SlideShare a Scribd company logo
1 of 37
Download to read offline
Projektinhallinnan kehittäminen –
Vertailussa Basecamp, Vtiger
ja Collabtive
VIDICO hankkeen raportti – 17.4.2013
Harri Lakkala, Intosome
Taustaa raportista
‣ Tehokas projektinhallinta on perustarve kaikille yrityksille, joissa tehdään sisäisiä tai
asiakasprojekteja. Projekteja on hyvin monenlaisia aina asiakkaan pienien verkkosivujen
toteuttamisesta ydinvoimalan rakentamiseen, joten tarpeetkin vaihtelevat laidasta laitaan.
‣ Projektinhallintaominaisuudet löytyvät monesta työkalusta, mutta käytännössä ominaisuuksien
toteutuksen taso vaihtelee paljon ja eri järjestelmät soveltuvat eri tyyppisten projektien
hoitamiseen. Moni järjestelmä voi näyttää esittelykuvissa toimivalta, mutta käytännössä
osoittautua työntekoa enemmän haittaavaksi kuin tukevaksi. Projektinhallintajärjestelmää
valitseva joutuukin näkemään paljon vaivaa, jos haluaa tehdä valintansa laajoilla taustatiedoilla.
‣ Raportissa on käsitelty osassa VIDICO hankkeen yrityspilotteja esiin nousseita tarpeita
projektinhallintakäytäntöjen kehittämiselle. Yrityspiloteista erityisesti Codelman pilotti on ollut
kimmokkeena tämän raportin tekemiselle.
‣ Yleisten tarpeiden läpikäynnin lisäksi raportissa on esitelty ja analysoitu 3 erilaista
projektinhallintaratkaisua. Esitellyt vaihtoehdot ovat Vtiger CRM:n projektinhallintaominaisuudet,
avoimen lähdekoodin Collabtive-järjestelmä sekä verkkopalveluna käytettävä Basecamp.
‣ Raportin on laatinut Harri Lakkala Intosomesta
Projektinhallinta
Modernit projektinhallintatyökalut
‣ Perinteisesti projektinhallintaratkaisut ovat keskittyneet lähinnä
työn suunnitteluun, tehtävien hallintaan ja raportointiin.
Modernit ratkaisut sisältävät tämän lisäksi yhä enemmän
tukea projektia koskevaan kommunikointiin, sekä yrityksen
sisällä että asiakkaan ja muiden sidosryhmien kanssa.
‣ Tyypillisiä uusia ominaisuuksia ovat mm. keskustelut projekteista
ja jaettujen sisältöjen kommentointi
‣ Tämän lisäksi osa järjestelmistä mahdollistaa asiakkaan tai
alihankkijan ottamisen mukaan projektitilaan. Tällöin aiempaa
isompi osa kommunikoinnista voidaan siirtää työkaluun, mikä
helpottaa tiedonkulkua projektin osallistujien kesken sekä
tiedon tallentumista tulevaa käyttöä varten.
Tyypillisiä kehittämistavoitteita
‣ Tehokkaat projektinhallintakäytännöt
‣ Projektiin liittyvän viestinnän tehostaminen
‣ Päällekkäisen ja turhan työn vähentäminen
‣ Selkeät prioriteetit projekti- ja työntekijätasolla
‣ Raportoinnin ja seurannan helpottaminen
‣ Tiedon tallentaminen
‣ Viestinnän ja projektimateriaalien tallentuminen yhteen paikkaan yrityksen
omaisuudeksi
‣ Uusien projektin osallistujien perehdyttämisen nopeuttaminen ja tukeminen
‣ Riskienhallinta
‣ Poikkeustilanteista, kuten lomat ja sairaustapaukset, selviämisen helpottaminen
‣ Lähtevien osaajien (hiljaisen) tiedon tallentaminen
Järjestelmiä vertailtaessa
huomioitavia asioita
‣ Toiminnallisuudet
‣ Tarjoaako järjestelmä kaikki halutut toiminnot? Voidaanko puutteita täydentää muilla ratkaisuilla? Onko
seuraavissa versioissa luvassa haluttuja toimintoja?
‣ Muiden tahojen osallistaminen
‣ Voiko järjestelmään kutsua asiakkaan tai alihankkijoita mukaan? Voiko tiedon ja keskustelujen näkyvyyttä
muille osapuolille rajata?
‣ Integraatiot muihin järjestelmiin
‣ Minkä muiden järjestelmien kanssa ratkaisu tulisi integroida? Onko valmiita integraatioita olemassa ja
tarjoaako järjestelmä integraatiorajapintoja?
‣ Turvallisuus ja jatkuvuus
‣ Onko palveluntarjoaja luotettava ja onko järjestelmän turvallisuudesta huolehdittu? Ovatko järjestelmä ja
toimittaja todennäköisesti olemassa parin vuoden päästä? Millainen ekosysteemi palvelun ympärillä on?
Saammeko tietomme ulos järjestelmästä ja kuinka helposti voimme vaihtaa ratkaisua?
‣ Käyttökokemus
‣ Onko järjestelmän ja toimintojen käyttökokemus tarpeeksi hyvä? Soveltuuko järjestelmä yrityksemme
prosesseihin ja kulttuuriin?
‣ Kustannukset
‣ Mitä järjestelmän hankinta ja ylläpito maksaa? Paljonko tarvitsemme koulutusta ja konsultointia?
Projektinhallintaan liittyvät
järjestelmät
Projektin-
hallinta
Asiakas-
tiedon-
hallinta
(CRM)
Tunti-
seuranta
Laskutus/
Talous-
hallinto
Projektinhallintaratkaisun
lisäksi yrityksessä kannattaa
miettiä siihen liittyviä
järjestelmiä ja tarpeita,
kuten asiakastiedon
hallintaa, tuntiseurantaa ja
taloushallintoa.
Tuntiseuranta voi olla osa
projektinhallinta- tai
taloushallintojärjestelmää tai
oma erillinen ratkaisunsa.
Näkyvyystasot
Projekti-
keskustelut
ja tiedot
Asiakas-
keskustelut
ja tiedot
Vaikka asiakas olisikin
mukana projektitilassa,
osa tiedosta halutaan
tyypillisesti pitää vain
oman henkilöstön
nähtävänä. Jos
käytettävä ratkaisu ei
tue näkyvyyden
rajoittamista, joudutaan
sisäiset keskustelut ja
tiedonjako hoitamaan
eri työtilassa tai
työkalussa.
Tyypillisiä ominaisuuksia
‣ Seuraavassa joitain tyypillisiä projektinhallintajärjestelmän ominaisuuksia
‣ Suunnittelu
‣ Projektin etappien määrittely
‣ Tehtävät ja tehtävälistat
‣ Tehtävän vastuuhenkilö, deadline, työmääräarvio ja kirjatut tunnit
‣ Visualisointi
‣ Projektisuunnitelma Gantt-kaaviona ja kalenterinäkymänä
‣ Projektin eteneminen prosentteina kokonaisuudesta
‣ Mahdollisesti “liikennevalot” eri tehtäville, sen mukaan etenevätkö ne aikataulussa
‣ Kokoavat näkymät
‣ Kuukausittaiset/viikottaiset tuntiraportit ja kannattavuuslaskelmat, työntekijöiden kuormitustaso
‣ Käyttäjän tehtävät kaikissa projekteissa
‣ Projektiportfolion raportointi
Basecamp
Basecamp
‣ Basecamp (http://basecamp.com) on amerikkalaisen 37 Signals -yrityksen
pilvipalveluna tarjottava projektinhallintajärjestelmä. Se on osa yrityksen laajempaa
palvelutarjontaa, johon kuuluu mm. CRM- ja chat-järjestelmät.
‣ Kokeiltavana oli Basecampin uudistunut versio (edellistä versiota kutsutaan nyt
nimellä Basecamp Classic), jossa etenkin käyttöliittymää on parannettu
huomattavasti. Samalla kuitenkin joistain edellisen version ominaisuuksista on
luovuttu.
‣ Basecampin suurin vahvuus on sen yksinkertaisuus ja sujava käyttökokemus.
Valitettavasti tämä tarkoittaa samalla puutteita ominaisuuksissa, joten järjestelmä ei
sovellu ihan kaikille. Monet ulkoiset kansainväliset järjestelmät kytkeytyvät
Basecampiin, mikä voi tarjota ratkaisun osaan lisätarpeista.
‣ Basecamp keskittyy järjestelmänä enemmän projektiryhmän kommunikointiin, kuin
tiukkaan suunnitteluun ja tehtävien seurantaan. Mielenkiintoisena ominaisuutena
asiakkaan ja alihankkijat voi kutsua helposti mukaan projektiin seuramaan ja
kommentoimaan sen etenemistä sekä myös jakamaan sisältöjä.
‣ Basecamp on hyvin suosittu maailmalla, etenkin markkinointi- ja
suunnittelupalveluja tarjoavissa yrityksissä.
Listaus aktiivisista
projekteista
Projektin
etusivu
Tehtävälistaus ja
keskustelua listasta
Keskustelua
yksittäisestä
tehtävästä
Basecamp – Hinnoittelu
‣ Palvelun käyttö
maksetaan
luottokortilla
‣ 60 päivän
ilmainen
kokeilujakso
‣ Tilauksen
muuttaminen
onnistuu
rajoituksetta
Basecamp – Plussat
‣ Sujuva käyttökokemus ja miellyttävä ulkoasu
‣ Hyvät ominaisuudet projektiin liittyvään kommunikointiin
‣ Keskustelut, kommentit jne.
‣ Tukee projektipohjia (engl. “templates”). Projektia luotaessa projektipohjan
tehtävälistat, tehtävät, kalenterimerkinnät ja viestit kopioituvat uuteen projektiin.
‣ Kattavat ja helppokäyttöiset kalenteritoiminnot
‣ Laajat mahdollisuudet käyttää toimintoja myös sähköpostin kautta. Sähköposteihin
voi vastata niin että vastaus tallentuu suoraan Basecampiin.
‣ Mobiilisovellus saatavilla iPhonelle ja monipuolinen mobiilisivusto muille
älypuhelimille. Lisäksi kolmansien osapuolien tekemiä mobiilisovelluksia.
‣ Tiedostojen lisääminen ja käsittely on helppoa. Tiedostoja voi organisoida
avainsanojen (engl. “label”) avulla.
‣ Suosittu järjestelmä joten valmiita integraatioita löytyy paljon (http://basecamp.com/
extras). Suomalaisia laskutus- tai muita järjestelmiä ei kuitenkaan ole listalla.
Basecamp – Miinukset
‣ Järjestelmä ei tue etappeja (engl. “milestones”), työmääräarvioita
tehtäville tai tuntiseurantaa
‣ Tuntiseurantaa voi käyttää ulkoisia palveluja, kuten Toggl
(www.toggl.com). Integraatio kuitenkin hyvin pelkistetty eli projektit ja
tehtävät saa ainoastaan vietyä ulkoiseen järjestelmään.
‣ Ei tukea Gantt-kaavioille projektien suunnitteluun.
‣ Basecampin käyttöliittymä on saatavissa vain englanniksi, eikä
käännöksiä ole luvattu. Sisällöt voivat kuitenkin olla vapaasti millä
kielellä tahansa.
‣ Kytkentä saman yrityksen CRM-järjestelmään Highriseen on hyvin
pinnallinen (Highrisestä voi luoda uuden projektin kaupan
saamisen jälkeen)
Basecamp – Huomioita
‣ Asiakkaiden osallistuminen
‣ Asiakkaat tai alihankkijat on helppo kutsua mukaan projekteihin. He näkevät
vain projektit joissa ovat mukana. Projektiin liittyvä kommunikointi ja tiedonjako
voidaan näin keskittää yhteen paikkaan, josta kaikki osapuolet näkevät sen.
‣ Viestien ja sisältöjen näkyvyyttä voi kuitenkin hallita vain projektitasolla.
Projektitiimi tarvitsee sen vuoksi erillisen paikan sisäisiin keskusteluihin, joita ei
haluta näyttää muille osapuolille.
‣ Tuleva kehitys
‣ Basecampin tulevaa kehitystä on vaikea ennustaa. Pyrkimys
yksinkertaisuuteen takaa sujuvan käyttökokemuksen, mutta helposti rajoittaa
käyttöä rajattujen ominaisuuksien vuoksi.
‣ Edellisen version (Basecamp Classic) ominaisuuksista osa jätettiin
uudistuksen yhteydessä pois, mikä suututti osan käyttäjistä. Aiemmassa
versiossa oli mukana mm. tuntiseuranta ja mahdollisuus vaihtaa
käyttöliittymän kieltä.
Vtiger CRM:n
projektinhallintaominaisuudet
Vtiger CRM
‣ Vtiger CRM (www.vtiger.com) on avoimen lähdekoodin asiakkuudenhallintajärjestelmä
(CRM). Se on suhteellisen suosittu edullisuutensa ja monipuolisten ominaisuuksien vuoksi.
‣ Vtiger on hyvin monipuolinen järjestelmä ja sen vuoksi käyttäjälle aluksi helposti sekava.
Järjestelmän näkymiä saa muokattua laajasti, joten käyttäjäkokemusta voi yksinkertaistaa
haluttaessa.
‣ Testattavana oli Vtigerin versio 5.4, joka on jo vanhahtavan näköinen. Isompi päivitys
toiminnallisuuksiin ja ulkoasuun on luvassa version 6.0 myötä, jonka julkaisu on luvattu
toukokuulle 2013.
‣ Vtigeriä kehittää kaupallinen yritys (Vtiger Ltd), joka tarjoaa järjestelmää avoimen
lähdekoodin version lisäksi myös tuotteistettuna pilvipalveluna (Vtiger CRM On Demand)
sekä myy asiantuntijapalveluita. Pilviversio tarjoaa helpon tavan ottaa järjestelmä käyttöön,
jos järjestelmää ei haluta omalle palvelimelle.
‣ Vtiger on kehitetty CRM-järjestelmäksi, mutta tarjoaa myös perustason
projektinhallintaominaisuudet. Yritykselle, joka etsii ratkaisua sekä asiakkuuksien että
projektien hallintaan, yhdistelmä on tämän vuoksi kiinnostava.
Projektinhallintaominaisuudet on toteutettu Vtigeriin lisäosana.
Järjestelmän
aloitusnäkymä
Listaus
liideistä
Näkymä projektin
tehtäviin, etappeihin
ja kalenteriin
Lomake uuden
projektin luomiseen
Vtiger – Hinnoittelu
‣ Avoimen lähdekoodin version saa ladattua itselleen
ilmaiseksi. Järjestelmän voi asentaa Windows-, Linux- tai
Mac-koneelle.
‣ Tässä vaihtoehdossa tarvitset omaa IT-osaamista sekä
palvelimen järjestelmän asentamista varten.
‣ Jos tarvitset apua asennukseen, Vtiger-palveluja Suomessa
mainostavat ainakin CVM Services (http://cvmservices.fi) sekä
Stratman (www.stratman.fi). Myös paikalliset IT-palveluyritykset
voivat hyvinkin tarjota apua järjestelmän kanssa.
‣ Vtiger CRM On Demand (www.vtiger.com/crm/crm-
features-pricing/pricing/) tarjoaa Vtigerin käyttöön suoraan
verkosta. Ratkaisun käyttö maksaa 12$ eli vähän yli 9€
(04/2013) per käyttäjä kuussa.
Vtiger – Plussat
‣ Vtigerissä on samassa järjestelmässä sekä CRM- että projektinhallintatoiminnot, jotka
on toteutettu lisäosana. Lisäksi järjestelmällä voi hoitaa asiakastukea.
‣ Yhteisestä järjestelmästä on hyötyä etenkin myyntiin ja markkinointiin liittyvissä projekteissa.
‣ Järjestelmä tukee etappien määrittämistä ja tehtäville voi antaa arvion valmiusasteesta.
Tehtävien etenemisen arviointi on kuitenkin tehtävä käsin, eikä se ole mitenkään
sidoksissa tehtävään käytettyihin tunteihin.
‣ Tehtäviä voi kommentoida, mutta toiminnon käyttökokemus on vanhahtava
‣ Tehtäville voi määritellä vastuuhenkilöt ja tehtävään voi merkitä siihen käytetyn
tuntimäärän. Tunnit kirjataan kuitenkin pelkästään yhteissummana, eikä niiden sisältöä
voi kuvata tarkemmin, joten toimintoa ei voi käyttää tuntiseurantaan.
‣ Projektin tehtävät, etapit ja etenemisen saa näkyviin samassa kokoelmanäkymässä,
missä aikataulutetut osat näkyvät kalenteripohjalla
‣ Järjestelmä tukee myös asiakastuen tukipyyntöjen (egl. “trouble tickets”) hoitamista ja
tiedostojen käsittelyä
Vtiger – Miinukset
‣ Käyttökokemus on vanhahtava, eikä modernien verkkosovellusten tasolla. Kohta
julkaistava uusi versio kuitenkin parantaa käyttökokemusta jonkin verran.
‣ Projektinhallinta on enemmänkin lisätoiminto, kuin perusominaisuus.
Projektinäkymät mm. puuttuvat navigaatiorakenteen päätasolta. Toiminto
soveltuukin parhaiten myyntiin, markkinointiin ja asiakastukeen liittyvien
projektien hallintaan.
‣ Vtiger ei tue projektipohjia uusien projektien luomisessa
‣ Tehtäville ei voi antaa työmääräarvioita eikä tuntiseurantaominaisuutta ole
käytössä
‣ Käyttöliittymän suomenkielistä käännöstä ei ole vapaasti jaossa. Ainakin CVM
Services on kuitenkin tehnyt käännöksen omaan käyttöönsä. Käännös voi
mahdollisesti olla ostettavissa heiltä omaan käyttöön.
‣ Toinen mahdollisuus on pitää käyttöliittymän kielenä englantia ja kirjoittaa sisällöt
suomeksi
Vtiger – Huomioita
‣ Asiakkaiden osallistuminen
‣ Järjestelmän käyttäjät näkevät kaiken sisällön, mukaan lukien asiakasrekisterin,
joten asiakkaita ei voi käytännössä kutsua mukaan projekteihin.
‣ Tuleva kehitys
‣ Tuleva 6.0-versio päivittää järjestelmän toiminnot ja ulkoasun ajan tasalle. Julkaisu
on luvattu 05/2013. Pilviversio järjestelmästä toimii jo uuden järjestelmän
ennakkoversiolla, joten sen kehitys on pitkällä.
‣ Vtigerilla on vahva asema ilmaista ja laajat toiminnot tarjoavaa CRM-järjestelmää
etsivien keskuudessa. Esimerkiksi kilpailija SugarCRM:n avoimen lähdekoodin versio
ei sisällä yhtä laajoja ominaisuuksia.
‣ CRM-markkina on vahvasti kilpailtu ja esimerkiksi Salesforce.com, SugarCRM ja
Microsoft Dynamics ovat laadukkaita tuotteita. Niistä on myös tarjolla nopeasti
käyttöönotettavat pilvipalveluversiot. Vtiger on kustannustasoltaan kuitenkin selvästi
mainittuja halvempi ratkaisu (esimerkiksi pilvipalvelun hinta vain noin neljäsosa
muiden hinnoista).
Collabtive
Collabtive
‣ Collabtive (collabtive.o-dyn.de) on avoimen lähdekoodin
projektinhallintajärjestelmä. Järjestelmää kehittää saksalainen pieni
yritys Open Dynamics, joka myös myy järjestelmää pilvipalveluna
sekä siihen kehittämiään lisäosia.
‣ Vertailua tehdessä alkuvuonna 2013 testattavana oli Collabtiven
versio 0.7.6, mutta järjestelmästä on sen jälkeen julkaistu versio
1.0 (04/2013). Uudistukset ovat kuitenkin keskittyneet lähinnä
taustatekniikkaan ja ohjelmointivirheiden korjaamiseen, joten
raportin tulosten pitäisi kuvata hyvin myös uusinta versiota.
‣ Collabtive on harvoja pidemmälle kehitettyjä ja modernin
käyttökokemuksen tarjoavia avoimen lähdekoodin
projektinhallintajärjestelmiä. Viimeisen vuoden aikana järjestelmää
on ladattu reilut 23 000 kertaa, joten käyttäjiä löytyy jonkin verran.
Omat tehtävät
-näkymä
Projektin
päänäkymä
Tiedostopankki-
näkymä
Lomake viestin
kirjoittamiseen
Collabtive – Hinnoittelu
‣ Collabtiven perusjärjestelmä on ladattavissa verkosta
ilmaiseksi. Järjestelmän voi asentaa Windows- tai Linux-
koneelle.
‣ Jos teet asennuksen itse tarvitset jonkin verran omaa IT-
osaamista sekä palvelimen järjestelmän asentamista varten.
‣ Suomessa ei näytä olevan Collabtiveen erikoistuneita yrityksiä,
mutta järjestelmä ei ole kovin monimutkainen, joten voit ostaa
asennustyön ja konsultointia paikallisilta IT-palveluyrityksiltä.
‣ Järjestelmää kehittävä Open Dynamics tarjoaa Collabtivea
käyttöön myös heidän ylläpitämiltään palvelimilta. Palvelun
hinta vaihtelee 9-39€ /kk välillä palvelupaketista riippuen.
Hinta ei riipu käyttäjien tai projektien lukumäärästä.
Collabtive – Plussat
‣ Järjestelmän ulkoasu on ammattimainen, tosin melko tumma. Toinen valittava ulkoasu on
puolestaan hyvin vaalea.
‣ Collabtiven käyttökokemus ei yhtä hiottu kuin Basecampissa, mutta kuitenkin Vtigeriä parempi.
‣ Järjestelmä on käännetty suomeksi ja usealle muulle kielelle vapaaehtoisvoimin
‣ Ääkköset eivät kuitenkaan toimineet kunnolla sisällöissä tai kansioiden nimissä. Ongelman syynä
saattoivat olla testijärjestelmän kieliasetukset. Versiossa 1.0 kielitukea on parannettu.
‣ Tukee projektipohjia (engl. “templates”), mutta vain maksullisen lisäosan avulla (hinta 49€).
‣ Collabtive lähettää ilmoituksia tapahtumista käyttäjille sähköpostilla. Järjestelmän lähettämiin
viesteihin ei voi kuitenkaan suoraan vastata, kuten esimerkiksi Basecampissa.
‣ Projektiin liittyvät tiedostot voi järjestellä kansioihin. Lisäksi sisältöjä voi jakaa asiakkaalle
kansiotasolla, mutta toiminnon käyttäminen ei vaikuttanut kovin helppokäyttöiseltä.
‣ Useimmissa näkymissä on mahdollisuus sisältöjen eksportointiin eli tallentamiseen omalle
koneelle joko Excel- tai PDF-tiedostona. PDF-tiedostojen ulkoasua on parannettu 1.0-
versiossa.
‣ Järjestelmään löytyy puolisen tusinaa Open Dynamicsin tekemää lisäosaa. Tarkempaa tietoa
lisäosista löytyy Collabtiven kotisivuilta – http://www.collabtive.o-dyn.de/plugins.php
Collabtive – Miinukset
‣ Tehtäville ei voi antaa työmääräarvioita ja projektin etenemisprosentti
perustuu pelkästään hoidetuksi merkittyjen tehtävien määrään
‣ Projektin todellista etenemistä on vaikea seurata
‣ Tehtävien kommentointi vaatii maksullisen lisäosan (hinta 39€), eikä
vaikuta esittelyvideon perusteella kovin hiotulta toteutukselta
‣ Jokaiselle kommentille täytyy esimerkiksi antaa otsikko, kun yleensä
pelkkä kommenttiteksti riittää
‣ Tuntiseurantatoiminto on hyvin riisuttu. Lisäosan avulla tunteja voi
tallentaa tehtäviin työtä tehdessä.
‣ Kunnollisen erillisen tuntiseurantajärjestelmän käyttö on suositellumpaa
‣ Tehtävien priorisointi (alhainen/normaali/tärkeä) vaatii lisäosan (hinta
49€), vaikka toiminnon olettaisi olevan perustoimintoja
Collabtive – Huomioita
‣ Asiakkaiden osallistuminen
‣ Järjestelmässä eri roolit käyttäjille, ylläpitäjille ja asiakkaille. Asiakkaat voi kutsua mukaan
haluttuihin projekteihin ja määrittää mitä toimintoja heillä on käytössä (1.0-versiossa).
Esimerkiksi tuntiseurannan tai tehtävien kommentoinnin voi piilottaa roolin perusteella.
‣ Tuleva kehitys
‣ Tuorein versio 1.0 on julkaistu 04/2013, edellinen vuotta aiemmin. Viimeisin päivitys
keskittyi kuitenkin lähinnä taustatekniikkaan ja pienien ongelmien korjaamiseen. Uusia
ominaisuuksia järjestelmään on tuotu lähinnä maksullisten lisäosien muodossa, jotka
eivät ole avoimen lähdekoodin piirissä.
‣ Verkkokeskusteluissa on kritisoitu uusien perustoimintojen toteuttamista lisäosina.
Järjestelmän lisäosat ovat kuitenkin hinnaltaan hyvin edullisia (29-49€), joten niiden
ostaminen on pieni kustannus. Uusien toiminnallisuuksien kehitys kuitenkin
todennäköisesti keskittyy lisäosiin, mikä pienentää ilmaiseksi saatavan osan arvoa.
‣ Collabtiven markkinaosuus on niin pieni, että valmiita integraatioita muihin järjestelmiin
ei löytynyt. Avoin lähdekoodi mahdollistaa kuitenkin niiden tekemisen itse tai
teettämisen muilla.
Yhteenveto
Yhteenveto järjestelmistä
‣ Basecamp
‣ Järjestelmistä selkeästi helppokäyttöisin ja modernein ulkoasultaan. Pilvipalveluna
käyttöönotto on nopeaa. Basecamp tukee vaihtoehdoista parhaiten kommunikointia.
Muutamia puutteita, järjestelmä ei tarjoa mm. työmääräarvioita, eikä tuntiseurantatoimintoa.
‣ Basecamp on hyvä valinta, jos projektit eivät tarvitse vaativaa suunnittelua ja asiakas
halutaan osallistaa niihin. Järjestelmä on moderni, joten myös asiakkaat uskaltaa hyvin
kutsua käyttämään Basecampia.
‣ Vtiger
‣ Testattu järjestelmäversio (5.4) on jo pikkaisen vanhentunut ulkoasun ja käyttökokemuksen
osalta. Projektiominaisuudet ovat enemmänkin lisä monipuoliseen CRM-järjestelmään ja
soveltuvat lähinnä asiakashallintaan läheisesti liittyviin projekteihin.
‣ Vtigerin uutta versiota (6.0) kannattaa kokeilla, jos etsii edullista ja kattavaa CRM-järjestelmää
tai projektinhallintaratkaisua CRM:n ohessa.
‣ Collabtive
‣ Peruskäyttöön soveltuva avoimen lähdekoodin järjestelmä. Toiminnallisuuksien laajentaminen
onnistuu lisäosien avulla, jotka eivät ole ilmaisia, mutta edullisia. Käyttökokemus joiltain osin
“insinöörimäinen”.
‣ Collabtive soveltuu edullista projektinhallintatyökalua etsivälle, jolle sen tarjoamat
ominaisuudet riittävät, tai joka on valmis maksamaan lisäosista
VIDICO hanke
‣ VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible
Digital Competence) -hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama
EAKR-rahoitteinen hanke, jonka yhdessä toteuttavat Innopark
Programmes Oy, Teknologiakeskus Innopark Oy, Haaga-Helia
ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston
Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Teemahankkeen hallinnoijana
toimii vuosina 2011-2013 Innopark Programmes Oy. Hanke
toteutetaan vuosina 2009-2013.
‣ Lisätietoja hankkeesta: www.vidico.fi
www.intosome.fi
Harri Lakkala
harri.lakkala@intosome.fi
+358 45 260 3884

More Related Content

Similar to Projektityokalut raportti VIDICO

Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015
Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015
Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015eCraft Referre
 
Pragmatic Agile - Aamiaistilaisuus
Pragmatic Agile - AamiaistilaisuusPragmatic Agile - Aamiaistilaisuus
Pragmatic Agile - AamiaistilaisuusNitor
 
Extranet-järjestelmät Suomessa
Extranet-järjestelmät SuomessaExtranet-järjestelmät Suomessa
Extranet-järjestelmät SuomessaPerttu Tolvanen
 
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalut
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalutVIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalut
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalutVIDICOhanke
 
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanen
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanenKetterän omistajuuden abc_ruuskanen
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanenJani Ruuskanen
 
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista Qlikillä
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista QlikilläCustomer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista Qlikillä
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista QlikilläeCraft Referre
 
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...Accountor Enterprise Solutions Oy
 
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014Lari Hotari
 
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, Martela
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, MartelaLiiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, Martela
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, MartelaCGI Suomi
 
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...CGI Suomi
 
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)ValueFrame Oy
 
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopat
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopatVerkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopat
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopatPerttu Tolvanen
 
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto final
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto finalLcty 2010 vaasa jari yli koivisto final
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto finalJukka-Pekka Sorvisto
 
Lcty 2010 Vaasa: jari yli koivisto
Lcty 2010 Vaasa:  jari yli koivisto Lcty 2010 Vaasa:  jari yli koivisto
Lcty 2010 Vaasa: jari yli koivisto Jukka-Pekka Sorvisto
 
Legacy systeemin uusiminen
Legacy systeemin uusiminenLegacy systeemin uusiminen
Legacy systeemin uusiminenVesa Keskinen
 
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?Karoliina Luoto
 
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast Apps4Finland
 
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3MP-Plan Oy
 

Similar to Projektityokalut raportti VIDICO (20)

Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015
Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015
Adaptive Insights - Suunnittelu ja konsernilaskenta pilvestä 22.10.2015
 
Pragmatic Agile - Aamiaistilaisuus
Pragmatic Agile - AamiaistilaisuusPragmatic Agile - Aamiaistilaisuus
Pragmatic Agile - Aamiaistilaisuus
 
Avoin lähdekoodi Suomessa
Avoin lähdekoodi SuomessaAvoin lähdekoodi Suomessa
Avoin lähdekoodi Suomessa
 
Extranet-järjestelmät Suomessa
Extranet-järjestelmät SuomessaExtranet-järjestelmät Suomessa
Extranet-järjestelmät Suomessa
 
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalut
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalutVIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalut
VIDICO selvitys verkkokauppa pk-yrittajän digitaaliset työkalut
 
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanen
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanenKetterän omistajuuden abc_ruuskanen
Ketterän omistajuuden abc_ruuskanen
 
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista Qlikillä
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista QlikilläCustomer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista Qlikillä
Customer Case LähiTapiola: Hallittua johtamista Qlikillä
 
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...
Microsoft Dynamics pilvisiirtymä -webinaari 24.4.2018 (Accountor Enterprise S...
 
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014
Microservices - Palveluarkkitehtuurin uusi tuleminen - EMC Forum 2014
 
Määrittely
MäärittelyMäärittely
Määrittely
 
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, Martela
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, MartelaLiiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, Martela
Liiketoiminnan ketterä muutos - Jari Hammar, Martela
 
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...
Tehoa liiketoimintaan Dynamics NAV 2015 uusilla ominaisuuksilla | CGI:n Micro...
 
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)
ValueFrame - myynnistä toimitukseen -seminaari 17.11.2011 (id 2134) (id 2212)
 
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopat
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopatVerkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopat
Verkkopalveluprojektin hankkeistaminen ja yleisimmät sudenkuopat
 
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto final
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto finalLcty 2010 vaasa jari yli koivisto final
Lcty 2010 vaasa jari yli koivisto final
 
Lcty 2010 Vaasa: jari yli koivisto
Lcty 2010 Vaasa:  jari yli koivisto Lcty 2010 Vaasa:  jari yli koivisto
Lcty 2010 Vaasa: jari yli koivisto
 
Legacy systeemin uusiminen
Legacy systeemin uusiminenLegacy systeemin uusiminen
Legacy systeemin uusiminen
 
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?
Ketterä hankinta - Miten onnistut kehitysresurssien ostamisessa?
 
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast
New biz4finland 12.9.2012, mika hållfast
 
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3
Lyhyt Opas Tietojärjestelmän Hankintaan v 0.3
 

More from VIDICOhanke

Hiljainen tieto pilotit-virpi_messman
Hiljainen tieto pilotit-virpi_messmanHiljainen tieto pilotit-virpi_messman
Hiljainen tieto pilotit-virpi_messmanVIDICOhanke
 
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen   toimintamalli ja käsikirjaSähköisten palvelujen kehittäminen   toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirjaVIDICOhanke
 
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varrelta
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varreltaPaperista bittiin - oivalluksia hankepolun varrelta
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varreltaVIDICOhanke
 
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotostaPaperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotostaVIDICOhanke
 
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko Sykkö
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko SykköVIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko Sykkö
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko SykköVIDICOhanke
 

More from VIDICOhanke (6)

Hiljainen tieto pilotit-virpi_messman
Hiljainen tieto pilotit-virpi_messmanHiljainen tieto pilotit-virpi_messman
Hiljainen tieto pilotit-virpi_messman
 
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen   toimintamalli ja käsikirjaSähköisten palvelujen kehittäminen   toimintamalli ja käsikirja
Sähköisten palvelujen kehittäminen toimintamalli ja käsikirja
 
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varrelta
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varreltaPaperista bittiin - oivalluksia hankepolun varrelta
Paperista bittiin - oivalluksia hankepolun varrelta
 
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotostaPaperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
Paperista bittiin - kokemuksia uuden toimintakulttuurin käyttöönotosta
 
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko Sykkö
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko SykköVIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko Sykkö
VIDICO Innovaatioareena 12112010 Marko Sykkö
 
Vidico esite
Vidico esiteVidico esite
Vidico esite
 

Projektityokalut raportti VIDICO

  • 1. Projektinhallinnan kehittäminen – Vertailussa Basecamp, Vtiger ja Collabtive VIDICO hankkeen raportti – 17.4.2013 Harri Lakkala, Intosome
  • 2. Taustaa raportista ‣ Tehokas projektinhallinta on perustarve kaikille yrityksille, joissa tehdään sisäisiä tai asiakasprojekteja. Projekteja on hyvin monenlaisia aina asiakkaan pienien verkkosivujen toteuttamisesta ydinvoimalan rakentamiseen, joten tarpeetkin vaihtelevat laidasta laitaan. ‣ Projektinhallintaominaisuudet löytyvät monesta työkalusta, mutta käytännössä ominaisuuksien toteutuksen taso vaihtelee paljon ja eri järjestelmät soveltuvat eri tyyppisten projektien hoitamiseen. Moni järjestelmä voi näyttää esittelykuvissa toimivalta, mutta käytännössä osoittautua työntekoa enemmän haittaavaksi kuin tukevaksi. Projektinhallintajärjestelmää valitseva joutuukin näkemään paljon vaivaa, jos haluaa tehdä valintansa laajoilla taustatiedoilla. ‣ Raportissa on käsitelty osassa VIDICO hankkeen yrityspilotteja esiin nousseita tarpeita projektinhallintakäytäntöjen kehittämiselle. Yrityspiloteista erityisesti Codelman pilotti on ollut kimmokkeena tämän raportin tekemiselle. ‣ Yleisten tarpeiden läpikäynnin lisäksi raportissa on esitelty ja analysoitu 3 erilaista projektinhallintaratkaisua. Esitellyt vaihtoehdot ovat Vtiger CRM:n projektinhallintaominaisuudet, avoimen lähdekoodin Collabtive-järjestelmä sekä verkkopalveluna käytettävä Basecamp. ‣ Raportin on laatinut Harri Lakkala Intosomesta
  • 4. Modernit projektinhallintatyökalut ‣ Perinteisesti projektinhallintaratkaisut ovat keskittyneet lähinnä työn suunnitteluun, tehtävien hallintaan ja raportointiin. Modernit ratkaisut sisältävät tämän lisäksi yhä enemmän tukea projektia koskevaan kommunikointiin, sekä yrityksen sisällä että asiakkaan ja muiden sidosryhmien kanssa. ‣ Tyypillisiä uusia ominaisuuksia ovat mm. keskustelut projekteista ja jaettujen sisältöjen kommentointi ‣ Tämän lisäksi osa järjestelmistä mahdollistaa asiakkaan tai alihankkijan ottamisen mukaan projektitilaan. Tällöin aiempaa isompi osa kommunikoinnista voidaan siirtää työkaluun, mikä helpottaa tiedonkulkua projektin osallistujien kesken sekä tiedon tallentumista tulevaa käyttöä varten.
  • 5. Tyypillisiä kehittämistavoitteita ‣ Tehokkaat projektinhallintakäytännöt ‣ Projektiin liittyvän viestinnän tehostaminen ‣ Päällekkäisen ja turhan työn vähentäminen ‣ Selkeät prioriteetit projekti- ja työntekijätasolla ‣ Raportoinnin ja seurannan helpottaminen ‣ Tiedon tallentaminen ‣ Viestinnän ja projektimateriaalien tallentuminen yhteen paikkaan yrityksen omaisuudeksi ‣ Uusien projektin osallistujien perehdyttämisen nopeuttaminen ja tukeminen ‣ Riskienhallinta ‣ Poikkeustilanteista, kuten lomat ja sairaustapaukset, selviämisen helpottaminen ‣ Lähtevien osaajien (hiljaisen) tiedon tallentaminen
  • 6. Järjestelmiä vertailtaessa huomioitavia asioita ‣ Toiminnallisuudet ‣ Tarjoaako järjestelmä kaikki halutut toiminnot? Voidaanko puutteita täydentää muilla ratkaisuilla? Onko seuraavissa versioissa luvassa haluttuja toimintoja? ‣ Muiden tahojen osallistaminen ‣ Voiko järjestelmään kutsua asiakkaan tai alihankkijoita mukaan? Voiko tiedon ja keskustelujen näkyvyyttä muille osapuolille rajata? ‣ Integraatiot muihin järjestelmiin ‣ Minkä muiden järjestelmien kanssa ratkaisu tulisi integroida? Onko valmiita integraatioita olemassa ja tarjoaako järjestelmä integraatiorajapintoja? ‣ Turvallisuus ja jatkuvuus ‣ Onko palveluntarjoaja luotettava ja onko järjestelmän turvallisuudesta huolehdittu? Ovatko järjestelmä ja toimittaja todennäköisesti olemassa parin vuoden päästä? Millainen ekosysteemi palvelun ympärillä on? Saammeko tietomme ulos järjestelmästä ja kuinka helposti voimme vaihtaa ratkaisua? ‣ Käyttökokemus ‣ Onko järjestelmän ja toimintojen käyttökokemus tarpeeksi hyvä? Soveltuuko järjestelmä yrityksemme prosesseihin ja kulttuuriin? ‣ Kustannukset ‣ Mitä järjestelmän hankinta ja ylläpito maksaa? Paljonko tarvitsemme koulutusta ja konsultointia?
  • 7. Projektinhallintaan liittyvät järjestelmät Projektin- hallinta Asiakas- tiedon- hallinta (CRM) Tunti- seuranta Laskutus/ Talous- hallinto Projektinhallintaratkaisun lisäksi yrityksessä kannattaa miettiä siihen liittyviä järjestelmiä ja tarpeita, kuten asiakastiedon hallintaa, tuntiseurantaa ja taloushallintoa. Tuntiseuranta voi olla osa projektinhallinta- tai taloushallintojärjestelmää tai oma erillinen ratkaisunsa.
  • 8. Näkyvyystasot Projekti- keskustelut ja tiedot Asiakas- keskustelut ja tiedot Vaikka asiakas olisikin mukana projektitilassa, osa tiedosta halutaan tyypillisesti pitää vain oman henkilöstön nähtävänä. Jos käytettävä ratkaisu ei tue näkyvyyden rajoittamista, joudutaan sisäiset keskustelut ja tiedonjako hoitamaan eri työtilassa tai työkalussa.
  • 9. Tyypillisiä ominaisuuksia ‣ Seuraavassa joitain tyypillisiä projektinhallintajärjestelmän ominaisuuksia ‣ Suunnittelu ‣ Projektin etappien määrittely ‣ Tehtävät ja tehtävälistat ‣ Tehtävän vastuuhenkilö, deadline, työmääräarvio ja kirjatut tunnit ‣ Visualisointi ‣ Projektisuunnitelma Gantt-kaaviona ja kalenterinäkymänä ‣ Projektin eteneminen prosentteina kokonaisuudesta ‣ Mahdollisesti “liikennevalot” eri tehtäville, sen mukaan etenevätkö ne aikataulussa ‣ Kokoavat näkymät ‣ Kuukausittaiset/viikottaiset tuntiraportit ja kannattavuuslaskelmat, työntekijöiden kuormitustaso ‣ Käyttäjän tehtävät kaikissa projekteissa ‣ Projektiportfolion raportointi
  • 11. Basecamp ‣ Basecamp (http://basecamp.com) on amerikkalaisen 37 Signals -yrityksen pilvipalveluna tarjottava projektinhallintajärjestelmä. Se on osa yrityksen laajempaa palvelutarjontaa, johon kuuluu mm. CRM- ja chat-järjestelmät. ‣ Kokeiltavana oli Basecampin uudistunut versio (edellistä versiota kutsutaan nyt nimellä Basecamp Classic), jossa etenkin käyttöliittymää on parannettu huomattavasti. Samalla kuitenkin joistain edellisen version ominaisuuksista on luovuttu. ‣ Basecampin suurin vahvuus on sen yksinkertaisuus ja sujava käyttökokemus. Valitettavasti tämä tarkoittaa samalla puutteita ominaisuuksissa, joten järjestelmä ei sovellu ihan kaikille. Monet ulkoiset kansainväliset järjestelmät kytkeytyvät Basecampiin, mikä voi tarjota ratkaisun osaan lisätarpeista. ‣ Basecamp keskittyy järjestelmänä enemmän projektiryhmän kommunikointiin, kuin tiukkaan suunnitteluun ja tehtävien seurantaan. Mielenkiintoisena ominaisuutena asiakkaan ja alihankkijat voi kutsua helposti mukaan projektiin seuramaan ja kommentoimaan sen etenemistä sekä myös jakamaan sisältöjä. ‣ Basecamp on hyvin suosittu maailmalla, etenkin markkinointi- ja suunnittelupalveluja tarjoavissa yrityksissä.
  • 14. Basecamp – Hinnoittelu ‣ Palvelun käyttö maksetaan luottokortilla ‣ 60 päivän ilmainen kokeilujakso ‣ Tilauksen muuttaminen onnistuu rajoituksetta
  • 15. Basecamp – Plussat ‣ Sujuva käyttökokemus ja miellyttävä ulkoasu ‣ Hyvät ominaisuudet projektiin liittyvään kommunikointiin ‣ Keskustelut, kommentit jne. ‣ Tukee projektipohjia (engl. “templates”). Projektia luotaessa projektipohjan tehtävälistat, tehtävät, kalenterimerkinnät ja viestit kopioituvat uuteen projektiin. ‣ Kattavat ja helppokäyttöiset kalenteritoiminnot ‣ Laajat mahdollisuudet käyttää toimintoja myös sähköpostin kautta. Sähköposteihin voi vastata niin että vastaus tallentuu suoraan Basecampiin. ‣ Mobiilisovellus saatavilla iPhonelle ja monipuolinen mobiilisivusto muille älypuhelimille. Lisäksi kolmansien osapuolien tekemiä mobiilisovelluksia. ‣ Tiedostojen lisääminen ja käsittely on helppoa. Tiedostoja voi organisoida avainsanojen (engl. “label”) avulla. ‣ Suosittu järjestelmä joten valmiita integraatioita löytyy paljon (http://basecamp.com/ extras). Suomalaisia laskutus- tai muita järjestelmiä ei kuitenkaan ole listalla.
  • 16. Basecamp – Miinukset ‣ Järjestelmä ei tue etappeja (engl. “milestones”), työmääräarvioita tehtäville tai tuntiseurantaa ‣ Tuntiseurantaa voi käyttää ulkoisia palveluja, kuten Toggl (www.toggl.com). Integraatio kuitenkin hyvin pelkistetty eli projektit ja tehtävät saa ainoastaan vietyä ulkoiseen järjestelmään. ‣ Ei tukea Gantt-kaavioille projektien suunnitteluun. ‣ Basecampin käyttöliittymä on saatavissa vain englanniksi, eikä käännöksiä ole luvattu. Sisällöt voivat kuitenkin olla vapaasti millä kielellä tahansa. ‣ Kytkentä saman yrityksen CRM-järjestelmään Highriseen on hyvin pinnallinen (Highrisestä voi luoda uuden projektin kaupan saamisen jälkeen)
  • 17. Basecamp – Huomioita ‣ Asiakkaiden osallistuminen ‣ Asiakkaat tai alihankkijat on helppo kutsua mukaan projekteihin. He näkevät vain projektit joissa ovat mukana. Projektiin liittyvä kommunikointi ja tiedonjako voidaan näin keskittää yhteen paikkaan, josta kaikki osapuolet näkevät sen. ‣ Viestien ja sisältöjen näkyvyyttä voi kuitenkin hallita vain projektitasolla. Projektitiimi tarvitsee sen vuoksi erillisen paikan sisäisiin keskusteluihin, joita ei haluta näyttää muille osapuolille. ‣ Tuleva kehitys ‣ Basecampin tulevaa kehitystä on vaikea ennustaa. Pyrkimys yksinkertaisuuteen takaa sujuvan käyttökokemuksen, mutta helposti rajoittaa käyttöä rajattujen ominaisuuksien vuoksi. ‣ Edellisen version (Basecamp Classic) ominaisuuksista osa jätettiin uudistuksen yhteydessä pois, mikä suututti osan käyttäjistä. Aiemmassa versiossa oli mukana mm. tuntiseuranta ja mahdollisuus vaihtaa käyttöliittymän kieltä.
  • 19. Vtiger CRM ‣ Vtiger CRM (www.vtiger.com) on avoimen lähdekoodin asiakkuudenhallintajärjestelmä (CRM). Se on suhteellisen suosittu edullisuutensa ja monipuolisten ominaisuuksien vuoksi. ‣ Vtiger on hyvin monipuolinen järjestelmä ja sen vuoksi käyttäjälle aluksi helposti sekava. Järjestelmän näkymiä saa muokattua laajasti, joten käyttäjäkokemusta voi yksinkertaistaa haluttaessa. ‣ Testattavana oli Vtigerin versio 5.4, joka on jo vanhahtavan näköinen. Isompi päivitys toiminnallisuuksiin ja ulkoasuun on luvassa version 6.0 myötä, jonka julkaisu on luvattu toukokuulle 2013. ‣ Vtigeriä kehittää kaupallinen yritys (Vtiger Ltd), joka tarjoaa järjestelmää avoimen lähdekoodin version lisäksi myös tuotteistettuna pilvipalveluna (Vtiger CRM On Demand) sekä myy asiantuntijapalveluita. Pilviversio tarjoaa helpon tavan ottaa järjestelmä käyttöön, jos järjestelmää ei haluta omalle palvelimelle. ‣ Vtiger on kehitetty CRM-järjestelmäksi, mutta tarjoaa myös perustason projektinhallintaominaisuudet. Yritykselle, joka etsii ratkaisua sekä asiakkuuksien että projektien hallintaan, yhdistelmä on tämän vuoksi kiinnostava. Projektinhallintaominaisuudet on toteutettu Vtigeriin lisäosana.
  • 21. Näkymä projektin tehtäviin, etappeihin ja kalenteriin Lomake uuden projektin luomiseen
  • 22. Vtiger – Hinnoittelu ‣ Avoimen lähdekoodin version saa ladattua itselleen ilmaiseksi. Järjestelmän voi asentaa Windows-, Linux- tai Mac-koneelle. ‣ Tässä vaihtoehdossa tarvitset omaa IT-osaamista sekä palvelimen järjestelmän asentamista varten. ‣ Jos tarvitset apua asennukseen, Vtiger-palveluja Suomessa mainostavat ainakin CVM Services (http://cvmservices.fi) sekä Stratman (www.stratman.fi). Myös paikalliset IT-palveluyritykset voivat hyvinkin tarjota apua järjestelmän kanssa. ‣ Vtiger CRM On Demand (www.vtiger.com/crm/crm- features-pricing/pricing/) tarjoaa Vtigerin käyttöön suoraan verkosta. Ratkaisun käyttö maksaa 12$ eli vähän yli 9€ (04/2013) per käyttäjä kuussa.
  • 23. Vtiger – Plussat ‣ Vtigerissä on samassa järjestelmässä sekä CRM- että projektinhallintatoiminnot, jotka on toteutettu lisäosana. Lisäksi järjestelmällä voi hoitaa asiakastukea. ‣ Yhteisestä järjestelmästä on hyötyä etenkin myyntiin ja markkinointiin liittyvissä projekteissa. ‣ Järjestelmä tukee etappien määrittämistä ja tehtäville voi antaa arvion valmiusasteesta. Tehtävien etenemisen arviointi on kuitenkin tehtävä käsin, eikä se ole mitenkään sidoksissa tehtävään käytettyihin tunteihin. ‣ Tehtäviä voi kommentoida, mutta toiminnon käyttökokemus on vanhahtava ‣ Tehtäville voi määritellä vastuuhenkilöt ja tehtävään voi merkitä siihen käytetyn tuntimäärän. Tunnit kirjataan kuitenkin pelkästään yhteissummana, eikä niiden sisältöä voi kuvata tarkemmin, joten toimintoa ei voi käyttää tuntiseurantaan. ‣ Projektin tehtävät, etapit ja etenemisen saa näkyviin samassa kokoelmanäkymässä, missä aikataulutetut osat näkyvät kalenteripohjalla ‣ Järjestelmä tukee myös asiakastuen tukipyyntöjen (egl. “trouble tickets”) hoitamista ja tiedostojen käsittelyä
  • 24. Vtiger – Miinukset ‣ Käyttökokemus on vanhahtava, eikä modernien verkkosovellusten tasolla. Kohta julkaistava uusi versio kuitenkin parantaa käyttökokemusta jonkin verran. ‣ Projektinhallinta on enemmänkin lisätoiminto, kuin perusominaisuus. Projektinäkymät mm. puuttuvat navigaatiorakenteen päätasolta. Toiminto soveltuukin parhaiten myyntiin, markkinointiin ja asiakastukeen liittyvien projektien hallintaan. ‣ Vtiger ei tue projektipohjia uusien projektien luomisessa ‣ Tehtäville ei voi antaa työmääräarvioita eikä tuntiseurantaominaisuutta ole käytössä ‣ Käyttöliittymän suomenkielistä käännöstä ei ole vapaasti jaossa. Ainakin CVM Services on kuitenkin tehnyt käännöksen omaan käyttöönsä. Käännös voi mahdollisesti olla ostettavissa heiltä omaan käyttöön. ‣ Toinen mahdollisuus on pitää käyttöliittymän kielenä englantia ja kirjoittaa sisällöt suomeksi
  • 25. Vtiger – Huomioita ‣ Asiakkaiden osallistuminen ‣ Järjestelmän käyttäjät näkevät kaiken sisällön, mukaan lukien asiakasrekisterin, joten asiakkaita ei voi käytännössä kutsua mukaan projekteihin. ‣ Tuleva kehitys ‣ Tuleva 6.0-versio päivittää järjestelmän toiminnot ja ulkoasun ajan tasalle. Julkaisu on luvattu 05/2013. Pilviversio järjestelmästä toimii jo uuden järjestelmän ennakkoversiolla, joten sen kehitys on pitkällä. ‣ Vtigerilla on vahva asema ilmaista ja laajat toiminnot tarjoavaa CRM-järjestelmää etsivien keskuudessa. Esimerkiksi kilpailija SugarCRM:n avoimen lähdekoodin versio ei sisällä yhtä laajoja ominaisuuksia. ‣ CRM-markkina on vahvasti kilpailtu ja esimerkiksi Salesforce.com, SugarCRM ja Microsoft Dynamics ovat laadukkaita tuotteita. Niistä on myös tarjolla nopeasti käyttöönotettavat pilvipalveluversiot. Vtiger on kustannustasoltaan kuitenkin selvästi mainittuja halvempi ratkaisu (esimerkiksi pilvipalvelun hinta vain noin neljäsosa muiden hinnoista).
  • 27. Collabtive ‣ Collabtive (collabtive.o-dyn.de) on avoimen lähdekoodin projektinhallintajärjestelmä. Järjestelmää kehittää saksalainen pieni yritys Open Dynamics, joka myös myy järjestelmää pilvipalveluna sekä siihen kehittämiään lisäosia. ‣ Vertailua tehdessä alkuvuonna 2013 testattavana oli Collabtiven versio 0.7.6, mutta järjestelmästä on sen jälkeen julkaistu versio 1.0 (04/2013). Uudistukset ovat kuitenkin keskittyneet lähinnä taustatekniikkaan ja ohjelmointivirheiden korjaamiseen, joten raportin tulosten pitäisi kuvata hyvin myös uusinta versiota. ‣ Collabtive on harvoja pidemmälle kehitettyjä ja modernin käyttökokemuksen tarjoavia avoimen lähdekoodin projektinhallintajärjestelmiä. Viimeisen vuoden aikana järjestelmää on ladattu reilut 23 000 kertaa, joten käyttäjiä löytyy jonkin verran.
  • 30. Collabtive – Hinnoittelu ‣ Collabtiven perusjärjestelmä on ladattavissa verkosta ilmaiseksi. Järjestelmän voi asentaa Windows- tai Linux- koneelle. ‣ Jos teet asennuksen itse tarvitset jonkin verran omaa IT- osaamista sekä palvelimen järjestelmän asentamista varten. ‣ Suomessa ei näytä olevan Collabtiveen erikoistuneita yrityksiä, mutta järjestelmä ei ole kovin monimutkainen, joten voit ostaa asennustyön ja konsultointia paikallisilta IT-palveluyrityksiltä. ‣ Järjestelmää kehittävä Open Dynamics tarjoaa Collabtivea käyttöön myös heidän ylläpitämiltään palvelimilta. Palvelun hinta vaihtelee 9-39€ /kk välillä palvelupaketista riippuen. Hinta ei riipu käyttäjien tai projektien lukumäärästä.
  • 31. Collabtive – Plussat ‣ Järjestelmän ulkoasu on ammattimainen, tosin melko tumma. Toinen valittava ulkoasu on puolestaan hyvin vaalea. ‣ Collabtiven käyttökokemus ei yhtä hiottu kuin Basecampissa, mutta kuitenkin Vtigeriä parempi. ‣ Järjestelmä on käännetty suomeksi ja usealle muulle kielelle vapaaehtoisvoimin ‣ Ääkköset eivät kuitenkaan toimineet kunnolla sisällöissä tai kansioiden nimissä. Ongelman syynä saattoivat olla testijärjestelmän kieliasetukset. Versiossa 1.0 kielitukea on parannettu. ‣ Tukee projektipohjia (engl. “templates”), mutta vain maksullisen lisäosan avulla (hinta 49€). ‣ Collabtive lähettää ilmoituksia tapahtumista käyttäjille sähköpostilla. Järjestelmän lähettämiin viesteihin ei voi kuitenkaan suoraan vastata, kuten esimerkiksi Basecampissa. ‣ Projektiin liittyvät tiedostot voi järjestellä kansioihin. Lisäksi sisältöjä voi jakaa asiakkaalle kansiotasolla, mutta toiminnon käyttäminen ei vaikuttanut kovin helppokäyttöiseltä. ‣ Useimmissa näkymissä on mahdollisuus sisältöjen eksportointiin eli tallentamiseen omalle koneelle joko Excel- tai PDF-tiedostona. PDF-tiedostojen ulkoasua on parannettu 1.0- versiossa. ‣ Järjestelmään löytyy puolisen tusinaa Open Dynamicsin tekemää lisäosaa. Tarkempaa tietoa lisäosista löytyy Collabtiven kotisivuilta – http://www.collabtive.o-dyn.de/plugins.php
  • 32. Collabtive – Miinukset ‣ Tehtäville ei voi antaa työmääräarvioita ja projektin etenemisprosentti perustuu pelkästään hoidetuksi merkittyjen tehtävien määrään ‣ Projektin todellista etenemistä on vaikea seurata ‣ Tehtävien kommentointi vaatii maksullisen lisäosan (hinta 39€), eikä vaikuta esittelyvideon perusteella kovin hiotulta toteutukselta ‣ Jokaiselle kommentille täytyy esimerkiksi antaa otsikko, kun yleensä pelkkä kommenttiteksti riittää ‣ Tuntiseurantatoiminto on hyvin riisuttu. Lisäosan avulla tunteja voi tallentaa tehtäviin työtä tehdessä. ‣ Kunnollisen erillisen tuntiseurantajärjestelmän käyttö on suositellumpaa ‣ Tehtävien priorisointi (alhainen/normaali/tärkeä) vaatii lisäosan (hinta 49€), vaikka toiminnon olettaisi olevan perustoimintoja
  • 33. Collabtive – Huomioita ‣ Asiakkaiden osallistuminen ‣ Järjestelmässä eri roolit käyttäjille, ylläpitäjille ja asiakkaille. Asiakkaat voi kutsua mukaan haluttuihin projekteihin ja määrittää mitä toimintoja heillä on käytössä (1.0-versiossa). Esimerkiksi tuntiseurannan tai tehtävien kommentoinnin voi piilottaa roolin perusteella. ‣ Tuleva kehitys ‣ Tuorein versio 1.0 on julkaistu 04/2013, edellinen vuotta aiemmin. Viimeisin päivitys keskittyi kuitenkin lähinnä taustatekniikkaan ja pienien ongelmien korjaamiseen. Uusia ominaisuuksia järjestelmään on tuotu lähinnä maksullisten lisäosien muodossa, jotka eivät ole avoimen lähdekoodin piirissä. ‣ Verkkokeskusteluissa on kritisoitu uusien perustoimintojen toteuttamista lisäosina. Järjestelmän lisäosat ovat kuitenkin hinnaltaan hyvin edullisia (29-49€), joten niiden ostaminen on pieni kustannus. Uusien toiminnallisuuksien kehitys kuitenkin todennäköisesti keskittyy lisäosiin, mikä pienentää ilmaiseksi saatavan osan arvoa. ‣ Collabtiven markkinaosuus on niin pieni, että valmiita integraatioita muihin järjestelmiin ei löytynyt. Avoin lähdekoodi mahdollistaa kuitenkin niiden tekemisen itse tai teettämisen muilla.
  • 35. Yhteenveto järjestelmistä ‣ Basecamp ‣ Järjestelmistä selkeästi helppokäyttöisin ja modernein ulkoasultaan. Pilvipalveluna käyttöönotto on nopeaa. Basecamp tukee vaihtoehdoista parhaiten kommunikointia. Muutamia puutteita, järjestelmä ei tarjoa mm. työmääräarvioita, eikä tuntiseurantatoimintoa. ‣ Basecamp on hyvä valinta, jos projektit eivät tarvitse vaativaa suunnittelua ja asiakas halutaan osallistaa niihin. Järjestelmä on moderni, joten myös asiakkaat uskaltaa hyvin kutsua käyttämään Basecampia. ‣ Vtiger ‣ Testattu järjestelmäversio (5.4) on jo pikkaisen vanhentunut ulkoasun ja käyttökokemuksen osalta. Projektiominaisuudet ovat enemmänkin lisä monipuoliseen CRM-järjestelmään ja soveltuvat lähinnä asiakashallintaan läheisesti liittyviin projekteihin. ‣ Vtigerin uutta versiota (6.0) kannattaa kokeilla, jos etsii edullista ja kattavaa CRM-järjestelmää tai projektinhallintaratkaisua CRM:n ohessa. ‣ Collabtive ‣ Peruskäyttöön soveltuva avoimen lähdekoodin järjestelmä. Toiminnallisuuksien laajentaminen onnistuu lisäosien avulla, jotka eivät ole ilmaisia, mutta edullisia. Käyttökokemus joiltain osin “insinöörimäinen”. ‣ Collabtive soveltuu edullista projektinhallintatyökalua etsivälle, jolle sen tarjoamat ominaisuudet riittävät, tai joka on valmis maksamaan lisäosista
  • 36. VIDICO hanke ‣ VIDICO - Osaaminen näkyväksi digitaalisilla sisällöillä (Visible Digital Competence) -hanke on Päijät-Hämeen liiton rahoittama EAKR-rahoitteinen hanke, jonka yhdessä toteuttavat Innopark Programmes Oy, Teknologiakeskus Innopark Oy, Haaga-Helia ammattikorkeakoulun Porvoon yksikkö sekä Turun yliopiston Tulevaisuuden tutkimuskeskus. Teemahankkeen hallinnoijana toimii vuosina 2011-2013 Innopark Programmes Oy. Hanke toteutetaan vuosina 2009-2013. ‣ Lisätietoja hankkeesta: www.vidico.fi