2.
O QUE SÃO
ROTINAS
ADMINISTRATIVAS?
Todo escritório, comércio ou empresa exige um
profissional que saiba bem as diversas ROTINAS
administrativas. Exigindo assim um profissional
capaz de atender prontamente com habilidade e
competência qualquer departamento da empresa.
Rotina administrativa é formada por vários
processos que acontecem de forma sistemática e
que requerem conhecimento técnico, científico e
domínio de tecnologias.
3.
Conhecimento técnico - é o conhecimento
adquirido sobre determinada coisa, bem
específica. Esse conhecimento geralmente não
é adquirido em nenhuma instituição, apenas se
tem com os anos de experiência.
Conhecimento científico - conhecimento
adquirido academicamente ou através do que
se estudou na escola, cursos etc.
4.
Domínio de tecnologias – está relacionado
ao uso de computadores, tablets, celulares,
smartphones, internet etc.
5.
É necessário também distinguir atividades
administrativas das atividades gerenciais, pois as
atividades gerenciais constitui um processo que
originará as atividades administrativas, ou seja, é
para apoio gerencial que existem as atividades
administrativas.
6. TÉCNICA NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS.
As funções básicas de uma empresa são a
função comercial, a função técnica,
financeira e pessoal.
Uma técnica administrativa bastante usada
é a construção de organogramas, que
identificam os departamentos da empresa
e os níveis de hierarquia.
Hierarquia é uma ordem baseada na
divisão em níveis de poder ou importância,
de forma que um nível inferior é sempre
subordinado a um nível superior
8. Documentos referentes as rotinas
administrativas.
Os documentos referentes às rotinas administrativas
são o manual de rotina e regulamento interno.
Nos manuais de rotina estão descritos quais as normas
necessárias para execução de atividades específicas.
Já o regulamento ou regimento interno é um
documento com um conjunto de diretrizes que definem
a estrutura organizacional e as políticas da empresa.
Outros documentos que auxiliam as atividades
administrativas são os relatórios que devem expor fatos
e ocorrências para esclarecimento, dúvidas ou
informação de problemas e outros documentos
propostos para informações do interesse de um quadro
de colaboradores são documentos como a CI (circular
interna) e o ofício.
12. QUALIDADE NAS
ROTINAS ADMINISTRATIVAS
A qualidade nos processos administrativos requer
métodos, técnicas, normas e até inovações.
Os métodos são utilizados para que as ações nos
processos sejam realizadas e atinjam os objetivos
propostos.
Já os objetivos nos processos deve ser sempre o valor
agregado e por isso, exige-se qualidade total em todos os
processos, para isso faz-se necessário a implantação de
metodologias e ferramentas da qualidade para que as
organizações atinjam objetivos, conquiste o cliente e se
torne competitiva mesmo em longo prazo.
Para isso, temos algumas ferramentas da qualidade que
são de simples aplicação, mas rendem até uma
certificação ISO, se forem implantadas com sucesso.
13. ISO - MUNDIAL
ISO é a sigla de International Organization for
Standardization, ou Organização Internacional
para Padronização, em português. A ISO é
uma entidade de padronização e normatização, e
foi criada em Genebra, na Suiça, em 1947.
A ISO promove a normatização de empresas e
produtos, para manter a qualidade permanente.
Suas normas mais conhecidas são a ISO 9000, ISO
9001, estão relacionadas a um sistema de gestão da
qualidade.
Aqui no Brasil a entidade responsável pela ISO é a
ABNT ( Associação brasileira de normas técnicas).
14. AS EMPRESAS E SEUS
DEPARTAMENTOS
As empresas são divididas em
departamentos, nas suas rotinas diárias
os departamentos se comunicam entre
si, para soluções de problemas, e entre
outros assuntos relativos a empresa.
15. Principais departamentos
Departamento Jurídico
Departamento de Marketing
Departamento de Compras
Departamento de Vendas
Departamento Administrativo
Departamento Operacional
Departamento de Recursos humanos (RH)
17.
Realizar entrega de materiais diversos;
Manter documentos e material organizados;
Controlar a entrega e a saída de materiais;
Controlar registro de frequências de funcionários (ponto);
Inteirar dos serviços dos departamentos da empresa visando orientar e
facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;
Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos
ambientes;
Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox,
projetor multimídia;
Realizar e atender chamadas telefônicas;
Emitir notas fiscais e recibos
Emitir contra-cheques dos funcionários;
Realizar depósitos dos salários
