Dokumen tersebut memberikan panduan penggunaan Microsoft Outlook dan fungsi-fungsinya seperti pengelolaan email, kalender, dan tugas. Dokumen tersebut juga menjelaskan cara membuat aturan pesan, distribusi daftar, dan asisten jadwal untuk memudahkan pengelolaan email dan jadwal. Selain itu, diberikan pula contoh penggunaan kode HTML untuk mereduksi ukuran file gambar yang dimasukkan ke dalam email.

1. your
MS-OUTLOOK MAIL
Oleh :
Yuda Mahendra Asmara
@yudasmara
WithWith

2. 1
Fungsi Email

3. 2
Microsoft Outlook
MS Outlook
Aplikasi Klien E-Mail & Workgroup
Microsoft Product “MS Office Package”
Pengelolaan Kalender Meeting,Tugas dll
Pengelolaan Email
 Mengelompokkan E-mail pada folder tertentu
 Memblok E-mail yang tidak diinginkan
 Memberi tanda bahwa Email sudah dibaca client
 Membuat Data Files Baru
 Membuat Distribution List
 Shedulling Asisstant
 Menggunakan Fungsi HTML untuk design pada Body E-Mail
Belajar Ms Outlook kali ini :

4. 3
Menggunakan Message rule (1)
Berguna untuk mengatur
Email agar dapat diterima
sesuai dengan Rule/
Aturan yang diinginkan
seperti :
 Mengelompokkan E-mail
pada folder tertentu
 Memblok E-mail yang
tidak diinginkan
 Memberi tanda bahwa
Email sudah dibaca client

5. 4
Menggunakan Message rule (2)
 Mengelompokkan E-mail pada
folder tertentu (Simple_step)
 Menggunakan Rules and Alerts
Create rule pilh folder E-Mail akan disimpan
Pilih Rule pada yang akan dilakukan :
1. Move message to Folder
2. Move Message with Specific word
3. Move message sent to distribution
list folder
4. dll

6. 5
Menggunakan Message rule (3)
 Memblok E-mail yang tidak diinginkan
Gunakan “Rule Wizard” >check Message they arrive > klik Next >
pilih Specific word in the body > tambahkan kata2 kunci pada
email yang ingin diblok > next pilih delete it >next beri judul untuk
message rule tadi> finish

7.  Memberi tanda bahwa Email sudah dibaca client dan
menyimpan Status “READ” tersebut kedalam folder
6
Menggunakan Message rule (4)
Mark items as read when viewed in the
reading pane (harus dibuka)
Mark item as read when selection (cukup klik )
Kemudian Pindahkan READ didalam
inbox sama dengan step sebelumnya
menggunakan Simple_step rule
mengelompokkan
Klik kanan pada message > Klik rule

8. 7
Membuat Data Files Baru
 Sering kali kita mendelete Message Email kita karena Sudah Full / Penuh
 Default data penyimpanan Email ada di data system / C
 Berikut cara membuat Data Files Baru :
 Fungsi Back-up Email
Account setting > pilih data
Emails>add New > pilih Office
Outlook Personal folder >

9. 8
Membuat Data Files Baru (2)
Tentukan penyimpanan file didalam
disk dengan size yang masih banyak > beri Nama file dan berikan Password
PROBLEM !
Hanya admin IT
yang bisa
memberikan akses
Jika sudah ada acces untuk buat
data files baru, kemudian setting
di mail folder, arahkan ke tempat
baru (Properties), atau back up
secara berkala ke folder yang baru
dibuat
ex: Archives 2011

10. 9
Membuat Distribution List
 Sering kali mengirim ke All RBPM, ke satu bagian tertentu dan PROBLEM kita
harus masukan satu2 nama-nama tersebut.
Mari kita luangkan waktu untuk membuat distribution/group List supaya
memudahkan dalam pengiriman email :
Klik navigation pane kemudian klik contact > pilih new> pada
kolom name “tulis nama group” >select member > pilih nama2
yang akan dimasukkan >ok

11. Shedulling Asisstant
10
 Kita akan Schedule meeting namun kita belum tahu jadwal rekan kita, kita
bisa mengetahui nya lewat jadwal schedule rekan kita tersebut lewat
“Schedule Assistant” pada navigasi calendar
Kita akan bikin appointment > klik new pada kalendar navigasi
Kita akan bikin appointment > klik
new pada kalendar navigasi >
masukan rekan yang akan
diundang > klik schedule assistant

12. 11
HTML for MS Outlook
HTML atau Hypertext Markup Language adalah sebuah bahasa pemograman
untuk membuat sebuah halaman web yang menghasilkan wujud tampilan
yang terintegrasi.
Selain difungsikan untuk membuat halaman Web, HTML juga berfungsi
sebagai salah satu solusi untuk merisize sebuah gambar / Text yang memiliki
Size dengan ukuran Besar pada file yang diletakkan pada body E-mail ,
Contoh :
File di Body Email : 245 Kb
File Asli Foto : 3,12 MB

13. 12
SIMPLE
NEWSLETTER

14. 13
Untuk membuat HTML tersebut, diperlukan Software untuk memudahkan
menyunting tampilan atau editing tampilan yang akan dimasukan kedalam
E-Mail.
Software Editing HTML yang dipakai kali ini adalah “Adobe Dreamweaver”
ada banya editor HTML seperti , MS Frontpage,dll,
Dreamweaver
Adobe Dreamweaver adalah Program Penyunting halaman Web , sebagai
Editor HTML dengan kemampuan Manajemen Tampilan dengan fitur
lengkap, kemudahan dalam penggunaan dengan dukungan Extention
Plugin yang banyak
Frontpage

15. 14
1. Open Dreamweaver
a. Create New > HTML
b. Akan tampil seperti dibawah 2
halaman Editing dan Design
Hasil Design
Kode tempat
Mengolah tampilan
Bagaimana cara membuatnya (1)

16. 15
Bagaimana cara membuatnya (2)
2. Letakkan Kursor kedalam Lembar Editing diantara
<body> .....</body>  ini adalah tempat Picture yang akan kita masukkan
HTML standar seperti dibawah
3. Proses Memasukan Gambar Kedalam Body HTML
a. Pilih Insert > Image > Select Image From Source > OK

17. 16
Bagaimana cara membuatnya (3)
b. Akan muncul tampilan seperti dibawah OK saja
c. Setelah OK , Picture yg
dipilih akan masuk kedalam
lembar design dibawah
Editing Didalam
Dreamweaver *

18. 17
Bagaimana cara membuatnya (4)
3. Akan muncul tampilan seperti ini didalam Editing,
<img src="file:///E|/PEOPLE DEVELOPMENT FILE/PROJECT MICROBANKING ACADEMY/INSPIRASI PEMIMPIN
LEADERSHIP INSIGHT/HTML BLAST/Inspirasiapril.jpg" width="960" height="720" />
Artinya :
<img src="file:///E|/PEOPLE DEVELOPMENT FILE/PROJECT MICROBANKING ACADEMY/INSPIRASI PEMIMPIN
LEADERSHIP INSIGHT/HTML BLAST/Inspirasiapril.jpg"
Ini adalah Lokasi dimana Gambar tersebut berada
width="960" height="720" />
Ini adalah ukuran dari Gambar tersebut
4. Untuk mengedit tampilan gambar tersebut sesuai dengan design yang diinginkan
perlu menambahkan beberapa code yang telah disediakan oleh Dreamweaver
Contohnya
- Posisi :<p align="center"> lokasi gambar </p> (kode harus selalu ditutup) Bisa “Left “ / “Right”
-Ukuran Picture width="960" height="720“ angkanya bisa ditambah / Dikurang
sesuai design yang diinginkan seperti width="750" height="500"

19. 18
4. Hasil tampilan didalam lembar Design Berubah > Save
Bagaimana cara membuatnya (5)
a. Save di dalam 1 folder
b. Exit dari Dreamweaver, kecuali mau mendesign lagi
> Cari Folder tempat file disimpan > Open file html yang sudah
dibuat dengan Browser Internet Explorer /browser lainnya

20. 19
Bagaimana cara membuatnya (6)
5. Hasil tampilan didalam Internet Explorer > Blok/ Ctrl A > Copy
7. Untuk melihat besar Ukuran gambar Close
Compose Email > Open Draft Email lihat disize
6. Open E-mail MS Outlook
> Paste di Body Email
File di Body Email : 203 Kb File gambar asli: 2,44 MB

21. Contoh
20
File di Body Email : 275 Kb
File di Body Email : 227 Kb terdiri dari 5 foto
File di Body Email : 367 Kb terdiri dari 10 foto

22. KODE HTML
21
Kode HTML banyak
Macamnya yang kita pelajari
ini baru 2 Jenis , untuk
setting ukuran gambar dan
merubah posisi gambar
Masih banyak Ratusan
Fungsi Kode HTML yang
bisa kita pelajari
Seperti :
- Editing Font
- Editing Garis
- Dll
Hasil dari Kode HTML akan Menghasilkan tampilan web, yang memiliki fungsi
merisize Media yang ada didalamnya, Design yang ditampilkan ini bisa
membantu dalam pembuatan NEWSLETTER

23. 22
Referencee :
- Kamus Tag Html
- en.wikipedia.org /wiki/Adobe_dreamweaver
Sesi Training
Memanfaatkan Fungsi HTML
Oleh : Yuda Mahendra Asmara