1. 14.05.2013 Willem Vanneste
Privacy beperkt openbaarheid
case FelixArchief

2. • Overheidsarchief => archiefdocumenten zijn
openbaar tenzij …
• Cf. uitzonderingsgronden decreet openbaarheid
• Privacy is meest voorkomende
openbaarheidsbeperking
• Privacy speelt waar
• Informatie van persoonlijke aard voorkomt in archiefdossiers
of –documenten
• Persoonsgegevens in archiefbeschrijvingen en toegangen
case FelixArchief

3. • Raadpleging archiefdocumenten
• Enkel door geregistreerd gebruikers
• Elke raadpleging wordt geregistreerd
• Geautomatiseerd
• Reguliere leeszaalmedewerker moet niet nadenken
• Archiefbeheerssysteem weet of inventarisnummer openbaar is
of niet => opvragen niet openbaar nummer = aanvraag inzage
indienen
• Beoordeling aanvragen inzage door beperkt aantal
medewerkers
Concrete aanpak archiefdocumenten

4. • Afscherming op basis van veld OpenbaarVanaf
• Per inventarisnummer
• Datumveld = datum vanaf wanneer documenten openbaar zijn
• Zolang datum in veld OpenbaarVanaf niet is verstreken enkel
raadpleging mits aanvraag én toelating inzage
• In principe geen onderscheid of documenten
digitaal zijn of niet
• Hoewel gevoeligheid voor privacy groter is als het digitaal is
• Hoewel stadsdiensten terughoudender zijn om zaken
openbaar te zetten als het digitaal is
• De facto voorzichtiger indien digitaal
Concrete aanpak archiefdocumenten

5. • Invullen OpenbaarVanaf adhv beslissingstabel
Globale regels:
• Betrokkenen zijn dood of +100 jaar geleden geboren
• Afsluitdatum dossier +75 jaar
• Invullen openbaarheid prioriteit
• Archieven met openbaarheidsproblemen zijn bij voorrang
verwerkt, zo bijv. politie-archieven
• 2010-2012: retroactief openbaarheidsinformatie ingevoerd
• 477.816 niet openbare inventarisnummers
• op in totaal 2.271.204 inventarisnummers (=21%)
Concrete aanpak archiefdocumenten

6. • Complexer
• Archiefbeschrijvingen in principe vrij raadpleegbaar
• Wat in een ‘papieren’ leeszaal aanvaardbaar lijkt is het niet
noodzakelijk in de digitale
• Persoonsgegevens vaak een belangrijk hulpmiddel om
archiefdocumenten terug te vinden
• Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen
• Persoonsgegevens in detailToegangen
Persoonsgegevens in
archiefbeschrijvingen

7. • Persoonsgegevens in isad-beschrijvingen
• In principe vermijden
• Indien niet te vermijden, isad-beschrijving niet publiceren en
niet meer opnemen in algemene zoekfunctie
• Jaarlijkse controle niet-gepubliceerde beschrijvingen
– Publiceren indien betrokken persoon dood of +100 jaar geboren
– Publiceren indien afsluitdatum dossier +75 jaar
Persoonsgegevens in
archiefbeschrijvingen

8. • Persoonsgegevens in detailToegangen
• detailToegang = zoekfunctie op aparte tabel/index
• detailToegang = tabel(len) = inventarisnummer = integraal
opvraagbaar = afschermbaar van openbaarheid
Indien persoonsgegevens:
• detailToegang op niet-openbaar zetten
• Opsplitsen in openbare en niet-openbare detailToegang
• Jaarlijks overzetten van records naar openbare detailToegang
• Persoonsgegevens verwijderen uit detailToegang
• Persoonsgegevens niet opnemen in algemene zoekfunctie
Persoonsgegevens in
archiefbeschrijvingen

9. • Problemen
• detailToegang is vaak bewerking van oorspronkelijk
gegevensbestand van dienst
• Mogelijk in strijd met privacywetgeving
• Persoonsgegevens soms onontbeerlijk voor opzoekingen
• Afscherming persoonsgegevens belemmert de dienstverlening
• Voorbeelden
• detailToegang bouwvergunningen
• detailToegang personeelsdossiers
Persoonsgegevens in
archiefbeschrijvingen

10. • Openbaarheid geregeld per inventarisnummer
• Wetgeving spreekt over individuele documenten of gegevens
• Één inventarisnummer bevat meestal meerdere documenten
• Documenten soms onterecht afgeschermd
• Documenten soms onterecht niet afgeschermd
• Weinig weerstand tegen afscherming
• Burger vindt het normaal dat hij inzage moet vragen
slotbemerkingen

11. • Uitzonderingsgrond “wetenschappelijk
onderzoek” (archiefdecreet)
• Maakt het mogelijk om onder bepaalde voorwaarden
privacygevoelige informatie toch ter beschikking te stellen
• Zorgt voor een soort getrapte verantwoordelijkheid
• Verantwoordelijkheid gebruiker vs
verantwoordelijkheid informatieverstrekker
• Trend om de verantwoordelijkheid meer bij gebruiker te leggen
• Wel afschermen maar inzage onder voorwaarden toelaten
slotbemerkingen