1. Ordening en beschrijving van
ontvangen digitale data
Opbouw van het Lias pre-ingestproces
Katrien Weyns

2. Inhoud
• Uitgangspunten
• Eenvormig materiaal
• Kant-en-klare gehelen
• Te bewerken eenheden
• Knelpunten
• Metadata registratie
• Conclusie
2

3. Uitgangspunten
• Vertrekpunt: Open Archival Information
System Reference Model
• Opname digitaal object tot ter beschikking
stellen
• Vooropgesteld:
– Flexibel, met oog op partners uit verschillende
omgevingen
– Vanuit bestaande noden en werking
3

4. Uitgangspunten
4
Voorbereidingen voor
opname in depot
pre-ingest fase

5. Uitgangspunten
• Nodig voor ingest:
– Digitaal object
– Metadata (preservatie en toegang)
5

6. Uitgangspunten
6
 eenvoudige, uniforme en beschreven reeksen :
bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
 gestructureerd, geselecteerd en gemetadateerd digital
born archiefmateriaal : uit DMS en
samenwerkingsplatformen
 weinig gestructureerd, ongeselecteerd, niet-publiek,
onbeschreven digital born archiefmateriaal : file servers
 Ingesttool om ingest te automatiseren

7. 7
 Eenvormig materiaal
bv. bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
 Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
 Te bewerken eenheden
bv. file servers
 Ingesttool om ingest te automatiseren

8. Eenvormig materiaal
+ Ingestovereenkomst : configuratie LIAS
ingester
8

9. Eenvormig materiaal
• Vooraf gemaakte afspraken:
• Keuze generiek ingestmodel: formaat voor preservatie
en raadpleging
• Keuze generiek access rights model:
toegangsmogelijkheden
9
Ingestmodellen
archive view_main view thumbnail
jpg-watermark_jp2_tn original file jpg met watermerk 75 dpi jpeg2000 75dpi jpg 75x100
Access rights modellen
archive view_main view thumbnail
kdc_ar_jpg-watermark_jp2_tn_1 kadocadmin public kadocadmin en kadocguest public
Bv. voor affiches

10. Eenvormig materiaal
• Automatische ingest : 1 AIP = 1 beschreven
eenheid (bv. gedigitaliseerde affiches):
– Controles (virus, bitrot, checksum…)
– Creatie verschillende manifestaties per affiche :
archiverings- en consulatieformaten
– Ophalen metadata (preservatie en beschrijving)
– Online beschikbaar gesteld
• Op basis van naming conventions gelinkt
bv. KCA014428
10

11. Eenvormig materiaal
11
• beschrijving (met uniek sigel)
• reeks affiches bepaald formaat
• gedigitaliseerd met sigel in
bestandsnaam KCA014428

12. Eenvormig materiaal
12
Generieke
configuratiefile
Object met
bestandsnaam
KCA014428
Beschrijving
KCA014428
# manifestaties metadata
Sigel KCA014428
Archival
Information
Package

13. Eenvormig materiaal
13
– Online toegankelijk
(rechtstreeks zoeken in digitaal depot)
– Link naar object in OPAC

14. Eenvormig materiaal
• Gelijkaardige procedure voor het ingesten van
gedigitaliseerde archiefstukken
– Gedigitaliseerde stukken centraal aangeboden
– Generiek ingest- en access rights model
– Unieke referentiecode van bestanddeel in
bestandsnaam
– Linken digitaal object en metadata via ref.code
• Metadata uit scopeArchiv: titel, source,
identifier in digitaal depot
14

15. Eenvormig materiaal
15

16. Eenvormig materiaal
16
Na login
Complexe/
samengestelde
objecten in XML
samengevoegd

17. Eenvormig materiaal
• Uniforme reeksen (formaten, bestandsnamen)
• Uniforme ingest- en toegangsprocedure per
aangeboden lot (ingestovereenkomst)
• Beschrijvende metadata aanwezig in Aleph of
scopeArchiv 17
Joseph Buyens

18. 18
 Eenvormig materiaal
bv bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
 Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
 Te bewerken eenheden
bv. file servers
 Ingesttool om ingest te automatiseren

19. Kant-en-klare gehelen
• OAIS:
– pre-ingest = Preliminary Phase met als eindpunt
draft Submission Agreement
– Onderhandeling met archiefvormer en validatie
• Afspraken:
– Welke data  vooronderzoek en tests
– Planning overdracht
– Welke toegangen
– …
19

20. Kant-en-klare gehelen
• Alle metadata, orde, link object-metadata
• Eén configuratiefile met ingestmodel en
toegang voor set formaten
A B
20
Object Metadata Manifestaties Metadata

21. Kant-en-klare gehelen
• Alles 1 op 1 overgebracht
1 object = 1 beschrijving
• Bepaalde structuur overgenomen
bv. reeksen per jaar
21

22. Kant-en-klare gehelen
22

23. Kant-en-klare gehelen
23

24. 24
 Eenvormig materiaal
bv. bibliotheekcollecties, gedigitaliseerde stukken
 Kant-en-klare gehelen
bv. DMS, samenwerkingsplatformen
 Te bewerken eenheden
bv. file servers
 Ingesttool om ingest te automatiseren

25. Te bewerken eenheden
• OAIS: onderhandeling met archiefvormer en
validatie
• verwachtingen van archiefvormer en
bestaande praktijk binnen Universiteitsarchief
Leuven en KADOC-KU Leuven
25

26. Te bewerken eenheden
• In de praktijk
– objecten met (beschrijvende) metadata uit een
CMS of DMS
– bestanden in mappenstructuur afkomstig van bv.
file server/pc of meegegeven op cd-rom bij papier
26

27. Te bewerken eenheden
• Overeenkomst met archiefvormers:
– Welke data (en eventueel metadata)
– Minimale orde (geen losse bestanden zonder
context)
– Overdrachtwijze en timing
– Te hanteren overdrachttools
27
Yves SmetsOmniaMaurice Brasseur

28. Te bewerken eenheden
28
- Ordening
- Selectie
- Herbestemming
- Toevoegen metadata
- Linken objecten aan
metadata

29. Te bewerken eenheden
• Pre-ingest
Lias :
bijwerken
of opmaak
van SIP die
geautomati
seerd
geïngest
wordt
29
Institution Archivist
1ste verwerking
met Windows
Explorer
2de verwerking
met SharePoint
• Ingest : automatische creatie AIP op basis van
minimumset aan gegevens

30. Te bewerken eenheden
• Ingestdata
• Beschrijvende
data
•
(selectie, ordeni
ng, oplossen
vreemde
formaten)
Invoer
SharePoint
• Controle
• Ingest :
aanmaken XML,
migratie
objecten en
toevoegen DC
data
Ingest in depot
• Aanmaak
beschrijvings-
eenheden
• Invulling
eenheden
• Linken van XML
en objecten
Ingest in
scopeArchiv
Wijziging in
scopeArchiv
30
• Controle
• Aanvulling

31. Knelpunten
Vragen en knelpunten:
– Hoe linkt men (gebruiksvriendelijk) objecten uit
het digitaal depot aan de juiste beschrijving?
– Hoe worden de complexe objecten opgenomen?
Als platte lijst? Gaat dan niet de oude orde
verloren?
– Hoe visualiseert men de oude orde voor lezers
31

32. Knelpunten: koppeling
Honderd brieven
manueel linken aan
1 beschrijving?
 Automatisch!
32
Object
preservatie metadata
# manifestaties
AIP

33. Knelpunten: koppeling
33
Eerste piste: mappen worden opgenomen als beschrijving (afdeling,
onderafdeling, rubriek, subrubriek, bestanddeel) in scopeArchiv
Titel
Gebruiksvriendelijkheid

34. Knelpunten: koppeling
34

35. Knelpunten: koppeling
• Verschil tussen
– mappen die leiden tot een
beschrijvingseenheid
– mappen die onderdeel zijn
van een
beschrijvingseenheid
• Tweede optie: Definieer
vooraf welke map een
beschrijvingseenheid
wordt
35

36. Knelpunten: oude orde
• Bestanden 
AIP’s in e-depot
• Mappen
beschrijvingseenheid in
beschrijvingssysteem
• Waar gaan mappen
naartoe als ze niet tot
beschrijvingseenheid
leiden?
 Opname van deze
structuur als XML-
document in het e-depot
36

37. Knelpunten: oude orde
37

38. Metadata
• Noodzakelijke informatie voor ingest
– Ingestmodel  bepaling archiveringsformaat en
representatie
– Access rights  bepaling toegang
• (aanzet) beschrijving
– Keuze beschrijvingseenheid: i.f.v. koppeling object-
beschrijving
38

39. Metadata
• Ingestdata
• Beschrijvende
data
• (selectie,
ordening,
oplossen
vreemde
formaten)
Invoer
SharePoint
• Controle
• Ingest :
aanmaken
XML, migratie
objecten en
toevoegen DC
data
Ingest in depot
• Aanmaak
beschrijvings-
eenheden
• Invulling
eenheden
• Linken van XML
en objecten
Ingest in
scopeArchiv
Wijziging in
scopeArchiv
39
• Controle
• Aanvulling

40. Metadata
40

41. Metadata
41
Ingestmodellen
archive view_main view thumbnail toepassing
jpg-watermark_jpg_tn original file jpg met watermerk 75
dpi
jpg zonder watermerk 75 dpi jpg 75x100 KADOC KF%
(foto's)
pdf-a original file pdf-a icon KADOC
Officedocumenten
Accessrights modellen
archive view_main view thumbnail
kdc_ar_jpg-
watermark_jpg_tn_1
kadocadmin public kadocadmin en kadocguest public
kdc_ar_jpg-
watermark_jpg_tn_2
kadocadmin kadocadmin en
kadocguest
kadocadmin en kadocguest kadocadmin en
kadocguest
kdc_ar_pdf-a_1 kadocadmin kadocadmin en
kadocguest
n/a n/a

42. Metadata
• Objecten  digitaal depot
• Alle metadata uit SP  scopeArchiv
– Aanmaak beschrijvingseenheden
– Invulling
– Automatische telling en aanvulling omvang
– Automatische creatie inventarisnummers
– Automatisch linken naar de juiste objecten in het
depot
– Opmaak controlelijsten voor gelinkte objecten aan
bestaande beschrijvingen
42

43. Metadata
43

44. Conclusie
44
Joseph Buyens
Eenvoudige
procedure
beperkte
pre-ingest
Complexere procedure door
nood aan tussenkomst en
verschillende scenario’s
Pre-ingest heeft grote impact

45. Conclusie
45
LIAS ingester