Vĩnh Thịnh Resort training presentation

1. 25/4/2015
1
KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Giảng viên: Nguyễn Thu Thủy
Chức vụ: Bộ môn Tổ chức sự kiện – Khoa Du lịch học – ĐH KHXH&NV
Xem 3 clips và cho biết bạn
hình dung như thế nào về tổ
chức sự kiện?
Sự kiện?
Getz, 1997
- Diễn ra 1 lần hoặc không thường xuyên,
ngoài các chương trình thông thường
(one-time or infrequently, outside the
normal program)
- Cơ hội để có sự trải nghiệm mang tính
giải trí, xã hội hoặc văn hóa (opportunity
for a leisure, social, or cultural experience)
Sự kiện?
Goldblatt, 2005
- unique moment/ transient
- satisfy specific needs
- Tính khoảnh khắc trong sự kiện
- Hướng tới những nhu cầu riêng biệt
Staff - Nhân sự
Attendees – Người tham dự
Reason – Lý do
Goal – Mục tiêu
Event type – Loại sự kiện
Time – Thời gian
Venue(s) – Địa điểm
Management – Quản trị
=>>>>>WOW

2. 25/4/2015
2
Sự kiện
đặc biệt
Sự kiện
giải trí
Sự kiện
văn hóa
Sự kiện của
tổ chức
Sự kiện
cá nhân
At a product launch for watch brand Q&Q in New York, guests were
encouraged to take photos against a modern backdrop. Guests who
posed for snaps received a coin that would allow them to receive a free
watch from a giant gumball machine.
To launch its newest A8 model at Art Basel Miami Beach in 2010, Audi
created a 45,000-square-foot temporary structure. EventStar worked with
Audi, German architecture firm the Design Company, and Miami event
management firm Siinc Agency to design the pavilion.
2012 IDC TECH MARKETING BENCHMARKS STUDY
- Webinars
- Virtual Events
- Live Streaming
Events
Online Events
- Trade shows
Trình diễn bán hàng
- Conferences
Hội thảo
- Seminars
Hội nghị
- Banquet events
Tiệc
Physical Events

3. 25/4/2015
3
1. Làm thương hiệu
2. Giúp thương hiệu dẫn đầu
3. Thúc đẩy hành vi mua hàng
4. Định hướng tư duy khách
hàng về thương hiệu
4 lý do chính
1. Mục tiêu cụ thể và khả thi
2. Chủ đề, ý tưởng xuyên suốt
3. Đa dạng hóa phương án
tiếp cận trong truyền thông
4. Nhắm tới đối tượng mục
tiêu của sự kiện
5. Truyền thông sau sự kiện
Chìa khóa thành công
1. Planning - Lập kế hoạch
2. Event Logistics - Hậu cần
3. Event Look & Feel - Trang trí & cảm nhận
4. Driving Traffic - Quản lý tương tác với
người tham dự
5. Meeting Scheduling – Chương trình sự kiện

4. 25/4/2015
4
Lập kế hoạch sự kiện
- Bước 1: Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
- Bước 2: Xác định chủ đề, xây dựng các ý
tưởng cho sự kiện
- Bước 3: Xây dựng chương trình và lập dự
toán ngân sách (kế hoạch) cho sự kiện
- Bước 4: Thảo luận, thống nhất và điều
chỉnh chương trình với nhà đầu tư sự kiện
- Bước 5: Hoàn thiện chương trình
- Bước 6: Thống nhất chương trình chính thức và xây
dựng chương trình, kế hoạch dự phòng (nếu cần thiết)
- Bước 7: Lập kế hoạch chi tiết về chuẩn bị và tổ chức
sự kiện
- Bước 8: Điều chỉnh chương trình trong quá trình
chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước giờ
khai mạc sự kiện.
Kế hoạch nhân sự
1. Cơ cấu đơn giản: theo người và đầu việc được giao. Người
quản lý sự kiện có toàn quyền kiểm soát đối với hoạt động của
nhân viên
• Dễ hiểu
• Linh hoạt, dễ thích ứng với thay đổi
• Có trách nhiệm giải trình rõ ràng
2. Cơ cấu phức tạp
Giám đốc
dự án/ Quản
lý sự kiện
Đối
ngoại/
thông tin
Tài
chính
Nội dung,
kịch bản
Thiết kế Sản xuất
3. Cơ cấu phức tạp
Giám đốc
sự kiện
Quản lý
địa điểm
Tổ chức
ăn uống
Tổ chức
biểu diễn
Chuyên gia
tư vấn Luật
Tư vấn
Marketing
Tổ chức
an ninhTư vấn Kế
toán
2. Cơ cấu phức tạp
Khuyến khích chuyên môn hóa lao động cao
Phù hợp khi áp dụng vào quản lý những sự kiện quy mô lớn
Yêu cầu sự phối hợp tốt
Giám đốc sự kiện
Các hệ thống
nhân sự
Sảnh đón tiếp Hội trường Bếp
Nhân sự chính
Nhân sự thời
vụ
Tình nguyện
viên

5. 25/4/2015
5
Event logistic (Hậu cần sự kiện)
-Công việc liên quan đến chủ đề chính/triển khai nội dung chính
(địa điểm tổ chức sự kiện, âm thanh ánh sáng, sân khấu và nội
dung trình diễn)
-Công việc thuộc các lĩnh vực khác nhằm bổ trợ cho nội dung
chính, như:
+ Đón tiếp khách mời và những thành phần tham gia sự kiện
khác (truyền thông, nhà tài trợ)
+ Cung ứng các dịch vụ vận chuyển
+ Cung ứng các dịch vụ lưu trú
+ Cung ứng các dịch vụ ăn uống
+ Cung ứng các dịch vụ khác theo nhu cầu của khách mời và
các thành phần tham gia sự kiện (tour, tài liệu, vật dụng, quà
tặng…)
- Hai nhóm công việc tương đối độc lập; có thể tách biệt giữa
công tác quản trị hậu cần với công tác đảm bảo nội dung chính
của sự kiện trong cơ cấu tổ chức các sự kiện lớn.
The 2006 Screen Actors Guild awards gala in Los Angeles had a striking
but simple look from event designer Stanlee Gatti, with bunches of
upside-down calla lillies hanging overhead. White furnishings were
arranged in lounge-like formations
To cap off New York Fashion Week in 2010, Calvin Klein hosted a party
with seating vignettes of minimalist, low-slung white sofas and ottomans
around fireplaces.
7 lưu ý khi tổ chức SK
1. Never go in blind
Liên tục lập kế hoạch, luôn đặt mình trong
tâm thế điều gì cũng có thể xảy ra
2. Hình dung về số lượng nhân sự
cần sử dụng
3. Biết sẽ cần những hoạt động gì
cho việc trao đổi giữa người chủ
trì và khách tham dự
7 lưu ý khi tổ chức SK
4. Tạo sự tương tác với khách tham dự
5. Không chậm deadline
6. Người tổ chức là người đứng lùi ra
sau để quan sát và điều phối –
supervisor
7. Luôn theo sát lịch trình đã định
Case study
1. Hội nghị
2. Hội thảo
3. Tiệc Á - Âu

6. 25/4/2015
6
At this year's Dining by Design, the annual fund-raising event hosted by
Design Industries Foundation Fighting AIDS, Smartwater's space aimed
to reflect the brand's natural water purification process, which is mirrored
after rain clouds. The fluffy fixtures lit up like a storm above the simple
table setting. The event took place at New York's Pier 92 in March.
At a 2013 brunch for L'Oréal, designer and producer Joe Moller added
subtle branding to the setup on the Viceroy Miami's outdoor terraace,
adding L'Oréal lettering to the backs of chairs and using shallow gold
vases filled with products as tabletop centerpieces.
The Women's Wear Daily Beauty Summit in 2013 had a sleek, all-white
design from Shiraz Events. Guests sat in clear Miro chairs at communal
tables topped with white linens and simple birch vases holding cobble
moss balls.
Thanks for listening
Nguyễn Thu Thủy
thuykdl2004@gmail.com
0913563966
FB: Thuy Nguyen Thu