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Administración II.

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Resumen de los contenidos de Procesos de Gestión, Administración II.

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Administración II.

  1. 1. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 1 Apunte de Procesos de Gestión Organización que aprende: Son organizaciones o empresas que de manera sistematice va aprendiendo y sacando el máximo provecho de sus experiencias y aprendiendo de ellas. Nueva teoría de líder:Crear organizaciones que aprenden. Nuevos roles: Nuevas Habilidades Líder como diseñador Creación de una visión compartida Líder como Instructor Puesta en evidencia y prueba de datos mod. Líder como Servidor El pensamiento de sistemas Dirigente: Es la persona que dice, “lo hicimos todos juntos” Aprendizaje e Innovación: 1.- Búsqueda de nuevas oportunidades 2.- Examen de las fuentes de Información 3.- Evaluación de las oportunidades 4.- Definición del proyecto 5.- Diseño del producto y del proceso 6.- Rutinas de producción y distribución 7.- Exploración del mercado. Características de las organizaciones que aprenden: 1.- Adaptación a los cambios 2.- Espacio a la innovación 3.- Incorporación de clientes 4.- Aprovechamiento de stock de datos 5.- Mejoramiento de Procesos 1.- Posee estructuras planas y simples 5.- Sin Frontera Desburocratización.Empresa como sistema abierto. Claridad de Funciones. 2.- Hace lo que sabe 6.- Negocia Creando Valor Asignación eficiente de Recursos. Beneficios Mutuos Focalización de esfuerzos. 3.- Crece a través de las personas 7.- Posee estrategia Trabajo en equipoSentido de dirección Incentivos a la productividadDeterminación FODA 4.- 2+2=5 Crea sinergia 8.- Cuida sus costos Funcionalidad de tareas con objetivosPiso competitivo Armado de equipos eficientes. Determinación de metas.
  2. 2. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 2 Diseño: Sin límite. Equipos. Cultura Organizacional:La Organización que aprendeInformación compartida: Relaciones mutuas fuertes. Abierta. Sentido de comunidad. Precisa. Liderazgo: Visión corporativa. Colaboración. Administración por objetivos (APO) Sus objetivos son a largo y corto plazo, y pueden ser gerenciales y/o específicos. Definición: Programa que incorpora metas fijadas de manera participativa, para el periodo un tiempoexplícito y que se retroalimenta con el avance hacia las metas. (Peter Drucker, 1950) La administración por objetivos, Los gerentes y sus subordinados definen en conjunto sus metas comunes, especifican las áreas principales de responsabilidad de cada puesto, y usan esas medidas como guías para mejorar la operación del área, verificando a la vez la contribución de todos y cada uno de sus miembros. Antecedentes: Surge en 1950, cuando empresa privadas de estados unidos, estaban sufriendo grandes presiones. Coordinación por objetivos. APO una forma de pensar: Sistema en el cual los que ejerzan el mando deben: -Cambiar sus estilos, prácticas y valores de supervisión. Coordinación de los objetivos: - Todas las acciones individuales deben ir encaminadas hacia las metas de la organización. Deben ser Cuantificables: - Los objetivos deben estar redactados de forma que puedan ser controlados fácilmente como: Unidades monetarias Unidades Producidas Unidades de tiempo. Beneficios de la APO 1.-Mejora la administración (Planeación orientada a resultados) 2.-Obliga a los gerentes a clarificar la estrategia de la organización. Desventajas de la APO 1.-A veces los administradores dejan de explicar la filosofía basada en el autocontrol y autodirección y no dan pautas para fijación de objetivos. 2.-Los administradores deben conocer los objetivos de la empresa.
  3. 3. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 3 Planificación Estratégica Visión: 1.- Características: Formulada por los líderes. Guiada por valores. Positiva y alentadora. La visión debe ser: Clara y concreta Fácil de comunicar Atractiva Debe tener un horizonte de tiempo. Misióndebe ser: Clara y concisa Ser atemporal Ser fácil de comunicar Misión – Objetivos – Estrategias – Tácticas. Misión: - En que negocio estamos? Objetivos: - Que queremos alcanzar? Estrategias: - En términos generales, como realizaremos el trabajo? Tácticas: - En que términos específicos, como realizaremos el trabajo? Objetivos Estratégicos Están correctamente alineados con su misión y se ejecutan dentro de los plazos y costos previstos, el estratégico se orienta a lo que es vital para su supervivencia de la institución. Objetivos y Estrategias. Aumentar las ventas el próximo año -Intensificar las actividades de mercado en los un 10% más que el del año actual. Mercados nacionales. -Entrar en los mercados internacionales, Especialmente en el europeo. F.O.D.A. Describe las fuerzas competitivas del mercado. Fortalezas: aquellas cosas en que su empresa, esta bien, esta fuerte. Amenazas: Peligros y riesgos que pueden hacerle daño a su empresa. Oportunidades: aquellas que pueden ser usadas en provecho para su empresa. Debilidades: Aquellas cosas que atentan contra la misión y los objetivos empresariales. Conclusión del análisis industrial: 1.- Es el punto de partida de cualquier estrategia. 2.- Focalizar la atención en las fuerzas significativas. 3.- Las organizaciones tienen poder para cambiar su destino.
  4. 4. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 4 Dirección estratégica. La estrategia es un modelo de decisiones que apoya sobre una herramienta de decisión, llamada FODA. 1.- Establecer políticas y objetivos a corto plazo. 2.- Adecuar los medios necesarios para su logro. Da sentido, Unidad, Dirección y Propósito a la empresa. Facilita los cambios. 1. Como modelos de coherencia, unidad, integridad a las decisiones de la empresa. *La empresa no es un negocio pensando al azar. 2. L a estrategia es un medio para establecer el propósito organizacional en términos de objetivos: *A largo plazo y programas de acción. 3. La estrategia como definición del dominio de la empresa. *Gestión de la cartera de negocio. 4. La estrategia como reacción ante el FODA, a fin de lograr una ventaja competitiva *La estrategia entrega un equilibrio viable con el medio externo y capacidades internas. 5. La estrategia como un canal para diferenciar las tareas de gestión en los niveles. 6. La estrategia como definición de la contribución económica que la empresa pretende entregar a los Grupos interesados. -Recursos: Insumos en el proceso de producción de una empresa, como el equipo, habilidades de cada empleado, patentes etc. -Capacidades: Representan la habilidad de una empresa para aprovechar los recursos que se han integrado en forma intencional para lograr una condición deseada por los conocimientos de sus empleados y su experiencia funcional. ¿Porque fracasan las empresas? Es aquella que cuando cuyo índice de utilidades es menor que la taza promedio de utilidades de la competencia. En otras palabras se encuentran en una desventaja competitiva. Existen 3 razones por las cuales las empresas se transforman en una desventaja competitiva: 1.- Inercia 2.- Paradoja de Ícaro 3.- Compromisos estratégicos previos. Propósito de la Estrategia. Crear un enfoque bien definido. Forjar el compromiso de quienes toman decisiones. Asignar recursos.
  5. 5. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 5 Plan. Pauta de acción. Patrón. Estrategia. Las 5´P de la estrategia. Perspectiva. Posición. Estrategia: Plan diseñado para alcanzar la meta. ¿Que es la estrategia? Distinción entre Estrategia y táctica: Estrategia: Plan general para emplear recursos con objeto de conseguir una posición favorable. Táctica:Guía para una maniobra concreta. Comportamiento Organizacional: Campo que estudia e investiga las repercusiones que los individuos los grupos y la estructura, con el propósito de aplicar estos conocimientos para mejorar la eficacia de una organización. ¿Porque los individuos forman equipos? Necesidades en Común. Intereses en común. Metas en común. Similitudes culturales. Seguridad Estatus Autoestima y Poder. Clasificación de los grupos. Formales: Definidos por la estructura organizacional con funciones designadas. 1.-Grupos de mando: subordinados dependen de un jefe. 2.- Grupos de Trabajo: Trabajar juntos para terminar una tarea. Informales:Alianzas no estructuradas, respuesta a las necesidades de contacto visual. 1.- Grupos de interés: Afiliación para alcanzar objetivos. 2.- Grupos de amistad: Tienen características en común. Clasificación de equipos. 1.- por la forma de administración 2.- por el tiempo de duración. 3.- Por las funciones. Factores que afectan el comportamiento de los trabajos en equipo: 1.- Tamaño 2.- Ambiente externo 3.- Liderazgo 4.- Cohesión 5.- Metas 6.- Roles
  6. 6. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 6 Toma de decisiones en grupo: Ventaja:  Mayor diversidad de puntos de vista.  Mayor aceptación de una solución.  Mayor legitimidad. Desventajas:  Consumen tiempo.  Presiones para conformarse.  Dominio de pocas personas. Tipos de equipo: a. Por sus objetivos b. Solucionadores de problemas c. Autoadministrado. Factores que afectan el comportamiento de un equipo.  Tamaños: Pequeños-Grandes  Habilidades de los miembros: Reducir problemas y toma de decisiones.  Metas especificas: Realistas, Medibles y Especificas Roles dentro de un equipo de trabajo. o Creadores – Innovadores. o Exploradores – Promotores. o Asesores – Desarrolladores. Rol: Conjunto de comportamientos esperados asociados a un trabajo en particular. Rol de tareas. Roles de mantenimientos. Roles individuales. Metas:Son objetivos planeados.  Formales: Escritas, son Medibles.  Informales: Implícitos en las acciones de los miembros del grupo. Cohesión: Fuerza de los miembros de permanecer en el grupo y su comportamiento de el mismo. Liderazgo:Dentro de un grupo debe existir un líder que ejerza influencia positiva para que se logren las metas vistas. Clasificación de los Grupos. Formales: Lo forma una organización para un fin común. Informales: Se forma por amistad.
  7. 7. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 7 Proceso de desarrollo Grupal. Etapas: 1. Formación. 2. Tormenta. 3. Normatividad. 4. Ejecución. 5. Terminación. Proceso de desarrollo grupal. 1. Formación: Los grupos tienden a la incertidumbre del papel que desarrollara La confianza es poca 2. Tormenta: Periodo de prueba. Ponen a prueba. 3. Normatividad: Une a los miembros del grupo. Respetan al líder. 4. Ejecución: Solucionar problemas de las tareas. Comunicación abierta. 5. Terminación: Se concluye trabajo o meta. Tipos de papeles (roles). De tareas: Comportamiento grupal orientado a tareas. De mantenimiento: Comportamiento Grupal que construye relaciones. Calidad: ¿Que es?: La totalidad de características de un producto para satisfacer necesidades “satisfacer requerimientos del cliente”. Concepto de Calidad. Hay distintos tipos de calidad: 1.- Calidad que espera: Característicasmínimas que los clientes dan por supuesta y no solicitan explícitamente. 2.- Calidad que satisface: Características que el cliente pide de un producto (satisface expectativas) 3.- Calidad que deleita: Características positivas que los clientes desconocen que puede existir en el bien. Calidad Total:Es una estrategia administrativa que busca elevar la calidad de todos sus procesos. Eras de la calidad: Gestión de calidad total.  1980 Aseguramiento de la calidad.  1950 Control de calidad.  1920 Inspección.  1900
  8. 8. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 8 ERA:Enfoque: InspecciónProducto Control de calidad Proceso Aseguramiento de calidad Sistemas Calidad total Personas Beneficios de la calidad. 1.- Elevar calidad. 4.- Mejor imagen. 2.- Disminución de costos. 5.- Personal más satisfecho. 3.- Clientes más satisfechos. 6.- Aumento de la motivación 4 puntos para la dirección. 1.- Adoptar la nueva filosofía 2.- Influir liderazgo 3.- Librarse del miedo. 4.- Estimular la formación y el afán de superación. Importancia de la calidad. Aumento de la calidad. Aumento de la productividad. Reducción de costos. Mayor cuota de mercado. Mayores beneficios Supervivencia de la empresa. Herramientas para la calidad. Características inertes a un producto. Características inertes a un servicio. Características adecuadas al uso. Cumplimiento de especificaciones. Inspección de productos. Calidad total. Definición: Conjunto de características inherentes a un producto/ sistema para cumplir los requerimientos de los clientes. Principios de gestión de calidad. 1.- Enfoque al cliente: Aumento de ventas y mercado. Aumento de la actividad de la organización 2.- Liderazgo: Buscar personas integras, capaces y confiables. Involucrarlos y alinearlos con los objetivos de la organización. 3.- Participación del Personal: Usuarios del sistema de gestión. Comunicación fluida entre y en los distintos niveles. 4.- Enfoque a procesos: Proceso: 1 o mas actividades que recibe entradas y las convierte en salidas. Identificar y gestionar sus procesos.
  9. 9. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 9 5.- Enfoque a sistemas: Capacidad de ver todo, en el lugar de ver solo las partes importantes. Utilizar de forma equilibrada los recursos de todos los sectores. 6.- Mejora continúa: Definir y analizar la situación existente. Acciones para mejorar productos y servicios. 7.- Toma de decisiones: Conocer globalmente el desenvolvimiento de la organización. Conocer la información relevante de cada proceso. 8.- Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor: Comunicación amplia y sincera. Identificar las posibilidades de mejora. Conflicto. Proceso de conflicto: ETAPAS: 1.- Contraposición o potencial incompatibilidad. 2.- Conocimiento y personalización (Conflicto percibido) 3.- Intenciones (Intenciones para el manejo conflictos, competencia,etc.) 4.- Comportamiento (Conflicto Abierto – Reacciones de partes) 5.- Resultados (Mejor o peor desempeño de grupo) 5 modos de conflictos. 1.- Competir: importando propias metas, que la de los otros 2.- Conceder: Implica satisfacer las metas de los otros, sobre las de uno. 3.- Convenir: Ambas partes ceden algo de su posición originaria con el fin de lograr un acuerdo. 4.- Colaborar: Se investiga los intereses de cada parte. 5.- Evitar: Implica evitación o inacción Negociación. Que busca toda negociación? 1.- Cumplir uno o todos los objetivos. 2.- satisfacer necesidades. 3.- Resolver problemas. Habilidades para negociar Manejo de las habilidades *Escucha empática *AtenciónFísica Pierdo/ganas Pierdo/Pierdes Gano/ganas Etapas de la negociación: 1.- Preparación: Ofrece la oportunidad de planificar la solución. 2.- Contacto: Construir relación personal y un buen clima. 3.- Apertura: Define posición de inicio de las partes. Comprender la posición de la contraparte. 4.-Desarrollo: Identificar necesidades y explorar las consecuencias y sus soluciones.
  10. 10. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 10 5.- Cierre: Acuerdo que resuelve el conflicto, utilizando los recursos disponibles. 6.- Seguimientos: Convenios de control, de que se hacen los términos previstos. Fases de una disputa. Desacuerdo Inicial La confrontación Proceso de algún tipo frente a un tercero o entre las partes No se termina necesariamente cada un acuerdo, puede ser limitado. Otras formas que reducen el conflicto. Chistes – Bromas. Características de la negociación. Método no advesarial Autónomo Partes llegan a un acuerdo directamente, no necesitan a un tercero. Es un proceso posee una estructuras Su finalidad es poner término al conflicto a través de un acuerdo. Modelo Control de gestión. Control de gestión. *Herramienta que apoya a la dirección *Utiliza la información generada periódicamente. *Permite conocer lo que esta ocurriendo. *Para cada unidad se debe definir lo que es relevante, gestionar y controlar. Proceso formal de control de gestión. Bien definido Bien estructurado Cuantitativamente Orientado Basado en los estándares de desempeño. Monitoreo de resultados reales. Objetivos del control de gestión:Lograr que el comportamiento de las personas, permita el logro de los objetivos de la institución.Y sirve de guía hacia los objetivos. Características de un sistema de control de gestión:  Integral: contempla a la empresa en su totalidad.  Periódico: sigue un esquema y una secuencia predeterminada.  Selectivo: Centrarse en aquellos elementos relevantes de cada unidad  Creativo: Búsqueda de índices significativos para conocer mejor la realidad de la empresa.  Efectivo/Eficiente: Busca lograr objetivos empleando los recursos apropiados.  Adecuado: A la cultura de la empresa y a las personas de ellas  Motivador: Incentiva a que todos sus trabajadores logren lo propuesto.  Servir de puente: entre estrategia y acción.  Flexible: poder adaptarse a los cambios.
  11. 11. UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE CHILE FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES INGENERÍA COMERCIAL - JORNADA DIURNA Docente: Mª Teresa Ferrada Ayudante: Alex Llanquinao Torres 11 Modelo de Gestión. Analicis estratégicos. Estructura Organizacional Sistema de apoyo Sistema de mejoramiento Estructura Organizacional Sistema de planificación Sistema de Información Sistema de Control Sistema de Incentivos. Requerimientos del sistema de control de gestión Se necesitan datos Se necesita un modelo Definir Herramientas para generar informes Disponer de información interna y externa Variables de control  Variables cuantitativas *Monetario / no monetaria  Variables cualitativas *Subjetivas / Objetivizarlas.

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