1.
Univerist® Education Company
Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye
T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com

2.
univerist.com
İdari Para Cezaları
Denetimlerde Özlük Dosyası İle
İlgili Neler Sorulur?
Dosyalama ve Arşivleme Sistemi Özlük Dosyasındaki Eksikliklerin
Doğurabileceği Sonuçlar
Puantaj Nedir ?
KONULAR

3.
univerist.com
• Bölüm Şef/Sorumluları Taleplerini "Personel Talep Formuna" yazarak ilgili
bölümün yöneticisinin onayına sunar. Burada aranan adayın profili hakkında
kısa bilgilendirme de yapılır
• Onaylanan Form İnsan Kaynakları‘ na verilir.
• İK tarafından bütçe kontrolü yapılır ve onay alınır.
• Sonuç “Evet” ise süreç devam eder, “Hayır” ise iptal edilir ve arayış başlatılmaz.

4.
univerist.com
• İnsan Kaynakları önce iç kaynaklardan arar. İç kaynaklarda bulamadığı takdirde
dış kaynaklara başvurur.
• İlan hazırlanır, Gazete/Internet ilanına başvurulur. Bazı durumlarda ilan
çıkmadan veri tabanlarından ya da eski başvurulardan da faydalanılabilir.

5.
univerist.com
• İK Departmanı Talep Formunda ve İş tanımında yer alan yetkinliklere göre gelen
özgeçmişleri inceler. Uygun olanları listeler ve davet eder.
• İKM ile ilgili birim yöneticisi ilk görüşmeyi gerçekleştirir.
• İK Bölümü görüşme sonucunu, ilk görüşmede elenenlere bildirir (red mektubu
kullanılır).
• İlk mülakatta olumlu bulunan adaylar Genel Md. veya Genel Md.Yrd.`na önerilir,
2. görüşmeye davet edilir.

6.
univerist.com
• Genel Müdür onayı “hayır” ise iptal edilir.
• Genel Md. veya Genel Md.Yrd. tarafından onaylanan adaya teklif yapılır, teklifi
kabul ettiği takdirde işe başlayacağı tarih belirlenerek Personel Özlük İşleri
Bölümü’ ne bildirilir, adaya evrak listesi teslim edilir.
• Personel Özlük İşlemleri Bölümü tarafından kanuni işe alma işlemleri başlatılır.
• İK adayın işe başlama ile ilgili olarak Bölüm Yöneticisini ve kurum içindeki diğer
gerekli noktaları bilgilendirir. (Bilgi İşlem, İdari İşler, Güvenlik Bölümleri gibi).

7.
univerist.com
4857 sayılı iş kanunun 75. maddesinde düzenlemiştir.
• 4857 sayılı yeni İş kanunu ile getirilen önemli düzenlemelerden biri de İşçi
özlük dosyasıdır. İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek
zorundadır. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve
diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları
saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek
zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka
uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri
açıklamamakla yükümlüdür.

8.
univerist.com
• İşverenler çalıştırdıkları tüm işçiler için işyerinde işçi özlük dosyası
oluşturması gerekmektedir.Personel özlük dosyaları çalışan personelin
takibi açısından önem taşımaktadır. Personelin sicilinin ortaya konması,
görevlendirme ve ücretinin belirlenmesinde etkili olacaktır.Dosyada
bulunan evrakların zamanla güncelleştirilmesi ile etkinlik daha da
artacaktır.

9.
univerist.com
• Personel özlük dosyalarının şekli konusunda yasada
açıkça bir düzenleme yapılmamış, İş Kanunu ve
diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu
her türlü belge ve kayıtlar şeklinde genel ifadelere
yer verilmiştir.Ancak yasal hükümler ve personel
departmanı işlemleri göz önünde bulundurulduğunda
bir özlük dosyasında; tüm belge ve bilgiler üçüncü
şahıslardan saklı kalmak kaydıyla; bulunması
gereken evraklar şunlardır.

10.
univerist.com
• Sağlık Raporu (son 6 aylık)
• İkametgah İlmühaberi (son 6 aylık)
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Adli Sicil Kaydı (son 6 aylık, adli sicil kaydı olmadığını mutlaka kontrol ediniz)
• Diploma fotokopisi (kontrol ediniz, gerekli durumlarda okulla irtibat kurun)

11.
univerist.com
• Yıl içinde ödenen kümülatif Vergi Matrahı ve Gelir Vergisi tutarı (yıl icinde
calışmış oldugu işyerlerinden sağlanır)
• Vergi kimlik kartı, vergi numarası

12.
univerist.com
• Kan Grubunu gösterir belge (Kan grubu kartı ya da ehliyet olabilir)
• Evli işcinin evlilik cüzdanı fotokopisi (Eşin ve varsa çocukların nüfus cüzdanı
fotokopileri)
• AGİ formu (imzalı)
• Askerlik yapan personelin terhis belgesi fotokopisi veya askerlik durumu ile ilgili
belgeler

13.
univerist.com
• İş Başvuru formu,Referansları ve işçinin hazırladığı özgeçmişi
• Bazı işkolları için, periyodik olarak sağlık muayenelerinden
geçirildiklerine dair rapor.
• Özürlü işçi ise Sakatlık Raporu aslı veya fotokopisi,
• Sakatlık İndiriminden yararlanabilmesi için ilgili defterdarlıktan
indirim uygulanacağına dair yazı,

14.
univerist.com
• Sakat işçi için İş Kur müracaat kayıt evrakı, Defterdarlıktan ilgili yazı
• Herhangi bir kanuni sebeple ücret kesme cezası uygulanırsa, yapılan kesintilerin
sebebinin bildirildiği yazı,
• Fazla çalışma için işçinin onayının alındığı yazı,
• Şoför işçi için ehliyet fotokopisi (periyodik olarak iscinin ehliyetini kontrol edin)

15.
univerist.com
• İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda ve
karşı karşıya bulundukları mesleki riskler,
alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve
sorumluluklar konusunda bilgilendirildiklerine
dair yazı ve bu konularla ilgili iş yerinin
vermiş olduğu eğitimlere dair işçinin
imzaladığı evraklar

16.
univerist.com
• Çalışanlara ait kimlik bildirim belgesi (Form2) (En yakın mülki Amirliğe verilmek
üzere)
• İşçiye verilen lehte ve aleyhte ihtar yazısı ve tutanaklar, savunma talepleri…
• İşçiye işten ayrılırken verilen bonservisin işçi tarafından imzalanmış kopyası
• İşin gereklerine göre bulunması gereken diğer evraklar, bulunmalıdır…

17.
univerist.com
• İşçinin çıkış bordrosu, varsa kıdem ihbar tazminatı ayrıntılı hesap tablosu, kalan
yıllık izinlerinin ödendiğine dair belge, tüm haklarının ödendiğine dair makbuz ve
ibraname (bu belgelerin hepsinde işçinin okudum, anladım, kabul ediyorum
şeklinde kendi el yazısı ile alınmış onayı ve imzası ile tarih bulunmalıdır.)

18.
univerist.com
• İş Başvurusu Formu
• Hizmet Akdi
• Çalışanın Görev Tanımı
• İşyerinde uyulması gereken kurallara ilişkin belge ve yönetmelikler:
a) İşyeri Yönetmeliği
b) Personel Yönetmeliği
c) İşçi Sağlığı ve İşyeri Yönetmeliği
d) ….

19.
univerist.com
• Çalışana imzalattırılacak zimmet tutanağı
• Çalışanın işe devamsızlığına ve sağlık durumuna ilişkin belgeler
• Varsa verilen ihtar ve çalışandan alınan savunma
• Çalışana yapılmış başka görev teklifleri
• Çalışana teklif edilen eğitimlerle ilgili yazışmalar
• Çalışanın katıldığı eğitim sonuçları

20.
univerist.com
• Özlük dosyasının en üst sayfası kapak sayfası olmalıdır ve burada isçinin
özet bilgileri ve fotoğrafı bulunmalıdır. Ayrıca kısa bir liste ile dosya içinde
bulunması gereken evrakların varlığı kontrol edilebilir (işe giriş tarihi, şirketi,
departmanı, görevi, TC Kimlik No, SSK No, Vergi No, vb. bilgiler kapak
sayfasında bulunabilir ve hazırladığınız kapak sayfaları herhangi bir bilgiye
ihtiyaç duyduğunuzda size hız kazandıracaktır. Kontrol listesi ile de eksik
evrakı olan personelin tespiti kolaylaşacaktır)
• Dosyaya en son giren belge en üstte olmalıdır. Belgeler kronolojik sıraya göre
dizilmelidir.

21.
univerist.com
• Ay içinde girenler ve ay içinde çıkanlar şeklinde 2 ana klasör açılmalı ve giren
çıkan işçilerin dosyaları işlem gördükten sonra bu klasörlerde tutulmalıdır. (Bu
işlem ay içinde ilgili personele geri dönüşlerde ve ayın bitiminden sonra yasal
bildirimleri hazırlarken dosyalara hızlı ulaşmanızı sağlayacaktır.)

22.
univerist.com
• Cari ay bitip, yasal bildirimler yapıldıktan sonra çıkan işçilerin dosyaları
şirketlerine göre dizilerek arsivlenmelidir.(Sirketlere göre ayrım yapılmalıdır,
çünkü denetimler şirket adına gelmektedir.)
• Klasörler şirket şirket hazırlanmalı ve dosya sırtlıklarında dosyanın icinde
bulunan personelin, dosya icindeki sırasina göre ad soyad bilgisi
bulunmalıdır.

23.
univerist.com
• Tüm dosya dolaplarında bulunan dosyalar
excelde hazırlanacak bir kroki şeklinde tutulmalı
ve bu belge periyodik olarak güncellenmelidir.
(Bu işlem sadece bir defa sizi yoracaktır fakat
aradığınız dosyayı hızlı bulmanızı sağlayacak
ve size zaman kazandıracaktır.)
• Unutmayınız ki bir denetimde müfettişlerin ilk
isteyeceği belgeler arasında işçi özlük dosyası
bulunmaktadır.

24.
univerist.com
• 10.06.2003 tarih ve 25134 No’lu Resmi Gazete’ de yayımlanan 4857 Sayılı İş
Kanunu‘ nun 75. maddesinde;“İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük
dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu
kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge
ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere
göstermek zorundadır.” hükmü yer almaktadır.

25.
univerist.com
• Kanun maddesinden de anlaşılacağı üzere işçi özlük dosyalarının düzenlenip
düzenlenmeyeceği konusunda işverenin keyfi bir uygulamaya gidemeyeceği
açıkça belirtilmiş, yine aynı kanunun 104. maddesi ile de özlük dosyalarını
düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline, İPC 2013 için 1.293 TL’ dir.
2013’ de yeniden değerleme oranında arttırılacaktır. Bir defaya mahsus
kesilir, her dosya için ayrı ayrı kesilmez.

26.
univerist.com
Personel
• Vizite Kağıdı (Sigortalının kendisinin SGK nın sağlık hizmetlerinden
faydalanabilmesi için düzenlenen bir belgedir. Sigortalının bu
hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite tarihinden itibaren son bir
yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş olması gerekir. Kaldırılması
SGK tarafından gündeme alındı,01.04.2010 da kaldırılması için
tebliğ yayınlandı, uygulamada bazı yerlerde halen soruluyor)
• Sağlık Belgesi (Sigortalının eş, çocuk, anne ve babasını SGK nın
sağlık hizmetlerinden faydalandırabilmesi için düzenlenen bir
belgedir. Sigortalının bu hizmetlerden faydalanabilmesi için vizite
tarihinden itibaren son bir yıl içinde 30 gün sigortalı gözükmüş
olması gerekir. )
• Maaş Yazısı Personel banka kredisi alabilmek için bankanın talep
ettiği aylık ücretini gösterir yazıyı kaşeli ve yetkili tarafından
imzalanmış şekilde talep edebilir.

27.
univerist.com

28.
univerist.com

29.
univerist.com

30.
univerist.com
Bölümler
• Personel Listesi (Excel ya da program çıkıtısı ortamında güncel
personel listeleri Genel Müdürlük tarafından periyodik olarak talep
edilecektir.)
• Terfi / tayin / ücret bilgileri Her birimin yöneticisi kendi birimine ait ücret
bilgilerini isteyebilir. Genel Müdürlük veya Bütçe Bölümü tüm ücret
bilgilerini terfi ve tayinlerin listesini talep edebilir. (yazılı talep olmadan
ve üst makamdan onay alınmadan kesinlikle paylaşmayınız !)
• İzin Bakiyeleri (Yıllık izin bakiyelerinin kaç gün olduğu departman
yöneticileri ya da genel müdürlük tarafından sizden talep edilecektir.
Düzenli olarak departman kurulumunda bu bakiyeleri güncellemeniz
faydanıza olacaktır.)

31.
univerist.com
Bölümler
• Aylık İşveren Maliyetleri (Genel Müdürlük, Bütçeleme ile ilgili
departman ya da direkt olarak işverenin kendisi ay sonlarında önceki
aya ait işveren maliyetlerini şirket ya da departman kurulumunda
isteyecektir.)
• Kıdem Tazminatı Yükü (Muhasebe departmanı yıllık kıdem tazminatı
karşılığı ayırabilmek için yıl sonuna ait kıdem tazminatı toplamlarını
talep edecektir.)

32.
univerist.com
• Puantaj; bir şeyin denetlendiğini ya da görüldüğünü belirtmek için
işaretleme, işaret koymadır.
• Neyi denetliyoruz ?
İş yerinde calismakta olan tüm işcilerin n iş yerine giriş ve çıkış
saatlerini ve gelmediği günler olursa bu günlere ilişkin izin mazeret vb.
bilgilerini.
• Ne kadar süre denetliyoruz ?
Cari ay boyunca hergün
• Neden denetliyoruz ?
Hak ettiği maaş tutarını hesap edebilmek için.
• Nasıl denetliyoruz?
Personel devam kontrol sistemi ile ya da excel.

33.
univerist.com

34.
univerist.com
• Herşey yazılı olmalı, yazılı evrak olmadan işlem yapmama hakkına
sahipsiniz.
• Bilgi isteyen Genel Müdür bile olsa yazılı isteyin, sizin işinize
verdiğiniz önemi ve gösterdiğiniz özeni gösterir, yöneticilerinizin
hoşuna gidecektir.
• Yazılı olarak almadan yaptığınız işlemlerden siz sorumlu olursunuz ve
zaman geçtikçe unutacağınız için cok zor durumlarda kalabilirsiniz!

35.
univerist.com
Univerist® Education Company
Pk:34736 Kozyatağı I Kadıköy I İstanbul I Türkiye
T: 02167061154 I E-Posta: info@univerist.com
Teşekkürler

36.
univerist.com
• https://www.peryon.org.tr/wp-
content/uploads/2014/01/Ozluk_Isleri_Personeli_Seviye5.pdf
• https://www.google.com.tr/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=2&ved=0C
CMQFjABahUKEwiX1sv7_YnHAhUknnIKHYcwClM&url=http%3A%2F%2Fwww.ktu
.edu.tr%2Fdosyalar%2F17_00_00_58064.pdf&ei=RNW9VZekGKS8ygOH4aiYBQ&
usg=AFQjCNE36GbRSa9HC_Cd7DV6F-
IVR580mA&sig2=12OYeCxO4czFvCfsLMBcdA&bvm=bv.99261572,d.bGQ&cad=rj
a
• http://archive.ismmmo.org.tr/docs/yayinlar/kitaplar/ozluk_dosyasi.pdf
• http://www.ikkh.gov.tr/userfiles/files/5.pdf
• http://www.asristanbul.com.tr/Files/PDF/27R6WWJF4CJ2.pdf
• http://www.muhasebenet.net/2010_isci%20ozluk%20dosyasi.pdf