SlideShare a Scribd company logo
1 of 44
1
Kỹ năng tổ chức
công việc
2
Lời giới thiệu
3
I/ KHÁI NIỆM
N u ph i làm m t chi c xe máy, b n có hình dungế ả ộ ế ạ
vi c b n ph i làm nh th nào?ệ ạ ả ư ế
• Ho ch nh là xác nh chi c máy có hình dáng nh thạ đị đị ế ư ế
nào, u i m, cách v n hành…ư đ ể ậ
• T ch c là quá trình mua NVL, l p ráp, s p x p máy móc.ổ ứ ắ ắ ế
• Lãnh o là vi c h ng d n t p xe, cách thao tác xe, v nđạ ệ ướ ẫ ậ ậ
hành xe..
• Ki m tra là m b o vi c b o trì, h ng hóc c a xe.ể đả ả ệ ả ỏ ủ
4
1. Khái niệm
• Theo ngh a r ng: t ch c là quá trình xác nh nh ng côngĩ ộ ổ ứ đị ữ
vi c c n ph i làm và phân công cho các n v cá nhânệ ầ ả đơ ị
m nh n các công vi c ó, t o ra m i quan h ngangđả ậ ệ đ ạ ố ệ
d c trong n i b DN.ọ ộ ộ
• Theo ngh a h p: t ch c là vi c s p x p các công vi cĩ ẹ ổ ứ ệ ắ ế ệ
c giao.đượ
• Trong tài li u này, t ch c c hi u là k t h p c haiệ ổ ứ đượ ể ế ợ ả
nh ngh a trên, trong ó nh n m nh t ch c công vi c cáđị ĩ đ ấ ạ ổ ứ ệ
nhân.
5
2. Mục đích
Khi nghiên c u tài li u này, s giúp b n:ứ ệ ẽ ạ
 T ch c công vi c c giao.ổ ứ ệ đượ
 T ch c m ng l i công vi c.ổ ứ ạ ướ ệ
 S p x p h s .ắ ế ồ ơ
 S p x p v trí làm vi c.ắ ế ị ệ
 Xác nh th t u tiên công vi c.đị ứ ự ư ệ
 S p x p k ho ch công vi c ng n h n…ắ ế ế ạ ệ ắ ạ
6
II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN
1. Xác nh ch c n ng, nhi m vđị ứ ă ệ ụ
2. nh biên nhân sĐị ự
3. Xác nh b n mô t công vi cđị ả ả ệ
4. S p x p công vi c cho NV.ắ ế ệ
7
1. Xác định chức năng nhiệm vụ
1.1 Xác nh ch c n ng:đị ứ ă
• Nhi u công ty nh m l n gi a khái nhi m ch c n ng vàề ầ ẫ ữ ệ ứ ă
nhi m v .ệ ụ
• Ch c n ng có th c hi u là nh ng nhi m v l n nh tứ ă ể đượ ể ữ ệ ụ ớ ấ
c a m t b ph n.ủ ộ ộ ậ
• Ch c n ng có th hi u là nh ng s n ph m/d ch v màứ ă ể ệ ữ ả ẩ ị ụ
b ph n c a b n cung c p. Khi hi u theo khái ni mộ ậ ủ ạ ấ ể ệ
khách hàng n i b , b ph n c a b n s ph i cung c p cácộ ộ ộ ậ ủ ạ ẽ ả ấ
s n ph m…cho b ph n ti p theo. S n ph m.. ó là gì?ả ẩ ộ ậ ế ả ẩ đ
ó chính là ch c n ng c a b n.Đ ứ ă ủ ạ
8
1.2 Xác định quy trình
• T nh ng ch c n ng ó, b n t câu h i: làm th nàoừ ữ ứ ă đ ạ đặ ỏ ế để
th c hi n c nó.ự ệ đượ
• Ví d : b n có ch c n ng ph i tuy n nhân s cho công ty,ụ ạ ứ ă ả ể ự
v y làm th nào tuy n d ng: b n có câu tr l i là quyậ ế để ể ụ ạ ả ờ
trình tuy n d ng là gì?ể ụ
• M i b c trong quy trình ó, b n hãy t câu h i theoỗ ướ đ ạ đặ ỏ
ph ng pháp 5W1H.ươ
9
1.2 Xác định quy trình
PH NG PHÁP 5W1HƯƠ
• Who: Ai làm vi c ó.ệ đ
• Where: Làm vi c ó âu.ệ đ ở đ
• When: Làm vi c ó khi nào?ệ đ
• How: Làm b ng cách nào?ằ
• Ghi chú: b n không c n tr l i: what (là cái gì) và why: t iạ ầ ả ờ ạ
sao?
10
1.2 Xác định quy trình
LÀM GÌ V I HOW?Ớ
• B n c n chú ý k h n v i HOW, có th m r ng ý ngh aạ ầ ỹ ơ ớ ể ở ộ ĩ
c a nó là:ủ
- B ng cách nàoằ ? V i câu h i này b n xây d ng cácớ ỏ ạ ự h ngướ
d n công vi cẫ ệ hay h ng d n v n hành cho máy móc..ướ ẫ ậ
- o l ng nh th nào?Đ ườ ư ế B n hãy xây d ngạ ự tiêu chu nẩ cho
t ng công vi c trong quy trình.ừ ệ
11
2. Định biên công việc.
• Bây gi b n hãy l p m t list các công vi c mà b ph n b nờ ạ ậ ộ ệ ộ ậ ạ
ph i th c hi n.ả ự ệ
• Hãy nh là li t kê c các công vi c c a qu n lý, nhớ ệ ả ệ ủ ả ư
ho ch nh – t ch c – lãnh o – ki m tra.ạ đị ổ ứ đạ ể
• Hãy c l ng th i gian th c hi n cho t ng công vi c óướ ượ ờ ự ệ ừ ệ đ
trong m t n mộ ă
• T ng c ng th i gian và chia cho s ngày làm vi c trongổ ộ ờ ố ệ
n m. B n s bi t mình c n bao nhiêu ng i.ă ạ ẽ ế ầ ườ
12
2. Định biên công việc (tt)
• Hãy nhóm các công vi c có cùng tính ch t vào m t ch cệ ấ ộ ứ
danh công vi c.ệ
• m b o r ng t ng s th i gian phù h p v i t ng s th iĐả ả ằ ổ ố ờ ợ ớ ổ ố ờ
gian c a m i ch c danh.ủ ỗ ứ
• L u ý c ng thêm 10% th i gian cho m i ch c danh. i uư ộ ờ ỗ ứ Đ ề
này giúp b n t o s c ép cho nhân viên và i u ch nh sạ ạ ứ đ ề ỉ ố
l ng công vi c co giãn sau này.ượ ệ
13
3. Lập các bản mô tả công việc:
• Bây gi thì b n hãy l p b n mô t công vi c cho t ngờ ạ ậ ả ả ệ ừ
ch c danh.ứ
• B n mô t công vi c g m các n i dung: thông tin v côngả ả ệ ồ ộ ề
vi c (mã s , ch c danh, b ph n, ng i qu n lý tr c ti p),ệ ố ứ ộ ậ ườ ả ự ế
m c tiêu – yêu c u công vi c, nhi m v , quy n h n, cácụ ầ ệ ệ ụ ề ạ
m i quan h , tiêu chu n công vi c, i u ki n làm vi c.ố ệ ẩ ệ đ ề ệ ệ
• Lên s t ch c b ph n.ơ đồ ổ ứ ộ ậ
14
4. Sắp xếp công việc cho NV
• Công vi c c a nhân viên g m các công vi c th ng xuyênệ ủ ồ ệ ườ
và công vi c không th ng xuyên.ệ ườ
• Công vi c th ng xuyên là các công vi c l p l i, ã cệ ườ ệ ặ ạ đ đượ
ghi nh n trong b n mô t công vi c. Công vi c th ngậ ả ả ệ ệ ườ
xuyên ph i có tính l p l i.ả ặ ạ
• Công vi c không th ng xuyên do b n giao cho nhân viênệ ườ ạ
th c hi n.ự ệ
15
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
i v i công vi c th ng xuyên:Đố ớ ệ ườ
• Hãy m b o là trong quy trình c a b n ã có y cácđả ả ủ ạ đ đầ đủ
tài li u h ng d n cho nhân viên th c hi n, bao g m:ệ ướ ẫ ự ệ ồ
- Cách th c th c hi n (how).ứ ự ệ
- Ngu n l c th c hi n (5M).ồ ự để ự ệ
- T n su t th c hi n.ầ ấ ự ệ
• T t h n h t, hãy yêu c u NV v n ghi n i dung công vi cố ơ ế ầ ẫ ộ ệ
th ng xuyên vào k ho ch làm vi c tu n c a h .ườ ế ạ ệ ầ ủ ọ
16
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Công vi c không th ng xuyênệ ườ
• Hãy th hi n n i dung giao vi c cho nhân viên b ng sể ệ ộ ệ ằ ổ
giao vi c.ệ
• Giái thích cho nhân viên v lý do th c hi n công vi cề ự ệ ệ
(why).
• Gi i thích các yêu c u, m c tiêu, th i h n (when) c a côngả ầ ụ ờ ạ ủ
ty.
• Gi i thích ph ng pháp th c hi n (how).ả ươ ự ệ
17
4. Sắp xếp công việc cho NV (tt)
Khi phát sinh công vi c th ng xuyên, b n hãy l u ýệ ườ ạ ư
• Xác nh công vi c ó có l p l i trong t ng lai hayđị ệ đ ặ ạ ươ
không?
• Tr ng h p nó l p l i, hãy thi t l p m t s tài li uườ ợ ặ ạ ế ậ ộ ố ệ để
h ng d n cho NV khi nó xu t hi n trong t ng lai.ướ ẫ ấ ệ ươ
• Nh v y, b n ã chuy n công vi c không th ng xuyênư ậ ạ đ ể ệ ườ
thành công vi c th ng xuyên.ệ ườ
18
Tài liệu thao khảo
• K n ng qu n lý theo quá trình.ỹ ă ả
• K n ng giao vi c – u quy nỹ ă ệ ỷ ề
19
III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN
1. S p x p công vi c theo th t u tiênắ ế ệ ứ ự ư
2. S p x p h sắ ế ồ ơ
3. S p x p n i làm vi cắ ế ơ ệ
4. Qu n lý thông tinả
5. L p k ho ch công vi cậ ế ạ ệ
20
1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên
1.1 Phân lo i công vi cạ ệ
•Theo m c quan tr ng:ứ độ ọ "Vi c l n" là nh ng vi c quanệ ớ ữ ệ
tr ng (liên quan t i m t s ti n l n ho c s an nguy c aọ ớ ộ ố ề ớ ặ ự ủ
doanh nghi p); còn "vi c nh " thì ng c l i.ệ ệ ỏ ượ ạ
•Theo m c kh n c p:ứ độ ẩ ấ vi c kh n c p và vi c khôngệ ẩ ấ ệ
kh n c p.ẩ ấ
•Theo tân su t:ấ Vi c th ng xuyên và vi c không th ngệ ườ ệ ườ
xuyên (s v ).ự ụ
21
1.1 Phân loại công việc (tt)
V i công vi c có tính ch t th ng xuyênớ ệ ấ ườ . Là các công vi cệ
l p l i theo m t chu k nh t nh. B n c n l u ý l i:ặ ạ ộ ỳ ấ đị ạ ầ ư ạ
- T n su t th c hi n?ầ ấ ự ệ
- Ng i th c hi n?ườ ự ệ
- a vào quy trình hay b n mô t công vi c?Đư ả ả ệ
t xu t ho c không n nhĐộ ấ ặ ổ đị . C n ph i xem xét xem cóầ ả
th chuy n v công vi c th ng xuyên hay không? Ng iể ể ề ệ ườ ườ
làm vi c không hi u qu khi kh i l ng công vi c s vệ ệ ả ố ượ ệ ự ụ
chi m trên 50 %.ế
22
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên
• Quan tr ng và kh n c p.ọ ẩ ấ i v i công vi c này, b n ph iĐố ớ ệ ạ ả
th c hi n ngay.ự ệ
• Ví d : N u không thanh toán cho khách hàng ngay trongụ ế
tu n này s b c t h p ng mua v t li u cho công trìnhầ ẽ ị ắ ợ đồ ậ ệ
s p thi công. N u không quy t nh giá nhanh trong sángắ ế ế đị
nay s b i th c p m t h p ng...ẽ ị đố ủ ướ ấ ợ đồ
23
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
 Quan tr ng nh ng không kh n c p.ọ ư ẩ ấ Ví d : Gi gìn s cụ ữ ứ
kh e, không hút thu c nhi u ho c th c quá khuya, giỏ ố ề ặ ứ ữ
quan h t t p và b n ch c v i khách hàng và nhà cungệ ố đẹ ề ắ ớ
c p, ki n toàn l i b máy doanh nghi p...ấ ệ ạ ộ ệ
• Kh n c p nh ng không quan tr ngẩ ấ ư ọ . Ví d :ụ M t kháchộ
hàng ti m n ng v a m i quen yêu c u tr l i ngay l p t cề ă ừ ớ ầ ả ờ ậ ứ
m t v n c n th i gian chu n b lâu dài ho c b u i nộ ấ đề ầ ờ ẩ ị ặ ư đ ệ
yêu c u óng c c i n tho i di ng ngay n u khôngầ đ ướ đ ệ ạ độ ế
mai s c t chi u g i i.ẽ ắ ề ọ đ
24
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Các công vi c này có th t u tiên th hai sau công vi cệ ứ ự ư ứ ệ
quan tr ng và kh n c p.ọ ẩ ấ
• i v i hai lo i công vi c này, b n có th th c hi n songĐố ớ ạ ệ ạ ể ự ệ
song.
• Vi c th c hi n công vi c nào tr c còn tùy thu c vào:ệ ự ệ ệ ướ ộ
- Th i h n gi i quy t v n .ờ ạ ả ế ấ đề
- Hãy tách công vi c chính thành nhi u công vi c khácệ ề ệ
nhau, trên c s ó, b n có th xác nh l ch cho t ngơ ở đ ạ ể đị ị ừ
công vi c.ệ
25
1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)
• Không kh n c p và không quan tr ngẩ ấ ọ .
 Chu n b công vi c cho cu i tu n sau h p phòng.ẩ ị ệ ố ầ ọ
 i u ng bia v i b n bèĐ ố ớ ạ
 Mua m t b veste m iộ ộ ớ
 i i n tho i di ng...Đổ đ ệ ạ độ
• ánh ti c là nhi u nhà qu n lý l i m t quá nhì u th iĐ ế ề ả ạ ấ ề ờ
gian vào nh ng công vi c không quan tr ng.ữ ệ ọ
26
1.3 Lưu đồ thời gian
Không quan tr ngọ
Kh n c pẩ ấ
Quan tr ngọ
Không kh n c pẩ ấ
C B
A
27
1.3 Lưu đồ thời gian (tt)
• Trên s g m hai tr c, tr c hoành là m c quan tr ngơ đồ ồ ụ ụ ứ độ ọ
c a công vi c, tr c tung là m c kh n c p.ủ ệ ụ ứ độ ẩ ấ
• Trong ba công vi c, d nh n th y công vi c A ph i làmệ ễ ậ ấ ệ ả
u tiên và công vi c C làm cu i cùng.đầ ệ ố
28
2. Sắp xếp hồ sơ:
B N Ã G P TÌNH HU NG NÀY CH A?Ạ Đ Ặ Ố Ư
• B n ã bao gi m t hàng gi ng h tìm ki m l i h s c aạ đ ờ ấ ờ đồ ồ để ế ạ ồ ơ ủ
mình?
• S p mu n nh n c h s XYZ ngay, b n có th t tin là b t k hế ố ậ đượ ồ ơ ạ ể ự ấ ỳ ồ
s nào ông y mu n, b n có th cung c p trong vòng 5 phút?ơ ấ ố ạ ể ấ
• M t nhân viên có ng i nhà b tai n n xe, anh ta không i làm c,ộ ườ ị ạ đ đượ
c phòng b n nháo nhào tìm h s c a NV y theo yêu c u c a kháchả ạ ồ ơ ủ ấ ầ ủ
hàng?
29
2. Sắp xếp hồ sơ (tt):
• M t NV ngh vi c, anh ta ch ng làm n gì c , bây giộ ỉ ệ ẳ đơ ả ờ
b n không bi t h s c a anh ta th nào…ạ ế ồ ơ ủ ế
B n ã bao gi r i vào nh ng tình hu ng y ch a?ạ đ ờ ơ ữ ố ấ ư
• N u có, có l b n ã ch a t ch c c m t h th ngế ẽ ạ đ ư ổ ứ đượ ộ ệ ố
qu n lý h s hi u qu .ả ồ ơ ệ ả
30
2.1 Quản lý hồ sơ giấy
• B n nên l p m t danh m c t t c các lo i h s gi y vàạ ậ ộ ụ ấ ả ạ ồ ơ ấ
máy tính c a m i nhân viên (tham kh o trang bên).ủ ỗ ả
• Danh m c h s c a m i NV và danh m c h s c a b nụ ồ ơ ủ ỗ ụ ồ ơ ủ ạ
chính là h s toàn b ph n c a b n y.ồ ơ ộ ậ ủ ạ đấ
• Khi NV l p xong c a h , hãy ki m tra l i danh m c h sậ ũ ọ ể ạ ụ ồ ơ
c a h , và ký tên duy t danh m c này.ủ ọ ệ ụ
• Hãy t ch c 1 tháng ho c 1 tháng 2 l n, b n yêu c u NVổ ứ ặ ầ ạ ầ
c p nh t h s vào danh m c.ậ ậ ồ ơ ụ
31
Danh mục hồ sơ
S
tt
Tên HS Ngư
ời
quả
n lý
Ngư
ời
đượ
c
đọc
HS
Vị trí
đề HS
Dạng hồ sơ Cách
thức,
phân
loại
sắp xếp
Ngày
phát
sinh
HS
Ngày
cất
HS
Vă
n
bả
n
Trong
ổ cứng
máy vi
tính
CD
-rom/
đĩa
mềm
32
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Cách qu n lý h s thông th ng là l p theo các c pả ồ ơ ườ ậ ấ
folder khác nhau.
• Nên có m c input qu n lý các thông tin u vào. ây làụ để ả đầ Đ
ph n ch c ng các thông tin nh ng ch a x lý.ầ ứ đự ư ư ử
• Ph n thùng rác (không ph i là m c Recycle c a máy tính)ầ ả ụ ủ
l u các thông tin c n xoá, ch xoá các thông tin này sauđể ư ầ ỉ
3 tháng.
33
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
• Hãy a ra m t quy nh h ng d n cho t t c NV làmđư ộ đị ướ ẫ ấ ả
gi ng nhau:ố
- Input
- Output.
- Quy nh backup d li u.đị ữ ệ
- Quy nh sao l u d li u nh k .đị ư ữ ệ đị ỳ
- Quy nh quét virus nh k .đị đị ỳ
- Quy nh th i gian ki m tra và quét d li u, sao l u l i dđị ờ ể ữ ệ ư ạ ữ
li u nh k .ệ đị ỳ
34
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
M T S L I TRONG QU N LÝ H S MÁYỘ Ố Ỗ Ả Ồ Ơ
• Không t ch autosave trong 1 phút (Mic.Office).đặ ế độ
• L u h s trong C (nên l u D, vì C có th b m tư ồ ơ ổ ư ở ổ ổ ể ị ấ
do vô tình fomat (cài l i máy)).ạ
• L u h s lung tung, không bi t tìm h s âu.ư ồ ơ ế ồ ơ ở đ
35
2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD…
M T S PH N M M PH C H I H SỘ Ố Ầ Ề Ụ Ồ Ồ Ơ
• Dùng ph n m m chuyên ph c h i d li u trên c ng.ầ ề ụ ồ ữ ệ ổ ứ
• Dùng ph n m m chuyên ph c h i d li u b h trên aầ ề ụ ồ ữ ệ ị ư đĩ
CD.
• Dùng ph n m m chuyên tìm l i m t kh u b m t.ầ ề ạ ậ ẩ ị ấ
Ban tìm mua trên các c a hàng CDử
36
3. Sắp xếp nơi làm việc
B n nên l u ý s p x p các v t d ng sau ây vi cạ ư ắ ế ậ ụ đ để ệ
s d ng là thu n ti n nh t cho ng i s d ng:ử ụ ậ ệ ấ ườ ử ụ
• Fax
• i n tho i bànĐ ệ ạ
• Máy in
• Photo
• ..
37
4. Quản lý thông tin
4.1 Phân lo i thông tin:ạ
• Gi a qu n lý và nhân viên (giao vi c, ki m tra, h th ngữ ả ệ ể ệ ố
báo cáo n i b …)ộ ộ
• Gi a các nhân viên n i b .ữ ộ ộ
• Input (thông tin u vào)đầ
• Output (thông tin ra).
38
4.2 Bằng chứng thông tin
B n hãy thi t l p h th ng các b ng ch ng v vi cạ ế ậ ệ ố ằ ứ ề ệ
chuy n thông tin trong t ch c.ể ổ ứ
• S giao vi cổ ệ
• S giao nh n thông tinổ ậ
• S công v n n – i.ổ ă đế đ
• S giao nh n s n ph mổ ậ ả ẩ
• S gi i quyêt công vi cổ ả ệ
39
4.3 Lưu đồ thông tin
Lo i thông tinạ Ng i giaoườ Ng i nh nườ ậ Th i h nờ ạ
Báo cáo nh pậ
kho
Th khoủ Cán b kộ ế
ho chạ
4h sau khi nh pậ
hàng
40
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• Feedback ngay. Khi nh n c thông tin, hãy ph n h iậ đượ ả ồ
ngay cho ng i nh n. Tr ng h p ch a tr l i c, hãyườ ậ ườ ợ ư ả ờ đượ
email… cho khách bi t th i h n b n tr l i.ế ờ ạ ạ ả ờ
• Qu n lý thông tin u vào. Nhi u NV khi nh n cả đầ ề ậ đượ
thông tin thì “b i” vào n i nào ó r i x lý sau. Sau óỏ đạ ơ đ ồ ử đ
thì h l i quên m t, không x lý. i u này òi h i nhânọ ạ ấ ử Đ ề đ ỏ
viên c a b n ph i chuy n thông tin vào m t n i Input quyủ ạ ả ể ộ ơ
nh nào ó.đị đ
41
4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin
• m b o là ng i nh n ã nh n c thông tin.Đả ả ườ ậ đ ậ đượ
• B n ã t ng nghe nguyên t c nh c n 3 l n? L n thạ đ ừ ắ ắ ợ ầ ầ ứ
nh t, b n g i th cho k toán thanh toán c a khách hàng.ấ ạ ử ư ế ủ
i u này, ch a c tính cho l n th nh t. L n th nh tĐ ề ư đượ ầ ứ ấ ầ ứ ấ
ch c tính khi ng i nh n ã confirm (xác nh n) là hỉ đượ ườ ậ đ ậ ọ
ã nh n c th . B ng cách nào?đ ậ đượ ư ằ
- Nhi u ng i s g i i n cho khách sau 3 ngày h i xemề ườ ẽ ọ đ ệ ỏ
khách ã nh n c ch a?đ ậ đượ ư
- Ng i c n th n thì cho ng i mang tr c ti p cho kháchườ ẩ ậ ườ ự ế
và yêu c u khách ký tên ho c email cho khách và nghầ ặ đề ị
khách xác nh n là ã nh n c.ậ đ ậ đượ
42
4.5 Sổ giải quyết công việc
• S gi i quy t công vi c là cu n s theo dõi toàn b côngổ ả ế ệ ố ổ ộ
vi c c a b n.ệ ủ ạ
• S gi i quy t công vi c g m các n i dung:ổ ả ế ệ ồ ộ
- N i dung công vi cộ ệ
- Ng i giao, ngày giao (ho c l y t k ho ch cá nhân)ườ ặ ấ ừ ế ạ
- Th i h nờ ạ
- Di n gi i.ễ ả
- K t qu /ngày hoàn thành.ế ả
43
4.6 Lập kế hoạch công việc
• B n có bi t 9h sáng mai b n s làm gì?ạ ế ạ ẽ
• B n bi t ngày mai NV c a b n làm gì?ạ ế ủ ạ
• B n s khó có th bi t n u b n không có k ho ch.ạ ẽ ể ế ế ạ ế ạ
B n có th tham kh o trong ph n k n ng l p k ho chạ ể ả ầ ỹ ă ậ ế ạ
44
CÁM N B N Ã THEO DÕIƠ Ạ Đ

More Related Content

Viewers also liked

Solestar Postkarte
Solestar PostkarteSolestar Postkarte
Solestar Postkarte
Solestar
 
E volve-barcelona 02-13
E volve-barcelona 02-13E volve-barcelona 02-13
E volve-barcelona 02-13
fluential
 
Sof&com
Sof&comSof&com
Sof&com
osriva
 
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norteVioleta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
Felipe Pacheco Herrera
 
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADAObra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
Laura Rodriguez
 
Guía de Productos Seguros para Niños
 Guía de Productos Seguros para Niños Guía de Productos Seguros para Niños
Guía de Productos Seguros para Niños
Cristobal Buñuel
 

Viewers also liked (20)

Payroll Diez - Cloud y Mobile: Experiencia con fábrica de software en Cuba - ...
Payroll Diez - Cloud y Mobile: Experiencia con fábrica de software en Cuba - ...Payroll Diez - Cloud y Mobile: Experiencia con fábrica de software en Cuba - ...
Payroll Diez - Cloud y Mobile: Experiencia con fábrica de software en Cuba - ...
 
Actividad3
Actividad3Actividad3
Actividad3
 
APR Ad
APR Ad APR Ad
APR Ad
 
Solestar Postkarte
Solestar PostkarteSolestar Postkarte
Solestar Postkarte
 
Hassan sharaf c.v
Hassan sharaf c.vHassan sharaf c.v
Hassan sharaf c.v
 
"Sustentabilidad"
"Sustentabilidad""Sustentabilidad"
"Sustentabilidad"
 
E volve-barcelona 02-13
E volve-barcelona 02-13E volve-barcelona 02-13
E volve-barcelona 02-13
 
EPA H2020 SC5 Info Day Book of Abstracts
 EPA H2020 SC5 Info Day Book of Abstracts EPA H2020 SC5 Info Day Book of Abstracts
EPA H2020 SC5 Info Day Book of Abstracts
 
Telefonía móvil en áreas rurales: Oportunidades para la agricultura
Telefonía móvil en áreas rurales: Oportunidades para la agriculturaTelefonía móvil en áreas rurales: Oportunidades para la agricultura
Telefonía móvil en áreas rurales: Oportunidades para la agricultura
 
Swiss Fluid SBV Ball Valve
Swiss Fluid SBV Ball ValveSwiss Fluid SBV Ball Valve
Swiss Fluid SBV Ball Valve
 
Memoria 2009 Paideia ONG - Asociación Paideia
Memoria 2009 Paideia ONG - Asociación PaideiaMemoria 2009 Paideia ONG - Asociación Paideia
Memoria 2009 Paideia ONG - Asociación Paideia
 
Instrumentosdemedicin11 3-140528181407-phpapp01
Instrumentosdemedicin11 3-140528181407-phpapp01Instrumentosdemedicin11 3-140528181407-phpapp01
Instrumentosdemedicin11 3-140528181407-phpapp01
 
Fiona Lim - Why's Your Camera Bag so Heavy?
Fiona Lim - Why's Your Camera Bag so Heavy?Fiona Lim - Why's Your Camera Bag so Heavy?
Fiona Lim - Why's Your Camera Bag so Heavy?
 
Sof&com
Sof&comSof&com
Sof&com
 
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norteVioleta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
Violeta parra -_run_run_se_fue_pal_norte
 
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADAObra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
Obra teatral; madre clarita sierva de dios TERMINADA
 
Demencia por sida esclerosis multiple y enfermedad de wilson
Demencia por sida esclerosis multiple y enfermedad de wilsonDemencia por sida esclerosis multiple y enfermedad de wilson
Demencia por sida esclerosis multiple y enfermedad de wilson
 
103380 ensamble y mantenimiento de computadores grupo-44
103380   ensamble y mantenimiento de computadores grupo-44103380   ensamble y mantenimiento de computadores grupo-44
103380 ensamble y mantenimiento de computadores grupo-44
 
Guía de Productos Seguros para Niños
 Guía de Productos Seguros para Niños Guía de Productos Seguros para Niños
Guía de Productos Seguros para Niños
 
Scapy. Generación y manipulación básica de paquetes de red
Scapy. Generación y manipulación básica de paquetes de redScapy. Generación y manipulación básica de paquetes de red
Scapy. Generación y manipulación básica de paquetes de red
 

Similar to 22. ky nang to chuc cong viec

Quan tri van hanh
Quan tri van hanhQuan tri van hanh
Quan tri van hanh
search123
 
Chuong01 cackhainiem
Chuong01 cackhainiemChuong01 cackhainiem
Chuong01 cackhainiem
Dương Vũ
 
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dung
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dungBai giang qt sx&dh gv ho tien dung
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dung
vagabondng
 
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
Biếtlấygì Mừnghạnhphúc Choem
 
Ky nang quan li thoi gian
Ky nang quan li thoi gianKy nang quan li thoi gian
Ky nang quan li thoi gian
Linh Do
 
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_phamGiao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
xuanduong92
 
bctntlvn (110).pdf
bctntlvn (110).pdfbctntlvn (110).pdf
bctntlvn (110).pdf
Luanvan84
 
Maubaocao luanvan
Maubaocao luanvanMaubaocao luanvan
Maubaocao luanvan
satthu127
 

Similar to 22. ky nang to chuc cong viec (20)

Tiểu luận kỹ thuật
Tiểu luận kỹ thuậtTiểu luận kỹ thuật
Tiểu luận kỹ thuật
 
Tai lieu microsoft project 2007 smith.n
Tai lieu microsoft project 2007   smith.nTai lieu microsoft project 2007   smith.n
Tai lieu microsoft project 2007 smith.n
 
Bài giảng lập và quản lý dự án đầu tư
Bài giảng lập và quản lý dự án đầu tưBài giảng lập và quản lý dự án đầu tư
Bài giảng lập và quản lý dự án đầu tư
 
Tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Môi trường, 9đ
Tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Môi trường, 9đTạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Môi trường, 9đ
Tạo động lực làm việc cho nhân viên tại Công ty Môi trường, 9đ
 
Quan tri van hanh
Quan tri van hanhQuan tri van hanh
Quan tri van hanh
 
Giao trinh qlda tong hop
Giao trinh qlda tong hopGiao trinh qlda tong hop
Giao trinh qlda tong hop
 
Kỹ năng quản lý nhà hàng cấp độ 2 [MOD2]
Kỹ năng quản lý nhà hàng cấp độ 2 [MOD2]Kỹ năng quản lý nhà hàng cấp độ 2 [MOD2]
Kỹ năng quản lý nhà hàng cấp độ 2 [MOD2]
 
Chuong01 cackhainiem
Chuong01 cackhainiemChuong01 cackhainiem
Chuong01 cackhainiem
 
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dung
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dungBai giang qt sx&dh gv ho tien dung
Bai giang qt sx&dh gv ho tien dung
 
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
Hoan thin cong tac dao to ngun nhan lc ti cong ty vn ti da phuong thc – vietr...
 
Ky nang quan li thoi gian
Ky nang quan li thoi gianKy nang quan li thoi gian
Ky nang quan li thoi gian
 
Bai giang qtsx (nam cu)
Bai giang qtsx (nam cu)Bai giang qtsx (nam cu)
Bai giang qtsx (nam cu)
 
Bai giang quan tri san xuat va dieu hanh TS ho tien dung
Bai giang quan tri san xuat va dieu hanh TS  ho tien dungBai giang quan tri san xuat va dieu hanh TS  ho tien dung
Bai giang quan tri san xuat va dieu hanh TS ho tien dung
 
Chuong 2 phan tich cong viec
Chuong 2 phan tich cong viecChuong 2 phan tich cong viec
Chuong 2 phan tich cong viec
 
Tiểu luận quản trị học.
Tiểu luận quản trị học.Tiểu luận quản trị học.
Tiểu luận quản trị học.
 
Pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng về dược phẩm, HAY
Pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng về dược phẩm, HAYPháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng về dược phẩm, HAY
Pháp luật về bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng về dược phẩm, HAY
 
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_phamGiao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
Giao trinh quan_ly_chat_luong_san_pham
 
Giao trinh quan_ly_du_an
Giao trinh quan_ly_du_anGiao trinh quan_ly_du_an
Giao trinh quan_ly_du_an
 
bctntlvn (110).pdf
bctntlvn (110).pdfbctntlvn (110).pdf
bctntlvn (110).pdf
 
Maubaocao luanvan
Maubaocao luanvanMaubaocao luanvan
Maubaocao luanvan
 

More from Tang Tan Dung

Sự truyền thừa
Sự truyền thừaSự truyền thừa
Sự truyền thừa
Tang Tan Dung
 
Phật học đúc kết
Phật học   đúc kếtPhật học   đúc kết
Phật học đúc kết
Tang Tan Dung
 
The major task of marketing management
The major task of marketing managementThe major task of marketing management
The major task of marketing management
Tang Tan Dung
 
New marketing for new age
New marketing for new ageNew marketing for new age
New marketing for new age
Tang Tan Dung
 
Marketing in the network economy
Marketing in the network economyMarketing in the network economy
Marketing in the network economy
Tang Tan Dung
 
Ten deadly marketing sins. signs and solutions
Ten deadly marketing sins. signs and solutionsTen deadly marketing sins. signs and solutions
Ten deadly marketing sins. signs and solutions
Tang Tan Dung
 
23. ky nang quan tri thong tin
23. ky nang quan tri thong tin23. ky nang quan tri thong tin
23. ky nang quan tri thong tin
Tang Tan Dung
 
21. ky nang quan tri chien luoc
21. ky nang quan tri chien luoc21. ky nang quan tri chien luoc
21. ky nang quan tri chien luoc
Tang Tan Dung
 
19. ky nang thuyet phuc
19. ky nang thuyet phuc19. ky nang thuyet phuc
19. ky nang thuyet phuc
Tang Tan Dung
 
18. ky nang lanh dao theo tinh huong
18. ky nang lanh dao theo tinh huong18. ky nang lanh dao theo tinh huong
18. ky nang lanh dao theo tinh huong
Tang Tan Dung
 
17. ky nang giao viec uy quyen
17. ky nang giao viec   uy quyen17. ky nang giao viec   uy quyen
17. ky nang giao viec uy quyen
Tang Tan Dung
 
16. ky nang quan tri xung dot
16. ky nang quan tri xung dot16. ky nang quan tri xung dot
16. ky nang quan tri xung dot
Tang Tan Dung
 
15. ky nang dieu hanh cuoc hop
15. ky nang dieu hanh cuoc hop15. ky nang dieu hanh cuoc hop
15. ky nang dieu hanh cuoc hop
Tang Tan Dung
 
14. ky nang dong vien nhan vien
14. ky nang dong vien nhan vien14. ky nang dong vien nhan vien
14. ky nang dong vien nhan vien
Tang Tan Dung
 
13. ky nang danh gia cong viec
13. ky nang danh gia cong viec13. ky nang danh gia cong viec
13. ky nang danh gia cong viec
Tang Tan Dung
 
12. ky nang ra quyet dinh
12. ky nang ra quyet dinh12. ky nang ra quyet dinh
12. ky nang ra quyet dinh
Tang Tan Dung
 

More from Tang Tan Dung (20)

5 phuong phat
5 phuong phat5 phuong phat
5 phuong phat
 
Sự truyền thừa
Sự truyền thừaSự truyền thừa
Sự truyền thừa
 
Kinh
KinhKinh
Kinh
 
Mật giáo
Mật giáoMật giáo
Mật giáo
 
Phật học đúc kết
Phật học   đúc kếtPhật học   đúc kết
Phật học đúc kết
 
The major task of marketing management
The major task of marketing managementThe major task of marketing management
The major task of marketing management
 
New marketing for new age
New marketing for new ageNew marketing for new age
New marketing for new age
 
Megamarketing
MegamarketingMegamarketing
Megamarketing
 
Marketing in the network economy
Marketing in the network economyMarketing in the network economy
Marketing in the network economy
 
Ten deadly marketing sins. signs and solutions
Ten deadly marketing sins. signs and solutionsTen deadly marketing sins. signs and solutions
Ten deadly marketing sins. signs and solutions
 
23. ky nang quan tri thong tin
23. ky nang quan tri thong tin23. ky nang quan tri thong tin
23. ky nang quan tri thong tin
 
21. ky nang quan tri chien luoc
21. ky nang quan tri chien luoc21. ky nang quan tri chien luoc
21. ky nang quan tri chien luoc
 
19. ky nang thuyet phuc
19. ky nang thuyet phuc19. ky nang thuyet phuc
19. ky nang thuyet phuc
 
18. ky nang lanh dao theo tinh huong
18. ky nang lanh dao theo tinh huong18. ky nang lanh dao theo tinh huong
18. ky nang lanh dao theo tinh huong
 
17. ky nang giao viec uy quyen
17. ky nang giao viec   uy quyen17. ky nang giao viec   uy quyen
17. ky nang giao viec uy quyen
 
16. ky nang quan tri xung dot
16. ky nang quan tri xung dot16. ky nang quan tri xung dot
16. ky nang quan tri xung dot
 
15. ky nang dieu hanh cuoc hop
15. ky nang dieu hanh cuoc hop15. ky nang dieu hanh cuoc hop
15. ky nang dieu hanh cuoc hop
 
14. ky nang dong vien nhan vien
14. ky nang dong vien nhan vien14. ky nang dong vien nhan vien
14. ky nang dong vien nhan vien
 
13. ky nang danh gia cong viec
13. ky nang danh gia cong viec13. ky nang danh gia cong viec
13. ky nang danh gia cong viec
 
12. ky nang ra quyet dinh
12. ky nang ra quyet dinh12. ky nang ra quyet dinh
12. ky nang ra quyet dinh
 

22. ky nang to chuc cong viec

  • 1. 1 Kỹ năng tổ chức công việc
  • 3. 3 I/ KHÁI NIỆM N u ph i làm m t chi c xe máy, b n có hình dungế ả ộ ế ạ vi c b n ph i làm nh th nào?ệ ạ ả ư ế • Ho ch nh là xác nh chi c máy có hình dáng nh thạ đị đị ế ư ế nào, u i m, cách v n hành…ư đ ể ậ • T ch c là quá trình mua NVL, l p ráp, s p x p máy móc.ổ ứ ắ ắ ế • Lãnh o là vi c h ng d n t p xe, cách thao tác xe, v nđạ ệ ướ ẫ ậ ậ hành xe.. • Ki m tra là m b o vi c b o trì, h ng hóc c a xe.ể đả ả ệ ả ỏ ủ
  • 4. 4 1. Khái niệm • Theo ngh a r ng: t ch c là quá trình xác nh nh ng côngĩ ộ ổ ứ đị ữ vi c c n ph i làm và phân công cho các n v cá nhânệ ầ ả đơ ị m nh n các công vi c ó, t o ra m i quan h ngangđả ậ ệ đ ạ ố ệ d c trong n i b DN.ọ ộ ộ • Theo ngh a h p: t ch c là vi c s p x p các công vi cĩ ẹ ổ ứ ệ ắ ế ệ c giao.đượ • Trong tài li u này, t ch c c hi u là k t h p c haiệ ổ ứ đượ ể ế ợ ả nh ngh a trên, trong ó nh n m nh t ch c công vi c cáđị ĩ đ ấ ạ ổ ứ ệ nhân.
  • 5. 5 2. Mục đích Khi nghiên c u tài li u này, s giúp b n:ứ ệ ẽ ạ  T ch c công vi c c giao.ổ ứ ệ đượ  T ch c m ng l i công vi c.ổ ứ ạ ướ ệ  S p x p h s .ắ ế ồ ơ  S p x p v trí làm vi c.ắ ế ị ệ  Xác nh th t u tiên công vi c.đị ứ ự ư ệ  S p x p k ho ch công vi c ng n h n…ắ ế ế ạ ệ ắ ạ
  • 6. 6 II/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC BỘ PHẬN 1. Xác nh ch c n ng, nhi m vđị ứ ă ệ ụ 2. nh biên nhân sĐị ự 3. Xác nh b n mô t công vi cđị ả ả ệ 4. S p x p công vi c cho NV.ắ ế ệ
  • 7. 7 1. Xác định chức năng nhiệm vụ 1.1 Xác nh ch c n ng:đị ứ ă • Nhi u công ty nh m l n gi a khái nhi m ch c n ng vàề ầ ẫ ữ ệ ứ ă nhi m v .ệ ụ • Ch c n ng có th c hi u là nh ng nhi m v l n nh tứ ă ể đượ ể ữ ệ ụ ớ ấ c a m t b ph n.ủ ộ ộ ậ • Ch c n ng có th hi u là nh ng s n ph m/d ch v màứ ă ể ệ ữ ả ẩ ị ụ b ph n c a b n cung c p. Khi hi u theo khái ni mộ ậ ủ ạ ấ ể ệ khách hàng n i b , b ph n c a b n s ph i cung c p cácộ ộ ộ ậ ủ ạ ẽ ả ấ s n ph m…cho b ph n ti p theo. S n ph m.. ó là gì?ả ẩ ộ ậ ế ả ẩ đ ó chính là ch c n ng c a b n.Đ ứ ă ủ ạ
  • 8. 8 1.2 Xác định quy trình • T nh ng ch c n ng ó, b n t câu h i: làm th nàoừ ữ ứ ă đ ạ đặ ỏ ế để th c hi n c nó.ự ệ đượ • Ví d : b n có ch c n ng ph i tuy n nhân s cho công ty,ụ ạ ứ ă ả ể ự v y làm th nào tuy n d ng: b n có câu tr l i là quyậ ế để ể ụ ạ ả ờ trình tuy n d ng là gì?ể ụ • M i b c trong quy trình ó, b n hãy t câu h i theoỗ ướ đ ạ đặ ỏ ph ng pháp 5W1H.ươ
  • 9. 9 1.2 Xác định quy trình PH NG PHÁP 5W1HƯƠ • Who: Ai làm vi c ó.ệ đ • Where: Làm vi c ó âu.ệ đ ở đ • When: Làm vi c ó khi nào?ệ đ • How: Làm b ng cách nào?ằ • Ghi chú: b n không c n tr l i: what (là cái gì) và why: t iạ ầ ả ờ ạ sao?
  • 10. 10 1.2 Xác định quy trình LÀM GÌ V I HOW?Ớ • B n c n chú ý k h n v i HOW, có th m r ng ý ngh aạ ầ ỹ ơ ớ ể ở ộ ĩ c a nó là:ủ - B ng cách nàoằ ? V i câu h i này b n xây d ng cácớ ỏ ạ ự h ngướ d n công vi cẫ ệ hay h ng d n v n hành cho máy móc..ướ ẫ ậ - o l ng nh th nào?Đ ườ ư ế B n hãy xây d ngạ ự tiêu chu nẩ cho t ng công vi c trong quy trình.ừ ệ
  • 11. 11 2. Định biên công việc. • Bây gi b n hãy l p m t list các công vi c mà b ph n b nờ ạ ậ ộ ệ ộ ậ ạ ph i th c hi n.ả ự ệ • Hãy nh là li t kê c các công vi c c a qu n lý, nhớ ệ ả ệ ủ ả ư ho ch nh – t ch c – lãnh o – ki m tra.ạ đị ổ ứ đạ ể • Hãy c l ng th i gian th c hi n cho t ng công vi c óướ ượ ờ ự ệ ừ ệ đ trong m t n mộ ă • T ng c ng th i gian và chia cho s ngày làm vi c trongổ ộ ờ ố ệ n m. B n s bi t mình c n bao nhiêu ng i.ă ạ ẽ ế ầ ườ
  • 12. 12 2. Định biên công việc (tt) • Hãy nhóm các công vi c có cùng tính ch t vào m t ch cệ ấ ộ ứ danh công vi c.ệ • m b o r ng t ng s th i gian phù h p v i t ng s th iĐả ả ằ ổ ố ờ ợ ớ ổ ố ờ gian c a m i ch c danh.ủ ỗ ứ • L u ý c ng thêm 10% th i gian cho m i ch c danh. i uư ộ ờ ỗ ứ Đ ề này giúp b n t o s c ép cho nhân viên và i u ch nh sạ ạ ứ đ ề ỉ ố l ng công vi c co giãn sau này.ượ ệ
  • 13. 13 3. Lập các bản mô tả công việc: • Bây gi thì b n hãy l p b n mô t công vi c cho t ngờ ạ ậ ả ả ệ ừ ch c danh.ứ • B n mô t công vi c g m các n i dung: thông tin v côngả ả ệ ồ ộ ề vi c (mã s , ch c danh, b ph n, ng i qu n lý tr c ti p),ệ ố ứ ộ ậ ườ ả ự ế m c tiêu – yêu c u công vi c, nhi m v , quy n h n, cácụ ầ ệ ệ ụ ề ạ m i quan h , tiêu chu n công vi c, i u ki n làm vi c.ố ệ ẩ ệ đ ề ệ ệ • Lên s t ch c b ph n.ơ đồ ổ ứ ộ ậ
  • 14. 14 4. Sắp xếp công việc cho NV • Công vi c c a nhân viên g m các công vi c th ng xuyênệ ủ ồ ệ ườ và công vi c không th ng xuyên.ệ ườ • Công vi c th ng xuyên là các công vi c l p l i, ã cệ ườ ệ ặ ạ đ đượ ghi nh n trong b n mô t công vi c. Công vi c th ngậ ả ả ệ ệ ườ xuyên ph i có tính l p l i.ả ặ ạ • Công vi c không th ng xuyên do b n giao cho nhân viênệ ườ ạ th c hi n.ự ệ
  • 15. 15 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) i v i công vi c th ng xuyên:Đố ớ ệ ườ • Hãy m b o là trong quy trình c a b n ã có y cácđả ả ủ ạ đ đầ đủ tài li u h ng d n cho nhân viên th c hi n, bao g m:ệ ướ ẫ ự ệ ồ - Cách th c th c hi n (how).ứ ự ệ - Ngu n l c th c hi n (5M).ồ ự để ự ệ - T n su t th c hi n.ầ ấ ự ệ • T t h n h t, hãy yêu c u NV v n ghi n i dung công vi cố ơ ế ầ ẫ ộ ệ th ng xuyên vào k ho ch làm vi c tu n c a h .ườ ế ạ ệ ầ ủ ọ
  • 16. 16 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Công vi c không th ng xuyênệ ườ • Hãy th hi n n i dung giao vi c cho nhân viên b ng sể ệ ộ ệ ằ ổ giao vi c.ệ • Giái thích cho nhân viên v lý do th c hi n công vi cề ự ệ ệ (why). • Gi i thích các yêu c u, m c tiêu, th i h n (when) c a côngả ầ ụ ờ ạ ủ ty. • Gi i thích ph ng pháp th c hi n (how).ả ươ ự ệ
  • 17. 17 4. Sắp xếp công việc cho NV (tt) Khi phát sinh công vi c th ng xuyên, b n hãy l u ýệ ườ ạ ư • Xác nh công vi c ó có l p l i trong t ng lai hayđị ệ đ ặ ạ ươ không? • Tr ng h p nó l p l i, hãy thi t l p m t s tài li uườ ợ ặ ạ ế ậ ộ ố ệ để h ng d n cho NV khi nó xu t hi n trong t ng lai.ướ ẫ ấ ệ ươ • Nh v y, b n ã chuy n công vi c không th ng xuyênư ậ ạ đ ể ệ ườ thành công vi c th ng xuyên.ệ ườ
  • 18. 18 Tài liệu thao khảo • K n ng qu n lý theo quá trình.ỹ ă ả • K n ng giao vi c – u quy nỹ ă ệ ỷ ề
  • 19. 19 III/ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN 1. S p x p công vi c theo th t u tiênắ ế ệ ứ ự ư 2. S p x p h sắ ế ồ ơ 3. S p x p n i làm vi cắ ế ơ ệ 4. Qu n lý thông tinả 5. L p k ho ch công vi cậ ế ạ ệ
  • 20. 20 1.Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên 1.1 Phân lo i công vi cạ ệ •Theo m c quan tr ng:ứ độ ọ "Vi c l n" là nh ng vi c quanệ ớ ữ ệ tr ng (liên quan t i m t s ti n l n ho c s an nguy c aọ ớ ộ ố ề ớ ặ ự ủ doanh nghi p); còn "vi c nh " thì ng c l i.ệ ệ ỏ ượ ạ •Theo m c kh n c p:ứ độ ẩ ấ vi c kh n c p và vi c khôngệ ẩ ấ ệ kh n c p.ẩ ấ •Theo tân su t:ấ Vi c th ng xuyên và vi c không th ngệ ườ ệ ườ xuyên (s v ).ự ụ
  • 21. 21 1.1 Phân loại công việc (tt) V i công vi c có tính ch t th ng xuyênớ ệ ấ ườ . Là các công vi cệ l p l i theo m t chu k nh t nh. B n c n l u ý l i:ặ ạ ộ ỳ ấ đị ạ ầ ư ạ - T n su t th c hi n?ầ ấ ự ệ - Ng i th c hi n?ườ ự ệ - a vào quy trình hay b n mô t công vi c?Đư ả ả ệ t xu t ho c không n nhĐộ ấ ặ ổ đị . C n ph i xem xét xem cóầ ả th chuy n v công vi c th ng xuyên hay không? Ng iể ể ề ệ ườ ườ làm vi c không hi u qu khi kh i l ng công vi c s vệ ệ ả ố ượ ệ ự ụ chi m trên 50 %.ế
  • 22. 22 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên • Quan tr ng và kh n c p.ọ ẩ ấ i v i công vi c này, b n ph iĐố ớ ệ ạ ả th c hi n ngay.ự ệ • Ví d : N u không thanh toán cho khách hàng ngay trongụ ế tu n này s b c t h p ng mua v t li u cho công trìnhầ ẽ ị ắ ợ đồ ậ ệ s p thi công. N u không quy t nh giá nhanh trong sángắ ế ế đị nay s b i th c p m t h p ng...ẽ ị đố ủ ướ ấ ợ đồ
  • 23. 23 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt)  Quan tr ng nh ng không kh n c p.ọ ư ẩ ấ Ví d : Gi gìn s cụ ữ ứ kh e, không hút thu c nhi u ho c th c quá khuya, giỏ ố ề ặ ứ ữ quan h t t p và b n ch c v i khách hàng và nhà cungệ ố đẹ ề ắ ớ c p, ki n toàn l i b máy doanh nghi p...ấ ệ ạ ộ ệ • Kh n c p nh ng không quan tr ngẩ ấ ư ọ . Ví d :ụ M t kháchộ hàng ti m n ng v a m i quen yêu c u tr l i ngay l p t cề ă ừ ớ ầ ả ờ ậ ứ m t v n c n th i gian chu n b lâu dài ho c b u i nộ ấ đề ầ ờ ẩ ị ặ ư đ ệ yêu c u óng c c i n tho i di ng ngay n u khôngầ đ ướ đ ệ ạ độ ế mai s c t chi u g i i.ẽ ắ ề ọ đ
  • 24. 24 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Các công vi c này có th t u tiên th hai sau công vi cệ ứ ự ư ứ ệ quan tr ng và kh n c p.ọ ẩ ấ • i v i hai lo i công vi c này, b n có th th c hi n songĐố ớ ạ ệ ạ ể ự ệ song. • Vi c th c hi n công vi c nào tr c còn tùy thu c vào:ệ ự ệ ệ ướ ộ - Th i h n gi i quy t v n .ờ ạ ả ế ấ đề - Hãy tách công vi c chính thành nhi u công vi c khácệ ề ệ nhau, trên c s ó, b n có th xác nh l ch cho t ngơ ở đ ạ ể đị ị ừ công vi c.ệ
  • 25. 25 1.2. Xác định thứ tự ưu tiên (tt) • Không kh n c p và không quan tr ngẩ ấ ọ .  Chu n b công vi c cho cu i tu n sau h p phòng.ẩ ị ệ ố ầ ọ  i u ng bia v i b n bèĐ ố ớ ạ  Mua m t b veste m iộ ộ ớ  i i n tho i di ng...Đổ đ ệ ạ độ • ánh ti c là nhi u nhà qu n lý l i m t quá nhì u th iĐ ế ề ả ạ ấ ề ờ gian vào nh ng công vi c không quan tr ng.ữ ệ ọ
  • 26. 26 1.3 Lưu đồ thời gian Không quan tr ngọ Kh n c pẩ ấ Quan tr ngọ Không kh n c pẩ ấ C B A
  • 27. 27 1.3 Lưu đồ thời gian (tt) • Trên s g m hai tr c, tr c hoành là m c quan tr ngơ đồ ồ ụ ụ ứ độ ọ c a công vi c, tr c tung là m c kh n c p.ủ ệ ụ ứ độ ẩ ấ • Trong ba công vi c, d nh n th y công vi c A ph i làmệ ễ ậ ấ ệ ả u tiên và công vi c C làm cu i cùng.đầ ệ ố
  • 28. 28 2. Sắp xếp hồ sơ: B N Ã G P TÌNH HU NG NÀY CH A?Ạ Đ Ặ Ố Ư • B n ã bao gi m t hàng gi ng h tìm ki m l i h s c aạ đ ờ ấ ờ đồ ồ để ế ạ ồ ơ ủ mình? • S p mu n nh n c h s XYZ ngay, b n có th t tin là b t k hế ố ậ đượ ồ ơ ạ ể ự ấ ỳ ồ s nào ông y mu n, b n có th cung c p trong vòng 5 phút?ơ ấ ố ạ ể ấ • M t nhân viên có ng i nhà b tai n n xe, anh ta không i làm c,ộ ườ ị ạ đ đượ c phòng b n nháo nhào tìm h s c a NV y theo yêu c u c a kháchả ạ ồ ơ ủ ấ ầ ủ hàng?
  • 29. 29 2. Sắp xếp hồ sơ (tt): • M t NV ngh vi c, anh ta ch ng làm n gì c , bây giộ ỉ ệ ẳ đơ ả ờ b n không bi t h s c a anh ta th nào…ạ ế ồ ơ ủ ế B n ã bao gi r i vào nh ng tình hu ng y ch a?ạ đ ờ ơ ữ ố ấ ư • N u có, có l b n ã ch a t ch c c m t h th ngế ẽ ạ đ ư ổ ứ đượ ộ ệ ố qu n lý h s hi u qu .ả ồ ơ ệ ả
  • 30. 30 2.1 Quản lý hồ sơ giấy • B n nên l p m t danh m c t t c các lo i h s gi y vàạ ậ ộ ụ ấ ả ạ ồ ơ ấ máy tính c a m i nhân viên (tham kh o trang bên).ủ ỗ ả • Danh m c h s c a m i NV và danh m c h s c a b nụ ồ ơ ủ ỗ ụ ồ ơ ủ ạ chính là h s toàn b ph n c a b n y.ồ ơ ộ ậ ủ ạ đấ • Khi NV l p xong c a h , hãy ki m tra l i danh m c h sậ ũ ọ ể ạ ụ ồ ơ c a h , và ký tên duy t danh m c này.ủ ọ ệ ụ • Hãy t ch c 1 tháng ho c 1 tháng 2 l n, b n yêu c u NVổ ứ ặ ầ ạ ầ c p nh t h s vào danh m c.ậ ậ ồ ơ ụ
  • 31. 31 Danh mục hồ sơ S tt Tên HS Ngư ời quả n lý Ngư ời đượ c đọc HS Vị trí đề HS Dạng hồ sơ Cách thức, phân loại sắp xếp Ngày phát sinh HS Ngày cất HS Vă n bả n Trong ổ cứng máy vi tính CD -rom/ đĩa mềm
  • 32. 32 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Cách qu n lý h s thông th ng là l p theo các c pả ồ ơ ườ ậ ấ folder khác nhau. • Nên có m c input qu n lý các thông tin u vào. ây làụ để ả đầ Đ ph n ch c ng các thông tin nh ng ch a x lý.ầ ứ đự ư ư ử • Ph n thùng rác (không ph i là m c Recycle c a máy tính)ầ ả ụ ủ l u các thông tin c n xoá, ch xoá các thông tin này sauđể ư ầ ỉ 3 tháng.
  • 33. 33 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… • Hãy a ra m t quy nh h ng d n cho t t c NV làmđư ộ đị ướ ẫ ấ ả gi ng nhau:ố - Input - Output. - Quy nh backup d li u.đị ữ ệ - Quy nh sao l u d li u nh k .đị ư ữ ệ đị ỳ - Quy nh quét virus nh k .đị đị ỳ - Quy nh th i gian ki m tra và quét d li u, sao l u l i dđị ờ ể ữ ệ ư ạ ữ li u nh k .ệ đị ỳ
  • 34. 34 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… M T S L I TRONG QU N LÝ H S MÁYỘ Ố Ỗ Ả Ồ Ơ • Không t ch autosave trong 1 phút (Mic.Office).đặ ế độ • L u h s trong C (nên l u D, vì C có th b m tư ồ ơ ổ ư ở ổ ổ ể ị ấ do vô tình fomat (cài l i máy)).ạ • L u h s lung tung, không bi t tìm h s âu.ư ồ ơ ế ồ ơ ở đ
  • 35. 35 2.2 Quản lý hồ sơ máy, CD… M T S PH N M M PH C H I H SỘ Ố Ầ Ề Ụ Ồ Ồ Ơ • Dùng ph n m m chuyên ph c h i d li u trên c ng.ầ ề ụ ồ ữ ệ ổ ứ • Dùng ph n m m chuyên ph c h i d li u b h trên aầ ề ụ ồ ữ ệ ị ư đĩ CD. • Dùng ph n m m chuyên tìm l i m t kh u b m t.ầ ề ạ ậ ẩ ị ấ Ban tìm mua trên các c a hàng CDử
  • 36. 36 3. Sắp xếp nơi làm việc B n nên l u ý s p x p các v t d ng sau ây vi cạ ư ắ ế ậ ụ đ để ệ s d ng là thu n ti n nh t cho ng i s d ng:ử ụ ậ ệ ấ ườ ử ụ • Fax • i n tho i bànĐ ệ ạ • Máy in • Photo • ..
  • 37. 37 4. Quản lý thông tin 4.1 Phân lo i thông tin:ạ • Gi a qu n lý và nhân viên (giao vi c, ki m tra, h th ngữ ả ệ ể ệ ố báo cáo n i b …)ộ ộ • Gi a các nhân viên n i b .ữ ộ ộ • Input (thông tin u vào)đầ • Output (thông tin ra).
  • 38. 38 4.2 Bằng chứng thông tin B n hãy thi t l p h th ng các b ng ch ng v vi cạ ế ậ ệ ố ằ ứ ề ệ chuy n thông tin trong t ch c.ể ổ ứ • S giao vi cổ ệ • S giao nh n thông tinổ ậ • S công v n n – i.ổ ă đế đ • S giao nh n s n ph mổ ậ ả ẩ • S gi i quyêt công vi cổ ả ệ
  • 39. 39 4.3 Lưu đồ thông tin Lo i thông tinạ Ng i giaoườ Ng i nh nườ ậ Th i h nờ ạ Báo cáo nh pậ kho Th khoủ Cán b kộ ế ho chạ 4h sau khi nh pậ hàng
  • 40. 40 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • Feedback ngay. Khi nh n c thông tin, hãy ph n h iậ đượ ả ồ ngay cho ng i nh n. Tr ng h p ch a tr l i c, hãyườ ậ ườ ợ ư ả ờ đượ email… cho khách bi t th i h n b n tr l i.ế ờ ạ ạ ả ờ • Qu n lý thông tin u vào. Nhi u NV khi nh n cả đầ ề ậ đượ thông tin thì “b i” vào n i nào ó r i x lý sau. Sau óỏ đạ ơ đ ồ ử đ thì h l i quên m t, không x lý. i u này òi h i nhânọ ạ ấ ử Đ ề đ ỏ viên c a b n ph i chuy n thông tin vào m t n i Input quyủ ạ ả ể ộ ơ nh nào ó.đị đ
  • 41. 41 4.4 Các nguyên tắc quản lý thông tin • m b o là ng i nh n ã nh n c thông tin.Đả ả ườ ậ đ ậ đượ • B n ã t ng nghe nguyên t c nh c n 3 l n? L n thạ đ ừ ắ ắ ợ ầ ầ ứ nh t, b n g i th cho k toán thanh toán c a khách hàng.ấ ạ ử ư ế ủ i u này, ch a c tính cho l n th nh t. L n th nh tĐ ề ư đượ ầ ứ ấ ầ ứ ấ ch c tính khi ng i nh n ã confirm (xác nh n) là hỉ đượ ườ ậ đ ậ ọ ã nh n c th . B ng cách nào?đ ậ đượ ư ằ - Nhi u ng i s g i i n cho khách sau 3 ngày h i xemề ườ ẽ ọ đ ệ ỏ khách ã nh n c ch a?đ ậ đượ ư - Ng i c n th n thì cho ng i mang tr c ti p cho kháchườ ẩ ậ ườ ự ế và yêu c u khách ký tên ho c email cho khách và nghầ ặ đề ị khách xác nh n là ã nh n c.ậ đ ậ đượ
  • 42. 42 4.5 Sổ giải quyết công việc • S gi i quy t công vi c là cu n s theo dõi toàn b côngổ ả ế ệ ố ổ ộ vi c c a b n.ệ ủ ạ • S gi i quy t công vi c g m các n i dung:ổ ả ế ệ ồ ộ - N i dung công vi cộ ệ - Ng i giao, ngày giao (ho c l y t k ho ch cá nhân)ườ ặ ấ ừ ế ạ - Th i h nờ ạ - Di n gi i.ễ ả - K t qu /ngày hoàn thành.ế ả
  • 43. 43 4.6 Lập kế hoạch công việc • B n có bi t 9h sáng mai b n s làm gì?ạ ế ạ ẽ • B n bi t ngày mai NV c a b n làm gì?ạ ế ủ ạ • B n s khó có th bi t n u b n không có k ho ch.ạ ẽ ể ế ế ạ ế ạ B n có th tham kh o trong ph n k n ng l p k ho chạ ể ả ầ ỹ ă ậ ế ạ
  • 44. 44 CÁM N B N Ã THEO DÕIƠ Ạ Đ

Editor's Notes

  1. <number>
  2. <number>