Izrada predloga projekta

1
Ministarstvo finansija
Vlada Republike Srbije
MINISTARSTVO FINANSIJA
Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU
IZRADA PREDLOGA PROJEKTA
IPA - INSTRUMENT PRETPRISTUPNE
POMOĆI EU
Marija Marinković
Dejan Zlatković
2
Iskustva u pisanju projektnog fiša
Koji su uočeni nedostaci u pripremi projektnog fiša?
Koje su teškoće u pružanju podrške u pripremi PF?
Koji su uočeni nedostaci u izradi logframe ?

2
Šta je projekat?
Projekat je grupa aktivnosti koja je
usmerena na ostvarivanje određenog cilja
u određenom roku, putem korišćenja
određenih resursa (finansijskih,
materijalnih i ljudskih)
4
Projektni ciklus
PROGRAMIRANJE
IDENTIFIKACIJA
FORMULACIJA
SPROVOĐENJE
EVALUACIJA I
MONITORING

3
5
• Donošenje odluke da li ideju treba tretirati kao projekat
• Analiziranje potreba korisnika
• Identifikovanje različitih učesnika u projektu
• Izrada strukture projekta
• Utvrđivanje vremenskog okvira
• Procena troškova
• Identifikovanje rizika i predviđanje akcija za
njihovo prevazilaženje
• Definisanje indikatora i izvora verifikacije
Programiranje, identifikacija
6
Izrada predloga projekata koji sadrže:
• EU strateški okvir
• Opis do sada stečenih iskustava
• Srodne aktivnosti
• Koordinacija donatorskih aktivnosti
• Nacionalni strateški okvir
• Opis problema, identifikacija rešenja
• Analiza zainteresovanih strana
• Opšte i specifične ciljeve
• Očekivane rezultate i osnovne aktivnosti
• Rizici i pretpostavke
• Budžet i kalendar sprovođenja
Formulacija

4
7
• Potpisivanje Finansijskog sprazuma
• Priprema tenderske dokumentacije
• Sprovođenje tendera
• Potpisivanje ugovora
• Primena finansijskih pravila EU (PRAG)
Sprovođenje
8
Monitoring i Evaluacija
• Ocena uspešnosti projekta
• Vrši se tokom i posle završetka projekta
• Osnov za buduće programiranje
• Reviziju vrši Evropski revizorski sud

5
9
Okvirni kalendar godišnjeg programa
Sprovođenje projektaFinansijski sporazumNaredna
godina
Odobravanje
od strane EKPROGRAMIRANJE
Tekuća
godina
IV KvartalIII KvartalII KvartalI Kvartal
10
Dekoncetrisan vs. Decentralizovan sistem kontrole
DIS: Sistem upravljanja EU fondovima gde je država korisnik fondova je
odogovorna za upravljanje i realizaciju programima pomoći
1) Dekoncentrisan
2) Decentralizovan
2a) Ex-ante: Ovlašćeni ugovarač (CFCU) imenovan od strane države
korisnika pomoći. Odluke su date na razmatranje EK (DEK) tj. na
odobrenje
2b) Ex-post: odluke koje se odnose na javne nabavke su donete od
strane ovlašćenog ugovorača bez prethodnog odobrenja EK

6
11
Uloga institucija
Centralizovan / Dekoncentrisan
– Delegacija EK
– Kabinet potpredsednika Vlade
– Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU, NIPAK
Sekretarijat (DACU)
– Resorna ministarstva
Decentralizovan - DIS
• Nacionalni fond (NF)
• NIPAC, NAO, CAO
• PAO
• Resorna ministarstva (SPO)
• Razni komiteti (JMC)
12
Uloga institucija
Komisija za programiranje i upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći
- razmatra nacrte dokumenata koji će biti predstavljeni donatorima, predlaže prioritete
za korišćenje sredstava međunarodne pomoći posebno za korišćenje pretpristupnih
fondova EU
- razmatra i daje predloge Vladi o ostak+lim značajnim pirtanjima u vezi sa korišćenjem
i upravljanjem fondovima EU irazvojnom pomoći
Radne grupe za programiranje IPA
1. Radna grupa za ekonomiju i razvoj ljudskih resursa;
2. Radna grupa za lokalni, regionalni i ruralni razvoj;
3. Radna grupa za razvoj infrastrukture;
4. Radna grupa za reformu državne uprave;
5. Radna grupa za vladavinu prava;
Grupa za ocenu projekata (Kabinet potpredsednika Vlade, Sektor za programiranje i
upravljanje fondovima EU i razvojnom pomoći i Sektor nadlažan za pripremu budžeta,
Kancelarija za evropske integracije). Grupa za ocenu projekata vrši procenu prioriteta
nacrta i predloga projekata u skladu sa utvrđrnim kriterijumima i formularima za ocenu
predloga projekta. Grupom za ocenu projekta rukovodi predstavnik NIPAK-a

7
13
Uloga DACU
Koordinacija procesa programiranja IPA
prenos odgovornosti na korisnike i obezbeđivanje procesa
pripreme PF u skladu sa rokovima i procedurama EK
Davanje preporuka zajedno sa Kabinetom potpredsednika
Vlade pre nego što EK donese konačnu saglasnost
PRIPRERMA PF
0% 100%
14
Analiza zainteresovanih strana
• Ko su zainteresovane strane?
Terminologija:
Zainteresovane strane (Stakeholders)
Korisnici (Beneficiaries)
Ciljne grupe
Krajnji korisncici (Final beneficiaries)
• Partneri na projektu

8
15
Zainteresovane strane su pojedinci, grupe, organizacije
koje utiču na projekat, na koje projekat utiče, koji mogu
da podrže projekat ili budu protiv njega
Čije probleme ili mogućnosti analiziramo?
Ko će imati koristi ili štete od predložene projektne
intervencije i na koji način?
16
Koraci u analizi zainteresovanih strana
• Identifikacija opšteg razvojnog problema
• Identifikacija i pravljenje spiska svih osoba, grupa,
relevantnih institucija
• Kategorizacija zainteresovanih strana, odabir
prioritetnih interesa
• Odabir najvažnijih
• Identifikacija veza, stepen saradnje ili konflikta
zainteresovanih strana

9
17
Matrica analize zainteresovanih strana
• Ograničeno razumevanje
toga da način odlaganja
sopstvenog otpada utiče
na zdravlje
• Mogućnost za efikasnije
lobiranje vladinih tela
• Žele da odlažu otpad dalje
od domaćinstava
• Žele pristup čistoj vodi
• Svesni industrijskog
zagađenja i njegovog uticaja
na kvalitet vode
• Zdravstveni rizici
Domaćinstva:
X domaćinstava ispušta otpad i
otpadne vode u reku, koriste
vodu za piće i ribu iz reke
• Posedovanje finansijskih i
tehničkih resursa za
uvođenje novih “zelenih
tehnologija”
• Skromna trenutna
motivacija za ostvarivanje
promena
• Održavanje i povećanje
profita
• Informisanje o uticaju koji
ima na društvo i životnu
sredinu
• Mobilizacija političkog
pritiska kako bi se uticalo
na ponašanje industrije
• Izvestan stepen brige o
imidžu kompanije
• Briga o troškovima u
slučaju sprovođenja
Zakona o zaštiti životne
sredine
Industrija x:
Veliko industrijsko poslovanje,
nedovoljno regulisano, ne
postoji sindikat, uticajna lobi
grupa, nedovoljna briga za
životnu sredinu
• Veliki interes za uvođenje
mera kontrole zagađenja
• Ograničen politički uticaj, s
obzirom na slabu
organizacionu strukturu
• Održavanje i poboljšanje
njihovih sredstava za život;
• Podrška kapacitetima za
organizovanje i lobiranje
• Sprovođenje mera kontrole
industrijskog zagađenja
• Zagađenje utiče na količinu
i kvalitet ulova
• Ugroženo je zdravstveno
stanje porodice, naročito
dece i majki
Porodice ribolovaca:
X porodica sa niskim
primanjima, mali porodični
biznis, organizovan kao
neformalna zadruga, žene
aktivno učestvuju u obradi i
prodaji ribe.
Potencijal
(kapacitet i motivacija za
ostvarivanje promena)
Interesi
(i moguće aktivnosti za
njihovo sprovođenje)
Problemi
(kakav uticaj ima(ju)
problem(i))
Karakteristike
zainteresovanih strana i
druge osnovne
karakteristike
18
Vlada Republike Srbije SWOT Analiza
Faze u SWOT Analizi
SWOT 1 - Prednosti i Šanse
SWOT 2 - Slabosti i Pretnje
SWOT 3 - Izbor Strategije

10
19
Vlada Republike Srbije SWOT Analiza
Treba biti realan u proceni prednosti i slabosti
organizacije
SWOT analiza određuje gde se vaša organizacija nalazi
trenutno i gde će biti u budućnosti
SWOT analiza treba da bude koncizna, jednostavna i
specifična
Treba izbegavati kompeksnost i dublju analizu
SWOT je subjektivan
20
Zašto radimo SWOT?
Unaprediti/ pojačati prednosti
Otkloniti slabosti
Iskoristiti šanse
Izbeći pretnje

11
21
PRIPREMA LOGIČKE MATRICE
22
• Instrument kojim obezbeđujemo da u projektni predlog
uključimo i prezentujemo na strukturisan način sve
činjenice relevantne za projekat.
• Korisiti se kao metod za planiranje i pisanje projektnog
fiša. Omogućava da informacije budu analizirane i
organizovane na strukturisan način što olakšava
postavljanje važnih pitanja i identifikovanje slabosti;
Šta je logička matrica?

12
23
Logička matrica projekta
• Osnovni instrument za pripremu projekta
• Koristi se kao prvi korak u pripremi projekta
• Logicka matrica se koristi za projekte bez obzira na
velicinu projekta, obim projekta, izvor finansiranja
• Nema smisla koristiti logicku matricu za pojedinacne
aktivnosti (npr. priprema seminara)
24
• Logička matrica sadrži četiri kolone i četiri (ili više) reda, kojima
se su objedinjeni ključni elementi projekta:
– Hijerarhija ciljeva projekta (Opis projekta ili Logika
projektne intervencije);
– Nacin pracenja i procene dostignuca projekta (Indikatori i
Izvori verifikacije.
– Projektno okruženje i spoljašnji faktori koji su ključni za
uspeh projekta (Pretpostavke);
• Upotreba Logičke matrice preporučuje se kao osnova za
podnošenje projekta, a potom i tokom čitavog trajanja projekta
radi praćenja napretka i prilagođavanja situaciji;
LOGIČKA MATRICA: SINTETIČKO PREDSTAVLJANJE
PROJEKTA U DATOM KONTEKSTU

13
25
Pretpostavke se
pomeraju od aktivnosti
ka rezultatima
[troškovi, budzet]
[ulazni parametri]
Inputs
(sredstva)
Aktivnosti
Pretpostavke se
pomeraju od rezultata
ka cilju (ciljevima)
Nacin prikupljanja
informacija
Indiktori za svaki rezultat –
(output indicator)
Rezultati
Pretpostavke se
pomeraju od svrhe ka
cilju (ciljevima)
Nacin prikupljanja
informacija
Indikatori - Niži nivo uticaja
Svrha projekta
(specifičan cilj)
Način prikupljanja
informacija
Indikatori na nivou opšteg
cilja- Visok nivo uticaja
(High level impact)
Opšti cilj
(razvojni cilj)
Pretpostavke i rizici
(spoljašnji faktori)
Mehanizmi za praćenje
projekta=monitoring
(Izvori verifikacije, načini
verifikacije informacije)
Način praćenja i procene
dostignuća projekta
(Objektivno merljivi
indikatori)
Logika intervencije
(Opis projekta, hijerarhija
ciljeva)
Logička matrica projekta
26
• OPŠTI CILJ opisuje predviđeni dugoročni cilj čijem
ostvarenju projekat doprinosi
• SPECIFIČNI CILJ/SVRHA opisuje željene efekte
projekta (svrha projekta); ostvarivanje neposrednog cilja
za direktne korisnike
• REZULTATI opisuju ciljeve koje rukovodstvo projekta
treba da postigne i održi za vreme trajanja projekta
• AKTIVNOSTI treba da budu definisani kao procesi npr.
pripremiti, izraditi, sprovesti ...

14
27
Sled koraka u izradi matrice
• Priprema logframe je iterativan proces:
Opis projekta (top down)
Definisanje pretpostavki (bottom-up), zatim
definisanje indikatora
Izvori verifikacije (working across)
28
Preduslovi
(5)
Pretpostavke
(6)
TroškoviSredstvaAktivnosti
(4)
Pretpostavke
(7)
Izvori verifikacije
(14)
Indikatori
(13)
Rezultati
(3)
Pretpostavke
(8)
Izvori verifikacije
(12)
Indikatori
(11)
Svrha projekta
(2)
Izvori verifikacije
(10)
Indikatori
(9)
Opšti cilj
(1)
PretpostavkeIzvor verifikacijeObjektivno merljivi
indikatori
Opis projekta
Logička matrica – redosled unosa podataka

15
29
Logika intervencije
Moguce je prikazati i citajuci u obrnutom smeru
Svrha/cilj
Rezultati
Aktivnosti
Inputi/resursi
Opšti cilj
Svrha/cilj
Rezultati
Aktivnosti
30
Vertikalna logika
Preduslov
Opis projekta Merljivi
indikatori
Izvori
verifikacije
Pretpostavke
Aktivnosti
Rezultat
Specfičan cilj
Opšti cilj

16
31
Horizontalna logika
Preduslovi
Opis projekta Merljivi
indikatori
Izvori
verifikacije
Aktivnosti
Rezultati
Specifičan cilj
Opšti cilj
Pretpostavke
32
Hijerarhija ciljeva projekta
1.1.1 ...
1.1.2 ...
1.1.3 ...itd.
Aktivnosti
1.1 .....
1.2 ....
Rezultati
1.Svrha projekta/specifični
cilj
.....Opšti cilj

17
33
Vlada Republike Srbije Provera opšteg cilja
Kada je formulisan neophodno je obezbediti
da je opšti cilj:
• Usklađen sa razvojnom politikom države
• Usklađen sa donatorskom politikom (npr. Evropsko
partnerstvo, MIPD)
• Dovoljno opravdan
• Nije previše ambiciozan
• Ciljne grupe određene
• Formulisan je kao željeni cilj, a ne kao sredstvo
(proces)
• Ne sadrži više dva ili više ciljeva koji su uzročno
povezani
34
• Najčešći problemi u formulisanju svrhe: Svrha se definiše na takav način da
prepričava navedene rezultate (skup rezultata) umesto postignuće višeg ranga
• Treba izbegavati fraze poput: to contribute ili to assist
• Primer: projekat-Prečišćavanje vode
Rezultati:
- Smanjeno direktno izlivanje otpadnih voda u reku
- Poboljšani standardi za obradu otpadnih voda
- Poboljšana informisanost javnosti o nadležnosti u oblasti životne sredine
Formulisanje svrhe
Primer loše prakse Primer dobre prakse
Svrha je skup rezultata Svrha je posledica rezultata
Poboljšano je prečišćavanje vode i samnjen
je nivo direktnog izlivanja u reku
Poboljšan kvalitet rečne voda

18
35
Razlika između rezultata projekta i
outputa:
• Rezultat je ono sto cemo ostvariti/postići
realizacijom aktivnosti
• Output je sam proizvod odgovarajuce
aktivnosti
36
PRETPOSTAVKE predstavljaju spoljne faktore koji mogu uticati na
uspeh projekta, ali nad kojima rukovodioci projekta nemaju direktnu
kontrolu
Pretpostavke opisuju:
– Situacije,
– Događaje,
– Uslove ili
– Odluke
• Mogu se izvesti iz drveta ciljeva
• Formulisane su kao pozitivno stanje
• Povezane su na različitim nivoima u matrici
• Pridaje im se značaj u odnosu na važnost i verovatnoću

19
37
Rizici i pretpostavke
Rizici su pretnje:
strogi, nefeleksibilni ciljevi
netačna očekivanja
promene u političkoj klimi
Pretpostavke se izražavaju kao pozitvno
stanje dok rizici uvek negativno
38
Da li je pretpostavka
važna?
Da li će se pokazati tačnom?
Skori sigurno
Verovatno
Malo verovatno
Isključiti iz matrice
Uključiti kao pretpostavku
Da li je moguće revidirati projekat
kako bi se uticalo na spoljašnji
faktor?
Projekat potencijalno nije izvodljiv
Revidirajte projekat dodavanjem
aktivnosti ili rezultata; ukoliko je
potrebno preformulišite svrhu
projekta
DA
DA
NE
NE
Provera pretpostavki i njihovog značaja

20
39
Opisuju ciljeve projekta na objektivno merljiv način i
tačno utvrđuju koji su to standardi koji moraju biti
dostignuti kako bi opšti cilj, svrha i rezultati projekta bili
ostvareni.
Kvalitet/vrsta promene – koliko dobro je izvršena
Kvantitet/obim promene – koliko je velika ili šta je sve
promenjeno
Vremenski okvir – koji j najkasniji rok/do kada
Ciljna grupa – za koga
Mesto/lokacija – gde
Indikatori
40
• Specific / ograničen na cilj koji treba da meri
• Measurable / merljiv kvantitativno i kvalitativno
• Available / dostupan uz prohvatljive troškove i
zasnovan na raspoloživim podacima
• Relevant / značajan u odnosu na informacije koje su
potrebne
• Time – bound / vremenski ograničen tako da se zna
kada možemo očekivati da cilj ili zadatak budu
ispunjeni
• Independent / nezavistan u odnosu jedan na prema
drugom
Indikator - SMARTI

21
41
Cilj: povećana poljoprivredna proizvodnja
1. Identifikovati indikator: povećana proizvodnja
mleka
2. Ciljna grupa: mali proizvođači mleka
3. Kvantifikacija: 500 malih proizvođača povećalo
proizvodnju za 50%
4. Kvalitet: ispuniti nacionalne standarde kontrole
kvaliteta mleka
5. Vremenski okvir: između marta 2007. i oktobra
2008. godine
6. Lokacija: AP Vojvodina
Indikator - primer
42
Izvori verifikacije treba da odrede:
• Koje informacije obezbediti (npr. iz administrativnih
evidencija)
• Odakle i iz kog izvora obezbediti informaciju (npr.
izveštaj o napretku, statistička dokumenta)
• Ko bi trebalo da obezbedi informaciju (npr. radnici na
terenu, zdravstveni centar)
• Kada i koliko često bi trebalo obezbediti informaciju
(npr. mesečno, kvartalno, godišnje)

22
43
Vlada Republike Srbije Provera indikatora
Neophodno je obezbediti da su indikatori:
• Određeni prema kvantitetu, kvalitetu, vremenu,
lokaciji i ciljnoj grupi
• Sredstva verifikacije budu raspoloživa
• Relevantni kao mera dostizanja ciljeva
• Pouzdani i aktuelni
44
Logframe – iskustva sa RM
• Prednosti kod RM u izradi logičkih matrica
– Specifični ciljevi
– Aktivnosti
• Nedostaci kod RM u izradi logičkih matrica
– Indikatori
– Rezultati

23
45
Standardni format projektnog fiša
46
Standardni format projektnog fiša

24
47
ANNEXES
ANNEX I: LOGIČKA MATRICA PROJEKTA
ANNEX II: Raspored ugovaranja i trošenja sredstava (AMOUNTS
CONTRACTED AND DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT)
ANNEX III:Institucionalni okvir (INSTITUTIONAL FRAMEWORK – LEGAL
RESPONSIBILITIES AND STATUTES)
ANNEX IV: Zakoni, regulativa i strateski dokumenti (REFERENCE TO
LAWS, REGULATIONS AND STRATEGIC DOCUMENTS)
ANNEX V: Ostali relevantni detalji (DETAILS PER EU-FUNDED CONTRACT
(*) WHERE APPLICABLE)
48
Implementing arrangements:
1.5 Contracting Authority (EC): EC Delegation in Serbia
1.6 Implementing Agency:
1.7 Beneficiary (including details of project manager)
1.8. Overall cost:
1.9 EU contribution:
1.10 Final date for contracting: 3 years after the signature of the FA
1.11 Final date for execution of contracts: 5 years after the signature of
FA
1.12 Final date for disbursements: 6 years after the signature of the FA

25
49
2.1 Opšti cilj i svrha projekta (OVERALL OBJECTIVE AND PROJECT
PURPOSE)
2.2 Veza sa AP/NPAA / EP/ SAA (Link with AP/NPAA / EP/ SAA)
2.3 Veza sa MIPD (Link with MIPD)
2.4 Veza sa NDP (Link with National Development Plan (where
applicable)
Not aplicable
2.5 Veza sa nacionalnim/ sektorskim planovima (Link with national /
sectoral plans)
50
Istorijat i opravdanost projekta
(3.1. Background and justification)

26
51
Opis projekta
Šta treba uključiti:
Istorijat
Društveno-ekonomske pokazatelje
Uloga institucija
Zakonski okvir
Usklađenost sa strategijom i sektorskom politikom
Pregled trenutne situacije
Postojeći standardi
Postojeći kapaciteti (ljudski, finansijski i materijalni)
52
Opravdanost projekta
Analiza
SWOT- objasniti kako su smanjeni uticaji identifikovanih
problema i iskorišćene prednosti i šanse
Analiza problema
Objašnjenje
Koji su sve definisani problemi?
Čiji su problemi? (target grupe)
Koji su uzroci i posledice problema?

27
53
Opravdanost projekta
Usklađenost sa EU standardima
Studije izvodljivosti
Zašto je prioritet?
Hitnost
“Value for money”
EC, Nacionalni, Regionalni razvoj
54
Procena uticaja projekta
(3.2. Project Impact, Catalytic Effect and
Sustainability)

28
55
Održivost projekta
• Uticaj projekta i nakon njegovog završetka
• EU prepoznaje tri vrste održivosti:
Finansijska održivost - kako će aktivnosti biti finansirane nakon
završetka projekta
Institucionalna održivost- ko će imati vlasništvo nad procesom
nakon što je projekat završen
Zakonodavna održivost – da li projekat ima za cilj da unapredi/
razvije zakonodavni ili strateški okvir, unapredi standarde
• Kako će ciljna grupa iskoristiti stečeno znanje /veštine/
infrastrukturu u budućnosti?
56
Održivost projekta
• Koje su očekivane promene za svaki od navedenih
rezultata:
• Promena situacije/stanja
• Promena nivoa znanja
• Promena u ponašanju
• Promena attitude
Kako će se takva promena održati ???

29
57
Aktivnosti koje obezbeđuju održivost projekta:
Trening trenera
Održavanje opreme
Pisanje priručnika
Akreditacija/sertifikacija organizacija
Donošenje zakonskog okvira
Pisanje strategije
Usvajanje određenih procedura ili standarda
Stvranje mreža organizacija (network)
58
Katalitički efekat
Katalitiči efekat- ubrzanje opšteg društveno-ekonomskog
razvoja, institucionalnog razvoja…
Da li je projekat katalizator za druge promene?
Da li se projekat može koristiti kao model?
Da li se ciljevi projekta mogu primeniti na ostale modele?

30
59
3.3 Rezultati i merljivi indikatori
3.4 Aktivnosti:
60
• Podela aktivnosti prema operativnim detaljima
• Uskladjivanje redolseda obavljanja aktivnosti
(sequencing), trajanje i prednjačenje
• Raspodela odgovornosti
• Identifikacija glavnih aktivnosti
• Identifikacija podaktivnosti
• Vremenski okvir - CPA (Critical Path Analisys)
3.5 Uslovljenost i redosled obavljanja aktivnosti

31
61
Komponente projekta
• “Staretgije” projekata koje se identifikuju prema
sledećim kriterijumima:
Ugovori za realizaciju projekta (tehničke
Manadzment tj. organizaciona struktura
odgovorna za realizaciju projekta
Geografska lokacija
Grupisanjem projektnih aktivnosti
62
3.6 Srodne aktivnosti
Prethodni i trenutni projekti finansirani iz nacionalnih ili
donatorskih sredstava
Da li se vaš projekat:
nadovezuje/ nastavlja na prethodno sprovedene aktivnosti
preklapa sa prethodnim projektima
zavisi od drugog projekta
Evropska Komisija insistira na kontinuitetu i
višegodišnjem pristupu projekata

32
63
3.6 Srodne aktivnosti
Ne postoji ograničen broj srodnih aktivnosti ali ukoliko ih
imate više od 5, neophodno je prioritizovati
Za svaku aktivnost neophodno je navesti:
naziv, donatora i datum realizacije
povezanost sa projektom- trening programi, izveštaji
da li se očekuje da će projekat biti povezan sa navedenim
srodnim aktivnostima
64
3.7 Stečena iskustva
Stečena iskustva kroz realizaciju sličnih projekata (tip
ugovora, korisnik, oblast)
Closing the cycle - demonstracija efektivnog upravljanja
projektnog ciklusa
Iz Srbije ili susednih država - naročito za projekte koji se
odnose na izgradnju institucija
Uključiti sve relevantne projekte: naziv, donator, datum,
naučene lekcije, njihov uticaj na projektni plan i
realizaciju

33
65
Budžet i plan njegovog sprovođenja
4. INDICATIVE BUDGET
5. INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE
66
Budžet se priprema različito u zavisnosti od tipa
projekta (service, works, supply, grant, twinning).
Troškovi treba da budu realni i da odgovaraju tržišnim
uslovima
Budžet treba da je usklađen sa pravilima. Ne sme da
sadrži neopravdane troškove. (eligibility of costs)
Priprema budžeta

34
67
• U ‘’service’’ ugovorima se radi o angažovanju
eksperta za implementaciju određenog zadatka
• Sa budžetom se pokrivaju troškovi rada (plate),
uključujuči sve vezane troškove (putovanja,
dnevnice, podrška, ostalo)
• KALKULACIJA
Trošak eksperta = Broj dana x cena dana*
*cena dana uključuje ‘’overheads’’
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SERVICES
68
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - SUPPLIES
• U ‘’supply’’ ugovorima se radi o nabavci opreme
• Ugovor pokriva svu opremu uključujući montažu,
trening, delove isl.
• VAŽNO!! Neophodna je ekspertska procena
pojedinačnih kategorija opreme – specifična
oprema
• U obzir uzeti vremensku perspektivu – 1,5
godine do implementacije
• Normalno uzimamo unit-based contracts

35
69
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - WORKS
• U ‘’works’’ ugovorima se radi o izgradnji ili renoviranju
(osnovna infrastruktura isl.).
• Ugovor pokriva sve troškove, koji su vezani na
izgradnju, uključujući material, radnike, mašine…
• VAŽNO!! Ekspertska procena troškova
• NAJVAŽNIJE!! Preduslovi za sprovođenje radova (glavni
projekat, građevinska doz.)
• Normalno uzimamo unit-based contracts
• DODATNO: contingency reserve (rezerva) u visini 8-
15%, (troškovi nadzora)
70
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - GRANTS
• U ‘’grants’’ ugovorima se radi o sumi novca
(grant scheme), koja je namenjena direktnim
donacijama na lokalnom i regionalnom nivoju
(po proceduri PRAG)
• Sastav budžeta – jednostavan – ukupna suma
grant sheme.

36
71
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA - TWINNING
• Instrument pretpristupne pomoći - twinning
• Transfer iskustva iz država EU u države
(potencijalne) kandidate
• Sastav budžeta – po formatu u twinning
manualu – detaljni prikaz
72
• Direktni ugovori izmedju EK i institucija (primer
SKGO) o financijskoj podršci ili specifičnim
zadacima
• Sastav budžeta – nema propisane forme, ali
treba da se predstavi detaljni prikaz: eksperti,
transportni troškovi, per-diems, podugovaranje,
nabavka opreme
• Može da se koristi format budžeta za ‘’grant’’
ugovore
LOGIKA PRIPREME BUDŽETA – DIRECT AGREEMENTS

37
73
Vlada Republike Srbije Indicative Budget
1.601.60TOTAL
1000.600.60contract 3.1
Part 3
1000.80.8contract 2.1
Part 2
1000.20.2contract 1.1
Part 1
IFIsRegion
al
Central% *Type of
cofinanci
ng (J / P)
**
TotalINVIB% *Total
PRIVATENATIONAL PUBLIC CONTRIBUTIONEU CONTRIBUTION
TOTAL
PUBLIC
COST
SOURCES OF FUNDING
74
KOFINANSIRANJE
- Kofinansiranje se račna na nivou prioritetnih osa (MIPD priority axis)
- Za svaku od prioritetnih osa potrebno je obezbediti 10% kofinansiranja
za ‘meke’ projekte (institution building) odnosno 25% za investicione
projekte
-Ovo podrazumeva da neće svi projekti imati element kofinansiranja u
svom budžetu
-Primenjuje se PARALELNI model kofinansiranja
-Za kofinansirajući deo primenjuju se nacionalne procedure javnih
nabavki (dok pravila opravdanosti troškova ostaju ista – eligibility, rule
of origin...)
-Grant sheme (min10%), twinning (0-5%)

38
75
T+ 12 QT + 8 QT + 4QContract 3.1
(service)
T + 10 QT + 7 QT + 3 QContract 2.1
(supply)
T + 1 QContract 1.1
FwC
Project CompletionSignature of
contract
(max T+12Q)
Start of
Tendering
Contracts
INDICATIVE IMPLEMENTATION SCHEDULE
T – momenat potpisivanja Finansijskog sporazima
Q – godišnji kvartal (3 meseca)
76
Raspored Ugovaranja i Potrošnje Sredstava
• Usluge
– 10% u momentu ugovaranja
– U zavisnosti od trajanja ugovora (jednaka
raspodela na šestomesecnom nivou)
• Oprema
– 45% u momentu ugovaranja
– 45% u momentu isporuke opreme
– 10% nakon testiranja opreme

39
77
1.600.000
1,600,0001,330,0001,250,000620,000560,000200,000Cumulated
600.000
270,000270.00060,000
Contract 3.1
(service)
800.000
80,000360,000360,000
Contract 2.1
(supply)
200.000
200.000Contract 1.1
Disbursed
1.600.000
1.600.0001.000.000200,000Cumulated
600.000
600.000
Contract 3.1
(service)
800.000
800.000
Contract 2.1
(supply)
200.000
200,000Contract 1.1
TotalQ12Q11Q10Q9Q8Q7Q6Q5Q4Q3Q2Q1Contracted
ANNEX II: AMOUNTS (IN €) CONTRACTED AND
DISBURSED BY QUARTER FOR THE PROJECT
(IPA contribution only)
45% 45% 10%
10%
78
6. Cross-cutting issues
U zavisnosti od sektora, modaliteta isporuke,
geografske lokacije, potrebno je navesti kako će se
projekat odnositi na sledeće horizontalne oblasti:
jednake šanse / ravnoprvavnost
zaštita životne sredine
prava manjina

40
79
EU Pravila o javnim nabavkama
PRAG
80
PRAG
Osnovni dokument koji reguliše procedure javnih nabavki za EU
fondove:
http://europa.eu.int/comm/europaid/tender/gestion/index_en.htm
- Obezbedjivanje pravične konkurencije
- Transparentnost korišćenja sredstava iz javnih fondova EU
- Načelo nacionalnosti “Rule of Origin” (Country of origin is the where the
goods have “undergone their last, economically justified, substantial
transformation”. )
- Zemlje članice EU
- Zemlje potpisnici sporazuma o evropskom ekonomskom
prostoru (Norveška, Island, Lihtenštajn)
- Zemlje kandidati i zemlje korisnici IPA

41
81
Tipovi projekata:
SERVICE PROJEKTI - Usluge tehničke podrške
SUPPLY PROJEKTI - Projekti nabavke opreme
WORKS PROJEKTI - Projekti izgradnje radova
GRANT SHEME - Projekti donatorskih shema (bespovratna pomoć)
TWINNING PROJEKTI - Prenos znanja između administracija EU
zemlje i zemlje Korisnika
Vrste javnih nabavki
Nabavka usluga (Service)
Nabavka roba (Supply)
Nabavka radova (Work)
Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju
82
Otvoren (Open): moze aplicirati svako ko je zainteresovan da
ucestvuje na tenderu. Nema pregovaranja;
Restriktivni (Restricted): moze aplicirati svako ko je zainteresovan
medjutim samo oni koji zadovolje min kriterijuma (shortlisted) su
pozvani da ucestvuju na tenderu (min4 – max8); Nema pregovaranja;
Competitive negotiated procedure: tenderers selected by
contracting authority
Framework contract: TA se bira sa liste unapred poznatih
konsultantskih kuca/konzorcijuma.
Vrste postupaka

42
83
≤ €10,000
Single tender
< €300,000
but > €10,000
Competitive
negotiated
procedure
< €5,000,000
but ≥ €300,000
Local open
tender procedure
≥ €5,000,000
1.International open
tender procedure
2.International
restricted tender
procedure
(exceptional
cases)
WORKS
≤ €10,000
Single tender
< €60,000
but > €10,000
Competitive
negotiated
procedure
< €150,000
but ≥ €60,000
Local open tender
procedure
▼
≥ €150,000
International open
tender procedure
▼
SUPPLIES
≤ €10,000
Single tender
< €200,000
but > €10,000
1.Framework contracts
2.Competitive negotiated procedure
≥ €200,000
International
restricted tender
procedure
SERVICES
Vrste javnih nabavki i procedure koje se primenjuju
84
Za ugovore čija je vrednost manja od €200,000
koristi se procedura Framework contracts ili ukoliko to nije
moguće
competitive negotiated procedura gde se pozivaju najmanje
3 kandidata.
Za usluge čije vrednost iznosi €200,000 ili više, primenjuje se
International Restricted tender procedure koja podrazumeva
međunarodno oglašavanje contract forecast i procurement notice
Usluge - Services

43
85
• Za Framework contracts procedura je kraća, zahteva prethodnu
pripremu tenderskog dosijea, izradu Specific ToR. Priprema se
request for services i mora se voditi računa o trajanju potpisanog
framework ugovora.
• Rok za podnošenje ponuda od momenta slanja pozivnog pisma je
minimum 14 dana.
• Ponude važe takođe 14 dana od dana podnošenja što znači i da se
poseban ugovor potpisuje u tom roku.
• Nema posebnog odobravanja komisije i dovoljno je da stigne samo
1 ispravna ponuda
Znači ukupan rok za ovu proceduru traje 30-45 dana.
Najčešće se koristi za short-term technical assistance ili studije čija je
vrednost manja od €200,000 a čije trajanje ne prelazi 12 meseci.
Framework contracts
86
Šta to podrazumeva u stvarnosti:
1. Priprema i objavljivanje Contract Forecast 30 dana pre objavljivanja
Procurement notice (podrazumeva se da je tenderski dosije več načelno
spreman)
2. Procurement notice se podnosi 15 dana pre objavljivanja
3. Od dana objavljivanja do dana podnosenja pisma o nameri (expression of
interest) min. 30 dana
4. Evaluacija long list, short list, Ev. Comitee (isto approval 5 dana) do 30 dana
5. Final shortlist report – objavljivanje
6. Priprema i objavljivanje Shortlist notice (min. 4 – max 8)
7. 50 dana za podnošenje ponuda od dana objavljivanja
8. Opet evaluacija oko 30 dana
9. Priprema, odobravanje i potpisivanje ugovora
10. Implementacija
Sve ukupno bez implementacije minimum 180 dana!
International restricted tender procedure - services

44
87
Contract forecast
Procurement notice
Tender preparation
Evaluation
Conclusions
30 days
30 days
Use of corrigendum
Long list
Short list
Letters
50 days
Points allocated
to award criteria
Additional
information
Technical: x 0.80
Financial x 0.20
Contracting
Key phases
88
Piprema Procurement Notice-a
• Profesionalni i finansijski kapaciteti kompanije su relativno
standardni uslovi (npr. broj zaposlenih, turnover kompanije i sl.)
• Tehnički kapaciteti su kritični u određivanju short liste.
Najbitnije prethodno iskustvo na sličnim projektima (reference,
max 15):
– Iskustvo u određenoj/specifičnoj oblasti
– Veličina projekta
– Lokacija
– Da li je projekat uspešno završen
– Da li je finansiran iz EU

45
89
Standardni Projektni zadatak - Terms of Reference
A. Kontekst/Istorijat zadatka (Background Information)
B. Opis zadatka (Objective, Purpose and Expected Results)
C. Pretpostavke i rizici (Assumptions and Risks)
D. Opis poslova (Scope of the Work - Specific activities, project
management )
E. Logistika i vremenski okvir (Logistics and Timing)
F. Zahtevi - Requirements (personnel, office, equipment)
G. Izveštaji - Reports
H. Monitoring i evaluacija (indikatori)
I. Visibility
90
Evaluation phases
Receipt and registration
Tender opening (prep. Meeting and compliance)
Evaluation (admin and technical compliance)
Individual assessment
Agreement
Interviews (10 days)
Financial evaluation Compared to
maximum value and
then to each other

46
91
Tehnička Evaluacija - PRIMER
100
84.67/85.33 x 100
= 99.22
EliminatedTechnical score (actual
final score/highest final
score)
256/3 = 85.33254/3 = 84.67174/3 = 58.00Average score
(mathematical average)
256254174300Total
908259100Evaluator C
828460100Evaluator B
848855100Evaluator A
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Maximum
possible
92
Finanasijska evaluacija - PRIMER
951,322/1,060452 x
100 = 89.71100
Financial score (lowest total
fees/actual total fees x 100)
€1,060,452€951,322Eliminated
following
technical
evaluation
Total fees
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max.
possible
score

47
93
Zbirna evaluacija - PRIMER
IIIFinal ranking
80.00 + 17.94 =
97.94
79.38 + 20.00
= 99.38
Overall score
89.71 x 0.20 =
17.94
100.00 x 0.20 =
20.00
Financial score
x 0.20
100.00 x 0.80 =
80.00
99.22 x 0.80 =
79.38
Eliminated
following
technical
evaluation
Technical score
x 0.80
Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1Max. possible
score
94
Ranking
Overall score
Financial score
Technical score
Composite score
Financial score
2,957,0003,200,5672,950,0002,446,000Total fees
Financial evaluation
Technical score
Average score
Total score
87836881Evaluator C
77896477Evaluator B
82925785Evaluator A
Tenderer 4Tenderer 3Tenderer 2Tenderer 1
Vežba

48
95
NABAVKE - SUPPLIES
≤ €10,000
Single tender
< €60,000
but > €10,000
Competitive
negotiated
procedure
< €150,000
but ≥ €60,000
Local open tender
procedure
≥ €150,000
International open
tender procedure
SUPPLIES
96
International open tender procedure
• Za Supply tendere u vrednosti €150,000 ili više, primenjuje se International
open tender procedura. Obavezno je objavljivanje individual contract
forecast najmanje 30 dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i
na Europaid site.
• Individual contract forecast se mora poslati 15 dana pre objavljivanja
• Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja procurement
notice – 60 dana
• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) oko 30 dana
• Evaluation report
• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 30 dana
• Contract award notice 15 dana
Ukupno potrebno vreme oko 180 dana minimum!

49
97
Tender dosije
–Opsti uslovi (General conditions)
– Specifični uslovi (Specific conditions)
– Tehnička specifikacija (Technical specification)
Napomena: Neophodno istraživanje tržišta (market research)
98
Selekcija
• Evaluation Committee (čitava procedura je poverljiva)
• “Javno” otvaranje ponuda
• Eligibility check (yes/no)
• Finansijski kapacitet ponudjaca (yes/no)
• Tehnicki i profesionalni kapacitet ponudjaca (yes/no)
VAŽNO: Od ponuda koje dostignu min. zahtevanih kriterijuma bira
se najjeftinija!!!
Ako je najjeftinija ponuda iznad raspoloživog budžeta onda se
moze primeniti negotiated procedure

50
99
Local open tender procedure - SUPPLIES
• Za Supply tendere u vrednosti koja je manja od €150,000 a veća od
€60,000 primenjuje se Local open tender procedura.
• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo
lokalno
• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su
rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja
Procurement notice je 30 dana
• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora
minimum 30 dana a najverovatnije i duže
• Contract award notice – objavljivanje
Ukupno vreme trajanja 60 – 90 dana.
• Od €10,000 - €60,000 Competitive negotiated procedura, isti postupak
samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru
100
Primer - SUPPLIES
Company C557060LOT 3
Company B5040Not biddingLOT 2
Company C708090LOT 1
Ranking
without
discount
Company CCompany BCompany A
After applying the discount
556348LOT 3
5036Not biddingLOT 2
707272LOT 1
Company C
(no discount)
Company B
(10%
discount)
Company A
(20%
discount)

51
101
RADOVI - WORKS
≤ €10,000
Single
tender
< €300,000
but > €10,000
Competitive
negotiated
procedure
< €5,000,000
but ≥ €300,000
Local open
tender procedure
≥ €5,000,000
1.International
open tender
procedure
2.International
restricted tender
procedure
(exceptional
cases)
WORKS
International open tender procedure - preko €5,000,000
Local open tender procedure €300,000 - 5,000,000
Competitive negotiated procedure €10,000 – 300,000
102
International open tender procedure - works
• Obavezno je objavljivanje individual contract forecast najmanje 30
dana pre objavljivanja procurement notice i to u OJ i na Europaid
site.
• Procurement notice se mora poslati 15 dana pre objavljivanja
• Priprema tendera (+ prethodna dokumentacija, najčešče service)
• Minimalni rok za dostavljanje ponuda od dana objavljivanja
procurement notice – 90 dana
• Evaluacija, članovi komisije (odobrenje) minimum 30 dana
• Evaluation report - odobrenje
• Priprema, odobravanje, objavljivanje i potpisivanje ugovora min. 45
dana
• Contract award notice 15 dana
• Ukupan rok – oko 200 - 220 dana!!!

52
103
Local open tender procedure - works
• Procurement notice se ne objavljuje u OJ i Europaid već samo
lokalno
• Čitav postupak je identičan kao kod International open, samo su
rokovi kraći – Rok za podnošenje ponuda od dana objavljivanja
Procurement notice je 60 dana
• Odobrenje komisije, Evaluacija, priprema i odobrenje ugovora oko
60 dana
• Contract award notice – objavljivanje
• Ukupno vreme trajanja 120 – 150 dana.
• Od €10,000 - €300,000 Competitive negotiated procedure, isti
postupak samo bez objavljivanja oglasa, 3 kandidata po izboru
HVALA NA PAŽNJI
Sektor za programiranje i upravljanje fondovima EU i
razvojnom pomoći
www.evropa.sr.gov.yu

Izrada predloga projekta

Recommended

Recommended

More Related Content

What's hot

What's hot (20)

Viewers also liked

Viewers also liked (20)

Similar to Izrada predloga projekta

Similar to Izrada predloga projekta (20)

More from Aleksandra Inić

More from Aleksandra Inić (17)

Izrada predloga projekta