1. LINEAMIENTOS FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL2010 DIRECCIÓN DE PLANIFICACIÓN GERENCIA DE PLANIFICACIÓN ESTÁTEGICA
2. IMPORTANCIA DE LOS LINEAMIENTOS Constituye el marco de referencia u orientación que las Direcciones de Staff, Nacionales y Departamentales del MINED deben considerar en el proceso de formulación de sus correspondientes Planes Operativos Anuales. Facilitan la formulación del Presupuesto. Proporcionan formatos estandarizados para la estructura del POA.
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5. Plan Operativo Anual (POA): es el documento que contiene los distintos objetivos operativos, metas y actividades que una dirección específica proyecta desarrollar durante el año en referencia.
6. Matriz del Plan Operativo Anual: tabla diseñada para estandarizar la presentación de los elementos que conforman el Plan Operativo Anual.CONCEPTOS BÁSICOS - POA
7. La formulación del Plan Operativo Anual de cada una de las Direcciones debe desarrollarse de forma participativa involucrando activamente al Director, a los responsables de las distintas unidades técnicas y a otros actores internos o externos que puedan contribuir favorablemente en el proceso de formulación y ejecución del Plan. La Gerencia de Planificación Estratégica brindará asistencia técnica a las distintas Direcciones en la formulación de los planes operativos anuales, como asesoramiento, acompañamiento, revisión de productos y retroalimentación. Los objetivos específicos de cada Dirección deben estar articulados con las líneas estratégicas del Ministerio de Educación CONSIDERACIONES GENERALES
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9. Misión: Se refiere al compromiso que asumen los miembros de la unidad, su razón de ser, lo cual justifica su existencia. Esta debe responder a las preguntas: ¿Quiénes somos?, ¿Qué hacemos?, ¿Para quién lo hacemos? Y ¿Cómo lo hacemos?
10. Visión: Su imagen futura, es decir, la máxima aspiración de transformación que tiene. Muestra un estado futuro ideal al cual se aspira a llegar o el cual se quiere construir y responde a las preguntas: ¿Qué queremos ser?, ¿Hacia donde vamos? y ¿Cómo vemos a los usuarios para los que trabajamos?
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12. ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL REGLAS PARA DEFINIR LAS ÁREAS DE EFECTIVIDAD Use de una a cinco palabras. Elimine indicadores direccionales como son: “incremento”, “optimizar”, “satisfacer”. Evite tanto cantidad o tiempos límites. TIPS PARA DESARROLLAR LAS ACTIVIDADES Piense en el Área de Efectividad como un pastel y en las actividades como en los ingredientes del pastel. Comenzar con un verbo con terminación “ar”, “er”, “ir”. Que nada importante se quede fuera de las actividades. Para que el pastel guarde la calidad no debe faltar ningún ingrediente de la receta.
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14. Matriz de POA: específica el Objetivo General de la Dirección: Línea estratégica seleccionada, los objetivos específicos, meta trazada, las actividades necesarias para su consecución, los medios de verificación de la realización de la actividad, los tiempos de ejecución, el presupuesto y la unidad técnica y funcionario respectivo.
15. Objetivo: Describen los resultados que se desean alcanzar en aquellas áreas de reto o desafío que llevan la estructura organizativa a un proceso de desarrollo.
16. Los objetivos específicos: son aquellos definidos a un nivel de unidades técnicas y se expresan en términos de ejecuciones.
17. Meta: es la traducción de los resultados en términos cuantitativos que se desea concretar en la realización de los objetivos específicos. Cada meta conlleva responsable y tiempo asignado.ESTRUCTURA DEL PLAN OPERATIVO ANUAL
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19. Medios de Verificación: Son instrumentos que permiten validar, documentar las acciones que se han realizados por el cumplimiento de las metas y objetivos trazados en el POA.
22. INDICACIONES PARA EL LLENADO DE LA MATRIZ DEL POA Dirección: escribir el nombre completo de la Dirección de Staff, Nacional o Departamental correspondiente. Objetivo General de la Dirección: escribir la finalidad técnica de la Dirección de Staff, Nacional o Departamental correspondiente. Línea Estratégica: anotar la línea estratégica del Plan Estratégico Institucional a la que contribuye la Dirección en referencia. Una determinada Dirección podrá contribuir a más de una línea estratégica. Indicar del Plan de Gobierno y código del indicador: anotar el indicador y el código del plan de gobierno que se relaciona con los objetivos específicos operativos. Objetivo Operativo: anotar el objetivo operativo de la Dirección en coherencia con la línea estratégica y el programa al que abona. Un objetivo operativo podrá no estar relacionado con ningún programa o línea estratégica.
23. 6. Meta Actual: registrar la traducción cuantitativa del objetivo operativo, en la cual se puntualiza “cuánto” de ese objetivo va a lograrse y “dónde” va a realizarse durante el año de ejercicio. 7. Actividades: listar las principales actividades que deben desarrollarse para la consecución de la meta. 8. Medios de Verificación de la actividad: instrumento que permite verificar la realización y el cumplimiento de la actividad programada. 9. Período de ejecución de la actividad: para cada actividad, indicar el mes en que se iniciará y en el mes que finalizará. 10. Fuente de Financiamiento: debe indicar para cada objetivo la fuente de financiamiento y el monto estipulado. 11. Unidad Técnica y funcionario responsable: indicar la unidad técnica t el nombre y cargo del funcionario responsable.
25. GUÍA LLENADODEL PLAN DE ACCIÓN OBJETIVO: Unificar los criterios para el completar el plan de acción (consolidad de actividades) por actores. MES: Colocar nombre del mes en letras y completo, según como se envía en el formato. FECHA: Colocar la fecha en términos numéricos Día/mes/año. Ejemplo: Correcto: 10/09/2009 Incorrecto: 10/sep/09 ó 10/09/09 ACTIVIDAD: Detallar específicamente quienes son los participantes y únicamente en los actores que participarán. DIRECCIÓN RESPONSABLE: Colocar en todas las casillas el mismo nombre, ya sea nombre completo o abreviatura de la Dirección responsable. UNIDAD RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD: Colocar en las casillas correspondientes el nombre completo.
