Dat oud papier mag weg - Willem Vanneste

1. 17.09.2015 Presentatie door Willem Vanneste (FelixArchief)
Dat oud papier mag weg!

2. – Praktijk om ene kopie te vervangen door andere
• Meestal na digitalisering
• Digitale kopie vervangt analoge kopie
• Analoge kopie wordt vernietigd
– Sinds 2009 toegepast bij stad Antwerpen
• Past binnen beleid van ‘Digitaal Werken’
• Focus op betrouwbare digitale kopie
• Focus op goed beheer van digitale kopie
• Goedkeuringen op basis van checklist
– Vervanging ≠ vernietiging
Vervanging (subsitutie)

3. – Vervanging tot nu voornamelijk toegepast in
administratieve context
• Enkel voor dynamisch en semi-dynamisch archief
• Bij en door archiefvormer
– Vaak zonder formele goedkeuring toegepast
• Scannen documenten is gangbare administratieve praktijk
• Bij proactieve digitalisering geen goedkeuring of speciale controle
nodig
Een administratieve praktijk?

4. – Waarom enkel in administratieve context?
– Waarom ook niet voor statisch archief?
– Waarom ook niet voor de historische
archiefdocumenten die reeds in onze depots
zitten?
Vervanging in het archief?

5. – Al veel gedigitaliseerd
• Foto’s, affiches, plannen, dossiers, …
– Digitaliseren kost handenvol geld
– Beheer digitale kopieën
• Niet altijd vanzelfsprekend
• Niet gratis
Digitaliseren doen we al jaren

6. Naast kost voor digitaliseren investeren we:
– In bewaren en beheren digitale kopieën
én
– In bewaren en beheren analoge originelen
Digitaliseren is dubbele kost?

7. – Vernietigen dubbels = gangbare praktijk in
archiefsector
– Focus op unieke document
– Geen tijd en moeite steken in dubbels en
schaduwreeksen
Waarom dan nog de analoge kopieën bewaren
nadat ze zijn gedigitaliseerd?
Dubbels mogen weg

8. – Indien digitale kopie ok
• Ok = bevat alle essentiële elementen van het document
– Mag papier in de vuilbak
• Geen reden om analoog origineel nog langer te bewaren
– Archieftechnisch is document van belang
• Drager niet van belang voor correcte interpretatie van document
• Of het moest zijn dat een essentieel kenmerk van document
onlosmakelijk is verbonden met de drager … voorbeelden?
– Drager vernietigt zichzelf toch
• Sommige dragers desintegreren of vergaan op termijn
• Vervanging als middel om document te vrijwaren
Het papier mag weg!

10. – Enkel indien drager an sich erfgoedwaarde heeft
– Is een ‘museale’ afweging
• Geen archivistische
– In een archief is drager zelden uniek of
bijzonder
• Bewaren van voorbeeldexemplaren volstaat
• Bewaren van die enkele drager die een bijzondere …
Analoge drager toch bijhouden?

11. – Bij elke digitalisering
• Afweging maken analoog origineel bewaren of niet
– Vervanging als preserverende maatregel
• Voor dragers in verval
• Proactieve aanpak
– Waarderingsproces uitwerken
• Referentiekader bepalen
• Criteria bepalen
• …
Toekomstvisie FelixArchief

12. Vragen?
Bedenkingen?