Van registratie naar valorisatie: collectieregistratie in de diepte als katal...
Jan Bollansee, “Databanken in de bibliotheek: klik hier voor meer informatie”
1. Databanken in de
bibliotheek: klik hier voor
meer informatie
Studiedag VRB/VVBAD: Digitale bibliotheek
en erfgoed. Ook iets voor mij?!
Jan Bollansée
KU Leuven Universiteitsbibliotheekdiensten
6 mei 2015
2. Programma
I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
II. Licensed to inform: databanken en licenties
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
IV.Gebruik van databanken
V. Samenvattend
3. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
1. Wat is een databank?
o moeilijke kwestie
onderscheid met website niet altijd duidelijk
bij definities dikwijls uitwendige kenmerken gebruikt
die niet uniek zijn
vorm voortdurend in ontwikkeling
4. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
1. Wat is een databank?
o website FOD Economie, K.M.O., Middenstand en
Energie: Intellectuele eigendom -> rechtsbescherming
van databanken
• zowel elektronisch als niet elektronisch
• verzameling van gegevens
• samenstellende elementen zelfstandig/onafhankelijk van elkaar
te raadplegen
• samenstellende elementen niet noodzakelijk auteursrechtelijk
beschermd
• systematisch of methodisch geordend
• met hulpmiddel om elk element afzonderlijk te kunnen vinden
(index, inhoudstafel, zoekfunctie)
http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/Intellectuele_Eigendom/Rechtsbescherming_databanken/wat/#.VUfBFvntmko
(geraadpleegd 4 mei 2015)
5. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o CD-rom of online
o gratis/Open Access vs betalend/Deep Web
o algemeen/multidisciplinair voor een grote gebruikers-
groep of specifiek voor een afgebakende doelgroep
o aggregator vs afzonderlijke uitgever
o archieven/back files vs. actuele informatie
6. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o diverse types naargelang de inhoud
- numerieke, statistische en andere berekende gegevens
- catalogi
- zuiver bibliografisch: A&I services = Abstracting & Indexing
- “full text” databanken: niet alleen referenties, ook de inhoud
tekstueel
auditief (streaming audio)
visueel (afbeeldingen)
audiovisueel (streaming video)
- citatiedatabanken: bibliografie + bibliometrie
7. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
2. Elektronische databanken
o verdere ontwikkelingen
- Traditionele onderscheiden vervagen: het “artikel van de
toekomst” bestaat uit een combinatie van tekst, audiovisueel en
grafisch materiaal
- Institutional repositories: Open Access databanken van
onderwijs- en onderzoeksinstellingen (zie OpenDOAR)
- Nieuwste type: catalogi en repositories met research data –
uitdaging voor organisaties (opslagcapaciteit) én bibliotheken
(beschrijving en ontsluiting)
8. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
3. Inhoudelijke bijdrage aan bibliotheekcollecties
o A&I / bibliografische databanken aanvankelijk het
neusje van de zalm, met geavanceerde zoek-
functionaliteit
o MAAR zoekproces ogenschijnlijk danig vereenvoudigd
door gebruiksvriendelijke elektronische zoekmachines
o GEVOLG:
- gebruikers zijn verwend en willen met een minimum aan clicks
full text kunnen raadplegen
- aantal zoekacties en sessies in bibliografische databanken op
paar jaar tijd drastisch teruggelopen, terwijl aantal full text
downloads onverminderd stijgt
9. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
3. Inhoudelijke bijdrage aan bibliotheekcollecties
o Rechtstreekse toegang tot full text is belangrijker
geworden dan een weloverwogen zoekstrategie
o bibliotheken investeren beperkt budget liever meteen in
content, die de eindgebruiker sowieso weet te vinden
o zuiver bibliografische bronnen opwaarderen d.m.v.
OpenURL link resolver
- praktische tool met linking op basis van metadata en unieke ID’s
- vertrekkend van bibliografische beschrijving in databank X de
gebruiker zo dicht mogelijk bij full text in databank Y brengen,
indien beschikbaar in de eigen collectie
10. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
4. Acquisitieproces
o Kleine bibliotheek: eigen verantwoordelijkheid
o Grote instelling met deelbibliotheken: eigen en gedeelde
verantwoordelijkheid
o Al dan niet in overleg met doelpubliek
(collectieverantwoordelijken, gebruikers, …)
o Hoe groter het budget, en hoe talrijker de gegadigden,
hoe langer en complexer het besluitvormingsproces
11. I. Databanken in de academische bibliotheekcollectie
4. Acquisitieproces
o Criteria voor besluitvorming
Inhoud
Prijs
Impactfactoren
gebruik
o Try before you buy: trial / proefperiode
12. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
1. Wat?
o overeenkomst tussen licentiegever/licensor en
licentienemer/licensee: standaardtekst, desgevallend
aangevuld met specifieke addenda/supplementen
o bepaalt welke bron je aangeschaft hebt
o stipuleert rechten & plichten van beide betrokken
partijen
o zowel voor gratis als betalende bronnen
13. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Definitie van geautoriseerde gebruikers
leden van de organisatie: in geval van universiteiten huidige staf
& studenten / gepensioneerden en alumni NIET
walk-in users: geregistreerde gebruikers die geen lid zijn van de
organisatie, maar voor de duur van hun bezoek ter plaatse
toegang krijgen
o Prijsbepaling op basis van aantal (potentiële) gebruikers
FTE: totaal aantal mogelijke gebruikers
Sim Users: aantal gebruikers dat de databank tegelijkertijd kan
raadplegen
14. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Specifieke gebruiksvoorwaarden
• interbibliothecair leenverkeer
• on / off campus
• gebruik van gelicentieerd materiaal in elektronische
leeromgeving
• bijzondere software: bv. toepassing om documenten te lezen
• …
15. II. Licensed to inform: Databanken & licenties
2. Bijzondere licentiebepalingen
o Uitzonderlijke gebruiksvoorwaarden
• link met de organisatie: aparte regelingen bedingen voor
ongewone omstandigheden
• uitgever kan tijdelijke maatregelen treffen: bv. extra toegangen
tijdens examenperiode, ter gelegenheid van conferentie, …
16. III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
1. Aanbod bekendmaken
catalogus
Website en sociale media
• link (naar simple of advanced search)
• inhoudelijke beschrijving
• informatie over gebruik
info- en/of hands-on sessies
promotiemateriaal in de bib (brochures)
17. 2. Integratie in discovery service
discovery service omvat
o traditionele catalogus: overzicht van beschikbare –
fysieke, elektronische en digitale – materialen op
titelniveau
o gegevens uit wetenschappelijke databanken en full text
collecties
• hetzij via federated search (live zoekacties in externe
databanken)
• hetzij via centrale geaggregeerde index van wetenschappelijke
publicaties = ‘Google’ ervaring: gebruiker kan alle/deel van de
beschikbare bronnen op één platform doorzoeken
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
18. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o traditionele vorm: logingegevens (gebruikersnaam +
wachtwoord)
• Wachtwoordenbeheer
• Bezorging aan eindgebruiker
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
19. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o nu wijdverspreid: IP-adresherkenning
• organisatie of instelling registreert IP-adres(sen)/IP-
range(s) bij uitgever of leverancier
• iedere gebruiker die vanop die adressen/ranges surft, krijgt
ongehinderd toegang tot de gelicentieerde bron(nen)
• Probleem: gebruikers vaak buiten institutioneel netwerk
• Oplossing: proxy server – maar extra investering & werk
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
20. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
verschillende manieren van authenticatie
o nieuwste methode: shibboleth / institutionele login
• via nationale Belnet Research & Education Federation
• speelt bemiddelende rol tussen Identity Providers (organisaties &
instellingen) & Service Providers (uitgevers & leveranciers)
• ‘single sign on’: toegang tot eigen toepassingen én externe
databanken = groot gebruiksgemak voor eindgebruiker
• wel ook investering: papierwerk (juridisch) & configuratie
(technisch)
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
21. 3. Toegangsregeling voor betalende databanken
voordeel van authenticatie: meetbaar gebruik
o uitgevers van betalende databanken stellen gebruiks-
gegevens ter beschikking
databanken: aantal zoekacties & sessies
full text databanken: downloadcijfers
o belangrijk hulpmiddel bij evaluatie van databanken met
het oog op eventuele hernieuwing
III. Databanken ontsluiten en toegankelijk maken
22. 1. Databanken & de eindgebruiker
verwachtingspatroon: de informatievaardige gebruiker die
o nood aan informatie kan erkennen en bepalen
o efficiënt de nodige informatie kan opzoeken
o gevonden informatie kritisch kan evalueren en verwerken
o zoekresultaten kan bewaren en beheren
o gevonden informatie correct weet te gebruiken, rekening
houdend met de economische, juridische en sociale
aspecten van dat proces
IV. Gebruik van databanken
23. 1. Databanken & de eindgebruiker
databanken zijn bij uitstek nuttige instrumenten
o geavanceerde zoekfunctionaliteit (onderwerpen en
trefwoorden / operatoren voor complexe zoekacties)
o opportuniteiten voor bewaren en beheren van zoek-
resultaten
• zoekacties opslaan & attenderingen instellen
• records exporteren naar bibliografische software
o citatiedatabanken bieden extra gegevens voor analyse
en evaluatie van informatie binnen het wetenschappelijk
domein
IV. Gebruik van databanken
24. 1. Databanken & de eindgebruiker
MAAR databanken zijn complexer dan zoekmachines
o verschillende inhoud
o verschillende interfaces
o beschikbare zoekfunctionaliteit telkens weer anders
DAAROM…
IV. Gebruik van databanken
25. 2. Databanken & de bibliothecaris
Bibliothecaris moet over didactische vaardigheden beschikken
o onderliggende principes achter uiterlijke verschillen
duidelijk maken
o per databank inhoudelijke troeven & concrete mogelijk-
heden inzake zoeken + beheer van zoekresultaten
toelichten
o gebruiker informatievaardiger maken met behulp van
handleidingen
kennisclips en andere online leermaterialen
tutorial
IV. Gebruik van databanken
26. V. Samenvattend
Elektronische databanken belangrijke troeven
- online bereikbaar, voor gebruikers van grote
organisaties met de nodige infrastructuur zelfs 24/7
- geavanceerde zoekmogelijkheden
- gecontroleerde inhoud, in toenemende mate ook
meteen beschikbaar
- meetbaar gebruik
27. V. Samenvattend
Elektronische databanken belangrijke troeven
… maar vergen wel inspanningen van de bibliothecaris
• financieel
• ontsluiting
• toegankelijkheid
• gebruik
I: Wat is een databank? / Types elektronische databanken / Inhoudelijke bijdrage aan bibliotheekcollecties
II: Wat? Bijzondere licentiebepalingen
III: Aanbod bekendmaken / Integratie in discovery service / Toegangsregeling voor betalende databanken
IV: rol van gebruiker en bibliothecaris
Uitwendige kenmerken die niet uniek zijn: bv.
- uitgaand van organisatie die garant staat voor de inhoud
- met regelmatige updating en datum van bewerking
- toegankelijk tegen betaling
CD-ROM: nauwelijks 8 jaar geleden nog een kleine 100 databanken en naslagwerken op CD-rom in UB-collectie, en zelfs een aparte server om die in een virtuele omgeving online aan te bieden; belang nu sterk afgenomen, omdat meer en meer bronnen 24/7 online beschikbaar zijn
Open Access: institutional repositories, maar ook bekende initiatieven van overheidsorganisaties zoals ERIC/Education Resources Information Center of PubMed/Medline van NLM of kleinschalige initiatieven van onderzoeksverenigingen
aggregator: EBSCO of ProQuest
uitgevers: Elsevier, OUP, T&F
actuele informatie: full text collecties van tijdschrift-uitgevers, veelal tot midden jaren 1990
archieven: bekend voorbeeld is JSTOR
zuiver bibliografisch: A&I services = Abstracting & Indexing: exhaustieve en systematische overzichten van de literatuur over één of meerdere onderwerpen aan de hand van citaties met korte samenvattingen
tekstueel: artikels uit magazines en tijdschriften, boeken, dissertaties, nieuwsberichten uit kranten en andere (social) media, biografieën, patenten, woordenboeken, lexica, encyclopedieën
auditief materiaal: radio-programma’s, Naxos digital library (streaming audio)
visueel materiaal: ArtSTOR (afbeeldingen)
audiovisueel: TV/film-archieven, maar ook Journal of Visualized Experiments/JoVE (streaming video)
citatiedatabanken: analyse van publicaties (citatiepatronen binnen disciplines) & evaluatie van onderzoek (gewicht van tijdschriften en publicaties binnen domein)
naarmate beheer- en zoeksystemen krachtiger worden, gaan content providers meer en meer van hun content samenbrengen op één enkel platform: het “artikel van de toekomst” met tekst, audiovisueel en grafisch materiaal
Daarbij verdwijnen stilaan ook de traditionele onderscheiden tussen (artikels uit) tijdschriften en (hoofdstukken uit) boeken
ontwikkelingen staan niet stil: research data zijn het voorwerp van het nieuwste type – uitdaging voor organisaties (opslagcapaciteit) én bibliotheken (beschrijving en ontsluiting)
A&I / bibliografische databanken aanvankelijk het neusje van de zalm: vervingen meters en meters aan papieren volumes, met geavanceerde en gespecialiseerde zoekfunctionaliteit
MAAR met de opkomst van Google (Scholar) en andere elektronische zoekmachines komen gebruikers op veel gebruiksvriendelijker manier – eenvoudig zoekveld voor één of meerdere zoektermen die sowieso resultaat opleveren – rechtstreeks aan de full text van de publicaties die ze nodig hebben. Ze willen geen complexe instrumenten meer die hen op weg zetten naar, ze willen met minimum aan clicks full text raadplegen
Aan de KU Leuven duidelijke voorkeur voor full text databanken, bibliografische bronnen geen prioriteit meer en zelfs de eerste kandidaten om niet meer hernieuwd te worden
Aan de KU Leuven duidelijke voorkeur voor full text databanken, bibliografische bronnen geen prioriteit meer en zelfs de eerste kandidaten om niet meer hernieuwd te worden
Aan de KU Leuven duidelijke voorkeur voor full text databanken, bibliografische bronnen geen prioriteit meer en zelfs de eerste kandidaten om niet meer hernieuwd te worden
stipuleert rechten & plichten van beide betrokken partijen
licensor: onbeschikbaarheid vermijden
licensee: toezien op correct gebruik door organisatieleden
omstandigheden die kunnen leiden tot beëindiging van het contract, of afspraken over toegang tot de content
zowel voor gratis als betalende bronnen: bv. PubMed/MEDLINE van U.S. National Library of Medicine: document van 10 p.!
Sim Users: aantal gebruikers dat de databank tegelijkertijd kan raadplegen; vroeger was de vraag: hoeveel werkstations moeten we voorzien?
Nu: welk aantal slots/seats hebben we nodig om gefrustreerde gebruikers te vermijden? Niet meer gebonden aan openingsuren!! Wel opletten: niet te veel ineens. Uitbreiden kan altijd nog, weer inkrimpen meestal niet
IBL: zo ja, op welke manier (binnen/buitenland, formaat, …)
on campus / off campus (wél voor leden van de organisatie, niet voor walk-in users)
Gebruik van gelicentieerd materiaal in elektronische leeromgeving
Bijzondere software: bv. toepassing om documenten te lezen
Wachtwoordenbeheer: afgeschermd/niet openbaar / updating / hoe bezorgen aan eindgebruiker
nieuwste methode: niet rechtstreeks vanuit instelling te regelen met uitgever, wel via nationale federatie