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Apostila arquivos fiscal e contabil

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Treinamento para arquivistas

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  1. 1. TREINAMENTO ACERVOOrganização de Documentos PARTICIPANTE Organização do Arquivo Contábil e Fiscal
  2. 2. 1. Este é seu curso, os resultados dependem também da sua contribuição; 2. Participe ativamente nas discussões; 3. Compartilhe suas experiências com os outros participantes; 4. Concentre-se no assunto; 5. Apenas uma pessoa deve falar por vez; 6. Evite conversas paralelas que possam prejudicar o curso; 7. Seja um ouvinte ativo; 8. Seja paciente com os outros participantes; 9. Respeite e valorize o ponto de vista dos outros; 10. Seja pontual nos horários acertados; 11. Colabore com a manutenção do layout da sala, deixando-a do jeito que encontrou; 12. Não utilize o celular em sala de aula. Seja bem-vindo COMO OBTER O MÁXIMO PROVEITO DO SEU CURSO: TREINANDO, Obrigado, Acervo – Organização e Guarda de Documentos
  3. 3. Esta apostila foi elaborada com o objetivo de aprimorar os conhecimentos técnicos já adquiridos por você em sua rotina de trabalho. Trata-se, portanto, de uma apresentação de apenas conhecimento genérico, um maior detalhamento técnico, o qual poderá ser obtido através de leitura de livros especializados. Acreditamos porém, que através destas informações básicas, poderemos contribuir para ampliar seus conhecimentos, fornecendo subsídios necessários, quer seja para os principiantes que agora iniciam seus estudos sobre este assunto, ou para aqueles já profissionais atuantes há mais tempo na área, sendo também como uma reciclagem sobre o assunto. Procuramos apresentar os assuntos de maneira clara e simples possível, para sua melhor assimilação. Neste contexto, apresentaremos no decorrer deste nosso encontro de profissionais, uma visão superficial para o seu aperfeiçoamento profissional. ____________________________ __________________________________________________ __________________________________________ ________________________________________________ Prezado (a) Participante APRESENTAÇÃO Juan Cacio Peixoto Instrutor Obrigado pela sua participação.
  4. 4. 1- 1.1- 1.1.1- 1.1.2- 1.2- 1.2.1- 1.3- 1.3.1- 1.3.1.1- 1.3.1.1.1- 1.3.1.1.2- 1.3.1.1.3- 1.3.1.1.4- 1.3.1.1.5- 1.3.1.1.6- 1.3.1.1.7- 1.3.2- 1.3.2.1- 1.3.2.1.1- 1.3.2.1.2- 1.3.2.1.3- 1.3.2.1.4- 1.3.2.1.4.1- 1.3.2.1.4.2- 1.3.2.1.4.3- 1.3.2.1.4.4- 1.3.2.1.4.5- 1.3.2.1.5- 1.3.2.1.6- 2- 2.1- 2.1.1- 2.1.2- 2.1.3- 2.2- 2.2.1- 2.2.2- 3- 3.1- 3.1.1- 3.1.1.1- 3.1.1.1.1- 3.1.1.1.2- 3.1.1.1.3- 3.1.1.1.4- 3.1.1.1.5- 3.1.1.1.6- 3.1.1.1.7- 3.1.1.1.8- 3.1.1.1.9- 3.1.1.1.10- 3.1.1.1.11- 3.1.1.1.12- 3.1.2- 3.1.3- 3.1.4- 3.1.5- 3.2- 3.2.1- 3.2.2- 3.2.3- 3.2.3.1- 3.2.3.2- 3.2.3.3- 3.2.4- 3.2.5- 3.2.6- 3.2.7- 3.2.8- 4- Introdução ................................................................................................................ Visão panorâmica dos Arquivos Públicos e Privado................................................. Arquivo Público ........................................................................................................ Arquivo Privado ........................................................................................................ Importância do Arquivo organizado .......................................................................... Arquivo Fiscal ........................................................................................................... Diagnosticando a situação da empresa e apresentando um Plano de Trabalho ...... Diagnóstico da situação atual ................................................................................... Diagnóstico: Dados a levantar .................................................................................. Identificação ............................................................................................................. Departamento da empresa ...................................................................................... Documentação ....................................................................................................... Descarte ................................................................................................................. Consulta ................................................................................................................. Automação e microfilmagem ................................................................................. Material e mobiliário................................................................................................ Plano de Trabalho ................................................................................................... Desenvolvimento do Planejamento ......................................................................... Introdução ............................................................................................................... Definição da sistemática adotada ............................................................................ Métodos e técnicas .................................................................................................. Dimensionamento de recursos .............................................................................. Físicos .................................................................................................................... Materiais.................................................................................................................. Humanos ............................................................................................................... Prazo ..................................................................................................................... Financeiros ............................................................................................................ Cronograma de implantação ................................................................................. Anexos ................................................................................................................... Documentação / Fases do arquivo ....................................................................... Conceito de Informação, Documento e Arquivo .................................................... Informação ............................................................................................................. Documentação ...................................................................................................... Arquivo .................................................................................................................. Arquivo Ativo, Intermediário e Inativo .................................................................... Arquivo Ativo .......................................................................................................... Arquivo Intermediário ............................................................................................ Métodos de arquivamento e Tabela de Temporalidade ......................................... Métodos de arquivamento - Arquivo Ativo ............................................................ Bibliografia Consultada e Recomendada ...................................................... Glossário ........................................................................................................ Método alfabético .................................................................................................. Regras de alfabetação .......................................................................................... Nos nomes de pessoas físicas ............................................................................. Quando houver sobrenomes iguais ...................................................................... Sobrenomes compostos ........................................................................................ Sobrenomes formados com as palavras Santo ..................................................... As iniciais abreviaturas de pronomes .................................................................... Os sobrenomes que exprimem ............................................................................... Os títulos não são considerados na alfabetação .................................................... O as nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome ..................... Os nomes orientais ................................................................................................. As particulas dos nomes estrangeiros podem ser considerados ........................... Nomes de empresas, instituições .......................................................................... Nos titulos de congressos, conferências, reuniões, assembleias e etc ................ Métodos Numérico ................................................................................................ Método Geografico ................................................................................................ Método por assunto ............................................................................................... Método Variadex ................................................................................................... Tabela de Temporalidade Documental/TTD .......................................................... Pesquisar a estrutura da empresa ........................................................................ Entrevistar os funcionários de cada departamento ............................................... Identificar os documentos ...................................................................................... Os documentos principais ...................................................................................... Os documentos auxiliares ...................................................................................... Os documentos de apoio ....................................................................................... Analisar os dispositivos legais ............................................................................... Elaboração de tabelas por departamento ............................................................. Promover novas entrevistas .................................................................................. Apresentar as tabelas ao profissional responsavél .............................................. Elaborar, finalmente a tabela ................................................................................ Recursos materiais ................................................................................................ Bibliografia Consultada .......................................................................................... 01 01 01 02 03 03 04 04 05 05 05 05 05 06 06 06 06 06 08 08 08 08 08 08 08 08 08 09 09 09 09 09 09 11 12 12 12 15 15 16 17 17 18 18 18 18 18 18 19 19 19 19 19 19 20 20 20 20 21 21 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 22 23 24 SUMÁRIO
  5. 5. 1- INTRODUÇÃO 1.1- Visão panorâmica dosArquivos Públicos e Privados 1.1.1- Arquivo Público Os arquivos nacionais, estaduais, provinciais, distritais, ou que outros nomes e abrangências tenham, não se destinam apenas a abrigar documentos que interessem ao pesquisador ou usuários. Na medida em que são arquivos públicos, vale dizer, arquivos oficiais ou governamentais, eles legitimam, no Brasil, as ações do presente, através do uso de seus documentos permanentes (ditos históricos) ou intermediários (isto é, documentos intermediários entre a consulta corrente, imediata, ainda ligados potencialmente ao orgão que os produziu, e seu arquivamento definitivo). O Arquivo Nacional, como exemplo, obriga-se, por simples solicitações dos usuários, a expedir grande número de transcrições paleográficas de documentos, em particular cartas de sesmarias, cujo conteúdo pode elucidar disputas atuais de terras. Assim, embora o arquivo público não atenda necessária ou exclusivamente ao historiador profissional, sua função última é fornecer subsídios históricos. Em outras palavras, o acervo permanente dos arquivos públicos constitui-se de documentos históricos por definição e natureza, os quais podem esclarecer seja um problema nacional sobre limites de fronteiras, seja o cidadão que pretende colher dados para resolver um litígio qualquer de terras. As instituições arquivísticas públicas, na sua mais moderna concepção, expressam boa parte da sua eficiência institucional nas formas como conduzem suas relações com as administrações públicas, nas quais se encontram inseridas. Como orgão destinatário final do patrimônio arquivístico produzido e acumulado por um governo, seja ele federal, estadual ou municipal, o desempenho do arquivo público pode ser avaliado não apenas sob a perspectiva da preservação e acesso dos documentos de valor permanente, como também no que se refere à gestão dos documentos públicos em suas fases correntes e intermediária. Organização do Arquivo Contábil e Fiscal
  6. 6. Neste sentido, o Arquivo Nacional vem buscando estabelecer canais de comunicação com os demais orgãos federais, visando a assumir um papel mais atuante junto à administração pública, tal como ocorre em outros arquivos nacionais. Busca-se, assim, colaborar com a agilização da máquina pública, mediante melhoria dos padrões de produção e uso da informação ao longo do processo político decisório. 1.1.2-Arquivo Privado As organizações de uma maneira geral, tem legado a planos pouco destacáveis, a tarefa de tratamento de informações. Sabemos que uma secretária ou qualquer outro funcionário, por mais bem dotado de senso prático que seja, não terá condições de solucionar de modo perfeito, o problema apresentado pelo trato da informação empresarial, caso não esteja devidamente treinado para tal fim. É portanto, tarefa árdua a sensibilização da comunidade empresarial, sobre quanto é importante sedimentarmos o conceito de que arquivos, devem ser local de atenção e respeito e não mais considerados como depósitos de "enfeites de natal ou amontoados de papel velhos e inúteis". A estrutura organizacional, formaliza seu sistema de informações mantendo a documentação gerada interna ou externamente à empresa, em seus arquivos, e a sua documentação técnico-científica em bibliotecas. Não raro, estas duas centrais são tratadas como departamentos diferentes, independentes, sem qualquer correlação aparente, quando na realidade deveriam pertencer a um mesmo departamento a serem gerenciadas de forma conjunta, pois se completam e fornecem ao usuário da informação, maiores condições de pesquisa e confronto. Devemos entender o sistema de informações como instrumentos de apoio, que atende às atividades controladoras e decisórias das empresas. Os arquivos devem adaptar-se às necessidades e moldes das instituições, obedecendo a um planejamento racional e técnico, pois somente, assim não se transformam em depósitos tão inúteis e onerosos. É tendência natural das organizações a busca incessante de alternativas que tragam como resultado a redução de custos.
  7. 7. No entanto, por vezes, a área de documentação empresarial é excluída desse trabalho, e isto é uma falha grave, traz desastrosas complicações e eleva sobremaneira os custos. Na realidade o que comumente se realiza nas empresas brasileiras, são improvisações nos sistemas documentais, ciclo de contínuas mutações em si mesmas, não solucionando o problema e ao contrário, só fazendo agravá-lo e complicá-lo. É necessário que se lance mão dos recursos modernos da informática, micrográfica e processos reprográficos, porém, é de capital importância que se saiba perfeitamente, quando, como e onde se utiliza tais recursos, pois o errôneo dimensionamento destas ferramentas, leva a situações de desperdício de recursos, que somados podem perfazer cifras de montante assustador. Organizar tecnicamente uma documentação, ao contrário de que muitos pensam, não é torná-la inacessível, rebordada de arquivos mirabolantes e códigos complicadíssimos, é sim, lançar mão de recursos desburocratizantes, conjugar flexibilidade, funcionalidade e principalmente desenvolver para a comunidade empresarial um programa de credibilidade pessoal, onde não se tenha mais a "necessidade vital" de se guardar rascunhos, bilhetinhos ou mesmo elaborar-se extensos memorandos para garantir uma atitude profissional. Finalmente, entendemos que é chegada a hora de se iniciar em nossas empresas, uma política de conscientização e que não há como se alcançar bons resultados técnico- administrativos, sem que se esteja assessorado por um eficiente sistema de informações, seja qual for o nível hierárquico que ocupemos na estrutura empresarial, pois esta sim, é a matéria-prima básica para qualquer pensamento ou ação humana que venha a ser desenvolvida - a informação. 1.2- Importância doArquivo organizado 1.2.1-Arquivo Fiscal Da análise efetuada da origem dos processos fiscais, ficou constatado que os autos lavrados pelos fiscais se apoiam nas deficiências de uma escrita contábil-fiscal, que deveria abranger, além das obrigações básicas, as obrigações complementares que são os documentos comprobatórios. A defesa dos autos lavrados é sempre um problema de difícil solução favorável às empresas porque os documentos que poderiam fornecer os elementos necessários à defesa, também geralmente se encontram desorganizados.
  8. 8. Com referência a inutilização dos documentos e seu arquivamento, convém lembrar que o direito da Fazenda Pública de constituir o crédito tributário e a ação para cobrança dos mesmos, exige a conservação dos documentos pelo prazo que a lei determina. É evidente que determinados documentos já são gerados com finalidade fiscais e o orgão conservador desses documentos. Por isso toda atenção deve estar voltada para ele. No arquivo inativo devem ser recolhidos, ordenados, analisados, classificados e conservados todos os documentos legais necessários a comprovar a regularidade da gestão da empresa. Isso vem confirmar que a conservação da documentação inativa, principalmente quando envolve documentos fiscais, requer uma organização sistematizada, manualizada com critérios estabelecidos, levando ao conhecimento de todos a exigência e temporalidade de permanência desses documentos. Deve-se também apresentar todas as características de que se reverte o lançamento, a decadência e prescrição. Para sua perfeita conscientização dos valores documentais desde sua etapa ativa até a inativa, incluindo a legislação documental, basta fundamentar os procedimentos em um manual do arquivo inativo com um enfoque maior no arquivo fiscal. 1.3- Diagnosticando a situação da empresa e apresentando um Plano de Trabalho 1.3.1- Diagnóstico da situação atual O levantamento da situação dos arquivos surge da necessidade de conhecer seu funcionamento e exame do organograma, manuais, etc. da empresa e ser complementado pela coleta de informações sobre a documentação. É que não se pode decidir, quanto ao destino de documentos de determinada empresa, sem conhecer a rotina documental envolvida no desempenho de suas atividades. Colocamos como medida preliminar à avaliação o levantamento da produção documental, tarefa a ser realizada, obrigatoriamente, em cada departamento da empresa.
  9. 9. O conhecimento dos documentos, produzidos no desempenho das respectivas funções, habilita a uma decisão criteriosa e fundamentada quanto à eliminação, ou à guarda, em caráter temporário ou permanente. A oportunidade de se pretender implantar um SID - Sistema de Informação e Documentação é propícia a que se conheçam realmente os papéis produzidos e acumulados, em decorrência das atribuições e competência dos departamentos. Acriação de documentos deve ser controlada e estes identificados. O conhecimento da rotina dos documentos oferece condições para uma administração racional de papéis, fator de economia e eficiência para a empresa. Saber como se processa a rotina dos documentos nos departamentos, no desempenho das várias atividades pertinentes às funções que lhe competem, é matéria de alto interesse para a racionalização dos arquivos. 1.3.1.1- Diagnóstico: Dados a levantar 1.3.1.1.1- Identificação Dados referente a empresa. Ex. ato legal de criação, vinculação, data de fundação e/ou início de funcionamento, objetivos, organograma (estrutura). 1.3.1.1.2- Departamento da empresa Escolher um departamento da empresa, e referente ao mesmo, pesquisar a vinculação hierárquica, atribuições, composição interna/divisão de trabalho. 1.3.1.1.3- Documentação Em relação à produção documental do departamento escolhido, pesquisar: quais os tipos documentais gerados em razão do cumprimento de cada atribuição do departamento: título ou identificação e descrição resumida. Quem é o responsável pelo arquivo? Quais os métodos de arquivamento? Quais as condições de arquivamento? Há transferência de documentos? Em caso positivo, para onde e como é feita, em caso negativo, por que? 1.3.1.1.4- Descarte Se há descarte de documentos com que critérios?
  10. 10. 1.3.1.1.5- Consulta Como é a situação de consulta do arquivo? Qual é a clientela potencial (quem tem acesso). Qual a clientela real (quem costuma consultar). Qual é a frequência de consulta? Quais as questões mais frequentemente apresentadas pelos consulentes? Tempo de atendimento em média. 1.3.1.1.6-Automação e microfilmagem Dados referentes a guarda de documentos cujas informações, sejam recuperadas mediante automação e a existência ou não, no arquivo, de documentos microfilmados, bem como sua organização. 1.3.1.1.7- Material e mobiliário Levantar os suportes em que são arquivadas a documentação, como por exemplo: pastas, caixa arquivo, prateleira, prendedor, envelopes e o material necessário para o desenvolvimento do trabalho. Analisar as informações recolhidas e emitir opinião sobre a adequação da organização do arquivo em relação ao seu uso pelos usuários. 1.3.2- Plano de trabalho 1.3.2.1- Desenvolvimento do Planejamento Planejar significa estudar os fins e objetivos do serviço ou projeto, calculando os custos e determinando as necessidades da empresa ou departamento em relação ao desenvolvimento econômico, tecnológico, e até mesmo social, do contexto ao qual o programa está enquadrado. As mudanças são inevitáveis nas organizações que pretendem prosperar, porém conseguir mudar algo é um processo complicado e difícil. Toda mudança afeta as pessoas de diversas maneiras. Normalmente, nossa resposta a uma proposta de mudança pauta-se em inúmeros fatores. Portanto, sempre que desejamos elaborá-las é importante que tenhamos a compreensão, de um superior imediato, de que aspectos são esses e, de certa
  11. 11. forma, prever a reação de cada indivíduo e seu grupo e adotar métodos que minimizem a natural resistência à inovação. É importante, que seja colocado para os usuários do sistema que sofrerá alterações, os seguintes esclarecimentos: __Quais os objetivos da mudança, a curto e longo prazo; __Qual o método proposto, como será implantado e até mesmo, questionar se outros métodos também poderão ser usados, para que os objetivos estabelecidos sejam atingidos; __Qual a justificativa de se proceder a mudança; __Quem está apoiando a mudança; __Amudança será testada; __Quem será beneficiado diretamente; __Quem será responsável pelo processo; __Solicitar apoio de todos; Com o intuito de agilização do processo de implantação do sistema, aconselha-se ao profissional da informação, não a elaboração de projetos, que a serem concluídos equiparam-se aos volumes das listas telefônicas metropolitanas, algo inadimissível, quando se está planejando exatamente ganhar tempo. Não há como se querer, que um alto executivo destine seu precioso tempo lendo páginas de formato acadêmico, que têm um custo muito alto para elaboração, se considerado apenas o tempo gasto para redigí-las. Sugere-se pois, a elaboração de um Plano deTrabalho obedecendo a seguinte estrutura: 1- Introdução 2- Definição da sistemática abordada 3- Métodos e técnicas 4- Dimensionamento de recursos 4.1- Físicos 4.2- Materiais 4.3- Humanos
  12. 12. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. 4.4- Prazo 4.5- Financeiros 5- Cronograma de implantação (anexo 02) 6-Anexos Os mencionados ítens devem ser desenvolvidos da seguinte forma: 1.3.2.1.1- Introdução Onde se fará uma explanação objetiva do porquê do desenvolvimento do trabalho, e dos benefícios que se espera alcançar com sua conclusão. 1.3.2.1.2- Definição da sistemática adotada Discorrer sobre a filosofia do plano de mudança, mencionando-se, por exemplo, a estrutura centralizada ou descentralizada que será utilizada a forma de ação do sistema e seu nível de abrangência na empresa. 1.3.2.1.3- Métodos e técnicas Faz-se uma exploração sobre métodos de arquivamento e/ou processamento técnico da documentação e as técnicas de arquivamento e endereçamento do documento. 1.3.2.1.4- Dimensionamento de recursos 1.3.2.1.4.1- Físicos Dimensiona-se o lay out a ser estruturado, incluindo alterações de estado físico, iluminação, ventilação e etc. 1.3.2.1.4.2- Materiais É interessante elaborar uma relação de material que será utilizado por um determinado período de execução do Plano de Trabalho, indicando quantidade, especificação do material, fornecedor etc. 1.3.2.1.4.3- Humanos Indicar a quantidade, cargo, função, salário e o perfil do profissional desejável para o cargo. É importante que o Coordenador de implantação do Plano de Trabalho, participe do processo de seleção, para identificar os profissionais com melhor perfil para o cargo. 1.3.2.1.4.4- Prazo Estimar um prazo para execução do Plano deTrabalho, com base no diagnóstico realizado. 1.3.2.1.4.5- Financeiros É o somatório dos ítens anteriores, dando uma noção de valor global do projeto.
  13. 13. 1.3.2.1.5- Cronograma de implantação É um instrumento, que norteará o financiador do projeto, tanto no acompanhamento do trabalho, quanto nas parcelas de desembolso. 1.3.2.1.6-Anexos Devem ser constituídos de catálogos dos materiais especificados, modelos de impressos a serem adotados, enfim instrumentos do processo de sensibilização, do qual o plano de trabalho é peça de fundamental importância. Uma vez elaborado o documento e levado à apreciação e aprovação dos responsáveis ele deverá ser amplamente divulgado na empresa, principalmente a nível de chefias, com a finalidade de permitir a todos, que participem do processo de informação e documentação, a oportunidade de opinarem e consequentemente já se sensibilizarem com as necessidades e importância da implantação da nova sistemática proposta. 2- Documentação / Fases do arquivo 2.1- Conceito de Informação, Documento eArquivo 2.1.1- Informação Parece já haver um consenso, tanto na área de Administração, como na de Economia, quanto ao surgimento de um quarto fator de produção, totalmente diferente dos três tradicionais (matéria-prima, mão-de-obra e capital), que é a Informação, também chamada de tecnologia. Segundo o Dicionário Aurélio, Informação é a comunicação ou notícia trazida ao conhecimento de uma pessoa ou público. Não há dúvida que, rapidez no acesso à informação é fundamental, porém nunca se poderá ter à mão, todas as informações de que se necessita. Mesmo porque é uma necessidade que varia a todo instante. Então, mais importante do que ter a informação é saber onde ela se encontra e poder acessá- la. 2.1.2- Documentação O que é documentação? Como surgiu esta palavra e qual é a sua origem?
  14. 14. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. É difícil determinar o momento exato em que aparece um termo e se incorpora à terminologia técnica. Somente sua introdução nos dicionários, vocabulários etc. demonstra sua aceitação e uso numa determinada linguagem. Enquanto isso, antes de serem definidas oficialmente as acepções que o conceito tem atualmente, já se utilizava com uma significação diferente. A Federação Internacional de Documentação/FID, um dos orgãos máximos da documentação no mundo definiu, durante a X Conferência Internacional de Bibliografia, celebrada em Haia em 1931, a palavra documentação como o processo de reunir, classificar e difundir documentos em todos os campos da atividade humana, e esta definição tem sido adotada até hoje. Com a "explosão" da investigação científica e técnica, aparece um fenômeno completamente novo na história da humanidade: o homem curioso não consegue descobrir por si mesmo a existência dos documentos que lhe interessam e não dispõe de tempo para ler tudo que é publicado na sua área de interesse. A própria natureza do "documento" tem-se modificado sensivelmente desde os começos do século. Hoje, o conceito de documento tem sido ampliado a todo tipo de suporte físico da informação, que permita o seu armazenamento. Assim, um documento pode ser um disco, um filme cinematográfico, uma revista, um livro, um artigo de uma publicação periódica, uma coleção de diapositivos, uma fita magnética gravada, um programa de computador perfurado em cartões de oitenta colunas, etc. Analisando as diferentes etapas compreendidas na definição de documentação aprovada pela Federação Internacional de Documentação/FID, encontramos: __reunir os documentos existentes sobre um ou vários assuntos, baseando-se em bibliografias e repertórios diversos; __classificar ou sistematizar o material reunido, obedecendo a algum tipo de controle bibliográfico que permita uma análise profunda de seu conteúdo, para colocá-lo à disposição dos interessados; __difundir o material reunido e analisado em todas as formas possíveis e ao seu alcance, utilizando para isto diversos instrumentos informativos, como bibliografias,
  15. 15. traduções, listas diversas, páginas de conteúdo, etc. ou diferentes meios reprográficos ou de impressão. O ciclo documentário completa-se com a realização destas etapas que determinam a existência de um centro de documentação, ou seja, um conjunto de serviços onde uma documentação geral ou especializada, completa ou parcial, é organizada metodicamente para colocá-la à disposição dos interessados. 2.1.3-Arquivo Durante a 2ª Guerra Mundial, os EUA enviaram milhares de homens para o front de batalha, muitos deles operários que detinham o conhecimento da linha de produção. Substituí-los criou um problema: não havia registros de procedimentos, o Know-how era adquirido na prática e quem poderia ensinar já não estava mais lá. Por uma questão de sobrevivência, as empresas foram obrigadas a repensar sua estratégia de produção e estabelecer normas escritas de procedimentos. Cinquenta anos depois, mais uma vez esbarra-se na "seleção natural" dos negócios. A Comunidade Econômica Européia começa a exigir de seus fornecedores de bens e serviços o certificado de padronização de qualidade ISO 9000, uma norma já aceita por mais de 50 países, entre eles o Brasil. Para conseguir a ISO 9000, a empresa deve necessariamente ter em ordem seus arquivos, para poder rastrear o processo produtivo e estar em consonância com a própria filosofia da norma. Isso é prova e garantia para o consumidor de que o produto foi confeccionado seguindo sempre as mesmas normas de qualidade, evitando também a perda de memória tecnológica da empresa (uma falha que não é rara nem exclusiva dos tempos da 2ª Guerra). Colocar os arquivos em ordem significa eliminar o supérfluo, sempre observando as exigências legais do caso de documentos e adotar uma norma de arquivamento uniforme, de maneira que todos saibam como guardar e consultar o acervo. Há dúvidas quanto a origem do termo arquivo. Alguns afirmam ter surgido na antiga Grécia, com a denominação de "arche", atribuída ao Palácio dos Magistrados. Daí evoluiu para o "archion", local de guarda e depósito e outros títulos.
  16. 16. As definições antigas acentuavam o aspecto legal dos arquivos, como depósito de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das empresas e indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não mais atendiam a estas exigências eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e histórico. Arquivo é a organização da informação, de tal forma, que possa ser recuperada rapidamente quando solicitada. Arquivar é guardar em arquivo. Os ojetivos gerais em arquivo são: __centralizar a informação; __veicular a informação com rapidez e confiabilidade; __estabelecer uma conscientização da importância da informação; __evitar a duplicidade de documentos; __proporcionar a economia de recursos humanos, materiais e financeiros; __preservar a memória da empresa; 2.2-ArquivoAtivo, Intermediário e Inativo 2.2.1-ArquivoAtivo Onde são guardados documentos de uso freqüente e aqueles em que o ato administrativo ainda não terminou. A administração de arquivos ativos inclui a classificação dos documentos segundo um sistema planejado, o cuidado e a guarda dos mesmos em pastas que os protejam, a circulação controlada, utilizando o Controle de Empréstimo (anexo 03), o uso dos documentos na fase administrativa ativa e a destinação final dos documentos para destruição ou preservação, dependendo do valor que apresentem. 2.2.2-Arquivo Intermediário Onde são guardado os documentos de menor frequência de uso e que aguardam destinação final. Sua função principal é assegurar a preservação de documentos que não são mais utilizados.
  17. 17. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. Acervo – Organização e Guarda de Documentos Gerenciando o Presente. Organizando Para o Futuro. O segundo método, consiste em reunir os arquivos ativos em um mesmo local no departamento e destacar um ou dois funcionários do departamento para administração dos mesmos. Trata-se aqui, efetivamente da criação de um sistema de centralização da documentação por departamento, criando arquivos setoriais. Em ambos os casos o controle cabe ao Sistema de Informação e Documentação. Desse modo, conquanto haja pontos controvertidos no problema de centralização ou descentralização, a melhor solução está no controle centralizado. As vantagens e desvantagens podem variar de uma empresa para outra, dependendo de suas funções e do lay out interno de cada empresa em particular. O controle central resultará em economia de custo. Reduzirá o custo do tempo despendido no arquivamento e no serviço de informações baseadas em sistemas de classificação desorganizado ou ilógico e empregado sem método. A documentação será completa e, desse modo, oferecida de maneira menos trabalhosa quando solicitada. As alterações no quadro de funcionários não reduzirão a capacidade de localizar os documentos, já que o pessoal do atendimento será treinado nos métodos de controle centralizado. A padronização dos sistemas, do equipamento e do material empregado, tais como formulários, originará outra redução de custo. Será substancial a economia de espaço já que se evitam duplicidade de documentos. O controle central significa controle a partir de um local ou departamento, integrado por quatro componentes: o sistema de arquivos ativos, o pessoal de arquivo, o equipamento e o material de arquivo. Esses elementos determinam a classificação, o uso, a preservação, a guarda e a destinação final dos documentos. Quando existe um controle central eficaz, há então possibilidade e condição de se proceder à descentralização dos arquivos para locais em que melhor sirvam.
  18. 18. Se o controle é centralizado, deve-se dedicar especial atenção à localização dos serviços de arquivo em relação aos demais serviços da empresa. Não existe um critério rígido quanto à melhor escolha, mas em prédios de muitos pavimentos, o arquivo central deve-se situar-se tanto quanto possível, no meio e os demais serviços de arquivos em andares superiores ou inferiores conforme for mais conveniente, porém deve-se avaliar a necessidade ou não de um arquivo setorial centralizado em cada andar. No caso de um prédio baixo e que se estenda no sentido horizontal, comumente o arquivo centralizado deve-se situar-se no centro, mas, neste caso, os demais serviços de arquivos podem ser localizados um em cada andar, desde que este planejamento seja vantajoso e conveniente para um melhor atendimento ao usuário do arquivo. Quando o controle não é centralizado, a responsabilidade se divide entre os funcionários dos vários departamentos e cada um da sua orientação pessoal. Cada qual assume a tarefa de classificar, manusear e processar à sua maneira dificultando a recuperação da informação. Essa situação, além do mais, favorece a duplicidade de documentos e acrescenta um volume de papéis que só serve para agravar o problema da localização dos documentos quando solicitados. Posteriormente, na hora das atividades de descarte de documentos, agrava-se o problema com a quantidade desnecessária de material inútil. Um sistema de controle centralizado não implica necessariamente a completa descentralização dos serviços. O conceito permitirá ainda uma completa centralização física satisfatória do protocolo, do arquivo , da tabela de temporalidade, do descarte de documentos e sua destinação final. 3- Métodos de arquivamento e Tabela de Temporalidade 3.1- Métodos de arquivamento -ArquivoAtivo Os arquivos ativos só interessam à Administração Geral na medida em que facilita a disponibilidade e organização adequada dos documentos para guarda posterior no arquivo inativo por obrigação legal. Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.
  19. 19. Se não houvesse a necessidade de arquivamento de determinados documentos por longo período de tempo, não haveria tanta preocupação com os arquivos ativos. Uma boa estrutura funcional depende de dois enfoques: 1- Normas gerais orientadoras e rotinas para orientar as áreas, sem caráter de radicalidade, mais flexível e muito mais como subsídio. 2- Clara e detalhada identificação dos documentos que se deve arquivar por prazos legais. Trabalho conjunto com as áreas específicas, normalizando o manuseio e o arquivamento. Torna-se evidente que o arquivo tende cada vez mais a tornar o aspecto de um instrumento de ação que permita disciplinar o fluxo de documentos, tornando-o mais atuante conforme as exigências da empresa. O arquivo ativo deve ser organizado para: Encontrar tudo o que interessa; Compatibilizar a elevada eficiência, um razoável custo de instalação; Corresponda às exigências reais da empresa; Esteja em dia com as disposições vigentes em matéria legal e fiscal; As operações dos documentos ativos compreendem: Análise; Seleção; Classificação; Codificação; Ordenação; Arquivamento; Controledeempréstimo:
  20. 20. BIBLIOGRAFIA CONSULTADA E RECOMENDADA A análise compreende a leitura do documento a fim de identificar os antecedentes, a continuidade, o assunto principal e secundários, se faz parte de dossiê, quais as referências cruzadas e onde será arquivado. A seleção é feita através de leitura dos pareceres e despachos ou através de uma rotina preestabelecida, a fim de identificar o destino a ser dado ao documento. Seleção, também, entende-se como identificação dos documentos a serem duplicados para atenderem a duas ou mais unidades simultaneamente. A classificação compreende a ordenação dos documentos pelos assuntos, possibilitando sequenciar as pastas pelo método definido. O sistema de classificação sempre acontece após a análise dos documentos. Aclassificação representa uma exigência organizacional. A codificação é uma seqüência normal de trabalho quando se define uma classificação por códigos, como decimal e/ou terminal etc. Antes de se estabelecer qualquer codificação, verificar se ela é conveniente em termos de flexibilidade. A ordenação dos documentos dentro das pastas, independente da ordenação das pastas nos arquivos. O arquivamento representa a colocação das pastas nos arquivos pela identificação que consta nas projeções, baseado no Índice deArquivo. O controle de empréstimo, representa a movimentação de saída e devolução de pastas ou documentos, o que é feito sempre através de um formulário (Controle de Empréstimo) devidamente preenchido. 3.1.1- Método alfabético Consiste em arquivar todos os documentos em rigorosa ordem alfabética, seja por nome, localidade ou assunto. Este método é considerado direto, uma vez que a consulta dos documentos é feita diretamente no arquivo, dispensando o uso do índice para arquivar ou localizar qualquer documento. Esse método não só permite rapidez no arquivamento, como também na consulta das pastas.
  21. 21. GLOSSÁRIO 3.1.1.1- Regras de alfabetação 3.1.1.1.1- Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome. Ex.: Raira da Silva Silva, Raira 3.1.1.1.2- Quando houver sobrenomes iguais, prevalece a ordem alfabética. Ex.: Maria de Fátima de Souza Antônio Paulo de Souza Waldir de Souza Souza,Antônio Paulo de Souza, Maria de Fátima de Souza, Waldir de 3.1.1.1.3- Sobrenomes compostos de um substantivo e adjetivos ligados por hífen não se separam. Ex.: Camilo Castelo Branco Castelo Branco, Camilo 3.1.1.1.4- Os sobrenomes formados com as palavras Santo, Santa ou São não se separam na classificação. Ex.: Waldemar Santa Rita Santa Rita, Waldemar 3.1.1.1.5- As iniciais abreviaturas de prenomes tem precedência na classificação de sobrenomes iguais. Ex.: L. Monteiro Leo Monteiro Monteiro, L. Monteiro, Leo
  22. 22. 3.1.1.1.6- Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como: Filho, Sobrinho, Neto, Junior, são considerados parte integrante do nome, mas não são considerados na ordenação alfabética. AntônioAlmeida Filho Almeida Filho,Antônio Almeida,Antônio (Filho) 3.1.1.1.7- Os títulos não são considerados na alfabetação, são colocados após o nome completo, entre parênteses. Ex.: Dr.Alfredo Mandini Mandini,Alfredo (Dr.) 3.1.1.1.8- Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome. Ex.: Ronald Reagan Reagan, Ronald 3.1.1.1.9- Os nomes orientais - japoneses, chineses e árabes são registrados como se apresentam. Ex.: LiYutang 3.1.1.1.10- As partículas dos nomes estrangeiros podem ou não ser considerados, o mais comum é considerá-las como parte integrante, quando escritas com letra maiúscula. Ex.: Pepino di Capri Charles Du Pont Capri, Pepino di Du Pont, Charles 3.1.1.1.11- Os nomes de empresas, instituições, devem ser transcritos como se apresentam. Ex.: Fundação Getúlio Vargas Indústria e Comércio de Café Ltda
  23. 23. 3.1.1.1.12- Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, assembléias etc. Os números arábicos, romanos, devem aparecer no fim entre parênteses. Ex.: II Congresso deArquivologia Congresso deArquivologia (II) 3.1.2- Método Numérico É o que dispõe, em seqüência numérica crescente, todas as pastas e documentos de um arquivo, independente da ordem alfabética. Este método é considerado indireto, pois sua consulta depende de índice que tem por finalidade indicar aos consulentes os critérios adotados no arquivamento. Nesse método a documentação é dividida em classes conforme o assunto, partindo-se do gênero para a espécie e desta a minúcia. Ex.: 1- DARF/Impostos pagos 1.1- PIS 1.2- IRPJ - Lucro Presumido 1.3- IPI 2- Relações Internacionais 2.1- Operações internacionais 2.2- Fiscalização 2.3-Acordos internacionais 3.1.3- Método Geográfico É aconselhado quando desejamos ordenar a documentação com a divisão geográfica, ou seja, por países, estados, cidades, bairros etc., ou quando o principal elemento a ser considerado é a procedência. Na utilização deste método, primeiramente devemos considerar qual a divisão que irá prevalecer para efeito de arquivo. 3.1.4- Método por assunto Consiste em agrupar as pastas por assunto, o que, quase sempre cria obstáculos na escolha do termo ou expressão para definir o assunto a ser arquivado. Esta divisão requer o bom senso e, principalmente, o ponto de vista pessoal do arquivista, a fim de padronizar os assuntos.
  24. 24. 3.1.5- Método Variadex Este método nada mais é do que o alfabético, porém utilizando cores para os diversos grupos de letras. As cores empregadas, além de proporcionar um aspecto agradável ao arquivo, tem como objetivo vital auxiliar a memória quando da consulta dos documentos. 3.2- Tabela de Temporalidade Documental / TTD A mesma lei que cria um mar de burocracia, também "brinda" com possibilidades de, em determinado período, se ver livre de uma pilha de documentos que, então, nada mais serve do que ocupar preciosos espaços. Portanto, é de fundamental importância que as empresas implantem a Tabela de Temporalidade Documental. É aTabela que determina quanto tempo um documento deve permanecer em arquivo. Com o acompanhamento do vai-e-vem da legislação brasileira, esta tabela representa para cada departamento da empresa, uma ordenação de sua produção documental, com a identificação de documentos que devem ter tempo de guarda específicos, possibilitando a distinção entre os documentos de guarda temporária dos de guarda permanente, originando- se a eliminação da papelada inútil com a conseqüente liberação de espaços. A TTD possibilita um armazenamento disciplinado, possibilitando um critério na seleção de documentos, evitando o desconhecimento das potencialidades que um acervo arquivístico apresenta enquanto fonte de informação gerencial e fonte de informação sobre a história da organização. Esta Tabela é um instrumento básico para o gerenciamento da documentação de arquivos que permite a distinção das informações essenciais das repetitivas ou supérfluas, gerando o reaproveitamento dos espaços de armazenamento dos departamentos e do próprio arquivo, garantindo a recuperação das informações cuja guarda decorra da exigência legal, histórica e informativa. Como instrumento de gestão de documentos, a Tabela de Temporalidade se compõe da identificação de documentos produzidos pelos departamentos da empresa, como resultado do cumprimento de suas atribuições, informando os prazos operacionais de cada documento, consideradas as exigências legais e fiscais, com o estabelecimento de tempo pelo qual o mesmo deve permanecer em seu departamento gerador, propondo, em última estância, o destino de cada documento, visando a eliminação dos mesmos cujo valor seja efêmero, garantindo a preservação através da
  25. 25. transferência ao Arquivo Geral Inativo, daquelas cujas informações justifiquem um prazo de guarda mais longo ou permanente. Este importante instrumento, a TTD, para que continuamente gere maior agilidade nas empresas, deve ser sistematicamente atualizada. Para isso, é de grande importância a elaboração de sua primeira forma, o que demanda um esforço especial no levantamento de dados. Desta maneira, para uma melhor análise, relacionamos alguns ítens para sua elaboração: 3.2.1- Pesquisar a estrutura da empresa, competências e funções de cada departamento, inclusive daquelas constituídas informalmente. 3.2.2- Entrevistar os funcionários de cada departamento, até o nível de seção, identificando-se, com isso, os tipos de documentos gerados por suas atribuições e atividades. 3.2.3- Identificar os documentos, classificando-os em três grupos: 3.2.3.1- Os documentos principais que refletem a atividade-fim do departamento, essenciais à sua manutenção. 3.2.3.2- Os documentos auxiliares que, decorrentes da atividade-fim, são de caráter efêmero, dado que suas informações existem ou são condensadas nos documentos principais. 3.2.3.3- Os documentos de apoio, inerentes a todos os departamentos, resultam do gerenciamento de seus recursos materiais e humanos. 3.2.4- Analisar os dispositivos legais que impliquem prazos de guarda para os documentos identificados. 3.2.5- Elaboração de Tabelas por departamento. 3.2.6- Promover novas entrevistas para a discussão do destino de cada tipo de documento. 3.2.7-Apresentar as tabelas ao profissional responsável pela implantação do SID. 3.2.8- Elaborar, finalmente a Tabela.
  26. 26. Como resultado de sua utilização, adquiri-se a informação com rapidez e confiabilidade. Com a agilidade necessária aos dias de hoje, fica muito mais prático saber quais documentos que, por sua importância, devem ser mantidos em local de fácil localização e conservados durante determinado espaço de tempo em atendimento ao que dispõe a lei. 4- Recursos materiais Indica-se como mobiliário adequado para a armazenagem de documentos no arquivo, arquivo deslizante, caixa arquivo, pastas suspensas, prendedores de plástico ou metal, etc. O Arquivo deslizante representa a mais avançada forma de armazenagem, permitindo redução de espaço e economia nos custos, proporcionando facilidade de consulta e proteção ao material armazenado. 5- Considerações finais Gostaríamos de ressaltar alguns pontos que acreditamos necessários e fundamentais na organização e funcionamento do arquivo. Neste aspecto, queremos lembrar que é o instrumento principal de controle à ação administrativa de qualquer empresa, isto é, um centro ativo de informações. O arquivo deve adaptar-se a empresa, obedecendo a um plano racional e tecnicamente orientado. Arquivos organizados sem orientação técnica se transformam em verdadeiros depósitos de documentos. O arquivo quando bem organizado transmite ordem, evita repetições desnecessárias de experiências, diminui a duplicidade de trabalho, revela o que está para ser feito, o que já foi feito, os resultados obtidos. Nossa intenção é alertá-lo no que diz respeito à tarefa de arquivar, principalmente no que se refere ao controle que requer atitude de vigilância e cuidado nos possíveis desvios que, provavelmente, poderão aparecer no decurso da execução do serviço. Não se esqueça de que o funcionamento eficaz de um arquivo, depende de uma organização adequada.
  27. 27. DICIONÁRIO de terminologiaArquivistica. 1ª ed. São Paulo,AAB-SP, 1996. PAES, M. L.Arquivo:Teoria e Prática. Rio de Janeiro, Editora FGV; 1986 PRADO, H. de A. A técnica de Arquivar. 2ª edição. Rio de Janeiro, Livros Técnicos e Científicos Editora ; 1974 REVISTAS Acervo. RevistaArquivo Nacional Marketing Cultural Revista Brasileira de Biblioteconomia e Documentação / FEBAB SITES ABNT Associação Brasileira de NormasTécnicas Http://www.abnt.org.br Acervo Consultoria S/C Ltda. Http://www.acervo.com.br Conselho Nacional deArquivos Http://www.mj.gov.br/na/perfil/perfi;.index2.html Arquivo Nacional Http://www.mj.gov.br/na/na.html Biblioteca Nacional Http://www.bn.br Biblioteca Virtual Http://www.cg.org.br/gt/gtbv/bibliotecas.htm IBICT Instituto Brasileiro Informação em Ciência eTecnologia Http://www.ibict.br Livros http://www.weblivros.com.br http://www.sebo.com.br BIBLIOGRAFIA CONSULTADA
  • winneoliveira

    Aug. 21, 2018
  • mnaalmeida

    Jan. 29, 2018

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