O documento discute estratégias para melhorar a administração do tempo, incluindo organização de tarefas, planejamento, ferramentas de acompanhamento e reflexão sobre o uso do tempo. É destacada a importância de classificar tarefas por urgência e importância, estabelecer metas e cronogramas, e usar ferramentas como agenda e planilhas para acompanhar o progresso.

1. 10/06 – ANTÓNIO ALBANO B MOREIRA
ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

2. QUEM SOU EU?
• Eng. Elétrica e Administração
• Pós em Gestão Estratégica
• Executivo Sênior
• Professor presencial e EAD
• Consultor
• www.Formarnaweb.com
• Fotografia e cinema

4. • Importância;
• Primeiro o mais importante;
• Classificação das tarefas, quadrante de
urgência e importância;
• Uso de ferramentas para organização das
tarefas;
• Organização geral e de e-mail;
• Integração de ferramentas.
ALGUNS PONTOS

5. HOJE O RECURSO
MAIS ESCASSO E
LIMITADO É O
TEMPO!

6. INDÚSTRIA DO TEMPO
• GANHAR TEMPO;
• USAR TEMPO LIVRE;
• VENDER TEMPO.

7. E O MEU
TEMPO
COMO FAÇO

8. ESCOLHAS
• O que fazer?
• Qual o critério?
• Começo por
onde?
• Qual elimino?

9. Nossa vida é...
Tomar decisões !!
Programadas e
Não programadas

10. PROBLEMA
DIAGNÓSTICO
ALTERNATIVASDECISÃO
AVALIAÇÃO
CICLO DA TOMADA DE DECISÃO

11. QUAL A
ALTERNATIVA
CERTA

14. •VALORES
•CRENÇAS
•PRINCÍPIOS
•SONHOS
•VISÃO
•RAZÃO
•MISSÃO
COMO ESTABELECER?

15. ROTEIRO
PROPÓSITO
OBJETIVO
CLARO
ESCOLHA
CERTA

16. E
AGORA

17. 1 - ORGANIZAÇÃO
• Diminuir pendências;
• 5S;
• Analisar a carga de trabalho;
• Delegar;
• Reuniões planejadas;
• Criar rotinas.

19. 2 - PLANEJAR
• Estabelecer atividades;
• Catalogar atividades;
• Separar atividades;
• Paretto, 20 – 80;
• Montar cronogramas

20. BRINCAR
DE LEGO
E
COMER
SALAME ?

21. A - ATIVIDADES
• Liste todas as atividades e metas;
• Separe as que podem ser delgadas;
• Estabeleça os tempos de duração;
• Estabeleça metas SMART,
Específicas, Mensuráveis,
Alcançáveis, Realizadores e com
Tempo.

22. B - CATALOGAR
Modelo Stephen Covey:
• Importância
• Urgência

23. Urgente Menos Urgente
Importante
I
 Crises
 Projetos com prazos determinados
 Atividades sob pressão externa
 Conflito com clientes significativos
 Situações de conflito ou atrito com
familiares ou amigos
 Cobrança de resultados decisivos
II
 Prevenção de problemas, proação
 Planejamento
 Prospecção de oportunidades
 Fortalecimento de relacionamentos e amizades
 Busca de novas formas de atuação
 Reflexão e avaliação de sua forma de proceder
Menos
Importante
III
 Interromper seu trabalho com freqüência
para atender os outros
 Atividades de efeito a curto prazo
 Trabalho levado para casa que poderia ser
feito no dia seguinte
 Resposta imediata a todas as solicitações
vindas de terceiros
IV
 Manter-se ativo para parecer que trabalha duro
 Reuniões e discussões infindáveis e sem motivo
 Hiperatividade social no trabalho
 Arquivo morto
 Fofocas com vizinhos
 Visitas sociais por obrigação
MATRIZ/IMPORTÂNCIA URGÊNCIA

24. C - SEPARAR
• Rotineiras diárias, semanais e
mensais. Marque na agenda;
• Pessoais (desenvolvimento, educação,
saúde, lazer, emocional, espiritual),
familiares, profissionais, sociais;
• Prioritárias e emergenciais;
• Circunstanciais.

25. D - PARETTO
• 20 % das atividades representam
80% dos resultados esperados!!

26. PLANO DE TRABALHO SEMANA DOMINGO SEGUNDA TERÇA QUARTA QUINTA SEXTA SÁBADO
PAPÉIS METAS PRIORIDADES DA SEMANA P R I O R I D A D E S D O D I A
R E U N I Õ E S - C O M P R O M I S S O S
8 8 8 8 8 8 8
9 9 9 9 9 9 9
10 10 10 10 10 10 10
11 11 11 11 11 11 11
12 12 12 12 12 12 12
13 13 13 13 13 13 13
14 14 14 14 14 14 14
15 15 15 15 15 15 15
16 16 16 16 16 16 16
17 17 17 17 17 17 17
18 18 18 18 18 18 18
19 19 19 19 19 19 19
20 20 20 20 20 20 20
AFINAR O INSTRUMENTO
FÍSICO
MENTAL
ESPIRITUAL
SOCIAL/EMOCIONAL
NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE : NOITE :
MODELO SEMANAL

27. MODELO PROJETO

28. 3 - ACOMPANHAMENTO
• Ferramentas gestão;
• Aplicativos;
• Outlook, Gmail;
• Registro, arquivo.

30. APLICATIVOS
• Android/iOS sincroniza com Gmail,
gera e-mail avisando;
• Windows sincroniza com Outlook;
• Sincronização do Outlook.

31. 1 - Ação/Gerenciamento
• Calendário/Agenda:
– Já marcar todas as tarefas cíclicas, relatórios
mensais, reuniões, etc – NOME, DATA, DURAÇÃO
RESPONSÁVEL, ENVOLVIDOS. Também marcar nas
tarefas;
– Marcar todos os compromissos avulsos que
surjam.

32. 2 - Ação/Gerenciamento
• Planos de ação – São para projetos e assuntos relevantes que
envolvam cronograma (Excel, MSProject, etc).
– Tarefas, data conclusão prevista duração responsável,
precedências;
– Do Excel gerar tarefas e calendário dentro do Outlook.
Colocar um período anterior para aviso;
– Do Excel mandar e-mail quando for revisado o cronograma
para as pessoas responsáveis, ou para avisar das datas;
– Dentro do Excel puxar as tarefas e calendário que estejam
dentro do Outlook. Através da categoria colocar dentro do
Plano de ação correspondente.

33. 3 - Ação/Gerenciamento
• Pastas do Outlook – sempre deixar a
pasta de entrada livre, os e-mails
recebidos dar seguimento. Criar as
pastas de acordo com as categorias,
pessoas, Planos de ação, etc.
• Crie filtros de separação automática
das pastas.

34. 4 - Ação/Gerenciamento
• E-mails recebidos:
– Responder na hora – deletar ou dar categoria e
mover para pasta, ou estabelecer horários;
– Deletar se não precisa de guardar;
– Através do Outlook gerar tarefa e calendário se
for o caso de existir algo para ser feito no futuro e
não for do cronograma, se for do cronograma
gerar uma tarefa dentro do cronograma.

35. 5 - Ação/Gerenciamento
• E-mails enviados
– Apagar se não precisar guardar através de regra
por categoria;
– Gerar o e-mail pelo calendário ou tarefa se for
gerar uma necessidade de cobrança de resposta
copiar para calendário e tarefas e gravar.
• Reuniões agendadas, controladas e
registradas pelo Outlook.

36. 6 – Mídias sociais
• Disciplina e cuidado no uso;
• E-mail particular;
• Etiqueta.

37. S
A
N
T
O
G
R
A
A
L
V
I
D
A
E
T
E
R
N
A

38. NO FINAL
Se der tempo, você se questiona.
Faz o balanço da vida.
Que qualidade?
Qual o resultado?
Como usei meu
tempo?

39. Não é o tempo
que voa.
Sou eu que vou
devagar.
Helena Kolody
PARA REFLETIR ...

40. OBRIGADO
SUCESSO!!

41. http://www.antonioabmoreira.com.br
antonio albano moreira
@antonioabmoreira
antonio@antonioabmoreira.com.br