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모듈Iii. 보고서 작성방법

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파워포인트로 보고서 작성방법

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모듈Iii. 보고서 작성방법

  1. 1. 고객과 함께 하는 기업 Global 경쟁력 확보 고객 감동 경영 BW를 활용한 문제해결 과정 모듈Ⅲ. PPT 작성 기법 Ⅰ. Chart Making Ⅱ. 메시지의 기술과 구성 2010. 05. 7 경영혁신부문 Value@Innovation with BISG
  2. 2. 1. Chart Making Presentation을 위한 자료는 정보 수집과 이슈 분석을 통해 전달할 메시지와 Support할 개별 차트로 구성됨. Presentation 자료 작성의 순서 자료 수집 자료 분석, 선별 자료 구성 Presentation 테마의 결정 - 테마, 목적과 일정, 장소, 대상층을 고려함. - 회사 내, 공공 기관의 기록 자료 및 앙케이트 조사 메시지의 추출 - Presentation에 필요한 정보를 추출하고, 그에 맞는 도표를 연구함. - 입장/목적에 따라 자료 읽는 법이 다양한 數表의 경우 일부 Data만이 Point가 됨. 원고 도표 작성 - 대략의 스케치로 유효한 표현 방법 을 검토함. - 목적과 대상, 발표 매체 등을 고려하 여 Layout, 강조 방법 등을 연구함. ☞ 메시지의 記述과 구성은 다음 章에서 언급함. - 꼭 사용할 것, 참고용, 당장 사용하지 않을 것으로 분류함. - 개별 자료의 종합, 한 자료의 분할로 전략적 의미가 도출됨. 보고 차트 재확인 - 논리적 모순, Data의 부족, 누락 여부 등을 점검함. - Presentation의 논리 전개를 생각함. - 논지의 중복, 비약, Data의 치우침 과 결여, 최종 단계에서의 대폭 수정 을 미리 방지함. Presentation 자료 완성 - 제작 과정에서의 효율성을 제고함.
  3. 3. 1. Chart Making 차트 작성에 있어서는 다음 사항에 주의함. 차트 작성상의 유의점 • 차트 작성은 그 용도(내부용/외부용, 공식/비공식), 시간/장소(발표 시간, 발표장 크기 등), 대상층 등에 따라 달라짐. 또 발표에 사용될 기기(OHP, 빔 프로젝터, 슬라이드 등)에 의해서도 크게 제약을 받음. • 구두 보고서에는 卽讀性이 중요한 조건이 되지만, 보고서만 제출할 경우에는 어느 정도 상세하게 記述할 필요가 있을 때도 많음. • 최고 경영층에게는 자세한 설명보다는, 명확한 논지가 전달될 수 있도록 핵심을 포착하는데 초점을 둠. 그러나 실무적인 작업을 담당하는 중간 계층에게는 관련 분야별로 상세한 설명을 해 주지 않으면, 구체성 결여에 대해 문제를 제기하거나, 실행을 주저하게 됨. • OHP보다 빔 프로젝터, 슬라이드를 사용할 때의 차트는 더욱 간결해야 함. • 도표는 卽讀性, 簡潔性, 訴求性의 특징을 가져야 함. • 卽讀性 : 시각화로 사실을 즉석에서 이해시킴. • 簡潔性 : 주요한 포인트가 쉽게 눈에 띠게 함. • 訴求性 : 강한 호소력과 설득력을 지님. • 효과적인 Presentation을 위해서는 차트 내에서의 도표와 부속 文章이 서로 보완될 수 있도록 해야 함. • 차트 양식은 전달할 내용, 목적에 따라 Client가 이해하기 쉽게 구성해야 함. • Presentation 자료에 대한 양식이 일단 정해지면 중도에 변경하는 것은 힘듬. • 자료 작성 단계에서도 자료를 작성할 팀원들 사이에 명확한 의사소통을 가능하게 하며, 작업 효율에 큰 영향을 미침. 예를 들어 자료 작성자들이 각자 자기 방식의 서식을 따를 경우, 나중에 정리할 때의 번거로움은 쉽게 상상할 수 있는 것임.
  4. 4. 1. Chart Making 1) 개별 차트의 기본 구성 차트의 기본 구성 요소는 다음과 같음. 차트 구성의 기본 ① 메시지 (16, 1.25)* ② 표 제목 (13) ③ 도표 (11 또는 12, 1.2) ④ 각주 (11, 1.2) ⑤ 자료명 (11, 1.2) * 괄호 안의 수치는 각각 PowerPoint ’97 프로그램에서의 글자 크기와 줄 간격을 나타냄. ⑦ 쪽 (11)
  5. 5. 1. Chart Making 차트의 구성 요소와 그 의미를 정리하면 다음과 같음. 차트 구성 요소와 그 의미 구성 요소 구체적 내용 1. 메시지 - 도표에 나타난 정보의 핵심을 간결하게 기술한 문장임. - 자료 전체를 피라미드로 구성한 다음, 개별 메시지는 전후 페이지와의 연결을 감안하여 최종적 인 字句의 수정으로 보완됨. 2. 표 제목 - 도표가 나타내는 정보를 총괄하는 語句로, 도표를 신속/정확하게 이해 시키기 위해서 필요함. - 分析名으로 하는 일이 많음. - 필요 시 데이터의 연도나 단위도 제목 밑에 기입함. 3. 도표 - 도표는 사실을 나타내어 메시지를 증명하고, 상대의 이해를 얻기 위해서 이용됨. · 메시지는 Presentation의 논지를 명확히 기술하는 것이지만, 대개는 추상적이기 때문에 그것만 으로는 상대가 납득하지 않음. 4. 각주 - 도표에 나타난 정보에 대한 보충적인 내용임. - 그림에 記述하게 되면 圖面이 번잡하게 되어 주요 정보의 전달을 방해할 경우 사용됨. 5. 자료명 - 인용 데이터의 출처를 나타냄. - 데이터 신뢰성의 지표가 되며, 나중에 검증을 위해서도 소홀히 해서는 안됨. 6. 쪽 번호 - Page 수가 많아지게 되면 章별로 분류 번호를 써 붙이는 것도 좋음(본 매뉴얼의 예).
  6. 6. 1. Chart Making 그 밖에 부수적인 구성 요소들은 절대 필요한 것은 아니지만 유용한 경우가 있음. 단, 論旨 나 자료의 조합/정리가 복잡해질 수 있으므로 무분별하게 사용하지 않도록 주의함. 차트의 기타 구성 요소와 그 의미 ① ① 符標 어떤 개념의 전체 상을 앞 페이지에서 Diagram으로 나타내고, 그 구성 요소들을 순차적으로 설명할 때 이용함. ② Label 특정 도표 데이타가, 전후에 있는 일련의 도표 데이터와 성격이 다른 특정 내용을 담고 있을 때에 사용함. ② ③ ④☞ ③ 설명 풍선 표시한 데이터의 일정 부분에 대해서 그 의미를 기술한 것임. 간결한 도표에는 단순히 강조 수단 으로도 사용함. ④ 손가락 표시 손가락 표시로 제시하는 문장은, 메시지와는 별도로 도표에서 부수적으로 떠오르는 개념을 기술한 것임. 때로는 다음 Page의 메시지를 위한 가교 역할을 함. ☞ 특히 Label 사용 시 메시지의 내용과 중복될 경우가 많으므로 주의하도록 함.
  7. 7. 1. Chart Making 2) 디자인 차트 내 문장, 도표 등의 배치는 단순히 시각적 Layout이라기 보다는, 논리적 Structure가 되어야 함. 일부 예외도 있겠지만 일반적으로 다음의 원칙을 따름. 차트 디자인의 일반 원칙 - 사람의 눈은 ‘왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로’ 향하는 것이 일반적임. 도표의 배치 및 도표 내 구성도 이에 따름. - 페이지의 가운데를 중심으로 전체 구도를 염두에 두고 넉넉하게 구성함. · 시각적으로 어느 한쪽에 치우치거나, 여백을 옹색하게 사용하지 않도록 함. · 단, 여백이 있다고 해서 무엇인가를 자꾸 추가해서 쓰려고 하지 않도록 함. 장표의 간결성을 해치 는 사족일 뿐임. - 그림의 사용은 멋내기 위해서가 아니라, 간단명료하면서 의미를 정확히 전달하기 위함임. 일반적인 그림의 사용은 최대한 자제하도록 함. · 章별로 章 전체의 전개, 말하고자 하는 바를 보여 주는 槪念圖 한 장 정도를 사용하는 것이 좋음. - 數表보다는 圖表를 사용, 사각적 효과를 높힘. 최대한의 간결성을 유지하는 것이 핵심임. - 같은 레벨의 항목, 요인을 도식화할 때는 다음 순서를 고려함. · 데이터 크기 順 - 수치가 큰/작은 순서로 배열하여 어느 항목이 전체 중에서 얼마나 비중을 차지 하고 있는가를 나타내기도 하고, 상위 수치나 평균과의 차이를 나타냄. · 항목 규모 順 - 데이터 항목으로서의 기업 규모, 직위, 능력 등에 따라 항목을 배열함(예 : 삼성/ 현대/LG/대우/SK의 부채 비율, 부장/과장/사원의 만족도 등) · 관련도의 크기 順 - 어떤 항목이나 요인에 대해서 테마와의 관련 정도나 해당 회사와의 경쟁 강도 등의 영향 정도에 따른 서열에 따라 배열함.
  8. 8. 1. Chart Making 기본적으로 가로 축과 세로 축은 MECE적 관점에서 정리되어야 하며, 항목 기술은 응축, 세련되게 함. 같은 표현을 반복 사용하지 말고, 의미가 적은 수식어는 생략하며, 간단 명료 한 체언 종지법을 사용함. 표현의 통일과 응축, 세련 - 배열의 논리가 없으면 의미 전달이 안 됨. MECE, LISS로 배열 A A-1 B A-2 B-1 가-1 가 B-2 C-1 C-2 가로 방향의 표현 Level, Tone, 표현 방식의 통일 가-2 가-3 나-1 나 C 나-2 나-3 세로 방향의 표현 Level, Tone, 표현 방식의 통일
  9. 9. 1. Chart Making 가로와 세로 축 및 전체가 갖는 의미를 검토함. 강조를 위해 특정 항목, 행 또는 열, Block Section에 Shade를 표시하기도 함. 의미의 검토와 중요 부분의 표시 ② : 추출된 의미 개별 Group Level Level ① 가로 전체 ① 항목 ④ ② 행/렬 ③ Block ③ ④ Section * 특정 Section밖에 강조가 안 될 경우는 表의 전체 구도 자체가 문제가 있는 지 재검토할 필요가 있음. 개별 Level Group Level 세로 전체 Matrix 전체 ☞ 검토는 전부 하지만, 써 넣는 것은 중요한 것만 함. 강 조
  10. 10. 1. Chart Making 그밖에 도표상의 강조를 위해서는.... 각종 강조법 예 線 點 面 ● ● ● ● ● ★ ● ● ● ● 形態 (Mark) ● ● ● ● ● ● ● ● ● Layout Tone, 색채 ● ●
  11. 11. 1. Chart Making 3) ‘1圖 1事’와 훌륭한 차트 작성 ‘1 Page, 1 Message’의 원칙은 전체 논리 구성에 따라 제시할 정보/자료의 범위를 정하고 메시지와 도표를 일체화 시키는 방법임. 특히 구두 보고 시에는 필수 조건임. 이슈의 요약 자료의 혼재 BREAKDOWN OF WRITECOPY CORPORATION SALES 100%=US$247 million 정보의 분류 (1圖 1事) WRITECOPY CORPORATION’S SALES BREAKDOWN (Percent) Ratio of Domestic to International Sales 100%=US$247 million Breakdown of Domestic Sales 100%=$106 mil. 33 43 Domestic 57 International Breakdown of Domestic Sales $141 mil. Supplies 37 10 4 14 18 35 A B C PPC 매출 49
  12. 12. 1. Chart Making ‘1圖 1事’의 원칙이 쓸데없이 페이지 수를 늘리는 것을 의미하는 것은 아님. 자료 분량은 피라미드 레벨을 검토하면서 결정됨. 단, 레벨이 달라지면 도형이나 자료의 처리 방법도 달라져야 함. 예 시 ‘1圖 1事’와 분석 레벨별 분석 도표의 차이 X 이 레벨에서 요구되는 도표는, Y Y A B C D E 이 레벨에서 요구 되는 도표는, X
  13. 13. 1. Chart Making 차트 작성 시 1圖 1事의 원칙을 효과적으로 전개하기 위해서는 卽讀性, 簡潔性, 訴求性을 확보해야 함. ‘1圖 1事’ 構成의 3요소 卽讀性 簡潔性 청중의 주의를 끌기 위해서는 “얼마나 정보를 많이 갖고 있는 지” 보다, “무엇을 말하고 싶은가?”에 초점을 두어야 함. 도표의 시각화를 통해 의미하는 바를 쉽게 이해할 수 있도록 하여, 말하는 사람과 듣는 사람 쌍방이 같은 보조로 인식해 가도록 함. 訴求性 전달하고자 하는 메시지와 정확하게 일치되는, 즉 메시지를 제대로 뒷받침해 주는 도표의 형태를 선택해야 함.
  14. 14. 1. Chart Making 卽讀性 卽讀性이란, 도표의 시각화를 통해 의미하는 바를 신속, 정확하게 전달, 말하는 사람과 듣는 사람 쌍방이 같은 보조로 인식해 가도록 하는 것을 뜻함. 도표의 卽讀性 제고 (1) 미흡한 수준 소비자의 상표 지명률은 24%로 낮아, 신규 참여 Maker에게 커다란 기회가 남아 있음. 바람직한 수준 소비지의 상표 지명률은 24%로 낮아, 신규 참여 Maker에게 커다란 기회가 남아 있음. 구입 시의 상표 지명률 구입 시의 상표 지명률 상표를 정하고 있음 때때로 변함 신경 쓰지 않음 상표를 정 하고 있음. 변하는 때가 많음 신경 쓰지 않음 자주 변함 - 그림은 상표에 대한 소비자의 자세를 보이고 있지만, 메시지의 취지는 상호 비교가 아니라, 전체에서 해당 항목이 차지하는 크기임. 때때로 변함
  15. 15. 1. Chart Making 각각의 수치를 단순 시각화하는 것이 중요한 것이 아니라, 자료 전체의 합리적인 관계가 표현될 수 있어야 함. 도표의 卽讀性 제고 (2) 미흡한 수준 금리, 인건비의 증가만으로도 적자 전환의 가능성이 있음. 바람직한 수준 금리, 인건비의 증가만으로도 적자 전환의 가능성이 있음. 수익성 예측 수익성 예측 금리 상승분 경영 이익 금리 상승분 인건비 증가분 인건비 증가분 손 실 - 경영 이익에서 금리 상승분, 인건비 증가분을 빼면, 손실이 된다는 그림이지만, 그 과정(구조)이 나타나 있지 않음. 경상 이익 손실
  16. 16. 1. Chart Making 그 형태가 아무리 간결해도, 일반 상식과 다르거나 상대의 통상적인 인식 범위를 벗어난 표현은 오해와 거부감을 초래하기 쉬움. 도표의 卽讀性 제고 (3) 미흡한 수준 바람직한 수준 일본 기업은 인원 삭감과 생산성 향상을 병립시켰음. 일본 기업은 인원 삭감과 생산성 향상을 병립시켰음. 생산성과 종업원 數의 변화 (1985 = 100) 지 수 생산성과 종업원 數의 변화 (1985 = 100) 산업A B C D E 100 지 수 생산량 종업원수 100 A B - 이 도표를 언뜻 보면 시계열 분석 도표로 오해 하기 쉬움. ☞ 시각화 방식 뿐만 아니라, 문장 기술에 있어서도 익숙한 용어를 선택해야 함. C (산업名) D E
  17. 17. 1. Chart Making 簡潔性 Presentation은 선택과 삭제의 기술을 요하는 작업임. 청중의 주의를 끌기 위해서는 “얼 마나 정보를 많이 갖고 있는 지”보다, “무엇을 말하고 싶은가?”에 초점을 두어야 함. 도표의 簡潔性 제고 (1) 각 분야에서 종합적으로 강한 A사에 비해 타 Maker는 제품 분야에 따라 강점이 크게 달라짐. - 오른쪽 도표는 原자료를 분석자의 판단으로 분류, 정리 하였고, 각 Maker 의 강점 분야가 흩어져 있는 것을 Shade로써 시각화하고 있음. - 이것을 한 장에 막대 그래프로 그리면 가격별 시장 점유율 (% : 1990) 20%이상 10%이상 20%미만 10%미만 매우 복잡하게 되고, 여러 Page로 나누면 전체적인 파악이 곤란하게 됨. - Table로도 이러한 소구점을 시각적으로 강조할 수 있음. 즉, 數表를 반드시 圖表로 바꾸어야 하는 것은 아님. 兼業 Maker Group 가격상 백만 엔 A 사 B 사 C 사 D 사 E 사 F 사 G 사 20~40 10~20 중급용 5 ~10 3~ 5 저급용 1~ 3 가정용 휴대용 25 21 11 13 15 39 11 39 25 11 12 9 25 25 8 4 11 27 7 24 3 4 6 3 14 9 6 14 10 7 12 2 - 4 7 28 3 - 제품 업 무 용 單業 Maker Group 고급용 기 타 합 I 사 J 사 기 타 계 3 2 9 8 4 9 - 28 2 3 10 4 5 14 9 11 10 14 19 10 32 100 100 100 100 100 100 100 H 사
  18. 18. 1. Chart Making 2개의 도표 비교를 통해 의미가 나타나는 경우, 기본 Frame(예: 연도)이 같으면 두 그림을 합성하여 차이가 바로 나타나도록 함. 도표의 簡潔性 제고 (2) 미흡한 수준 바람직한 수준 최근에 이르러 겨우 기술 도입 체질에서 벗어난 것으로 판단됨. 최근에 이르러 겨우 기술 도입 체질에서 벗어 난 것으로 판단됨. 기술 도입/공급의 추이 : 공급과 도입의 차 기술 공급 기술 공급 82 83 84 85 86 87 88 89 90 (년) 기술 도입 기술 도입 - Shade는 상하 막대의 차이를 나타내고 있지만, 쉽게 이해가 되지 않음. 82 84 86 88 90 (년)
  19. 19. 1. Chart Making 단, 합성이 오히려 차이를 인식하기 어렵게 할 수도 있음. 차트 작성의 포인트는 깔끔한 정리 속에 전달하고 싶은 바가 확연히 드러나고 있느냐임. 도표의 簡潔性 제고 (3) 미흡한 수준 바람직한 수준 Salesman의 평가 방법을 바꿀 필요가 있음. Salesman별 매출/이익 공헌도 Salesman의 평가 방법을 바꿀 필요가 있음. Salesman별 매출/이익 공헌도 매출액 공헌 이익 매출액 공헌 이익 A B C Sales man A B C D E - Salesman의 평가를 이익 공헌도에 따라 해야 한다는 것을 주장하려는 차트임. - 겹쳐지는 막대 그래프이기 때문에 뒤로 막대가 가려지면, 항목간의 여백이 없어 매우 보기 어려움. D E Salesman
  20. 20. 1. Chart Making 간결한 도표와 함께 上段의 메시지도 전체의 흐름에 주의하면서 도표의 핵심, 또는 그 전 략적 의미를 간결하게 記述하도록 함. Clear Message의 記述과 흐름 1 직접 재료 비율의 감소로 부가가치 부분은 해마다 개선되어 왔지만, 공장 經費의 증 가 이익을 압박하기 시작하였음. 공장 經費 상승의 주 원인은 간접 인건비임. 3 공장 경비 상승 원인 원가 동향 매출액 (100) 이익 기타 공장 경비 직접 노무비 직접 재료비 84 2 86 88 90 기타 감가상각비 간접 인건비 ’86 (년) ….간접 인원…. ’88 ’90 ….그 중에서도 특히 개발/설계 부문임. 직/간접비의 추이 간접 인원의 변화 (85년=100) 150 개발/설계 부문 직접 인원 100 86 87 88 간접 인원 합 50 간접 인원 85 89 4 90 (년) 85 86 87 88 89 90 (년)
  21. 21. 1. Chart Making 訴求性 전달하고자 하는 메시지와 정확히 일치되는 도표의 형태를 적절히 구사하는 것이 필요함. 도표의 訴求性 제고 (1) 미흡한 수준 지점 A는 .…, B는 ….., C는 ….. 지점별 매출책/이익 구성 지점 A 바람직한 수준 A, B의 두 지점이 매출액에서 50%를 점하고 있지만, 경상 이익면에서는 15%에 지나지 않음. E, F와 대조적임. 지점별 매출액/이익 구성 B C 지점 A D E F B 매출액 경상 이익 - Shade가 각 지점별 식별용으로 사용되고 있을 뿐, Data의 특성에 초점을 맞추고 있는 것이 아님. - 그 결과 메시지도 장황해져 도표 작성의 의도가 불분명함. C D E F 매출액 경상 이익
  22. 22. 1. Chart Making 또 하나의 예를 들면….. 도표의 訴求性 제고 (2) 미흡한 수준 바람직한 수준 시장의 75%는 A社가 점하고 있음. 시장의 75%는 A社가 점하고 있음. Maker별 시장 구성 Maker별 시장 구성 기타 C社 B社 합계 수도권 지방 기타 - 메시지만 보면 제일 왼쪽의 막대 그래프만으로도 충분함. - 지역별 비중에 대한 분석이 필요하다면 Page를 바꾸어 별도의 차트로 구성하는 것이 바람직함. A社
  23. 23. 1. Chart Making 4) 통계 도표의 작성 차트 작성 시 여러 유형의 통계 도표를 사용하게 됨. 통계 도표 유형의 종합 구성비 분석 - 전체에서 차지하는 개별 인자의 비율 - 항목간 공통인 특정 인자의 비율 비교 - 전체에서 1개 요소가 점하는 비율과 그 요소 구성 인자의 세부 비율 - 항목간 공통인 특정 인자의 절대액/비율 동시 비교 차이 분석 - 1개 요인의 차이 분석 - 항목별 2개 요인의 비교 분석 - 차이의 요인 분석 시계열 분석 - 1개 항목, 2개 항목의 시계열 분석 - 전체 구성 인자의 시계열 분석 빈도 분포 분석 - 1개, 2개 요인의 빈도 분포 - 기타의 빈도 분포 상관 관계 분석 - 正의 상관, 負의 상관 - 손익 분기점 분석 - 상관 관계의 대비, 추이 눈금의 표시 - 눈금의 수와 단위 - 눈금의 절단 - 눈금의 생략 - 별도 눈금의 추가
  24. 24. 1. Chart Making 구성비 분석 전체에서 차지하는 개별 인자의 비율 d - 구성 요소가 5개 이하인 경우에 사용함. · 구성 요소가 많게 되면 원 그래프의 특징은 없어지고, 보기도 어려움. - 특별한 강조와 서열상의 요인이 없는 한, 시계 방향으로 12시부터 큰 항목의 순으로 기입하고, 기타 항목을 끝에 둠. a c b d c a b c d b - 막대 그래프는 원 그래프에 비해서 공간을 절약할 수 있고, 문자를 입력하기에 편리함. - 일반적으로 종렬은 항목 비교에, 횡렬은 시계열 비교에 이용됨. a a b c d a b c d e - 왼쪽은 각 구성 인자를 연결해 놓은 것으로 개별 인자를 차례로 검토하는데 적합함. - 오른쪽은 각 인자의 구성비 비교와 누계 선을 조합하여 보다 상세한 분석을 행할 경우 사용됨. · 즉, ‘상위 3社는 50%, 5社는 70%’로 표시하는 방법임.
  25. 25. 1. Chart Making 항목간 공통인 특정 인자의 비율 비교 A B d a c A b c b B A A - A, B에서 공통 인자 a, b 등의 구성비 비교 분석을 행하는 것으로 메시지의 포인트는 진한 부분의 인자를 비교한 것임. a d B C A B B C C D D - 왼쪽은 위의 원 그래프를 막대로 표시한 것이지만 연결선을 붙이면 A, B에서 각 인자의 구성비 비교가 원 그래프보다 명료하게 됨. - 오른쪽은 항목과 인자의 수가 많은 경우 2개의 인자를 상하에 분리 배치하여 각기의 Shade를 사용한 것임. - 왼쪽은 100% 막대 그래프를 연결한 경우임. - 오른쪽은 그 계단상의 선을 꺾은선으로 나타낸 경우임.
  26. 26. 1. Chart Making 전체에서 1개 요소가 점하는 비율과 그 요소 구성 인자의 세부 비율 A - 왼쪽 원의 진한 부분의 구성 인자 내역을 표시한 것이 오른 쪽 원임. - 생략하여 각 인지를 왼쪽 원의 진한 부분 속에 집어 놓을 수 도 있지만, 번잡하게 됨. a1 a4 a2 a3 - 윗 그림의 오른쪽 원을 막대로 변화시킨 것으로써, 왼쪽 진 한 부분의 내용을 더 자세히 해설하는데 적합함. - 인자의 수가 많아 설명할 사항이 많을 경우 이런 방법이 문자도 기입하기 쉽고, 읽기도 쉬움. · 또 도표 작성 공간도 원 그래프에 비해 적음. a5 a4 a3 a2 A a1 a5 a4 a3 a2 A a1 a3 a14 a13 a12 a2 A a1 a11 - 100% 막대 그래프의 구성 인자의 내역을 설명하는 방법임. - 왼쪽은 윗 그래프의 대체 방법임. - 오른쪽은 특정 구성 인자의 내역을 차례대로 표시한 것임. · 단, 訴求할 내용을 명확히 정하여 불필요하게 막대의 수를 늘리지 말아야 함.
  27. 27. 1. Chart Making 항목간 공통인 특정 인자의 절대액/비율 동시 비교 A 가 a1 - A와 A의 특정 부분인 a1에서 공통인 특정 인자의 절대값과 구성인자의 비율을 동시에 비교할 경우 사용됨. - 여기서 사용될 수 있는 메시지라면, ‘전체, 또는 특정 지역 의 경우에도 가가 점하는 비율이 큼’이 될 수 있음. 가 가 가 A C 가 B A 가 B 가 가 가 나 나 다 다 - 막대에 의한 총액 비교와 구성 인자의 비율 비교를 동시에 수행함. - 각 인자가 차지하는 크기를 절대값 또는 백분율로 표시함. - 연결선은 각 인자의 증감을 비교하는데 유용함. - 막대 그래프간에 강한 인과 관계가 있을 때는 실선, 예측과 참고 정도일 때는 點線으로 하는 것도 좋음. - 왼쪽은 연결 막대 그래프의 경계선만을 떼어 낸 것이고, 꺾은선으로 표현한 것이 오른쪽임. - 왼쪽에서 각 인자의 수가 많고, 각각의 帶가 중복된다면 읽기 어렵게 됨. 구성 인자의 수를 적게 만들든지, 오른 쪽 도표를 사용하는 것도 좋음.
  28. 28. 1. Chart Making 차이 분석 1개 및 2개 요인의 차이 분석 1개 요인 - 상단은 어느 특성 요인에 대하여 각 항목 값을 序數 로 배열한 것이지만, 항목 수가 많을 때에는 연결 막대 그래프를 사용하는 것이 좋음. - 요인을 다루는 방법과 항목에 따라 負의 값이 있을 때에는 하단 그래프를 사용함. - 상단은 기준치(0. 평균값 등)에 대한 각 항목의 편중 상태를 나타낸 것임. - 하단은 요인에 대하여 각 항목이 차지하는 폭을 표시하고 있음. 2개 요인 - 모든 항목을 볼 때 요인별 크기가 일정하지 않을 경우에는 때에는 연결 막대그래프를 사용함. - 일정한 경우에는 하단의 겹친 막대 그래프를 사용함. - 겹치는 부분을 많게 하여 Gap을 강조하는 것도 가능함. - 상단은 기준이 되는 요인에 대해 항목별 서열을 계단형 박스로, 이것과 다른 요인 에 대해서는 각 항목의 격차를 표시하는 경우임. - 하단은 기준이 되는 요인을 지수 등을 사용하여 직선으로 표시하고 있음. - 더욱 간결하게 하려면 기준 선에 대해 과부족을 표시하 는 막대 그래프를 사용함 (첫째 유형의 하단 도표 참조).
  29. 29. 1. Chart Making 차이의 요인 분석 - 2개 항목(가, 나)간의 차이를 몇 개의 요소로 나누어 보충한 것으로, 이중 어떤 것이 차이의 주 원인이 되는 지 알 수 있음. 가 a b 나 - 각 항목을 누계하면서, 전체로서 목표치 (點線)와의 차이를 표시하는 것임. - 이 표시 방법은 사태의 호전과 악화를 그 요인별로 표시할 때 적합함.
  30. 30. 1. Chart Making 시계열 분석 1개, 2개 항목의 시계열 분석 1개 항목 2개 항목 0 - 시점의 數가 적을 때에는 상단처럼 막대로 표시하 는 것이 좋음. - 각 시점의 데이터 값이 중요하지 않다면, 하단과 같이 線으로 표시하는 방법이 간단함. · 積分값 그대로가 의미 있 는 경우, 基線과 꺾은선 간에 Shade를 넣음. - 상단은 계단상의 시계열이지 만, 변동 시점이 불규칙한 금리 추이 등을 나타낼 때 사용됨. 이 경우 앞뒤 시점과 의 변동 폭을 이해하기 쉬움. - 하단은 몇 개 시점의 데이터 가 없거나 생략하고자 할 때, 채용된 데이터의 시점에만 마크를 첨가하고 있음. · 막대 그래프로 할 때는 막대 간격을 주의해야 함. - 일정 기간 내 2개 항목의 추이를 實數로 비교한 것이 상단이고, 지수를 사용한 것이 하단임. - 2개 항목의 데이터 시점 이 같은 때에는 마크를 추 가하기 보다, 선으로만 비 교하는 쪽이 간결하여 이해하기 쉬움. - 상단은 기준이 되는 요인의 시계열을 막대로 표시하고, 그것과의 대비로서 타 요인 을 꺾은선으로 함께 표시한 것임. · 2개 요인의 단위가 다를 때에는 이 방법이 좋음. - 하단은 2개 항목의 활동 상 황 등을 조사할 때 사용됨. Page 30
  31. 31. 1. Chart Making 전체 구성 인자의 시계열 분석 A B C A B C - 왼쪽은 막대에 의해 어떤 항목의 시계열 추이와 그 구성 인자의 변동을 보는 것이고, 오른쪽은 그것을 꺾은선으로 표시한 것임. - 데이터를 함께 기재할 경우에는 왼쪽이 좋지만, 어느 경우라도 포인트가 되는 인자의 배치와 Shade를 참가하는 경우를 주의해서 결정해야 함. - 양쪽 모두 각 구성 인자의 實數보다도 구성 비율의 변동에 분석의 포인트를 두고 있음.
  32. 32. 1. Chart Making 빈도 분포 분석 각종 빈도 분포 분석표 1 요인 2 요인 기타 A A B X B Y 1 2 3 4 5 6 - 항목 분류가 단순하고 數도 많지 않다면, 막대그래프를 사용함. - 상단은 막대 그래프를 연결하였어도 항목은 각기 독립되어 있음. - 하단은 항목 분류를 하지 않고 횡축을 통상의 연속 눈금으로 표시한 것임. - 상, 하 모두 2개의 빈도 분포를 조합시켜서, 상호 어긋남과 산의 높이, 폭 등을 비교한 것임. - 상단은 종/횡의 항목 단위 가 공통인 것에 비해, 하단 은 항목 분류가 공통임. · 계단상의 그래프를 조합 하면, 항목 경계에서 교 차하여 발견되는 것이 많음. - 예컨대 개점 시간부터 폐점시간까지 2개 점포의 매출 상황 등을 비교할 때 사용됨.
  33. 33. 1. Chart Making 상관 관계 분석 각종 상관성 분석표 正/負의 상관 - 正의 상관성이 있다면, 상단처럼 되며, 負의 상관성이 보이는 경우에는 하단과 같이 됨. - 시각적인 인상 때문에 상단을 ‘Butterfly Chart’라고 부름. - 상단은 正의 상관성을 표시하고, 하단은 負의 상관성을 표시하고 있음. - 實線은 경향선임. - 상관 관계에 인과율이 있는 것을 강조할 때는 원인을 횡축에, 결과를 종축에 표시함. 손익 분기점 분석 상관성의 대비, 추이 - 하단 직선의 경사도는 한계 이익율임. - 몇몇 항목의 상대 비교를 위하여 겹쳐서 쓴 경우에는 하단쪽이 이해하기 쉬움. - 상단은 2개의 그룹이 좌표상 에서 점하는 위치를 조사하여, 각자 특성을 비교하는 것임. - 하단은 일정 기간에 각각의 항목이 좌표상에서 어떤 추이 를 보이는가를 표시함. - 장래 예측과 목표를 표시하는 경우에도 사용할 수 있음. - 흩어져 존재하는 것(시간 등) 의 변화에 대하여 동일한 패턴으로 반응하는가를 확인 하는데 적합함.
  34. 34. 1. Chart Making 눈금의 표시 도표에 사용하는 눈금은 정확한 수치를 전달하기 위해서라기보다, 오히려 그 도표를 이해시키기 위한 메모와 같은 의미를 가짐. 상세한 눈금을 사용하거나 實數값을 기입한 도표는 오히려 상대의 주의를 흐트러뜨릴 수도 있음. 먼저 눈금의 수와 단위에 대해 살펴 보면…. 눈금의 수와 단위 눈금의 수 눈금의 단위 - 圖版의 크기에 따라 다르겠지만, A4 정도의 용지에 수록할 도표라면 데이터 최대치까지의 범위를 3~5등분하는 것이 간단해 보임. - 10진법의 경우 눈금의 단위는 10, 100, 1,000 등의 約數를 사용함. - 눈금의 숫자는 통상 整數를 사용하지만, 소수점을 사용할 때는 0을 제외한 전체의 자릿수를 정돈함. · ‘0, 2.5, 5, 7.5, 10’이 아니라, ‘0, 2.5, 5.0, 7.5, 10.0’으로 함. - 눈금의 숫자 값이 크더라도 최대 2자리 정도까지만 하고, 큰 숫자와 소수점 이하의 작은 숫자에 대해서는 단위를 정하여 별도 표시함. · 100,000원은 100천원, 또는 10만원 - 한 번 사용한 숫자에 대해서는 유효 숫자를 정리할 필요가 있으며, 단위의 기준도 일관성을 유지해야 함($, ₩ 등).
  35. 35. 1. Chart Making 눈금의 절단 시에는 쓸데없는 왜곡, 조작의 의심을 받지 않도록 최대한 주의함. 눈금의 절단 - 상호의 차이를 보여 주기 위해 눈금을 절단함. - 변동과 경향의 영향 정도를 확대하여 보여 줄 때 사용함. - 변동의 유사성을 표시하는 것에 중점을 둠. - 어느 범위 내에서 각 點의 분산 상태를 정리하는 경우임.
  36. 36. 1. Chart Making 개개의 수치를 중시할 경우 눈금을 생략하고 직접 해당 항목에 수치를 기입함. 눈금의 생략 160 56 50 40 42 28 19 30 20 10 0 - 특히 튀어나온 막대를 잘라서 최대치의 눈금을 생략할 필요가 있을 경우 사용함. - 개개의 수치를 중시할 경우임. 160 40 40 30 30 20 20 10 10 0 0 - 어느 시점의 예외적인 값에 대해 대체 눈금을 생략하고, 절단과 함께 직접 수치를 기재함. - 3개 항목의 변화 추이를 비교할 경우, 동일 눈금 을 반복 사용하지 않고 생략함.
  37. 37. 1. Chart Making 분석 과정에서 단위가 다른 2, 3개의 자료를 연관시켜서 각각의 대비와 상관 관계를 표시 할 경우에는 별도의 눈금을 추가함. 별도 눈금의 추가 400 90 150 85 125 60 350 300 100 30 12 250 0 - 조합된 막대 그래프의 좌측 막대를 기준으로 하여 우측 막대의 과부족을 표시함. - 막대의 수치를 기입한다면 눈금은 꺾은선에 대한 것만으로도 충분함. - 어느 꺽은선에 대한 눈금인지를 명확히 하기 위해 추가하는 눈금은 바닥에서 간격을 띠고 시작함. ☞ 눈금을 추가하게 될 경우, 물론 시각적 처리에도 주의해야 하겠지만, 보다 간단명료하게 메시지를 전달하는 다른 도표 양식은 없는가를 한번쯤은 생각해 보아야 함. 또 눈금의 취급/배치 방법에 따 라 인상이 크게 달라지므로 반론의 여지가 없는 경우라든가, 의문에 확실히 답할 자신이 있는 경우 에 사용해야 함.
  38. 38. 1. Chart Making 5) In order to Grade up 강조를 위한 Shade는 통상 2종류, 최대한 3개를 넘기지 않도록 함. Up-grade 1 : 강조의 요령 미흡한 수준 3종류 이상이 되면, 특히 글자가 겹치는 경우에는 판별이 곤란함. 바람직한 수준 Company A Company B Company B Company C Company C Company D Shade의 종류가 많을 때에는, 알리고 싶은 메시지가 제대로 드러나지 못하는 경우도 많음. Company A Company D A B C A B C
  39. 39. 1. Chart Making 막대 그래프 사용 시, 從 막대는 5~6개, 橫 막대는 최대 10~12개까지로 함. Up-grade 2 : 막대 그래프의 사용 미흡한 수준 바람직한 수준 < top 10 > 연구에서는 데이터의 양보다도 의미의 유출,전달이 포인트임(대상을 집약하는 것이 핵심). 업계 평균 100% Format에 근거한 도표 공간의 제약이 있음. 문자는 횡으로 쓰는 것이 원칙임. top 기타15사 次位5사 top 5사 업계 평균 A사 B사 당사 C사 D사
  40. 40. 1. Chart Making 같은 항목을 반복해서 기술하지 않도록 함. Up-grade 3 : 반복 항목의 일원화 미흡한 수준 바람직한 수준 X Y X Y A B C D E F A B C D E F A B C D E F Key 당사 A사 A B A C D A-1 A-2 C D E 당사 F A사 B사 B C D E C사 A B C D E-1 E-2 B사 C사 B C D E F - 단순하고, 세련된 감이 있으며, 작업 효율도 좋음. - 새로운 상관 관계, 대비의 확인이 용이함. - 포인트의 명시(설명)가 쉬움. - 작업 효율도 높음.
  41. 41. 1. Chart Making 보조 설명은 시각적 Impact가 강하므로, 많이 사용하면 오히려 화면이 지저분해짐. 부득이 사용하더라도 한 개나 두 개 정도로 족하며, 위치, 크기 등에 세심한 주의를 기울이도록 함. Up-grade 4 : 보조 설명의 사용 미흡한 수준 바람직한 수준 A A B C D B C D - 데이터 전체를 일정의 Frame에 배치한 후, 일부 데이터에 대해서 그 Frame에 없는 의미를 기술할 때에 보조 설명이 필요함. - 보조 설명은 도표 전체의 균형을 깨며, 따라서 시각적인 Impact도 대단히 강함. - 따라서 도표의 기본적인 Frame만으로도 메시지가 명확하다면 보조 설명은 사실상 필요 없음.
  42. 42. 2. 메시지의 기술과 구성 의사소통은 혁신의 제안 사항을 실행시키기위한 기초적인 수단에 해당됨. 통상적으로 Output은 Package라는 보고서로 정리되어 Presentation을 통해 전달됨. ¶ 아무리 우수한 결론도 상대방(최고 경영층, 조직 전체)이 그것을 제대로 이해하고 실행하려 하지 않으면 무의미함. ¶ 결론을 성과로 연결시키기 위해서는 상대방과의 의사소통이 열쇠가 되는 바, 의사소통 하려는 메시지에는 다음 3가지 내용이 명쾌하게 담겨져 있어야 함. - 무엇(What)을 해야 하는가? : 판단에 근거한 Action이 명확화 - 왜(Why) 해야 하는가? : 논리적이며 조리 있는 근거의 제시 - 어떻게(How) 해야 하는가? : 구체적이며 실현 가능한 방법론의 명시 ¶ 상기 필요 조건을 채운 다음, 이해하게 하고, 공감하게 하고, 신뢰하게 하고, 의욕을 일으키게 하는 것, 즉 상대방의 상황에 맞는 전달 방법을 채택하는 것이 의사소통을 성공시키는 충분 조건임. ¶ 여기서는 의사소통의 중요성과 그 의미를 간략히 파악한 다음, 메시지의 記述과 메시지의 구성 방법인 피라미드 구조에 대해 살펴봄.
  43. 43. 2. 메시지의 기술과 구성 활동 全 기간을 통해서 여러 형태의 의사소통이 이루어짐. 의사소통의 형태와 목적 비공식 미팅 Top Management와의 우연한 만남 공식 Presentation (사내 핵심 멤버 또는 프로젝트팀) - 1~2시간으로 Member 전원이 과제의 전체 상을 파악한 다음, 각자의 담당 부분에 대해서 철저히 의논하고, 논리의 정합성이나 검토 범위를 체크함. · 하고 싶은 말은 거리낌 없이 모두 말함(말의 격투기). - 한 순간에 진행 중인 팀의 검토 요점을 명확히 전달함. - 30초로 요점만, 단 전체상을 잃지 않도록 간결하게 설명함. - 가장 어려움. - 결론에 대한 철저한 이해와 합의를 형성하고, 격론에 대해서는 Point를 잡고, 문제점을 명확화 함. - 대강을 확실히 알게 하는 ‘그림 연극’임.
  44. 44. 2. 메시지의 기술과 구성 의사소통할 내용에는 팀의 활동 결과 자체에 What, Why, How가 명쾌히 담겨 있어야 함. 의사소통 내용의 3가지 요소 Action의 명시 (So What?) - 의견이나 조사 결과의 단순 나열로 채워진 엄청난 분량의 보고서라 할 지라도, ‘판단’에 근거한 Action의 제안이 없다면 상대방에게는 그저 廢紙 뭉치일 뿐임. · “도대체 뭘 하라는 말인지 모르겠다”라는 반응은 최악의 상황임. 일관된 논리성 (Why?) - 아무리 명쾌한 Action의 제안이라 할 지라도, 논리의 비약이 있으면 상대방에게 Action을 일으키도록 하는 동기부여를 시킬 수 없음. · 파급 효과가 크고 혁신적인 제안일수록 상대방으로 하여금 ‘왜?’라는 의문을 불러 일으킴. 구체적 방법론 (How?) - 우선 무엇부터 착수해야 하는 지를 이미지화 할 수 있는 구체성이 있어야 비로소 Action에 연결됨. - 방법론이 구체적이지 못하면, 상대방이 뭔가 마음먹고 Action을 취하려 해도 현실적으로 무엇을 해야 할 지 모름. · 사업 계획에 흔히 표현되는 ‘…의 추진, 달성, 활성화, 강화, 충실, 검토, 주력’등만을 사용한다면 ‘어떻게, 어느 정도, 언제부터, 언제까지?’라는 의문을 불러 일으키는 것은 당연함. ☞ 이 3가지 요소를 항상 머리 속에 One Set으로 정리해 둠.
  45. 45. 2. 메시지의 기술과 구성 1) 메시지의 記述 도표에서 의미를 도출하는 것부터 시작하여 메시지의 3 요소가 제대로 갖춰져 있는 지를 체크하기까지 3단계로 메시지를 記述함. 메시지의 記述 프로세스 개별 메시지의 유출 메시지의 結晶化 (Crystallization) So What? So What? 완성이라는 관점에서의 체크 Why so? How do We Do It? Why What How 개개의 도표에서 무엇을 말할 수 있는 지를 확인함. 개별 메시지를 전체 시각 에서 다시 보고, 한마디로 말하면 결국 무엇을 말할 수 있는 지를 판단함. What, Why, How의 3개 요소가 제대로 포함되어 있는 지 체크함.
  46. 46. 2. 메시지의 기술과 구성 1단계 : 개별 메시지의 추출 개별 도표는 여러 시각에서 깊이, 또 차분하게 읽고 의미를 추출함. 개별 메시지의 체크 포인트 다양한 각도에서 생각함. 그저 보면 아는 表層的인 메시지에 불과하지 않은가? 감히 심술궂게 Data의 속 뜻을 읽어 봄. 더 깊이 파고 들면 뭐가 보이지 않을까? 재미있는 견해라 할 지라도 이슈에 대하여 또는 전체로서 의미 있는 메시지인지 체크함. 이슈에 대해 ‘So What?’으로 되어 있는가? 그 메시지가 도표에서는 논리적으로 설득 되고 있는지 몇 번 체크함. ‘Why So?’에 견딜 만한가?
  47. 47. 2. 메시지의 기술과 구성 예를 들면…... Coverage/승률 분석과 메시지 추출 Cover율/승률 분석 도표 읽는 법 당사의 점유율은 낮음. 당사의 시장 Cover율은 높지만, 경쟁사 와의 경쟁에서 승률이 현저하게 낮음. 영업 사원 數를 증가시켜 Cover율을 올리기보다는, 승율 향상 대책(제품 개량 또는 영업 사원의 Skill-up)에 경영 자원을 투입해야 할 것임. 시장 전체 당사의 Cover율 경쟁사의 Cover율 무경쟁 결정 승패 시장 점유율
  48. 48. 2. 메시지의 기술과 구성 2단계 : 메시지의 結晶化(Crystallization) 개별 메시지를 묶으면, 결국 무엇을 말할 수 있는지, 무엇을 말해야 하는 지를 한층 더 높 은 시각에서 생각할 수 있음. 結晶化를 위한 체크 - 개별 차트에서 벗어나 전체적으로 재검토했을 때, 더 큰 방향성이나 문제점이 새롭게 드러나고 있지 않은가? - 진정 말하고 싶은 것이 개별 메시지의 특정 사안에 의해 묻혀 버리고 있지 않은가? - 반대로 큰 메시지가 보였을 때, 그것을 Support하는 개별 메시지가 약하거나, 부족 하지 않은가? - 말하고 싶은 것이 산더미처럼 있고, 게다가 여러 시각에서 제시될 수 있을 때에는 어떤 시각으로 정리하는 것이 상대방에게 impact가 클 지 생각함. - 메시지는 가능하면 짧게 씀. 또한 누구나 같은 이미지를 가질 수 있는 평이한 말을 사용함. 긴 메시지에는 자칫 군살이 많음. - 아주 새로운 말, 그럴 듯한 경영 용어로 메시지가 結晶化될 수는 없음. 청자에게 인상적이겠는가, 일반론에 너무 치우쳐 있지 않은가를 항상 체크함. Page 48
  49. 49. 2. 메시지의 기술과 구성 메시지를 結晶化 하기위한 正道는 존재하지 않음. 전형적인 프로세스를 반복해서 시도해 보고 자기 나름의 스타일을 생각해 냄. 結晶化의 프로세스 List-up 포인트 방법 Grouping Crystallization 말할 수 있는 것, 말하고 싶은 것을 전부 뽑아 씀. 3개 정도 Group을 선정하여 각 Group으로 말할 수 있는 것 을 추출함. 3개의 메시지에 대해 읽는 사람의 관점에서 다시 ‘So What’을 되풀이 하면서 한 마디로 요약함. - 각각 1행에 정리함. - 문장 속에 인과 관계를 만들지 않음. - 성격, 종류가 다른 내용은 나눠서 기술함. - MECE의 관점에서 조명하여 무엇인가 공통되는 것끼리 분류해 봄. - 예를 들면, · 시장, 경쟁사, 자사 · R&D, 생산, 영업 - 선정된 것에 대하여 ‘So What’ 을 10번 정도 되풀이 함. - 3개 메시지를 단순히 ‘직렬’로 바꿔 높기만 해서는 불충분함. - 상대방에게 의미 있는 메시지 인지를 상대방의 관점에서 체크함. ☞ 한 번 쓴 메시지에 집착하지 않도록 함. 몇 번이라도 다시 고쳐 쓰고, 경우에 따라서는 과감히 포기 해 버리는 것도 중요함.
  50. 50. 2. 메시지의 기술과 구성 우선 말할 수 있는 것, 말하고 싶은 것을 뽑아 봄. 말할 수 있는 것, 말하고 싶은 것의 List-up 1. 최근 5년간, Spaghetti pasta의 매출 자체는 정체해 있음에도 불구하고, Spaghetti Sauce의 종류는 6배로 증가함. 2. 손수 만든 맛을 풍기게 하는 ‘Italian prima’라는 B사 발매 Sauce는 독신 여성층에게 폭발적인 인기를 끌었음. 3. 당사는 Sauce속의 고기를 줄인 저가격의 신상품을 발매했음. 4. 기존 제품인 Meat Sauce, Napolian Sauce의 인기는 하락하고 소비자의 기호는 다양한 상품으로 분산되고 있음. 5. 당사 신제품의 매출은 증가하고 있지 않음. 6. A社는 중장년층을 대상으로 전통 특유의 맛을 가미한 신제품을 투입했음. 7. 1위 구매 요인이었던 ‘저가격’은 5위로 후퇴하고, 대신에 ‘본격적’, ‘멋’, ‘맛의 섬세함’이 상위를 차지하고 있음. 8. 고객 앙케이트에 의하면 당사 신제품은 거의 대부분의 항목에서 ‘평균치보다 약간 위’라는 평가를 받고 있음. 9. C社의 고급 ‘도네로’ 라인은 수도권에서 시장 점유율을 증대시켰음. 예 시
  51. 51. 2. 메시지의 기술과 구성 9개의 메시지를 자세히 보고 MECE적 시각에서 공통 부분을 찾아 3개 정도를 Grouping, 각 그룹에 대해 ‘So What?’을 되풀이 함. 예 시 그룹 구분과 ‘So What?’의 추출 그룹-1 : Spaghetti 소스의 시장 동향 그룹-2 : 경쟁사 동향 1. 최근 5년간, Spaghetti pasta의 매출 자체는 정체해 있음에도 불구하고, Spaghetti Sauce의 종류는 6배로 증가함. 4. 기존 제품인 Meat Sauce, Napolian Sauce의 인기는 하락하고 소비자의 기호는 다양한 상품으로 분산되고 있음. 7. 1위 구매 요인이었던 ‘저가격’은 5위 로 후퇴하고, 대신에 ‘본격적’, ‘멋/맛 의 섬세함’이 상위를 차지하고 있음. 6. A社는 중장년층을 대상으로 전통 특유의 맛을 가미한 신제품을 투입했음. 2. 손수 만든 맛을 풍기게 하는 ‘Italian prima’라는 B사 발매 Sauce는 독신 여성층에게 폭발적인 인기를 끌었음. 9. C社의 고급 ‘도네로’ 라인은 수도권에서 시장 점유율을 증대시켰음. Spaghetti Sauce에 관한 소비자의 기호가 다양화, 고급화되어 감에 따라 제품도 세분화 되고 있음. 각 사는 목표 Segment를 선정, 특징 있는 신제품을 투입하여 매출 유지를 도모하고 있음. 그룹-3 : 당사 동향 8. 고객 앙케이트에 의하면 당사 신제품은 거의 대부분의 항목에서 ‘평균치보다 약간 위’라는 평가를 받고 있음. 3. 당사는 Sauce속의 고기를 줄인 저가격의 신상품을 발매했음. 5. 당사 신제품의 매출은 증가하고 있지 않음. 당사의 신제품은 訴求 Point가 불명확해서 인기를 끌지 못함.
  52. 52. 2. 메시지의 기술과 구성 3개의 메시지를 하나로 요약하여 結晶된 메시지를 완성함. 예 시 최종의 結晶化 각 그룹의 메시지 結晶化된 메시지 Spaghetti Sauce에 관한 소비자의 기호가 다양화, 고급화되어 감에 따라 제품도 세분화 되고 있음. 각 사는 목표 Segment를 선정, 특징 있는 신제품을 투입하여 매출 유지를 도모하고 있음. 당사의 신제품은 訴求 Point가 불명확해서 인기를 끌지 못함. 당사는 특징 있는 상품을 시장에 투입함으로써 고객 만족을 획득하지 않으면, 현재의 시장 기반을 유지하기 힘들 것임.
  53. 53. 2. 메시지의 기술과 구성 3단계: 완성이라는 관점에서의 체크 마지막으로 What, Why, How를 제대로 갖추고 있는 지를 ‘완성’이라는 관점에서 체크함. 완성된 메시지의 구성 예 시 시장 : 유럽 통합이 임박하고 시장 진출의 마지막 기회임. 당사는 지금 유럽으로 진출해야 함. Why 경쟁 : 경쟁사는 이미 진출 준비를 시작하고 있지만, 아직은 본격화 하고 있지 않음. MECE 당사 : 보유 경영 자원은 경쟁력이 있어 진출 시 리더십을 획득할 가능성이 높음. What How 제휴 (외부 역량의 활용) : 람제이社와의 사업 제휴를 제일 우선으로 하여 대리점 계약을 확대하는 형태로 교섭을 개시함. 자력 진출 : 람제이社와의 제휴가 어려울 경우, 다른 제휴사를 찾기 보다 자력으로 진출함. 이 경우 현지 중견 규모의 판매사 매수를 검토함. - ‘어떤 Action을 취하면 좋은가’(What)가 명확히 되어 있어야 함. - 그것이 MECE한 Why(‘그 근거는?’)와 How(‘구체적으로 어떻게?’)로 Support되어 있는 메시지가 되어야 함. MECE
  54. 54. 2. 메시지의 기술과 구성 취해야 하는 Action(What)이 명확하지 않으면, 현장에서는 제각기 판단하게 됨. 애매한 제안에 따른 중구난방의 판단들 A사업은 기본적으로는 적극 확대의 방향으로 전개하지만 시장 동향에 따른 대응이 필요함. 시장 동향을 보긴 보지만, 하여간 A사업 을 적극 확대해야 함. A사업의 확대를 위해 추진 체제를 재검토해야 함. B사업의 영업 사원 태반을 A사업에 투입해야 함. Presentation A사업을 적극 확대할 지라도, 어디까지나 시장 동향에 비춰 본 판단이 중요함. 적극 확대라는 Option도 있지만, 현재의 시장 동향에서는 일단 신중한 대응이 필요함. 일단 시장 동향의 파악부터 하고, 사업 방향 결정은 향후의 검토 과제임. 요컨대, 지금처럼 ‘상황 보기’로 가야 할 것임.
  55. 55. 2. 메시지의 기술과 구성 부대 조건을 마련할 경우, 자칫 하지 않기 위한 변명이나 의도적으로 모호한 해석을 유도 하는 것으로 오해를 불러 일으킬 수 있음. 상대의 판단 기준을 명확히 하는 것이 필요함. 부대 조건과 그 판단 기준의 記述 “원칙적으로는 A지만 상황에 따라 B로 할 경우도 있을 수 있음” “A를 추진함. 다만 A의 매출이 전년 대비 110% 미만에 머문다면 B로 전환함” “수익의 움직임을 보면서 투자액을 판단함” “수익성이 전년 대비 95%를 밑돌게 되면 현행 투자 계획을 재검토함” “어디까지나 수익성을 중시하지만, 지역에 따라 규모의 확대를 함께 고려함” “대리점 Coverage가 40% 이하의 지역은 매출 확대에 우선 초점을 둠. - 사람에 따라 다르게 해석할 위험성이 높음. - 하지 않는 것, 할 수 없는 것의 변명으로 변질될 가능성이 높음. - 예외를 배제하고 누구에게도 명확한 판단 기준을 제시함.
  56. 56. 2. 메시지의 기술과 구성 2) 메시지의 구성 완성된 메시지를 그대로 전달해도 효과는 있겠지만, 상대방의 상황이나 특성에 맞춰 적절히 재구성하면 impact를 높힐 수 있음. 만든 자가 아닌, 사용할 자의 관점에서 마무리해야 함. 의사소통을 위한 메시지의 구성 완성된 메시지 구성 예 Option 1 : ‘왜’ 그것을 해야 하는 지를 의문시하고 있는 상대에게는, Why - 1 Why What / How Why - 2 Why - 3 What How Option 2 : 어떻게 실행에 옮기는가에 관심이 있는 상대에게는, How - 1 What/Why How - 2 How - 3
  57. 57. 2. 메시지의 기술과 구성 여러 가지의 메시지 구성 방법이 있지만, 결과 보고에서는 피라미드 구조가 가장 효과적인 방법임. 메시지 구성의 기본 유형 起承轉結 특징 예문 삼단 논법 귀납법 피라미드 구조 - 시간의 흐름을 따라 전개함. - 문장에 Story와 흐름이 있음. - 대전제, 소전제, 결론 으로 구성함. - 누구나 반론할 수 없는 2개의 전제를 구성하여 결론을 이끔. - 몇 가지 경험적 사실에서 일반적인 원리를 이끌어 냄. - 논리적인 비약이 없는 쌓아 올리기 방식임. - 결론을 먼저 제시하고 설명을 나중에 함. - Logic Tree나 MECE 등의 분석 흐름이나 사고 방식을 논리 구성에 반영 시키기 용이함. - 논리를 스스로 체크할 수 있음. 起) 오기트社는 국내 시장 에서 최고의 시장 점유 율을 유지하고 있음. 承) 그러나, 시장이 성숙함 에 따라 오기트社의 수 익률은 저하되고 있음. 轉) 유럽 통합을 앞두고 성 장성이 높은 EC 시장 참여는 마지막 기회임. 結) 그러므로 이 기회를 놓치지 말고 유럽 시장 에 진출해야 함. 대전제) 오기트社는 업계 일류 기업임. 소전제) 다른 일류 기업은 유럽 시장에 진출 하고 있음. 결론) 따라서 오기트社도 유럽에 진출해야 함. 1) A社는 이미 유럽에 진출하고 있음. 2) B社도 유럽에서 성공 하고 있음. 3) C社는 내년에 진출 하기로 결정하였음. 4) 따라서 오기트社도 유럽에 진출해야 함. - 결론) 오기트社는 유럽 시장에 진출해야 함. - 왜냐하면…. · 국내 시장은 이미 성숙되었음. · 경쟁사도 이미 진출 하고 있음. · 핵심 경영 자원이 축적 되어 있어 진출 체제는 구비되어 있음.
  58. 58. 2. 메시지의 기술과 구성 기본 원칙 피라미드 구조는 중요한 메시지를 먼저 전달하고 Top-down 방식으로 그 논리를 설명해 가는 방법임. 피라미드 구조의 기본 원칙 1. 메시지는 중요한 것부터 전함. - 주요 메시지에서 부수(minor) 메시지로 전개함. - 보고 받는, 즉 받아들여야 할 상대방의 입장에서 생각하는 것이 핵심임. Governing Thought 1 Sub Message Sub Message 2. 각 메시지는 그것을 지탱하는 몇 개의 하위 메시지群 으로 Support됨. - 어떤 메시지는 그 아래 메시지群의 ‘So What’임. - 인과 관계가 있는 것은 상하로 배열됨(위가 결과, 아래는 원인). Sub Message 3 2 3. 동일 레벨의 메시지 群은 같은 타입으로서, 논리적으 로 적절한 순서로 배열함. - 프로세스의 일 부분에 해당하는 것은 단계 순으로 전개함. - 병렬적 관계에 있는 것은 발생순, 서열순, 사회적 관습 순, 전략적 중요도 순 등으로 전개함.
  59. 59. 2. 메시지의 기술과 구성 결론을 처음에 던짐으로써 상대방에게 주는 impact는 상당히 강해짐. 예를 들면….. 예 시 피라미드 구조로 다시 쓰기 Dear EuniceWe’ve been friends for a long time… But about a month ago, you said something I didn’t like… Then, two weeks ago, you didn’t show up at my party… And then... Dear EuniceI hate you! Here are my reasons First of all, you are not sincere… Second, you are insensible to me… Third, you are...
  60. 60. 2. 메시지의 기술과 구성 논리 구조 피라미드 구조에는 해설형과 열거형의 2가지가 있음. 예 시 피라미드 구조의 2가지 종류 GROUPING (How형) ARGUMENT Governing Thought Governing Thought 오기트社는 LX-20의 개량품을 시장에 투입하고 현 고객이나 채널의 신뢰를 되찾아야 함. LX-20은 오기트 社의 간판 제품임 에도 불구하고 발매 직후부터 불량품이 잇따라 발견되었음. Situation 이 영항은 LX-20 의 매출 부진뿐만 아니라, 유통 채널 들의 당사에 대한 불신감으로 파급 될 우려가 있음. Complication Need for Action 오기트社는 즉시 LX-20의 개량품 을 시장에 투입해야 함. Conclusion 오기트社는 LX-20의 개량품을 시장에 투입하고 현 고객이나 채널의 신뢰를 되찾아야 함. 개발 부문에 긴급 프로젝트를 구성하고 LX-20 의 개량품 개발을 추진함. (How) 영업 사원을 LX-20에 집중 투입하고, 고객 과의 Channel Follow-up 체제 를 강화함. (How) Actions 생산 라인을 증설하여 통상 보다 빠른 출시 를 목표로 함. (How)
  61. 61. 2. 메시지의 기술과 구성 메시지의 성격, 상대방의 상황에 따라 어떤 종류를 선택할 것인가를 결정함. 2개 피라미드 구조의 차이 ARGUMENT GROUPING 어떻게 해서 결론에 도달했는지, 그 흐름을 강조 결론을 직접적으로 Support하는 Why나 How를 강조 장점 - 이야기 흐름의 전체 상을 잡을 수 있음. - 해결 안이 하나밖에 없을 경우에 유효함. - 결론에 대해 반대 의견을 가지는 상대에게 유효함. 단점 - ‘상황’의 특정 부분 에서 정지해 버리는 Risk가 있음. - ‘So What’에 이르기까지 상대는 많은 정보를 기억해 놓아야만 함. 장점 - 핵심 포인트를 이해하기 용이함. - Action을 필요로 하는 상대방에게 유효함. - 하나의 Point가 받아들여지지 않아도 다른 포인트 는 유지할 수 있음. 단점 - 상대에 따라서는 너무 주입식이라는 인상을 받을 우려가 있음.
  62. 62. 2. 메시지의 기술과 구성 Package에의 응용 전체 Package의 Story-line은 Argument형으로, 章 이하에서는 Grouping형으로 구성되는 경우가 일반적임. Package 전체의 구성 Governing Thought 상위 레벨 에서는 Argument형이 일반적임. Situation Why Complication Why Why Conclusion Why How How - 피라미드 상단의 Governing Thought는 전체로서 말하고 싶은 Overall Governing Thought이며, 완성된 메시지이어야 함. - 하위 피라미드의 Governing Thought는 Why나 How 등의 ‘부분’을 結晶化시킨 메시지 이고, 꼭 전체적으로 완성된 메시지라고는 할 수 없음. 하위 레벨 에서는 Grouping형이 일반적임.
  63. 63. 2. 메시지의 기술과 구성 피라미드 구조로 구성한 論旨는 그대로 본론의 각 章을 만드는 것에 대응함. 예 시 표준 Package의 구성 머리말 본론 요지 시장 변화는 ….. 당사에 있어서의 가능성은 … 머리말 따라서 당사는 ...해야 함 (전략 방향성). 요지 Ⅰ. 시장의 변화 Ⅱ. 당사에 있어서의 가능성 Ⅲ. 전략적 방향성 Ⅳ. 금후의 작업 일정 결론 (그리고 금후의 작업 일정)
  64. 64. 2. 메시지의 기술과 구성 章별 Text 페이지에 있어서도 章마다 구성된 작은 피라미드 구조를 ‘¶’와 ‘-’에 대응시킴. 예 시 각 章의 Text 페이지 구성 Complication 당사의 매출 부진은 마케팅이 약하기 때문임. 당사의 매출 부진은 마케팅이 약하기 때문임. Why-1 Why-2 Why-3 고객의 니즈 변화에 대응하지 못하고 있음. 영업에 비하여 생산과 R&D 부문의 주장이 항상 우선시됨. Top의 생각도 생산자(Marker) 로서의 입장이 중심임. ¶ 고객의 니즈 변화에 대응…(Why -1) - A….. · a….. · b….. A a B b C D E F ¶ 영업에 비하여 생산과 R&D …(Why-2) - C… - D… ¶ Top의 생각도 Maker로서의…(Why-3) - E… - F…
  65. 65. 2. 메시지의 기술과 구성 피라미드 구조에 기초한 보고 자료는 요약 차트와 하위 요약 차트, 그리고 Supporting 차 트로 구성된 상하의 흐름을 가짐. 보고 자료의 페이지 구성 章/節의 Summary Text Summary Text ¶ Supporting 챠트 ¶ . - ¶ ¶ ¶ 2 - 3 1 ¶ . - ‘¶’ (Paragraph Point) - Text 페이지에서만 사용함. - ‘ - ‘ (Dash Point), ‘ · ‘ (Dot point) - Text와 차트 페이지에서 모두 활용됨. ¶ . 4 6 5 Text 양식 개별 차트 양식
  66. 66. 2. 메시지의 기술과 구성 Text 페이지를 다 쓰면 다시 한 번 읽어 보고 표현이 깔끔한 지를 마지막으로 체크함. Text 페이지의 기본적인 체크 포인트 - Governing Thought가 ‘¶’ 내용을 단순히 합치는 것으로만 요약되어 있지는 않은가? - ‘¶’ 내용끼리, ‘-’ 내용끼리 레벨이 맞는가? Why와 How의 혼재는 없는가? - 하나의 메시지가 60자 정도(2행 이내)에 담겨져 있는가? · 긴 내용을 응축하려다가 자칫 모호한 용어를 사용하고 있지 않은가? · 또는 두 가지 이상의 의미를 내포한 어구를 사용하고 있지는 않은가? (예: 정합성 있는 절차의 독자 추진) - 文末의 표현에는 통일성이 있는가? · 체언으로 끝나는가? 용언으로 끝나는가? · 보고서상의 메시지는 반드시 체언으로 끝냄. 단, 브리핑 요약 자료상의 메시지나 도표 내 문장 표현은 용언으로 끝내는 것도 가능함. 단, 통일되어 있어야 함.) - 주어와 동사의 관계가 제대로 형성되어 있는가?
  67. 67. End of Document Value@Innovation with BISG

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