2. NỘI DUNG CHÍNH
1. Tại sao phải viết quy trình?
2. Viết như thế nào?
3. Quản trị như thế nào?
4. Một số mô hình đề xuất
3. PHẦN 1: TẠI SAO PHẢI VIẾT QUY TRÌNH?
Đặt vấn đề:
Theo quan điểm về Chuỗi giá trị Value Chain của M. Porter:
Mỗi công ty đều có sứ mệnh riêng của nó với cộng đồng.
Ví dụ như SAWACO cung cấp nước sạch, VIETNAM AIRLINES cung cấp dịch
vụ vận chuyển, KINH DO cung cấp thực phẩm…
Mỗi phòng ban trong công ty có một vai trò riêng để giúp cho công ty thực hiện
sứ mệnh của nó.
4. Ví dụ :
Phòng Sales đưa sản phẩm đến người tiêu dùng
Nhà máy sản xuất bánh
Phòng marketing và R&D nghiên cứu thiết kế sản phẩm phù hợp với người
tiêu dùng
Phòng đào tạo huấn luyện nghiệp vụ và kỹ năng…
6. Các
hoạt
động
hỗ
trợ
Các hoạt động cơ bản
Đầu tư công nghệ
Quản lý con người
Cơ sở vật chất
Mua hàng
LOGISTICSĐẦUVÀO
SẢNXUẤT
LOGISTICSĐẦURA
MARKETING&
SALES
DỊCHVỤ
7. Các phòng ban này phải làm tròn chức năng của mình đồng thời phối hợp với nhau để guồng máy
hoạt động trơn tru.
Để làm tốt 2 vai trò này, các phòng ban cần rà soát lại các đầu công việc thuộc trách nhiệm của mình
và các đầu công việc cần sự phối hợp với các phòng ban khác. Sau đó, đưa ra cách thức quản lý
hiệu quả các đầu công việc đó.
Một cách để tổ chức công tác quản lý một cách hệ thống, bài bản và có tính kế thừa là viết qui trình.
Qui trình chia làm 2 loại cơ bản: qui trình chức năng và qui trình phối hợp.
Nếu nhìn cấu trúc công ty dưới hình thức ma trận thì qui trình chức năng là qui trình hàng dọc, qui
trình phối hợp là qui trình hàng ngang.
Dành cho cấp quản lý:
Muốn viết qui trình đầu tiên phải liệt kê tất cả các đầu công việc mà mình quản lý.
Từ các đầu công việc đẻ ra qui trình.
Viết qui trình thực ra là bước tài liệu hóa và mô hình hóa các bước thực hiện và quản lý công việc
của phòng ban mình.
8. TẠI SAO PHẢI VIẾT VÀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH?
Giúp giảm chi phí vận hành
Đáp ứng nhanh nhu cầu của thị trường
Duy trì sự ổn định trong vận hành hệ thống, từ đó đưa ra sp và dịch vụ mới
mức ổn định cao
Ví dụ việc tạo ra hoặc thiết kế lại qui trình có thể đem lại nhiều kết quả kinh
ngạc:
Một công ty sx máy tính vừa tạo ra một qui trình phát triển sản phẩm mới: Giảm
thời gian ra thị trường 75%, giảm chi phí nghiên cứu phát triển 45%, tang độ
hài lòng của khách hàng lên 25%
Một cty sx hàng tiêu dùng thiết kế lại qui trình trả hàng ( reversed logistics) đã
giúp nó giảm tồn kho 25% trong khi tình trạng hết hàng tại các kênh bán
giảm 25%
9. MỘT SỐ LỢI ÍCH KHÁC
Giảm chi phí công đoạn 10-15%
Giảm sai lỗi 20-30%
Giảm chi phí/ thời gian đào tạo 10-30%
Giảm số lượng yêu cầu hỗ trợ nội bộ 15-30%
Giảm khiếu nại của khách hàng 20-30%
Tăng khả năng dự báo 15-30%
Lợi ích vô hình: minh bạch chất lượng thông tin
10.
11. CÓ MẤY LOẠI QUY TRÌNH?
Quy trình cốt lõi
Quy trình phối hợp giữa các đơn vị thuộc phòng ban
Quy trình phối hợp giữa các phòng ban
12. QUI ƯỚC VỀ KÍ HIỆU
Quyết định
Bắt đầu/
Kết thúc
Bước công việc
Hướng/ Trình tự
Nối trang
15. MỐI QUAN HỆ
Hoạt động sản xuất,
kinh doanh
Quy trình sản xuất, kinh
doanh
Quản trị quy trình sản xuất, kinh
doanh
Triển khai, chuẩn
hóa bằng
Quản lý bằng
16. QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA PHÒNG &
QUY TRÌNH KẾT NỐI LIÊN PHÒNG
17. CHIẾN LƯỢC
KINH DOANH
QUY TRÌNH
LIÊN PHÒNG BAN
QUY TRÌNH
HOẠT ĐỘNG
PHÒNG
Thiết lập mục tiêu
Xem xét lại mục tiêu
chuyển tải vào
hàm chứa
18. QUY TRÌNH HÀNG DỌC VÀ QUY TRÌNH HÀNG
NGANG
Quy trình hàng ngang
Quy
trình
hàng
dọc
20. Phát
triển sản
phẩm
Tiếp thị
và bán
Phân
phối
Dịch vụ
Quản lý
con
người
Quản lý
công
nghệ
Quản lý
tài chính
Quản lý
cơ sở
vật chất
Biến động về
EHS và ht luật
pháp
Biến động về
hội, các môi
quan hệ bên
ngoài
Quản lý tri thức
và sự thay đổi
Tầm nhìn và
chiến lược
Kế hoạch
kinh doanh &
MA
Lãnh đạo và
tuân thủ
Tầm nhìn
Chiến
lược
Quản trị
Các quy trình hoạt động hàng dọc và hàng
ngang
Các quy trình quản lý và hỗ
trợ
21. QUẢN TRỊ QUY TRÌNH
Quản trị quy trình là quản trị 6 vấn đề:
1. Liệu quy trình có đồng bộ với chiến lược của công ty?
2. Cơ chế vận hành nó như thế nào? Ai viết, ai làm, ai kiểm
tra
3. Tạo quy trình như thế nào? Ứng dụng ra sao?
4. Ứng dụng CNTT ở những khâu nào của quy trình?
5. Đào tạo con người như thế nào để thực hiện quy trình?
6. Khởi xướng văn hóa “ Làm việc theo quy trình”
