Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Fundamentos em Gerenciamento de Projetos - Módulo III

2,946 views

Published on

Apresentação realizada no terceiro módulo do treinamento de Gerenciamento de Projetos ministrado pelo EGP da FPTI ao CIBiogás.
Abordando as áreas de conhecimento de tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições, stakeholders e integração.

Published in: Leadership & Management
  • Você pode obter ajuda de ⇒ www.boaaluna.club ⇐ Sucesso e cumprimentos!
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Fundamentos em Gerenciamento de Projetos - Módulo III

  1. 1. Treinamento em Gerenciamento de Projetos Módulo 3 - Revisão de conteúdos Cronograma/Orçamento/Riscos/PGP Sejam bem- vindos!
  2. 2. Recomendações Aproveite bem o tempo para este novo aprendizado Procure escutar com atenção Seja paciente com as perguntas Desligue os telefones celulares
  3. 3. ROTEIRO HORÁRIO ATIVIDADE 8:30 Boas vindas Recomendações Agenda 9:00 Revisão do que já foi visto e próximos passos 9:30 Cronograma (Conceitos e Prática) 10:30 Intervalo Café 11:00 Orçamento (Conceitos e prática) 11:30 Recursos Humanos (Conceito e Prática) 12:00 Comunicação (Conceitos e Prática) 12:30 Riscos (Conceitos e Prática) 13:00 Aquisições (Conceitos e Prática) 13:30 Apresentação do PGP e Encerramento
  4. 4. Revisão do Conteúdo O que já aprendemos? Matriz de stakeholders Termo de Abertura de Projeto PMCanvas Definição de Requisitos Desenvolvimento do Escopo Estrutura Analítica do Projeto (EAP) O que vamos aprender agora? Cronograma Orçamentação Plano de Riscos Estruturar um PGP
  5. 5. Revisão do Conteúdo ÁREAS DE CONHECIMENTO GRUPOS DE PROCESSOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO MONITORAÇÃO E CONTROLE ENCERRAMENTO INTEGRAÇÃO  “Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto”  Desenvolver a Declaração do Escopo Preliminar Elaborar o Plano de Gerenciamento do Projeto Orientar e gerenciar a execução do projeto Orientar e controlar o trabalho do projeto Realizar o controle integrado de mudanças Encerrar o projeto ESCOPO Planejar e definir escopo / EAP Verificar escopo TEMPO Atividades – duração, recursos, cronograma Controle do cronograma CUSTOS Estimativa e orçamentação Controle de custos QUALIDADE Planejamento da qualidade Realizar a garantia Controlar a qualidade RECURSOS HUMANOS Planejar RH Contratar e desenvolver equipe Gerenciar equipe COMUNICAÇÕES Planejar Comunicações Distribuir informações Relatórios e gestão de stakeholders RISCOS Identificar, analisar, planejar respostas Monitorar e controlar AQUISIÇÕES Planejar compras e contratações Selecionar fornecedores Administrar contratos Encerrar contrato
  6. 6. Cronograma Finalidade do Cronograma na estrutura do projeto Nível1: o projeto; Nível2: estratégia de execução; Nível3/4: Entregáveis, produtos do projeto (deliverables); Os próximos níveis fazem parte do cronograma:  Pacotes de trabalho;  Atividades para elaboração dos entregáveis;  Atribuir um responsável pela execução;  Definir limitações de prazo e custo;  A partir do último nível são criadas as tarefas do cronograma.
  7. 7. Cronograma EXEMPLO: CONSTRUÇÃO DE UMA CASA CASA 1.0 TERRENO 2.1 ESTRUTURA DA CASA 2.2 SUBSISTEMAS 2.3 GESTÃO DO PROJETO 2.4 JARDIM 3.1 ELÉTRICO 3.12 HIDRÁU- LICO 3.11 QUINTAL 3.3 ENTRADA 3.2 AR CONDICIO- NADO 3.13 CONCRETO 3.10 ESTRUTURA 3.9 TELHADO 3.8 PORTAS E JANELAS 3.7 INTERIO- RES 3.6 TUBULA. MECÂNICA 3.5 FIAÇÃO ELÉTRICA 3.4 Nível 1 Nível 2 Nível 3 CRONOGRAMA
  8. 8. Cronograma N° Nome do Processo Descrição 6.1 Planejar o gerenciamento do cronograma O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos, e a documentação para o planejamento, desenvolvimento, gerenciamento, execução e controle do cronograma do projeto. 6.2 Definir as atividades O processo de identificação e documentação das ações específicas a serem realizadas para produzir as entregas do projeto. 6.3 Sequenciar as atividades O processo de identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto. 6.4 Estimar os recursos das atividades O processo de estimativa dos tipos e quantidades de material, pessoas, equipamentos ou suprimentos que serão necessários para realizar cada atividade. 6.5 Estimar as durações das atividades O processo de estimativa do número de períodos de trabalho que serão necessários para terminar atividades específicas com os recursos estimados. 6.6 Desenvolver o cronograma O processo de análise das sequências das atividades, suas durações, recursos necessários e restrições do cronograma visando criar o modelo do cronograma do projeto. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento de Tempo
  9. 9. Cronograma  Documentar o trabalho a ser realizado;  Decompor os pacotes de trabalho em componentes menores, chamados de atividades ou tarefas do cronograma;  Identificação de Marcos (Milestones): representam um evento ou condição que marca a execução de um grupo de atividades relacionadas entre si ou o término de uma etapa de trabalho. Definição das atividades
  10. 10. Cronograma DEPENDÊNCIAS: Uma dependência é um relacionamento entre o início ou o fim de uma atividade (predecessora) e o início ou o fim de outra atividade (sucessora). A dependência reflete uma relação de causa e efeito entre as atividades. TIPOS DE DEPENDÊNCIAS: Dependências Mandatórias São inerentes ao trabalho que está sendo feito Dependências Arbitrárias São definidas pela equipe do projeto Visa a utilização das melhores práticas Dependências Externas Envolve relacionamento entre atividades do projeto e atividades externas ao projeto Sequenciamento das atividades
  11. 11. Cronograma Dependência entre tarefas Descrição Término-a-início (TI) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) termine. (a instalação do aplicativo só pode ser feia após a do sistema operacional ou as paredes só podem ser levantadas após concluídas as fundações) Início-a-início (II) A tarefa (B) não pode iniciar antes que a tarefa (A) seja iniciada. (instalação física e lógica da rede de computadores ou o fechamento de de um terreno só pode começar após o início da sua demarcação topográfica) Término-a-término (TT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) termine. (a instalação de um computador só é concluída após o backup concluído ou o orçamento só é concluído após a definição dos planos) Início-a-término (IT) A tarefa (B) não pode terminar antes que a tarefa (A) seja iniciada. (substituição de uma central elétrica antiga por uma nova) A B A B A B A B
  12. 12. Cronograma • Atribui recursos humanos, materiais e econômicos às atividades; • Desenvolve a Planilha de recursos do projeto • Alinhado ao processo Estimar os custos das atividades; Estimar recurso das atividades
  13. 13. Cronograma Estimar duração das atividades • Estimativa análoga; • Estimativa paramétrica; • Estimativa bottom-up; • Estimativa de três pontos (PERT);
  14. 14. Cronograma Desenvolver o cronograma Fonte: CRAJ Administradora de Condomínio, Raphael Santos. • Consolida todos processos anteriores; • Software de cronograma; • Caminho crítico; • Nivelamento de recursos; • Etc.
  15. 15. Cronograma 1. Trabalhe com mais de um tipo de estimativa; 2. Trabalhe as estimativas pessimista, mais provável e Otimista; 3. Envolva o seu time e fornecedores; 1. Considere em suas estimativas o tempo de interrupções (reuniões, suporte, compromissos); 2. Considere também o tempo gasto em e-mail, celular e telefone, banheiro, cafezinho, lanche, médicos, etc.; 1. Estimativas de executivos e clientes devem ser tratadas como alvos não como certezas; 2. “Fale agora ou cala-se para sempre”; DICAS
  16. 16. Atividade Prática - Cronograma ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DE CRONOGRAMA Tempo para atividade 40min
  17. 17. Orçamentação N° Nome do Processo Descrição 7.1 Planejar o Gerenciamento de Custos O processo de estabelecer as políticas, os procedimentos e a documentação para o planejamento, gestão, despesas, e controle dos custos do projeto. 7.2 Estimar os custos das atividades O processo de desenvolvimento de uma estimativa de custos dos recursos monetários necessários para terminar as atividades do projeto. 7.3 Determinar o orçamento O processo de agregação dos custos estimados de atividades individuais ou pacotes de trabalho para estabelecer uma linha de base autorizada dos custos. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento de Custos
  18. 18. Orçamentação Tipo de custos • Custos fixos: São os custos que não variam de acordo com a quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)
  19. 19. Orçamentação Tipo de custos • Custos variáveis: São os custos que variam de acordo com a quantidade de trabalho e/ou esforço (produção)
  20. 20. Orçamentação Tipo de custos • Custos diretos: Custos destinados diretamente para produzir o resultado do projeto
  21. 21. Orçamentação Tipo de custos • Custos indiretos: Custos que atendem a mais de uma projeto. Devem ser rateados entre os diversos projetos. Tributos
  22. 22. Orçamentação Estimativa de custos Fonte: International Cost Engineering Council (ICEC)
  23. 23. Orçamentação Estimativa de custos • Estimativa análoga; • Estimativa paramétrica; • Estimativa bottom-up; • Estimativa de três pontos (PERT); • Análise de reservas; • Custo da qualidade; • Software de gerenciamento de projetos.
  24. 24. Orçamentação Agregação dos custos
  25. 25. Atividade Prática - Orçamentação ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DE ORÇAMENTO Tempo para atividade 20min
  26. 26. N° Nome do Processo Descrição 9.1 Desenvolver o Plano de Recursos Humanos O processo de identificação e documentação de papéis, responsabilidades, habilidades necessárias e relações hierárquicas do projeto, além da criação de um plano de gerenciamento do pessoal. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento de Recursos Humanos Plano de Recursos Humanos
  27. 27. Organograma Plano de Recursos Humanos Template MGP
  28. 28. Diretório do projeto Plano de Recursos Humanos Nome Cargo E-mail Fixo Celular João das Couves Gerente de projetos joão@company.com (45) 3010-1010 (45) 9912-1234 Maria das Graças Equipe do projeto maria@company.com (45) 3010-2020 (45) 9912-2345 Ricardo Silva Equipe do projeto Ricardo@company.com (45) 3010-3030 (45) 9912-3456
  29. 29. Itens possíveis Plano de Recursos Humanos Template MGP • Especificação de cargo / função; • Necessidade de admissão, alocação e substituição de membros da equipe; • Treinamento; • Mobilização e desmobilização da equipe (acompanhados de documentos e formulários de requisição de recursos humanos); • Avaliação de desempenho da equipe; • Bônus e recompensas por performance.
  30. 30. Matriz de responsabilidade Plano de Recursos Humanos Fonte: Template MGP ID PMO Gerentede Projeto Gerentede ProjetoFornec GerentedeTI Sponsor Analistade Negócio Técnico Desenvolvedor ATRIBUIÇÕES EINTER-RELACIONAMENTOS Diário Semanal Mensal Sempreque necessáro FullTime 1 C R Obter aprovação do Project Charter x 2 C R C C A C I I Desenvolver o Plano de Projeto x 3 R R R R R R R Seguir os procedimentos definidos no plano de projeto. x 4 R C Gerenciar o projeto x 5 R C Proporcionar a metodologia de trabalho x 6 R C I Acompanhar as pendências x 7 R I Analisar desvios e gerar ações corretivas x 8 R C Monitorar a qualidade do projeto x 9 I C C R Acompanhar o plano geral x 10 R I Requisitar recursos da retaguarda (recursos materiais constantes na proposta) x 12 R Efetuar os testes x 13 C R Documentar os códigos do softw are x 14 R C Configurar e testar o sistema x 15 R C Suporte técnico à equipe do projeto x 16 C R Dar aceite nas fases x 17 R C C Resolução de aspectos críticos x R A C I Informado Responsável Aprova Colabora
  31. 31. Modelo de matriz de responsabilidade Plano de Recursos Humanos
  32. 32. Atividade Prática – Plano de Recursos Humanos ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE RECURSOS HUMANOS Tempo para atividade 20min
  33. 33. N° Nome do Processo Descrição 10.1 Planejar o gerenciamento das comunicações O processo de desenvolver uma abordagem apropriada e um plano de comunicações do projeto com base nas necessidades de informação e requisitos das partes interessadas, e nos ativos organizacionais disponíveis Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento das Comunicações Plano de Comunicação
  34. 34. Descrições das reuniões Plano de Comunicação • Kick Off Meeting; • Objetivo; • Metodologia; • Responsável; • Convocados; • Data, Local e Horário; • Duração. • Reunião de CCB (Acompanhamento); • Project Close Out; • Reunião de Planejamento;
  35. 35. Plano de Comunicação Eventos de comunicação
  36. 36. Outros itens possíveis Plano de Comunicação • Modelo de ATA; • Modelo de Convocação e Pauta de reunião; • Modelo de relatório de acompanhamento do projeto; • Plataforma de armazenagem de dados.
  37. 37. Exemplo de Plano de Comunicação Plano de Comunicação Fonte: Marcantonio Fabra, 2014. MBA em GP – FGV.
  38. 38. Plano de comunicação eficaz Plano de Comunicação • Deve possibilitar que as pessoas adequadas recebem as informações adequadas; • Deve garantir a confidencialidade do projeto; • Evitar sempre que possível ruídos no projeto; • Encorajar o feedback e críticas construtivas; • Fornecer modelos adequados de relatórios.
  39. 39. Modelos de relatórios Plano de Comunicação Fonte: Concept Draw, Gerenciamento econômico, Infoq
  40. 40. Modelo de Plano de comunicação Plano de Comunicação
  41. 41. Atividade Prática – Plano de Comunicação ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE COMUNICAÇÃO Tempo para atividade 20min
  42. 42. N° Nome do Processo Descrição 11.1 Planejar o gerenciamento dos riscos O processo de definição de como conduzir as atividades de gerenciamento dos riscos de um projeto. 11.2 Identificar os riscos O processo de determinação dos riscos que podem afetar o projeto e de documentação de suas características. 11.3 Realizar a análise qualitativa O processo de priorização dos riscos para análise ou ação posterior através da avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto. 11.4 Realizar a análise quantitativa O processo de analisar numericamente o efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto. 11.5 Planejar as respostas aos riscos O processo de desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento de Riscos Plano de Riscos
  43. 43. Riscos definição Plano de Riscos Um evento ou condição incertos que, se ocorrerem, terão efeito positivo ou negativo sobre os objetivos do projeto.!
  44. 44. Riscos definição Plano de Riscos Um evento ou condição incertos que, se ocorrerem, terão efeito positivo ou negativo sobre os objetivos do projeto.! Causa-raiz Probabilidade Efeito Impacto Ex.: Em caso de chuva no dia do evento, haverá redução em 30% das vendas na hora.
  45. 45. Identificação dos riscos Plano de Riscos • Fontes de riscos: • WBS; • Requisitos contratuais; • Estimativas de custos e prazo; • Fatores externos; • Equipe do projeto; • Fatores organizacionais; • Fatores mercadológicos; • Fatores ambientais etc.
  46. 46. Identificação dos riscos Plano de Riscos
  47. 47. Análise Qualitativa dos riscos Plano de Riscos Exposição = Probabilidade x Impacto
  48. 48. Análise Qualitativa dos riscos Plano de Riscos
  49. 49. Análise Qualitativa dos riscos Plano de Riscos
  50. 50. Análise Quantitativa dos riscos Plano de Riscos Consiste basicamente em dar um valor aos riscos
  51. 51. Plano de resposta aos riscos Plano de Riscos Estratégias de resposta à AMEAÇAS • Aceitar • Mitigar • Transferir • Evitar
  52. 52. Plano de resposta aos riscos Plano de Riscos Estratégias de resposta à OPORTUNIDADES • Aceitar • Melhorar • Provocar • Compartilhar
  53. 53. Modelo de Plano de Riscos Plano de Riscos
  54. 54. Atividade Prática – Plano de Riscos ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE RISCOS Tempo para atividade 20min
  55. 55. N° Nome do Processo Descrição 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições O processo de documentação das decisões de compras do projeto, especificando a abordagem e identificando fornecedores em potencial. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento das Aquisições Plano de Aquisições
  56. 56. Histórico dos processos de aquisições Plano de Aquisições PMBOK 3ª Edição PMBOK 4ª e 5ª Edição Nome do Processo Grupo de processo Nome do Processo Grupo de processo 12.1. Planejar compras e aquisições Planejamento 12.1. Planejar o Gerenciamento das aquisições (CONSOLIDADO) Planejamento 12.2. Planejar contratações Planejamento
  57. 57. Itens a contratar Plano de Aquisições • Pacotes de trabalho; • Recursos, dentre eles: • Materiais; • Equipamentos; e • Pessoas. • Grupo de Pacotes de trabalho e/ou recursos.
  58. 58. Análise Make-or-buy Plano de Aquisições Estratégia Riscos Fatores econômicos Fonte: Schwarting e Weissbarth, 2011.
  59. 59. Análise Make-or-buy Plano de Aquisições Devemos avaliar: • Capacidade de realização interna; • Ociosidade de recursos (equipe, materiais e equipamentos); • Propriedade intelectual; • Know-how proveniente do trabalho; • Estratégia da empresa; • Core business; • Riscos associados • Diferencial competitivo
  60. 60. Itens a considerar Plano de Aquisições • EAP da aquisição; • Registro de riscos; • Declaração de trabalho; • Critérios de avaliação de fornecedores; • Documentos da aquisição: • Carta convite; • Edital; • Solicitação de proposta; etc. • Contratos.
  61. 61. Itens de uma declaração de trabalho Plano de Aquisições • Especificação técnica; • Quantidade; • Qualidade; • Prazo; • Suporte; • Garantia; • Local e forma de entrega; • Etc.
  62. 62. Modelo de plano de aquisições Plano de Aquisições
  63. 63. Atividade Prática – Plano de Aquisições ATIVIDADE PRÁTICA DE ELABORAÇÃO DO PLANO DE AQUISIÇÕES Tempo para atividade 20min
  64. 64. N° Nome do Processo Descrição 4.2 Desenvolver o Plano de Gerenciamento do Projeto O processo de definir, preparar e coordenar todos os planos auxiliares e integrá-los a um plano de gerenciamento de projeto abrangente. Fonte: PMBOK, 2012. Processos de Gerenciamento da Integração Plano de Gerenciamento do Projeto
  65. 65. Funções e benefícios do PGP Plano de Gerenciamento do Projeto • É a referência de como deve ser conduzido o projeto (mapa); • Baseia-se nas informações fornecidas pela equipe e Stakeholders; • Deve ser progressivamente elaborado e revisado; • Estabelece pactuação entre as partes de como será executado o projeto (Aprovação).
  66. 66. Itens do PGP Plano de Gerenciamento do Projeto • Aprovação • O documento que consolida todos os planos auxiliares; • Plano de Gerenciamento de: • Escopo; • Tempo; • Custo; • Qualidade; • Recursos Humanos; • Comunicação; • Riscos; • Aquisições; • Stakeholders. • Linha de base de escopo (WBS, Dicionário da WBS e Especificação (Declaração) do escopo • Linha de base de tempo • Linha de base de custos
  67. 67. Plano de Gerenciamento do Projeto x Documentos do projeto Plano de Gerenciamento do Projeto Fonte: PMBOK, 2012.
  68. 68. Atividade Prática – Estruturação do PGP FINALIZAÇÃO DA ELABORAÇÃO DO PGP APRESENTAÇÃO 5 min POR GRUPO
  69. 69. Apresentção dos PGP's Dúvidas? Eng. Wilian Fabricio Pereira, MBA+E, PMP Escritório de Gerenciamento de Projetos da FPTI Celular: (45) 9944-7888 E-mail: engwilian@gmail.com LinkedIn: http://br.linkedin.com/in/wilianfp/

×