Про підготовку річного звіту шкільної бібліотеки.

1. 9ШБІЦ № 5/2012
БІБЛІОТЕЧНА РОБОТА
Щорічно наприкінці навчального року шкільні бібліотекарі підсумовують діяльність
ввіреного їм структурного підрозділу — складають річний звіт. Та чи завжди в ньому
відображено всі необхідні складові бібліотечної роботи?
Необхідність підготовки звіту про діяльність бібліотеки май-
же ні в кого не викликає сумнівів, адже цей документ є, так би
мовити, відправною точкою у плануванні роботи на наступний
навчальний рік, контролі за її виконанням. Утім досить часто біб-
ліотекарі, реалізувавши чималий обсяг робіт, у звіті приділяють
увагу лише окремим, хоча і, безперечно, вагомим видам діяльнос-
ті, і зовсім не відображають, наприклад, традиційні внутрішньо-
бібліотечні процеси (які потребують значних трудовитрат), робо-
ту з обліковою та фінансовою документацією, підвищення фахо-
вого рівня тощо. Таку ситуацію можна цілком об’єктивно поясни-
ти відсутністю в Україні налагодженої системи моніторингу
діяльності шкільних бібліотек, неузгодженості дій методичних
центрів різних рівнів у вирішенні цієї проблеми. Як наслідок —
існування на практиці суттєвих розбіжностей у формулюванні
основних показників ро-
боти (причому таких, які
відповідали б сучасним
вимогам бібліотечно-ін-
формаційного обслугову-
вання). Це призводить до спрощеного сприйняття процесів жит-
тєдіяльності шкільної бібліотеки суспільством і адміністрацією
навчальних закладів, і не дозволяє у повній мірі розкрити їх по-
тенціал.
Як же зробити річний звіт таким, аби представлена у ньому
інформація про роль шкільної бібліотеки у забезпеченні якості
освіти була належно оцінена, привернула увагу до проблем
бібліотеки, сприяла прийняттю ефективних управлінських
рішень.
Зроблено багато.
Чи належно це буде оцінено?
Валентина ЗДАНОВСЬКА,
заступник головного
редактора
УПРАВЛІННЯ БІБЛІОТЕКОЮ
Відповідно до вчення А. Файоля основними функціями
менеджменту є: передбачення, планування, розподілення,
координування і контроль

2. 10 ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
Річний звіт з позиції менеджменту
Однією з п’яти основних функцій менеджменту є управлін-
ський контроль — вид діяльності, спрямованої на дотримання
організацією обраної «…траєкторії розвитку за допомогою порів-
няння показників діяльності із встановленими стандартами
і прийняття необхідних рішень при відхиленнях» [5].
Важливим інструментом управлінського контролю є звіт —
документ, який за умови правильного представлення, аналізу-
вання та оцінки інформації, наведеної у ньому, може суттєво
впливати на вирішення проблемних питань та оптимізацію бага-
тьох процесів у бібліотеці. Для досягнення такої мети завідувач
бібліотеки, працюючи над річним звітом про діяльність ввірено-
го йому структурного підрозділу, може творчо застосовувати те-
оретичні та методологічні основи менеджменту. Наприклад, до-
тримуватися таких принципів:
 суттєвості — звіт має містити всю інформацію, суттє-
ву з точки зору оцінки роботи бібліотеки;
 обґрунтованості — інформація, наведена у звіті, має
бути підтверджена;
 однозначності — логіка викладення інформації у звіті не
має вводити в оману користувачів (адресатів) звіту, а та-
кож допускати неоднозначного тлумачення;
 достовірності — зміст представлених у звіті фактів має
відповідати їх відображенню в облікових документах
бібліотеки [4].
Річний звіт з позиції нормативних документів
Шкільні бібліотеки звітують відповідно до наказу Міністер-
ства освіти і науки України «Про запровадження звітування керів-
ників дошкільних, загальноосвітніх та професійно-технічних на-
вчальних закладів»1
та Примірного положення про порядок звіту-
вання керівників дошкільних, загальноосвітніх та професійно-
технічних навчальних закладів про свою діяльність перед
педагогічним колективом та громадськістю2
. Не зважаючи на те,
що у розділі «Структура річного звіту» зазначеного положення
інформацію про діяльність бібліотеки не виокремлено, все ж та-
ки на практиці її відображають у пункті 6.2. «Вжиті керівником
заходи щодо зміцнення та модернізації матеріально-технічної ба-
зи навчального закладу» та пункті 6.3. «Залучення додаткових
джерел фінансування навчального закладу та їх раціональне ви-
користання». З огляду на те, що цей звіт керівники навчальних
закладів складають у довільній формі, цілком зрозуміло, що й ро-
боту бібліотеки вони представляють, виходячи з власних уяв-
лень про значимість бібліотеки у навчальному процесі.
1
Наказ Міністерства освіти і науки України «Про запровадження звітування керівників
дошкільних, загальноосвітніх та професійно-технічних навчальних закладів» від 28 січня
2005 р. № 55.
2
Примірне положення про порядок звітування керівників дошкільних, загальноосвітніх та
професійно-технічних навчальних закладів про свою діяльність перед педагогічним колек-
тивом та громадськістю затверджене наказам Міністерства освіти і науки України від
23 березня 2005 р. № 178.

3. 11ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
Іще один документ із номенклатури школи, який дуже по-
біжно відображає діяльність шкільної бібліотеки — Звіт денного
загальноосвітнього навчального закладу на початок 20__/20__ на-
вчального року (станом на 5 вересня)3
. Не зважаючи на багатоас-
пектність і різноплановість усієї роботи, виконаної бібліотекою
впродовж навчального року, цей документ вимагає лише такі
цифрові показники, як: «…Кількість книг, брошур, журналів,
у тому числі підручників».
Безумовно, більш детально діяльність бібліотек представле-
но у формах звітності № 6-НК «Звіт про діяльність державних,
публічних бібліотек, централізованих бібліотечних систем (ЦБС),
що віднесені до сфери управління Міністерства культури і туриз-
му України» та № 80-а-рвк «Зведена звітність державних, публіч-
них та інших бібліотек», за якими зобов’язані звітувати всі біблі-
отеки незалежно від підпорядкування, у т.ч. бібліотеки навчаль-
них закладів (відділам культури районних державних адміні-
страцій). На практиці ж звітування шкільних бібліотек цим
інституціям не має системного характеру [2]. Знайти будь-які ін-
ші документи, які упорядковували б (чи уніфікували б) вимоги
до складання річного звіту шкільної бібліотеки та визначення
переліку основних показників її діяльності, не вдалося. А перед
нами стоїть завдання — різнопланово продемонструвати діяль-
ність бібліотеки.
За таких умов у пригоді може стати нормативний документ,
проаналізувавши який і застосувавши його певні положення до
шкільної бібліотеки, можна підготувати річний звіт на високому
професійному рівні. Ідеться про ДСТУ 3008-95. Документація. Зві-
ти у сфері науки і техніки. Структура і правила оформлення.
Як видно з назви стандарту, він поширюється на звіти про
роботи (дослідження, розроблення) або окремі етапи робіт, що
виконуються у сфері науки і техніки. Водночас цей документ
установлює загальні вимоги до побудови, викладення та оформ-
лення звітів і «…може бути застосований також до таких доку-
ментів, як дисертації, річні звіти, посібники тощо» [1].
Вимоги до оформлення звіту
Щоб звіт був зрозумілим, доступним і давав змогу завідувачу
бібліотеки бути, так би мовити, почутим, він (згідно із зазначе-
ним нормативним документом) має відповідати вимогам:
 до порядку викладення матеріалу звіту;
 до структурних елементів вступної частини;
 до структурних елементів основної частини;
 до додатків.
Звіт умовно поділяють на:
 Вступну частину (обкладинка (якщо така застосовуєть-
ся), титульний лист, зміст);
3
Форма № ЗНЗ-1 Звіту денного загальноосвітнього навчального закладу на початок 20_/
20__ навчального року (станом на 5 вересня), затверджена наказом Міністерства освіти
і науки України від 9 квітня 2008 р. № 304.
Порядок
викладення
матеріалу

4. 12 ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
 Основну частину (суть звіту, висновки, рекомендації);
 Додатки;
 Матеріал у кінці звіту (ідеться про інформацію, розмі-
щену на 3 і 4-й сторінках обкладинки; у річних звітах
шкільних бібліотек, як правило, не застосовується).
Титульний лист складає перше уявлення про звіт. Тому ін-
формація про повну назву навчального закладу, повну назву са-
мого документа (звіту), грифи затвердження та погодження, ві-
домості про виконавця звіту, дату, підписи відповідальних осіб
мають бути чіткими та зрозумілими. Зміст звіту складають, якщо
він містить не менш ніж два розділи або один розділ і додатки.
Цю частину звіту зазвичай поділяють на аналітичну (тексто-
ву) і статистичну (цифрову). Обидві частини мають бути ідентич-
ними за своєю схемою (послідовністю відображення напрямів
роботи).
Готуючи інформацію для аналітичної (текстової) частини
звіту слід ураховувати, що зазвичай на педраді шкільному бібліо-
текарю виділяють для звітування не більше ніж 15–20 хв., із них
5–7 хв. на надання відповідей на запитання. Отже текст звіту не
має перевищувати 5–6 сторінок друкованого тексту4
.
Матеріал в аналітичній частині звіту має бути викладений
чітко, послідовно і логічно, що дасть змогу презентувати роботу
бібліотеки прозоро, у ви-
гідному ракурсі, а також
підкреслити фахові вмін-
ня і знання завідувача бі-
бліотеки. Дуже важливо
врахувати й зацікавле-
ність потенційних адре-
сатів звіту в тій чи іншій
інформації з нього (адміністрації школи, піклувальної ради, педа-
гогічної ради, батьків, представників органів управління освітою
тощо) і зробити акцент на потрібних фактах.
Не слід наводити багато кількісних показників (вони зна-
йдуть відображення в статистичній частині), бажано акценту-
вати увагу лише на тих цифрах, які є найбільш значимими для
бібліотеки. Їх також можна «підкріпити» діаграмами і графіка-
ми, які додадуть наочності та доказовості у порівнянні окремих
фактів.
Аналітична частина звіту, як правило, відкривається корот-
ким вступом, у якому окреслюють основні завдання (особливо
пріоритетні для звітного року), які стояли перед бібліотекою,
аналізують якість їх виконання (або причини невиконання) і сту-
пінь впливу на реалізацію бібліотекою школи її основних функ-
цій. Крім того, характеризують контингент користувачів бібліо-
теки, ефективність співпраці шкільної бібліотеки з педагогічним
колективом, висвітлюють роль бібліотеки в загальношкільних
заходах, акціях із залучення спонсорів тощо.
Структурні
елементи
вступної частини
Основна частина:
аналітичний звіт
Зважаючи на можливість запитань, які можуть ставити
адресати звіту, завідувач бібліотеки має завчасно
підготуватися до пояснення причин відхилень
у показниках і сформулювати пропозиції, які сприятимуть
досягненню кращих результатів у наступному
звітному періоді
4
Читання однієї сторінки тексту формату А4, кегль 14 займає приблизно 2 хв.

5. 13ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
В аналітичній (текстовій) частині детально розглядають
якість виконання основних технологічних процесів (причому
увагу звертають і на позитивні, і на негативні тенденції, а також
на ті процеси, які були виконані позапланово), демонструють
окремі, найбільш значимі,
показники, що характери-
зують процес формування
інформаційного ресурсу
(обсяги зростання фонду,
кількість асигнувань на
комплектування, відсоток
книгозабезпечення, збе-
реження фонду тощо), до-
відково-бібліографічного та інформаційного обслуговування ко-
ристувачів (охоплення школярів бібліотечно-інформаційним об-
слуговуванням, підготовка інформаційних продуктів для забез-
печення навчально-виховного процесу, заходи з формування
інформаційної культури тощо). Доцільно порівняти ці показники
з відповідними показниками попередніх 2–3-х років, проаналізу-
вавши їх динаміку.
З огляду на інформатизацію освіти, а значить і шкільних бі-
бліотек, особливе місце у звіті має бути відведене питанням
упровадження інформаційно-комунікаційних технологій (веден-
ня електронного обліку підручників, створення власних бібліо-
графічних і повнотекстових баз даних (участь у корпоративних
електронних каталогах), електронних бібліотек, веб-сайта, на-
дання вільного доступу до інтернету тощо), а також аналізу їх
впливу на результативність роботи бібліотеки щодо підтримки
навчально-виховного процесу. Важливо продемонструвати, що
бібліотека активно вивчає інноваційний досвід інших бібліотек
і популяризує власний доробок у публікаціях у періодичних ви-
даннях, на конференціях, семінарах та інших заходах.
Цікавою для адресатів звіту може бути інформація про ре-
зультати досліджень, які проводила бібліотека (інформаційні по-
треби користувачів, незадоволений попит тощо) та їх викорис-
тання для поліпшення роботи.
Аби адресати звіту мали змогу об’єктивно оцінити ефектив-
ність роботи бібліотеки та сприяти її удосконаленню, завідувач бі-
бліотеки неодмінно має стисло охарактеризувати в звіті стан ма-
теріально-технічного і кадрового забезпечення бібліотеки.
Не стане зайвим і висвітлення у звіті (поряд із досягненнями
та успіхами) ще й труднощів, яких бібліотека зазнала протягом
року та їх негативного впливу на якість виконання бібліотекою її
основних функцій. Винятково важливим для керівництва школи
є особисте бачення завідувача бібліотеки можливих шляхів подо-
лання цих труднощів.
Власне, на цьому етапі аналітична частина звіту логічно за-
вершується висновками, в яких дуже коротко (3-4 речення) відо-
бражають найсуттєвіші результати роботи бібліотеки за рік. Ін-
формацію про них можна виокремити з усіх попередніх розділів,
викласти її чітко і послідовно, підкреслюючи взаємозв’язки. За-
вершити річний звіт доцільно рекомендаціями, сформульовани-
“Небувала товщина цього звіту захищала його від небезпеки бути
прочитаним
(Вінстон Черчилль)
“

6. 14 ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
ми на основі висновків. Головне — рекомендації мають бути реа-
льними для виконання, адресними, мати пріоритетний характер
і сприяти прийняттю конкретних управлінських рішень щодо по-
ліпшення роботи бібліотеки й удосконалення інформаційного за-
безпечення навчально-виховного процесу в школі.
У статистичній (цифровій) частині, переважно у табличній
формі, наводять перелік показників роботи бібліотеки за усіма
напрямами5
. Цю частину звіту складають на підставі документів
оперативного та статистичного обліку бібліотеки (щоденника
роботи, читацьких формулярів, Інвентарної книги та Книги су-
марного обліку тощо). На думку бібліотекарів-практиків, най-
зручнішою формою звіту (плану), такою, що дозволяє відслідко-
вувати певні тенденції та динаміку в зміні показників упродовж
декількох років, проаналізувати навантаження на працівників
бібліотеки, є форма, представлена нижче.
Основна частина:
статистичний
звіт
5
Див. Положення про бібліотеку загальноосвітнього навчального закладу, затверджене на-
казом Міністерства освіти і науки України від 14 травня 1999 р. № 139 та Маніфест шкільних
бібліотек ІФЛА, прийнятий у 2000 році Генеральною конференцією ІФЛА (http://www.
library.edu-ua.net/id/795/ ).
№
з/п
Зміст роботи
(назва показника)
Одиниця
обліку
2011/2012
навчальний рік
Навантаження
на одного
працівника
2012/2013
навчальний рік
Навантаження
на одного
працівникаплан звіт план звіт
1 2 3 4 5 6 7 8 9
На компакт-диску наведено шаблон статистичного звіту шкіль-
ної бібліотеки «Цифрові показники до плану-звіту бібліотеки за-
гальноосвітнього навчального закладу»
У запропонованому шаблоні статистичного звіту показники
роботи бібліотеки згруповано відповідно до логіки виконання
технологічних процесів у бібліотеках, у т.ч. і шкільних:
 формування інформаційного ресурсу (на традиційних
і електронних носіях);
 формування довідково-пошукового апарату;
 інформаційне та довідково-бібліографічне обслугову-
вання;
 організація та проведення досліджень;
 підвищення кваліфікації;
 матеріально-технічна база.
Кожен із розділів має по декілька підрозділів, завдяки чому
утворюється широкий спектр показників, які сприятимуть все-
бічному висвітленню діяльності шкільної бібліотеки. Припускає-
мо, що не всі з них застосовуються для обліку роботи в бібліоте-
ках шкіл. Однак і наполягати на цьому не можемо. Переконані, що
шаблон статистичного звіту в форматі таблиць Excel дасть змогу
читачам журналу повністю чи частково застосовувати запропо-
новані показники в роботі своїх бібліотек або значно розширити
окремі розділи, ураховуючи власний досвід чи вимоги керівни-
цтва навчального закладу щодо підготовки звіту.
Див. додаток 1

7. 15ШБІЦ № 5/2012
Бібліотечна робота Управління бібліотекою
Додатки розміщують після основної частини звіту, обов’яз-
ково пославшись на кожний із них у текстовій частині звіту. За-
звичай додатки містять велику за обсягом інформацію (необхід-
ну для повноти звіту), включення якої до основної частини звіту
може змінити впорядковане й логічне викладення матеріалу. Це
відповідно до ДСТУ 3008-95:
 ілюстрації або таблиці;
 матеріали, які через специфіку викладення або форму по-
дання не можуть бути внесені до основної частини (оригі-
нали фотографій, афіші, рекламні матеріали; протоколи;
публікації (або їх копії), нормативні документи тощо);
 додатковий перелік джерел, на які не було посилань
у звіті, але які можуть викликати зацікавлення.
Після підготовки матеріалу (написання тексту, підготовки та-
блиць, діаграм, графіків тощо) звіт необхідно пронумерувати араб-
ськими цифрами, роздрукувати на папері (формат А4, текст через
1,5 інтервалу, шрифт не менше 12-го кегля, поля звичайні), проши-
ти, затвердити підписом директора школи і зберігати у номенкла-
турі справ відповідно до чинних нормативних документів6
.
Залежно від умінь і навичок завідувача бібліотеки, технічних
можливостей комп’ютерного обладнання бібліотеки (школи), часу
на підготовку звіту і, власне, самого звітування, можна підготува-
ти річний звіт про діяльність бібліотеки у форматі презентації:
 у вигляді послідовності кадрів із статичними зображен-
нями і текстом або з анімацією (PowerPoint);
 у вигляді HTML-сторінок для представлення на сайті
школи;
 у вигляді відеопрезентації (ProShow Producer);
 увиглядіскладнихпрезентацій,щопоєднуютьвідео,аніма-
цію, статичні зображення, текстову інформацію, музику.
Додатки
Оформлення звіту
Список використаних джерел
1. ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти у сфері науки і техніки. Структура
і правила оформлення. — Чинний від 1995-07-01. — К. : Держстандарт
України. — 1995. — Режим доступу : http://ndc.16mb.com/index.php/
biblioteka/84-kerivni-dokumenty. — Назва з екрана. — (Дата звернення
24.04.2012).
2. Здановська, В. Статистика як інструмент виявлення прихованого потенціа-
лу шкільних бібліотек / Валентина Здановська // Шк. бібл.-інформ. центр. —
2012. — № 4. — С. 6–12.
3. Суслова, И. М. Менеджмент библиотечно-информационной деятельности :
учеб. для вузов культуры и искусств / И. М. Суслова, В. К. Клюев ; под общ.
ред. И. М. Сусловой ; МГУКИ. — СПб. : Профессия, 2009. — 600 с.
4. Шeмeтoв, П. В. Эффективный управленческий контроль / Петр Bacильeвич Ше-
метов // Режим доступу : http://www.elitarium.ru/2009/05/06/upravlencheskijj_
kontrol.html . — Назва з екрана. — (Дата звернення 24.04.2012).
6
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та
місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням
строків зберігання документів, затверджений Головним архівним управлінням при Кабінеті
Міністрів України від 20 липня 1998 р. № 41 (із змінами, внесеними згідно з Наказом Дер-
жавного комітету архівів України від 25 березня 2008 р. № 52). Нова редакція «переліку»
затверджена наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 р. № 578/5, набуде
чинності з 1 січня 2013 року.