Este documento discute la digitalización y su papel en la preservación de documentos digitales. Explica las ventajas de la digitalización como simplificar el acceso y preservar documentos físicos. También cubre temas como la migración y conservación de archivos digitales, la fragilidad de los soportes digitales y los desafíos de la obsolescencia tecnológica.

1. La digitalización y su rol en la
conservación de documentos
digitales
Febrero 2017
… por la patria y por el selfie

2. Agenda
1. Introducción
2. Ventajas de la digitalización.
3. Conservación de los archivos digitales.
4. Copias digitales.
5. Fragilidad de los soportes.
6. Obsolescencia.

3. Introducción
Digitalización

4. ¿Qué es un documento?
1) Redacción en papel u otro tipo
de soporte con el que se
prueba o se acredita algo,
como una acta, un título, una
profesión, un contrato, etc.
2) Algo que ilustra un evento,
particularmente hechos del
pasado.

5. ¿Qué es un documento digital?
Es la representación en medio
digital de un documento, que
puede contener textos,
imágenes, sonidos, videos.

6. ¿Qué es un documento Electrónico?
1. Es un documento que para ser entendido requiere de algún tipo de
dispositivo electrónico o magnético.
2. Su contenido es el resultado de usar alguna clase de código digital,
que puede ser leído, interpretado, o reproducido, mediante el
auxilio de detectores de magnetización.

7. Generación de Documentos Digitales
1. SmartPhones
2. Computadoras
3. Grabadoras
4. Filmadoras
5. Cámaras fotográficas
6. Scaners

8. Ventajas de la Digitalización
Digitalización

9. Ventajas de la Digitalización
1. Simplifica el acceso a los documentos.
2. Acelera la búsqueda y consulta de la información.
3. Preserva el documento físico.
4. Asegura su disponibilidad para la posteridad
5. Es posible mejorar las imágenes en documentos deteriorados
6. Las imágenes digitales no pierden nitidez ni se dañan con el paso
del tiempo en oposición a lo que sucede con el papel.

10. Ventajas de la Digitalización
7. Versatilidad. Las imágenes o información digital se pueden
incorporar a cualquier documento electrónico
8. Se puede compartir inmediatamente originales en papel utilizando
servicios online como redes sociales, cuentas de correo o en la
nube.
9. Se pueden imprimir en cualquier momento y en cualquier
impresora, siendo copias exactas del original
10. Adaptabilidad. La información digitalizada puede ser modificada y
se puede convertir a varios formatos

11. Ventajas de la Digitalización
11. Un mismo documento puede ser consultado de forma simultánea
por varios usuarios a la vez
12. Agiliza el trabajo diario incrementando la productividad personal.
13. Facilita la difusión online de los documentos y sin necesidad de
enviar copias físicas ni esperar la confirmación de su recepción
14. Permite agrupar la información para la mejor toma de decisiones

12. Ventajas de la Digitalización
15. Abrevia la depuración de documentos
16. Ofrece seguridad en el acceso a la información, fijando una clave
personal. Sólo el personal autorizado podrá ver los documentos.
17. Reducción del espacio físico de almacenamiento respecto al papel.
18. Eficiencia. Elimina la necesidad de estar en la oficina para localizar
un documento determinado, al contar con un acceso remoto.

13. Ventajas de la Digitalización
19. Se convierte en una copia de seguridad de los documentos,
evitando el deterioro de los originales
20. Ecología. Contribuye con el medio ambiente, porque evita la
deforestación para fabricar papel.

14. Conclusión
• ¿Vale la pena convertir un documento en papel a soporte electrónico,
accesible desde una PC, laptop o smartphone, a través un escáner o
tomándole una foto?

15. Conservación de los archivos
digitales
Digitalización

16. Migración y Conservación
• Migración: se usa para copiar o
convertir datos desde una
tecnología a otra, conservando
las características esenciales de
los datos.
• Conservación de soportes o
medio físico: es el medio
donde se almacena la
información. Estos tienen una
rápida obsolescencia y
vulnerabilidad ante la
degradación física.

17. Copias digitales
Digitalización

18. Copia Digital
• En inglés digital copy - es un
servicio que viene incluido para
quienes adquieren películas en
DVD o Blu-ray Disc y necesitan
reproducirlas en dispositivos
que sólo pueden utilizar un
archivo digital en lugar de un
disco DVD.

19. Fragilidad de los soportes
Digitalización

20. Fragilidad de los soportes digitales
• La solución de migrar de un
tipo de soporte a otro es una
buena solución.
• Es la recomendación de los
fabricantes pero no es ideal
para los usuarios, quienes
deben pagar varias veces, si el
objetivo es seguir preservando
nuestros recuerdos.

21. Obsolescencia
Digitalización

22. Obsolescencia
• Ya lo dijo el poeta: “Todo tiene su
final, nada dura para siempre”.
• Investigadores franceses han
advertido que la información
grabada en discos tiene una
esperanza de vida máxima de 10
años.
• Hoy casi todo está en formato
digital. Fotos, vídeos, música, los
mapas del GPS, las cuentas en
Excel, libros electrónicos, etc. Sin
embargo nadie puede asegurar
que dentro de 20 años estén
disponibles.

23. La nube
• La mayoría de los grandes
proveedores ofrecen servicios
para guardar los documentos
en la cloud o en la nube:
• DropBox
• One Drive
• Google Drive
• Icloud
• ¿Los proveedores, garantizan
cuál es el tiempo de vida de los
documentos digitales?

24. ¿La nube, es una solución?
• Icloud: Jennifer Lawrence
• Intrusión rusa en las elecciones
de los Estados Unidos.
• ¿Qué podría pasar en las
próximas elecciones?