tabla en el documento6. ¿Cómo editas o modificas el formato de un documento?Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienenque ver con su aspecto y con la forma de presentarlo.Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar unborde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la formaen cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto.Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la quelo vemos también tiene mucha importancia.Un texto con un buen contenido pero mal formateado pierde mucha calidad.Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Google Docs. Con un poco detrabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, inclusopuedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto.Podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en dos grandes grupos. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente,tamaño, color, etc..Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escribencomo texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y nose les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar.
  3. 3. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que estándisponibles en la barra de formato o en una parte de la barraestándar: fuente, tamaño, estilo de fuente y color.Básicamente, podemos emplear estos formatos de dos formas:- Aplicarlo a un texto ya escrito: para ello, seleccionamos el texto a formatear, y elegimos lafuente, el tamaño o el estilo que deseemos. El texto seleccionado tomara los nuevos valores.- Aplicarlo al texto que se va a escribir: hacemos clic en la parte del documento donde vamosa escribir y elegimos un formato. El texto que escribamos aparecerá ya con el nuevo formato.Permanecerá así hasta que lo cambiemos, o situemos el punto de inserción en un texto yaescrito. El formato tomará entonces los valores que tenga ese texto. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemploalineación y sangrías.En un texto escrito, un párrafo es la parte del texto comprendida entre dos puntos y aparte.En Google Docs un párrafo finaliza al pulsar la tecla Intro (no tiene por qué estar entre laetiqueta de párrafo de HTML) para realizar un salto de línea y retorno de carro. Cuando alescribir de forma normal, llegamos al margen derecho, y cambiamos a la línea de abajo, nose limita un párrafo.Al insertar un párrafo, este toma las mismas características de formato del párrafo anterior.Para cambiar las características de formato de un párrafo, basta con dejar el punto deinserción dentro del párrafo y modificar las características que queramos.Las características más importantes de formato de párrafo son la alineación y la sangría,ambas suelen estar disponibles en la barra de herramientas.Ahora veremos la forma de cambiar los distintos formatos, que se hará principalmente desdela barra de herramientas.7. Con este sistema es posible colaborar en la edición de undocumento con otras personas. ¿Cómo?Los pasos a seguir para compartir un elemento son los siguientes:Podemos compartir varios documentos a la vez desde el listado de la pantalla de inicio.Primero los seleccionamos y después pulsamos el botón Compartir y seleccionamos Invitar ausuarios... del desplegable para añadir usuarios o Ver quién tiene acceso para administrar alos usuarios existentes.Para compartir el documento que estamos editando, seleccionamos del botóndesplegable Compartir, que mostrará las mismas opciones que vemos arriba.En cualquier caso llegamos a la pantalla Compartir con otros usuarios. Su aspecto puedevariar ligeramente si accedemos desde el listado de documentos o desde uno en concreto.La pantalla Compartir con otros usuarios está dividida en tres secciones, agrupadas en trespestañas: En la pestaña Invitar a usuarios tenemos las opciones para invitar a nuevos colaboradoresy lectores. En Usuarios con acceso vemos con quiénes lo hemos compartido, pudiendo modificarlos yeliminarlos. Si compartimos varios, veremos también el listado de documentos. En la pestaña Permisos avanzados, tenemos opciones menos comunes, como permitir quelos colaboradores puedan invitar a otros usuarios.Podemos invitar a nuevos colaboradores y lectores desde la pantalla Compartir con otrosusuarios, usando la pestaña Invitar a usuarios.En la caja de texto, escribiremos las direcciones de correo de todos los usuarios, separadas porcomas si hay más de una. Pulsando el enlace Elegir de los contactos, accedemos a una listacon nuestros contactos de GMail, para poder añadir esas direcciones con un clic.
  4. 4. Después marcamos como Para editar o Para ver, dependiendo de cómo queramos invitar alos usuarios.Lo habitual es avisar mediante correo electrónico al nuevo usuario de que hemos compartidocon él un documento. Esto los hacemos con los campos de la derecha:Si optamos por enviarlo, no es necesario rellenar nada, y se enviaría un mensaje como elsiguiente:Pero si lo rellenamos, lo haremos como con un correo electrónico normal:Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje.Si elegimos Pega el elemento en el mensaje de correo electrónico, el documento se enviará enel cuerpo del mensaje, como si lo hubiésemos escrito en el campo Mensaje.Enviarme una copia envía una copia a nuestro correo.Pulsando Enviar, mandamos el mensaje.Pero este mensaje es opcional. Podemos no enviarlo pulsando el enlace Añadir sin enviarinvitación.Ahora, los elementos compartidos aparecerán en el listado de documentos de nuestrocolaborador.Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero solo 10 podráneditarlo de forma simultánea. En la pestaña Permisos avanzados encontramos otras opciones:Permitir que los editores inviten a otros usuarios a editar o ver. Estando marcado, permite alos colaboradores realizar invitaciones. Si se desmarca, los colaboradores pierden eseprivilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nuevainvitación.Si marcamos Permitir el reenvío de invitaciones, un usuario puede ser invitadoindirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos,eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través desu dirección de correo.Cuando hemos compartido un documento, o lo han compartido con nosotros, podemosconsultar qué colaboradores o lectores participan en él. En la pantalla de inicio, se muestran en cada documento que usuarios lo comparten:En la columna Carpetas/Uso compartido aparecen los usuarios que comparten el documento.El primer usuario es el propietario. Cuando un documento está compartido, podemos gestionar sus usuarios desde lapestaña Usuarios con acceso de la pantalla Compartir con otros usuarios:Lo primero que apreciamos es un listado con los usuarios que participan en el documento.Junto a ellos, encontramos un desplegable que nos permite cambiar sus permisos. Así,podemos hacer que alguien que podía editar, pase a sólo poder ver el documento. O inclusopodemos asignar a otro como propietario del documento, lo que nos dejará como simpleseditores.Ten en cuenta, que si dejas de ser el propietario, no podrás volver a serlo a no ser que elpropietario actual te vuelva a asignar ese rol.Observa que en el desplegable aparece la opción Ninguno. Con esta opción, dejamos decompartir el elemento con ese usuario. Pero si lo que quieres es quitar a todos los usuarios,dispones del enlace eliminar todos, en la parte inferior.Una opción más avanzada es controlar el acceso. Esto lo hacemos desde el enlace Cambiar:Solicitar acceso siempre, para que tanto colaboradores como lectores tengan que iniciarsesión para acceder al documento.Permitir que los usuarios visualicen sin acceder, permite por ejemplo que cualquiera puedaver el documento, pero debe loguearse para editarlo.Permitir que los usuarios editen sin acceder hace que cualquiera pueda modificar eldocumento.En la parte derecha encontramos otras opciones, que puede que alguna vez nos sean útiles:
  5. 5. Enviar correo electrónico a estas personas nos permite enviar un correo a todos los usuarioscon los que compartimos el elemento.Crear evento con estas personas nos permite organizar un evento, por ejemplo una cita, concolaboradores o lectores. Para esto se utiliza Google Calendar.Cuando hayas terminado, solo queda Guardar y cerrar para aplicar los cambios.8. ¿Podes editar y acceder desde cualquier parte? Explica.No es necesario descargar nada: es posible acceder a los documentos, hojas de cálculo ypresentaciones desde cualquier equipo que tenga conexión a internet y un navegadorestándar.9. ¿Los trabajos se almacenan de forma segura ?Cuando estamos creando o editando un documento, realizamos constantes cambios en él.Estos cambios deben ser guardados para que permanezcan una vez cerremos el documento.Google Docs guarda automáticamente los cambios que vayamos realizando cada ciertotiempo. Por lo que por lo general, no tendremos que preocuparnos por hacerlo.Cuando no haya cambios sin guardar, en la parte superior de la pantalla veremos elbotón Guardado deshabilitado:En cambio, cuando haya algún cambio sin guardar, el botón aparecerá habilitado, ymostrará el texto Guardar ahora.Pulsando este botón, nos aseguramos de tener todos los cambios salvados.Google Docs almacena las distintas versiones que vayamos guardando, permitiéndonos luegorecuperar alguna versión anterior. Esto lo veremos más adelante en la unidad de Revisiones.10. ¿Es posible guardar y exportar copias fácilmente a otrosformatos?A veces nos puede ser útil hacer una copia del documento, por tener una copia de seguridadcuando compartimos uno, o si usamos un documento como plantilla.Para copiar el documento, tenemos que editarlo, pulsando sobre el nombre.En la pantalla de edición, hay que pulsar el botón Archivo y hacer clic en Crear una copia....Si compartíamos el documento con otros usuarios, un mensaje nos dará la opción decompartir la copia con ellos también (Aceptar) o no hacerlo (Cancelar).Obtendremos un documento llamado Copia de y el nombre del original.Al realizar la copia, el nuevo documento se abrirá en la pantalla de edición. Podemosaprovechar entonces para cambiarle el nombre como hemos visto en el punto anterior.11. ¿Cómo organizar documentos en googledocs?En Google Docs, podemos crear carpetas para clasificar nuestros documentos.
  6. 6. Tenemos que entender que estas carpetas son sólo para ayudarnos en la organización, perono contendrán literalmente al documento. Por eso un documento puede estar en variascarpetas, y aunque borremos las carpetas, no se borrarán los documentos que contienen.Las carpetas se administran desde la pantalla de inicio, como el resto de elementos:Primero, crearemos una carpeta nueva.Para ello, pulsamos el menú Nuevo, y elegimos Carpeta.Al pulsarlo, se abre una carpeta llamada Nueva carpeta, lista para la edición.Esta carpeta, se modifica igual que otra carpeta ya existente, como veremos a continuación.Si al crear una carpeta ya teníamos una seleccionada, la nueva carpeta se creará comouna subcarpeta.En el árbol a la izquierda de la pantalla, veremos un listado con todas las carpetas, seguidasdel número de elementos (documentos, hojas de cálculo, carpetas...) que contienen. Sólovemos las carpetas que estén en el primer nivel.Pulsando sobre una de ellas, se abrirá la carpeta igual que al crear una nueva, con loselementos contenidos en ella, pudiendo expandir las subcarpetas.12. Puedes publicar un trabajo en forma de página web?Explica.Publicar un documento en Google Docs es, como se dice coloquialmente, colgarlo en Internet.Al publicarlo, permitimos que nuestro documento pueda ser visto por cualquier usuario deinternet que conozca su dirección, como si de una página web se tratase.La diferencia entre acceder al documento de este modo, y hacerlo como lector invitado, esque el lector tiene disponibles las opciones de impresión y de guardarlo como uno de losformatos soportados.La publicación de un documento se gestiona desde la pantalla Publicar este documento,accesible desde el botón desplegable Compartir del propio documentoseleccionando Publicar como página web, o desde la pantalla de inició,seleccionando Publicar en el menú Más acciones.Accederemos a la pantalla para un documento no publicado:La opción Volver a publicar automáticamente cuando se realicen cambios, sincroniza laversión publicada de nuestro documento con el documento que editamos. Así, los cambiosrealizados se irán actualizando en la versión publicada (sólo para documentos de texto).Pulsando el botón Publicar el documento, nuestro documento estará disponible en internet.La principal diferencia entre Publicar y el enlace para compartir, es que con el enlacemuestra el documento actual, mientras que a publicar, publicamos una versión. Y si no laactualizamos, será distinta al documento original.13. ¿Es posible publicar documentos en internet, con un solo clic?ExplicaEs posible publicar documentos en internet, con un solo clic, como páginas web deaspectonormal y sin tener que aprender nada nuevo ni contratar ningún servicio.14. ¿Cómo controla quiénes pueden ver una página?De la misma manera que es simple publicar, también podemos dejar disponible undocumento solamente para algunas personas y no para todo el mundo. Y si en algúnmomento lo deseamos, también podemos editar o directamente eliminar es publicación.
  7. 7. 15. Explica cómo publicas documentos en un blog.Google Docs también nos permite publicar nuestro documento de texto a través de un blog,si poseemos uno, pulsando el botón Publicar en blog. Para hacerlo debemos definir laconfiguración de nuestro sitio de blogs.16. ¿Puedes subir directamente tus documentos de googledocs alos sitios slideshare y scribd? Explica.17. Realiza una lista en donde detalles qué es posible hacer condocumentos, hojas de cálculo y presentaciones.Con los documentos:Subir documentos de Word, Open Office, RTF, HTML o texto (o crear documentos desde elprincipio);Utilizar nuestro sencillo editor WYSIWYG (What You See Is What You Get,lo que ves es lo queobtienes) para dar formato a los documentos, revisar la ortografía, etcétera;Invitar a otros usuarios (por su dirección de correo electrónico) para que puedan editar o verlos documentos y hojas de cálculo;Editar documentos online en forma colaborativa con otras personas;Ver el historial de revisiones de nuestros documentos y hojas de cálculo y volver a cualquierversión;Publicar documentos on line para que estén disponibles para todo el mundo, como páginasweb o como documentos publicados en un blog;Descargar documentos en el escritorio como documentos de Word, de Open Office, RTF, PDF,HTML o ZIP;Enviar por correo electrónico los documentos como archivos adjuntos.Con las hojas de cálculoCon las hojas de cálculo:Importar y exportar datos con los formatos .xls, .csv y .ods (y exportar funciones para .pdf y.html);Disfrutar de la navegación y la edición intuitivas, como en cualquier documento u hoja decálculo tradicional;Usar la edición de formatos y fórmulas en las hojas de cálculo, con lo que podremos calcularresultados y dar a los datos el aspecto que deseemos;Chatear en tiempo real con otros usuarios que estén editando nuestra hoja de cálculo;
  8. 8. Incrustar una hoja de cálculo, o una sección de una hoja de cálculo, en nuestro blog o páginaweb.Con las presentaciones:Importar presentaciones existentes en los formatos de archivo .ppt y .pps;Exportar nuestras presentaciones mediante la función Guardar como zip del menú Archivo;Editar nuestras presentaciones mediante nuestro sencillo editor WYSIWYG;Insertar imágenes, dar forma a nuestras diapositivas para que se ajusten a nuestraspreferencias;Compartir y editar presentaciones con amigos y compañeros de trabajo;Permitir la visualización de presentaciones, en línea, desde ubicaciones remotas distintas entiempo real;Publicar nuestras presentaciones en la Web, lo que permite que un gran público tenga accesoa ellas.FINInformáticaCuarto de Naturales – 2012Talía Bernardino

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