Modelo de Gestión de la PCM

1. MODELO DE GESTIÓN
DOCUMENTAL - PCM
Lic. Norman Berríos Silva
E-mail: berriosnorman1@hotmail.com
Febrero 2018

2. OBJETIVOS
• Analizar la relación entre la
modernidad del Estado y la
gestión documental
• Conocer las bases en las que
se apoya el Modelo de Gestión
Documental propuesto por la
PCM.
2

3. EL PROCESO DE MODERNIZACION DE LA
GESTION DEL ESTADO
Se inicio con la dación de la
Ley N°27658 Ley Marco de
Modernización de la Gestión
del Estado, publicada el 30 de
enero del año 2002.
Han transcurrido 14 años y 10
meses

4. LA POLÍTICA NACIONAL DE MODERNIZACIÓN DE LA
GESTIÓN PÚBLICA Secretaria de Gestión Pública–PCM
Pilares Centrales y Ejes Transversales de da Política
Nacional de Modernización de la Gestión Pública
Gobierno
Abierto
Gobierno
Electrónico
Articulación
Interinstitucional
GESTION DEL CAMBIO
Políticas
Públicas
Planes
Estratégicos
y Planes
Operativos
Gestión por
Procesos.
Simplificación
administrativa
y organización
institucional
Sistema de
información,
seguimiento
monitoreo,
evaluación y
gestión del
conocimiento
Presupuesto
para
resultados
Servicio
civil
meritocrá
tico

5. 5
PROCESO
CONJUNTO DE FASES SUCESIVAS , DE UN
FENÓMENO O HECHO COMPLEJO.
Cualquier actividad o conjunto de actividades ligadas
entre si, que utiliza recursos y controles para
transformar elementos de entrada (recursos,
información, servicios, …) en resultados Los
resultados deben tener un valor añadido respecto a las
entradas y pueden constituir elementos de entrada del
siguiente proceso.

6. 6
PROCESO
Todas las actividades de una
organización pueden y deben
considerarse como un
proceso. para operar de
manera eficaz , tienen que
identificar y gestionar
numerosos procesos que se
interrelacionan que
interactúan, dichas
interacciones se conoce como
enfoque basado en procesos

7. INSTITUCIONALIZACIÓN DE LA
GESTIÓN POR PROCESOS
En el Marco del D.S. N° 004-2013-PCM
“Política Nacional de Modernización de
la Gestión Pública la Secretaria de
Gestión Pública de la PCM estableció la
Metodología para la Implementación de
la Gestión por Procesos en las Entidades
de la Administración Pública.

8. DEFICIENCIAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA
• Ausencia de un sistema eficiente de
planeamiento y problemas de articulación con el
sistema de presupuesto público:
• Deficiente diseño de la estructura de
organización y funciones:
• Inadecuados procesos de producción de bienes
y servicios públicos:
• Infraestructura, equipamiento y gestión logística
insuficiente:
Introd: D.S. N° 004-2013-PCM Aprueba la
Polítca Nacional de Modernización de la G.P
8

9. DEFICIENCIAS EN LA GESTIÓN PÚBLICA
• Inadecuada política y gestión de recursos humanos:
• Limitada evaluación de resultados e impactos, así
como seguimiento y monitoreo de los insumos,
procesos, productos y resultados de proyectos y
actividades:
• Carencia de sistemas y métodos de gestión de la
información y el conocimiento:
• Débil articulación intergubernamental e
intersectorial:
• Introd: D.S. N° 004-2013-PCM Aprueba la Polítca
Nacional de Modernización de la G.P
9

10. Mediante la ley Nº 27658, en enero de
2002 se declara al Estado peruano en
proceso de modernización, con la
finalidad de mejorar la gestión pública
y construir un Estado democrático,
descentralizado y al servicio del
ciudadano
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

11. Implica cambios en las estructuras
administrativas de las organizaciones en
todos los niveles de gobierno, en los
sistemas administrativos existentes, en la
simplificación de procesos, utilización de
Internet, medios electrónicos y
simplificación de trámites. Por tanto,
mejora la percepción que los ciudadanos
tienen del servicio que brinda el Estado.
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

12. OBTENCIÓN DE MAYORES
NIVELES DE EFICIENCIA
DEL APARATO ESTATAL
PRIORIZACIÓN Y
OPTIMIZACIÓN EN EL USO DE
LOS RECURSOS PÚBLICOS.
MEJOR ATENCIÓN A LA
CIUDADANÍA
BUSCA MEJORAR LA GESTIÓN PÚBLICA Y
CONSTRUIR UN ESTADO DEMOCRÁTICO Y
DESCENTRALIZADO (Ley 27658-año 2002)
MODERNIZACIÓN DEL ESTADO

13. 13
OBJETIVO PRINCIPAL
Mejorar la calidad del
servicio que las entidades
públicas vienen prestando.
Debe darse en un conjunto de elementos
orientados a estándares relacionados con
diferentes dimensiones de las entidades
públicas.
ESTÁNDAR DE ATENCIÓN: modelo o
patrón que permite definir previamente las
características básicas de los procesos
de atención dirigidos a la ciudadanía

14. DOCUMENTO ANALÓGICO
Contiene básicamente texto
en caso del impreso, imagen
y sonido en el caso de
películas, fotografías discos y
otros. Algunos requieren de
un aparato de lectura,
mientras que el papel puede
ser visualizado directamente.

15. DOCUMENTO DIGITAL
Contiene información
codificada en forma de
dígitos binarios, de textos,
imágenes, sonidos, vídeos.
Para leer, visualizar o
grabar la información se
precisa de un dispositivo
que trasmita o grabe
información en bits.

16. “Información contenida en cualquier
soporte y tipo documental,
producida, recibida y conservada
por cualquier organización o
persona en el ejercicio de sus
competencias o en el desarrollo de
su actividad” (CIA - 2000)
¿QUÉ ES EL DOCUMENTO DE ARCHIVO?

17. GESTIÓN
DOCUMENTAL
ÁMBITO DE
APLICACIÓN

18. 18
CONCEPTO DE GESTIÓN
Latín = gestio: Administración de recursos, sea dentro de una
institución estatal o privada para alcanzar los objetivos
proyectados.
Correcto manejo de los recursos que dispone una
organización
Se enfoca a la utilización eficiente de recursos en la medida
que debe maximizarse su rendimiento
GESTORES.- Personas que se comprometen a organizar y
dirigir las instituciones.

19. 22
• Adelantar la valoración y prever la conservación o la
eliminación y sus plazos
• Controlar la conservación física a partir de la necesaria
migración de documentos
• Agilizar la tramitación administrativa
• Generalizar y rentabilizar el uso y utilidad de los
documentos a partir de un acceso controlado que garantice
la seguridad, integridad y autenticidad de los documentos.
• Cuantificar y medir los servicios a la Administración y a los
ciudadanos para mejorar la calidad
• Garantizar la seguridad jurídica, la transparencia de la
Administración y los derechos de los ciudadanos .
¿QUÉ COMPRENDE LA GD?

20. 23
“…, insisto, gestión documental es una y debe
abarcar todas las funciones y actuaciones (recogida,
identificación, valoración, eliminación,
conservación y difusión), en el marco de la
racionalización, sobre los documentos a lo largo de
toda su existencia, con fines de economía y
eficacia, con vistas al servicio de los mismos para
cualquier
usuario, incluida la administración”. A. Heredia
Herrera: “El Debate sobre la Gestión Documental”,
en: Métodos de Información, Vol. 5, N° 22-23, ene-
mar,1998.
¿QUÉ COMPRENDE LA GD?

21. 25
El Diccionario de Terminología Archivística editado por el Consejo
Internacional de Archivos define el término Gestión de Documentos
como un aspecto de la Administración general relacionado con la
búsqueda de la economía y eficacia en la producción,
mantenimiento, uso y destino final de los documentos.
Para atender a los documentos en todo su ciclo de vida se deben
desarrollar PROGRAMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS que
podríamos definir como una actuación sobre los documentos
destinada asegurar la economía y la eficiencia en su gestión y que
permita su identificación, su conservación y la utilización de los
archivos de forma sistemática. (FERNÁNDEZ GIL, Paloma.
«Organización de Archivos de Oficina. Metodología». Pag. 30)
GESTIÓN DE DOCUMENTOS

22. Norman Berrìos
J.R. CRUZ MUNDETJ.R. CRUZ MUNDET
Conjunto de tareas y procedimientos
orientados a lograr una mayor eficacia
y economía en la explotación de los
documentos por parte de las
Administraciones.
Conjunto de tareas y procedimientos
orientados a lograr una mayor eficacia
y economía en la explotación de los
documentos por parte de las
Administraciones.

23. BENEFICIOS DEL MGD
• Intercambio de documentos y
comunicaciones.
• Asegurar que los procesos de acceso a la
información y transparencia de la entidad se
gestionen de forma adecuada.
• Confianza en la Información fiable, útil y
accesible.
• Reducir costos y tiempos en la gestión de
documentos.

24. BENEFICIOS DEL MGD
• Promover la coordinación y articulación de
políticas sobre gestión documental.
• Promover una cultura de buenas prácticas
sobre política de gestión de los documentos
dentro de la organización.
• Ayudar en la toma de decisiones y en la
asignación óptima de los recursos.
• Facilitar la búsqueda de documentos
necesarios para dar respuesta a una solicitud
de acceso a la información.

25. OBJETIVO DEL MGD
• Marco de referencia para las
entidades basado en
componentes y que facilite la
digitalización, trazabilidad,
conservación y usabilidad de las
comunicaciones.
• Tratamiento uniforme de los
documentos en papel como en
formato digital.

26. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
30
• Interconexión de los sistemas de trámite documentario o
equivalente.
• Adecuar sus sistema de trámite documentario para el envío y
recepción automatico de documentos.
• finalidad de obtener beneficios mutuos y aportar
• resultados con valor público y transparencia;
• mantener la documentación generada en las instituciones con
un enfoque orientado a procesos,
• designar a la máxima autoridad administrativa o quien haga
sus veces, como Responsable Directivo de la Gestión
Documental Institucional,
• informar trimestralmente a la Secretaría de Gobierno Digital
(SEGDI).

27. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
31
• intercambio de documentos electrónicos técnica y
jurídicamente válidos entre los diversos sistemas o
aplicaciones de gestión documental de las entidades
e inter administrativamente.
• Este proceso de digitalización inicia con la Ley Nº
27658, Ley Marco de Modernización de la Gestión del
Estado, de 30.ENE.2002,
• La interoperabilidad y el intercambio de datos
espaciales con la finalidad de mejorar la prestación
de los servicios brindados por las entidades del
Estado para la sociedad, fomentando su desarrollo.

28. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
32
• “Plan Nacional de Simplificación Administrativa 2013 –
2016 cuyo Objetivo Estratégico 2º establecía como una
de sus acciones la 2.2. Incorporar los procedimientos
administrativos más demandados en la Plataforma de
Interoperabilidad del Estado Peruano – PIDE,
• un Modelo de Gestión Documental (MGD) basado en
componentes y procesos, identificando el suscriptor del
documento, facilitando la digitalización, trazabilidad,
conservación y usabilidad de los mismos, así como el
intercambio de comunicaciones entre los diversos
sistemas o aplicaciones de gestión documental de las
entidades.

29. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
33
ROLES Y RESPONSABILIDADES (DE
DIRECCIÓN).
•Análisis de Contexto y Políticas de Estado,
Supervisión y Evaluación del Desempeño, e
Innovación y Mejora Continua.
•j) Designar a un Responsable Operativo, de
preferencia la designación de dicho rol debe
corresponder al Responsable del Órgano de
Administración de Archivos o quien haga sus
veces en la entidad.

30. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
34
ROLES Y RESPONSABILIDADES (DE
OPERACIÓN).
•Identificar y asignar los roles necesarios para el
MGD en los procesos de Recepción, Emisión,
Archivo y Despacho.
•Corresponde a los jefes de las distintas áreas
de la entidad garantizar que los servidores
públicos bajo su cargo gestionen los
documentos de acuerdo con la Política de
Gestión Documental y la normatividad aplicable.

31. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
35
PROCEDIMIENTOS FORMALIZADOS.
•cada entidad debe tener en cuenta su
impacto en los procedimientos
administrativos y los servicios prestados en
exclusividad, descritos en su Texto Único
de Procedimientos Administrativos (TUPA),
•procesos de Recepción, Emisión, Archivo
y Despacho del MGD

32. RESUMEN SOBRE EL MGD - PCM
36
LINEAMIENTOS DOCUMENTADOS.
•El MGD contempla cuatro (04) procesos que se
desarrollan de manera sistemática: Recepción,
Emisión, Archivo y Despacho, como resultado de las
actividades que lleva a cabo la entidad.
•b) Establecer el formato de los documentos emitidos
por la entidad.
•g) Definir los lineamientos para la reproducción de los
documentos en soporte papel.
•h) Aplicar para el archivo de documentos, la
normatividad vigente en dicha materia, emitida por el
Archivo General de la Nación (Ver numeral 8.3.3).

33. 37
Conviene señalar que en un
documento electrónico la firma
digital vigente24 generada desde
un certificado digital identifica al
emisor de forma segura y lo
vincula con dicho documento
(autenticación), y, al mismo
tiempo, permite determinar si el
documento fue modificado luego
de dicha firma digital (integridad),

34. 38
TECNOLOGIA Y GESTION DOCUMENTALTECNOLOGIA Y GESTION DOCUMENTAL
. .
•TENDENCIA A REDUCIR EL
MANEJO DE INFORMACION EN
SOPORTE PAPEL
•PROPORCIONAR UN ACCESO
FACIL E INMEDIATO A LA
INFORMACION
•EL ARCHIVO TECNIFICADO
GESTOR DE INFORMACION

35. 39
OBJETIVO DE LA GESTION DOCUMENTALOBJETIVO DE LA GESTION DOCUMENTAL
. .
CONSERVAR MENOS
DOCUMENTOS PERO
MEJORES.
ES OBLIGATORIO LA COLABORACION
ENTRE ARCHIVEROS E INFORMATICOS

36. Se basa en que los actos jurídicos
realizadas por medios electrónicos y
regulados por ley tendrán la misma validez
y eficacia jurídica que las realizadas por
medios tradicionales.
Firma digital = firma manuscrita
Microforma = documento papel
Microarchivo = archivo físico
Domicilio electrónico = domicilio habitual
Notificación electrónica = notificación en papel
Cargo electrónico = cargo con sello
Fedatarios informático = notarios
Principio de Equivalencia Funcional:
40

37. 47
PROCESO DE RECEPCIÓN SEGÚN EL MGD
-Puntos de recepción según el TUO LPAG
-Recepción a través de los sistemas de GD.
Operaciones de: identificación, recibo, verificación (folios, copias,
anexos, firmas), constancia de recibo (sello, hora, numeración)
-Recibidos en papel deben ser digitalizados conforme a la
normatividad vigente
-Establecer criterios y horarios en sapote papel o electrónico
conforme a sus políticas
-considerar las actividades de revisión y verificación de
documentos conforme al TUO de la LPAG, TUPA y políticas
internas de la entidad.
-Considerar derivaciones a las áreas
-CARGO DE RECEPCIÓN firmado digitalmente desde el sistema
de GD, según el Art. 133.2 del TUO de la Ley N° 27444, LPAG.

38. 48
PROCESO DE EMISIÓN SEGÚN EL MGD
LINEAMIIENTOS MÍNIMOS:
Generar documentos en formato electrónico con firma
digital reduciendo la captura de imágenes de
documentos en papel
Formatos aplicables a los tipos documentales que
gestiona la entidad
Emitir los documentos en el momento en que se llevó
a cabo la actividad o en el tiempo oportuno
Considerar las excepciones que impidan la normal
emisión del documento por parte de los responsables de
la actividad

39. 49
PROCESOS DE ARCHIVO SEGÚN EL MGD
 Cumplir los procesos archivísticos tales como: organización,
descripción, selección, conservación de documentos y servicios
archivísticos,
 Establecer los lineamientos para la valoración de los
documentos conforme a las normas del SNA, determinando el
valor permanente o temporal del documento, según
corresponda.
 Iinplementar medidas de conservación de los documentos
electrónicos a lo largo del tiempo, tanto para aquellos nacidos
electrónicamente o aquellos que son resultado de un proceso
de digitalización.La implementación de estas medidas debe
permitir:
 La migración de soportes y formatos por obsolescencia
tecnológica
 Facilitar la accesibilidad y recuperación de los documentos

40. 50
PROCESO DE DESPACHO SEGÚN EL MGD
LINEAMIIENTOS MÍNIMOS:
Establecer las actividades que permitan garantizar que
los documentos en soporte papel o electrónicos lleguen
a su destino, incluidos solo sus anexos, de ser el caso.
Ejercer un adecuado control de los documentos
despachados de forma manual o automatizada, que
permitan verificar su recepción.
Considerar las excepciones que impidan el normal
despacho de los documentos por parte de las personas
responsables de la actividad.

41. MUCHAS
GRACIAS
berriosnorman1@hotmail.com
www.agn.gob.pe