Este documento permite conocer las reglas que se deben tener en cuenta para ordenar documentos alfabéticamente.

1. SISTEMA ALFABÉTICO
ALEJANDRA M. DUQUE

2. OBJETIVO
Utilizar adecuadamente el Sistema de Archivo
Alfabético para Personas Naturales en la organización
de documentos, teniendo presente las reglas para esto.

3. Es el ordenamiento alfabético de nombres.
Este sistema es directo porque los documentos se
pueden consultar leyendo directamente el nombre
de la carpeta
Se le llama también nominativo porque se utiliza
para:
• Nombres de personas naturales
• Nombres de personas jurídicas

4. Según el Código Civil «son personas naturales
todos los individuos de la especie humana,
cualquiera que sea su edad, sexo o condición».

5. SISTEMA ALFABÉTICO
NOMINATIVO PARA
PERSONAS NATURALES

6. • Para fines del archivo, los nombres de las
personas naturales constan de dos unidades
• Los nombres
• Los apellidos (paterno y materno)

7. LAURA VALENTINA PRIETO DUQUE

8. Cualquier cambio o alteración de un nombre se
indica con la coma (,) por lo tanto, a partir de
ella se puede volver a ordenar un nombre.
(Conforme a las reglas ortográficas, se usa la
coma cuando se altera un nombre.
• PRIETO DUQUE, Laura Valentina

9. REGLAS PARA ORDENAR NOMBRES DE
PERSONAS NATURALES

10. 1 APELLIDOS CON LAS
PRIMERAS LETRAS
IDÉNTICAS
CORRECAMINOS
COYOTE

11. Si la primera unidad inicia por las mismas letras,
es conveniente descomponerlas:

13. 2 PRIMERA UNIDAD IGUAL
BUNNY TAZMANIA

14. Si los nombres tienen la primera unidad igual, se
considera la segunda

16. 3 PRIMERAS Y SEGUNDAS
UNIDADES IDÉNTICAS

17. Si los nombres de los individuos son totalmente
iguales, se considerará el documento de
identificación, la dirección o cualquier otro dato
que se disponga.
• María Margarita Ríos Duarte Calle 40 No 40 A 21
• María Margarita Ríos Duarte Carrera 20 No 80-10

18. • María Margarita Ríos Duarte Cédula 41,935,628
• María Margarita Ríos Duarte Cédula 41,937,627

19. Este nuevo dato no representa una unidad, sino
un elemento adicional, para poder realizar el
ordenamiento.

20. 4 APELLIDOS CON PREFIJOS Y
APELLIDOS COMPUESTOS

21. Las preposiciones, contracciones, artículos y otras
voces que hacen parte de algunos apellidos, no se
consideran elementos separados dentro de cada
unidad, si no que hacen parte integral de cada
elemento.

23. Los nombres extranjeros
conservan su escritura
original

24. 5 NOMBRES DESCONOCIDOS Y
NOMBRES USADOS
INDISTINTAMENTE O COMO
APELLIDOS

25. Cuando no existe seguridad o certeza sobre cuál
es el nombre y cuál el apellido, pueden
clasificarse como aparecen.

27. 6 TÍTULOS ACADÉMICOS,
RELIGIOSOS, MILITARES,
NOBILIARIOS, ETC

28. Cuando un título está acompañado del nombre
completo, porque así son solicitados, este dato
se coloca al final, entre paréntesis. Se puede
considerar como elemento de clasificación si hay
homónimos.
SARGENTO ELMER
MAYOR PIOLIN
CHEF SILVESTRE

29. V
V
V

30. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN

31. EVALUACIÓN
a. ¿Cuales son las ventajas de aplicar el Sistema
Alfabético de Personas Naturales en una empresa?.
b. ¿Considera que alguna de las reglas empleadas es la
más importante? ¿por qué?.
c. ¿Qué elemento adicional utilizaría para diferenciar
un caso de homónimos?.
d. ¿Por qué debe ir una coma (,) entre el apellido y los
nombres?.