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Wolfram Klein Projektmanagement bei Kammern und Verbänden
- 1. Wolfram Klein Rechtsanwalt © 2010 WK 1 Prozessorientiertes Projektmanagement in dienstleistungsorientierten Kammern und Verbänden von Rechtsanwalt Wolfram Klein, IHK - Hauptgeschäftsführer a.D. 01.07.2014
- 2. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 2 Projektmanagement in Kammern und Verbänden • Was müssen wir für unsere Kunden und Mitglieder leisten, um unsere strategischen und operativen Ziele zu verwirklichen? • Wie müssen wir uns und unsere Organisation entwickeln, um unsere Ziele zu erreichen? • Wie müssen wir unsere Prozesse organisieren, um unsere Kunden effizient zufrieden zu stellen? © 2010 WK Ausgangsfragen
- 3. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 3 Projektmanagement in Kammern und Verbänden 1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement 2.0 Projektorganisation 3.0 Projektablauf 4.0 Implementierung 5.0 Projekterfahrungen… © 2010 WK Inhaltsübersicht
- 4. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 4 1.0 Grundsätzliches zum Projektmanagement 1.1 Begriffsdefinition: Projektmanagement – was ist das? 1.2 Inhalt: Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es? 1.3 Bedeutung: Projektmanagement – warum? 1.4 Ziele: Projektmanagement – wozu? 1.5 Nutzen: Projektmanagement – wem nützt es? 1.6 Projektmanagement Dreieck: Projektmanagement – wie funktioniert das? 1.7 Einflüsse: Projektmanagement – wie wirkt es? 1.8 Zusammenhang: Projektmanagement – Kernfunktionen und Schnittstellen © 2010 WK Inhaltsübersicht
- 5. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 5 1.1 Projektmanagement - Was ist das? Begriffsdefinition Projektmanagement ist ein in der Unternehmensorganisation ebenso anerkannter wie weit verbreiteter Begriff. Dennoch werden darunter in der Praxis ganz unterschiedliche Dinge verstanden. Definition des Projektes nach DIN 69901: „Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit seiner Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist. Diese Bedingungen können die Ziele, die zeitlichen, finanziellen und personellen Bedingungen der Projektabwicklung, die Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben sowie eine projektspezifische Organisationsform sein” Daraus folgt: • Projektmanagement ist eine unternehmensindividuelle Form der Arbeitsorganisation zur Lösung spezifischer, einmaliger und komplexer Aufgaben und Probleme, die mit den traditionellen, Organisationsformen funktionaler und input-orientierter Produktion oder Administration nicht gelöst werden können. • Die individuelle Ausgestaltung des Projektmanagements ist Ausdruck des Leitbildes, der Unternehmenskultur und des Führungsverständnisses eines Unternehmens. • Projektmanagement ist die kontinuierliche, bewusste und an den individuellen Anforderungen und Bedingungen orientierte Selbstorganisation eines Unternehmens . © 2010 WK Wie die Menschen sind, so arbeiten sie. – Wie die Menschen arbeiten, so sind sie.
- 6. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 6 Inhalt Spezielle Form der Arbeits- organisation Komplexe, einmalige Aufgaben- stellung Fachbereichs- übergreifende Zusammenarb. Begrenzte Ressourcen Eindeutige Zielsetzung Begrenzte Laufzeit Spezielle Form der Arbeitsorganisation: Projektstruktur Projektorganisation Projektphasen Planungs- und Steuerungsmethoden Komplexe, einmalige Aufgabenstellung: Komplex, d.h. fachgebiets-übergreifende Aufgabe Einzigartige Lösung Begrenzter Zeitraum: Definierter Anfangs- und Endtermin Begrenzte Durchlaufzeit Fachübergreifende Zusammenarbeit: Unterschiedliche Kompetenzen Kontinuität und Verfügbarkeit Spielregeln der Zusammenarbeit Organisationsentwicklung Reproduzierbare Ergebnisse Gemeinsame Methoden 1.2 Projekt – aus welchen Bausteinen besteht es? Eindeutige Zielsetzung: Sachziel: - Kundenzufriedenheit - Lösung der Probleme - Qualitative Ergebnisse Formalziele: - Erledigung der Aufgaben - Termintreue - Budgeteinhaltung Begrenzte Ressourcen: Begrenztes Budget Begrenzte Personalressourcen Begrenzter Aufwand 1 2 3 4 5 6 © 2010 WK
- 7. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 7 Bedeutung Ein einheitlich gestaltetes, prozessorientiertes Projektmanagement steigert den Organisationsgrad des Unternehmens erhöht die Dienstleistungs- und Produktqualität verbessert die Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Projektabwicklung erhöht die Geschwindigkeit der Projektumsetzung ersetzt die klassische Orientierung auf interne Hierarchien durch markt- und kundenorientierte Organisationsperspektiven wie Prozesse: bezüglich Leistungserbringung und Servicegrad Projekte: bezüglich Produktentwicklung und -management Produkte: bezüglich Kosten und Qualität Produkte ProjekteProzesse Kunden- zufriedenheit 1.3 Projektmanagement - warum ? © 2010 WK Entscheidend für den Markterfolg ist nicht das im Unternehmen absolut vorhandene Wissen und Können, sondern die Fähigkeit, es schnell, gezielt und kostengünstig zur Mehrung von Nutzen und Zufriedenheit des Kunden einzusetzen. Voraussetzung dafür sind einheitlich definierte, durchgängig organisierte und praxisorientierte Verfahren, Methoden und Instrumente.
- 8. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 8 Ziele Das Projektmanagement erweitert das vorhandene Führungsinstrumentarium, steigert die Produktivität von Führungskräften und Mitarbeitern befähigt Mitarbeiter und Führungskräfte zu mehr Ergebnis-, Leistungs- und Kostenverantwortung durch: Einheitliche Regeln zur Leistungserstellung Klare Rollen-, Aufgaben- und Kompetenzverteilung Höhere Transparenz und Wirtschaftlichkeit Methodische Sicherung der Prozessqualität 1 2 3 4 1.4 Projektmanagement - wozu ? © 2010 WK
- 9. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 9 Nutzen …aus der Sicht der Kunden, Mitglieder und Projektpartner: Verbesserte Produkt- und Dienstleistungsqualität Erhöhte Termintreue und Planungssicherheit Bedarfs- und anforderungsgerechtere Betreuung Erhöhte Zufriedenheit und Akzeptanz der Zusammenarbeit …aus der Sicht der Mitarbeiter: Erhöhte fachliche und methodische Qualifikation Erhöhte Motivation und Zufriedenheit Verbesserte Karrierechancen …aus der Sicht der Organisation: Erhöhter Organisationsgrad und zeitgemäßes Führungsinstrumentarium Abgesicherte strategische und operative Ziele Größere Transparenz und Wirtschaftlichkeit bei der Leistungserstellung Effizientere Entscheidungsprozesse Erhöhte Planungssicherheit und Steuerungsgenauigkeit Förderung der Prozess-, Projekt- und Produktorientierung in der Organisation 1.5 Projektmanagement – wem nützt es? © 2010 WK
- 10. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 10 Das Projektmanagement gewährleistet die erfolgreiche Leistungserstellung durch : Projektmanagement Dreieck Einheitlichkeit: einheitlich verstandene Definitionen und Begriffe einheitlich angewendete Methoden und Instrumente einheitlich geregelte und angewandte Planungs- und Steuerungsverfahren Zielorientierung: sorgfältige Aufnahme und Dokumentation der Erwartungen und Anforderungen eindeutige Zielvereinbarungen präzise Aufgabendefinition Ausrichtung am wirtschaftlichen Nutzen Organisationsgrad: vollständige Projektorganisation klare Verteilung der Rollen, Aufgaben und Kompetenzen wirtschaftliches Ressourcenmanagement Zusammenarbeit: erfolgreiche Teambildung und Konfliktbehandlung reibungsloses Schnittstellenmanagement lückenlose Kommunikation mit Teammitgliedern und Kunden 1.6 Projektmanagement – wie funktioniert das ? Kostenniveau TermineRessourcen Projekt Ziel Ergebnis Aufgaben Ausgangs- situation © 2010 WK
- 11. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 11 Sachebene: Einflüsse der sachlogischen, bewussten Ebene: fachliche Inhalte und Ziele Verfügbarkeit von Ressourcen Anwendung von Methoden und Instrumenten operative Aufgabendurchführung Emotionale Ebene: Einflüsse der emotionalen, unterbewußten Ebene: Unterschiedliche persönliche Interessen Angenehme und unangenehme Gefühle Offene und verdeckte Konflikte Einflüsse Die Leistungserstellung wird sowohl von sachlichen wie von emotionalen Faktoren beeinflusst. Das Projektmanagement integriert beide Einflussebenen. 1.7 Projektmanagement – wie wirkt es? Prozessführung Fachliche Leitung Intensität Prozess Gleichgewicht Das Projektmanagement bringt Inhalt und Prozess der Leistungserstellung ins Gleichgewicht. Durch eine sorgfältige und transparente Prozessorganisation werden Energien für den inhaltlichen Projektfortschritt freigesetzt und nutzbar gemacht. Das Gleichgewicht zwischen Fach- und Prozeßorientierung erhöht die Produktivität. Inhalte Sachebene Beziehungs- ebene © 2010 WK
- 12. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 12 1.8 Projektmanagement - Kernfunktionen und Schnittstellen Zusammenhang Organisation Prozesse Kalkulation Methoden Instrumente Dokumentation Teamarbeit Qualitäts- management Strategie und Ziele Auftrags- portfolio Führungs- grundsätze Controlling Organisation und Prozesse Dienstleistung- portfolio Personelle Ressourcen Bewertete Gesamtheit des Produkt- und Dienstleistungsangebotes Bewertete Gesamtheit aller aktuellen Aufträge Aktuelle Organisationsstruktur und Kerngeschäftsprozesse Quantitativer Bestand an Mitarbeitern und deren Qualifikationen Methodenunterstützung, Informations- und Datenlieferant für das Projektmanagement Bedingungen für die Gestal- tung der Kernfunktionen des Projektmanagements Bedingungen für die Führung von Mitarbeitern, Projektteams und externen Dienstleistern Orientierung auf lang- und mittelfristige Sicht bezüglich Organisationszielen, Rahmenbedingungen, Entwicklungen, Budgets, Ressourcen und Investitionen Kernfunktionen des Projektmanagements © 2010 WK
- 13. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 13 2.0 Projektorganisation 2.1 Der Projektmanagementprozeß 2.2 Definition spezifischer Projekttypen 2.3 Struktur der Projektorganisation 2.4 Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Inhaltsübersicht © 2010 WK
- 14. Wolfram Klein Rechtsanwalt FinanzwesenFinanzwesen ControllingControlling Kalkula- tion Spezifika- tion Projekt- plan Status- bericht Nach- kalkulation Abschluß- bericht Projekt- referenz PM Berichte Buch- haltung VertragAngebot PM Datenbank Kunden- daten Akquise Angebot Projekt Nach- betreuung Projekt- durch- führung Vertrag Planung Projektmanagement Kunden Service operative Planung Jahr Unter- nehmens- Strategie Auftragsbuch Faktura/ Zahlungsplan 01.07.2014 14 2.1 Der Projektmanagementprozeß Projektorganisation Das Projektmanagement (PM) ist in den Gesamtprozess der Organisation eingebunden. Über die PM-Dokumente und -Datenbasen wird der Informationsfluss mit Controlling und Finanzwesen sichergestellt. Das „Auftragsbuch“ ist die zentrale Informationsquelle des PM. © 2010 WK
- 15. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 15 2.2 Definition spezifischer Projekttypen Projektorganisation © 2010 WK Projektkriterien Komplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt Arbeitsorganisation • komplexe Organisation • aufwändige Projekt- planung & -steuerung • Teamarbeit • einfache Organisation • standardisierte Planung • definierte Prozesse • zuständiger MA • einfache Organisation • standardisierte Planung • definierte Prozesse • zuständiger MA • definierte Prozesse • zuständiger MA Ergebnis • vertragliche Leistung • Hohe Wertschöpfung • Kundenzufriedenheit • vertragliche Leistung • Kundenutzen • Kundenzufriedenheit • vertragliche Leistung • Kundenutzen • Kundenzufriedenheit • definierte Produktkriterien • Marktakzeptanz Aufgabenstellung • komplex • Interdisziplinär • Intern/extern • standardisiert • unternehmensintern • standardisiert • Wiederholbar • Auftragsbezogen • definiert • Wiederkehrend Laufzeit/Termine • definierte Laufzeit • definierte Meilensteine • definierte Laufzeit • nicht termingebunden • kurze Durchlaufzeit • wiederkehrend • z.T. termingebunden Kooperationsbedarf • Auftraggeber • externe Partner • externe Dienstleister • Team • Auftraggeber • externe Dienstleister • Team • Auftraggeber • externe Partner • Team • Team • externe Partner Personalbedarf • hoch • alle Ebenen • externe Dienstleister • Projektleiter • mehrere Mitarbeiter • externe Dienstleister • zuständiger Mitarbeiter • externe Dienstleister • zuständiger Mitarbeiter • externe Dienstleister Zeitaufwand • ≥ 10 PT • definierter Aufwand • Standardplanung • im Rahmen verfügbarer Kapazitäten • definierter Aufwand • Standardplanung Dokumentation • Aufwändige Projekt- & Ergebnisdokumentation • Standardprojektdoku. • Einfache Ergebnisdoku. • Standardergebnisdoku Budget • aufwändige Erlös- und Kostenkalkulation • Hoher Auftragswert • Standardkalkulation • Mittlerer Auftragswert • definierte Preise • Auftragswert nach Liste • fixe Preise • Produktkalkulation • feste Budgets
- 16. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 16 Projektorganisation Entscheidungsebene (Unternehmensleitung): trifft die grundlegenden Projektentscheidungen (Vertrag, Budgets, Ressourcen etc.) Steuerungsebene (Projektleitung): übernimmt die operative Projektleitung (Termin-, Ressourcen-, Kostensteuerung) ist Ansprechpartner des Kunden steuert Projektteam und externe Dienstleister sichert den fachlichen Projektfortschritt und die Projektergebnisse Ausführungsebene: Ausführung der Projektaufgaben 2.3 Projektstrukturen Steuerungsebene Entscheidungsebene Ausführungsebene EG PL PT MA MA MA © 2010 WK
- 17. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 17 3.0 Projektablauf 3.1 Project Circle 3.2 Projektvorbereitung und –planung 3.3 Projektdurchführung und -abschluss Inhaltsübersicht © 2010 WK
- 18. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 18 3.1 Project Circle Projektablauf © 2010 WK
- 19. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 19 Projektablauf Projektvorbereitung: 1. Anforderungen: Ermittlung und Dokumentation der Kundenanforderungen 2. Leistungsumfang: Bestimmung des inhaltlichen Leistungsumfanges und der Projektziele 3. Projektspezifikation: Erstellen des inhaltlichen, formalen, methodischen und wirtschaftlichen Projekt-lay-out (einschl. Mengengerüst und Angebotskalkulation) Auf der Grundlage der Projektspezifikation wird über die Abgabe eines Angebots entschieden und das Angebot an den Kunden erstellt. Das Angebot ist Grundlage des Projektvertrages. Projektplanung: 1. Aufgabenplanung: erstellen eines detaillierten Phasen-, Aufgaben-, Termin- und Meilensteinplanes 2. Projektorganisation: Festlegung der Projektverantwortlichen auf Auftraggeber und Auftragnehmerseite, Aufgabenabstimmen im Projektteam und mit externe Dienstleistern, ggf. Erteilung von Unteraufträgen 3. Projektstart: Start der Projektdurchführung 3.2 Projektvorbereitung und -planung © 2010 WK
- 20. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 20 Projektdurchführung: : 1. Phasenplanung: Detailplanung und -festlegung der Aktivitäten und Termine für die einzelnen Projektphasen 2. Phasensteuerung: Koordination und Überwachung der fachlichen Umsetzungsschritte. Überwachung der Zeitplanung und des Projektfortschritts. Reaktion auf Planabweichungen, Einleitung von Korrekturen 3. Phasenabschluß: Am Ende jeder Phase werden die Ergebnisse festgestellt, abgestimmt und abgenommen. Die nächste Projektphase wird freigegeben Projektabschluß: 1. Projektabnahme: Übergabe der Projektergebnisse an den Auftraggeber, Abnahme, Sicherung des im Projekt entstandenen Know-hows. 2. Projektabrechnung: Abrechnung der in Anspruch genommenen Ressourcen, Nachkalkulation, Projektabrechnung mit Auftraggeber und externen Dienstleistern 3. Projektbewertung: Durchführen der Projektbewertung, Erstellen des Abschlussberichts und ggf. Auflösung des Projektteams 3.3 Projektdurchführung und -abschluss © 2010 WK Projektablauf
- 21. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 21 Projektablauf Projektspezifikation: Definition von Leistungsumfang, Vorgehen und Organisation Projektziele: Formulierung, Abstimmung und Vereinbarung der Projektziele Nutzenaspekte: Ermittlung der Nutzenaspekte Aufwandsschätzung: Schätzung des Leistungs- und Kapazitätsbedarfs (Mengengerüst) Methoden in der Projektvorbereitung: Projektplan: Phasen-, Aktivitäten-, Meilenstein- und Terminplanung Vorkalkulation: Kalkulation der Ressourcen, Kapazitäten und Kosten Methoden in der Projektplanung: Projektbewertung: Fachliche und methodische Bewertung der Projektergebnisse Nachkalkulation: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung des durchgeführten Projektes Methoden beim Projektabschluss: Projektreview: Statusanalyse und -bewertung Projektstatusbericht: Erfassung von Projektfortschritt, Planabweichungen, Teilergebnissen Abnahme der Ergebnisse: Abnahme der Projektergebnisse durch Auftraggeber Externe Dienstleister: Einbeziehung und Steuerung externer Dienstleister Methoden in der Projektdurchführung: 3.4 Methoden im Projektmanagement © 2010 WK
- 22. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 22 3.5 Methodenanwendung im Projektmanagement Projektablauf Obligatorisch: Methode muss angewendet werden. Standard: Methode wird formularmäßig angewendet. Spezifisch: Methode wird projektspezifisch nach Bedarf angewendet. Projektmanagement- methode Komplexes Projekt Standard-Projekt Dienstleistung Produkt Projektspezifikation obligatorisch standard spezifisch Projektziele obligatorisch obligatorisch Nutzenaspekte obligatorisch standard Aufwandsschätzung obligatorisch standard standard spezifisch Projektplan obligatorisch standard Vorkalkulation obligatorisch standard standard spezifisch Projektreview / Statusbericht obligatorisch standard Besprechungsprotokoll standard standard standard obligatorisch Abnahme der Ergebnisse obligatorisch standard obligatorisch Externe Dienstleister spezifisch spezifisch spezifisch spezifisch Projektbewertung obligatorisch standard Abrechnung / Nachkalkulation obligatorisch standard spezifisch © 2010 WK
- 23. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 23 4.0 Implementierung 4.1 Implementierung 4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente Inhaltsübersicht © 2010 WK
- 24. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 24 4.0 Implementierung Implementierung © 2010 WK Schritt Inhalt / Ergebnis 1 a) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Dienstleistungen / Produkte b) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Prozesse c) Identifizierung / Beschreibung der vorhandenen Instrumente u. Hilfsmittel 2 a) Kategorisierung der vorhandenen Dienstleistungen/Produkte b) Definition / Beschreibung von Projekttypen 3 Überprüfung der bestehenden Prozesse anhand der einzelnen Projekttypen und Projektmanagement-Grundsätze 4 Beschreibung der Projektorganisation und -prozesse nach Projekttypen (Workflow) 5 Erstellung von prozess- und methodenbasierten EDV-Tools & Instrumenten (Muster, Formulare, Kalkulationsschemata etc.) 6 Zusammenstellung des Projektmanagement-Handbuchs 7 Mitarbeiterschulung / Begleitung bei der Einführung
- 25. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 25 4.2 Beispiele für EDV-basierte Tools & Instrumente A EDV-Formulare A1 Projektauftrag /Projektspezifikation A2 Projektkalkulationen A3 Beschaffungsauftrag A4 Projektstatusbericht A5 Besprechungsprotokoll A6 Projektabschlussbericht A7 Projektreferenz B Kalkulationsschemata SP_A Standardprojekt Direkt KP_B Komplexes Projekt Direkt KP_C Komplexes Projekt Dritte SP_D Standardprojekt Dritte C Angebotsmuster C1 Angebot/Vertrag Komplexes Projekt D Beschreibung der Projektprozesse SP_A Standardprojekt Direkt KP_B Komplexes Projekt Direkt KP_C Komplexes Projekt Dritte SP_D Standardprojekt Dritte E Organisationsanweisungen E1 Unterschriftenregelung E2 Beschaffungsordnung Implementierung © 2010 WK
- 26. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 26 5.0 Zum Abschluß Gesammelte Projekterfahrungen… © 2010 WK Inhaltsübersicht
- 27. Wolfram Klein Rechtsanwalt 01.07.2014 27 Gesammelte Projekterfahrungen… „Zeig mir, wie das Projekt startet – und ich sage Dir, wie es enden wird“ „Erfolg ist Zielerreichung“ Nur wer den Blick für das Ganze hat, wird auch das Ganze erkennen“ Projekt = System „Vordenken beginnt mit Nachdenken“ „Als wir das Ziel aus den Augen verloren hatten, verdoppelten wir unsere Anstrengungen“ „Wer das Ziel nicht kennt, dem ist jeder Weg recht“ „So manches Vorhaben beginnt diffus – und endet auch so“ „Chef, wir sind fertig – es gibt nur ein Problem mit dem Plan“ „Abweichungen sind Lernerfahrung – und keine Schuldbeweise!“ „So wie Du startest, so liegst Du im Rennen!“ „Egal, wann wir anfangen – Hauptsache wir erreichen das Ziel pünktlich!“ © 2010 WK